จัดการการตั้งค่าใน Shifts

ในบทความนี้

• ตั้งค่าโซนเวลา

• ตั้งค่าจุดเริ่มต้นของสัปดาห์

• การคัดลอกกะ

• เปิดกะ

• สลับคําขอกะ

• เสนอคําขอกะ

• คําขอการหมดเวลา

• เพิ่มหรือแก้ไขเหตุผลการหยุดทํางาน

• นาฬิกาตอกบัตร

• ตั้งค่าการควบคุมความเป็นส่วนตัวสําหรับการมองเห็นกะ

• แท็กที่ใช้ Shift ใน Teams

ตั้งค่าโซนเวลา

ตั้งค่าโซนเวลาเพื่อให้แน่ใจว่ากะของทีมของคุณจะแสดงในโซนเวลาที่ถูกต้องตามตําแหน่งที่ตั้งของทีมของคุณ ภายใต้ โซนเวลาของทีม ให้เลือกโซนเวลาของตําแหน่งที่ตั้งของทีมของคุณ จากนั้นภายใต้ เมืองที่ใกล้เคียงที่สุด ให้เลือก เมืองที่ใกล้เคียงกับตําแหน่งที่ตั้งของทีมของคุณมากที่สุด  

ตั้งค่าจุดเริ่มต้นของสัปดาห์

คุณอาจต้องการปรับปรุงการเริ่มต้นสัปดาห์การทํางานให้เป็นวันอื่น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลเฉพาะขององค์กรของคุณ ภายใต้ เริ่มต้นสัปดาห์ ให้เลือกวันในสัปดาห์ที่คุณต้องการให้กําหนดการของคุณเริ่มต้น

การคัดลอกกะ

เมื่อตั้งค่ากําหนดการของคุณ คุณอาจต้องการคัดลอกและวางกะ (รวมถึงกะที่เปิดอยู่) จากวันหนึ่งไปยังวันถัดไป  

เลือกว่าจะรวมกิจกรรมเมื่อคุณคัดลอกกะหรือไม่ เมื่อตั้งค่าเป็น เปิด กิจกรรมที่คุณเพิ่มลงในกะต้นฉบับจะถูกรวมและคัดลอกไปยังกะใหม่โดยอัตโนมัติ

เปิดกะ

เลือกว่าคุณต้องการเผยแพร่กะที่เปิดค้างไว้บนกําหนดการสําหรับผู้ปฏิบัติงานที่จะร้องขอหรือไม่

เมื่อ เปิดกะ เป็น เปิด:

• คุณสามารถ:

  • เพิ่มและแชร์กะที่เปิดอยู่กับทีมของคุณ 

  • ดูและอนุมัติหรือปฏิเสธคําขอกะที่เปิดจากทีมของคุณ คุณยังได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้ปฏิบัติงานส่งคําขอ 

• พนักงานของคุณสามารถ:

  • ดูและร้องขอกะที่เปิดซึ่งแชร์กับทีม

  • ติดตามคําขอกะที่เปิดของตนเอง รวมถึงคําขอที่อยู่ระหว่างดําเนินการและการอนุมัติจากผู้จัดการที่ค้างอยู่ ผู้ปฏิบัติงานยังได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการกําหนดกะที่เปิด 

ถ้า เปิดกะ เป็น ปิด:

• คุณไม่สามารถสร้างกะเปิดสําหรับทีมของคุณได้ คุณยังคงสามารถดูและจัดการคําขอกะที่เปิดใดๆ ที่ทําไว้ก่อนที่คุณจะปิดการตั้งค่านี้

• พนักงานของคุณไม่สามารถดูหรือร้องขอกะที่เปิดอยู่ได้ พวกเขายังคงสามารถติดตามคําขอกะที่เปิดก่อนปิดการตั้งค่านี้ได้

สลับคําขอกะ

เลือกว่าผู้ปฏิบัติงานสามารถสร้างคําขอเพื่อสลับกะกับเพื่อนร่วมงานได้หรือไม่ 

เมื่อสลับกะเปิดอยู่: 

• คุณสามารถดูและอนุมัติหรือปฏิเสธคําขอสลับกะจากทีมของคุณได้ คุณยังได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้ปฏิบัติงานส่งคําขอ 

• พนักงานของคุณสามารถ:

  • สร้างคําขอเพื่อสลับกะกับเพื่อนร่วมงานในทีม

  • จัดการและรับการแจ้งเตือนสําหรับคําขอสลับกะที่เข้ามาจากเพื่อนร่วมงาน

  • ติดตามคําขอสลับกะของตนเอง รวมถึงคําขอที่อยู่ระหว่างดําเนินการและการอนุมัติจากผู้จัดการที่รอดําเนินการ

ถ้า สลับกะ เป็น ปิด:

• คุณสามารถจัดการคําขอสลับกะใดๆ ที่ทําก่อนที่คุณจะปิดการตั้งค่านี้

• พนักงานของคุณไม่สามารถสร้างคําขอเพื่อสลับกะได้ พวกเขายังคงสามารถติดตามคําขอสลับกะที่พวกเขาทําและจัดการคําขอเหล่านั้นจากเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ก่อนที่จะปิดการตั้งค่านี้   

เสนอคําขอกะ

เลือกว่าผู้ปฏิบัติงานสามารถสร้างคําขอเพื่อเสนอกะให้กับเพื่อนร่วมงานได้หรือไม่

เมื่อกะข้อเสนอเปิดอยู่: 

• คุณสามารถดูและอนุมัติหรือปฏิเสธคําขอกะข้อเสนอจากทีมของคุณได้ คุณยังได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้ปฏิบัติงานส่งคําขอ 

• พนักงานของคุณสามารถ:

  • สร้างคําขอเพื่อเสนอกะของพวกเขาให้กับเพื่อนร่วมงานในทีม

  • จัดการและรับการแจ้งเตือนสําหรับคําขอกะข้อเสนอที่ส่งมาให้พวกเขาจากเพื่อนร่วมงานคนอื่น

  • ติดตามคําขอกะข้อเสนอของตนเอง รวมถึงผู้ที่อยู่ระหว่างดําเนินการและการอนุมัติจากผู้จัดการที่ค้างอยู่

ถ้า ข้อเสนอกะ ทํางาน เป็นปิด:  

• คุณสามารถจัดการคําขอกะข้อเสนอใดๆ ที่ทําก่อนที่คุณจะปิดการตั้งค่านี้

• พนักงานของคุณไม่สามารถสร้างคําขอเพื่อเสนอกะได้ พวกเขายังคงสามารถติดตามคําขอกะข้อเสนอใดๆ ที่พวกเขาทําและจัดการข้อเสนอที่ส่งมาจากผู้ร่วมงานก่อนที่การตั้งค่านี้จะถูกปิดใช้งาน

คําขอการหมดเวลา

เลือกว่าผู้ปฏิบัติงานสามารถสร้างคําขอสําหรับการหยุดทํางานได้หรือไม่

เมื่อคําขอการหมดเวลาเปิดอยู่: 

• คุณสามารถ:

  • มอบหมายและแชร์การหมดเวลาให้กับพนักงานทุกคนในทีมของคุณ

  • ดูและอนุมัติหรือปฏิเสธคําขอการหมดเวลาจากทีมของคุณ คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อผู้ปฏิบัติงานส่งคําขอ

พนักงานของคุณสามารถ: 

• ดูและรับการแจ้งเตือนสําหรับการหยุดทํางานที่กําหนดให้กับพวกเขา

• สร้างคําขอการหมดเวลา

• ติดตามคําขอการหมดเวลาของตนเอง รวมถึงผู้ที่อยู่ระหว่างดําเนินการและการอนุมัติจากผู้จัดการที่รอดําเนินการ

หากคําขอการหมดเวลาปิด:  

• คุณยังสามารถมอบหมายและแชร์การหมดเวลาให้กับพนักงานทุกคนในทีมของคุณและจัดการคําขอการหยุดทํางานใดๆ ที่ทําก่อนที่คุณจะปิดการตั้งค่านี้

• พนักงานของคุณไม่สามารถสร้างคําขอการหมดเวลาได้ พวกเขายังคงได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีการกําหนดวันหยุด พวกเขายังสามารถติดตามคําขอการหยุดทํางานใดๆ ที่พวกเขาทําก่อนที่การตั้งค่านี้จะถูกปิด 

เพิ่มหรือแก้ไขเหตุผลการหยุดทํางาน

เพิ่มหรือเปลี่ยนเหตุผลในการหมดเวลาที่คุณและทีมของคุณเห็นใน Shifts

คุณใช้ตัวเลือกเหล่านี้เมื่อคุณมอบหมายการหยุดทํางานให้กับพนักงานในทีมของคุณ และพนักงานจะเลือกจากตัวเลือกเหล่านี้เมื่อพวกเขาร้องขอการหยุดทํางาน  

กะประกอบด้วยเหตุผลการลาหยุดตามค่าเริ่มต้นเหล่านี้: วันหยุด วันหยุด ป่วย ปิด ลาจากผู้ปกครอง และ ยังไม่ได้ชําระเงิน คุณสามารถเปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนไอคอน หรือลบออก และคุณสามารถสร้างเหตุผลในการหมดเวลาแบบกําหนดเองได้

นาฬิกาตอกบัตร

ด้วยนาฬิกาเวลา ทีมของคุณสามารถตอกบัตรเข้าและออกจากกะ บันทึกการแบ่งกะ และเวลาที่พวกเขาใช้ Shifts สําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ แก้ไขและยืนยันบันทึกแผ่นงานเวลาของพวกเขา เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู ตอกบัตรเข้าและออกด้วย Shifts 

คุณสามารถส่งออกและดูรายงานเวลาของทีมของคุณได้ในช่วงเวลาที่กําหนด 

เมื่อคุณตั้งค่านาฬิกาเวลา คุณสามารถรวมการตรวจหาตําแหน่งที่ตั้ง (ไม่จําเป็น) เพื่อบันทึกว่าผู้ปฏิบัติงานตอกบัตรเข้าและออกจากตําแหน่งที่ตั้งที่คุณตั้งค่าหรือไม่ 

เมื่อต้องการเปิดนาฬิกาตอกบัตร:

1. เลือก เปิดนาฬิกาตอกบัตร  

2. ถ้าคุณต้องการรวมการตรวจหาตําแหน่งที่ตั้ง ให้เลือก รวมการตรวจหาตําแหน่งที่ตั้งสําหรับแอปสําหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และกรอกพิกัดสําหรับตําแหน่งที่ตั้งที่คุณคาดหวังให้ผู้ปฏิบัติงานตอกบัตรเข้าและออก  

   เมื่อต้องการรับพิกัด คุณจะต้องมีระบบแผนที่ เช่น Bing Maps หรือ Google Maps 

   • ไปที่ Bing Maps และป้อนที่อยู่ที่คุณต้องการหาพิกัด เมื่อผลลัพธ์ปรากฏขึ้น ให้ไปที่บานหน้าต่างข้อมูลทางด้านซ้าย ภายใต้ บริเวณใกล้เคียง คุณจะเห็นข้อมูล เช่น ประเทศหรือภูมิภาคของที่อยู่ พิกัดอยู่ใต้นั้น 

   • ไปที่ Google Maps และป้อนที่อยู่ที่คุณต้องการหาพิกัด เมื่อผลลัพธ์ปรากฏขึ้น ให้คลิกขวาที่หมุดสีแดงบนแผนที่เพื่อดูพิกัด

3. หลังจากที่คุณเปิดนาฬิกาเวลา คุณสามารถเลือก ส่งออก เพื่อส่งออกและดูรายงานเวลาของทีมของคุณได้
   
   

ตั้งค่าการควบคุมความเป็นส่วนตัวสําหรับการมองเห็นกะ

ควบคุมว่าคนงานในอดีตสามารถดูกะของกันและกันได้ไกลแค่ไหน และควบคุมระดับของรายละเอียดที่พวกเขาเห็น  

ใช้การตั้งค่าต่อไปนี้เพื่อควบคุมระดับการมองเห็น:

• อนุญาตให้พนักงานดูกะทั้งหมดในอดีต: เปิดให้พนักงานดูกะของเพื่อนร่วมงานทั้งหมดในอดีต หากต้องการจํากัดการมองเห็นในกะที่ผ่านมา ให้ปิดการตั้งค่านี้ แล้วเลือกระยะเวลา (เป็นเดือน)

• อนุญาตให้พนักงานดูสาเหตุที่พนักงานรายอื่นร้องขอการหยุดทํางานและบันทึกย่อใดๆ ที่พวกเขารวมอยู่ในคําขอการหมดเวลา: ปิดถ้าคุณต้องการให้พนักงานเห็นการหยุดทํางานของเพื่อนร่วมงานในลักษณะทั่วไป โดยไม่ต้องเข้าถึงบันทึกย่อหรือเหตุผลเฉพาะ 

• อนุญาตให้พนักงานดูบันทึกกะ กิจกรรม และการหยุดพักที่รวมอยู่ในกะของพนักงานอื่น: ปิด เพื่อจํากัดระดับรายละเอียดที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถดูในกะของพนักงานแต่ละคนได้

แท็กที่ใช้ Shift ใน Teams

แท็กที่ใช้ Shift ช่วยให้คุณเข้าถึงผู้ปฏิบัติงานที่กําลังทํางานในกะแบบเรียลไทม์ ด้วยฟีเจอร์นี้ ผู้ปฏิบัติงานจะถูกกําหนดแท็กที่ตรงกับกําหนดการและชื่อกลุ่มของพวกเขาใน Shifts โดยอัตโนมัติ 

การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังผู้ปฏิบัติงานที่กําลังทํางานในกะเมื่อมีการใช้แท็กในการแชท Teams หรือโพสต์แชนเนล 

ผู้จัดการแนวหน้าสามารถเลือกได้ว่าจะใช้แท็กที่ใช้กะใน Teams หรือไม่  

1. ใน Teams ให้เลือกทีมของคุณ 

2. เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม > จัดการทีม  แล้วเลือกแท็บ การตั้งค่า

3. ในส่วน แท็ก ให้เปิดหรือปิดแป้นสลับ Shifts