การกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำอะไรได้บ้าง

ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถทำงานต่อไปนี้ได้

• การเส้นทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์อื่น    ผลที่ตามมาตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะในฐานะผู้ดูแลเอกสาร ทุกครั้งที่อัปโหลดเอกสาร ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะใช้กฎที่คุณสร้างเพื่อระบุว่าเอกสารควรย้ายเอกสารไปที่ใด จากนั้นจะระบุเส้นทางเอกสารไปยังไลบรารีหรือโฟลเดอร์ที่ถูกต้อง ซึ่งอาจอยู่ในไซต์คอลเลกชันอื่น กฎสามารถยึดตามชุดรวมของชนิดเนื้อหาและเมตาดาต้า

• อัปโหลดเอกสารทั้งหมดไปยังไลบรารีแบบปล่อย    คุณสามารถกําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อวางเอกสารที่อัปโหลดทั้งหมดในไลบรารีแบบปล่อยที่ซึ่งสามารถใส่ Metadata และกระบวนการส่งเสร็จสมบูรณ์ได้

• จัดการขนาดโฟลเดอร์    คุณสามารถกําหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อตรวจสอบจํานวนรายการในโฟลเดอร์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีโฟลเดอร์ใดที่มีจํานวนรายการมากกว่าที่ระบุไว้ ตามค่าเริ่มต้น ขีดจํากัดนี้เป็น 2500 รายการ และเมื่อรายการหมายเลข 2501 มาถึง ตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่และวางเอกสารในโฟลเดอร์นั้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถระบุจํานวนรายการที่ ตัวจัดระเบียบเนื้อหา อนุญาตในโฟลเดอร์เดียว

• จัดการการส่งที่คัดลอก    เมื่อเอกสารถูกอัปโหลดที่มีอยู่แล้วในไลบรารี คุณสามารถให้ตัวจัดระเบียบเนื้อหาใช้เวอร์ชัน SharePoint หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์โดยการเพิ่มอักขระไม่ระบุชื่อได้ ซึ่งช่วยให้แน่ใจว่าทั้งเอกสารที่มีอยู่และเอกสารที่คัดลอกจะถูกเก็บรักษาไว้

• รักษาบันทึกการตรวจสอบ    ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถเก็บบันทึกการตรวจสอบเกี่ยวกับเอกสารที่เก็บไว้กับเอกสารหลังจากที่เอกสารนั้นถูกเส้นทาง

เปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาบนไซต์

คุณต้องมีสิทธิ์เจ้าของไซต์เป็นอย่างน้อย และต้องเปิดใช้งาน ฟีเจอร์การประกาศ

เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสำหรับไซต์หนึ่ง

1. นำทางไปยังหน้าที่คุณต้องการกำหนดค่า

2. คลิกการตั้งค่า แล้วเลือกการตั้งค่าไซต์จากเมนูดรอปดาวน์

   SharePoint ให้คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

3. บนหน้าการตั้งค่าไซต์ ในกลุ่มการแอคชันในไซต์ ให้คลิกจัดการฟีเจอร์ของไซต์

4. ถัดจากชื่อฟีเจอร์ตัวจัดระเบียบเนื้อหา ให้คลิกเปิดใช้งาน เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ แล้ว Word Active จะปรากฏใน คอลัมน์ สถานะ

   

กำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสาร

1. นำทางไปยังไซต์ที่คุณต้องการกำหนดค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่ระบุโดยอัตโนมัติ

2. คลิกการตั้งค่า แล้วเลือกการตั้งค่าไซต์จากเมนูดรอปดาวน์

   SharePoint ให้คลิกการตั้งค่า คลิกเนื้อหาของไซต์ แล้วคลิกการตั้งค่าไซต์

3. ในกลุ่ม การดูแลไซต์ ให้เลือก การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหา

   หมายเหตุ: ลิงก์การตั้งค่าตัวจัดระเบียบเนื้อหาจะปรากฏต่อเมื่อฟีเจอร์ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์นี้เท่านั้น

4. ในส่วน เปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปยังไลบรารีแบบปล่อย ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อบังคับใช้ตัวจัดระเบียบเนื้อหา การนี่จะเปลี่ยนเส้นทางผู้ใช้ไปยังไลบรารีดรอปดาวน์โดยอัตโนมัติเมื่อผู้ใช้พยายามอัปโหลดเอกสาร

5. ในส่วน การส่งไปยังไซต์อื่น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการอนุญาตให้กฎกำหนดทิศทางเอกสารไปยังไซต์อื่น

6. ในส่วน การทำพาร์ติชันโฟลเดอร์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างโฟลเดอร์ย่อยหลังจากตำแหน่งที่ตั้งเป้าหมายมีจำนวนรายการมากเกินไป เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยโดยอัตโนมัติหลังจากที่ตำแหน่งที่ตั้งมีรายการเกินจำนวนที่กำหนดไว้

   • ในกล่อง จำนวนรายการในหนึ่งโฟลเดอร์ ให้พิมพ์จำนวนเอกสารที่สามารถเก็บไว้ในโฟลเดอร์หนึ่งๆ ก่อนที่จะต้องสร้างโฟลเดอร์ใหม่

   • ในกล่อง รูปแบบของชื่อโฟลเดอร์ ให้ระบุข้อตกลงการตั้งชื่อสำหรับโฟลเดอร์ใหม่ที่จะถูกสร้างขึ้น

7. ในส่วน การส่งที่ซ้ำกัน ให้เลือกว่าคุณต้องการให้ส่วนที่ซ้ำใช้ฟีเจอร์การกำหนดรุ่น หรือต้องการให้ส่วนที่ซ้ำมีอักขระเฉพาะแนบอยู่กับชื่อไฟล์ของรายการเสมอ

8. ในส่วน คงค่าบริบท ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถ้าคุณต้องการบันทึกบันทึกการตรวจสอบหรือ Metadata เป็นรายการตรวจสอบสำหรับรายการหรือเอกสารที่ส่ง

9. ในส่วน ตัวจัดการกฎ ให้ใส่ชื่อผู้ใช้ที่เป็นผู้จัดการกฎในองค์กรของคุณ ผู้จัดการกฎต้องมีสิทธิ์ จัดการเว็บไซต์ เพื่อเข้าถึงหน้าการตั้งค่ากฎตัวจัดระเบียบเนื้อหา For more info, see Create Content Organizer rules to route documents.

10. เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่เหมาะสมเพื่อให้ข้อความอีเมลถูกส่งไปยังผู้จัดการกฎโดยอัตโนมัติ ตัวจัดระเบียบเนื้อหาสามารถส่งข้อความอีเมลเมื่อการส่งไม่ตรงกับกฎ หรือเมื่อเนื้อหาใดๆ ถูกส่งไปยังตัวจัดระเบียบเนื้อหา

    หมายเหตุ: อีเมลต้องได้รับการกําหนดค่าโดยSharePointหรือผู้ดูแลระบบเครือข่ายของคุณเพื่อให้เซิร์ฟเวอร์หรือบริการสามารถเปิดใช้งานกล่องกาเครื่องหมายเหล่านี้ได้

11. ในส่วน จุดการส่ง ให้ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์อื่นหรือซอฟต์แวร์การส่งข้อความทางอีเมลอื่นที่สามารถส่งเนื้อหาไปที่ไซต์ปัจจุบันได้

    เคล็ดลับ: ส่วนนี้จะให้ URL ของบริการเว็บเพื่อให้คุณส่งเนื้อหาไปยังไซต์นั้นในกรณีที่คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์หรือโซลูชันแบบกำหนดเองเพื่อส่งเอกสารจากระบบอีเมล