การใช้เวิร์กโฟลว์แบบสามสถานะ

สร้างรายการการติดตามปัญหาเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์สามสถานะ

ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์สามสถานะกับรายการใดก็ตามที่คุณสร้างขึ้นจากเทมเพลตรายการ การติดตามประเด็น

1. ในเมนูการกระทำในไซต์คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาของไซต์

2. ในหน้าเนื้อหาทั้งหมดไซต์ คลิกสร้าง

3. ในกล่องโต้ตอบสร้างคลิกการติดตามประเด็นและพิมพ์ชื่อสำหรับรายการ ชื่อรายการที่จำเป็นต้องใช้

   หมายเหตุ: ชื่อรายการปรากฏที่ด้านบนของหน้ารายการ กลายเป็น ส่วนหนึ่งของอยู่เว็บสำหรับหน้ารายการ นั้นปรากฏในองค์ประกอบการนำทางที่ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหา และเปิดรายการ

4. ถ้าคุณต้อง การให้คำอธิบายสำหรับรายการระบุถ้าลิงก์ไปยังรายการที่แสดงอยู่ในการเปิดใช้ด่วน ค่าเริ่มต้นคือ ใช่ คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม

   • ในกล่องคำอธิบายพิมพ์คำอธิบายวัตถุประสงค์ของรายการ คำอธิบายหรือไม่ก็

   • เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ลงในรายการนี้บนเปิดใช้ด่วน คลิกใช่ในส่วนการนำทาง

5. ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบสร้าง คลิกสร้าง

ด้านบนของเพจ

การสร้างรายการแบบกำหนดเองเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์สามสถานะ

ถ้าคุณต้องการสร้างรายการแบบกำหนดเองเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์สามสถานะ คุณต้องเพิ่มคอลัมน์ ตัวเลือก อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ที่มีค่าสถานะที่เวิร์กโฟลว์จะติดตามอย่างน้อยสามค่า

1. ในเมนูการกระทำในไซต์คลิกมุมมองทั้งหมดเนื้อหาของไซต์

2. ในหน้าเนื้อหาทั้งหมดไซต์ คลิกสร้าง

3. ในกล่องโต้ตอบสร้าง คลิกรายการแบบกำหนดเองและพิมพ์ชื่อสำหรับรายการ ชื่อรายการที่จำเป็นต้องใช้

   หมายเหตุ: ชื่อรายการปรากฏที่ด้านบนของหน้ารายการ กลายเป็น ส่วนหนึ่งของอยู่เว็บสำหรับหน้ารายการ นั้นปรากฏในองค์ประกอบการนำทางที่ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหา และเปิดรายการ

4. ถ้าคุณต้อง การให้คำอธิบายสำหรับรายการระบุถ้าลิงก์ไปยังรายการที่แสดงอยู่ในการเปิดใช้ด่วน ค่าเริ่มต้นคือ ใช่ คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม

5. ในกล่องคำอธิบายพิมพ์คำอธิบายวัตถุประสงค์ของรายการ คำอธิบายหรือไม่ก็

6. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ลงในรายการนี้บนเปิดใช้ด่วน คลิกใช่ในส่วนการนำทาง

7. ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบสร้าง คลิกสร้าง

ด้านบนของหน้า

การกำหนดรายการแบบกำหนดเองเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์สามสถานะด้วยตนเอง

1. จากรายการแบบกำหนดเอง บน ribbon คลิกแท็บรายการนั้นแล้ว คลิกการตั้งค่ารายการ

2. ภายใต้ คอลัมน์ ให้คลิก สร้างคอลัมน์

3. In the Name and Type section, under Column name, type the name of column that you want to use to specify the state values for the workflow.

4. ภายใต้ ชนิดของข้อมูลในคอลัมน์นี้คือ ให้เลือก ตัวเลือก (เมนูที่จะใช้เลือก)

5. ในส่วน การตั้งค่าคอลัมน์เพิ่มเติม ภายใต้ คำอธิบาย ให้พิมพ์คำอธิบายเพิ่มเติมสำหรับคอลัมน์

6. ภายใต้ จำเป็นต้องให้คอลัมน์นี้มีข้อมูล ให้คลิก ใช่

7. In the list box under Type each choice on a separate line, type three or more choice values that you want for this column. These values will become the states for the workflow.

8. ภายใต้ แสดงทางเลือกโดยใช้ ให้เลือก เมนูดรอปดาวน์ หรือ ปุ่มตัวเลือก อย่างใดอย่างหนึ่ง

9. ภายใต้ อนุญาตให้มีตัวเลือกแบบ 'Fill-in' ให้คลิก ไม่ใช่

10. ระบุว่าคุณต้องการค่าเริ่มต้นที่ระบุสำหรับคอลัมน์นี้ หรือคุณต้องการเพิ่มตัวเลือกลงในมุมมองเริ่มต้นสำหรับรายการ

11. คลิก ตกลง

ด้านบนของเพจ

การเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะลงในรายการ

คุณต้องเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะลงในรายการก่อนที่คุณสามารถใช้ในรายการในรายการนั้น เมื่อคุณเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะลงในรายการ คุณระบุคอลัมน์ใดในรายการที่ประกอบด้วยค่าสถานะที่คุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ติดตาม นอกจากนี้คุณระบุข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการในแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุชื่อเรื่องและข้อความสำหรับการแจ้งเตือนอีเมลที่ผู้รับงานที่ได้รับ

ตามค่าเริ่มต้นนั้น เวิร์กโฟลว์สามสถานะจะเปิดใช้งานอยู่ในชนิดส่วนใหญ่ของไซต์ต่างๆ อย่างไรก็ตาม ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้ ถ้าเวิร์กโฟลว์สามสถานะไม่พร้อมใช้งาน ให้ติดต่อผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันของคุณ

1. เปิดรายการที่คุณต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์สามสถานะ จากรายการแบบกำหนดเอง บน ribbon คลิกแท็บรายการแล้วคลิกการตั้งค่ารายการหรือคลิกการตั้งค่าสำหรับชนิดของไลบรารีที่คุณกำลังเปิด เช่น ในไลบรารีเอกสาร ให้คลิก การตั้งค่าไลบรารีเอกสาร

2. ภายใต้ สิทธิ์และการจัดการ ให้คลิก การตั้งค่าเวิร์กโฟลว์

   ถ้าเวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มนี้รายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา ขั้นตอนนี้นำคุณไปยังหน้าการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เปลี่ยนแปลงโดยตรง และคุณจำเป็นต้องคลิกเพิ่มเวิร์กโฟลว์ลงไปที่การเพิ่มหน้าเวิร์กโฟลว์ ถ้าไม่มีเวิร์กโฟลว์ถูกเพิ่มนี้รายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา ขั้นตอนนี้นำคุณโดยตรงเพื่อเพิ่มหน้าเวิร์กโฟลว์

3. ถ้าเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ อยู่แล้วบนหน้าการเปลี่ยนการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ คลิกเพิ่มเวิร์กโฟลว์

4. บนหน้าเพิ่มเวิร์กโฟลว์ในส่วนเวิร์กโฟลว์คลิกสามสถานะภายใต้เลือกเทมเพลตเวิร์กโฟลว์

5. ในส่วน ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำให้กับเวิร์กโฟลว์

6. ในส่วน รายการงาน ให้ระบุรายการงานเพื่อใช้กับเวิร์กโฟลว์

   หมายเหตุ: 

   • คุณสามารถใช้รายการ งาน เริ่มต้น หรือสร้างรายการใหม่ได้ ถ้าคุณใช้รายการงานเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะสามารถค้นหาและดูงานเวิร์กโฟลว์ของตนได้โดยง่าย โดยใช้มุมมอง งานของฉัน ของรายการงานนั้น

   • สร้างรายการงานใหม่ถ้างานสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะเปิดเผยข้อมูลที่มีความสำคัญหรือเป็นความลับที่คุณต้องการเก็บแยกจากรายการงานทั่วไป

   • สร้างรายการงานใหม่ถ้าองค์กรของคุณจะใช้หลายเวิร์กโฟลว์ หรือถ้าเวิร์กโฟลว์จะมีหลายงาน ในกรณีนี้ คุณอาจต้องสร้างรายการงานสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

7. ในส่วน รายการประวัติ ให้เลือกรายการประวัติที่จะใช้กับเวิร์กโฟลว์นี้ รายการประวัติจะแสดงเหตุการณ์ทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างแต่ละอินสแตนซ์ของเวิร์กโฟลว์

   คุณสามารถใช้รายการ ประวัติ เริ่มต้น หรือสร้างรายการใหม่ได้ ถ้าองค์กรของคุณจะใช้หลายเวิร์กโฟลว์ คุณอาจต้องสร้างรายการประวัติแยกต่างหากสำหรับแต่ละเวิร์กโฟลว์

8. ในส่วน ตัวเลือกการเริ่มต้น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าคุณต้องการอนุญาตให้เริ่มเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับการรับรองความถูกต้องที่มีสิทธิ์ เข้าร่วม สามารถเริ่มเวิร์กโฟลว์นี้ได้ด้วยตนเอง เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ต้องการสิทธิ์ จัดการรายการ เพื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ ถ้าคุณต้องการให้มีสิทธิ์เพิ่มเติมในการเริ่มเวิร์กโฟลว์

   • ถ้าคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์เริ่มโดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างรายการใหม่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เริ่มเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อมีการสร้างรายการใหม่

9. คลิก ถัดไป

10. ในส่วน สภาวะเวิร์กโฟลว์ ภายใต้ เลือกเขตข้อมูล 'ตัวเลือก' ให้เลือกคอลัมน์ ตัวเลือก จากรายการที่มีค่าที่คุณต้องการใช้สำหรับสถานะในเวิร์กโฟลว์ของคุณ แล้วเลือกค่าคอลัมน์ที่คุณต้องการสำหรับ สภาวะเริ่มต้น สภาวะกึ่งกลาง และ สภาวะสุดท้าย ของเวิร์กโฟลว์

11. ในสองส่วน ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเวิร์กโฟลว์เริ่มต้น (ตัวเลือกสำหรับงานแรกในเวิร์กโฟลว์) และ ระบุสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเวิร์กโฟลว์เปลี่ยนแปลงไปเป็นสภาวะกึ่งกลาง (ตัวเลือกสำหรับงานที่สองในเวิร์กโฟลว์) ให้ระบุข้อมูลต่อไปนี้

    รายละเอียดงาน

1. เลือกกล่องกาเครื่องหมายส่งข้อความอีเมลถ้าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์จะได้รับการแจ้งเตือนอีเมเกี่ยวกับงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่า ผู้เข้าร่วมเวิร์กโฟลว์ได้รับการแจ้งเตือนอีเมลและคำเตือนเกี่ยวกับงานเวิร์กโฟลว์ของพวกเขาหลังจากที่เวิร์กโฟลว์จะเริ่มต้น ติดต่อผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันเพื่อตรวจสอบว่า อีเมลที่ถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์ของคุณ

   รายละเอียดข้อความอีเมล

1. คลิก ตกลง

ด้านบนของเพจ