การแทรกแผ่นข้อมูลลงในฟอร์ม

คุณต้องการทำอะไร

• ดูตัวอย่างของแผ่นข้อมูลบนฟอร์ม

• ลากแล้วปล่อยแผ่นข้อมูลลงในฟอร์ม

• แทรกแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่มีอยู่โดยใช้มุมมองเค้าโครง

• แทรกแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่มีอยู่โดยใช้มุมมองออกแบบ

• ทําความเข้าใจความแตกต่างระหว่างฟอร์มแยกและฟอร์มที่มีแผ่นข้อมูล

ดูตัวอย่างของแผ่นข้อมูลบนฟอร์ม

สมมติว่าคุณต้องการสร้างฟอร์มที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับประเภทผลิตภัณฑ์ และผลิตภัณฑ์ทั้งหมดภายในประเภทเหล่านั้นด้วย ข้อมูลในตาราง ประเภท แสดงถึงด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์ และข้อมูลในตาราง ผลิตภัณฑ์ แสดงถึงด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ แต่ละประเภทสามารถมีผลิตภัณฑ์ได้หลายรายการ

1. ฟอร์มหลักจะแสดงข้อมูลจากด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์

2. แผ่นข้อมูลจะแสดงข้อมูลจากด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์

ลากแล้วปล่อยแผ่นข้อมูลลงในฟอร์ม

วิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเพิ่มแผ่นข้อมูลที่มีอยู่ลงในฟอร์มคือการเปิดฟอร์มในมุมมองออกแบบ แล้วคลิก หยุด และลากฟอร์มแผ่นข้อมูลที่มีอยู่จาก บานหน้าต่างนําทาง ไปยังพื้นที่การออกแบบฟอร์ม

ถ้าคุณตั้งค่าความสัมพันธ์อย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนงานนี้ Access จะตั้งค่าคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก และ คุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก โดยอัตโนมัติด้วยค่าที่ถูกต้องที่จะลิงก์ฟอร์มหลักไปยังแผ่นข้อมูล

คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง และ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ของฉันว่างเปล่า

ถ้า Access ไม่สามารถกําหนดวิธีเชื่อมโยงตัวควบคุมฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มหลักได้ Access จะปล่อยให้คุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลย่อย และ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ของตัวควบคุมฟอร์มย่อยว่างเปล่า คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติเหล่านี้ด้วยตนเอง

แทรกแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่มีอยู่โดยใช้มุมมองเค้าโครง

ถ้าคุณได้กําหนดความสัมพันธ์ระหว่างตารางในฐานข้อมูลของคุณแล้ว คุณสามารถเพิ่มแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็วโดยใช้มุมมองเค้าโครง เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ไปยังฟอร์มที่ยึดตามด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์ Access จะสร้างแผ่นข้อมูลเพื่อแสดงระเบียนที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

1. เปิดฟอร์มที่มีอยู่ในมุมมองเค้าโครงโดยการคลิกขวาที่ฟอร์มนั้นในบานหน้าต่าง นําทาง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

   ถ้าบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไม่แสดง:

   • กด ALT+F8

     หรือ

     บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

     โปรดทราบว่าบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแบ่งตารางออกเป็นส่วนๆ: เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับมุมมองนี้ และที่ด้านล่างเขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางที่เกี่ยวข้อง ที่ด้านล่างของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ตารางอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับตารางหลักจะแสดงอยู่ภายใต้ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น

2. ในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง ให้ขยายตารางที่มีเขตข้อมูลแรกที่คุณต้องการบนแผ่นข้อมูลของคุณ แล้วลากเขตข้อมูลนั้นไปยังฟอร์ม Access จะสร้างแผ่นข้อมูลและเพิ่มเขตข้อมูลเข้าไป

3. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมลงในแผ่นข้อมูลใหม่ คุณต้องคลิกแผ่นข้อมูลเพื่อเลือกก่อน โปรดทราบว่า Access จะจัดเรียงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ใหม่เพื่อให้เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับแผ่นข้อมูลอยู่ด้านบน จากส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสําหรับมุมมองนี้ ให้ลากเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการลงบนแผ่นข้อมูล เมื่อคุณลากแต่ละเขตข้อมูลลงในแผ่นข้อมูล Access จะวาดแถบการแทรกเพื่อแสดงตําแหน่งที่เขตข้อมูลจะถูกแทรกเมื่อคุณปล่อยปุ่มเมาส์

4. ทําการเพิ่มเขตข้อมูลไปยังฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูลหลักต่อไปโดยคลิกที่ฟอร์มหลักหรือแผ่นข้อมูลหลักเพื่อเลือก แล้วลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

ส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะมีตารางที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับตารางหรือคิวรีที่ฟอร์มที่เลือกยึดตาม ถ้าคุณได้กําหนดความสัมพันธ์ของตารางที่ถูกต้องทั้งหมดในหน้าต่างความสัมพันธ์ เขตข้อมูลในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น อาจไม่ใช่การเลือกที่ถูกต้องสําหรับฟอร์มที่คุณกําลังสร้าง ถ้าคุณลากเขตข้อมูลจากส่วนนี้ไปยังฟอร์ม Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ ระบุความสัมพันธ์ คุณต้องใส่เขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่เชื่อมโยงระหว่างสองตารางเข้าด้วยกันก่อนที่คุณจะดําเนินการต่อ ถ้าคุณทําเช่นนี้ บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะไม่ถูกเรียงลําดับเป็นส่วนตามความสัมพันธ์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าอีกต่อไป อาจเป็นการดีที่สุดที่จะคลิก ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบนี้และตรวจสอบความสัมพันธ์ของตารางของคุณใหม่แทน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ ให้ดูบทความ สร้าง แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์

ด้านบนของหน้า

แทรกแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่มีอยู่โดยใช้มุมมองออกแบบ

ใช้กระบวนงานนี้เพื่อเพิ่มแผ่นข้อมูลที่ยึดตามตารางหรือคิวรีโดยตรงไปยังฟอร์มที่มีอยู่ในมุมมองออกแบบ

1. เปิดฟอร์มในมุมมองออกแบบโดยการคลิกขวาที่ฟอร์มในบานหน้าต่างนําทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ถ้ามีการเลือกเครื่องมือ ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ไว้ ให้คลิกเครื่องมือเพื่อไม่ให้เครื่องมือนั้นถูกเลือก

   

   เพราะเหตุใด

   ถ้าใช้ ตัวช่วยสร้างตัวควบคุมฟอร์มย่อยจะสร้างวัตถุฟอร์มแยกต่างหากและยึดตามตัวควบคุมฟอร์มย่อยบนวัตถุฟอร์มนั้น ในทางตรงกันข้าม กระบวนงานนี้จะสร้างแผ่นข้อมูลที่ยึดตามตารางหรือคิวรีโดยตรงแทนที่จะเป็นฟอร์ม

3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกปุ่ม ฟอร์มย่อย/รายงานย่อย

4. ในตารางออกแบบฟอร์ม ให้คลิกตําแหน่งที่คุณต้องการแทรกแผ่นข้อมูล

5. จัดตําแหน่งใหม่และปรับขนาดตัวควบคุมฟอร์มย่อยโดยการลากจุดจับบนขอบและมุมของตัวควบคุม

6. แก้ไขป้ายชื่อที่แนบสําหรับตัวควบคุมฟอร์มย่อยโดยการคลิกป้ายชื่อก่อน แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเลือกข้อความ จากนั้นพิมพ์ป้ายชื่อใหม่ ถ้าคุณต้องการลบป้ายชื่อ ให้คลิกที่ป้ายชื่อหนึ่งครั้ง แล้วกด DELETE

7. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

8. ถ้าตัวควบคุมฟอร์มย่อยไม่ได้ถูกเลือกอยู่ในปัจจุบัน ให้คลิกที่ตัวควบคุมนั้นหนึ่งครั้งเพื่อเลือก

9. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกรายการดรอปดาวน์ วัตถุต้นฉบับ แล้วคลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการแสดงในแผ่นข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงข้อมูลจากตารางใบสั่งซื้อ ให้คลิก ตารางใบสั่งซื้อ

10. ถ้าคุณตั้งค่าความสัมพันธ์อย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนงานนี้ Access จะตั้งค่าคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก และ คุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก โดยอัตโนมัติด้วยค่าที่ถูกต้องที่จะลิงก์ฟอร์มหลักไปยังแผ่นข้อมูล

    คุณสมบัติ เขตข้อมูลการเชื่อมโยงรอง และ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ของฉันว่างเปล่า

    ถ้า Access ไม่สามารถกําหนดวิธีเชื่อมโยงตัวควบคุมฟอร์มย่อยไปยังฟอร์มหลักได้ Access จะปล่อยให้คุณสมบัติ เชื่อมโยงเขตข้อมูลย่อย และ เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก ของตัวควบคุมฟอร์มย่อยว่างเปล่า คุณต้องตั้งค่าคุณสมบัติเหล่านี้ด้วยตนเอง โดยทําดังต่อไปนี้:

    1. เปิดฟอร์มหลักในมุมมองออกแบบ

    2. คลิกตัวควบคุมฟอร์มย่อยหนึ่งครั้งเพื่อเลือก

    3. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่ในขณะนี้ ให้กด F4

    4. บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิก (...) ถัดจากกล่องคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก

       กล่องโต้ตอบ ตัวลิงก์เขตข้อมูลฟอร์มย่อย จะปรากฏขึ้น

    5. ในรายการดรอปดาวน์ เขตข้อมูลหลัก และ เขตข้อมูลรอง ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการลิงก์ฟอร์มด้วย ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้เขตข้อมูลใด ให้คลิก แนะนํา เพื่อให้ Access กําหนดเขตข้อมูลที่ลิงก์ เมื่อคุณทําเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง

       ถ้าคุณไม่เห็นเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เชื่อมโยงฟอร์ม คุณอาจจําเป็นต้องแก้ไขแหล่งระเบียนของฟอร์มหลักหรือฟอร์มรองเพื่อให้แน่ใจว่ามีเขตข้อมูลอยู่ในนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าฟอร์มยึดตามคิวรี ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลการเชื่อมโยงแสดงอยู่ในผลลัพธ์คิวรี

    6. บันทึกฟอร์มหลักและสลับไปยังมุมมองฟอร์มเพื่อตรวจสอบว่าฟอร์มทํางานตามที่คุณคาดไว้หรือไม่

11. บันทึกฟอร์มด้วยการคลิก บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกด CTRL+S

12. สลับไปยัง มุมมองฟอร์ม และตรวจสอบว่าแผ่นข้อมูลทํางานตามที่คุณคาดไว้หรือไม่

ด้านบนของหน้า

ทําความเข้าใจความแตกต่างระหว่างฟอร์มแยกและฟอร์มที่มีแผ่นข้อมูล

ฟอร์มที่มีแผ่นข้อมูลจะแสดงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ (แต่มักจะเกี่ยวข้องกัน) ตัวอย่างเช่น ฟอร์มอาจแสดงพนักงาน และอาจมีแผ่นข้อมูลที่แสดงงานทั้งหมดที่กําหนดให้กับพนักงานแต่ละคน แผ่นข้อมูลมีแหล่งข้อมูลที่แตกต่างจากฟอร์มที่มี ในทางตรงกันข้าม ฟอร์มแยกมีสองส่วน (ฟอร์มและแผ่นข้อมูล) แต่ข้อมูลเดียวกันจะแสดงในทั้งสองส่วน สองส่วนจะติดตามซึ่งกันและกันและให้มุมมองที่แตกต่างกันสองมุมมองของข้อมูลของคุณในคราวเดียว

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการทํางานกับฟอร์มแยก ให้ดูบทความ สร้างฟอร์มแยก

ด้านบนของหน้า