การสร้างและการกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่

ในบทความนี้

• เปิดใช้งานชุดเอกสารสำหรับไซต์คอลเลกชัน

• สร้างชุดเอกสารชนิดเนื้อหาใหม่

• กำหนดค่า หรือกำหนดชนิดเนื้อหาชุดเอกสาร

• งานที่เกี่ยวข้อง

การเปิดใช้งานชุดเอกสารสำหรับไซต์คอลเลกชัน

ถ้ายังไม่มีการเปิดใช้งานคุณลักษณะ ชุดเอกสาร สำหรับไซต์คอลเลกชันของคุณไว้ คุณจะต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ก่อนจึงจะสามารถสร้างหรือกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่ได้ คุณต้องเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันจึงจะสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะ ชุดเอกสาร ได้

1. ไปที่ไซต์ระดับบนสุดในไซต์คอลเลกชันที่คุณต้องการเปิดใช้งาน ชุดเอกสาร

2. บนเมนู การกระทำในไซต์ ให้คลิก การตั้งค่าไซต์

3. ภายใต้ การดูแลไซต์คอลเลกชัน ให้คลิก คุณลักษณะของไซต์คอลเลกชัน

4. ค้นหา ชุดเอกสาร ในรายการ แล้วคลิก เปิดใช้งาน

การสร้างชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่

เมื่อต้องการให้ผู้ใช้ไซต์สามารถใช้ ชุดเอกสาร ในการสร้างอินสแตนซ์ของผลิตภัณฑ์งานแบบหลายเอกสารอินสแตนซ์ใหม่ได้นั้น คุณจะต้องสร้างและกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์งานแต่ละผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการจัดการก่อน จากนั้นจึงเพิ่มลงในไลบรารีเอกสารที่จะมีการใช้งาน เมื่อคุณสร้างและกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารแล้ว คุณจะต้องเพิ่มชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารลงในไลบรารีที่คุณต้องการให้ผู้ใช้นำไปใช้ในการสร้างชุดเอกสารของตนเอง

คุณต้องเป็นผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันหรือเจ้าของไซต์จึงจะสามารถสร้างหรือกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารได้

1. บนเมนู การกระทำในไซต์ ให้คลิก การตั้งค่าไซต์

2. ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

3. บนเพจ ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิก สร้าง

4. ในส่วน ชื่อและคำอธิบาย ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ชื่อที่คุณต้องการตั้งให้กับชุดเอกสารใหม่ของคุณ ชื่อนี้จะเป็นชื่อที่ผู้ใช้มองเห็นเมื่อพวกเขาสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร

5. ในกล่อง คำอธิบาย ให้พิมพ์คำอธิบายของชุดเอกสาร

6. ภายใต้ เลือกชนิดเนื้อหาแม่จาก ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของชุดเอกสาร (ถ้าไม่มี ชนิดเนื้อหาของชุดเอกสาร เป็นตัวเลือก แสดงว่าอาจไม่ได้เปิดใช้งานคุณลักษณะ ชุดเอกสาร สำหรับไซต์คอลเลกชันนี้ไว้)

7. ในส่วน กลุ่ม ให้ระบุว่าคุณต้องการจัดประเภทชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่ในกลุ่มใหม่หรือกลุ่มที่มีอยู่แล้ว

8. คลิก ตกลง
   เมื่อชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารใหม่ของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณจะเห็นเพจข้อมูล ชนิดเนื้อหาของไซต์ สำหรับชนิดเนื้อหานั้น ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าเพิ่มเติมให้กับชนิดเนื้อหานั้นได้

การกำหนดค่าหรือกำหนดชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารเอง

1. บนเมนู การกระทำในไซต์ ให้คลิก การตั้งค่าไซต์

2. ภายใต้ แกลเลอรี ให้คลิก ชนิดเนื้อหาของไซต์

3. บนเพจ ชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้คลิกชื่อชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารที่คุณต้องการกำหนดค่า

4. ภายใต้ การตั้งค่า ให้คลิก การตั้งค่าชุดเอกสาร

5. ในส่วน ชนิดเนื้อหาที่อนุญาต ภายใต้ ชนิดเนื้อหาของไซต์ที่พร้อมใช้งาน ให้เลือกเนื้อหาที่คุณต้องการอนุญาตให้ใช้ได้ภายในชุดเอกสาร แล้วคลิกปุ่ม เพิ่ม เพื่อย้ายไปยังกล่อง ชนิดเนื้อหาที่อนุญาตในชุดเอกสาร ทำขั้นตอนนี้ซ้ำสำหรับชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดที่คุณต้องการรวมไว้ในชุดเอกสาร

6. ในส่วน เนื้อหาเริ่มต้น ให้เลือกชนิดเนื้อหาที่คุณต้องการอัปโหลดเนื้อหาเริ่มต้น แล้วคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาแฟ้มที่คุณต้องการอัปโหลด เมื่อผู้สร้างทำการสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสารขึ้น จะมีการสร้างเนื้อหาเริ่มต้นโดยอัตโนมัติ
   
   ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังสร้างชุดเอกสารเพื่อจัดการกระบวนการออกแบบผลิตภัณฑ์ ชุดเอกสารนี้อาจประกอบด้วยเอกสารการออกแบบผลิตภัณฑ์ (เอกสาร Microsoft Word), รูปวาดของการออกแบบ (รูปวาดของ Microsoft Visio) และข้อมูลจำเพาะประสิทธิภาพ (แผ่นงาน Microsoft Excel) องค์กรของคุณอาจมีแม่แบบเอกสาร Microsoft Word มาตรฐานสำหรับเอกสารการออกแบบผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการกรอกข้อมูลให้ล่วงหน้าด้วยข้อมูลมาตรฐานบางอย่างที่ผู้สร้างจำเป็นต้องกรอก คุณสามารถอัปโหลดแม่แบบนี้เป็นเนื้อหาเริ่มต้นได้ เมื่อผู้สร้างทำการสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสารการออกแบบผลิตภัณฑ์ สำเนาของเอกสารการออกแบบผลิตภัณฑ์จะถูกสร้างขึ้น และผู้สร้างสามารถแก้ไขสำเนานั้นเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมได้
   
   ถ้าคุณเลือกที่จะไม่รวมเนื้อหาเริ่มต้นของชนิดเนื้อหาไว้ในชุดเอกสาร จะไม่มีการสร้างแฟ้มโดยอัตโนมัติให้กับผู้สร้างเมื่อพวกเขาสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร และผู้สร้างจะสามารถสร้างแฟ้มเองตั้งแต่ต้นภายในชุดเอกสาร หรือจะอัปโหลดเอกสารไปยังชุดเอกสารก็ได้

7. ถ้ามีชนิดเนื้อหาจำนวนมากภายในชุดเอกสารนี้ และคุณต้องการอัปโหลดเนื้อหาเริ่มต้นของชนิดเนื้อหาแต่ละชนิด ให้คลิก เพิ่มเนื้อหาเริ่มต้นใหม่ จากนั้นให้เลือกชนิดเนื้อหาถัดไปที่คุณต้องการระบุเนื้อหาเริ่มต้น แล้วคลิก เรียกดู เพื่อค้นหาแฟ้มที่คุณต้องการอัปโหลด ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกระทั่งคุณได้ระบุเนื้อหาเริ่มต้นที่ต้องการของชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดทั้งหมดในชุดเอกสารนี้แล้ว

8. ถ้าคุณต้องการเพิ่มชื่อของชุดเอกสารลงในชื่อแฟ้มแต่ละแฟ้มภายในอินสแตนซ์ของชุดเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจาก เพิ่มชื่อของชุดเอกสารเข้ากับชื่อแฟ้มแต่ละชื่อ การรวมข้อมูลนี้อาจช่วยให้ผู้ใช้สามารถระบุแฟ้มในบางมุมมองของไลบรารีได้ โดยเฉพาะถ้าไลบรารีมีชนิดของชุดเอกสารมากกว่าหนึ่งชนิด

9. ในส่วน คอลัมน์ที่ใช้ร่วมกัน ให้เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการให้ชนิดเนื้อหาแต่ละชนิดภายในชุดเอกสารใช้ร่วมกัน
   
   คอลัมน์ที่ใช้ร่วมกันจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียวสำหรับเอกสารเหล่านั้นภายในชุดเอกสารดังกล่าว และจะสามารถแก้ไขคอลัมน์ที่ใช้ร่วมกันได้เฉพาะในชุดเอกสารของตนเองเท่านั้น เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าของคอลัมน์ที่ใช้ร่วมกันของชุดเอกสาร การปรับปรุงดังกล่าวจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันกับค่าของคอลัมน์ที่ใช้ร่วมกันของเอกสารต่างๆ ภายในชุดเอกสารนั้น

10. ในส่วน คอลัมน์หน้ายินดีต้อนรับ ให้ระบุคอลัมน์ที่คุณต้องการแสดงบนหน้ายินดีต้อนรับของชุดเอกสาร

11. ในส่วน หน้ายินดีต้อนรับ ให้คลิก กำหนดหน้ายินดีต้อนรับเอง เพื่อกำหนดลักษณะที่ปรากฏของหน้ายินดีต้อนรับที่จะแสดงต่อผู้ใช้ในแต่ละอินสแตนซ์ของชุดเอกสาร

12. ถ้าคุณต้องการนำการเปลี่ยนแปลงของหน้ายินดีต้อนรับไปใช้กับชุดเอกสารที่สืบทอดมาจากชุดเอกสารนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจาก ปรับปรุงหน้ายินดีต้อนรับของชุดเอกสารที่สืบทอดจากชนิดเนื้อหานี้

13. ในส่วน ปรับปรุงรายการและชนิดเนื้อหาของไซต์ ให้ระบุว่าคุณต้องการปรับปรุงชนิดเนื้อหาที่สืบทอดมาจากชุดเอกสารนี้ที่คุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

14. คลิก ตกลง

เมื่อคุณสร้างและกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารแล้ว คุณจะต้องเพิ่มลงในไลบรารีที่คุณต้องการให้ผู้ใช้สร้างชุดเอกสารของตนเอง

ด้านบนของหน้า

งานที่เกี่ยวข้อง

• บทนำสู่ชุดเอกสาร

• กำหนดหน้ายินดีต้อนรับสำหรับชุดเอกสาร

• สร้าง และจัดการชุดเอกสาร

ด้านบนของหน้า