การใช้กฎใน Outlook Web App สําหรับ Exchange Server 2013 หรือ 2010

1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ลงชื่อเข้าใช้ Outlook Web App โดยใช้ URL ที่ให้โดยผู้ที่จัดการอีเมลสำหรับองค์กรของคุณ ใส่ชื่อผู้ใช้ของคุณและรหัสผ่าน จากนั้นเลือก ลงชื่อเข้าใช้

2. ที่ด้านบนของหน้า ให้เลือก การตั้งค่า > ตัวเลือก

3. ใน ตัวเลือก ให้เลือก จัดระเบียบอีเมล > กฎกล่องจดหมายเข้า

หน้า กฎของกล่องจดหมายเข้า จะแสดงภาพรวมของกฎกล่องจดหมายเข้าทั้งหมดของคุณ จากที่นี่ คุณสามารถตรวจสอบการทํางานของกฎ เปิดหรือปิดกฎ สร้างกฎใหม่ แก้ไขกฎที่มีอยู่ หรือลบกฎที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไปได้

เมื่อต้องการสร้างกฎเปล่าใหม่โดยใช้หน้า กฎของกล่องจดหมายเข้า ให้เลือก ใหม่

หน้าต่างสร้างกฎใหม่ประกอบด้วยสามส่วน

คุณสามารถแก้ไขกฎได้โดยคลิกที่กฎ แล้วเลือก แก้ไข เพื่อเปิดกฎและเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขหรือการกระทำของกฎ

ถ้าคุณมีกฎที่คุณไม่ต้องการคุณสามารถเลือกกฎนั้น แล้วเลือก ลบเพื่อเอากฎออก ถ้าคุณต้องการปิดกฎสักระยะหนึ่ง ให้เอาเครื่องหมายถูกที่อยู่ถัดจากกฎออก

• เมื่อคุณสร้างกฎใหม่ใน Outlook Web App คุณอาจได้รับคําเตือนว่ากฎบางข้อที่สร้างขึ้นใน Outlook และถูกปิดใช้งานอยู่ในขณะนี้จะถูกลบออก ก่อนที่คุณจะลบกฎเหล่านั้น คุณอาจต้องการลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณโดยใช้ Outlook และตรวจสอบกฎเพื่อดูว่าคุณต้องการเก็บไว้หรือไม่ เปิดกฎใดๆ ที่คุณต้องการเก็บไว้

• กฎจะทํางานจากบนลงล่างตามลําดับที่ปรากฏในหน้าต่าง กฎ เมื่อต้องการเปลี่ยนลําดับของกฎ ให้เลือกกฎที่คุณต้องการย้าย แล้วเลือกลูกศรลง ขึ้นหรือ เพื่อย้ายกฎไปยังตําแหน่งที่คุณต้องการในรายการ

• ข้อความบางชนิดจะไม่ทริกเกอร์กฎกล่องขาเข้า รวมถึง:

  • การแจ้งให้ทราบถึงสถานะการนำส่ง ซึ่งรวมถึงรายงานที่ไม่สามารถนำส่งได้และข้อความระบบ

  • ใบตอบรับเมื่ออ่านและใบตอบรับเมื่อนำส่งที่อีเมลไคลเอ็นต์สร้างขึ้น

  • ข้อความตอบกลับโดยอัตโนมัติบางอย่าง (ไม่อยู่ที่สำนักงาน)

• คุณไม่จําเป็นต้องใช้แท็บ กฎของกล่องจดหมายเข้า เพื่อสร้างกฎ คุณยังสามารถสร้างกฎได้โดยตรงจากข้อความ เมื่อต้องการสร้างกฎโดยตรงจากข้อความ:

  • คลิกขวาที่ข้อความในบานหน้าต่างรายการข้อความ แล้วเลือก สร้างกฎ

  • หรือขณะที่คุณดูข้อความในบานหน้าต่างการอ่าน ให้เลือกเมนูแบบขยาย จากนั้นเลือก สร้างกฎ จากเมนู

• กฎแต่ละข้อที่คุณสร้างจะใช้พื้นที่ในส่วนที่ซ่อนอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ ส่วนนี้จํากัดไว้ที่ 64 KB จํานวนพื้นที่จริงที่กฎใช้จะขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ระยะเวลาของชื่อและจํานวนเงื่อนไขที่คุณใช้ เมื่อคุณถึงขีดจํากัด 64 KB คุณจะได้รับการเตือนว่าคุณไม่สามารถสร้างกฎเพิ่มเติมได้อีก ถ้าเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ คุณจะต้องลบหรือลดความซับซ้อนของกฎที่มีอยู่ก่อนที่คุณจะสามารถสร้างเพิ่มเติมได้ บางวิธีที่คุณสามารถลดพื้นที่ที่ใช้โดยกฎคือ:

  • ลบกฎที่ไม่ตองการใช้แล้วออก

  • ตั้งชื่อกฎให้สั้นลง

  • รวมกฎที่ทำงานแบบเดียวกันมากกว่าหนึ่งกฎเข้าด้วยกัน

  • เอาเกณฑ์ออกจากกฎ

• เมื่อคุณสร้างกฎการส่งต่อ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่ที่จะส่งต่อได้มากกว่าหนึ่งรายการ จํานวนที่อยู่ที่คุณสามารถส่งต่ออาจถูกจํากัด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าสําหรับบัญชีของคุณ ถ้าคุณเพิ่มที่อยู่มากกว่าจํานวนที่อนุญาต กฎการส่งต่อของคุณจะไม่ทํางาน ถ้าคุณสร้างกฎการส่งต่อที่มีที่อยู่มากกว่าหนึ่งที่อยู่ ให้ทดสอบกฎนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้