สิ่งสำคัญ: บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง
บทความวิธีใช้นี้จะอธิบายถึงพื้นที่ทำงานชนิดต่างๆ ที่คุณสามารถสร้างได้ใน SharePoint Workspace
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ:
พื้นที่ทำงาน SharePoint
ด้วยพื้นที่ทำงานชนิดนี้ คุณสามารถสร้างสำเนาไซต์ SharePoint บนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งจะถูกทำข้อมูลให้ตรงกันกับเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติ
พื้นที่ทำงาน SharePoint คือไซต์ SharePoint ฉบับคัดลอกที่เป็นส่วนตัวของคุณเอง หรือรายการและไลบรารีที่คุณเลือกออกมาเป็นแบบออฟไลน์และทำข้อมูลให้ตรงกันกับไซต์นั้น พื้นที่ทำงานจะมีเฉพาะคุณเท่านั้นที่เป็นสมาชิก คุณจะใช้เนื้อหาที่ได้รับการปรับปรุงร่วมกับผู้ใช้ SharePoint อื่นๆ เนื่องจากพื้นที่ทำงานมีการทำข้อมูลให้ตรงกันกับไซต์ SharePoint
หมายเหตุ: เวิร์กสเปซของ SharePoint แตกต่างจากเวิร์กสเปซของ Groove คือจะไม่มีการซิงโครไนซ์ข้ามคอมพิวเตอร์หลายๆ เครื่องที่คุณมีบัญชีผู้ใช้อยู่ คุณจะต้องสร้างสำเนาเวิร์กสเปซของ SharePoint ของคุณแยกต่างหากบนคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง
หรืออีกนัยหนึ่งคือ พื้นที่ทำงาน SharePoint ทำให้คุณเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ SharePoint เมื่อใดก็ได้ ไม่ว่าคุณจะเชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณหรือไม่
หมายเหตุ: เวิร์กสเปซของ SharePoint สามารถซิงโครไนซ์ได้เฉพาะกับไซต์ที่เรียกใช้งานบน Microsoft SharePoint Server 2010 หรือที่ใหม่กว่า, Microsoft SharePoint Foundation 2010 หรือเซิร์ฟเวอร์ SharePoint Online 2010 หรือที่ใหม่กว่าเท่านั้น
เหตุใดต้องสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint
เหตุผลที่ชัดเจนที่สุดในการสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint คือเพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลไซต์ SharePoint ของคุณได้ในขณะที่คุณไม่สามารถเข้าถึงเครือข่ายของคุณ หรือในขณะที่คุณออฟไลน์อยู่
นอกจากนี้ ผู้ใช้หลายคนอาจชอบคุณลักษณะและบรรยากาศการทำงานในพื้นที่ทำงาน SharePoint มากกว่าที่พบในการทำงานโดยตรงบนไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์ ตัวอย่างเช่น พื้นที่ทำงาน SharePoint ทำให้คุณสามารถนำทางระหว่างรายการและไลบรารีได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย คุณสามารถสลับระหว่างรายการและไลบรารีเหล่านี้ได้ด้วยการคลิกเมาส์ ซึ่งจะเป็นการหลีกเลี่ยงการโหลดเว็บเพจได้ด้วย ถ้าคุณใช้งานเนื้อหาที่มาจากหลายไซต์ SharePoint คุณอาจดาวน์โหลดเนื้อหานี้ไว้ในพื้นที่ทำงาน SharePoint จำนวนหนึ่ง แล้วจึงจัดระเบียบเนื้อหาเหล่านั้นบนแถบเปิดใช้ SharePoint Workspace สำหรับการเข้าถึงด่วนได้
และสุดท้ายนี้ ผู้ใช้จำนวนมากอาจพบว่าพวกเขาชื่นชอบคุณลักษณะการใช้งานต่างๆ ที่ครบครันที่พบในพื้นที่ทำงาน SharePoint และชื่นชมกับความเรียบง่ายในการดำเนินการกิจกรรมมาตรฐานหลายๆ อย่าง เช่น การแก้ไขหรือเพิ่มข้อมูลหรือแฟ้มใหม่ๆ ลงในรายการและไลบรารีต่างๆ เป็นต้น
วิธีต่างๆ ในการสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint
คุณอาจเลือกที่จะสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint จากตำแหน่งที่ตั้งต่อไปนี้ได้
-
ไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์
-
แถบเปิดใช้ SharePoint Workspace
การสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ขณะเยี่ยมชมไซต์ SharePoint ในเว็บเบราว์เซอร์
นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดและมีโอกาสผิดพลาดน้อยที่สุดในการสร้างพื้นที่ทำงานเนื่องจากจุดเริ่มต้นคือไซต์ SharePoint ซึ่งคุณต้องการคัดลอกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยสรุปก็คือ คุณได้เข้าสู่ไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกันกับคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว
การสร้างเวิร์กสเปซของ SharePoint ขณะเยี่ยมชมไซต์ SharePoint คลิกเมนูการกระทำในไซต์ แล้ว คลิกซิงค์เพื่อ SharePoint Workspace
หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นเมนู การกระทำในไซต์ นั่นหมายความว่าไซต์ SharePoint ถูกโฮสต์บนเวอร์ชันที่ใหม่กว่าของ SharePoint เช่น SharePoint Server 2013 ถ้าเป็นกรณีนี้คุณต้องสร้างเวิร์กสเปซโดยเริ่มต้นจากแถบเปิดใช้ใน SharePoint Workspace ตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป
การสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint จากแถบเปิดใช้ SharePoint Workspace
คุณสามารถสร้างเวิร์กสเปซของ SharePoint จากแถบเปิด ใช้ SharePoint Workspace หรือจากมุมมอง Backstage ในกรณีนี้ คุณต้องพิมพ์ หรือวางอยู่เว็บของไซต์ SharePoint ที่คุณต้อง และคุณอาจจำเป็นต้องใส่ข้อมูลประจำตัวของไซต์ SharePoint
ตัวเลือกการดาวน์โหลดในพื้นที่ทำงาน SharePoint
เมื่อคุณสร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint เป็นครั้งแรก การตั้งค่าดาวน์โหลดเริ่มต้นจะถูกตั้งค่าให้ดาวน์โหลดรายการทั้งหมดจากรายการและไลบรารีทั้งหมดที่ได้รับการสนับสนุนบนไซต์ SharePoint ที่เลือก
คุณสามารถเลือกกำหนดค่าการดาวน์โหลดเพื่อให้ดึงเฉพาะข้อมูลจากรายการและไลบรารีที่เลือกเท่านั้น การดำเนินการดาวน์โหลดเฉพาะส่วนที่เลือกจะช่วยให้คุณสามารถเลือกที่จะเลื่อนการดาวน์โหลดข้อมูลจากรายการและไลบรารีอื่นๆ ออกไปจนกว่าคุณจะต้องการใช้เนื้อหาดังกล่าว รายการและไลบรารีจะยังคงปรากฏในพื้นที่ทำงาน SharePoint แต่แทนที่จะแสดงข้อมูลในรายการ คุณจะเห็นตัวเลือกให้ดาวน์โหลดข้อมูลนั้นในทันที หรือให้ไปยังรายการหรือไลบรารีบนไซต์ SharePoint
เกี่ยวกับการใช้รายการภายนอกในพื้นที่ทำงาน SharePoint
บางรายการ SharePoint จะถูกสร้างขึ้นผ่านทางแอปพลิเคชัน Microsoft Business Connectivity Services (BCS) เมื่อคุณได้สร้างเวิร์กสเปซของ SharePoint รายการเหล่านี้แสดงในบานหน้าต่างเนื้อหาภายใต้ "แสดงรายการภายนอก" เมื่อมีการเรียงลำดับตามชนิดของ งาน สำหรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้ของรายการชนิดนี้แตกต่างจากรายการ SharePoint อื่น ๆ ดูโดยใช้รายการภายนอกในเวิร์กสเปซของ SharePoint
หมายเหตุ: แม้ว่าขณะนี้ BCS จะได้รับการสนับสนุนใน SharePoint Online Service Update 1 แต่คุณไม่สามารถซิงโครไนซ์รายการภายนอกที่โฮสต์บน SharePoint Online ในเวิร์กสเปซของ SharePoint ได้
เกี่ยวกับชนิดเนื้อหาที่ไม่ได้รับการสนับสนุน
คุณสามารถซิงโครไนซ์รายการและไลบรารีในเวิร์กสเปซของ SharePoint ส่วนใหญ่แม้ว่ารายการแบบกำหนดเองมากบางอย่างอาจมีปัญหา เมื่อคุณสร้างเวิร์กสเปซของ SharePoint ชนิดเนื้อหาที่ไม่สนับสนุนปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างเนื้อหาภายใต้หัวเรื่องที่พร้อมใช้งานบนเซิร์ฟเวอร์ เมื่อเวิร์กสเปซจะเรียงลำดับตามชนิด ถ้าคุณเลือก หนึ่งชนิดเนื้อหาเหล่านี้คุณเห็นตัวเลือกเพื่อเปิดรายการในเบราว์เซอร์ ถ้าชนิดเนื้อหาที่ได้รับการสนับสนุนใน SharePoint Workspace คุณเห็นตัวเลือกที่จะชื่อรายการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์
ชนิดของเนื้อหาหรือไซต์ที่ไม่สามารถ ซิงโครไนซ์กับเวิร์กสเปซของ SharePoint ในปัจจุบัน มีดังต่อไปนี้
-
รายการปฏิทิน/เหตุการณ์
-
Wiki
-
ไซต์บล็อก
-
พอร์ทัลไซต์
-
ไซต์เวิร์กสเปซของการประชุม
-
ไลบรารีฟอร์ม
-
ไลบรารีภาพนิ่ง
-
แบบสำรวจ
-
ไดเรกทอรีของไซต์
-
สมุดบันทึก OneNote ที่เก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร
-
ไลบรารีเอกสารที่มีการป้องกันแบบ IRM อย่างไรก็ตาม แต่ละแฟ้มที่มีการป้องกันสามารถถูกทำข้อมูลให้ตรงกันได้ในไลบรารีเอกสารที่ไม่มีการป้องกันแบบ IRM เมื่อมีการรับรองความถูกต้องที่เหมาะสม
-
ที่เก็บกระบวนการ Visio
เกี่ยวกับการทำเนื้อหาให้ตรงกันระหว่างพื้นที่ทำงาน SharePoint กับไซต์ SharePoint ที่สอดคล้องกัน
พื้นที่ทำงาน SharePoint คือสำเนาของเนื้อหาที่เก็บในไซต์ SharePoint บนเซิร์ฟเวอร์ในเวลาจริง ดังนั้น การปรับปรุงที่คุณทำกับเนื้อหาในพื้นที่ทำงาน SharePoint ก็จะมีผลต่อรุ่นของเซิร์ฟเวอร์เมื่อมีการทำข้อมูลพื้นที่ทำงานกับเซิร์ฟเวอร์ให้ตรงกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลบหรือเปลี่ยนชื่อรายการในพื้นที่ทำงาน SharePoint จะมีการลบหรือเปลี่ยนชื่อรายการดังกล่าวบนเซิร์ฟเวอร์ด้วย ในทำนองเดียวกัน ถ้ามีการลบหรือเปลี่ยนชื่อรายการบนเซิร์ฟเวอร์ รายการดังกล่าวก็จะถูกลบหรือถูกเปลี่ยนชื่อในพื้นที่ทำงาน SharePoint ด้วย
เกี่ยวกับการลบพื้นที่ทำงาน SharePoint
การลบเวิร์กสเปซของ SharePoint จากแถบเปิดใช้มีผลของการลบสำเนาภายในเครื่องของไซต์ SharePoint จะมีลักษณะไม่มีสิ่งใดเลยบนเนื้อหาถูกเก็บไว้บนไซต์ SharePoint บนเซิร์ฟเวอร์ กล่าว ลบเวิร์กสเปซของ SharePoint จะไม่ลบเนื้อหาที่ดาวน์โหลดจากเซิร์ฟเวอร์ในพื้นที่ทำงาน หลังจากการลบเวิร์กสเปซของ SharePoint คุณสามารถ ถ้าคุณต้องการ สร้างพื้นที่ทำงาน SharePoint ใหม่ อ้างอิงไซต์ SharePoint แน่นอนเดียวกัน
พื้นที่ทำงาน Groove
พื้นที่ทำงานชนิดนี้เป็นพื้นที่ทำงานดั้งเดิมที่พัฒนาขึ้นสำหรับ Microsoft Office Groove ก่อนที่ชื่อผลิตภัณฑ์จะเปลี่ยนเป็น SharePoint Workspace
ด้วยชนิดพื้นที่ทำงานนี้ กลุ่มหรือองค์กรที่มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายเดียวกันจะสามารถแบ่งปันความคิดเห็นและทำงานร่วมกันได้ โดยทั่วไปพื้นที่ทำงาน Groove จะมี "สมาชิก" มากกว่าหนึ่งคน ซึ่งก็คือคนที่เข้าร่วมพื้นที่ทำงานผ่านทางการเชิญ เนื้อหาของพื้นที่ทำงานมีความไดนามิกสูง สมาชิกทั้งหมดที่ออนไลน์อยู่ในปัจจุบันจะเห็นการปรับปรุงที่พวกเขาหรือสมาชิกอื่นๆ เพิ่มขึ้นโดยทันที คุณและสมาชิกอื่นๆ จะสามารถส่งและรับการปรับปรุงได้เมื่อคุณออนไลน์
เวิร์กสเปซของ groove อนุญาตให้สมาชิกสามารถทำงานกับแอปพลิเคชันเฉพาะเครื่องมือที่หลากหลาย ตัวอย่าง สมมติว่า คุณควบคุมการประชุมรายสัปดาห์เพื่อปรึกษาพัฒนาตลาด กิจกรรมอาจเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าวันครบกำหนด การมอบหมายงาน และตรวจทานทำงานเสร็จสมบูรณ์ เพื่อให้ง่ายต่อการประชุมนี้ สมาชิกเวิร์กสเปซอาจโพสต์แฟ้มในเครื่องมือเอกสารปรึกษาปัญหาในเครื่องมือการอภิปรายและทำงานร่วมกันบนวาระการประชุมโดยใช้เครื่องมือปฏิทิน สมาชิกทั้งหมดแบบออนไลน์ในเวลาเดียวกันในพื้นที่ทำงานในขณะนี้ไม่สามารถโต้ตอบใช้ในเวลาจริงสนทนาได้
ข้อมูลเครื่องมือรายการใช้ร่วมกับ Microsoft Office InfoPath เพื่อสร้างเครื่องมือแบบกำหนดเองที่ถูกเพิ่มลงในพื้นที่ทำงาน ฟีเจอร์ในเครื่องมือแบบกำหนดเองและความซับซ้อนสามารถแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและความคิดสร้างสรรค์ของการออกแบบของเครื่องมือ InfoPath เป็นส่วนใหญ่ ตัวออกแบบใดควรจะสามารถสร้างเครื่องมืออย่างง่ายที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลสำหรับการป้อนค่าที่อยู่บนฟอร์มและใส่ข้อมูลที่หลากหลาย
ข้อจำกัดของพื้นที่ทำงาน Groove
แม้ว่าไม่มีข้อจำกัดของขนาดที่เฉพาะเจาะจงสำหรับพื้นที่ทำงาน สำหรับประสิทธิภาพ เราขอแนะนำจำกัดขนาดของพื้นที่ทำงาน กับ 2 กิกะไบต์ หรือน้อยกว่า คุณสามารถดูคุณสมบัติพื้นที่ทำงานเมื่อต้องการดูขนาดพื้นที่ทำงานในปัจจุบัน
หมายเหตุ: พื้นที่ทำงาน SharePoint ไม่สามารถส่งพื้นที่ทำงาน Groove ที่มีขนาดเกิน 2 กิกะไบต์ไปยังผู้ได้รับเชิญใหม่ได้
โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน
การแทนที่จะเวิร์กสเปซของ Groove คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ในระบบไฟล์ของคุณ เวิร์กสเปซชนิดนี้ช่วยให้คุณสามารถแชร์เนื้อหาของโฟลเดอร์ในระบบไฟล์ของ Windows ผ่านคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่คุณมีบัญชีผู้ใช้ของคุณ และ กับผู้ใช้ SharePoint Workspace อื่น ๆ โดยการเชิญ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเกี่ยวกับโฟลเดอร์ที่แชร์
