Lync Web Scheduler

ในบทความนี้

สร้างการประชุม Lync
ส่งการเชิญไปยังผู้เข้าร่วมประชุม
- ส่งการเชิญโดยใช้โปรแกรมอีเมลของคุณ
- ส่งการเชิญโดยใช้ iCalendar
การเข้าถึงและผู้นำเสนอ
- คนที่จะเลี่ยงผ่านล็อบบี้
- ใครคือผู้นำเสนอ
เข้าร่วมการประชุม
ดูหรือแก้ไขการประชุมที่มีอยู่แล้วของคุณ
ลบหรือยกเลิกการประชุม

สร้างการประชุม Lync

การประชุม Lync สนับสนุนทั้งการประชุมแบบออนไลน์ และการประชุมทางโทรศัพท์ ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้โดยใช้คอมพิวเตอร์เพื่อดูงานนำเสนอ หรือโทรเข้าการประชุมด้วยโทรศัพท์เพื่อฟังเสียงอย่างเดียว

ไปที่ https://sched.lync.com และเข้าสู่ระบบ Web Scheduler ด้วยชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านของคุณ
คลิก สร้างการประชุมใหม่
ในกล่อง เรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับการประชุม
คุณสามารถปล่อยสถานที่ประชุมไว้เป็น การประชุมแบบออนไลน์ หรือเพิ่มตำแหน่งที่ตั้ง เช่น ห้องประชุม ถ้าคุณมีผู้ที่เข้าร่วมประชุมด้วยตัวเอง
พิมพ์ข้อความสั้นๆ หรือวาระการประชุมในกล่อง ข้อความ (ทำหรือไม่ก็ได้)
เลือกโซนเวลาของการประชุมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์
เลือกวันที่/เวลา เริ่มต้น และ สิ้นสุด ของการประชุม
ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนรวมถึงบุคคลภายนอกบริษัทของคุณสามารถเลี่ยงผ่านล็อบบี้ ซึ่งเป็นพื้นที่รอแบบเสมือนที่ให้คุณยอมรับหรือปฏิเสธการเข้าถึงได้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนตัวเลือก ให้ดู การเข้าถึงและผู้นำเสนอ
ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนที่ได้รับเชิญจากองค์กรของคุณจะมีสิทธิ์ของผู้นำเสนอ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนตัวเลือก ให้ดู การเข้าถึงและผู้นำเสนอ
ภายใต้ ผู้เข้าร่วมและเสียง ให้เพิ่มชื่อผู้เข้าร่วมลงในกล่องที่มีให้ โดยคั่นแต่ละชื่อด้วยเครื่องหมายอัฒภาค (;)
คลิก ตรวจสอบชื่อ เพื่อตรวจสอบว่าคุณมีชื่อที่ถูกต้อง สำหรับผู้ได้รับเชิญที่เป็นบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลแบบเต็ม เช่น mailto:contoso@contoso.com

หมายเหตุ: Web Scheduler ไม่ได้ตรวจสอบความพร้อมใช้งานของผู้เข้าร่วมหรือห้องประชุม

ถ้าบัญชีผู้ใช้ของคุณถูกตั้งค่าด้วยผู้ให้บริการการประชุมทางเสียง การเชิญเข้าร่วมประชุมจะมีหมายเลขโทรฟรี หมายเลขคิดค่าโทร และโค้ดผู้เข้าร่วมอยู่ด้วย ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถใช้เสียงคอมพิวเตอร์ หรือจะโทรเข้าการประชุมก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดลักษณะ
คลิก บันทึก

ส่งการเชิญไปยังผู้เข้าร่วมประชุม

เมื่อต้องการส่งการเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

ส่งการเชิญโดยใช้โปรแกรมอีเมลของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถคัดลอกรายละเอียดการประชุมจาก Web Scheduler และวางลงในการเชิญเข้าร่วมประชุมที่คุณสร้างขึ้นด้วยโปรแกรมอีเมลใดๆ ได้

เคล็ดลับ: คุณยังสามารถเข้าถึงข้อมูลการประชุมได้ด้วยการคลิก ดูข้อมูลการเข้าร่วมการประชุม บนหน้ารายละเอียดการประชุมของ Web Scheduler

เมื่อสร้างการประชุมเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก
หน้าต่างพร้อมด้วยข้อมูลการประชุมจะเปิดขึ้น
เน้นรายละเอียดการประชุมรวมถึง URL การประชุม หมายเลขการประชุมทางเสียง และ ID การประชุม
คลิกขวาที่ข้อความ แล้วคลิก คัดลอก
เปิดโปรแกรมอีเมลใดๆ ก็ได้และสร้างการเรียกประชุมทั่วไป
วางรายละเอียดการประชุมแบบออนไลน์ Lync (ที่คัดลอกในขั้นตอนที่ 4) ลงในการเชิญ
เพิ่มผู้เข้าร่วม ตรวจสอบวันที่/เวลาการประชุม พิมพ์วาระการประชุม และส่งการเชิญ

ส่งการเชิญโดยใช้ iCalendar

iCalendar ช่วยให้ผู้ใช้ที่ใช้ระบบอีเมลต่างกันสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลปฏิทินได้ ผู้รับการเชิญทาง iCalendar ต้องมีซอฟต์แวร์ที่ได้รับการสนับสนุนเพื่อเปิด และตอบกลับการเชิญเข้าร่วมการประชุมนี้

ในส่วน การประชุมของฉัน ให้เลือกการประชุมตามเรื่องของการประชุม แล้วคลิก ส่งออกเป็น iCalendar
คลิก เปิด เมื่อได้รับพร้อมท์โดยโปรแกรมอีเมลของคุณ

หมายเหตุ: iCalendar จะมีข้อมูลทั้งหมดที่คุณเพิ่มลงไปขณะที่จัดกำหนดการการประชุมของคุณ เช่น ข้อความ ผู้เข้าร่วม สถานที่ประชุม วันที่ และเวลา
เมื่อรายการปฏิทินเปิดขึ้น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่คุณเพิ่มให้เป็นผู้เข้าร่วมเมื่อคุณจัดกำหนดการการประชุม
ถึงตอนนี้ผู้ถูกเชิญสามารถเปิดไฟล์ iCalendar ด้วยโปรแกรมอีเมลที่ต้องการ เช่น Outlook, Notes, iCal และอื่นๆ ได้

การเข้าถึงและผู้นำเสนอ

ตัวเลือก การเข้าถึงและผู้นำเสนอ เริ่มต้นเหมาะสำหรับการประชุมทีมทั่วไป คุณสามารถกำหนดตัวเลือกการประชุมของคุณได้เองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการ ชนิดการประชุม หรือผู้เข้าร่วม

ภายใต้ส่วน การเข้าถึงและผู้นำเสนอ บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้เลือกผู้ที่สามารถเลี่ยงผ่านล็อบบี้และผู้ที่สามารถเข้าร่วมประชุมในฐานะผู้นำเสนอได้

คนที่จะเลี่ยงผ่านล็อบบี้

ตัวเลือกการเข้าถึง	สิ่งที่เกิดขึ้น	แนะนำให้ใช้เมื่อ...
เฉพาะผู้จัดเท่านั้น (ล็อก)	เฉพาะผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่เลี่ยงผ่านล็อบบี้ได้ บุคคลอื่นจะต้องรอในล็อบบี้จนกว่าจะได้รับการยอมรับให้เข้าร่วม	คุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นดูเนื้อหาก่อนการประชุม หรือคุณกำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับอยู่
บุคคลจากบริษัทของฉันที่ฉันเชิญ	บุคคลที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณ และบุคคลที่ไม่ได้รับเชิญจะต้องรอในล็อบบี้จนกว่าจะได้รับการยอมรับให้เข้าร่วม	คุณกำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ และคุณต้องการให้เฉพาะบุคคลที่ระบุจากบริษัทของคุณเท่านั้นเข้าร่วม
บุคคลจากบริษัทของฉัน	บุคคลที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณจะต้องรอในล็อบบี้จนกว่าจะได้รับการยอมรับให้เข้าร่วม	ผู้เข้าร่วมทั้งหมดมีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายขององค์กรของคุณ และคุณไม่ได้กำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ
ทุกคนรวมถึงบุคคลภายนอกบริษัทของฉัน	ไม่มีบุคคลใดต้องรอในล็อบบี้	คุณกำลังเชิญผู้เข้าร่วมจากภายนอกและคุณไม่ได้กำลังอภิปรายข้อมูลที่เป็นความลับ

สิ่งสำคัญ: แม้ว่าล็อบบี้การประชุมจะถูกเปิดใช้งาน แต่ผู้เข้าร่วมที่โทรเข้าการประชุมจะเลี่ยงผ่านล็อบบี้การประชุมโดยอัตโนมัติ

ใครคือผู้นำเสนอ

ตัวเลือกผู้นำเสนอ	ใครคือผู้นำเสนอ	แนะนำให้ใช้เมื่อ...
เฉพาะผู้จัดเท่านั้น	เฉพาะบุคคลที่จัดกำหนดการการประชุม	งานนำเสนอที่ผู้เข้าร่วมไม่ต้องโต้ตอบกับเนื้อหาการประชุม คุณสามารถกำหนดผู้นำเสนอเพิ่มเติมได้ในระหว่างการประชุม
บุคคลจากบริษัทของฉัน	ทุกคนที่คุณเชิญซึ่งมีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณ	เซสชันงานกลุ่มในองค์กรที่ผู้เข้าร่วมทั้งหมดสามารถแชร์และปรับเปลี่ยนเนื้อหาของการประชุมได้
ทุกคน รวมถึงผู้ที่อยู่นอกบริษัทของฉัน (ไม่มีข้อจำกัด)	ทุกคนที่คุณเชิญ	เซสชันงานกลุ่มกับบุคคลที่ไม่มีบัญชีผู้ใช้ในเครือข่ายของคุณ
บุคคลที่ฉันเลือก	คุณและผู้เข้าร่วมที่คุณเลือก	งานนำเสนอที่มีผู้นำเสนอที่ระบุมากกว่าหนึ่งคน

หมายเหตุ: ไม่สามารถเชิญผู้เข้าร่วมจากภายนอกหรือรายชื่อการแจกจ่ายให้เป็นผู้นำเสนอโดยใช้ตัวเลือก บุคคลที่ฉันเลือก ได้ แต่คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้นำเสนอแก่บุคคลใดบุคคลหนึ่งเมื่ออยู่ในห้องประชุมได้

เข้าร่วมการประชุม

คุณสามารถใช้ลิงก์การประชุมในการเชิญเพื่อเข้าสู่ระบบการประชุมของคุณได้ หรือคลิกแท็บ เข้าร่วมการประชุม ใน Web Scheduler เพื่อเริ่มการประชุม

ภายใต้ การประชุมของฉัน ให้คลิกการประชุมของคุณ
บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้คลิกแท็บ เข้าร่วมการประชุม
Lync จะเปิดขึ้นและให้คุณเข้าสู่ระบบการประชุมได้

ดูหรือแก้ไขการประชุมที่มีอยู่ของคุณ

คุณสามารถดูการประชุมทั้งหมดที่คุณจัดขึ้นมาได้ภายใต้แท็บ การประชุมของฉัน ใน Web Scheduler ควรระลึกอยู่เสมอว่า Web Scheduler จะแสดงเฉพาะการประชุมที่คุณได้จัดเท่านั้น ไม่ใช่การประชุมที่คุณถูกเชิญเข้าร่วม

คลิกที่การประชุมเพื่อเปิดหน้ารายละเอียดการประชุม ซึ่งมีข้อมูลสรุปโดยย่อของการประชุม ชุดของแท็บที่สามารถดำเนินการได้ และข้อมูลการประชุม
คลิก แก้ไข
ทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการ แล้วคลิก บันทึก
คลิก ตกลง บนการแจ้งเตือนว่าทำสำเร็จ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ปรับเปลี่ยน

สิ่งสำคัญ: เมื่อคุณอัปเดตการประชุม คุณจำเป็นต้องส่งข้อมูลที่อัปเดตไปให้ผู้รับเชิญของคุณด้วยตนเอง Web Scheduler จะไม่อัปเดตปฏิทินของคุณให้โดยอัตโนมัติ

ถ้าคุณใช้ iCalendar เพื่อส่งการเชิญ ให้คลิก ส่งออกเป็น iCalendar อีกครั้งเพื่อเปิดการเชิญและส่งการอัปเดต
ถ้าคุณได้คัดลอกรายละเอียดการประชุม Lync ในการเชิญเข้าร่วมการประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้นขึ้นมา แล้วอัปเดตด้วยรายละเอียดการประชุมใหม่ และส่งไปยังผู้เข้าร่วมของคุณอีกครั้ง

ลบหรือยกเลิกการประชุม

การประชุมของคุณจะหมดอายุใน 14 วันนับจากเวลาสิ้นสุดที่ได้กำหนดไว้ แต่คุณสามารถลบการประชุมได้ถ้าคุณต้องการล้างข้อมูล Web Scheduler หรือยกเลิกการประชุมของคุณ

ภายใต้แท็บ การประชุมของฉัน ให้คลิกการประชุมที่คุณต้องการลบ
บนหน้ารายละเอียดการประชุม ให้คลิกแท็บ ลบการประชุม
คลิก ใช่ ในกล่องการยืนยัน

สิ่งสำคัญ: คุณจะต้องส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกให้ผู้เข้าร่วมของคุณ เนื่องจาก Web Scheduler ไม่ได้อัปเดตปฏิทินของคุณให้โดยอัตโนมัติ
ถ้าคุณใช้ iCalendar เพื่อส่งการเชิญ ให้เปิดการเชิญนั้นแล้วคลิก ยกเลิก การทำเช่นนี้จะส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังผู้รับ
ถ้าคุณได้คัดลอกรายละเอียดการประชุม Lync ในการเชิญเข้าร่วมการประชุมทั่วไปไว้ ให้เปิดการเชิญนั้นแล้วคลิก ยกเลิก เพื่อส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกไปยังผู้รับ

ด้านบนของหน้า