การเก็บถาวรรายการด้วยตนเอง

กล่องจดหมาย Outlook ของคุณมีขนาดใหญ่มากและเป็นการดีที่คุณจะไม่หยุดรับอีเมลในเร็วๆ นี้ เมื่อต้องการเก็บรายการเก่าไว้ คุณสามารถย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไปยังที่ เก็บถาวร ซึ่งเป็นไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แยกต่างหากที่คุณสามารถเปิดจาก Outlook ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ เพื่อเก็บถาวรรายการในช่วงเวลาปกติ เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู เก็บถาวรรายการเก่าโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถเก็บถาวรรายการด้วยตนเองได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถควบคุมว่าจะเก็บถาวรรายการใด ตําแหน่งที่จะจัดเก็บ และอายุของรายการก่อนที่จะสามารถเก็บถาวรได้

1. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

   • ใน Outlook 2013: ให้คลิก ข้อมูล > ไฟล์ > เครื่องมือล้างข้อมูล > เก็บถาวร

     
     

   • ใน Outlook 2016: คลิก แฟ้ม > ข้อมูล > เครื่องมือ > ล้างข้อมูลรายการเก่า

     

   เคล็ดลับ: การเก็บถาวรและการเก็บถาวรอัตโนมัติอาจไม่พร้อมใช้งานถ้าโปรไฟล์จดหมายของคุณเชื่อมต่อกับ Exchange Server อาจเป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณมีนโยบายการเก็บข้อมูลจดหมายที่แทนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติ ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

2. คลิกตัวเลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร

3. ภายใต้ เก็บถาวรรายการที่เก่ากว่า ให้ระบุวันที่

   

4. คุณสามารถสร้างไฟล์ .pst ได้หลายไฟล์ ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรบางโฟลเดอร์โดยใช้การตั้งค่าที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเก็บรายการในโฟลเดอร์ ส่ง แล้วนานกว่ารายการในโฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าของคุณ

5. เลือกกล่องกา เครื่องหมาย รวมรายการที่มี "ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ" เพื่อเก็บถาวรรายการแต่ละรายการที่แยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ ตัวเลือกนี้ไม่ได้เอาการแยกนั้นออกจากรายการเหล่านี้ แต่จะละเว้นการตั้งค่า ไม่เก็บถาวรอัตโนมัติ สําหรับการเก็บถาวรนี้เท่านั้นแทน

6. คลิก ตกลง