ส่วนเพิ่มเติมสิทธิ์ส่วนบุคคลสำหรับ Microsoft Word 2010

การใช้แม่แบบ Office.com

แท็บใหม่ในมุมมอง Microsoft Office Backstage (คลิกที่แท็บไฟล์ แล้ว คลิกใหม่ ได้) สามารถแก่คุณถูกดาวน์โหลดจาก Office.com สำหรับเอกสารที่ยึดตามเทมเพลขอความช่วยเหลือเวอร์ชันล่าสุดได้ นอกจากนี้คุณสามารถส่งคำติชมบนเทมเพล และมีการจัดอันดับเป็นตัวเลขสำหรับแต่ละเทมเพลตของคุณดาวน์โหลด

เมื่อคุณเปิดแม่แบบหรือแฟ้มที่ใช้แม่แบบ โปรแกรม Word 2010 จะติดต่อ Office.com ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าวิธีใช้ออนไลน์ของคุณ และส่ง ID ของแม่แบบนั้น โปรแกรมและรุ่นที่คุณกำลังใช้งานอยู่ในปัจจุบัน พร้อมทั้งข้อมูลมาตรฐานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์

ID ของแม่แบบจะถูกใช้เพื่อระบุแม่แบบดั้งเดิมตามที่ดาวน์โหลดมาจาก Office.com หรือที่รวมอยู่ในการติดตั้ง Word 2010 ของคุณ ทั้งนี้ ID ไม่สามารถใช้ระบุถึงเอกสารของคุณโดยเฉพาะได้ เอกสารที่ใช้แม่แบบเดียวกันจะมี ID แม่แบบที่เหมือนกันทุกเอกสาร

การเชื่อมโยงไปยังรูปภาพและเอกสารอื่นๆ

ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างการเชื่อมโยงไปยังรูป แฟ้ม แหล่งข้อมูล หรือเอกสารอื่นในฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์ เส้นทางไปยังแฟ้มนั้นจะถูกบันทึกลงในเอกสารของคุณ ในบางกรณี การเชื่อมโยงอาจมีชื่อผู้ใช้ของคุณ หรือข้อมูลที่เกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์บนเครือข่ายของคุณรวมอยู่ด้วย ซึ่งในกรณีของการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกชื่อผู้ใช้ หรือรหัสผ่านไว้ภายในการเชื่อมโยงการเชื่อมต่อข้อมูลได้

นอกจากนี้ เมื่อคุณนำ XML Schema ไปใช้กับเอกสาร เส้นทางไปยัง XML Schema ที่คุณได้สร้างจะถูกบันทึกลงในเอกสาร และในบางกรณี เส้นทางนี้อาจมีชื่อผู้ใช้รวมอยู่ด้วย

การพิมพ์

เมื่อคุณพิมพ์เอกสาร Word 2010 แล้วบันทึกเอกสารนั้น Word 2010 จะบันทึกเส้นทางไปยังเครื่องพิมพ์ของคุณไว้กับเอกสารดังกล่าว ในบางกรณี เส้นทางนี้อาจมีชื่อผู้ใช้หรือชื่อคอมพิวเตอร์รวมอยู่ด้วย

ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร

Word 2010 จะอนุญาตให้คุณเข้าถึงไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารบนไซต์ Microsoft SharePoint Foundation 2010 ได้ ไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารเป็นพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งคุณสามารถทำงานร่วมกันกับสมาชิกคนอื่นในทีมบนเอกสารเดียวหรือหลายเอกสารได้

เมื่อคุณเข้าถึงไซต์พื้นที่ทำงานเอกสาร Word 2010 จะดาวน์โหลดข้อมูลจากไซต์พื้นที่ทำงานเอกสารเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์พื้นที่ทำงานนั้นแก่คุณ ข้อมูลนี้ประกอบด้วย

• ชื่อของไซต์ SharePoint Foundation

• URL หรือที่อยู่ของไซต์

• ชื่อ ที่อยู่อีเมล และระดับสิทธิ์ของผู้ใช้ไซต์

• รายการของเอกสาร งาน และข้อมูลอื่นที่พร้อมใช้งานจากไซต์นั้น

นอกจากนี้ Word 2010 ยังเก็บรายการไซต์ SharePoint Foundation ที่คุณเยี่ยมชมไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบของคุกกี้อีกด้วย รายการนี้จะถูกใช้เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไซต์ที่คุณเคยเยี่ยมชมมาก่อนได้อย่างรวดเร็ว Microsoft ไม่สามารถเข้าถึงรายการของไซต์ที่คุณได้เยี่ยมชมมาแล้วได้ และรายการนั้นจะไม่ได้รับการเปิดเผยบนอินเทอร์เน็ตเว้นแต่คุณเลือกที่จะให้รายการนั้นสามารถเผยแพร่ได้

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 จะให้ไซต์พื้นที่ทำงานบนเว็บร่วมกัน ซึ่งคุณสามารถทำงานบนเอกสารหรือมีการประชุมร่วมกันก็ได้

เมื่อคุณเข้าถึงไซต์ SharePoint โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ หรือโปรแกรม Office ใดๆ ไซต์นั้นจะบันทึกคุกกี้ไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าคุณมีสิทธิ์ในการสร้างไซต์ย่อยใหม่บนไซต์นั้น เมื่อรวมคุกกี้เหล่านี้เข้าด้วยกัน จะเป็นรายการของไซต์ที่คุณมีสิทธิ์ รายการนี้จะถูกใช้โดยโปรแกรม Office หลายๆ โปรแกรมเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไซต์ที่คุณเคยเยี่ยมชมมาก่อนได้อย่างรวดเร็ว

รายการของไซต์ที่คุณได้เยี่ยมชมมาแล้วนั้น Microsoft ไม่สามารถเข้าถึงได้ และจะไม่ได้รับการเปิดเผยบนอินเทอร์เน็ตเว้นแต่คุณเลือกที่จะทำรายการนั้นให้สามารถใช้ได้อย่างแพร่หลาย

ใน SharePoint Foundation เมื่อคุณสร้างเว็บไซต์หรือรายการใหม่ หรือเพิ่มหรือเชิญบุคคลทั่วไปให้เข้าไปในเว็บไซต์หรือรายการที่มีอยู่ ไซต์นั้นจะบันทึกข้อมูลต่อไปนี้ของแต่ละบุคคล ซึ่งรวมถึง

• ชื่อเต็ม

• ที่อยู่อีเมล

ของคุณด้วย โดย ID ผู้ใช้จะถูกเพิ่มลงในทุกองค์ประกอบที่คุณหรือผู้ใช้รายอื่นของไซต์เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนบนไซต์ เช่นเดียวกับเนื้อหาทั้งหมดบนไซต์ SharePoint จะมีเพียงผู้ดูแลไซต์และสมาชิกของไซต์เองเท่านั้นที่จะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลนี้ได้

องค์ประกอบทั้งหมดของไซต์ SharePoint รวมเขตข้อมูลที่สอง:สร้างโดยและปรับเปลี่ยนโดย เขตข้อมูลสร้างขึ้นโดยจะถูกเติม ด้วยชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่สร้างองค์ประกอบและวันที่ถูกสร้างขึ้น เขตข้อมูลปรับเปลี่ยนโดยจะถูกเติม ด้วยชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่แก้ไขเอกสาร Word 2010 และวันที่ได้ถูกปรับเปลี่ยนล่าสุดท้าย

ผู้ดูแลของเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์ไซต์ SharePoint จะสามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างจากไซต์เหล่านี้ได้ โดยสามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์รูปแบบการใช้งานของไซต์และปรับปรุงเปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ไซต์นั้นสามารถใช้งานได้ ข้อมูลนี้จะสามารถใช้งานได้โดยผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น และ Microsoft จะไม่สามารถใช้งานข้อมูลนี้ได้เว้นแต่ Microsoft จะโฮสต์ไซต์ SharePoint นั้นอยู่ ข้อมูลดังกล่าว ประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่อีเมล และสิทธิ์ของทุกคนที่สามารถเข้าถึงไซต์นั้น

ผู้ใช้ทุกคนที่สามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint ไซต์ใดไซต์หนึ่งอาจค้นหาและดูเนื้อหาทั้งหมดที่มีอยู่บนไซต์นั้นได้

การตรวจสอบ

Microsoft SharePoint Foundation 2010 จะให้คุณลักษณะการตรวจสอบที่ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถติดตามการตรวจสอบลักษณะการทำงานของผู้ใช้กับเนื้อหาบางอย่างได้อย่างน่าเชื่อถือ

เมื่อผู้ดูแลระบบ SharePoint Foundation เปิดใช้งานคุณลักษณะการตรวจสอบ เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกการกระทำบางอย่างที่ผู้ใช้ดำเนินการไว้ในฐานข้อมูลเนื้อหา SharePoint โดยอัตโนมัติ การกระทำเหล่านี้ ได้แก่ การดู แก้ไข เช็คอิน และเช็คเอาท์ สำหรับแต่ละการกระทำที่ถูกบันทึกไว้ เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้ม การกระทำ และ SharePoint ID ของผู้ใช้ ทั้งนี้ จะไม่มีการส่งข้อมูลใดๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของคุณลักษณะนี้ไปยัง Microsoft

คุณลักษณะนี้จะปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น และจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ดูแลของไซต์ SharePoint ที่เก็บเนื้อหาอยู่เท่านั้น

บริการรับส่งโทรสาร

บริการรับส่งโทรสารจะทำให้คุณสามารถส่งโทรสารผ่านทางอินเทอร์เน็ต และจัดระเบียบโทรสารที่คุณได้ส่งแล้วใน Word 2010 เมื่อต้องการใช้บริการรับส่งโทรสาร คุณต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการรับส่งโทรสาร ซึ่งให้บริการแยกต่างหากจาก Microsoft โดยผู้ให้บริการรับส่งโทรสารจะประมวลผลโทรสารและส่งโทรสารนั้นผ่านทางอินเทอร์เน็ต ทั้งนี้ Microsoft จะไม่เก็บรวบรวมข้อมูลใดๆ จากการใช้คุณลักษณะบริการรับส่งโทรสารนี้

เมื่อคุณลงทะเบียนบริการรับส่งโทรสาร ผู้ให้บริการรับส่งโทรสารจะสร้างชุดการลงทะเบียนที่ผู้ให้บริการรับส่งโทรสารดังกล่าวและ Word 2010 จะเก็บไว้ ทั้งนี้ ชุดดังกล่าวจะประกอบด้วยที่อยู่เว็บไซต์ของผู้ให้บริการรับส่งโทรสาร และ "โทเค็น" ที่ยืนยันการเข้าถึงผู้ให้บริการรับส่งโทรสารของคุณ เมื่อคุณส่งโทรสารจากโปรแกรม Office ชุดการลงทะเบียนจะถูกผนวกลงในเอกสารด้วย

คุณยังสามารถใช้บริการรับส่งโทรสารเพื่อคำนวณราคาของการส่งโทรสารโดยไม่ต้องส่งโทรสารจริงได้อีกด้วย ถ้าคุณเลือกที่จะคำนวณราคาโทรสาร Word 2010 จะใช้การเชื่อมต่อที่เข้ารหัสลับเพื่อส่งโทเค็นการลงทะเบียนของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ที่โทรสารถูกส่งไป และจำนวนหน้าของโทรสาร ไปยังผู้ให้บริการรับส่งโทรสาร Microsoft จะไม่ได้รับหรือเก็บข้อมูลนี้ไว้

บริการการค้นคว้า

Word 2010 ให้คุณสามารถร้องขอข้อมูลเกี่ยวกับคำหรือวลีเฉพาะได้จากผู้ให้บริการเนื้อหาพิเศษจำนวนหนึ่ง เมื่อคุณร้องขอการค้นหาคำหรือวลีเฉพาะ Word 2010 จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่คุณกำลังใช้อยู่ในปัจจุบัน ตำแหน่งกระทำการที่ระบบของคุณตั้งค่าไว้ และข้อมูลการอนุญาตที่ระบุว่าคุณมีสิทธิ์ในการดาวน์โหลดข้อมูลการค้นคว้า ถ้าผู้ให้บริการรายนั้นต้องการ

Word 2010 จะส่งข้อมูลนี้ไปยังบริการที่ให้บริการโดย Microsoft หรือผู้ให้บริการรายอื่นที่คุณเลือก ซึ่งบริการนี้จะส่งคืนข้อมูลเกี่ยวกับคำหรือวลีที่คุณร้องขอ

บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่คุณได้รับจะมีการเชื่อมโยงไปยังข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ของผู้ให้บริการด้วย ถ้าคุณคลิกการเชื่อมโยงนี้ ผู้ให้บริการดังกล่าวอาจเพิ่มคุกกี้ไว้ในระบบของคุณเพื่อระบุถึงตัวคุณสำหรับทรานแซคชันในอนาคต อย่างไรก็ตาม Microsoft ไม่รับผิดชอบเกี่ยวกับข้อปฏิบัติด้านความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์และบริการของบริษัทอื่น Microsoft จะไม่รับหรือเก็บข้อมูลใดๆ ไว้ เว้นแต่คุณได้สอบถามบริการที่ Microsoft เป็นเจ้าของ

คุณสามารถป้องกันไม่ให้ Word 2010 ตรวจหาและติดตั้งบริการการค้นคว้าใหม่โดยอัตโนมัติได้ด้วยการดำเนินการดังต่อไปนี้

1. คุณสามารถส่งออกการกำหนดเองของ Ribbon และแถบเครื่องมือด่วนของคุณไปยังแฟ้มที่ผู้ร่วมงานของคุณสามารถนำเข้าและใช้งานได้ หรือไปยังแฟ้มบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นก็ได้เช่นกัน

2. ภายใต้ Help ให้คลิก Options

3. คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ

4. คลิก การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ

5. คลิก ตัวเลือกความเป็นส่วนตัว แล้วล้างกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตให้บานหน้าต่างงานการค้นคว้าตรวจหาและติดตั้งบริการใหม่ได้

บริการการแปล

Word 2010 อนุญาตให้คุณแปลเอกสารของคุณทั้งหมดหรือบางส่วนได้โดยใช้พจนานุกรมสองภาษาหรือการแปลภาษาด้วยเครื่อง คุณสามารถเลือกวิธีในการแปลเอกสารของคุณได้

คุณสามารถเลือก หรือใส่คำหรือวลีที่คุณต้องการแปล หรือคุณสามารถเลือกการแปลทั้งเอกสาร ในทั้งสองกรณี ด้วยการเลือกตัวเลือกการแปลที่เกี่ยวข้องในบานหน้าต่างการค้นคว้า คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะเคล็ดลับเอกสารการแปล โดยการวางตัวเคอร์เซอร์ของคุณบนคำคุณต้องการแปล ฟีเจอร์เคล็ดลับเอกสารถูกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปิดคุณลักษณะ โดยคลิกที่แท็บรีวิว,แล้ว คลิกแปล ในกลุ่มภาษา

ถ้าคุณเลือกหรือป้อนคำหรือวลีที่คุณต้องการแปล วลีที่คุณป้อนจะถูกนำไปเปรียบเทียบกับพจนานุกรมสองภาษา พจนานุกรมสองภาษาบางภาษาจะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณแล้ว ส่วนพจนานุกรมสองภาษาอื่นๆ จะสามารถใช้งานได้จาก Office.com ถ้าคำหรือวลีที่คุณป้อนไม่มีอยู่ในพจนานุกรมสองภาษาที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ คำหรือวลีนั้นจะถูกส่งไปยัง Microsoft หรือบริการการแปลของบริษัทอื่นโดยไม่มีการเข้ารหัสลับ

ถ้าคุณต้องการแปลเอกสารทั้งหมดของคุณ เอกสารนั้นจะถูกส่งไปยัง Microsoft หรือบริการการแปลของบริษัทอื่นโดยไม่มีการเข้ารหัสลับ ทั้งนี้ เนื่องจากข้อมูลใดๆ ที่ส่งทางอินเทอร์เน็ตไม่ได้มีการเข้ารหัสลับไว้ อาจเป็นไปได้ที่ผู้อื่นจะเห็นคำ วลี หรือเอกสารที่คุณกำลังแปลนี้

ถ้าคุณเลือกที่จะใช้พจนานุกรมอย่างใดอย่างหนึ่งที่มีอยู่บน Office.com หรือบริการการแปลของบริษัทอื่น Word 2010 จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ชนิดซอฟต์แวร์ที่คุณมี รวมทั้งตำแหน่งกระทำการและภาษา (คลิกแท็บ แฟ้ม ภายใต้ วิธีใช้ ให้คลิก ตัวเลือก คลิก ภาษา) ที่ระบบของคุณตั้งค่าไว้ สำหรับบริการการแปลของบริษัทอื่น Word 2010 อาจส่งข้อมูลการรับรองความถูกต้องที่แคชไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งระบุว่าคุณได้ลงทะเบียนสำหรับการเข้าถึงเว็บไซต์ดังกล่าวแล้วก่อนหน้านี้ไปด้วย

การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการแจ้งให้ทราบ

Word 2010 จะให้คุณสามารถส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจากภายในตัวโปรแกรมเอง และสามารถได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีบุคคลออนไลน์ หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในเอกสารหรือไซต์พื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน

Word 2010 สามารถใช้ไคลเอ็นต์การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อให้คุณสามารถมองเห็นการแสดงตัวออนไลน์ของบุคคลอื่นและส่งข้อความไปยังบุคคลเหล่านั้นได้ Word 2010 มีตัวควบคุมเว็บที่ทำให้สามารถแสดงการปรากฏของข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในเว็บเพจได้ ทั้งเพจของ Microsoft SharePoint Foundation 2010 และเพจของ Microsoft SharePoint Server 2010 จะใช้ประโยชน์จากตัวควบคุมนี้ โดยเพจทั้งสองชนิดจะไม่ส่งข้อมูลการปรากฏกลับไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์

ตัวควบคุมเว็บนี้สามารถใช้ในการส่งข้อมูลการปรากฏจากโปรแกรมข้อความโต้ตอบแบบทันทีไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์ ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ข้อมูลการปรากฏจะสามารถส่งไปยังไซต์อินทราเน็ต ไซต์ที่เชื่อถือได้ และไซต์บนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่เท่านั้น

รูปแบบแฟ้มใหม่

Word 2010 ใช้รูปแบบแฟ้มที่ยึดตาม XML รูปแบบแฟ้ม XML เหล่านี้เป็นแบบขยายได้ ซึ่งหมายความว่า ผู้ใช้สามารถระบุ Schema หรือแท็กเพิ่มเติมในแฟ้มได้ นอกจากนี้ Add-in หรือโค้ดของบริษัทอื่นยังสามารถแนบข้อมูล Metadata เพิ่มเติมไปกับรูปแบบแฟ้ม XML เหล่านี้ ซึ่งจะไม่สามารถดูได้ใน Word 2010

คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของ Metadata ที่เกี่ยวข้องกับแฟ้ม XML ด้วยการดูแฟ้ม XML ด้วยตัวแสดงข้อความ

ข้อคิดเห็น

ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณบันทึกข้อคิดเห็นลงในแฟ้ม Word 2010 จะเพิ่มชื่อย่อของคุณลงในแต่ละข้อคิดเห็น ข้อมูลนี้จะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่สามารถเข้าถึงแฟ้มของคุณได้

คุณสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากข้อคิดเห็นเหล่านี้ได้โดยดำเนินการดังนี้

1. คลิกแท็บ File

2. คลิก ข้อมูล

3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ติดตามการเปลี่ยนแปลง

ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงแฟ้มที่มีการเปิดใช้งานคุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลง ชื่อผู้ใช้ของคุณและ/หรือชื่อย่อจะถูกเก็บไว้ในเอกสารและจะสัมพันธ์กับการเปลี่ยนแปลงที่คุณกระทำ ข้อมูลนี้ ซึ่งรวมทั้งข้อความเดิมและที่ตรวจทานแล้ว จะพร้อมใช้งานกับทุกคนที่สามารถเข้าถึงแฟ้มของคุณได้

หลังจากมีการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้แล้ว ชื่อของคุณจะถูกเอาออก นอกจากนี้ คุณยังสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ด้วยการคลิกแท็บ แฟ้ม คลิก ข้อมูล คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ตำแหน่งที่ตั้งที่อาจเก็บชื่อของคุณไว้

ในบางกรณี Word 2010 จะเก็บชื่อของคุณไว้เพื่อให้คุณมีประสบการณ์ใช้งานที่ดีขึ้นเมื่อใช้คุณลักษณะบางอย่าง ตัวอย่างเช่น ชื่อของคุณจะถูกเก็บไว้ในตำแหน่งที่ตั้งเหล่านี้

• เขตข้อมูล ผู้สร้าง

• คุณสมบัติของไฟล์AuthorName

คุณสามารถเอาชื่อของคุณออกจากเขตข้อมูลและคุณสมบัติเหล่านี้ได้ด้วยการคลิกแท็บ แฟ้ม คลิก อินโฟตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

โซลูชันของ Microsoft Office ที่บริษัทอื่นสร้างอาจรวมชื่อของคุณหรือข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ ไว้ในคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่เกี่ยวข้องกับแฟ้มของคุณ

ถ้าคุณใช้ตัวควบคุมเว็บของ Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc หรือคุณลักษณะอื่นๆ ที่อนุญาตให้คุณเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลอื่นได้โดยตรง ข้อมูลการอนุญาตของคุณ (ID ผู้ใช้และรหัสผ่าน) อาจได้รับการบันทึกไว้ภายในเอกสารของคุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลการอนุญาตนี้ คุณจะต้องเปลี่ยนคุณสมบัติของการเชื่อมต่อนี้อย่างเหมาะสม

ข้อมูลอื่นที่ซ่อนไว้และ Metadata

ตามค่าเริ่มต้น แฟ้มทุกแฟ้มที่บันทึกโดย Word 2010 จะมีคุณสมบัติแฟ้มดังต่อไปนี้

• ผู้สร้าง

• ผู้จัดการ

• บริษัท

• บันทึกครั้งล่าสุดโดย

• ชื่อของผู้ตรวจทานเอกสาร

นอกจากนี้ คุณสมบัติอื่นอาจถูกบันทึกไว้ในแฟ้ม ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับคุณลักษณะ หรือโซลูชันของบริษัทอื่นที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้าเอกสารของคุณเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์เอกสาร จะมีการบันทึกคุณสมบัติแฟ้มเพิ่มเติมเพื่อติดตามเวิร์กโฟลว์นั้น

ข้อมูลนี้จะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่สามารถเข้าถึงแฟ้มของคุณได้

คุณสามารถเอาชื่อของคุณออกจากคุณสมบัติเหล่านี้ได้ด้วยการคลิกแท็บ แฟ้ม คลิก ข้อมูลตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะ ตรวจสอบเอกสาร เพื่อเอาชนิดข้อมูลอื่นๆ ที่อาจไม่พร้อมใช้งานในมุมมองทั้งหมดออกได้ เช่น ข้อคิดเห็นและการตรวจทานแก้ไข เราขอแนะนำให้คุณเรียกใช้ ตรวจสอบเอกสาร กับเอกสารใดๆ ที่คุณต้องการจะทำให้พร้อมใช้งานสำหรับสาธารณะ

ข้อมูลที่ซ่อนไว้และ Metadata ยังสามารถรวมไว้ในแฟ้ม Microsoft Office ได้โดยการใช้ Microsoft Office Object Model ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้ไม่สามารถมองเห็นรูปภาพได้ใน Microsoft Office Object Model ซึ่งหมายความว่า เมื่อคุณเปิดแฟ้มขึ้น รูปภาพเหล่านั้นจะไม่แสดงให้เห็น แต่รูปภาพนั้นจะเก็บอยู่ในแฟ้มดังกล่าว และสามารถทำให้ปรากฏให้เห็นในภายหลังได้

ความถูกต้องในการรวม

เพื่อให้การรวมมีความถูกต้องมากขึ้น Word 2010 จะเก็บตัวเลขสุ่ม 10 หลักไว้ในเอกสาร ตัวเลขที่สร้างขึ้นแบบสุ่มนี้จะช่วยในการระบุลำดับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเมื่อคุณใช้คุณลักษณะ รวม ซึ่งถ้าคุณต้องการ คุณสามารถเอาตัวเลขสุ่ม 10 หลักนี้ออกได้ด้วยการดำเนินการดังต่อไปนี้

1. คุณสามารถส่งออกการกำหนดเองของ Ribbon และแถบเครื่องมือด่วนของคุณไปยังแฟ้มที่ผู้ร่วมงานของคุณสามารถนำเข้าและใช้งานได้ หรือไปยังแฟ้มบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นก็ได้เช่นกัน

2. ภายใต้ Help ให้คลิก Options

3. คลิก ศูนย์ความเชื่อถือ

4. คลิก การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ

5. คลิก ตัวเลือกความเป็นส่วนตัว จากนั้นภายใต้ การตั้งค่าเฉพาะเอกสาร ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เก็บหมายเลขสุ่มเพื่อเพิ่มความถูกต้องในการรวม

การบันทึกแมโคร

การบันทึกแมโครจะทำให้คุณสามารถบันทึกลำดับของการกระทำ เพื่อที่คุณจะสามารถทำการกระทำนั้นซ้ำได้อีกในภายหลัง ถ้าคุณเลือกที่จะบันทึกแมโคร ชื่อผู้ใช้ของคุณจะถูกบันทึกเป็นข้อคิดเห็นในโค้ดเมื่อแมโครถูกสร้างขึ้นในครั้งแรก คุณสามารถเอาชื่อผู้ใช้ของคุณออกจากตำแหน่งนี้ด้วยตนเองได้

ลายเซ็นดิจิทัล

ลายเซ็นดิจิทัลเป็นคุณลักษณะเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณสามารถรับรองความถูกต้องของข้อมูลเฉพาะตัวของบุคคลที่ส่งเอกสารมาให้คุณได้ ลายเซ็นดิจิทัลคือค่าของข้อมูลที่เข้ารหัสลับโดยไม่ซ้ำกันในเอกสารที่คุณกำลังเซ็นชื่อ เมื่อคุณส่งงานเอกสารที่มีลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นจะถูกส่งไปยังผู้รับพร้อมกับข้อมูลในเอกสารและใบรับรองดิจิทัลที่เชื่อถือได้จากคุณ (ผู้ส่ง) ใบรับรองดิจิทัลถูกออกให้โดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง เช่น VeriSign และใบรับรองดิจิทัลจะมีข้อมูลในการรับรองความถูกต้องของผู้ส่งและในการตรวจสอบว่าเนื้อหาต้นฉบับของเอกสารนั้นไม่ได้รับการเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้ Word อาจติดต่อกับผู้ให้บริการออกใบรับรองทางออนไลน์โดยอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลดังกล่าว

เมื่อคุณเซ็นชื่อเอกสาร คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่จะแสดงข้อมูลที่รวมอยู่ในลายเซ็นดิจิทัล เช่น วันที่และเวลาของระบบ หมายเลขรุ่นของระบบปฏิบัติการ หมายเลขรุ่น Microsoft Office และหมายเลขรุ่น Word ของคุณ

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล

การจัดการสิทธ์ในข้อมูล (IRM) ทำให้คุณสามารถให้สิทธิ์ผู้ใช้บางคนหรือบางกลุ่มในการเข้าถึงหรือปรับเปลี่ยนเอกสารได้ แม้จะมีบางอย่างที่คล้ายกัน แต่ IRM จะไม่เหมือนกับการป้องกันข้อมูลเลยทีเดียว เนื่องจาก IRM จะทำให้คุณสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับเอกสารทั้งหมดสำหรับการกระทำที่ระบุได้ เช่น การพิมพ์เอกสารหรือการส่งต่อเอกสารนั้นไปยังผู้อื่น เช่นเดียวกับการอ่านหรือการแก้ไขเอกสารนั้นด้วย

เมื่อคุณจัดเก็บเอกสารที่มีการเปิดใช้งาน IRM โปรแกรม Word 2010 จะบันทึกรายชื่อผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์ในเอกสารและสิทธิ์ที่ผู้ใช้เหล่านั้นมีลงในเอกสารดังกล่าว ข้อมูลนี้จะถูกเข้ารหัสลับเพื่อให้เฉพาะเจ้าของเอกสารเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้

นอกจากนี้ เอกสารที่มีการเปิดใช้งาน IRM ยังมีใบอนุญาตของเนื้อหาด้วย ใบอนุญาตของเนื้อหาประกอบด้วยที่อยู่อีเมล สิทธิ์ และข้อมูลการรับรองความถูกต้อง เมื่อใดก็ตามที่มีบุคคลพยายามเปิดเอกสารที่มีการเปิดใช้งาน IRM โปรแกรม Word 2010 จะตรวจสอบใบอนุญาตของเนื้อหาที่บันทึกอยู่ในเอกสารนั้นกับข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้ดังกล่าว ถ้าผู้ใช้ไม่เคยเปิดเอกสารนั้นมาก่อน Word 2010 จะติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ตรวจสอบข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้ ดาวน์โหลดใบอนุญาตของเนื้อหาใหม่สำหรับผู้ใช้ (ถ้าผู้ใช้มีสิทธิ์ที่จำเป็น) และบันทึกใบอนุญาตของเนื้อหาลงในเอกสารนั้น

เจ้าของเอกสารจะสามารถเลือกที่จะหลีกเลี่ยงการบันทึกใบอนุญาตของเนื้อหาลงในเอกสารได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าใบอนุญาตของเนื้อหาไม่ได้รับการบันทึกลงในเอกสาร Word 2010 จะต้องติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ทุกครั้งที่มีการเปิดเอกสารดังกล่าว ถ้า Word 2010 ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่ายหรือไม่สามารถติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ได้ ก็จะไม่สามารถเปิดเอกสารดังกล่าวได้

การป้องกันเอกสาร

การป้องกันเอกสาร จะช่วยให้คุณสามารถป้องกันเอกสาร Word 2010 ของคุณได้หลายวิธี เช่น ให้สิทธิ์เฉพาะผู้ใช้บางคนในการแก้ไข สร้างข้อคิดเห็น หรืออ่านเอกสาร

เมื่อคุณใช้ การป้องกันเอกสาร คุณจะถูกขอให้ป้อน ID ผู้ใช้ลงในเอกสาร Word 2010 ID ผู้ใช้เหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบของบัญชีโดเมน Windows NT (ตัวอย่างเช่น โดเมน\ชื่อผู้ใช้) หรือที่อยู่อีเมลของ Windows Live ID (ตัวอย่างเช่น someone@example.com) ID ผู้ใช้จะถูกจัดเก็บไว้ทุกครั้งที่คุณให้สิทธิ์ผู้ใช้ในการอ่านหรือเปลี่ยนแปลงช่วงของข้อความ

ทั้งนี้ คุณอาจสามารถป้องกันเอกสาร Word 2010 ได้โดยที่ไม่ต้องใช้รหัสผ่าน ถ้าคุณเลือกที่จะป้องกันเอกสารโดยไม่ใช้รหัสผ่าน บุคคลใดก็ตามที่อ่านเอกสารดังกล่าวจะสามารถมองเห็น ID ผู้ใช้ของผู้ที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึง นอกจากนี้ ถ้ามีการบันทึกสมุดงานเป็น XML หรือ HTML บุคคลที่อ่านแฟ้มนั้นก็จะสามารถมองเห็น ID ผู้ใช้เหล่านั้นได้ด้วย

ถ้าคุณต้องการจำกัดการเข้าถึง ID ผู้ใช้ คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกแฟ้มให้มีรหัสผ่านหรือมีการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) โดยที่คุณและผู้ที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงเท่านั้นที่จะสามารถมองเห็น ID ของผู้ใช้เหล่านี้ได้

ความล้มเหลวในการตรวจสอบความถูกต้องของแฟ้ม Office

เมื่อคุณเปิดแฟ้ม Word รุ่นก่อนหน้านี้บางรุ่นใน Microsoft Office การตรวจสอบความถูกต้องของแฟ้ม Office จะตรวจสอบรูปแบบของแฟ้มดังกล่าวว่ามีโครงสร้างของแฟ้มตรงกับข้อกำหนดจาก Microsoft หรือไม่ ถ้าการตรวจสอบความถูกต้องของแฟ้มล้มเหลว Microsoft Office จะเปิดแฟ้มดังกล่าวในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน

สำเนาไฟล์เป็นปัญหาที่ตรวจสอบแฟ้ม Office ล้มเหลวถูกบันทึกไว้บนคอมพิวเตอร์ของคุณหลังจากที่คุณออกจาก Word การรายงานข้อผิดพลาดของไมโครซอฟท์เป็นระยะ ๆ ถามคุณว่า คุณยินยอมที่จะส่งสำเนาของไฟล์เหล่านี้ไปยังไมโครซอฟท์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft รายงานข้อผิดพลาด รวมถึงคำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลแบบเต็มตัว ดูคำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลสำหรับบริการการรายงานข้อผิดพลาด Microsoft

การตรวจทานแก้ไขอัตโนมัติของ Office

Word 2010 จะบันทึกสำเนาเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติขณะที่คุณแก้ไขเอกสารนั้น สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถกู้คืนเอกสารได้ในกรณีที่คุณปิดเอกสารโดยไม่ตั้งใจโดยที่ยังไม่ได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณไว้ คุณสามารถเลือกที่จะไม่ให้บันทึกสำเนาของเอกสารโดยอัตโนมัติได้ด้วยการดำเนินการดังต่อไปนี้

1. คุณสามารถส่งออกการกำหนดเองของ Ribbon และแถบเครื่องมือด่วนของคุณไปยังแฟ้มที่ผู้ร่วมงานของคุณสามารถนำเข้าและใช้งานได้ หรือไปยังแฟ้มบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นก็ได้เช่นกัน

2. ภายใต้ Help ให้คลิก Options

3. คลิก บันทึก

4. ภายใต้ บันทึกเอกสาร ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เก็บแฟ้มที่กู้คืนอัตโนมัติล่าสุดไว้ถ้าฉันปิดโดยไม่บันทึก

คุณสามารถเข้าถึง และลบเวอร์ชันที่บันทึกไว้ล่าสุดของเอกสารที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ โดยคลิกที่แท็บไฟล์ คลิกข้อมูล แล้ว คลิกเอกสารที่คุณต้องการภายใต้เวอร์ชัน คุณเข้าถึง และลบเวอร์ชันล่าสุดถูกบันทึกโดยอัตโนมัติสำหรับเอกสารที่สร้างขึ้นใหม่ โดยคลิกที่แท็บไฟล์ คลิกข้อมูล คลิกจัดการเวอร์ชัน แล้ว คลิกกู้คืนเอกสารไม่ได้บันทึกไว้ Word 2010 ลบเอกสารถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเป็นระยะ ๆ ถ้าคุณไม่ได้เปิด และใช้ได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูกู้คืนไฟล์ Office ของคุณ

ด้านบนของหน้า