ส่วนเพิ่มเติมสิทธิ์ส่วนบุคคลสำหรับ Microsoft SharePoint Workspace 2010

แฟ้มบัญชีผู้ใช้

ผู้ใช้ซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace ทุกคนจะมีแฟ้มบัญชี (บัญชีผู้ใช้) ซึ่งมีข้อมูลที่จำเป็นต่างๆ ได้แก่ ข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้, คีย์การเข้ารหัสลับและลายเซ็นซึ่งเป็นความลับ, รายการของอุปกรณ์ที่เรียกใช้งาน SharePoint Workspace, รายการของพื้นที่ทำงานที่รู้จัก และรายการของที่ติดต่อที่รู้จัก ข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้อาจเป็นแบบที่มีการจัดการหรือไม่มีการจัดการก็ได้ ข้อมูลเฉพาะตัวที่มีการจัดการจะถูกสร้างและควบคุมโดยผู้ดูแลระบบโดยการใช้เซิร์ฟเวอร์ SharePoint Workspace Manager หรือ Microsoft SharePoint Workspace Enterprise Services (SharePoint Workspace Enterprise Services) ข้อมูลเฉพาะตัวที่ไม่มีการจัดการจะสร้างขึ้นโดยผู้ใช้ และไม่มีการควบคุมโดยผู้ดูแลระบบ บัญชีผู้ใช้หนึ่งๆ อาจมีข้อมูลเฉพาะตัวทั้งแบบที่มีการจัดการและไม่มีการจัดการก็ได้

ซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace จะใช้ Globally Unique Identifiers (GUIDs) ในการระบุบัญชีผู้ใช้ (GUID บัญชีผู้ใช้) และข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้ (GUID ข้อมูลเฉพาะตัว) ภายในบัญชี GUID จะสร้างขึ้นโดยใช้หมายเลขแบบสุ่ม โดยไม่มีส่วนใดที่รับมาจากข้อมูลของคุณหรือบริบทของคอมพิวเตอร์ของคุณแต่อย่างใด การใช้ GUID ช่วยให้สามารถสื่อสารระหว่างผู้ใช้ซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace โดยใช้การระบุเฉพาะสำหรับผู้ใช้แต่ละรายได้ ซึ่งถึงแม้ว่าชื่อ ที่อยู่ IP หรือข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีหรือข้อมูลเฉพาะตัวสำหรับ SharePoint Workspace ของพวกเขาจะเปลี่ยนไปก็ตาม นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace ยังใช้ GUID ในการระบุคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ (GUID อุปกรณ์) ที่ซอฟต์แวร์ใช้อีกด้วย ทั้งนี้ GUID และที่อยู่ IP เป็นสิ่งจำเป็นต่อการดำเนินการที่ถูกต้องของซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace และไม่สามารถปิดใช้งานได้

คุณสามารถตรวจทาน และแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ โดยคลิกที่แท็บไฟล์ คลิกจัดการบัญชีผู้ใช้ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการกำหนดลักษณะ แล้ว คลิกแก้ไข บนแท็บข้อมูลเฉพาะตัว คุณสามารถลบบัญชีผู้ใช้ของคุณ ด้วยการคลิกบัญชีผู้ใช้แท็บในกล่องโต้ตอบการกำหนดลักษณะ บนเมนูตัวเลือก จากนั้น คลิกลบ ได้

ข้อมูลในพื้นที่ทำงาน

Microsoft จะไม่เข้าถึง SharePoint Workspace ของคุณ เนื้อหาของ SharePoint Workspace ทั้งหมดที่ส่งออกจากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ของคุณจะได้รับการเข้ารหัสลับไว้ โดยจะรวมถึงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ชั่วคราวบนเซิร์ฟเวอร์ SharePoint Workspace Relay 2010 ด้วย คีย์การเข้ารหัสลับจะถูกเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ของคุณโดยที่ Microsoft ไม่สามารถเข้าถึงได้ นอกจากว่าคุณใช้คุณลักษณะข้อมูลเฉพาะตัวที่มีการจัดการที่จัดให้โดย Microsoft Microsoft จะไม่ใช้คีย์การเข้ารหัสลับเหล่านี้ในการเข้าถึงข้อมูลของคุณ ยกเว้นในกรณีที่อธิบายไว้ในคำชี้แจงนี้เท่านั้น

การใช้เซิร์ฟเวอร์ที่ถูกโฮสต์

ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถกำหนดค่าให้ SharePoint Workspace ใช้รีเลย์เซิร์ฟเวอร์และเซิร์ฟเวอร์การจัดการที่ดำเนินการและเป็นเจ้าของโดย Microsoft องค์กรของคุณ หรือบริษัทอื่นได้ เซิร์ฟเวอร์เหล่านี้จะรวบรวมที่อยู่ IP และ GUID ของคุณที่สัมพันธ์กับคอมพิวเตอร์และบัญชีผู้ใช้ของคุณ

ก่อนที่คุณจะสามารถใช้งานเซิร์ฟเวอร์การจัดการหรือรีเลย์เซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft ได้นั้น SharePoint Workspace จะส่ง GUID บัญชีผู้ใช้, โซนเวลาของคอมพิวเตอร์, การตั้งค่าภูมิภาคและภาษาของคอมพิวเตอร์, ชนิดของใบอนุญาต Microsoft Office ของคุณ และข้อมูลเกี่ยวกับการเข้ารหัสลับบางข้อมูล ไปยังบริการการเตรียมใช้งานส่วนกลาง บริการการเตรียมใช้งานส่วนกลางจะระบุเซิร์ฟเวอร์การจัดการและรีเลย์เซิร์ฟเวอร์ที่จะใช้โดยบัญชีผู้ใช้ของคุณ จากนั้นจะส่งหมายเลขผลิตภัณฑ์และ GUID บัญชีผู้ใช้ไปยังเซิร์ฟเวอร์การจัดการ

ข้อมูลเฉพาะตัวที่มีการจัดการบนเซิร์ฟเวอร์ที่ถูกโฮสต์

ถ้าข้อมูลเฉพาะตัวของคุณได้รับการจัดการบนเซิร์ฟเวอร์ที่ถูกโฮสต์โดย Microsoft หรือบริษัทอื่น เซิร์ฟเวอร์เหล่านั้นจะมีข้อมูลที่ติดต่อ, การตั้งค่านโยบายสำหรับข้อมูลเฉพาะตัวและอุปกรณ์, สำเนาสำรองของบัญชีผู้ใช้ และสถิติเกี่ยวกับการใช้งาน SharePoint Workspace ของคุณ ผู้ดูแลโดเมนของคุณจะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ ถ้าได้รับอนุญาตโดยผ่านทางการตั้งค่าการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท ตัวอย่างของชนิดของข้อมูลทางสถิติที่ SharePoint Workspace เก็บรวบรวม มีดังต่อไปนี้

• จำนวนการตอบรับและปฏิเสธการเชิญ

• จำนวนการสนทนาและข้อความโต้ตอบแบบทันทีของ SharePoint Workspace ที่ถูกส่ง

• จำนวนพื้นที่ทำงานแบบชั่วคราวหรือถาวรที่สร้างขึ้นหรือที่ลบไป

• จำนวนสมาชิกในพื้นที่ทำงาน

• จำนวนเครื่องมือที่สร้างขึ้นหรือถูกลบ

• ระยะเวลาที่อยู่ในพื้นที่ทำงาน การใช้งานเครื่องมือหรือคุณลักษณะเฉพาะของ SharePoint Workspace และการใช้งานซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace โดยลำพังและร่วมกับผู้อื่น

• รุ่นของซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace ที่คุณใช้

• การใช้คุณลักษณะวิธีใช้แบบอัตโนมัติของเรา

Microsoft จะเก็บรวบรวมการใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ที่ถูกโฮสต์ แต่จะไม่ใช้ข้อมูลโดเมนของคุณในลักษณะที่ระบุถึงตัวคุณเป็นการส่วนตัว ยกเว้นในการให้บริการ SharePoint Workspace อัตโนมัติแก่คุณ เช่น บริการรีเลย์ และคุณได้ยินยอมที่จะรับการสนับสนุนที่จัดเตรียมไว้ให้เท่านั้น

การสร้างบัญชีผู้ใช้

เมื่อคุณสร้างบัญชีผู้ใช้ SharePoint Workspace จะรวบรวมชื่อเต็มและที่อยู่อีเมลของคุณไว้ ข้อมูลที่จำเป็นเหล่านี้ รวมถึงข้อมูลอื่นๆ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ หรือที่อยู่ไปรษณีย์ ที่ได้ป้อนลงไปโดยตัวคุณเองหรือผู้ดูแลของคุณ จะถูกเก็บไว้ภายในคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยจะเพิ่มเข้ากับที่ติดต่อของคุณ และสามารถแสดงให้เห็นจากที่ใดก็ได้ที่สามารถเรียกใช้ที่ติดต่อได้ ตัวอย่างเช่น แสดงต่อสมาชิกของพื้นที่ทำงานของคุณ เป็นต้น

การตั้งค่าการเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ใหม่สำหรับข้อมูลเฉพาะตัวที่ไม่มีการจัดการ

เมื่อคุณเปิดใช้งานการตั้งค่าการเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ใหม่โดยอัตโนมัติ ที่อยู่อีเมลของคุณจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint Workspace Manager ที่ดำเนินการโดย Microsoft ร่วมกับ URL ของข้อมูลเฉพาะและ GUID บัญชีผู้ใช้ของคุณ นอกจากนี้ ยังส่งข้อมูลที่ไม่ใช้สำหรับการระบุเพิ่มเติมบางข้อมูลไปด้วย เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการร้องขอการตั้งค่าการเข้าถึงบัญชีผู้ใช้ของคุณใหม่ในอนาคตจะตรงกันกับบัญชีผู้ใช้ของคุณ ข้อมูลนี้จะไม่ให้สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลของคุณแก่ Microsoft

การร้องขอการตั้งค่าการเข้าถึงใหม่โดยอัตโนมัติสำหรับข้อมูลเฉพาะตัวที่ไม่มีการจัดการ

ถ้า SharePoint Workspace ร้องขอการตั้งค่าการเข้าถึงใหม่เมื่อเริ่มต้น ที่อยู่อีเมลและชื่อที่ใช้แสดงของคุณจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint Workspace Manager ร่วมกับ URL ของข้อมูลเฉพาะตัว GUID บัญชีผู้ใช้ และคีย์การเข้ารหัสลับสำหรับบัญชีผู้ใช้ของคุณ ข้อมูลนี้จะส่งไปยัง Microsoft เฉพาะในกรณีที่คุณใช้เซิร์ฟเวอร์ SharePoint Workspace Manager ที่ดำเนินการโดย Microsoft เท่านั้น สิ่งที่คุณจะได้รับหลังจากร้องขอไปแล้ว คือข้อความอีเมลที่มีรหัสผ่านชั่วคราว คุณสามารถเลือกที่จะใช้คุณลักษณะการตั้งค่าการเข้าถึงใหม่โดยอัตโนมัติหรือไม่ก็ได้

การใช้ไดเรกทอรี SharePoint Workspace สาธารณะ

ถ้าคุณเลือกที่จะแสดงรายการชื่อของคุณหรือข้อมูลที่ติดต่ออื่นๆ ในไดเรกทอรี SharePoint Workspace สาธารณะ ที่ติดต่อของคุณจะถูกเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft ไดเรกทอรี SharePoint Workspace สาธารณะซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยผ่านทางซอฟต์แวร์ SharePoint Workspace จะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนบนอินเทอร์เน็ต ใครก็ตามที่มีการเข้าถึงไดเรกทอรี SharePoint Workspace สาธารณะจะสามารถค้นหาและใช้ที่ติดต่อของคุณได้ ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูลส่วนตัวภายในที่ติดต่อของคุณ และสามารถใช้ SharePoint Workspace ในการดำเนินการต่างๆ เช่น ตรวจดูสถานะการแสดงตัวของคุณ ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีถึงคุณ และเชิญคุณเข้าสู่พื้นที่ทำงานได้

คุณสามารถเลือกที่จะประกาศชื่อหรือข้อมูลที่ติดต่อของคุณในไดเรกทอรี SharePoint Workspace สาธารณะหรือไม่ก็ได้ คุณสามารถถอนการประกาศข้อมูลที่ติดต่อของคุณออกได้โดยการเปลี่ยนการกำหนดลักษณะแต่ละอย่างสำหรับการแสดงรายการของไดเรกทอรี SharePoint Workspace สาธารณะของข้อมูลเฉพาะตัวเป็น ไม่มีแสดงรายการ แต่คุณจะไม่สามารถถอนที่ติดต่อของคุณออกจากทุกคนที่มีที่ติดต่อของคุณอยู่แล้วได้ เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่านี้ ให้ทำดังนี้

1. คุณสามารถส่งออกการกำหนดเองของ Ribbon และแถบเครื่องมือด่วนของคุณไปยังแฟ้มที่ผู้ร่วมงานของคุณสามารถนำเข้าและใช้งานได้ หรือไปยังแฟ้มบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นก็ได้เช่นกัน

2. คลิก จัดการบัญชีผู้ใช้

3. คลิก การกำหนดลักษณะของบัญชีผู้ใช้

4. คลิกแท็บ ข้อมูลเฉพาะตัว

5. เปลี่ยนการตั้งค่า แสดงฉันใน เป็น ไม่มีแสดงรายการ

นั่นคือ เมื่อผู้รับมีที่ติดต่อของคุณ ผู้รับจะยังคงได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเมื่อที่ติดต่อของคุณเปลี่ยนแปลงไป และสามารถใช้ที่ติดต่อนั้นส่งข้อความถึงคุณได้

ถ้าคุณเลือกที่จะค้นหาข้อมูลที่ติดต่อสำหรับผู้ใช้ SharePoint Workspace รายใดรายหนึ่ง ตัวอย่างเช่น เพื่อเพิ่มผู้ใช้รายนั้นลงในรายการที่ติดต่อของคุณ หรือเพื่อเชิญผู้ใช้รายนั้นเข้าสู่พื้นที่ทำงาน ข้อความค้นหาที่ป้อนจะถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint Workspace ที่โฮสต์โดย Microsoft

การใช้ไดเรกทอรีเครือข่าย

ถ้าคุณเลือกที่จะแสดงรายการชื่อหรือข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมดของคุณในไดเรกทอรีเครือข่ายภายใน ที่ติดต่อของคุณจะถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นที่กำลังใช้ SharePoint Workspace ซึ่งอยู่ภายในส่วนเครือข่ายเดียวกัน และสามารถรับข้อความที่ส่งผ่านจากเครือข่ายของ SharePoint Workspace ได้ ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณเชื่อมต่อเข้ากับอินเทอร์เน็ตโดยตรง คอมพิวเตอร์ที่สามารถมีที่ติดต่อของคุณได้นั้น จะขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าเครือข่ายของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตร่วมกัน ตัวอย่างเช่น โดยผ่านจุดเข้าถึงเครือข่ายแบบไร้สายใน "ฮอตสปอต" สำหรับอินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ ที่ใช้การเชื่อมต่อเดียวกันและกำลังใช้งาน SharePoint Workspace อยู่ก็จะได้รับที่ติดต่อของคุณด้วย ใครก็ตามที่ค้นหาไดเรกทอรีเครือข่ายภายในจะสามารถค้นหาและใช้งานที่ติดต่อของคุณได้ ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูลส่วนตัวที่มีอยู่ในที่ติดต่อของคุณ และสามารถใช้ SharePoint Workspace ในการดำเนินการต่างๆ เช่น ตรวจดูสถานะการแสดงตัวของคุณ ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีถึงคุณ และเชิญคุณเข้าสู่พื้นที่ทำงานได้

คุณสามารถเลือกที่จะประกาศชื่อหรือข้อมูลที่ติดต่อของคุณในไดเรกทอรีเครือข่ายภายในหรือไม่ก็ได้ คุณสามารถถอนการประกาศข้อมูลที่ติดต่อของคุณออกได้โดยการเปลี่ยนการกำหนดลักษณะแต่ละอย่างสำหรับการแสดงรายการของเครือข่ายภายในของข้อมูลเฉพาะตัวเป็น ไม่มีแสดงรายการ แต่คุณจะไม่สามารถถอนที่ติดต่อของคุณออกจากทุกคนที่มีที่ติดต่อของคุณอยู่แล้วได้ เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่านี้ ให้ทำดังนี้

1. คุณสามารถส่งออกการกำหนดเองของ Ribbon และแถบเครื่องมือด่วนของคุณไปยังแฟ้มที่ผู้ร่วมงานของคุณสามารถนำเข้าและใช้งานได้ หรือไปยังแฟ้มบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นก็ได้เช่นกัน

2. คลิก จัดการบัญชีผู้ใช้

3. คลิก การกำหนดลักษณะของบัญชีผู้ใช้

4. คลิกแท็บ ข้อมูลเฉพาะตัว

5. เปลี่ยนการตั้งค่า แสดงฉันใน เป็น ไม่มีแสดงรายการ

นั่นคือ เมื่อผู้รับมีที่ติดต่อของคุณ ผู้รับจะยังคงได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเมื่อที่ติดต่อของคุณเปลี่ยนแปลงไป และสามารถใช้ที่ติดต่อนั้นส่งข้อความถึงคุณได้

การใช้ที่ติดต่อ

ถ้าคุณเลือกที่จะเพิ่มที่ติดต่อของบุคคลใดบุคคลหนึ่งลงในรายการที่ติดต่อส่วนตัวของคุณ ที่ติดต่อของข้อมูลเฉพาะตัวของคุณก็จะถูกส่งไปยังบุคคลนั้น ที่ติดต่อของข้อมูลเฉพาะตัวของคุณจะประกอบด้วยชื่อของคุณ คีย์การเข้ารหัสลับสาธารณะที่สามารถใช้ในการระบุตัวคุณได้ รวมถึงรายการของไคลเอ็นต์และอุปกรณ์รีเลย์ที่คุณใช้

เมื่อคุณนำเข้าบัญชีผู้ใช้ของคุณลงในอุปกรณ์ใหม่ ที่ติดต่อของข้อมูลเฉพาะตัวของข้อมูลเฉพาะตัวทั้งหมดภายในบัญชีผู้ใช้ของคุณจะถูกส่งและถูกเก็บลงในคอมพิวเตอร์ที่มีการใช้งานโดยผู้ที่ถูกระบุไว้ในบัญชีผู้ใช้ของคุณ ซึ่งรวมถึงผู้ใช้ทั้งหมดที่อยู่ในรายการที่ติดต่อส่วนตัวของคุณ และสมาชิกทั้งหมดของพื้นที่ทั้งหมดที่คุณเป็นสมาชิกอยู่ด้วย ผู้รับในที่ติดต่อข้อมูลเฉพาะตัวของคุณจะได้รับการปรับปรุงเมื่อใดก็ตามที่ที่ติดต่อของข้อมูลเฉพาะตัวของคุณมีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ผู้รับยังจะได้รับข้อมูลที่ติดต่อของข้อมูลเฉพาะตัวทั้งหมดในบัญชีผู้ใช้ของคุณอีกด้วย

เมื่อคุณเลือกที่จะยอมรับการเชิญเข้าสู่พื้นที่ทำงาน การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที การเชิญบางคนเข้าสู่พื้นที่ทำงาน หรือการส่งแฟ้มที่ติดต่อที่ส่งออกของคุณให้กับบางคน ผู้รับจะได้รับข้อมูลที่ติดต่อที่สมบูรณ์ของข้อมูลเฉพาะตัวของคุณ โดยข้อมูลนั้นจะประกอบด้วยเขตข้อมูล vCard ทั้งหมด เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ เป็นต้น

ด้านบนของหน้า