ส่วนเพิ่มเติมสิทธิ์ส่วนบุคคลสําหรับ Excel

แท็บ ใหม่ (คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ใหม่) สามารถให้ความช่วยเหลือล่าสุดที่ดาวน์โหลดจาก Office.com สําหรับเวิร์กบุ๊กที่ยึดตามเทมเพลต คุณยังสามารถส่งคําติชมเกี่ยวกับเทมเพลตและให้คะแนนเป็นตัวเลขสําหรับแต่ละเทมเพลตที่คุณดาวน์โหลดได้

เมื่อคุณเปิดเทมเพลตหรือไฟล์ที่ยึดตามเทมเพลต Excel (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าวิธีใช้แบบออนไลน์ของคุณ) Office.com โปรแกรมจะส่ง ID ของเทมเพลตนั้น โปรแกรมและเวอร์ชันที่คุณกําลังใช้อยู่ ไปพร้อมกับข้อมูลคอมพิวเตอร์มาตรฐาน

ID เทมเพลตจะใช้เพื่อระบุเทมเพลตต้นฉบับที่ดาวน์โหลดจาก Office.com หรือรวมอยู่ในการติดตั้ง Excel ของคุณ ซึ่งไม่ได้ระบุเวิร์กบุ๊กของคุณโดยไม่ซ้ํากัน ID จะเหมือนกันสําหรับผู้ใช้ทุกคนที่มีเท็มเพลตเดียวกัน

ถ้าคุณเลือกที่จะสร้างลิงก์ไปยังรูปภาพ ไฟล์ แหล่งข้อมูล หรือเอกสารอื่นๆ บนฮาร์ดดิสก์ของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์ เส้นทางไปยังไฟล์นั้นจะถูกบันทึกลงในเวิร์กบุ๊กของคุณ ในบางกรณี ลิงก์อาจมีชื่อผู้ใช้หรือข้อมูลเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์บนเครือข่ายของคุณ ในกรณีของการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านภายในลิงก์การเชื่อมต่อข้อมูลได้

นอกจากนี้ เมื่อคุณนํา XML Schema ไปใช้กับเวิร์กบุ๊ก เส้นทางไปยัง XML Schema ที่คุณสร้างจะถูกบันทึกไปยังเวิร์กบุ๊ก ในบางกรณี เส้นทางนั้นอาจมีชื่อผู้ใช้ของคุณรวมอยู่ด้วย

เมื่อคุณสร้างฟังก์ชันข้อมูลแผ่นงานหรือรายงาน PivotTable จากแหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลที่คุณร้องขอจากแหล่งข้อมูลนั้นจะถูกจัดเก็บเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กชีตของคุณ พร้อมกับตัวระบุที่ไม่ซ้ํากันสําหรับแหล่งข้อมูล ชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่รีเฟรชแคชครั้งล่าสุดจะถูกเก็บไว้ด้วย

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณตั้งค่าเวิร์กบุ๊กหรือรายงาน PivotTable ของคุณ ระบบอาจแสดงเฉพาะชุดย่อยของข้อมูลที่เก็บไว้เท่านั้น เมื่อต้องการเอาข้อมูลที่เก็บไว้นี้ทั้งหมดออก ให้เอาการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลออกจากฟังก์ชันข้อมูลของแผ่นงาน และเอา Pivot ทั้งหมดที่อ้างอิงข้อมูลออก

เมื่อคุณสร้างแผนภูมิใน Excel คุณสามารถกรองข้อมูลที่คุณเลือกสําหรับแผนภูมิเพื่อให้แสดงเฉพาะข้อมูลบางส่วน อย่างไรก็ตาม ข้อมูลทั้งหมดที่เลือกจะถูกเก็บไว้กับแผนภูมิ เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเปลี่ยนแปลงแผนภูมิของคุณหรือดูข้อมูล เมื่อคุณคัดลอกแผนภูมิลงในโปรแกรม Microsoft ให้วางแผนภูมิเป็นบิตแมป ถ้าข้อมูลในแผนภูมิของคุณมาจากแหล่งข้อมูลภายนอก คุณอาจป้องกันแผนภูมิด้วยรหัสผ่านเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ผู้อื่นอัปเดตแผนภูมิด้วยข้อมูลล่าสุดจากแหล่งข้อมูลภายนอก ถ้าแผนภูมิของคุณยึดตามข้อมูลในเวิร์กบุ๊กของคุณ การป้องกันด้วยรหัสผ่านของแผนภูมิสามารถช่วยป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นปรับเปลี่ยนข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในแผนภูมิของคุณได้

เมื่อคุณพิมพ์เวิร์กบุ๊ก Excel แล้วบันทึกเวิร์กบุ๊กนั้น Excel จะบันทึกเส้นทางไปยังเครื่องพิมพ์ของคุณด้วยเอกสาร ในบางกรณี เส้นทางอาจมีชื่อผู้ใช้หรือชื่อคอมพิวเตอร์รวมอยู่ด้วย

Excel ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขข้อความแสดงแทนสําหรับตาราง รูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ กราฟิก SmartArt และวัตถุอื่นๆ ในเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อความแสดงแทนจะถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก และอาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่เพิ่มโดยผู้สนับสนุนใดๆ ของงานนําเสนอ สําหรับบางวัตถุ เช่น รูปภาพที่คุณแทรกลงในเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อความแสดงแทนเริ่มต้นจะมีเส้นทางไฟล์สําหรับวัตถุที่คุณแทรก

ข้อความแสดงแทนสามารถใช้โดยฟีเจอร์การช่วยสําหรับการเข้าถึง เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ ข้อความแสดงแทนจะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณ

Excel ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงพื้นที่ทํางานเอกสารบน SharePoint ได้ เวิร์กสเปซเอกสารคือพื้นที่ที่แชร์ซึ่งคุณสามารถทํางานร่วมกับสมาชิกทีมคนอื่นๆ บนเวิร์กบุ๊กอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กบุ๊กได้

เมื่อคุณเข้าถึงพื้นที่ทํางานเอกสาร Excel จะดาวน์โหลดข้อมูลจากไซต์พื้นที่ทํางานเอกสารเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับไซต์นั้นกับคุณ ข้อมูลนี้รวมถึง:

• ชื่อไซต์

• URL หรือที่อยู่ของไซต์

• ชื่อ ที่อยู่อีเมล และระดับสิทธิ์ของผู้ใช้ไซต์

• Lists ของเอกสาร งาน และข้อมูลอื่นๆ ที่พร้อมใช้งานจากไซต์

Excel ยังเก็บรายการไซต์พื้นที่ทํางานเอกสารที่คุณเยี่ยมชมบนคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบของคุกกี้อีกด้วย รายการนี้ใช้เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไซต์ที่คุณเคยเยี่ยมชมก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว Microsoft จะไม่เข้าถึงรายชื่อไซต์ที่คุณเยี่ยมชม และไม่ได้แสดงบนอินเทอร์เน็ต เว้นแต่ว่าคุณเลือกที่จะทําให้รายการพร้อมใช้งานอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น

บริการโทรสารช่วยให้คุณสามารถส่งโทรสารผ่านทางอินเทอร์เน็ต และจัดระเบียบโทรสารที่คุณส่งใน Microsoft Outlook ได้ เมื่อต้องการใช้บริการโทรสาร คุณต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการโทรสาร โดยแยกจาก Microsoft ที่ประมวลผลโทรสารและส่งโทรสารทางอินเทอร์เน็ต Microsoft จะไม่เก็บรวบรวมข้อมูลใดๆ จากคุณลักษณะบริการโทรสาร

เมื่อคุณลงทะเบียนใช้บริการโทรสาร ผู้ให้บริการโทรสารจะสร้างแพคเกจการลงทะเบียนที่ผู้ให้บริการโทรสารและ Excel เก็บไว้ แพคเกจนี้ประกอบด้วยที่อยู่ของเว็บไซต์ของผู้ให้บริการรับส่งโทรสารและ "โทเค็น" ที่ยืนยันการเข้าถึงผู้ให้บริการโทรสารของคุณ เมื่อคุณส่งโทรสารจาก Excel แพคเกจการลงทะเบียนนี้จะถูกผนวกเข้ากับเอกสาร

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้บริการโทรสารเพื่อคํานวณราคาโทรสารโดยไม่ต้องส่งโทรสารได้ ถ้าคุณเลือกที่จะคํานวณราคาโทรสาร Excel จะใช้การเชื่อมต่อที่เข้ารหัสลับเพื่อส่งโทเค็นการลงทะเบียนของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ที่จะส่งโทรสาร และจํานวนหน้าของโทรสารไปยังผู้ให้บริการโทรสาร Microsoft ไม่ได้รับหรือจัดเก็บข้อมูลนี้

Excel ช่วยให้คุณสามารถร้องขอข้อมูลเกี่ยวกับคําหรือวลีจากผู้ให้บริการเนื้อหาระดับพรีเมียมจํานวนหนึ่ง เมื่อคุณร้องขอการค้นหาคําหรือวลีใดคําหนึ่ง Excel จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่คุณกําลังใช้อยู่ในปัจจุบัน ตําแหน่งที่ตั้งที่ระบบของคุณตั้งค่าและข้อมูลการอนุญาตที่ระบุว่าคุณมีสิทธิ์ในการดาวน์โหลดข้อมูลการค้นคว้า ถ้าบริษัทอื่นต้องการ

Excel ส่งข้อมูลนี้ไปยังบริการที่ได้รับจาก Microsoft หรือผู้ให้บริการรายอื่นที่คุณเลือก บริการนี้จะส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับคําหรือวลีที่คุณร้องขอ

บ่อยครั้ง ข้อมูลที่คุณได้รับจะมีลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมจากเว็บไซต์ของบริการนั้น หากคุณคลิกลิงก์นี้ ผู้ให้บริการของบริการอาจเพิ่มคุกกี้ลงในระบบของคุณเพื่อระบุตัวตนของคุณสําหรับธุรกรรมในอนาคต Microsoft จะไม่รับผิดชอบใดๆ ต่อข้อปฏิบัติด้านความเป็นส่วนตัวของเว็บไซต์และบริการของบริษัทภายนอก Microsoft จะไม่ได้รับหรือจัดเก็บข้อมูลใดๆ นี้ เว้นแต่ว่าคุณได้สอบถามบริการที่ Microsoft เป็นเจ้าของ

คุณสามารถปิดการค้นคว้าและการอ้างอิงได้โดยทําดังต่อไปนี้:

Excel ช่วยให้คุณสามารถแปลเอกสารทั้งหมดหรือบางส่วนได้โดยใช้พจนานุกรมสองภาษาหรือการแปลภาษาด้วยเครื่อง คุณมีตัวเลือกวิธีที่คุณต้องการแปลเอกสารของคุณ

คุณสามารถเลือกหรือใส่คําหรือวลีที่คุณต้องการแปล หรือคุณสามารถเลือกที่จะแปลทั้งเอกสารไม่ว่าจะในกรณีใด โดยการเลือกตัวเลือกการแปลที่เกี่ยวข้องในบานหน้าต่าง การค้นคว้าและการอ้างอิง

ถ้าคุณเลือกหรือใส่คําหรือวลีที่คุณต้องการแปล วลีที่คุณใส่จะถูกเปรียบเทียบกับพจนานุกรมสองภาษา พจนานุกรมสองภาษาบางอย่างจะรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ และพจนานุกรมอื่นๆ พร้อมใช้งานจาก Office.com ถ้าคําหรือวลีที่คุณใส่ไม่อยู่ในพจนานุกรมสองภาษาที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของคุณ คําหรือวลีนั้นจะถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสไปยังบริการแปลภาษาของ Microsoft หรือบริษัทอื่น

ถ้าคุณต้องการแปลทั้งเวิร์กบุ๊ก ของคุณ เวิร์กบุ๊กจะถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสไปยังบริการแปลภาษาของ Microsoft หรือบริษัทอื่น เช่นเดียวกับข้อมูลใดๆ ที่ถูกส่งแบบไม่เข้ารหัสลับผ่านทางอินเทอร์เน็ต บุคคลอื่นอาจเห็นคํา วลี หรือเวิร์กบุ๊กที่คุณกําลังแปล

ถ้าคุณเลือกที่จะใช้หนึ่งในพจนานุกรมที่พร้อมใช้งานบน Office.com หรือบริการแปลภาษาของบริษัทอื่น Excel จะใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งข้อความที่คุณร้องขอ ชนิดของซอฟต์แวร์ที่คุณมี และตําแหน่งที่ตั้งและภาษาที่ระบบของคุณตั้งค่าไว้ สําหรับบริการแปลภาษาของบริษัทอื่น Excel อาจส่งข้อมูลการรับรองความถูกต้องที่แคชไว้ก่อนหน้านี้ซึ่งระบุว่าคุณได้ลงทะเบียนเพื่อเข้าถึงเว็บไซต์ก่อนหน้านี้

Microsoft SharePoint มีไซต์พื้นที่ทํางานบนเว็บที่แชร์ซึ่งคุณสามารถทํางานร่วมกันบนเอกสารหรือการประชุมได้

เมื่อคุณเข้าถึงไซต์ SharePoint โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ของคุณหรือโปรแกรม Office ใดๆ ไซต์นั้นจะบันทึกคุกกี้ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณถ้าคุณมีสิทธิ์ในการสร้างไซต์ย่อยใหม่บนไซต์นั้น เมื่อนำมารวมกัน คุกกี้เหล่านี้ก็จะประกอบขึ้นเป็นรายชื่อไซต์ที่คุณได้รับอนุญาต รายชื่อนี้จะมีการนำไปใช้โดยโปรแกรม Office หลายโปรแกรมเพื่อให้คุณมีการเข้าถึงด่วนไปยังไซต์ที่คุณเคยเยี่ยมชมมาก่อน

Microsoft จะไม่เข้าถึงรายชื่อไซต์ที่คุณเยี่ยมชม และไม่ได้แสดงบนอินเทอร์เน็ต เว้นแต่ว่าคุณเลือกที่จะทําให้รายการพร้อมใช้งานอย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น

ใน SharePoint เมื่อคุณสร้างเว็บไซต์หรือรายการใหม่ หรือเพิ่มหรือเชิญบุคคลไปยังเว็บไซต์หรือรายการที่มีอยู่ ไซต์นั้นจะบันทึกสิ่งต่อไปนี้สําหรับแต่ละบุคคล รวมถึง

• ชื่อเต็ม

• ที่อยู่อีเมล

รหัสผู้ใช้จะมีการเพิ่มไปยังทุกองค์ประกอบที่คุณหรือผู้ใช้อื่นๆ ของไซต์ได้เพิ่มหรือปรับเปลี่ยนบนไซต์ เช่นเดียวกับเนื้อหาทั้งหมดบนไซต์ SharePoint เฉพาะผู้ดูแลระบบและสมาชิกของไซต์เท่านั้นที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลนี้

องค์ประกอบทั้งหมดของไซต์ SharePoint มีสองเขตข้อมูล คือ สร้างโดย และ ปรับเปลี่ยนโดย เขตข้อมูล สร้างโดย จะถูกเติมด้วยชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่สร้างองค์ประกอบแรกและวันที่ที่สร้างองค์ประกอบนั้น เขตข้อมูล ปรับเปลี่ยนโดย จะถูกกรอกด้วยชื่อผู้ใช้ของบุคคลที่ปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กครั้งล่าสุดและวันที่ที่ปรับเปลี่ยนครั้งล่าสุด

ผู้ดูแลระบบของเซิร์ฟเวอร์ที่โฮสต์ไซต์ SharePoint มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลบางอย่างจากไซต์เหล่านี้ ซึ่งใช้สําหรับการวิเคราะห์รูปแบบการใช้งานของไซต์ และปรับปรุงเปอร์เซ็นต์ของเวลาที่ไซต์พร้อมใช้งาน ข้อมูลนี้จะพร้อมใช้งานสําหรับผู้ดูแลเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น และจะไม่แชร์กับ Microsoft เว้นแต่ไมโครซอฟท์จะโฮสต์ไซต์ SharePoint ข้อมูลที่ถูกบันทึกไว้โดยเฉพาะจะประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่อีเมล และสิทธิ์ของทุกคนที่สามารถเข้าถึงไซต์ได้

ผู้ใช้ทุกคนที่สามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint ไซต์ใดไซต์หนึ่งอาจค้นหาและดูเนื้อหาทั้งหมดที่มีอยู่บนไซต์นั้นได้

Microsoft SharePoint มีฟีเจอร์การตรวจสอบที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถติดตามการตรวจสอบที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับวิธีการทํางานกับเนื้อหาบางอย่างของผู้ใช้

เมื่อผู้ดูแลระบบ SharePoint เปิดใช้งานฟีเจอร์การตรวจสอบ เซิร์ฟเวอร์จะบันทึกโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลเนื้อหา SharePoint การกระทําบางอย่างที่ผู้ใช้ดําเนินการ การดําเนินการเหล่านี้รวมถึงดู แก้ไข เช็คอิน และเช็คเอาท์ สําหรับแต่ละการกระทําที่บันทึก ระเบียนเซิร์ฟเวอร์จะระบุข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ การดําเนินการ และ ID SharePoint ของผู้ใช้ ไม่มีการส่งข้อมูลไปยัง Microsoft เป็นส่วนหนึ่งของฟีเจอร์นี้

ฟีเจอร์นี้จะปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น และจะพร้อมใช้งานสําหรับผู้ดูแลระบบของไซต์ SharePoint ที่จัดเก็บเนื้อหาไว้เท่านั้น

Excel มีความสามารถในการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจากภายในโปรแกรมและให้คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อมีบุคคลออนไลน์ หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างในเวิร์กบุ๊กหรือเวิร์กสเปซที่แชร์

Excel สามารถใช้ไคลเอ็นต์ข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อให้ความสามารถในการดูสถานะออนไลน์ของบุคคลอื่นและส่งข้อความถึงพวกเขาได้ Excel มีตัวควบคุมเว็บที่อนุญาตให้แสดงสถานะการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีภายในเว็บเพจได้ เพจ Microsoft SharePoint ใช้ตัวควบคุมนี้ เพจเหล่านี้จะไม่ส่งข้อมูลการแสดงตนกลับไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์

ตัวควบคุมเว็บนี้สามารถใช้เพื่อส่งข้อมูลการแสดงตนจากโปรแกรมข้อความโต้ตอบแบบทันทีของคุณไปยังเว็บเซิร์ฟเวอร์ได้ ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลการแสดงตนจะสามารถส่งไปยังไซต์อินทราเน็ต ไซต์ที่เชื่อถือได้ และไซต์บนคอมพิวเตอร์เฉพาะที่เท่านั้น

Excel จะใช้รูปแบบไฟล์ที่ยึดตาม XML รูปแบบไฟล์ XML เหล่านี้สามารถขยายได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถระบุ Schema หรือแท็กเพิ่มเติมในไฟล์ได้ Add-in หรือโค้ดของบริษัทอื่นยังสามารถแนบข้อมูล Metadata เพิ่มเติมกับรูปแบบไฟล์ XML เหล่านี้ที่ไม่สามารถดูได้ใน Excel

คุณสามารถตรวจสอบ Metadata ที่ถูกเชื่อมโยงกับไฟล์ XML โดยการดูในตัวแสดงข้อความได้

ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณบันทึกข้อคิดเห็นลงในไฟล์ Excel จะเพิ่มชื่อย่อของคุณลงในแต่ละข้อคิดเห็น แล้วข้อมูลนี้ก็จะมีให้สำหรับผู้ใดก็ตามที่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้

คุณสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากข้อคิดเห็นเหล่านี้ได้โดยทําดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บ ไฟล์

2. คลิก ข้อมูล

3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณทําการเปลี่ยนแปลงไฟล์ที่มีฟีเจอร์การติดตามการเปลี่ยนแปลงเปิดอยู่ ชื่อผู้ใช้และ/หรือชื่อย่อของคุณจะถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กและเชื่อมโยงกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทํา ข้อมูลนี้ รวมถึงข้อความต้นฉบับและข้อความที่ตรวจทานแก้ไขจะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณ

หลังจากยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ แล้ว ชื่อของคุณจะถูกเอาออก คุณยังสามารถเอาข้อมูลส่วนบุคคลของคุณออกจากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้ด้วยการทําดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บ ไฟล์

2. คลิก ข้อมูล

3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ในบางกรณี Excel จะจัดเก็บชื่อของคุณเพื่อให้คุณได้รับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นเมื่อใช้ฟีเจอร์บางอย่าง ตัวอย่างเช่น ชื่อของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในตําแหน่งที่ตั้งเหล่านี้:

• เขตข้อมูล Author

• คุณสมบัติแฟ้ม AuthorName

คุณสามารถเอาชื่อของคุณออกจากเขตข้อมูลและคุณสมบัติเหล่านี้ได้โดยทําดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บ ไฟล์

2. คลิก ข้อมูล

3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

โซลูชันของ Microsoft Office ที่สร้างขึ้นโดยบริษัทอื่นอาจรวมชื่อของคุณหรือข้อมูลส่วนบุคคลอื่นๆ ไว้ในคุณสมบัติแบบกําหนดเองที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ของคุณด้วย

ถ้าคุณใช้ตัวควบคุมเว็บของ Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc หรือฟีเจอร์อื่นๆ ที่อนุญาตให้คุณเชื่อมต่อโดยตรงกับแหล่งข้อมูลอื่น ข้อมูลการอนุญาตของคุณ (ID ผู้ใช้และรหัสผ่าน) อาจถูกบันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กของคุณ เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงหรือลบข้อมูลการตรวจสอบนี้ คุณจะต้องเปลี่ยนคุณสมบัติของการเชื่อมต่อโดยใช้เมธอดเฉพาะกับวิธีการเชื่อมต่อ

ตามค่าเริ่มต้น ทุกไฟล์ที่บันทึกโดย Excel จะมีคุณสมบัติไฟล์ดังต่อไปนี้:

• ผู้เขียน

• Manager

• บริษัท

• บันทึกครั้งล่าสุดโดย

• ชื่อของผู้รีวิวเวิร์กบุ๊ก

นอกจากนี้ คุณสมบัติอื่นๆ อาจถูกบันทึกลงในไฟล์ โดยขึ้นอยู่กับคุณลักษณะหรือโซลูชันของบริษัทอื่นที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์เอกสาร คุณสมบัติไฟล์เพิ่มเติมเพื่อติดตามเวิร์กโฟลว์จะถูกบันทึกไว้

แล้วข้อมูลนี้ก็จะมีให้สำหรับผู้ใดก็ตามที่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้

คุณสามารถเอาชื่อของคุณออกจากคุณสมบัติเหล่านี้ได้โดยทําดังต่อไปนี้:

1. คลิกแท็บ ไฟล์

2. คลิก ข้อมูล

3. คลิก ตรวจหาปัญหา แล้วคลิก ตรวจสอบเอกสาร

ฟีเจอร์ ตรวจสอบเอกสาร ยังสามารถใช้เพื่อเอาข้อมูลชนิดอื่นๆ ที่อาจไม่พร้อมใช้งานในทุกมุมมองออก เช่น ข้อคิดเห็นและการตรวจทานแก้ไข Microsoft ขอแนะนําให้เรียกใช้ ตรวจสอบเอกสาร บนเวิร์กบุ๊กใดๆ ที่คุณวางแผนเพื่อให้พร้อมใช้งานแบบสาธารณะ

ข้อมูลที่ซ่อนอยู่และ Metadata ยังสามารถรวมไว้ในไฟล์ Microsoft Office ได้โดยใช้รูปแบบวัตถุ Microsoft Office ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทําให้มองไม่เห็นรูปภาพในรูปแบบวัตถุของ Microsoft Office ซึ่งหมายความว่าจะมองไม่เห็นรูปภาพเหล่านั้นเมื่อคุณเปิดไฟล์ แต่รูปภาพจะถูกเก็บไว้ในไฟล์และสามารถทําให้มองเห็นได้ในภายหลัง

การบันทึกแมโครช่วยให้คุณสามารถบันทึกลําดับของแอคชันเพื่อให้คุณสามารถสร้างการกระทําขึ้นใหม่ได้ในภายหลัง ถ้าคุณเลือกที่จะบันทึกแมโคร ชื่อผู้ใช้ของคุณจะถูกบันทึกเป็นข้อคิดเห็นในโค้ดเมื่อแมโครถูกสร้างขึ้นในตอนแรก คุณสามารถเอาชื่อผู้ใช้ของคุณออกจากตําแหน่งที่ตั้งนี้ด้วยตนเอง

ลายเซ็นดิจิทัลเป็นฟีเจอร์เสริมที่สามารถช่วยคุณรับรองความถูกต้องของข้อมูลเฉพาะตัวของบุคคลที่ส่งเวิร์กบุ๊กให้กับคุณ ลายเซ็นดิจิทัลเป็นค่าที่ไม่ซ้ํากันของข้อมูลในเวิร์กบุ๊กที่คุณกําลังเซ็นชื่อ เมื่อคุณส่งเวิร์กบุ๊กที่มีลายเซ็นดิจิทัล ลายเซ็นจะถูกส่งไปยังผู้รับ พร้อมกับข้อมูลในเวิร์กบุ๊กและใบรับรองดิจิทัลที่เชื่อถือได้จากคุณ (ผู้ส่ง) ใบรับรองดิจิทัลออกโดยผู้ออกใบรับรอง เช่น VeriSign และมีข้อมูลที่จะรับรองความถูกต้องของผู้ส่ง และตรวจสอบว่าเนื้อหาต้นฉบับของเวิร์กบุ๊กไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลง Excel อาจติดต่อผู้ออกใบรับรองทางออนไลน์เพื่อตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณเซ็นชื่อในเวิร์กบุ๊ก คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่แสดงข้อมูลที่อยู่ในลายเซ็นดิจิทัล เช่น วันที่และเวลาของระบบ หมายเลขเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการ หมายเลขเวอร์ชันของ Microsoft Office และหมายเลขเวอร์ชันของ Excel

การจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) ช่วยให้คุณสามารถให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้หรือกลุ่มบางกลุ่มในการเข้าถึงและปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กได้ แม้จะมีความคล้ายคลึงกัน IRM ไม่เหมือนกับการป้องกันเอกสาร IRM ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ให้กับทั้งเวิร์กบุ๊กสําหรับการกระทําที่เฉพาะเจาะจงเช่นการพิมพ์เอกสารหรือส่งต่อเอกสารไปยังบุคคลอื่นเช่นเดียวกับการอ่านหรือการแก้ไขเวิร์กบุ๊ก

เมื่อคุณเก็บเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM อยู่ Excel จะบันทึกรายการของผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์ในเวิร์กบุ๊กนั้นและสิทธิ์ของผู้ใช้เหล่านั้นลงในเวิร์กบุ๊กนั้น ข้อมูลนี้จะถูกเข้ารหัสลับเพื่อให้เฉพาะเจ้าของเวิร์กบุ๊กเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้

นอกจากนี้ เวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM จะมีสิทธิ์การใช้งานเนื้อหา สิทธิ์การใช้งานเนื้อหาจะมีที่อยู่อีเมล สิทธิ์ และข้อมูลการรับรองความถูกต้อง ทุกครั้งที่ทุกคนพยายามเปิดเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งาน IRM อยู่ Excel จะตรวจสอบสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาที่บันทึกไว้ในเวิร์กบุ๊กเทียบกับข้อมูลเฉพาะตัวของผู้ใช้ ถ้าผู้ใช้ไม่เคยเปิดเวิร์กบุ๊กมาก่อน Excel จะติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ตรวจสอบข้อมูลประจําตัวของผู้ใช้ ดาวน์โหลดสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาใหม่สําหรับผู้ใช้ (ถ้าผู้ใช้มีสิทธิ์ที่จําเป็น) และบันทึกสิทธิ์การใช้งานเนื้อหานั้นลงในเวิร์กบุ๊ก

เจ้าของเวิร์กบุ๊กมีตัวเลือกเพื่อหลีกเลี่ยงการบันทึกสิทธิ์การใช้งานเนื้อหาลงในเวิร์กบุ๊ก อย่างไรก็ตาม ถ้าสิทธิ์การใช้งานเนื้อหานี้ไม่ได้ถูกบันทึกไปยังเวิร์กบุ๊ก Excel จะต้องติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ทุกครั้งที่เปิดเวิร์กบุ๊ก ถ้า Excel ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่ายหรือไม่สามารถติดต่อเซิร์ฟเวอร์ IRM ได้ เวิร์กบุ๊กจะไม่สามารถเปิดได้

การป้องกันเวิร์กบุ๊กช่วยให้คุณสามารถป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณได้หลายวิธี เช่น การให้สิทธิ์ในการแก้ไข แสดงข้อคิดเห็น หรืออ่านเวิร์กบุ๊กแก่ผู้ใช้บางคนเท่านั้น

เมื่อคุณใช้การป้องกันเวิร์กบุ๊ก คุณจะถูกขอให้ใส่รหัสผู้ใช้ รหัสผู้ใช้เหล่านี้อาจอยู่ในรูปแบบของบัญชีโดเมน Windows NT (ตัวอย่างเช่น DOMAIN\user name) หรือที่อยู่อีเมล Windows Live ID (ตัวอย่างเช่น someone@example.com) รหัสผู้ใช้เหล่านี้จะถูกเก็บไว้เมื่อใดก็ตามที่คุณให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ในการอ่านหรือเปลี่ยนแปลงช่วงของข้อความ

คุณสามารถป้องกันเวิร์กบุ๊ก Excel ได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน ถ้าคุณเลือกที่จะป้องกันเวิร์กบุ๊กโดยไม่มีรหัสผ่าน ใครก็ตามที่อ่านเวิร์กบุ๊กจะสามารถเห็นรหัสผู้ใช้ของผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงได้ นอกจากนี้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกบันทึกเป็น XML หรือ HTML รหัสผู้ใช้จะพร้อมใช้งานสําหรับทุกคนที่อ่านไฟล์

ถ้าคุณต้องการจํากัดการเข้าถึงรหัสผู้ใช้เพิ่มเติม คุณสามารถเลือกที่จะบันทึกไฟล์นี้ด้วยรหัสผ่านหรือด้วยการจัดการสิทธิ์ในข้อมูล (IRM) มีเพียงคุณและบุคคลอื่นๆ ที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงเท่านั้นที่สามารถดูรหัสผู้ใช้เหล่านี้

เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel เวอร์ชันก่อนหน้าบางเวอร์ชันใน Microsoft Office การตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ Office จะตรวจสอบว่าโครงสร้างไฟล์ตรงกับข้อกําหนดจาก Microsoft สําหรับรูปแบบไฟล์นั้นหรือไม่ ถ้าไฟล์ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องนี้ Microsoft Office จะเปิดไฟล์ในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน

สําเนาของแต่ละไฟล์ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ Office จะถูกบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณหลังจากที่คุณออกจาก Excel การรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft จะถามคุณเป็นระยะๆ ว่าคุณยินยอมที่จะส่งสําเนาของไฟล์เหล่านี้ไปยัง Microsoft หรือไม่ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft รวมถึงคําชี้แจงสิทธิส่วนบุคคลฉบับเต็ม โปรดดู นโยบายความเป็นส่วนตัวของการรายงานข้อผิดพลาดของ Microsoft

Excel จะบันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กของคุณโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณแก้ไข การทําเช่นนี้จะช่วยให้คุณกู้คืนเวิร์กบุ๊กได้ ถ้าคุณปิดเวิร์กบุ๊กโดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่ได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณสามารถเลือกที่จะไม่บันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กโดยอัตโนมัติได้โดยทําดังต่อไปนี้

คุณสามารถเข้าถึงและลบเวอร์ชันที่บันทึกล่าสุดของเวิร์กบุ๊กที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ได้โดยการคลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ข้อมูล แล้วคลิกเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการภายใต้ เวอร์ชัน คุณสามารถเข้าถึงและลบเวอร์ชันที่บันทึกล่าสุดโดยอัตโนมัติสําหรับเวิร์กบุ๊กที่สร้างขึ้นใหม่ได้โดยการคลิกแท็บ ไฟล์ คลิก ข้อมูล คลิก จัดการเวอร์ชัน แล้วคลิก กู้คืนเวิร์กบุ๊กที่ไม่ได้บันทึก Excel จะลบเวิร์กบุ๊กที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติเป็นระยะๆ ถ้าคุณไม่ได้เปิดและใช้เวิร์กบุ๊กเหล่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู กู้คืนไฟล์ Office ของคุณ

ด้านบนของหน้า