หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างและจัดการไซต์ทีม

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ทีม เป็นความคิดดีในการสร้างรูปแบบการควบคุมที่อยู่ไซต์ของคุณนโยบาย กระบวนการทาง บทบาท และความรับผิดชอบ ต่อไปนี้เป็นบางวิธีปฏิบัติดีที่สุดสำหรับการสร้าง และจัดการไซต์ทีมของคุณ

ในบทความนี้

การควบคุมคืออะไร

องค์ประกอบของรูปแบบการควบคุม

การสร้างไซต์ย่อย

การจัดการสิทธิ์

โครงสร้างข้อมูล

ความจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

ติดตามเวอร์ชัน

อนุมัติเอกสาร

ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

สร้างเวิร์กโฟลว์

กำหนดชนิดเนื้อหา

การติดตาม

วงจรชีวิตและการหมดอายุของไซต์

ขีดจำกัดของที่เก็บ

กำหนดเอง

การนำทาง

การค้นหา

บทบาทและหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

การป้องกันข้อมูล

การควบคุมคืออะไร

ส่วนที่สำคัญแต่ไม่สามารถเห็นได้ของแต่ละไซต์คือรูปแบบการควบคุมของไซต์นั้น ซึ่งก็คือนโยบาย บทบาท หน้าที่และกระบวนการชุดหนึ่งที่คุณสร้างขึ้นเพื่อกำหนดว่าคนในกลุ่มของคุณจะใช้ SharePoint อย่างไร

หลายองค์กรมีรูปแบบการควบคุมสำหรับไซต์อยู่แล้วที่ระดับ การดูแลจากศูนย์กลาง หรือระดับไซต์คอลเลกชันที่อาจถูกสร้างขึ้นและดูแลโดยแผนกหรือทีมเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ย่อยในไซต์คอลเลกชัน เช่นไซต์ทีม คุณควรสร้างรูปแบบการควบคุมเพิ่มเติมของคุณขึ้นมาเพื่อจัดการกับปัญหาเฉพาะของคุณ

รูปแบบการควบคุมทำให้เป็นการง่ายมากขึ้นที่จะ

  • ทำให้ผู้ใช้ไซต์รู้ว่าเมื่อใดที่ควรจะสร้างไซต์ย่อยใหม่ขึ้นมา แทนที่จะสร้างรายการหรือเนื้อหาไซต์อื่น

  • ตรวจให้แน่ใจว่าไซต์ย่อยและเนื้อหาถูกเอาออกเมื่อเลิกใช้แล้ว แทนที่จะปล่อยให้พื้นที่เก็บรักษาข้อมูลของคุณมีน้อยลงและทำให้ผลลัพธ์การค้นหามีความแม่นยำน้อยลง

  • ตรวจให้แน่ใจว่าได้ให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาที่ถูกต้องแก่ผู้ที่เหมาะสม

  • แจ้งให้เจ้าของไซต์ย่อยรู้ว่าพวกเขาสามารถใช้เทมเพลตและธีมใดได้บ้าง

  • เปลี่ยนการเป็นเจ้าของไซต์จากคนหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่งได้อย่างราบรื่น

องค์ประกอบของรูปแบบการควบคุม

รูปแบบการควบคุมของคุณจำเป็นต้องระบุสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

  • การสร้างไซต์

  • การจัดการสิทธิ์

  • โครงสร้างข้อมูล

  • วงจรชีวิตและการหมดอายุของไซต์

  • ขีดจำกัดของที่เก็บ

  • การจำแนกประเภทของข้อมูล

  • การกำหนดเอง

  • การป้องกันข้อมูล

  • การนำทาง

  • การค้นหา

  • บทบาทและหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

สิ่งที่กล่าวมาเหล่านี้บางอย่างอาจมีการกำหนดค่าไว้แล้วโดยรูปแบบการควบคุมระดับไซต์คอลเลกชันหรือระดับองค์กร เช่น คุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลสำหรับไซต์ของคุณอยู่เท่าใด และคุณสามารถทำการกำหนดเองใดบ้างเกี่ยวกับลักษณะที่แสดงของไซต์ สิ่งอื่นๆ อาจไม่มีความเกี่ยวข้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าไซต์ทีมของคุณมีความซับซ้อนเพียงใด และมีคนใช้ไซต์นั้นมากเพียงใด แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องตัดสินใจในเรื่องเหล่านั้นก็ตาม แต่คุณก็ควรจะได้ทราบว่ามีการตัดสินใจอย่างไรเพื่อที่คุณจะได้สามารถแจ้งต่อผู้ใช้ไซต์และบังคับใช้นโยบายตามความเหมาะสม

นี่เป็นบางอย่างที่คุณควรพิจารณาเมื่อคุณจัดตั้งไซต์ใหม่

การสร้างไซต์ย่อย

คุณอาจต้องการให้สมาชิกทีมของคุณสามารถสร้างไซต์ย่อยภายใต้ไซต์ทีมเพื่อใช้ในโครงการเฉพาะ

การที่สามารถสร้างไซต์ย่อยใหม่ได้ในเวลาเดียวกันอาจมีประโยชน์อย่างมากสำหรับกลุ่ม แต่การสร้างไซต์ที่ไม่มีการจำกัดอาจทำให้ควบคุมไม่ได้ เมื่อไซต์ย่อยเพิ่มจำนวนขึ้นอย่างรวดเร็วโดยอิสระ อาจเกิดปัญหาขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น

  • เป็นการยากสำหรับผู้ใช้ที่จะพบไซต์ย่อยที่เหมาะสมหรือแน่ได้ใจว่าพวกเขามีไซต์ย่อยนั้นอยู่

  • ข้อมูลอาจมีความซ้ำซ้อนในไซต์ย่อยมากมาย ซึ่งเป็นการใช้พื้นที่จัดเก็บที่มีราคาแพงให้หมดไปและต้องมีการดูแลรักษาที่ซ้ำซ้อน

  • ข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบันสามารถอยู่ในไซต์ย่อยหลายปีและยังคงแสดงในผลลัพธ์การค้นหา อาจเป็นการยากที่จะบอกว่าข้อมูลเวอร์ชันใดมีความถูกต้อง

  • การจัดการสิทธิ์สำหรับไซต์ย่อยมากมายสามารถกลายเป็นงานหลัก และผู้ใช้อาจเข้าถึงข้อมูลที่จริงๆ แล้วพวกเขาไม่ควรเข้าถึงอย่างไม่ตั้งใจ

  • เมื่อพนักงานออกจากกลุ่ม ไซต์ย่อยที่พวกเขาสร้างขึ้นอาจถูกละเลยและสร้างความสับสนให้กับผลลัพธ์การค้นหาสำหรับผู้ใช้ไซต์ที่เหลือ

คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานถ้าคุณตั้งนโยบายบางอย่างสำหรับการสร้างไซต์ที่ควบคุมประเด็นต่อไปนี้

  • ใครได้รับอนุญาตให้สร้างไซต์ย่อย

  • ไซต์ย่อยใหม่ต้องได้รับการอนุมัติล่วงหน้าหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น อะไรเป็นเกณฑ์การอนุมัติและใครเป็นผู้อนุมัติ

  • ไซต์ย่อยใหม่ควรใช้เทมเพลตและธีมที่ถูกสร้างไว้แล้วหรือไม่

  • สามารถมีข้อมูลเก็บอยู่บนไซต์หนึ่งเท่าไร กล่าวคือ ข้อมูลนั้นสามารถกินพื้นที่ในเซิร์ฟเวอร์ได้เท่าไร

  • กฎในการรวมกลยุทธ์การนำทางบนไซต์คืออะไร

  • ข้อมูลควรถูกเก็บนานเท่าใดบนไซต์ย่อยก่อนที่จะถูกลบหรือเก็บถาวร

ดูการสร้างไซต์หรือไซต์ย่อยสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

การจัดการสิทธิ์

ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สำคัญต่อการปฏิบัติงานขององค์กรของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าคุณสร้างไซต์ของคุณให้มีความปลอดภัยมากน้อยเพียงใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บุคคลที่คุณเลือกให้มีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์ของคุณ

การให้และจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณเรียกว่าการจัดการสิทธิ์ซึ่งเป็นหนึ่งในหน้าที่ที่สำคัญที่สุดของคุณในฐานะเจ้าของไซต์

นี่เป็นคำแนะนำที่ควรตระหนักเมื่อคุณพัฒนากลยุทธ์สิทธิ์

  • ทำตามหลักการให้สิทธิ์น้อยที่สุด กล่าวคือ ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้น้อยที่สุดเพื่อให้สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้เท่านั้น

  • ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้โดยการเพิ่มคนเหล่านั้นเข้าในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ) ทำให้คนส่วนใหญ่เป็นสมาชิกของกลุ่ม สมาชิก หรือ ผู้เยี่ยมชม และจำกัดจำนวนคนในกลุ่ม เจ้าของ

  • ใช้การสืบทอดสิทธิ์ ในการสร้างลำดับชั้นที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย กล่าวคือ หลีกเลี่ยงการให้สิทธิ์แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่ให้มอบสิทธิ์กับกลุ่มแทน กำหนดให้ไซต์ย่อยสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ทีมของคุณ แทนที่จะมีสิทธิ์เฉพาะเมื่อเป็นไปได้

  • จัดการเนื้อหาของคุณให้สามารถใช้ประโยชน์จากการสืบทอดสิทธิ์ โดยพิจารณาแบ่งแยกเนื้อหาตามระดับความปลอดภัย ให้สร้างไซต์หรือไลบรารีโดยเฉพาะสำหรับเอกสารที่สำคัญแทนที่จะปล่อยให้เอกสารนั้นกระจัดกระจายในไลบรารีที่มีขนาดใหญ่กว่า และถูกป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ

ดูบทนำ: ควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ ด้วยสิทธิ์หรือแก้ไขสิทธิ์สำหรับรายการ ไลบรา รี หรือข้อมูลแต่ละรายการสำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าสิทธิ์

โครงสร้างข้อมูล

โครงสร้างข้อมูลของไซต์เป็นสารบัญสำหรับหนังสือ: กำหนดวิธีข้อมูลลงในไซต์ที่นั่นคือของเว็บเพจที่ เอกสาร รายการ และข้อมูลซึ่งถูกจัดระเบียบ และแสดงต่อผู้ใช้ของไซต์ โครงสร้างข้อมูลมักจะบันทึกเป็นรายการลำดับชั้นของเนื้อหาของไซต์ ค้นหาคำสำคัญ ชนิดข้อมูล และแนวคิดอื่น ๆ

ในการสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูล คุณต้องวิเคราะห์ข้อมูลที่จะถูกนำเสนอในไซต์ นี่เป็นคำถามบางคำถามที่คุณสามารถใช้พัฒนาสถาปัตยกรรมข้อมูล

  • คุณต้องการให้มีเนื้อหาประเภทใดอยู่บนไซต์ เนื้อหานั้นจะแปลเป็นไซต์ย่อย รายการ ไลบรารี และอื่นๆ ได้อย่างไร

  • ข้อมูลจะถูกนำเสนอในไซต์อย่างไร

  • ผู้ใช้ไซต์จะไปยังเนื้อหาต่างๆ ในไซต์ได้อย่างไร

  • ข้อมูลจะถูกมุ่งเป้าไปที่ผู้ชมเฉพาะบางกลุ่มได้อย่างไร

  • การค้นหาจะถูกกำหนดค่าและทำให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร

ส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณอาจมีการจำแนกข้อมูล

ถ้าข้อมูลที่คุณกำลังจัดการมีมูลค่าสูงต่อบริษัท จำเป็นต้องมีการรักษาความปลอดภัยพิเศษ หรือถูกควบคุมด้วยกฎระเบียบการปฏิบัติตาม คุณอาจต้องการตั้งค่าแบบแผนการจำแนกเพื่อระบุเนื้อหาบางประเภทที่คุณจำเป็นต้องจัดการอย่างระมัดระวัง

หลังจากที่คุณจัดข้อมูลให้เป็นรายการและไลบรารีเฉพาะ คุณสามารถใช้ลักษณะการควบคุมเพื่อกำหนดวิธีการจัดการเนื้อหาได้ ตัวอย่างเช่น

ความจำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

เมื่อคุณจำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณแน่ใจว่าเฉพาะหนึ่งคนสามารถแก้ไขไฟล์จนกว่าจะได้รับการเช็คอิน เอกสารถูกเช็คเอาท์ที่จำเป็นต้องใช้ป้องกันไม่ให้บุคคลหลายคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งสามารถแก้ไขข้อขัดแย้งในการสร้าง และทำให้สับสน จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ยังสามารถช่วยเตือนสมาชิกในทีมเมื่อต้องการเพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาตรวจสอบแฟ้มใน เพื่อให้ได้ง่ายยิ่งขึ้นคุณสามารถติดตามสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ตั้งค่าไลบรารีให้จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์

การติดตามเวอร์ชันเอกสาร

ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ไลบรารีสามารถช่วยให้คุณติดตาม เก็บ และคืนค่าไฟล์ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามเวอร์ชันเอกสารทั้งหมดในแบบเดียวกัน หรือคุณสามารถเลือกที่จะกำหนดบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่นการเพิ่มในบทใหม่ด้วยตนเอง และบางเวอร์ชันเป็นรอง เช่นการแก้ไขการสะกดผิด เพื่อช่วยในการจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล คุณสามารถเลือกจำนวนของแต่ละชนิดเวอร์ชันที่คุณต้องเก็บไว้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในการกำหนดเวอร์ชัน ดูการกำหนดเวอร์ชันทำงานไรในรายการหรือไลบรารีได้อย่างไร

จำเป็นต้องมีการอนุมัติเอกสาร

คุณสามารถระบุได้ว่า มีการอนุมัติสำหรับเอกสารจำเป็น เอกสารยังคงอยู่ในสถานะที่ค้างอยู่จนกว่าพวกเขาจะอนุมัติ หรือปฏิเสธ โดยบุคคลที่มีสิทธิ์ในการทำเช่นนั้น คุณสามารถควบคุมกลุ่มผู้ใช้ที่สามารถดูเอกสารก่อนที่จะได้รับอนุมัติ ฟีเจอร์นี้อาจเป็นประโยชน์มากถ้าไลบรารีของคุณประกอบด้วยแนวทางสำคัญหรือขั้นตอนที่จำเป็นต้องสุดท้ายในก่อนที่ผู้อื่นมองเห็น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมในการอนุมัติเอกสาร ดูที่อนุมัติของรายการในรายการหรือไซต์ไลบรารี

ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

ไลบรารีที่สนับสนุนเทคโนโลยี RSS เพื่อให้สมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับ และดูอัปเด หรือตัวดึงข้อมูล ข่าวสารและข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งรวมโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้เทคโนโลยี RSS เพื่อเตือนคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับไลบรารี เช่นเมื่อการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ที่จะถูกเก็บไว้ในไลบรารี ตัวดึงข้อมูล RSS เปิดใช้งานการเป็นสมาชิกของเวิร์กกรุ๊ปของคุณเพื่อดูรายการรวมของไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนอีเมล เพื่อที่คุณจะได้รับแจ้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมบนตัวดึงข้อมูล RSS ดูตัวดึงข้อมูล RSS จัดการสำหรับไซต์หรือไซต์คอลเลกชัน

สร้างเวิร์กโฟลว์

ชนิดเนื้อหาหรือไลบรารีเอกสารสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณได้กำหนดสำหรับกระบวนการทางธุรกิจ เช่นการจัดการการอนุมัติเอกสาร หรือตรวจทาน กลุ่มของคุณสามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจเอกสารของ เรียกว่าเวิร์กโฟลว์ ซึ่งระบุการกระทำที่จำเป็นต้องทำตามลำดับ เช่นอนุมัติ หรือแปลเอกสาร เวิร์กโฟลว์คือ วิธีการย้ายเอกสารหรือรายการไปตามลำดับของงานหรือการดำเนินการอัตโนมัติ เวิร์กโฟลว์สามจะพร้อมใช้งานกับไลบรารีตามค่าเริ่มต้น: การอนุมัติ ซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มของบุคคลเพื่อขออนุมัติ รวบรวมคำติชม ซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มของบุคคลที่คำติชม และส่งกลับเอกสารไปยังบุคคลที่เริ่มเวิร์กโฟลว์การรวบรวม เป็น และรวบรวมลาย เซ็น ซึ่งกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังกลุ่มของบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัลของพวกเขา สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมบนเวิร์กโฟลว์ ดูภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน SharePoint

กำหนดชนิดเนื้อหา

ถ้ากลุ่มของคุณทำงานกับหลายชนิดของไฟล์ เช่นเวิร์กชีต งานนำเสนอ และ เอกสาร คุณสามารถขยายหน้าที่การใช้งานของไลบรารีของคุณ โดยการเปิดใช้งาน และกำหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันในหลายไลบรารี แต่ละชนิดเนื้อหาสามารถระบุเทมเพลตและแม้แต่เวิร์กโฟลว์กระบวนการ เทมเพลทำหน้าที่ เป็นจุดเริ่มต้น การจัดรูปแบบและข้อความต้นใด ๆ และ สำหรับคุณสมบัติที่นำไปใช้กับเอกสารของชนิดที่ เช่นแผนกชื่อหรือสัญญาหมายเลข สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดเนื้อหา ให้ดูที่บทนำสู่ชนิดเนื้อหาและการประกาศชนิดเนื้อหา

การติดตามการตรวจสอบ

ถ้าคุณมีกลุ่มของไฟล์ที่มีความสำคัญ และจะมีประโยชน์เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการใช้เอกสาร คุณสามารถกำหนดนโยบายซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปิดใช้งานการติดตาม 'ตรวจสอบ' ของเหตุการณ์ เช่นการเปลี่ยนแปลงไฟล์ คัดลอก หรือการลบ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าการตรวจสอบ ดูกำหนดค่าการตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับไซต์คอลเลกชัน

วงจรชีวิตและการหมดอายุของไซต์

ไซต์เช่นไซต์งานเอกสารและไซต์การอภิปรายมักจะยังคงอยู่ถึงแม้ไม่มีประโยชน์อีกต่อไปแล้ว และกินพื้นที่การจัดเก็บที่มีค่าอย่างไร้ประโยชน์และทำให้ผลลัพธ์การค้นหาสับสน ควรตั้งกำหนดการตรวจทานไซต์และเนื้อหาของไซต์ (อย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อปี) เพื่อตรวจดูว่าคุ้มค่าที่จะเก็บเนื้อหาเหล่านี้ไว้หรือไม่

จึงควรคำนึงถึง เกินไป ว่าอาจเป็นรูปแบบการควบคุมมีขนาดใหญ่ขององค์กรของคุณบน lookout สำหรับไซต์เก่าด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบอาจโดยอัตโนมัติลบไซต์ที่ได้รับการแตะสำหรับ 90 วัน เป็นเจ้าของไซต์ คุณจะได้รับอีเมลของคำเตือนนี้กำลังเกิดขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมบนวงจรชีวิตและการหมดอายุนโยบาย ดูนโยบายการปิดไซต์

ขีดจำกัดของที่เก็บ

ผู้ดูแลระบบอาจตั้งขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูลที่กลุ่มคุณสามารถใช้ได้ คุณจำเป็นต้องทราบว่ามีขีดจำกัดนั้นหรือไม่ และถ้ามี คุณต้องตัดสินใจว่าคุณจะจัดสรรไซต์ หน้า และไลบรารีของคุณอย่างไร

ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Server ตั้งขีดจำกัดสำหรับขนาดเอกสารหนึ่งฉบับที่สามารถอัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารได้ไว้ที่ 50 เมกะไบต์ นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไซต์ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อพื้นที่เก็บข้อมูลถูกใช้ไปแล้ว 90% ของโควตา

หลังจากที่คุณทราบว่าขีดจำกัดของคุณคืออะไร คุณสามารถใช้ฟีเจอร์เช่นเวอร์ชัน หรือติดตามเพื่อให้แน่ใจว่า ไซต์ของคุณอยู่ในการตรวจสอบ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูจัดการขีดจำกัดของพื้นที่จัดเก็บคอลเลกชันของไซต์

การกำหนดเอง

สิ่งที่อาจเกิดขึ้นคือองค์กรของคุณจะมีการกำหนดรูปลักษณ์มาตรฐาน เทมเพลตไซต์ หรือเค้าโครงไซต์ที่เป็นที่ต้องการมากกว่าหรือมีความจำเป็น ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าลักษณะของไซต์และหน้าของพวกเขาได้มากเพียงใด

ในการควบคุมการกำหนดค่าเอง คุณอาจตัดสินใจจำกัดคนในทีมที่มีสิทธิ์กำหนดค่าเอง หรือคุณอาจเลือกใช้เค้าโครงหน้ามาตรฐานเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อบังคับบางประการ เช่นการให้แสดงเจ้าของไซต์ที่มุงบนซ้ายของไซต์ทั้งหมด

คุณยังอาจต้องการตั้งค่าแนวทางเกี่ยวกับฟังก์ชันที่ผู้ใช้สามารถใช้ได้บนไซต์ย่อยของพวกเขา ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการขอไม่ให้ผู้ใช้ใช้ Web Part ที่จำเป็นต้องใช้โค้ดที่กำหนดเอง

ในทางตรงกันข้ามคุณอาจจัดหา SharePoint Designer ให้ทุกคนในทีมของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถทำการเปลี่ยนแปลงตามต้องการได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดไซต์เอง ดูบทนำสู่การกำหนดหน้าและไซต์หรือไซต์ทีมของคุณในการกำหนดเอง

การนำทาง

องค์ประกอบการนำทางช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกดูเนื้อหาต่างๆ ที่ต้องการได้ รายการนำทางที่คุณสามารถกำหนดเองได้มีอยู่ด้วยกันสองรายการ นั่นคือ แถบลิงก์บนสุด และเปิดใช้ด่วน

ซึ่งคุณสามารถเลือกรายการและไลบรารีที่คุณต้องการให้ปรากฏขึ้นบน เปิดใช้ด่วน ได้โดยใช้หน้าการตั้งค่าสำหรับแต่ละรายการ หรือแต่ละไลบรารี คุณยังสามารถเปลี่ยนแปลงลำดับของลิงก์ เพิ่มหรือลบลิงก์ และเพิ่มหรือลบส่วนเพื่อจัดระเบียบลิงก์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีรายการอยู่ในส่วน รายการ เป็นจำนวนมากเกินไป คุณสามารถเพิ่มส่วนใหม่สำหรับ รายการงาน ซึ่งคุณสามารถรวมลิงก์ลงในรายการงานของคุณได้

แถบลิงก์บนสุดจะมีวิธีการต่างๆ ให้แก่ผู้ใช้ไซต์ของคุณในการไปยังไซต์อื่นๆ ในไซต์คอลเลกชันด้วยการแสดงแถวของแท็บที่ด้านบนสุดของทุกๆ หน้าในไซต์ เมื่อคุณสร้างไซต์ใหม่ คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการที่จะรวมไซต์ไว้บนแถบลิงก์บนสุดของไซต์แม่ และใช้แถบลิงก์บนสุดจากไซต์แม่หรือไม่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำทางไซต์ ดูบทนำสู่การนำทางของไซต์หรือปรับแต่งการนำทางบนไซต์ทีมของคุณ

การค้นหา

เนื้อหาจะปรากฏในหลายๆ ที่ รวมถึง ไซต์ รายการ ไลบรารี Web Part และคอลัมน์ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อบางคนค้นหาไซต์ของคุณ เนื้อหาทั้งหมดบนไซต์ของไซต์ย่อยใดก็ตามจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา

ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกว่าจะให้แสดงเนื้อหาบนไซต์ของคุณในผลลัพธ์การค้นหาหรือไม่ เมื่อคุณป้องกันไม่ให้แสดงเนื้อหาของไซต์ในผลลัพธ์การค้นหา เนื้อหาในไซต์ย่อยทั้งหมดของไซต์นั้นจะถูกบล็อกไม่ให้แสดงในผลลัพธ์การค้นหาด้วย

ตามค่าเริ่มต้น เนื้อหาที่มีสิทธิ์จำกัดจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์อ่านเนื้อหานั้น คุณสามารถเปลี่ยนเพื่อให้เนื้อหาที่ถูกจำกัดปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาได้ แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่พวกเขาไม่มีสิทธิ์เปิดได้

ดูภาพรวมการดูแลค้นหา SharePoint Onlineหรือกำหนดค่า Web Part การค้นหาเนื้อหาใน SharePointสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหา

บทบาทและหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการสนับสนุนไซต์

ควรกำหนดบทบาทและหน้าที่เพื่อลดความวุ่นวายที่สามารถตามมาบนไซต์เมื่อสมาชิกทีมหมุนเวียนเข้าออกทีม เหล่านี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับหน้าที่ของแต่ละคนในไซต์ของคุณ

  • การอบรม: การอบรมเรื่องการนำทางเบื้องต้น การค้นหา และการจัดการเอกสารสามารถมีประโยชน์มากสำหรับคนที่เพิ่งเริ่มใช้ผลิตภัณฑ์

  • การสนับสนุน: คุณอาจต้องการผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับมอบหมายในทีมของคุณให้แก้ปัญหาและเป็นผู้ประสานงานกับผู้ดูแลระบบ

  • การปฏิบัติตามแนวทางด้านกฎหมายหรือข้อปฏิบัติขององค์กร: บางครั้งนี่อาจเป็นเพียงการดูแลให้หน้าข้อปฏิบัติที่เหมาะสมมีลิงก์ที่ทันสมัยอยู่เสมอ แต่ก็เป็นการดีที่จะมีใครบางคนที่รับผิดชอบ

ดูการวางแผนไซต์ และจัดการผู้ใช้หรือจัดการผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสำหรับบทบาทในเพิ่มเติม

การป้องกันข้อมูล

ฟีเจอร์การสำรองและกู้คืนปกป้องข้อมูลของคุณจากแพ้โดยไม่ตั้งใจ ความถี่ของการสำรองข้อมูล และความเร็วและระดับการกู้คืนจะตั้งค่า โดยผู้ดูแล ดูภาพรวมของการสำรองและกู้คืนใน SharePointหรือจัดการถังรีไซเคิลของไซต์คอลเลกชัน SharePoint Online

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณ โปรดอย่ารวมข้อมูลที่ติดต่อในคำติชมของคุณ ช่วยเรารีวิว นโยบายความเป็นส่วนตัว.

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!