หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดของ Outlook for Mac 2011: ตั้งค่า Outlook ให้ทำงานให้คุณ

บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของชุด แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011 เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับส่วนที่เฉพาะเจาะจงในชุดข้อมูล ให้ไปที่ลิงก์ ดูเพิ่มเติม ที่ด้านล่างของหน้า

การตั้งค่า Outlook for Mac 2011: เค้าโครง

ขั้นตอนแรกในการทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้คือการตั้งค่าระบบเพื่อให้คุณใช้ Outlook for Mac 2011 ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ต่อไปนี้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าเค้าโครงที่แนะนำนี้ ให้ดูส่วนคำถามที่ถามบ่อยที่ด้านท้ายของเอกสารนี้

โฟลเดอร์

ต่อไปนี้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:

  • กล่องขาเข้าสำหรับข้อความที่คุณจำเป็นต้องดำเนินการ (จัดการ) กล่องขาเข้าของคุณมีไว้สำหรับข้อความที่ส่งถึงคุณโดยตรง หรือที่อาจเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องอ่าน ถ้าคุณได้รับข้อความจำนวนมากที่ส่งกลับไปกลับมาระหว่างบุคคลหลายคน ให้เปลี่ยนเป็นมุมมองการสนทนา หรือใช้การจัดเรียงตามวัน (การจัดเรียงเริ่มต้น)

  • โฟลเดอร์การอ้างอิงเดียว ภายใต้กล่องจดหมายเข้า สำหรับเอกสารอ้างอิงทั้งหมดที่คุณอาจต้องการใช้อ้างอิงกลับไปในภายหลัง จะไม่มีข้อความใดถูกจัดเข้าโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติ (ตัวอย่างเช่น ตามกฎ) ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์นี้เป็น 1-การอ้างอิง (การเพิ่ม 1- จะทำให้โฟลเดอร์นี้อยู่เป็นรายการแรกในกล่องจดหมายเข้า) โฟลเดอร์นี้จะถูกสร้างภายใต้กล่องจดหมายเข้า เพื่อให้คุณสามารถยุบกล่องจดหมายเข้าและเอาโฟลเดอร์นี้ออกจากมุมมองได้

    หมายเหตุ: ถ้าโฟลเดอร์นี้เริ่มมีขนาดใหญ่เกินไป (ตั้งแต่ 10,000 รายการขึ้นไป) Outlook for Mac 2011 อาจจะทำงานช้าเมื่อสลับไปยังโฟลเดอร์นี้

  • โฟลเดอร์สำหรับข้อความเกี่ยวกับอาชีพ เรื่องส่วนตัวและเรื่องส่วนบุคคล การมีโฟลเดอร์สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวและอาชีพแยกต่างหากจะทำให้คุณสามารถค้นหาข้อความในขณะที่มีคนอื่นดูอยู่ด้วยได้อย่างสบายใจ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีข้อความส่วนตัวที่มีความอ่อนไหวปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์นี้เป็น 2-ส่วนตัว

    ผู้จัดการอาจมีโฟลเดอร์หนึ่งสำหรับคำติชมเกี่ยวกับพนักงานของเขาเรียกว่า 3-การจัดการ

  • ชุดของโฟลเดอร์สำหรับข้อความกลุ่มที่ติดต่อ ข้อความทั้งหมดที่ส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อ (หรือเรียกอีกอย่างว่ารายการเซิร์ฟเวอร์ หรือรายชื่อผู้รับจดหมาย หรือรายชื่อการแจกจ่าย) ไม่จำเป็นต้องอ่านก็ได้ ชุดโฟลเดอร์นี้คือที่เก็บสำหรับข้อความกลุ่มที่ติดต่อทั้งหมดที่ไม่ได้ถูกส่งไปยังกล่องขาเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ สร้างโฟลเดอร์ระดับบนสุดโฟลเดอร์เดียวที่เรียกว่า กลุ่มที่ติดต่อ ภายใต้กล่องขาเข้าของคุณ แล้วสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละหัวข้อของกลุ่มที่ติดต่อ โดยปกติแล้ว การมีหนึ่งโฟลเดอร์ต่อหนึ่งกลุ่มที่ติดต่อก็ควรจะเพียงพอ แต่ถ้าคุณมีกลุ่มที่ติดต่อหลายกลุ่มที่เกี่ยวข้องกัน ให้พิจารณาส่งข้อความทั้งหมดลงในโฟลเดอร์เดียวกัน ยุบโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อระดับบนสุดเพื่อให้คุณไม่ถูกรบกวนด้วยข้อความที่ยังไม่ได้อ่านที่อยู่ในโฟลเดอร์ต่างๆ ใต้โฟลเดอร์นั้น

    หมายเหตุ:  ถ้าคุณจำเป็นต้องอ่านทุกข้อความบนกลุ่มที่ติดต่อ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มที่ติดต่อ ข้อความเหล่านี้ควรไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณโดยตรง

โฟลเดอร์สมาร์ท   

โฟลเดอร์สมาร์ท หรือที่เรียกว่าโฟลเดอร์การค้นหามีประโยชน์สำหรับการรวบรวมข้อมูลจากโฟลเดอร์จดหมายอื่นๆ โฟลเดอร์สมาร์ทจะมีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อคุณต้องการรวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อกำลังเตรียมการสำหรับการประชุมรายไตรมาส

โฟลเดอร์สมาร์ท

ถ้าคุณได้รับข้อความปริมาณมาก (มากกว่า 200 ข้อความต่อวัน) โฟลเดอร์การค้นหาอาจเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้คุณสามารถแยกแยะจดหมายจากผู้ส่ง

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าโฟลเดอร์สมาร์ท ให้ดูส่วนคำถามที่ถามบ่อยที่ด้านท้ายของเอกสารนี้

กฎ

เป้าหมายในการจัดระเบียบให้กับ Outlook ของคุณคือการลดขนาด "สิ่งรบกวน" ที่ไม่จำเป็นในกล่องจดหมายเข้าของคุณและทำให้รายการที่มีความสำคัญที่สุดปรากฏอยู่ด้านบนสุด กฎต่างๆ จะช่วยกระบวนการนี้ด้วยการย้ายข้อความลงไปในโฟลเดอร์ โดยยึดตามเกณฑ์ที่คุณกำหนด กฎจะกรองข้อความที่เข้ามาสู่กล่องจดหมายเข้าของคุณให้เหลือเฉพาะรายการที่ต้องอ่านเท่านั้น

ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะมีกฎต่อไปนี้ (รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่ากฎเหล่านี้มีอยู่ในคำถามที่ถามบ่อยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของเอกสารนี้)

  • ถึง: ฉัน    ข้อความใดๆ ที่ส่งถึงคุณโดยตรงหรือมีชื่อคุณในช่อง สำเนาถึง จะถูกส่งไปยังกล่องขาเข้าและไม่ถูกประมวลผลโดยกฎอื่นๆ แม้ว่าข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อด้วย

  • กลุ่มที่ติดต่อ    ข้อความอีเมลใดๆ ที่ถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อเว้นแต่ว่าคำสำคัญของข้อความนั้นบ่งว่าข้อความนั้นสำคัญต่อคุณ ซึ่งในกรณีเช่นนี้ ข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังกล่องขาเข้าของคุณ กลุ่มที่ติดต่อหลายกลุ่มที่คล้ายคลึงกันควรจะใช้กฎเดียวกัน และถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์เดียวกัน ถ้าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการอ่านทุกข้อความ อย่าสร้างกฎสำหรับกลุ่มนั้น ข้อความใดๆ ที่คุณต้องอ่านควรไปอยู่ที่กล่องขาเข้าของคุณโดยตรง

การแจ้งเตือน

ถ้าคุณได้รับข้อความจำนวนมาก หรือถูกทำให้เสียสมาธิด้วยเสียงแจ้งให้ทราบเมื่อมีข้อความเข้ามา เราขอแนะนำให้ปิดตัวเลือกต่อไปนี้

เมื่อต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ ให้คลิก กำหนดลักษณะ บนเมนู Outlook แล้วคลิก การแจ้งเตือนและเสียง ล้างกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมดภายใต้ ข้อความมาถึง

การมาถึงของข้อความ

ประเภท

ประเภทใน Outlook for Mac 2011 ช่วยให้คุณสามารถจัดการข้อมูลได้หลากหลายวิธี มีประเภทหลักๆ สามประเภทที่เราขอแนะนำให้สร้าง ได้แก่

  • โครงการ (สามารถรวมถึงผู้คนด้วย)

  • หัวข้อ

  • ตำแหน่งที่ตั้งหรือกิจกรรม

ประเภทไม่ใช่สิ่งที่ระบบนี้จำเป็นต้องมี แต่ถ้าคุณรู้จักนำมาใช้ก็จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ช่วยให้คุณระบุสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในปัจจุบันได้ง่ายขึ้น และช่วยให้คุณจัดกลุ่มงานที่คล้ายคลึงกันเพื่อให้คุณสามารถทำสิ่งเหล่านั้นได้ในคราวเดียว

เมื่อต้องการสร้างประเภท ให้ทำดังต่อไปนี้

  • คลิก จัดประเภท บนแท็บ หน้าแรก แล้วคลิก เพิ่มใหม่

ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการมีประเภทสำหรับสิ่งต่อไปนี้

  • ผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้จัดการของคุณแต่ละคน สำหรับรายการที่คุณต้องการทบทวนเมื่อคุณพบกับพวกเขาครั้งต่อไป (ตัวอย่างเช่น ประเภทที่ชื่อ 1:1 ผู้จัดการ)

  • ตำแหน่งที่ตั้งหลักๆ แต่ละที่หรือชนิดของกิจกรรมที่คุณทำแต่ละชนิด เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการเป็นกลุ่มได้ (นี่เป็นส่วนที่มีประโยชน์ต่อการจัดการงานของคุณ) ตัวอย่างเช่น

    @เดินทาง     สำหรับงานที่คุณสามารถทำได้ในระหว่างเดินทางจากที่ทำงานกลับบ้าน

    @อีเมล     สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมล การประชุม หรือแง่มุมอื่นใดของ Outlook for Mac 2011

    @บ้าน     สำหรับงานที่คุณทำได้ที่บ้าน

    @ประชุม     สำหรับรายการที่คุณต้องการเพื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุม

    @ออฟไลน์     สำหรับงานที่ทำให้คุณต้องอยู่ห่างคอมพิวเตอร์ เช่น การทำสำเนาเอกสาร

    @ออนไลน์     สำหรับงานที่คุณสามารถทำให้เสร็จได้เมื่อออนไลน์อยู่หรือผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์เท่านั้น

    @โทรศัพท์     สำหรับการติดต่อที่คุณต้องโทรออกหรือรับสาย

    @อ่าน     สำหรับงานที่จำเป็นต้องอ่านเท่านั้นไม่ต้องมีการตอบกลับ ประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับข้อความยาวๆ หรือสิ่งที่แนบมา ซึ่งคุณจำเป็นต้องอ่านแต่ไม่สามารถทำได้ทันที

    @รอ     สำหรับข้อความหรืองานที่คุณกำลังรอการตอบกลับ แต่ไม่มีการดำเนินการต่อไปที่แน่ชัดสำหรับคุณ

    ประเภท Outlook

    หมายเหตุ: การใช้สัญลักษณ์ @ ทำให้ประเภทโดดเด่นขึ้นมาในรายการประเภทของคุณ การทำเครื่องหมาย @ ไว้หน้าประเภทใดประเภทหนึ่งจะทำให้ประเภทเหล่านี้อยู่ที่ด้านบนของรายการประเภท และเตือนคุณถึงตำแหน่งที่คุณควรอยู่ในขณะที่คุณกำลังดำเนินการงานนี้ (ตัวอย่างเช่น @โทรศัพท์ คือ "ที่โทรศัพท์")

  • หัวข้อแต่ละหัวข้อหรือโครงการแต่ละโครงการที่สำคัญเพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อความในหัวข้อนั้นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่มีคำในเนื้อความหรือเรื่องของข้อความที่จะทำให้ข้อความนั้นปรากฏในการค้นหา

  • รายการที่สำคัญที่ต้องทำวันนี้และไม่สามารถเลื่อนไปทำวันอื่นได้

    หมายเหตุ:  คุณสามารถใช้ประเภทหลายประเภทกับรายการเดียวได้ไม่เหมือนกับการจัดเก็บที่สามารถมีรายการอยู่ได้ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่น ข้อความสำคัญที่คุณต้องการพูดคุยกับผู้จัดการของคุณก่อนที่คุณจะตอบกลับอาจถูกจัดประเภทเป็นทั้ง @อีเมล และ 1:1 ผู้จัดการ

แล้วคุณจะพบว่า ประเภทช่วยให้การค้นหามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และช่วยให้คุณพร้อมสำหรับการประชุม

หมายเหตุ: โปรดใช้ความระมัดระวังอย่างมากในการจัดประเภทข้อความส่งออกของคุณ เนื่องจากผู้รับอาจเห็นประเภทของคุณได้ ถ้าผู้รับของคุณไม่ได้ใช้ Outlook for Mac 2011 หรือ Exchange Server 2010 พวกเขาจะสามารถเห็นประเภทที่คุณตั้งไว้

ดูเพิ่มเติม

แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: การบริหารเวลาที่ดี

แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: จัดการกล่องจดหมายเข้าของคุณด้วย 4 D’s

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: จัดการเวลาโดยการตรวจสอบรายวัน

แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: ทำงานของคุณด้วยความช่วยเหลือของ งาน

แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: ค้นหาข้อความนั้น!

แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: เขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยม

แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: ปฏิทินและการประชุม

แนวทางปฏิบัติดีที่สุดสำหรับ Outlook for Mac 2011: คำถามที่ถามบ่อย

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ยอดเยี่ยม! มีคำติชมอื่นๆ อีกหรือไม่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

×