สร้างตาราง

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูล คุณจะเก็บข้อมูลในตารางซึ่งเป็นรายการที่ยึดตามเรื่องที่มีแถวและคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตาราง ที่ติดต่อ เพื่อเก็บรายชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ หรือสร้างตาราง ผลิตภัณฑ์ เพื่อเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

บทความนี้จะอธิบายวิธีสร้างตาราง วิธีเพิ่มเขตข้อมูลลงในตาราง และวิธีตั้งค่าคีย์หลักของตาราง และยังอธิบายวิธีตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลและตารางด้วย

เนื่องจาก วัตถุฐานข้อมูล อื่นๆ จะขึ้นอยู่ตารางเป็นสำคัญ ดังนั้น คุณควรเริ่มต้นออกแบบฐานข้อมูลของคุณด้วยการสร้างตารางทั้งหมดแล้วจึงสร้างวัตถุอื่นๆ ก่อนสร้างตาราง ให้พิจารณาความต้องการของคุณให้รอบคอบ และกำหนดตารางทั้งหมดที่คุณต้องการ สำหรับบทนำสู่การวางแผนและการออกแบบฐานข้อมูล ให้ดูบทความที่ชื่อว่า พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

หมายเหตุ: บทความนี้ไม่ได้อธิบายวิธีสร้างตารางโดยใช้ คิวรีแบบสร้างข้อกำหนดข้อมูล ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคิวรีแบบสร้างข้อกำหนดข้อมูลได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ในบทความนี้

ภาพรวม

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

สร้างตารางใหม่

การแทรก เพิ่ม หรือสร้างเขตข้อมูลใหม่ในตาราง

บันทึกตาราง

ภาพรวม

ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูล

แต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของชื่อเรื่องตาราง เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนมักเรียกว่า แถวหรืออินสแตนซ์

แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของชื่อเรื่องตาราง เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล หนึ่งรูปแบบ เขตข้อมูลมักเรียกว่า คอลัมน์หรือแอตทริบิวต์

เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com ค่าเขตข้อมูลมักเรียกว่า fact

ตารางลูกค้าใน Access แสดงเค้าโครงของระเบียนและเขตข้อมูล

1. ระเบียน

2. เขตข้อมูล

3. ค่าเขตข้อมูล

ฐานข้อมูลสามารถมีตารางได้หลายตาราง ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์

คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล

ตารางและเขตข้อมูลจะมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมฟีเจอร์หรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย

แผ่นคุณสมบัติของตารางและแผ่นคุณสมบัติของเขตข้อมูล
ตารางจะเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ

1. คุณสมบัติของตาราง

2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางจะเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้น

คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งฟีเจอร์ของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

ชนิดข้อมูล

ทุกเขตข้อมูลจะมีชนิดข้อมูล ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะระบุชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลนั้นเก็บอยู่ เช่น ข้อความหรือไฟล์ที่แนบจำนวนมาก

การตั้งค่าชนิดข้อมูล

ชนิดข้อมูลคือคุณสมบัติของเขตข้อมูล แต่จะมีข้อแตกต่างจากคุณสมบัติของเขตข้อมูลอื่น ดังนี้

  • คุณจะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง ไม่ใช่ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

  • ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ ที่เขตข้อมูลมี

  • คุณต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเมื่อสร้างเขตข้อมูล

    คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่ใน Access ได้โดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชนิดข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติตามค่าที่คุณใส่ ถ้าไม่มีชนิดข้อมูลอื่นตามที่คุณใส่ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลนั้นเป็นข้อความ ถ้าจำเป็น คุณสามารถเปลี่ยนชนิดข้อมูลได้โดยใช้ Ribbon ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent ใหม่

ตัวอย่างของการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติ

ตารางต่อไปนี้แสดงให้เห็นวิธีการตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติในมุมมองแผ่นข้อมูล

ถ้าคุณใส่ข้อมูล:

Office Access 2007 จะสร้างเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูลเป็น

ประชา

ข้อความ

http://www.contoso.com

คุณสามารถใช้ส่วนนำหน้าอินเทอร์เน็ตโพรโทคอลใดๆ ก็ได้ ตัวอย่างเช่น http://, https:// และ mailto: ต่างเป็นส่วนนำหน้าที่ถูกต้อง

ไฮเปอร์ลิงก์

1

Number, Long Integer

50,000

Number, Long Integer

50,000.99

Number, Double

50000.389

Number, Double

12/67

รูปแบบวันที่และเวลาที่โปรแกรมจะรู้จักนั้นจะต้องตรงตามระบบภาษาของผู้ใช้ที่คุณตั้งค่าไว้

วันที่/เวลา

31 ธันวาคม 2549

วันที่/เวลา

10:50:23

วันที่/เวลา

10:50

วันที่/เวลา

17:50

วันที่/เวลา

$12.50

สัญลักษณ์สกุลเงินที่โปรแกรมจะรู้จักนั้นจะต้องตรงตามระบบภาษาของผู้ใช้ที่คุณตั้งค่าไว้

สกุลเงิน

21.75

Number, Double

123.00%

Number, Double

3.46E+03

Number, Double

ความสัมพันธ์ของตาราง

แม้ว่าแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน ตารางในฐานข้อมูลมักจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลอาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

  • ตารางลูกค้าที่แสดงรายชื่อลูกค้าของบริษัทคุณ และที่อยู่ของลูกค้าเหล่านั้น

  • ตารางผลิตภัณฑ์ที่แสดงผลิตภัณฑ์ที่คุณขาย รวมถึงราคาและรูปภาพของรายการแต่ละรายการ

  • ตารางใบสั่งซื้อที่ติดตามใบสั่งซื้อของลูกค้า

เนื่องจากข้อมูลในเรื่องที่ต่างกันถูกเก็บในตารางแยกกัน คุณจึงต้องหาวิธีที่จะผูกข้อมูลไว้ด้วยกันเพื่อให้สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากตารางที่แยกกันได้โดยง่าย เมื่อต้องการเชื่อมต่อข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางที่ต่างกัน ให้คุณสร้างความสัมพันธ์ ความสัมพันธ์เป็นการเชื่อมต่อแบบตรรกะระหว่างตารางสองตารางที่มีการระบุเขตข้อมูลที่มีเหมือนกัน

คีย์

เขตข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของความสัมพันธ์ของตารางจะถูกเรียกว่าคีย์ คีย์มักจะประกอบด้วยหนึ่งเขตข้อมูล แต่ก็อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งรายการได้ คีย์มีสองชนิด ได้แก่

  • คีย์หลัก    ตารางสามารถมีคีย์หลักได้เพียงคีย์เดียว คีย์หลักประกอบด้วยอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลซึ่งจะระบุระเบียนแต่ละระเบียนที่คุณเก็บไว้ในตารางโดยไม่ซ้ำกัน บ่อยครั้งที่จะมีเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน เช่น หมายเลข ID, เลขลำดับ หรือรหัสที่ทำหน้าที่เป็นคีย์หลัก ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางลูกค้าที่ซึ่งลูกค้าแต่ละรายจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่ไม่ซ้ำกัน เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็นคีย์หลักของตารางลูกค้า การที่คีย์หลักมีมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลมักจะเกิดจากการรวมกันของเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ซึ่งจะให้ค่าที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้นามสกุล ชื่อ และวันเกิดรวมกันเป็นเป็นคีย์หลักของตารางเกี่ยวกับบุคคล

  • Foreign Key    ตารางยังสามารถมี Foreign Key ได้ตั้งแต่หนึ่งคีย์ขึ้นไป Foreign Key ประกอบด้วยค่าที่สอดคล้องกับค่าในคีย์หลักของตารางอื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางใบสั่งซื้อ โดยใบสั่งซื้อแต่ละใบจะมีหมายเลข ID ลูกค้าที่สอดคล้องกับระเบียนในตารางลูกค้า เขตข้อมูล ID ลูกค้าเป็น Foreign Key ของตารางใบสั่งซื้อ

ความสอดคล้องกันของค่าระหว่างเขตข้อมูลคีย์จะใช้เป็นหลักเกณฑ์ในการสร้างความสัมพันธ์ของตาราง คุณสามารถใช้ความสัมพันธ์ของตารางในการรวมข้อมูลจากตารางต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางลูกค้าและตารางใบสั่งซื้อ ในตารางลูกค้า ระเบียนแต่ละระเบียนจะถูกระบุโดยเขตข้อมูลคีย์หลักนั่นคือ ID

เมื่อต้องการกำหนดให้ใบสั่งซื้อแต่ละใบสัมพันธ์กับลูกค้า ให้เพิ่มเขตข้อมูล Foreign Key ในตารางใบสั่งซื้อที่สอดคล้องกับเขตข้อมูล ID ของตารางลูกค้า จากนั้นให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างสองคีย์ เมื่อเพิ่มระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ให้ใช้ค่าของ ID ลูกค้าที่มาจากตารางลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่สั่งซื้อ ให้ใช้ความสัมพันธ์เพื่อระบุว่าต้องการให้ข้อมูลใดจากตารางลูกค้าสอดคล้องกับระเบียนใดในตารางใบสั่งซื้อ

ความสัมพันธ์ของตาราง Access แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์
ความสัมพันธ์ของตารางที่แสดงในหน้าต่างความสัมพันธ์

1. คีย์หลักที่ถูกระบุโดยไอคอนรูปกุญแจถัดจากชื่อเขตข้อมูล

2. Foreign Key ให้สังเกตว่าไม่มีไอคอนรูปกุญแจ

ประโยชน์จากการใช้ความสัมพันธ์

การเก็บข้อมูลแยกกันในตารางที่เกี่ยวข้องกันสร้างประโยชน์ดังนี้

  • ความสอดคล้องกัน    เนื่องจากรายการแต่ละรายการของข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียวในตารางเดียว โอกาสที่จะเกิดการกำกวมหรือความไม่สอดคล้องกันจึงมีน้อย ตัวอย่างเช่น คุณจะเก็บชื่อลูกค้าไว้เพียงครั้งเดียวในตารางเกี่ยวกับลูกค้ามากกว่าที่จะเก็บซ้ำๆ (ซึ่งจะมีโอกาสเกิดความไม่สอดคล้อง) ในตารางที่มีข้อมูลใบสั่งซื้อ

  • ประสิทธิภาพ    การบันทึกข้อมูลในที่เดียวหมายถึงการใช้เนื้อที่ดิสก์น้อยกว่า นอกจากนี้ ตารางขนาดเล็กจะให้ข้อมูลได้รวดเร็วกว่าตารางขนาดใหญ่ สุดท้าย ถ้าคุณไม่ใช้ตารางแยกกันสำหรับเรื่องที่แตกต่างกัน คุณจะสร้างค่า Null (ไม่มีข้อมูล) และทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในตารางของคุณ ซึ่งจะทำให้เปลืองเนื้อที่และประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้

  • เข้าใจง่าย    การออกแบบของฐานข้อมูลจะเข้าใจง่าย ถ้าเรื่องต่างๆ ถูกแยกออกเป็นตารางต่างๆ อย่างเหมาะสม

เคล็ดลับ: วางแผนตารางของคุณโดยพิจารณาจากความสัมพันธ์ คุณสามารถใช้ ตัวช่วยสร้างการค้นหา ในการสร้างเขตข้อมูล Foreign Key ถ้ามีตารางที่มีคีย์หลักที่เกี่ยวข้องอยู่แล้ว ตัวช่วยสร้างการค้นหาจะสร้างความสัมพันธ์ให้คุณ

ด้านบนของหน้า

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างตารางใน Microsoft Office Access 2007 โปรแกรมมีความแตกต่างเล็กน้อยจาก Access เวอร์ชันก่อนหน้าที่คุณควรทราบ

  • เทมเพลตตารางและเขตข้อมูลได้เข้ามาแทนที่ตัวช่วยสร้างตาราง    ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณเคยใช้ ตัวช่วยสร้างตาราง เพื่อสร้างตารางอย่างรวดเร็วด้วยการตอบคำถามสองสามข้อ ใน Office Access 2007 ตัวช่วยสร้างตารางจะถูกแทนที่ด้วยเทมเพลตตารางและเขตข้อมูล

  • การสร้างแผ่นข้อมูล    ใน Office Access 2007 คุณสามารถสร้างและปรับเปลี่ยนตารางและเขตข้อมูลในระหว่างที่กำลังทำงานอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูลได้

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์เหล่านี้จะแสดงในส่วนต่อไปนี้

ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่

ฐานข้อมูลอย่างง่ายอาจใช้ตารางเพียงตารางเดียวได้ เช่น รายการที่ติดต่อ อย่างไรก็ตาม ฐานข้อมูลจำนวนมากจะใช้ตารางหลายตาราง เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ คุณได้สร้างไฟล์ใหม่บนคอมพิวเตอร์ของคุณซึ่งจะทำหน้าที่เป็นคอนเทนเนอร์สำหรับวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ รวมถึงตารางของคุณด้วย

ใน Access 2010 คุณสามารถใช้ส่วนของแอปพลิเคชันเมื่อต้องการเพิ่มตารางที่ใช้กันทั่วไป ฟอร์ม และรายงานไปยังฐานข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็ว

คุณสามารถสร้างตารางได้โดยการสร้างฐานข้อมูลใหม่ การแทรกตารางลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือการนำเข้าหรือการลิงก์ไปยังตารางจากแหล่งข้อมูลอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Microsoft Office Excel, เอกสาร Microsoft Office Word, ไฟล์ข้อความ หรือฐานข้อมูลอื่น เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ โปรแกรมจะแทรกตารางเปล่าใหม่ให้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใส่ข้อมูลในตารางเพื่อเริ่มต้นกำหนดค่าเขตข้อมูลได้

คุณต้องการทำสิ่งใด

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง

นำเข้าหรือเชื่อมโยงเพื่อสร้างตาราง

ใช้ไซต์ SharePoint เพื่อสร้างตาราง

ตั้งค่าคีย์หลักของตาราง

ตั้งค่าคุณสมบัติของตาราง

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก ใหม่

  2. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่

  3. เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์

  4. คลิก สร้าง

    ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด

  3. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

    รูป Ribbon ของ Access

    ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง

ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณใช้ตัวช่วยสร้างตารางเพื่อสร้างตารางอย่างรวดเร็วจากตารางและเขตข้อมูลตัวอย่าง ใน Office Access 2007 ให้คุณใช้เทมเพลตตารางและเทมเพลตเขตข้อมูลแทน

เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่คุณสามารถเริ่มใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการของคุณก็ได้ Office Access 2007 มาพร้อมกับเทมเพลตตารางต่อไปนี้ ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับรายการ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีชื่อเดียวกัน:

  • ที่ติดต่อ    ตารางสำหรับการจัดการข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล URL ของเว็บเพจ และสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญาการให้บริการและรูปภาพ

  • งาน    ตารางสำหรับการติดตามงาน ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

  • ปัญหา    ตารางสำหรับการติดตามปัญหา ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูล Memo แบบผนวกเท่านั้น ซึ่งจะเก็บประวัติของค่าเขตข้อมูลเก่า

  • เหตุการณ์    ตารางสำหรับการจัดการเหตุการณ์ ซึ่งรวมเขตข้อมูล Memo แบบ Rich Text และเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา

  • สินทรัพย์    ตารางสำหรับการจัดการสินทรัพย์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมเขตข้อมูลสกุลเงินสองเขตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้

หลังจากที่คุณสร้างตารางโดยใช้เทมเพลตตาราง คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเพิ่มลงในตารางใดก็ได้ในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ให้ดูในส่วน เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้

สร้างตารางใหม่โดยใช้เทมเพลตตาราง

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง

  3. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ

    รูป Ribbon ของ Access

    ตารางใหม่จะถูกแทรกโดยยึดตามเทมเพลตตารางที่คุณเลือก

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

นำเข้าหรือลิงก์เพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางโดยนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลที่เก็บไว้ที่อื่นได้ คุณสามารถนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel, รายการ Windows SharePoint Services, ไฟล์ XML, ฐานข้อมูล Access อื่น, โฟลเดอร์ Microsoft Office Outlook และอื่นๆ

เมื่อนำเข้าข้อมูล คุณจะสร้างสำเนาของข้อมูลในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับในภายหลังจะไม่มีผลต่อข้อมูลที่นำเข้า และการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่นำเข้าจะไม่มีผลต่อข้อมูลต้นฉบับ หลังจากเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลและนำเข้าข้อมูล คุณสามารถใช้ข้อมูลที่นำเข้าโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลได้ คุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของตารางที่นำเข้าได้

เมื่อลิงก์ไปยังข้อมูล คุณจะสร้างตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลปัจจุบัน ซึ่งเป็นการลิงก์แบบสดไปยังข้อมูลที่มีอยู่ซึ่งเก็บไว้ที่อื่น เมื่อคุณเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางที่ลิงก์ คุณจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูลด้วยเช่นกัน เมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแหล่งข้อมูล การเปลี่ยนแปลงนั้นจะแสดงอยู่ในตารางที่ลิงก์ คุณต้องสามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลในทุกครั้งที่ใช้ตารางที่ลิงก์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของตารางที่ลิงก์ได้

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลในเวิร์กชีต Excel โดยใช้ตารางที่ลิงก์ได้ การแก้ไขปัญหาชั่วคราวทำได้โดยการนำเข้าข้อมูลต้นฉบับไปยังฐานข้อมูล Access แล้วลิงก์ไปยังฐานข้อมูลจาก Excel สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลิงก์ไปยัง Access จาก Excel ให้ค้นหาในวิธีใช้ Excel หรือดูที่การลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติม

สร้างตารางใหม่ด้วยการนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลภายนอก

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตารางใหม่

  3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกแหล่งข้อมูลใดแหล่งข้อหนึ่งที่พร้อมใช้งาน

รูป Ribbon ของ Access

  1. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏในแต่ละขั้นตอน

    Access จะสร้างตารางใหม่และแสดงตารางนั้นในบานหน้าต่างนำทาง

คุณยังสามารถนำเข้าหรือลิงก์ไปยังรายการ SharePoint ได้โดยใช้คำสั่งบนแท็บ สร้าง

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

ใช้ไซต์ SharePoint เพื่อสร้างตาราง

คุณสามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลซึ่งนำเข้าหรือลิงก์ไปยังรายการ SharePoint ได้ คุณยังสามารถสร้างรายการ SharePoint ใหม่โดยใช้เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ด้วย เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Office Access 2007 รวมถึงที่ติดต่อ งาน ประเด็น และเหตุการณ์

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตารางใหม่ แล้วคลิก เปิด

  3. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก รายการ SharePoint

    รูป Ribbon ของ Access

  4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • สร้างรายการ SharePoint โดยยึดตามแม่แบบ

      1. คลิก ที่ติดต่อ, งาน, ปัญหา หรือ เหตุการณ์

      2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ

      3. ใส่ชื่อสำหรับรายการใหม่และคำอธิบายในกล่อง ระบุชื่อสำหรับรายการใหม่ และ คำอธิบาย

      4. เมื่อต้องการเปิดตารางที่เชื่อมโยงหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น)

  • สร้างรายการใหม่ที่กำหนดเอง

    1. คลิก กำหนดเอง

    2. ในกล่องโต้ตอบ การสร้างรายการใหม่ ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่คุณต้องการสร้างรายการ

    3. ใส่ชื่อสำหรับรายการใหม่และคำอธิบายในกล่อง ระบุชื่อสำหรับรายการใหม่ และ คำอธิบาย

    4. เมื่อต้องการเปิดตารางที่เชื่อมโยงหลังจากสร้างเสร็จแล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เปิดรายการเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น (ถูกเลือกอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้น)

  • นำเข้าข้อมูลจากรายการที่มีอยู่

  • คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่

  • ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้า

  • คลิก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน แล้วคลิก ถัดไป

  • ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับรายการ SharePoint ที่คุณต้องการนำเข้า

  • ลิงก์ไปยังรายการที่มีอยู่

  • คลิก รายการ SharePoint ที่มีอยู่

  • ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก - ไซต์ SharePoint ให้พิมพ์ URL ของไซต์ SharePoint ที่มีรายการซึ่งคุณต้องการลิงก์ไป

  • คลิก ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลโดยการสร้างตารางที่ลิงก์ แล้วคลิก ถัดไป

  • เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ติดกับรายการ SharePoint ที่คุณต้องการลิงก์

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคีย์หลักของตาราง

คุณควรระบุคีย์หลักสำหรับตาราง เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลที่เหมาะสมที่จะไม่ดำเนินการตามนั้น Access จะสร้างดัชนีสำหรับคีย์หลักโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของฐานข้อมูลให้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ Access จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกระเบียนมีค่าที่อยู่ในเขตข้อมูลคีย์หลัก และเป็นค่าที่ไม่ซ้ำกัน การมีค่าที่ไม่ซ้ำกันนั้นเป็นสิ่งสำคัญ มิฉะนั้นจะไม่สามารถแยกความแตกต่างระหว่างแถวหนึ่งๆ ออกจากแถวอื่นได้

เมื่อคุณสร้างตารางใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะสร้างคีย์หลักและกำหนดชื่อเขตข้อมูลของ ID และชนิดข้อมูล AutoNumber ให้โดยอัตโนมัติ

ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงหรือเอาคีย์หลักออก หรือตั้งค่าคีย์หลักให้กับตารางที่ยังไม่มีคีย์หลักได้

กำหนดเขตข้อมูลที่จะใช้เป็นคีย์หลัก

ในบางครั้ง คุณอาจมีข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นคีย์หลักอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหมายเลข ID ของพนักงานอยู่แล้ว ถ้าคุณสร้างตารางเพื่อติดตามข้อมูลพนักงาน คุณอาจตัดสินใจใช้ ID พนักงานที่มีอยู่แล้วเป็นคีย์หลักของตาราง หรือบางครั้ง ID พนักงานจะไม่ซ้ำกันเมื่อมีการรวมกับ ID แผนก โดยกำหนดให้คุณใช้ทั้งสองเขตข้อมูลเป็นคีย์หลัก คีย์หลักที่ถือเป็นตัวเลือกที่ดีจะมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

  • แต่ละระเบียนมีค่าที่ไม่ซ้ำกันในเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูล

  • เขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลต้องไม่เป็นค่าว่างหรือ Null กล่าวคือจะต้องมีค่าอยู่เสมอ

  • ค่าจะไม่เปลี่ยนแปลง

ถ้าไม่มีข้อมูลที่เหมาะสมที่จะใช้เป็นคีย์หลัก คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลักได้ เมื่อสร้างเขตข้อมูลใหม่เพื่อใช้เป็นคีย์หลัก ให้ตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลเป็น AutoNumber เพื่อช่วยตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลนั้นตรงตามคุณลักษณะสามประการในรายการก่อนหน้านี้

ตั้งค่าหรือเปลี่ยนคีย์หลัก

  1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลง

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  3. ในการออกแบบตาราง ให้เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลที่ต้องการใช้เป็นคีย์หลัก

    เมื่อต้องการเลือกหนึ่งเขตข้อมูล ให้คลิก ตัวเลือกแถว สำหรับเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

    เมื่อต้องการเลือกหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้แล้วคลิกตัวเลือกแถวของแต่ละเขตข้อมูล

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

    กลุ่มเครื่องมือบนแท็บออกแบบ

    ตัวบ่งชี้คีย์จะปรากฏที่ด้านซ้ายของเขตข้อมูลที่ระบุให้เป็นคีย์หลัก

วิธีเอาคีย์หลักออก

  1. เลือกตารางที่มีคีย์หลักที่คุณต้องการเอาออก

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  3. คลิกที่ ตัวเลือกแถว สำหรับคีย์หลักปัจจุบัน ถ้าคีย์หลักมีหลายเขตข้อมูล ให้กด CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกตัวเลือกแถวสำหรับแต่ละเขตข้อมูล

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิกที่ คีย์หลัก

    กลุ่มเครื่องมือบนแท็บออกแบบ

    ตัวบ่งชี้คีย์จะถูกเอาออกจากเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลที่ก่อนหน้านี้คุณได้ระบุให้เป็นคีย์หลัก

หมายเหตุ: เมื่อบันทึกตารางใหม่โดยไม่ได้ตั้งค่าคีย์หลัก Access จะพร้อมท์ให้คุณสร้างเขตข้อมูลใหม่สำหรับคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ใช่ Access จะสร้างเขตข้อมูล ID ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อให้ค่าที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละระเบียน ถ้าตารางมีเขตข้อมูล AutoNumber อยู่แล้ว Access จะใช้เขตข้อมูลดังกล่าวเป็นคีย์หลัก ถ้าคุณคลิก ไม่ใช่ Access จะไม่เพิ่มเขตข้อมูล และจะไม่มีการตั้งค่าคีย์หลัก

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติของตาราง

นอกจากเขตข้อมูลคุณสมบัติการตั้งค่าแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่จะนำไปใช้กับตารางทั้งหมดหรือระเบียนทั้งหมดได้

  1. เลือกตารางที่มีคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  3. บนแท็บ ดีไซน์ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก แผ่นคุณสมบัติ

    กลุ่ม แสดง/ซ่อน บนแท็บ ออกแบบ ใน Access

    แผ่นคุณสมบัติของตารางจะปรากฏขึ้น

  4. บนแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกแท็บ ทั่วไป

  5. คลิกที่กล่องทางด้านซ้ายของคุณสมบัติที่ต้องการตั้งค่า แล้วใส่การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัตินั้น

    คุณสมบัติตารางที่พร้อมใช้งาน

    ใช้คุณสมบัติตารางนี้

    เมื่อต้องการ

    แสดงมุมมองบนไซต์ SharePoint

    ระบุว่าสามารถแสดงมุมมองตามตารางบนไซต์ SharePoint ได้หรือไม่

    หมายเหตุ: ผลจากการตั้งค่านี้จะขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณสมบัติฐานข้อมูล แสดงมุมมองทั้งหมดบนไซต์ SharePoint

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน ดูเพิ่มเติม

    แผ่นข้อมูลย่อยถูกขยายออก

    ขยายแผ่นข้อมูลย่อยทั้งหมดเมื่อคุณเปิดตาราง

    ความสูงแผ่นข้อมูลย่อย

    เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณต้องการขยายหน้าต่างแผ่นข้อมูลย่อยเพื่อแสดงทุกแถว ให้ปล่อยคุณสมบัตินี้ให้มีค่าเป็น "0"

    • ถ้าคุณต้องการควบคุมความสูงของแผ่นข้อมูลย่อย ให้ใส่ความสูงที่ต้องการเป็นนิ้ว

    การวางแนว

    ตั้งค่าการวางแนวมุมมองตามภาษาของคุณที่เป็นการอ่านจากซ้ายไปขวาหรือขวาไปซ้าย

    คำอธิบาย

    ใส่คำอธิบายของตาราง คำอธิบายนี้จะปรากฏในคำแนะนำเครื่องมือสำหรับตาราง

    มุมมองเริ่มต้น

    ตั้งค่า แผ่นข้อมูล, PivotTable หรือ PivotChart เป็นมุมมองเริ่มต้นเมื่อเปิดตาราง

    กฎการตรวจสอบ

    ใส่นิพจน์ซึ่งต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงระเบียน

    ข้อความตรวจสอบ

    ใส่ข้อความที่จะแสดงเมื่อระเบียนละเมิดนิพจน์ในคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ

    ตัวกรอง

    กำหนดเงื่อนไขที่จะแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ลำดับตาม

    เลือกอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อระบุลำดับการจัดเรียงเริ่มต้นของแถวในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ชื่อแผ่นข้อมูลย่อย

    ระบุว่าแผ่นข้อมูลย่อยควรปรากฏในมุมมองแผ่นข้อมูลหรือไม่ ถ้าใช่ ตารางหรือคิวรีใดควรแสดงแถวในแผ่นข้อมูลย่อย

    เชื่อมโยงเขตข้อมูลลูก

    แสดงเขตข้อมูลในตารางหรือคิวรีที่ใช้กับแผ่นข้อมูลย่อยที่ตรงตามคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลหลัก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง

    เชื่อมโยงเขตข้อมูลหลัก

    แสดงเขตข้อมูลในตารางที่ตรงตามคุณสมบัติ ลิงก์เขตข้อมูลลูก ซึ่งระบุไว้สำหรับตาราง

    ใช้ตัวกรองเมื่อโหลด

    ใช้เงื่อนไขตัวกรองในคุณสมบัติ ตัวกรอง โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

    ใช้การจัดลำดับตามเมื่อโหลด

    ใช้เกณฑ์การเรียงลำดับในคุณสมบัติ ลำดับตาม โดยอัตโนมัติ (ด้วยการตั้งค่าเป็น ใช่) เมื่อเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นสำหรับการใส่หรือการแก้ไขการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย ถ้าคุณกำลังตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เป็นนิพจน์ และต้องการความช่วยเหลือในการสร้างนิพจน์ ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ที่อยู่ถัดจากกล่องคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ เพื่อแสดงตัวสร้างนิพจน์

  6. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้กด CTRL+S

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

การแทรก เพิ่ม หรือสร้างเขตข้อมูลใหม่ในตาราง

คุณสามารถเก็บข้อมูลแต่ละส่วนที่ต้องการติดตามในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ในตาราง ที่ติดต่อ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ในตารางผลิตภัณฑ์ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ และราคา

ก่อนสร้างเขตข้อมูล ให้พยายามแยกข้อมูลให้เป็นส่วนเล็กที่สุดที่สามารถใช้ได้ การรวมข้อมูลในภายหลังจะง่ายกว่าการดึงข้อมูลออกจากกัน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างเขตข้อมูลชื่อเต็ม ให้ลองพิจารณาการสร้างเขตข้อมูล นามสกุล และ ชื่อ แยกกัน จากนั้น คุณจะสามารถค้นหาหรือเรียงลำดับตามชื่อ นามสกุล หรือทั้งสองอย่างได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณวางแผนที่จะรายงาน เรียงลำดับ ค้นหา หรือคำนวณรายการของข้อมูล ให้วางรายการนั้นในเขตข้อมูลของตัวเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลและการสร้างเขตข้อมูล ให้ดูที่การลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติม

หลักจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

คุณต้องการทำสิ่งใด

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่มีอยู่

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

เปลี่ยนรูปแบบเขตข้อมูล

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นๆ

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบ

เปิดตารางในมุมมองออกแบบ

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นๆ

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล

เมื่อสร้างตารางใหม่หรือเปิดตารางที่มีอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในตารางโดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ของแผ่นข้อมูลได้

แผ่นข้อมูลใน Access ที่มีคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

1. ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

  1. สร้างหรือเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตาราง ให้ดูที่ส่วน สร้างตารางใหม่

  2. ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ใส่ชื่อของเขตข้อมูลที่ต้องการสร้าง

    ใช้ชื่อที่ให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้น

  3. ใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลใหม่

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล

ในบางครั้งก็เป็นเรื่องง่ายที่จะเลือกเขตข้อมูลจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ตรงกับความต้องการของคุณมากกว่าการสร้างเขตข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถใช้บานหน้าต่างงาน เทมเพลตเขตข้อมูล เพื่อเลือกจากรายการของเทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือชุดของคุณลักษณะและคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งอธิบายเกี่ยวกับเขตข้อมูลนั้น คำจำกัดความของเทมเพลตเขตข้อมูลประกอบด้วย ชื่อเขตข้อมูล ชนิดข้อมูล การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัติรูปแบบของเขตข้อมูล และคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูล

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่

    รูป Ribbon ของ Access

  3. เลือกเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล แล้วลากไปที่ตารางที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

เพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่มีอยู่

ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีหลายตาราง คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากหนึ่งในตารางเหล่านั้นไปยังตารางใหม่ของคุณโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงตารางอื่นๆ ทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ โดยจะจัดกลุ่มออกเป็นสองประเภท ได้แก่ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางที่สัมพันธ์กัน และ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่น ถ้าตารางที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลมีความสัมพันธ์กับตารางอื่นๆ เขตข้อมูลของตารางที่เกี่ยวข้องจะแสดงเป็นรายการแรกๆ ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการทำงาน

  3. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

    ตารางจะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

  4. ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

รูป Ribbon ของ Access

  1. คลิกเครื่องหมายบวก (+) ถัดจากตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อแสดงรายการของเขตข้อมูลในตารางนั้น

  2. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วลากไปยังตารางที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่

  3. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการค้นหา

    หลังจากที่คุณได้ดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ในตัวช่วยสร้างเสร็จสมบูรณ์แล้ว เขตข้อมูลนั้นจะปรากฏในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่ไม่สัมพันธ์กัน จากนั้นดำเนินการตามตัวช่วยสร้างการค้นหาจนเสร็จสมบูรณ์ ความสัมพันธ์ใหม่แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติระหว่างตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และตารางที่คุณเปิดไว้

ค้นหาลิงก์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวช่วยสร้างการค้นหาได้ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล

หลังจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

ตัวอย่างเช่น เมื่อตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูล คุณจะสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • ควบคุมลักษณะที่ปรากฏของข้อมูลในเขตข้อมูล

  • ช่วยป้องกันการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูล

  • ระบุค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูล

  • ช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหาและเรียงลำดับในเขตข้อมูล

คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลที่มีอยู่ในขณะทำงานในมุมมองแผ่นข้อมูลได้ เมื่อต้องการเข้าถึงและตั้งค่ารายการของคุณสมบัติเขตข้อมูลทั้งหมด คุณต้องใช้มุมมองออกแบบ

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล

คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล เปลี่ยนชนิดข้อมูลในเขตข้อมูล เปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูล และเปลี่ยนคุณสมบัติอื่นๆ บางอย่างของเขตข้อมูลได้ขณะที่ทำงานอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล

เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการเปิด

  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

เปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล

เมื่อเพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ Access จะกำหนดชื่อ Field1 ให้กับเขตข้อมูลใหม่รายการแรก และชื่อ Field2 ให้กับเขตข้อมูลใหม่รายการที่สอง เช่นนี้ต่อไปเรื่อยๆ โดยค่าเริ่มต้น ชื่อของเขตข้อมูลจะถูกใช้เป็นป้ายชื่อทุกครั้งที่มีการแสดงเขตข้อมูล เช่น ส่วนหัวของคอลัมน์ในแผ่นข้อมูล การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลให้เป็นชื่อที่ให้คำอธิบายมากขึ้นจะช่วยให้ใช้งานเขตข้อมูลขณะดูหรือแก้ไขระเบียนได้ง่ายขึ้น

  1. คลิกขวาที่ส่วนหัวของเขตข้อมูลที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ (ตัวอย่างเช่น Field1)

  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก เปลี่ยนชื่อคอลัมน์

  3. ใส่ชื่อใหม่ในส่วนหัวของเขตข้อมูล

    ชื่อเขตข้อมูลสามารถประกอบด้วยอักขระสูงสุด 64 ตัว (ตัวอักษรหรือตัวเลข) รวมทั้งช่องว่างด้วย

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

เมื่อสร้างเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูล Access จะตรวจสอบข้อมูลนั้นเพื่อกำหนดชนิดข้อมูลที่เหมาะสมให้กับเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 1/1/2006 Access จะรับรู้ว่าข้อมูลนั้นเป็นวันที่ และจะตั้งค่าชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลนั้นเป็น วันที่/เวลา ถ้า Access ไม่สามารถกำหนดชนิดข้อมูลได้ ชนิดข้อมูลจะถูกตั้งค่าเป็น Text โดยค่าเริ่มต้น

ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นที่คุณสามารถตั้งค่าได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น ให้กับเขตข้อมูลที่มีชนิดข้อมูล Hyperlink หรือชนิดข้อมูล Memo เท่านั้น

อาจมีกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลด้วยตัวคุณเอง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเลขที่ห้องของคุณเหมือนกับวันที่ เช่น 10/2001 ถ้าคุณใส่ 10/2001 ในเขตข้อมูลใหม่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ฟีเจอร์การตรวจหาชนิดข้อมูลอัตโนมัติจะเลือกชนิดข้อมูล Date/Time ให้กับเขตข้อมูลนั้น เนื่องจากเลขที่ห้องเป็นป้ายชื่อ ไม่ใช่วันที่ จึงควรใช้ชนิดข้อมูล Text เมื่อต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล

  2. ในรายการ ชนิดข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการ

    รูป Ribbon ของ Access ของกลุ่ม ชนิดข้อมูล และ การจัดรูปแบบ

    ชนิดข้อมูลที่มีอยู่

    ชนิดข้อมูล

    ใช้ในการจัดเก็บ

    ขนาด

    ข้อความ

    อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข

    ใช้สำหรับข้อความหรือตัวเลขที่ไม่ได้นำไปคำนวณ (ตัวอย่างเช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์) ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความจะสามารถเรียงลำดับและกรองในเชิงตรรกะได้เหมาะสมกว่า แต่ใช้ในการคำนวณได้ไม่ง่ายนัก

    สูงสุด 255 อักขระ

    บันทึกช่วยจำ

    อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข (ยาวกว่า 255 อักขระ) หรือข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text

    ใช้สำหรับข้อความที่มีความยาวมากกว่า 255 อักขระ หรือข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text ตัวอย่างที่ดีสำหรับการใช้เขตข้อมูล Memo ก็คือบันทึกย่อ คำอธิบายขนาดยาว และย่อหน้าที่ใช้การจัดรูปแบบข้อความ เช่น ตัวหนา หรือตัวเอียง

    จำนวนอักขระสูงสุด 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บข้อมูลสูงสุด 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว

    ตัวเลข

    ค่าตัวเลข (จำนวนเต็ม หรือ ค่าเศษส่วน)

    ใช้เพื่อเก็บตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ ยกเว้นค่าทางการเงิน (ให้ใช้ชนิดข้อมูล Currency สำหรับค่าทางการเงิน)

    1, 2, 4 หรือ 8 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ

    วันที่/เวลา

    วันที่และเวลา

    ใช้สำหรับจัดเก็บค่าวันที่และเวลา โปรดสังเกตว่า ค่าแต่ละค่าที่จัดเก็บจะประกอบด้วยส่วนที่เป็นวันที่ และส่วนที่เป็นเวลา

    8 ไบต์

    สกุลเงิน

    ค่าทางการเงิน

    ใช้เพื่อเก็บค่าทางการเงิน (สกุลเงิน)

    8 ไบต์

    AutoNumber

    ค่าตัวเลขที่ไม่ซ้ำกันที่ Access จะแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มระเบียนหนึ่งระเบียน

    ใช้สำหรับการสร้างค่าที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสามารถใช้เป็นคีย์หลักได้ โปรดสังเกตว่า เขตข้อมูล AutoNumber สามารถเพิ่มขึ้นได้ตามลำดับด้วยการเพิ่มค่าตามที่ระบุไว้ หรือเพิ่มแบบเลือกสุ่ม

    4 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ

    ใช่/ไม่ใช่

    ค่าบูลีน (ใช่/ไม่ใช่)

    คุณสามารถใช้หนึ่งในสามรูปแบบต่อไปนี้คือ Yes/No, True/False หรือ On/Off

    1 บิต (8 บิต = 1 ไบต์)

    วัตถุ OLE

    วัตถุ OLE หรือข้อมูลไบนารีอื่นๆ

    ใช้เพื่อเก็บวัตถุ OLE จากโปรแกรมอื่นๆ ของ Microsoft Windows

    สูงสุด 1 กิกะไบต์

    Attachment

    รูปภาพ รูป ไฟล์ไบนารี และไฟล์ Office

    ชนิดข้อมูลนี้เหมาะที่จะใช้เก็บรูปดิจิทัลและไฟล์ไบนารีชนิดใดๆ

    สำหรับสิ่งที่แนบมาที่บีบอัดไว้ ขนาด 2 กิกะไบต์ สำหรับสิ่งที่แนบมาที่ไม่ได้บีบอัดไว้ ซึ่งมีขนาดประมาณ 700 กิโลไบต์ ขึ้นอยู่กับระดับความสามารถรองรับการบีบอัดของสิ่งที่แนบมา

    ไฮเปอร์ลิงก์

    ไฮเปอร์ลิงก์

    ใช้สำหรับไฮเปอร์ลิงก์เพื่อให้สามารถเข้าถึงเว็บเพจผ่าน URL (Uniform Resource Locator) หรือเข้าถึงไฟล์ผ่านชื่อในรูปแบบ UNC ( Universal Naming Convention หรือข้อตกลงการตั้งชื่อสากล) ได้โดยการคลิกครั้งเดียว คุณยังสามารถลิงก์ไปยังวัตถุ Access ที่จัดเก็บในฐานข้อมูลได้อีกด้วย

    จำนวนอักขระสูงสุด 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บข้อมูลสูงสุด 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว

    ตัวช่วยสร้างการค้นหา

    ไม่ใช่ชนิดข้อมูลที่แท้จริง แต่จะเรียกใช้งานตัวช่วยสร้างการค้นหาแทน

    ใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อให้คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่ใช้กล่องคำสั่งผสมเพื่อค้นหาค่าในตารางอื่น คิวรีอื่น หรือรายการของค่าอื่นได้

    ยึดตามตารางหรือคิวรี: ขนาดของคอลัมน์ที่ถูกผูกไว้

    ยึดตามค่า: ขนาดของเขตข้อมูล ข้อความ ที่ใช้จัดเก็บค่านั้น

    หมายเหตุ: ขนาดสูงสุดของไฟล์ฐานข้อมูล Access คือ 2 กิกะไบต์

    เคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูล

    • เมื่อต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คุณควรใช้ ขนาดเขตข้อมูล ที่เหมาะที่สุดขณะสร้างเขตข้อมูลข้อความหรือตัวเลข ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคาดว่าจะเก็บรหัสไปรษณีย์ซึ่งมีความยาวที่คาดการณ์ได้ ให้ระบุความยาวนั้นเป็นขนาดเขตข้อมูล คุณสามารถระบุขนาดเขตข้อมูลได้โดยการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ส่วน ตั้งค่าคุณสมบัติๆ อื่นของเขตข้อมูล

    • สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขชิ้นส่วน และหมายเลขอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ คุณควรเลือกชนิดข้อมูลเป็นข้อความ แทนที่จะเลือกชนิดข้อมูลเป็นตัวเลข ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความจะสามารถเรียงลำดับและกรองได้เหมาะสมยิ่งขึ้นในเชิงตรรกะ

เปลี่ยนรูปแบบเขตข้อมูล

นอกจากการกำหนดชนิดข้อมูลให้กับเขตข้อมูลใหม่แล้ว Access ยังอาจตั้งค่าคุณสมบัติ รูปแบบ ให้กับเขตข้อมูล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณใส่ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ 10:50 น. Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลเป็น Date/Time และคุณสมบัติ รูปแบบ เป็น เวลาแบบปานกลาง เมื่อต้องการเปลี่ยนคุณสมบัติ รูปแบบ ของเขตข้อมูลด้วยตัวคุณเอง ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ แผ่นข้อมูล

  2. ในรายการ รูปแบบ ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้ใส่รูปแบบที่ต้องการ

    หมายเหตุ: รายการ รูปแบบ อาจไม่พร้อมใช้งานสำหรับบางเขตข้อมูล (ตัวอย่างเช่น Text) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้น

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลอื่นๆ

  1. ในมุมมอง แผ่นข้อมูล ให้คลิกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ

  2. บนแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม ชนิดข้อมูลและการจัดรูปแบบ ให้เลือกคุณสมบัติที่ต้องการ

    รูป Ribbon ของ Access ของกลุ่ม ชนิดข้อมูล และ การจัดรูปแบบ

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

ตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลในมุมมอง 'ออกแบบ'

คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในขณะทำงานกับตารางในมุมมองออกแบบได้ ในมุมมองออกแบบ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางออกแบบตาราง รวมทั้งคุณสมบัติอื่นๆ ได้ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

เปิดตารางในมุมมองออกแบบ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตาราง

  2. บนเมนูทางลัด ให้คลิก มุมมองออกแบบ

เปลี่ยนชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล

  1. ในการออกแบบตาราง ให้ค้นหาตำแหน่งเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าชนิดข้อมูล

  2. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลจากรายการ

    ชนิดข้อมูลที่มีอยู่

    ชนิดข้อมูล

    ใช้ในการจัดเก็บ

    ขนาด

    ข้อความ

    อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข

    ใช้สำหรับข้อความหรือตัวเลขที่ไม่ได้นำไปคำนวณ (ตัวอย่างเช่น หมายเลขผลิตภัณฑ์) ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความจะสามารถเรียงลำดับและกรองในเชิงตรรกะได้เหมาะสมกว่า แต่ใช้ในการคำนวณได้ไม่ง่ายนัก

    สูงสุด 255 อักขระ

    บันทึกช่วยจำ

    อักขระพยัญชนะผสมตัวเลข (ยาวกว่า 255 อักขระ) หรือข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text

    ใช้สำหรับข้อความที่มีความยาวมากกว่า 255 อักขระ หรือข้อความที่ใช้การจัดรูปแบบ Rich Text ตัวอย่างที่ดีสำหรับการใช้เขตข้อมูล Memo ก็คือบันทึกย่อ คำอธิบายขนาดยาว และย่อหน้าที่ใช้การจัดรูปแบบข้อความ เช่น ตัวหนา หรือตัวเอียง

    จำนวนอักขระสูงสุด 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บข้อมูลสูงสุด 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว

    ตัวเลข

    ค่าตัวเลข (จำนวนเต็ม หรือ ค่าเศษส่วน)

    ใช้เพื่อเก็บตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ ยกเว้นค่าทางการเงิน (ให้ใช้ชนิดข้อมูล Currency สำหรับค่าทางการเงิน)

    1, 2, 4 หรือ 8 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ

    วันที่/เวลา

    วันที่และเวลา

    ใช้สำหรับจัดเก็บค่าวันที่และเวลา โปรดสังเกตว่า ค่าแต่ละค่าที่จัดเก็บจะประกอบด้วยส่วนที่เป็นวันที่ และส่วนที่เป็นเวลา

    8 ไบต์

    สกุลเงิน

    ค่าทางการเงิน

    ใช้เพื่อเก็บค่าทางการเงิน (สกุลเงิน)

    8 ไบต์

    AutoNumber

    ค่าตัวเลขที่ไม่ซ้ำกันที่ Access จะแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มระเบียนหนึ่งระเบียน

    ใช้สำหรับการสร้างค่าที่ไม่ซ้ำกันซึ่งสามารถใช้เป็นคีย์หลักได้ โปรดสังเกตว่า เขตข้อมูล AutoNumber สามารถเพิ่มขึ้นได้ตามลำดับด้วยการเพิ่มค่าตามที่ระบุไว้ หรือเพิ่มแบบเลือกสุ่ม

    4 ไบต์ หรือ 16 ไบต์เมื่อใช้เป็น ID การจำลองแบบ

    ใช่/ไม่ใช่

    ค่าบูลีน (ใช่/ไม่ใช่)

    คุณสามารถใช้หนึ่งในสามรูปแบบต่อไปนี้คือ Yes/No, True/False หรือ On/Off

    1 บิต (8 บิต = 1 ไบต์)

    วัตถุ OLE

    วัตถุ OLE หรือข้อมูลไบนารีอื่นๆ

    ใช้เพื่อเก็บวัตถุ OLE จากโปรแกรมอื่นๆ ของ Microsoft Windows

    สูงสุด 1 กิกะไบต์

    Attachment

    รูปภาพ รูป ไฟล์ไบนารี และไฟล์ Office

    ชนิดข้อมูลนี้เหมาะที่จะใช้เก็บรูปดิจิทัลและไฟล์ไบนารีชนิดใดๆ

    สำหรับสิ่งที่แนบมาที่บีบอัดไว้ ขนาด 2 กิกะไบต์ สำหรับสิ่งที่แนบมาที่ไม่ได้บีบอัดไว้ ซึ่งมีขนาดประมาณ 700 กิโลไบต์ ขึ้นอยู่กับระดับความสามารถรองรับการบีบอัดของสิ่งที่แนบมา

    ไฮเปอร์ลิงก์

    ไฮเปอร์ลิงก์

    ใช้สำหรับไฮเปอร์ลิงก์เพื่อให้สามารถเข้าถึงเว็บเพจผ่าน URL (Uniform Resource Locator) หรือเข้าถึงไฟล์ผ่านชื่อในรูปแบบ UNC ( Universal Naming Convention หรือข้อตกลงการตั้งชื่อสากล) ได้โดยการคลิกครั้งเดียว คุณยังสามารถลิงก์ไปยังวัตถุ Access ที่จัดเก็บในฐานข้อมูลได้อีกด้วย

    จำนวนอักขระสูงสุด 1 กิกะไบต์ หรือที่เก็บข้อมูลสูงสุด 2 กิกะไบต์ (2 ไบต์ต่อหนึ่งอักขระ) โดยที่คุณสามารถแสดงได้ 65,535 อักขระในตัวควบคุมหนึ่งตัว

    ตัวช่วยสร้างการค้นหา

    ไม่ใช่ชนิดข้อมูลที่แท้จริง แต่จะเรียกใช้งานตัวช่วยสร้างการค้นหาแทน

    ใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อให้คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่ใช้กล่องคำสั่งผสมเพื่อค้นหาค่าในตารางอื่น คิวรีอื่น หรือรายการของค่าอื่นได้

    ยึดตามตารางหรือคิวรี: ขนาดของคอลัมน์ที่ถูกผูกไว้

    ยึดตามค่า: ขนาดของเขตข้อมูล ข้อความ ที่ใช้จัดเก็บค่านั้น

    หมายเหตุ: ขนาดสูงสุดของไฟล์ฐานข้อมูล Access คือ 2 กิกะไบต์

    เคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูล

    • สำหรับหมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขชิ้นส่วน และหมายเลขอื่นๆ ที่คุณไม่ต้องการใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ คุณควรเลือกชนิดข้อมูลเป็นข้อความ แทนที่จะเลือกชนิดข้อมูลเป็นตัวเลข ค่าตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความจะสามารถเรียงลำดับและกรองในเชิงตรรกะได้เหมาะสมกว่า แต่ใช้ในการคำนวณได้ไม่ง่ายนัก

    • สำหรับชนิดข้อมูลข้อความและตัวเลข คุณสามารถระบุขนาดของเขตข้อมูลหรือชนิดข้อมูลให้เจาะจงขึ้นได้ด้วยการตั้งค่าในกล่องคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล

ตั้งค่าคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูล

  1. ในการออกแบบตาราง ให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการตั้งค่าคุณสมบัติ Access จะแสดงคุณสมบัติของเขตข้อมูลนี้ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

    ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะกำหนดคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าได้

  2. ในบานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล ให้ใส่การตั้งค่าที่ต้องการสำหรับแต่ละคุณสมบัติ หรือกด F6 แล้วใช้ปุ่มลูกศรในการเลือกคุณสมบัติ

    คุณสมบัติของเขตข้อมูลใดบ้างที่พร้อมใช้งาน

    หมายเหตุ: คุณสมบัติบางอย่างไม่พร้อมใช้งานในเขตข้อมูลบางรายการ ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดคุณสมบัติของเขตข้อมูล

    คุณสมบัติของเขตข้อมูล

    คำอธิบาย

    ขนาดเขตข้อมูล

    ตั้งค่าขนาดสูงสุดของข้อมูลที่เก็บเป็นชนิดข้อมูล Text, Number หรือ AutoNumber

    เคล็ดลับ: เพื่อประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด ให้ระบุ ขนาดเขตข้อมูล ที่เล็กที่สุดที่ใช้งานได้

    รูปแบบ

    กำหนดลักษณะเริ่มต้นที่เขตข้อมูลจะปรากฏบนหน้าจอหรือเมื่อพิมพ์ออกมาเอง

    ตำแหน่งทศนิยม

    ระบุจำนวนของตำแหน่งทศนิยมที่ใช้เมื่อแสดงตัวเลข

    ค่าใหม่

    ระบุว่าต้องการให้เขตข้อมูล AutoNumber เพิ่มค่าหรือกำหนดด้วยค่าสุ่มเมื่อมีการเพิ่มระเบียนใหม่

    รูปแบบการป้อนข้อมูล

    แสดงอักขระที่จะเป็นแนวทางในการป้อนข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้รูปแบบการป้อนข้อมูล ให้ดูที่ส่วน ดูเพิ่มเติม

    คำอธิบายภาพ

    ตั้งค่าข้อความที่แสดงตามค่าเริ่มต้นในป้ายชื่อของฟอร์ม รายงาน และคิวรี

    ค่าเริ่มต้น

    กำหนดค่าเริ่มต้นให้กับเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มระเบียนใหม่

    กฎการตรวจสอบ

    ใส่นิพจน์ที่ต้องเป็นจริงเมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มหรือเปลี่ยนค่าในเขตข้อมูลนี้

    ข้อความตรวจสอบ

    ใส่ข้อความที่จะแสดงเมื่อค่าที่ป้อนละเมิดนิพจน์ในคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ

    จำเป็น

    บังคับให้ต้องป้อนข้อมูลในเขตข้อมูล

    อนุญาตให้ความยาวเป็นศูนย์

    อนุญาตให้ป้อน (ด้วยการตั้งค่าคุณสมบัติเป็น ใช่) สตริงที่มีความยาวเป็นศูนย์ ("") ในเขตข้อมูลชนิด Text หรือ Memo ได้

    ใส่ดัชนี

    เพิ่มความเร็วในการเข้าถึงข้อมูลในเขตข้อมูลนี้ด้วยการสร้างและใช้ดัชนี

    การบีบอัด Unicode

    บีบอัดข้อความที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลนี้เมื่อข้อความที่เก็บมีขนาดเล็ก (< 4,096 อักขระ)

    โหมด IME

    ควบคุมการแปลงอักขระใน Windows เวอร์ชันเอเชียตะวันออก

    โหมดของประโยค IME

    ควบคุมการแปลงประโยคใน Windows เวอร์ชันเอเชียตะวันออก

    สมาร์ทแท็ก

    แนบสมาร์ทแท็กกับเขตข้อมูลนี้

    ผนวกเท่านั้น

    ติดตามประวัติของค่าเขตข้อมูล (โดยการตั้งค่าคุณสมบัติเป็น ใช่)

    รูปแบบข้อความ

    เลือกค่า Rich Text ของคุณสมบัติเพื่อเก็บข้อความเป็น HTML และอนุญาตให้มีการจัดรูปแบบ Rich Text เลือกค่า Plain Text ของคุณสมบัติเพื่อเก็บเฉพาะข้อความที่ไม่จัดรูปแบบ

    จัดแนวข้อความ

    ระบุค่าเริ่มต้นการจัดแนวของข้อความภายในตัวควบคุม

  3. เมื่อต้องการให้มีพื้นที่มากขึ้นเพื่อใส่หรือแก้ไขการตั้งค่าคุณสมบัติในกล่องคุณสมบัติ ให้กด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง ย่อ/ขยาย

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังใส่รูปแบบการป้อนข้อมูลหรือนิพจน์การตรวจสอบ และต้องการความช่วยเหลือ ให้คลิก ปุ่มตัวสร้าง ถัดจากกล่องคุณสมบัติเพื่อแสดงตัวสร้างที่เหมาะสม

  4. เมื่อต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ ให้กด CTRL+S

ค้นหาลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชนิดข้อมูลและคุณสมบัติของเขตข้อมูลในส่วน ดูเพิ่มเติม

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

บันทึกตาราง

หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์

เคล็ดลับ: คุณควรตัดสินใจเลือกการตั้งชื่อวัตถุในฐานข้อมูลของคุณอย่างมีแบบแผน และใช้ชื่อนั้นอย่างสม่ำเสมอ

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

  2. ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณ โปรดอย่ารวมข้อมูลที่ติดต่อในคำติชมของคุณ ช่วยเรารีวิว นโยบายความเป็นส่วนตัว.

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!