มีอะไรใหม่ใน Microsoft Access

ใน Microsoft Access 2010 คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลบนเว็บและประกาศฐานข้อมูลนั้นในไซต์ SharePoint ได้

“เริ่มทำงานร่วมกันได้ในทันที”

ผู้เยี่ยมชมของ SharePoint สามารถใช้โปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ได้ โดยใช้การให้สิทธิ์ของ SharePoint ในการกำหนดสิทธิ์การดูข้อมูลต่างๆ ของแต่ละบุคคล และคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานด้วยแม่แบบ ซึ่งทำให้เริ่มการทำงานร่วมกันได้ในทันที นอกจากนี้ ยังมีสิ่งที่เพิ่มเติมอื่นๆ ที่รองรับความสามารถใหม่ในการเผยแพร่เว็บนี้ที่ยังคงให้ประโยชน์จากฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปแบบเดิมอีกด้วย

ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Access 2010 ก็เปลี่ยนไปเช่นกัน ถ้าคุณไม่คุ้นกับ Office Access 2007 Ribbon และบานหน้าต่างนำทางอาจเป็นสิ่งใหม่สำหรับคุณ โดย Ribbon จะนำมาใช้แทนเมนูและแถบเครื่องมือในรุ่นก่อน ส่วนบานหน้าต่างนำทางจะใช้แทนหน้าที่การใช้งานของหน้าต่างฐานข้อมูลพร้อมกับมีคุณลักษณะเพิ่มเติมด้วย นอกจากนี้ คุณลักษณะใหม่อีกอย่างหนึ่งใน Access 2010 ก็คือ มุมมอง Backstage ที่จะให้สิทธิ์คุณในการเข้าถึงคำสั่งทั้งหมดที่สามารถนำไปใช้กับทั้งฐานข้อมูลได้ เช่น กระชับและซ่อมแซม หรือคำสั่งที่มาจากเมนู แฟ้ม เป็นต้น

บทความนี้จะอธิบายเกี่ยวกับคุณลักษณะที่นำมาใช้ใน Office Access 2007 และ Access 2010 ถ้าคุณต้องการข้อมูลแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับ Access โปรดดูในบทความ เริ่มต้นใช้งาน Access 2010

ในบทความนี้

ภาพรวม

ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่

เครื่องมือการสร้างวัตถุที่ทรงประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ชนิดข้อมูลและตัวควบคุมข้อมูลใหม่

งานนำเสนอข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น

วิธีการแก้ใขปัญหาต่างๆ ที่ดีขึ้น

เครื่องมือพิสูจน์อักษรที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

ภาพรวม

ถ้าคุณสามารถเข้าถึงไซต์ SharePoint ที่มีการกำหนดค่า Access Services ไว้ คุณจะสามารถสร้างฐานข้อมูลบนเว็บโดยใช้ Access 2010 ได้ และบุคคลอื่นสามารถใช้ฐานข้อมูลของคุณในหน้าต่างเว็บเบราว์เซอร์ได้ แต่คุณต้องใช้ Access 2010 ในการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ ถึงแม้ว่าคุณลักษณะบางประการของฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปจะไม่ได้แปลเป็นเว็บ แต่คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่นเดียวกันนี้ได้โดยใช้คุณลักษณะใหม่ เช่น เขตข้อมูลจากการคำนวณ และแมโครข้อมูล เป็นต้น

การใช้ฐานข้อมูลร่วมกันบนเว็บ

  • การใช้แม่แบบ    แม่แบบที่จัดมาให้พร้อมกับ Access 2010 จะมีอยู่ห้าชุดด้วยกัน ซึ่งได้แก่ ที่ติดต่อ สินทรัพย์ โครงการ เหตุการณ์ และการให้ความช่วยเหลือทางการกุศล โดยคุณสามารถปรับเปลี่ยนแม่แบบเหล่านี้ได้ทั้งก่อนหรือหลังจากที่คุณประกาศแล้ว

  • การเริ่มต้นใหม่หมด    เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าขึ้นใหม่ คุณสามารถเลือกได้ระหว่างฐานข้อมูลทั่วไปและฐานข้อมูลบนเว็บ ซึ่งตัวเลือกนี้มีผลต่อคุณลักษณะการออกแบบและคำสั่งที่คุณจะมองเห็น ดังนั้น คุณจึงแน่ใจได้ว่าโปรแกรมประยุกต์ของคุณจะสามารถใช้งานร่วมกับเว็บได้

  • การแปลงฐานข้อมูลที่มีอยู่ให้เป็นฐานข้อมูลบนเว็บ    คุณสามารถประกาศโปรแกรมประยุกต์ที่มีอยู่ไปยังเว็บได้ อย่างไรก็ตาม ีคุณลักษณะบางอย่างของฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปจะไม่ได้รับการสนับสนุนบนเว็บ ดังนั้น คุณอาจต้องปรับคุณลักษณะบางอย่างของโปรแกรมประยุกต์ของคุณ

    หมายเหตุ   คุณสามารถเรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้กับเว็บใหม่ เพื่อช่วยคุณในการระบุและแก้ไขปัญหาความเข้ากันได้

  • อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต    คุณสามารถประกาศไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ของคุณเอง หรือจะใช้โซลูชัน SharePoint ที่ให้บริการก็ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บ โปรดดูบทความ การสร้างฐานข้อมูลเพื่อใช้ร่วมกันบนเว็บ

ตัวสร้างแมโครใหม่

Access 2010 มีตัวสร้างแมโครใหม่ที่มีคุณลักษณะ IntelliSense และส่วนติดต่อที่เข้าใจง่าย

ตัวสร้างแมโคร

1. เลือกแอคชันจากรายการ...

2. ...หรือคลิกสองครั้งที่แอคชันในแค็ตตาล็อกแอคชันเพื่อเพิ่มลงในแมโครของคุณ

3. แท็บ การออกแบบ จะปรากฏขึ้นในระหว่างที่คุณใช้งานแมโคร

เมื่อคุณเพิ่มแอคชัน ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฎขึ้นในตัวสร้างแมโคร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเพิ่มแอคชัน "If" คุณจะเห็นสิ่งดังต่อไปนี้

แมโครที่มีแอคชัน If

นอกเหนือจากการใช้งานแมโครในแบบเดิมแล้ว คุณยังสามารถใช้ตัวสร้างแมโครใหม่เพื่อสร้างแมโครข้อมูลได้อีกด้วย ซึ่งคุณลักษณะนี้เป็นคุณลักษณะใหม่

แมโครข้อมูล: เปลี่ยนแปลงข้อมูลตามเหตุการณ์

แมโครข้อมูลจะช่วยสนับสนุนการรวมในฐานข้อมูลบนเว็บ และยังมีวิธีการนำ "ทริกเกอร์" ไปใช้ในฐานข้อมูล Access 2010 อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเขตข้อมูล เปอร์เซ็นต์เสร็จสมบูรณ์ และเขตข้อมูล สถานะ คุณจะสามารถใช้แมโครข้อมูลในการตั้งค่าเปอร์เซ็นต์เสร็จสมบูรณ์เป็น 100เมื่อคุณตั้งค่าสถานะเป็น เสร็จสมบูรณ์ และเป็น 0 เมื่อคุณตั้งค่าสถานะเป็น ยังไม่เริ่มต้น ได้

ตัวสร้างนิพจน์เพิ่มเติม

ในขณะนี้ ตัวสร้างนิพจน์จะมีคุณลักษณะ IntelliSense ซึ่งทำให้คุณมองเห็นตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกใช้ได้ในขณะที่คุณกำลังพิมพ์ นอกจากนี้ ยังมีการแสดงวิธีใช้สำหรับค่าของนิพจน์ที่เลือกในขณะนั้นในหน้าต่าง ตัวสร้างนิพจน์ อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกฟังก์ชัน ตัดแต่ง ตัวสร้างนิพจน์จะแสดงค่าดังต่อไปนี้

Trim(string) ส่งกลับ Variant ชนิด String ที่มีสำเนาของสตริงที่ระบุโดยไม่มีช่องว่างนำหน้าหรือต่อท้าย

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงผลลัพธ์ของการคำนวณได้ โดยการคำนวณนั้นจะต้องอ้างอิงเขตข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์ในการสร้างการคำนวณได้

กฎการตรวจสอบตาราง

หมายเหตุ   คุณลักษณะนี้มีตั้งแต่ใน Access 2007

คุณสามารถสร้างกฎที่ป้องกันไม่ให้มีการป้อนข้อมูลในกรณีที่ระเบียนที่เปลี่ยนแปลงจะตรวจสอบความถูกต้องของกฎที่ระบุไว้ได้ สิ่งที่แตกต่างจากกฎการตรวจสอบเขตข้อมูลก็คือ กฎการตรวจสอบตารางจะสามารถตรวจสอบความถูกต้องของค่าในเขตข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งเขตข้อมูล คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์ในการสร้างกฎการตรวจสอบนี้ได้

แม่แบบฐานข้อมูลสำหรับการสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่สมบูรณ์

Access 2010 มีชุดของแม่แบบฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพสำหรับการติดตามที่ติดต่อ งาน เหตุการณ์ นักเรียน ทรัพย์สิน หรือข้อมูลชนิดอื่นๆ ได้ คุณสามารถใช้แม่แบบเหล่านี้ได้ทันที หรือพัฒนาและปรับปรุงแม่แบบเพื่อให้ติดตามข้อมูลในลักษณะที่คุณต้องการได้

แม่แบบที่มีอยู่ในมุมมอง Backstage

แม่แบบแต่ละชุดเป็นโปรแกรมประยุกต์สำหรับการติดตามที่สมบูรณ์ซึ่งมีตาราง ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม แมโคร และความสัมพันธ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เนื่องจากแม่แบบเหล่านี้ได้รับการออกแบบให้สามารถใช้งานได้ทันที ดังนั้นคุณจึงสามารถเริ่มต้นและเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ถ้าการออกแบบของแม่แบบนั้นตรงกับความต้องการของคุณ คุณก็พร้อมทำงานได้ทันที แต่ถ้ายังไม่ตรงเสียทีเดียว คุณก็สามารถใช้แม่แบบนั้นเป็นตัวตั้งต้นเพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ตรงกับความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของคุณได้เช่นกัน

ฐานข้อมูลสินทรัพย์บนเว็บ

นอกเหนือไปจากแม่แบบที่มีอยู่ใน Access 2010 แล้ว คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับ Office.com และดาวน์โหลดแม่แบบเพิ่มเติมได้อีกด้วย

ส่วนต่างๆ ของโปรแกรมประยุกต์สำหรับเพิ่มหน้าที่การใช้งานในฐานข้อมูลที่มีอยู่

คุณสามารถเพิ่มหน้าที่การใช้งานลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดายโดยการใช้ส่วนของโปรแกรมประยุกต์ สิ่งใหม่ใน Access 2010 ส่วนของโปรแกรมประยุกต์คือแม่แบบที่ประกอบด้วยส่วนของฐานข้อมูล เช่น ตารางที่ได้รับการจัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า หรือตารางที่มีฟอร์มและรายงานที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น เพิ่มส่วนของโปรแกรมประยุกต์ งาน ลงในฐานข้อมูล และคุณจะได้รับตารางงาน ฟอร์มงาน และตัวเลือกในการกำหนดความสัมพันธ์ตารางงานกับตารางอื่นในฐานข้อมูลของคุณ

ส่วนของโปรแกรมประยุกต์บนแท็บสร้าง

มุมมองแผ่นข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง

คุณสามารถสร้างตารางและเริ่มต้นใช้งานได้โดยไม่จำเป็นต้องกำหนดเขตข้อมูลไว้ล่วงหน้า เพียงแค่คลิกที่ ตาราง บนแท็บ สร้าง และเริ่มป้อนข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลใหม่ที่ปรากฏขึ้น Access 2010 จะกำหนดชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ คุณจึงสามารถเริ่มต้นและเรียกใช้งานได้ในทันที คอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม จะแสดงตำแหน่งที่คุณจะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ลงไปเท่านั้น และถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงชนิดข้อมูล หรือเปลี่ยนรูปแบบการแสดงของเขตข้อมูลใหม่หรือเขตข้อมูลที่มีอยู่แล้ว คุณสามารถใช้คำสั่งบน Ribbon ในแท็บ เขตข้อมูล นอกจากนี้ คุณยังสามารถวางข้อมูลจากตาราง Microsoft Excel ลงในแผ่นข้อมูลใหม่ได้อีกด้วย โดย Access 2010 จะสร้างเขตข้อมูลทั้งหมดและจดจำชนิดข้อมูลเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ

คลิกเพื่อเพิ่มในมุมมองแผ่นข้อมูล

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ซึ่งมีใน Access 2007 จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางอื่นๆ คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางในแหล่งระเบียน ตารางที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ตารางที่ไม่เกี่ยวข้องในฐานข้อมูลได้ ถ้าจำเป็นต้องมีความสัมพันธ์ระหว่างตารางต่างๆ ระบบจะสร้างขึ้นให้โดยอัตโนมัติ หรือแสดงพร้อมท์เพื่อแนะนำคุณตลอดกระบวนการทำงาน

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

มุมมองเค้าโครงจะช่วยให้สามารถออกแบบฟอร์มและรายงานได้เร็วขึ้น

ใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงาน

มุมมองเค้าโครงมีคุณลักษณะเพิ่มเติมจาก Access 2007 หลายคุณลักษณะ ซึ่งคุณจำเป็นต้องใช้คุณลักษณะเหล่านี้เมื่อทำการออกแบบฟอร์มหรือรายงานสำหรับเว็บ

ฟอร์มในมุมมองเค้าโครงที่แสดงข้อมูลแบบ Live

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางออกแบบได้โดยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล หรือคุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติได้ด้วยการใช้แผ่นคุณสมบัติ

การใช้เค้าโครงตัวควบคุมเพื่อจัดระเบียบข้อมูล

เค้าโครง ซึ่งเริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 เป็นกลุ่มของตัวควบคุมที่คุณสามารถเคลื่อนย้ายและปรับขนาดเหมือนกับเป็นหน่วยเดียวกัน ใน Access 2010 เค้าโครงได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถในการวางตำแหน่งตัวควบคุมบนฟอร์มและรายงานที่หลากหลายยิ่งขึ้น โดยคุณสามารถแยกหรือผสานเซลล์ตามแนวนอนหรือแนวตั้งได้ ซึ่งช่วยให้คุณจัดเรียงเขตข้อมูล คอลัมน์ หรือแถวใหม่ได้อย่างง่ายดาย

คุณต้องใช้มุมมอง เค้าโครง เมื่อออกแบบฐานข้อมูลบนเว็บ แต่คุณก็สามารถใช้มุมมอง ออกแบบ สำหรับงานออกแบบฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปได้เหมือนเช่นเดิม

ด้านบนของหน้า

ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่

ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ ซึ่งได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 และได้รับการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นใน Access 2010 ได้ออกแบบมาเพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งและคุณลักษณะที่ก่อนหน้านี้จะแฝงอยู่ในเมนูและแถบเครื่องมือที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น

Ribbon

Ribbon เป็นคอลเลกชันของแท็บที่ประกอบด้วยกลุ่มคำสั่งต่างๆ ที่ได้รับการจัดไว้ตามคุณลักษณะและหน้าที่การใช้งาน Ribbon จะนำมาใช้แทนที่เลเยอร์ของเมนูและแถบเครื่องมือต่างๆ ใน Access รุ่นก่อนหน้านี้

คุณลักษณะหลักต่างๆ ของ Ribbon มีดังต่อไปนี้

  • แท็บคำสั่งเป็นแท็บซึ่งแสดงคำสั่งต่างๆ ที่ใช้งานร่วมกันทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถค้นหาคำสั่งที่คุณต้องการเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้งานได้

  • แท็บคำสั่งตามบริบท เป็นแท็บคำสั่งที่จะปรากฏขึ้นตามบริบทของคุณ นั่นก็คือวัตถุที่คุณกำลังทำงานอยู่ด้วยหรืองานที่คุณกำลังดำเนินการอยู่นั่นเอง แท็บคำสั่งตามบริบทจะมีคำสั่งที่เหมาะสำหรับนำไปใช้กับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่มากที่สุด

  • แกลเลอรีเป็นตัวควบคุมใหม่ที่แสดงตัวอย่างของลักษณะหรือตัวเลือก ซึ่งคุณจะสามารถดูผลลัพธ์ก่อนจะยอมรับตัวเลือกได้

มุมมอง Backstage

มุมมอง Backstage เป็นคุณลักษณะใหม่ใน Access 2010 โดยประกอบด้วยคำสั่งต่างๆ ที่คุณนำไปใช้กับฐานข้อมูลทั้งฐานข้อมูล เช่น กระชับและซ่อมแซม หรือเปิดฐานข้อมูลใหม่ คำสั่งเหล่านี้จะจัดเรียงอยู่บนแท็บทางด้านซ้ายของหน้าจอ และแต่ละแท็บจะมีกลุ่มของคำสั่งหรือการเชื่อมโยงที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิกที่ สร้าง คุณจะเห็นชุดของปุ่มที่ใช้ในการสร้างฐานข้อมูลใหม่หมด หรือโดยการเลือกจากไลบรารีของแม่แบบฐานข้อมูลที่ออกแบบไว้แล้ว

คำสั่งต่างๆ ที่คุณเห็นในมุมมอง Backstage จะมีอยู่ในเมนู แฟ้ม ใน Access รุ่นก่อนหน้านี้ร่วมอยู่กับฐานข้อมูลที่คุณเปิดล่าสุดและการเชื่อมโยง (ถ้าคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต) ไปยังบทความของ office.com

แท็บ สร้าง ในมุมมอง Backstage

บานหน้าต่างนำทาง

บานหน้าต่างนำทาง ซึ่งเริ่มนำมาใช้ใน Access 2007 จะแสดงวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในขณะนั้นและช่วยให้เข้าถึงวัตถุเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถใช้บานหน้าต่างนำทางในการจัดวัตถุตามชนิดของวัตถุ วันที่สร้าง วันที่ปรับเปลี่ยน ตารางที่เกี่ยวข้อง (ยึดตามความสัมพันธ์ของวัตถุ) หรือจัดลงในกลุ่มแบบกำหนดเองที่คุณสร้างขึ้น และถ้าคุณต้องการเนื้อที่เพิ่มเติมสำหรับงานออกแบบฟอร์มของคุณ คุณก็สามารถยุบบานหน้าต่างนำทางเพื่อให้กินเนื้อที่น้อยลงแต่ยังคงใช้งานได้อยู่ได้อย่างง่ายดาย บานหน้าต่างนำทางจะใช้แทนหน้าต่างฐานข้อมูลใน Access รุ่นก่อนหน้า Access 2007

บานหน้าต่างนำทาง Northwind 2007

วัตถุแบบแท็บ

ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม รายงาน และแมโครของคุณจะแสดงในลักษณะของวัตถุแบบแท็บในหน้าต่าง Access

หมายเหตุ   คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ในฐานข้อมูลแต่ละชุด และใช้หน้าต่างของวัตถุแทนแท็บได้

วัตถุแบบแท็บใน Access 2007

ด้วยการคลิกที่แท็บวัตถุ คุณก็สามารถจะสลับไปมาระหว่างวัตถุต่างๆ ที่หลากหลายได้อย่างง่ายดาย

หน้าต่างวิธีใช้

Access 2010 ช่วยให้เข้าถึงเนื้อหาของทั้งวิธีใช้ Access และการอ้างอิงถึงนักพัฒนาจากหน้าต่างวิธีใช้เดียวกันได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถเปลี่ยนแปลงขอบเขตการค้นหาให้จำกัดอยู่เฉพาะเนื้อหาของการอ้างอิงถึงนักพัฒนาเพียงอย่างเดียวได้ ตัวอย่างเช่น เนื้อหาทั้งหมดของวิธีใช้ Access และการอ้างอิงถึงนักพัฒนาจะพร้อมใช้งานในแบบออนไลน์ที่ Office.com หรือที่ MSDN อยู่ตลอดเวลาโดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าที่คุณกำหนดไว้ในหน้าต่างวิธีใช้

ด้านบนของหน้า

เครื่องมือการสร้างวัตถุที่ทรงประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Access 2010 มีสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างวัตถุฐานข้อมูล

สร้างแท็บ

คุณสามารถใช้แท็บ สร้าง เพื่อสร้างฟอร์ม รายงาน ตาราง แบบสอบถาม และวัตถุฐานข้อมูลใหม่อื่นๆ ได้อย่างรวดเร็ว ถ้าคุณเลือกตารางหรือแบบสอบถามในบานหน้าต่างนำทาง คุณสามารถสร้างฟอร์มหรือรายงานใหม่โดยยึดตามวัตถุนั้นได้ในคลิกเดียวด้วยการใช้คำสั่ง ฟอร์ม หรือ รายงาน

ฟอร์มและรายงานใหม่ที่สร้างขึ้นโดยกระบวนการทำงานเพียงคลิกเดียวนี้ใช้การออกแบบที่ปรับปรุงใหม่ที่ทำให้ฟอร์มและรายงานมีความน่าสนใจมากขึ้นและใช้งานได้ในทันที ฟอร์มและรายงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัตินี้ได้รับการออกแบบอย่างมืออาชีพพร้อมกับมีส่วนหัวซึ่งประกอบด้วยโลโก้และชื่อ นอกจากนี้ รายงานที่สร้างอัตโนมัติยังมีข้อมูลวันที่และเวลา รวมถึงส่วนท้ายและผลรวมอีกด้วย

มุมมองรายงานและมุมมองเค้าโครง

มุมมองเหล่านี้ได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 และได้รับการพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นใน Access 2010 ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถทำงานกับฟอร์มและรายงานในแบบโต้ตอบได้ การใช้มุมมองรายงานจะทำให้คุณสามารถเรียกดูการแสดงรายงานที่ถูกต้องได้โดยไม่ต้องพิมพ์หรือแสดงผลใน แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ และถ้าคุณต้องการให้ความสนใจกับระเบียนบางระเบียน คุณสามารถใช้คุณลักษณะตัวกรอง หรือใช้การดำเนินการ ค้นหา เพื่อค้นหาข้อความที่ตรงกันได้ นอกจากนี้คุณสามารถใช้คำสั่ง คัดลอก เพื่อคัดลอกข้อความลงในคลิปบอร์ด หรือคลิกที่การเชื่อมโยงหลายมิติที่ใช้งานอยู่ซึ่งปรากฏอยู่ในรายงานของคุณเพื่อติดตามการเชื่อมโยงในเบราว์เซอร์ได้

มุมมองเค้าโครงทำให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่เรียกดูข้อมูลได้ คุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงในการเปลี่ยนแปลงการออกแบบทั่วไปต่างๆ ในขณะที่ดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงานได้ ตัวอย่างเช่น เพิ่มเขตข้อมูลโดยการลากชื่อเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บานใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติโดยใช้แผ่นคุณสมบัติ เป็นต้น

ปัจจุบันมุมมองเค้าโครงมีเค้าโครงการออกแบบที่ปรับปรุงขึ้นใหม่ ซึ่งเป็นกลุ่มของตัวควบคุมที่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้เหมือนเป็นหน่วยเดียวกัน เพื่อที่คุณจะสามารถจัดเรียงเขตข้อมูล คอลัมน์ แถว หรือทั้งเค้าโครงใหม่ได้โดยง่าย นอกจากนี้ คุณยังสามารถเอาเขตข้อมูลออกหรือเพิ่มการจัดรูปแบบในมุมมองเค้าโครงได้อย่างง่ายดายอีกด้วย

รายงานในมุมมองเค้าโครง

การสร้างกลุ่มและการเรียงลำดับที่เข้าใจง่ายในรายงาน

Office Access 2007 ได้เริ่มนำวิธีในการจัดกลุ่มและเรียงลำดับรายงานและเพิ่มผลรวมที่ดียิ่งขึ้นและเข้าถึงได้ดีขึ้นมาใช้ ส่วนติดต่อนี้สามารถนำทางและเข้าใจได้ง่าย และเมื่อใช้กับมุมมองเค้าโครงใหม่ คุณจะเห็นผลของความเปลี่ยนแปลงนี้ได้ในทันที

บานหน้าต่างการจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม

ถ้าคุณต้องการดูยอดขายรวมแยกตามภูมิภาคในรายงาน คุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงและบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ และการหาผลรวม เพื่อเพิ่มระดับกลุ่มและร้องขอผลรวมได้ ซึ่งคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวในทันทีในรายงานของคุณ แถวผลรวมช่วยให้สามารถเพิ่มผลรวม ค่าเฉลี่ย จำนวน ค่าสูงสุด หรือค่าต่ำสุดลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของรายงานได้อย่างง่ายดาย คุณไม่จำเป็นต้องสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณด้วยตนเองเพื่อหาผลรวมอย่างง่ายอีกต่อไป สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่ชี้และคลิกเท่านั้น

การสร้างผลรวมในรายงาน

เค้าโครงตัวควบคุมที่ปรับปรุงใหม่ซึ่งช่วยในการสร้างฟอร์มและรายงานที่สมบูรณ์

ฟอร์มและรายงานมักจะมีข้อมูลแบบตาราง เช่น คอลัมน์ที่มีชื่อลูกค้าหรือแถวที่มีเขตข้อมูลทั้งหมดสำหรับลูกค้า คุณสามารถจัดกลุ่มตัวควบคุมเหล่านี้ในเค้าโครง ซึ่งคุณสามารถจัดการในลักษณะเหมือนกับเป็นหน่วยเดียวกัน รวมถึงป้ายชื่อได้อย่างง่ายดาย

คำสั่งในกลุ่มเค้าโครงตัวควบคุมบนแท็บจัดเรียง

เนื่องจากคุณสามารถเลือกตัวควบคุมได้จากส่วนที่แตกต่างกันได้ เช่น ป้ายชื่อในส่วนหัวหรือส่วนท้าย เป็นต้น กล่าวคือมีความยืดหยุ่นอยู่สูงมากนั่นเอง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย

  • ย้ายหรือปรับขนาดเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ย้ายคอลัมน์ไปทางซ้ายหรือทางขวา

  • จัดรูปแบบเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าคอลัมน์ชื่อลูกค้าให้เป็นแบบตัวหนาเพื่อให้มองเห็นได้อย่างชัดเจน

  • เพิ่มคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ลงในเค้าโครง

  • ลบคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ออกจากเค้าโครง

  • ผสานหรือแยกเซลล์ (เฉพาะ Access 2010)

การย้ายคอลัมน์ในมุมมองเค้าโครง

เค้าโครงจะถูกบันทึกพร้อมกับการออกแบบของคุณเพื่อให้พร้อมใช้งานได้

ฟอร์มแยกสำหรับการเรียกดูข้อมูลที่รวดเร็ว

หมายเหตุ   คุณลักษณะนี้มีตั้งแต่ใน Access 2007

คุณสามารถใช้ฟอร์มแยกเพื่อสร้างฟอร์มที่รวมมุมมองแผ่นข้อมูลและมุมมองฟอร์มไว้ด้วยกัน รวมถึงตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อกำหนดตำแหน่งของแผ่นข้อมูลใน Access ไว้ด้านบน ด้านล่าง ด้านซ้าย หรือด้านขวาได้

ฟอร์มแยก

หมายเหตุ   ฟอร์มแยกไม่สามารถใช้งานได้ในฐานข้อมูลบนเว็บ

แมโครฝังตัวในฟอร์มและรายงาน

แมโครฝังตัวได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007

คุณสามารถใช้แมโครฝังตัวเพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนโค้ดได้ แมโครฝังตัวจะจัดเก็บอยู่ในคุณสมบัติและเป็นส่วนหนึ่งของวัตถุที่แมโครนั้นฝังตัวอยู่ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบของแมโครฝังตัวได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับตัวควบคุมอื่นๆ ที่อาจใช้แมโครนั้น เนื่องจากแมโครฝังตัวแต่ละตัวจะเป็นอิสระต่อกัน แมโครฝังตัวเหล่านี้สามารถเชื่อถือได้เนื่องจากได้รับการป้องกันไม่ให้ดำเนินการที่อาจไม่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

การกำหนดแมโครฝังตัวให้กับเหตุการณ์แบบเมื่อคลิกสองครั้ง

ด้านบนของหน้า

ชนิดข้อมูลและตัวควบคุมข้อมูลใหม่

เขตข้อมูลจากการคำนวณ เป็นคุณลักษณะใหม่ใน Access 2010 ที่ช่วยให้คุณจัดเก็บผลลัพธ์จากการคำนวณได้ โดย Office Access 2007 ได้เริ่มนำชนิดข้อมูลและตัวควบคุมข้อมูลใหม่ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นมาใช้ ซึ่งได้แก่

  • เขตข้อมูลแบบหลายค่า

  • ชนิดข้อมูลสิ่งที่แนบมา

  • เขตข้อมูล Memo ที่ปรับปรุงขึ้นใหม่

  • ตัวควบคุมปฏิทินที่มีอยู่แล้วภายในสำหรับเขตข้อมูลวันที่/เวลา

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คำนวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน รวมทั้งใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคำนวณได้ ดังนั้น คุณจึงได้รับประโยชน์จาก IntelliSense และสามารถเข้าถึงวิธีใช้สำหรับค่าของนิพจน์ได้ง่าย

อย่างไรก็ตาม จะไม่สามารถใช้ข้อมูลจากตารางอื่นๆ เป็นแหล่งที่มาของข้อมูลที่คำนวณได้ เนื่องจากเขตข้อมูลจากการคำนวณไม่สนับสนุนนิพจน์บางนิพจน์

เขตข้อมูลที่มีหลายค่า

เขตข้อมูลที่มีหลายค่าซึ่งได้เริ่มนำใช้ใน Office Access 2007 สามารถจัดเก็บค่าได้มากกว่าหนึ่งค่าต่อหนึ่งระเบียน ถ้าคุณต้องมอบหมายงานชิ้นหนึ่งให้กับพนักงานหรือผู้รับจ้างของคุณ แต่คุณต้องการจะมอบหมายงานนั้นให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งราย ในระบบการจัดการฐานข้อมูลส่วนใหญ่และใน Access รุ่นก่อนหน้า Office Access 2007 คุณต้องสร้างความสัมพันธ์แบบ หลายต่อหลาย ขึ้นเพื่อให้สามารถดำเนินการนี้ได้อย่างถูกต้อง

หมายเหตุ   Access จะสร้างตารางที่ซ่อนเพื่อรักษาความสัมพันธ์แบบ หลายต่อหลาย ที่จำเป็นของเขตข้อมูลที่มีหลายค่าแต่ละชุด

เขตข้อมูลที่มีหลายค่าจะมีประโยชน์อย่างมากเมื่อคุณทำงานกับรายการ SharePoint ที่มีชนิดเขตข้อมูลที่มีหลายค่าซึ่งใช้ใน Windows SharePoint Services โดย Access 2010 จะเข้ากันได้กับชนิดข้อมูลเหล่านี้

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาสำหรับแฟ้ม

ชนิดข้อมูลสิ่งที่แนบนี้จะทำให้คุณสามารถเก็บเอกสารและแฟ้มไบนารีทุกชนิดในฐานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยไม่ทำให้ฐานข้อมูลมีขนาดใหญ่เกินไปโดยไม่จำเป็น Access จะบีบอัดสิ่งที่แนบมาโดยอัตโนมัติ หากสามารถทำได้ เพื่อลดการใช้พื้นที่ให้เหลือน้อยที่สุด และถ้าคุณต้องการที่จะแนบเอกสาร Word ลงในระเบียน หรือบันทึกชุดข้อมูลของรูปภาพดิจิทัลในฐานข้อมูลของคุณ การใช้สิ่งที่แนบจะช่วยให้สามารถทำงานเหล่านี้ได้ง่ายยิ่งขึ้น นอกจากนั้น คุณยังสามารถเพิ่มสิ่งที่แนบหลายรายการลงในระเบียนเดียวได้อีกด้วย

กล่องโต้ตอบสิ่งที่แนบมา

หมายเหตุ   คุณสามารถใช้เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาในฐานข้อมูลบนเว็บได้ แต่ตารางบนเว็บแต่ละตารางสามารถมีเขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาได้สูงสุดเขตข้อมูลเดียว

เขตข้อมูล Memo สามารถเก็บ Rich Text และสนับสนุนประวัติการตรวจทานแก้ไขได้แล้ว

เขตข้อมูล Rich Text Memo ซึ่งได้เริ่มนำมาใช้ใน Office Access 2007 ทำให้คุณไม่ถูกจำกัดให้ใช้แต่ข้อความธรรมดาในระเบียนของคุณอีกต่อไป คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความด้วยตัวเลือกต่างๆ (เช่น ตัวหนา ตัวเอียง แบบอักษร และสีต่างๆ ตลอดจนตัวเลือกการจัดรูปแบบทั่วไปอื่นๆ) อีกทั้งยังสามารถเก็บข้อความนั้นในฐานข้อมูลของคุณได้อีกด้วย ข้อความที่อยู่ในรูปแบบ Rich Text จะถูกเก็บอยู่ในเขตข้อมูล Memo ในรูปแบบของ HTML ที่เข้ากันได้กับชนิดข้อมูล Rich Text ใน Windows SharePoint Services คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ TextFormat ใหม่ให้เป็น RichText หรือ ข้อความธรรมดา อย่างใดอย่างหนึ่งก็ได้ จากนั้นข้อมูลจะได้รับการจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมในตัวควบคุมกล่องข้อความและในมุมมองแผ่นข้อมูล

เขตข้อมูล Memo จะมีประโยชน์สำหรับการเก็บข้อมูลจำนวนมาก คุณสามารถกำหนดค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น เพื่อเก็บรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเขตข้อมูล Memo ซึ่งทำให้คุณสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ นอกจากนี้ คุณลักษณะนี้ยังสนับสนุนคุณลักษณะการติดตามใน Windows SharePoint Services อีกด้วย คุณจึงสามารถใช้ Access เพื่อแสดงประวัติเนื้อหารายการ SharePoint ได้เช่นกัน

ปฏิทินสำหรับการเลือกวันที่

หมายเหตุ   คุณลักษณะนี้มีตั้งแต่ใน Access 2007

เขตข้อมูลและตัวควบคุมที่ใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลา จะได้รับการสนับสนุนจากปฏิทินแบบโต้ตอบที่มีอยู่แล้วภายในโดยอัตโนมัติ โดยปฏิทินนี้เริ่มนำมาใช้ใน Access 2007 ปุ่มปฏิทินจะปรากฏขึ้นอัตโนมัติทางด้านขวาของวันที่ ถ้าคุณต้องการทราบวันที่ของวันศุกร์ที่จะถึงนี้ ก็เพียงแค่คลิกที่ปุ่มนั้นแล้วปฏิทินก็จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณค้นหาและเลือกวันที่ได้ นอกจากนี้ คุณก็สามารถเลือกที่จะปิดใช้งานปฏิทินสำหรับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมโดยใช้คุณสมบัตินี้ได้เช่นกัน

ด้านบนของหน้า

งานนำเสนอข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

คุณลักษณะงานนำเสนอข้อมูลแบบใหม่จะช่วยให้คุณสร้างวัตถุฐานข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และช่วยให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้นด้วย

เครื่องมือการเรียงลำดับและการกรองที่ได้รับการปรับปรุง

ถ้าคุณต้องค้นหาค่าที่ตรงกันหรือเรียงลำดับคอลัมน์ของข้อมูลอย่างรวดเร็ว คุณลักษณะตัวกรองอัตโนมัติที่เริ่มใช้ใน Office Access 2007 นี้จะเพิ่มประสิทธิภาพความสามารถด้านการกรองให้ดีขึ้น ทำให้คุณให้ความสนใจกับข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างเต็มที่ คุณสามารถเลือกจากค่าที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะเป็นประโยชน์มากเมื่อคุณจำชื่อที่คุณต้องการไม่ได้ หรือคุณสามารถเรียงลำดับค่าได้โดยการใช้ตัวเลือกเมนูบริบทในภาษาสามัญ เช่น เรียงลำดับจากเก่าสุดไปใหม่สุด หรือเรียงลำดับจากเล็กสุดไปใหญ่สุด เป็นต้น

ตัวกรองอัตโนมัติ

คุณสามารถมองเห็นตัวเลือกการกรองที่ใช้งานบ่อยที่สุดได้อย่างง่ายดายในคำสั่งบนเมนู หรือคุณสามารถใช้ตัวกรองด่วนเพื่อจำกัดข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลที่คุณป้อนได้ ตัวเลือกตัวกรองด่วนจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติตามชนิดข้อมูลนั้น ดังนั้นคุณจึงเห็นตัวเลือกที่เหมาะกับข้อมูลแบบข้อความ วันที่ และตัวเลขได้

เมนูตัวกรองวันที่

ผลรวมและการสลับสีพื้นหลังในแผ่นข้อมูล

มุมมองแผ่นข้อมูลมีแถวผลรวม ซึ่งคุณสามารถแสดงผลรวม จำนวน ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด ค่าต่ำสุด ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือค่าความแปรปรวนได้ เมื่อคุณเพิ่มแถวผลรวมเข้าไปแล้ว ให้คุณชี้ไปที่ลูกศรในเซลล์ของคอลัมน์และเลือกการคำนวณที่คุณต้องการ

แถวผลรวมในแผ่นข้อมูล

แผ่นข้อมูล รายงาน และฟอร์มที่ต่อเนื่องจะสนับสนุนสีพื้นหลังแบบสลับสำหรับแถว ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าให้แตกต่างจากสีพื้นหลังเริ่มต้นได้อย่างอิสระ ส่วนการแรเงาแถวเว้นแถวนั้นก็ไม่ใช่เรื่องยาก และคุณสามารถเลือกใช้สีใดก็ได้

แผ่นข้อมูลที่ใช้การสลับสีแถว

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Access 2010 ได้เพิ่มคุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบใหม่ ซึ่งช่วยให้คุณใช้ลักษณะการจัดรูปแบบบางอย่างที่มีอยู่ใน Excel ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่ม แถบข้อมูล เพื่อให้สามารถดูคอลัมน์ตัวเลขได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ดังที่แสดงในภาพประกอบด้านล่างนี้

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในรายงาน Access

หมายเหตุ   การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไม่สามารถใช้งานได้ในฐานข้อมูลบนเว็บ

ด้านบนของหน้า

ความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น

คุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่ดีขึ้นและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับ Windows SharePoint Services ช่วยให้คุณสามารถจัดการและดูแลความปลอดภัยให้กับโปรแกรมประยุกต์การติดตามข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การเก็บข้อมูลโปรแกรมประยุกต์การติดตามของคุณไว้ในรายการบน Windows SharePoint Services ทำให้คุณสามารถตรวจสอบประวัติการตรวจทานแก้ไข กู้คืนข้อมูลที่ถูกลบไป และกำหนดค่าสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้

Office Access 2007 ได้เริ่มใช้รูปแบบความปลอดภัยแบบใหม่ ซึ่งได้รับการปรับปรุงและพัฒนาประสิทธิภาพให้สูงขึ้นใน Access 2010 โดยมีการผสานการตัดสินใจที่เชื่อถือได้เข้ากับ Microsoft Office Trust Center โดยตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ทำให้ง่ายต่อการเชื่อถือฐานข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในโฟลเดอร์ที่ปลอดภัย คุณสามารถโหลดโปรแกรมประยุกต์ Office Access 2007 ที่มีรหัสหรือแมโครที่ปิดใช้งานเพื่อให้เกิดการใช้งานแบบ Sandbox ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น (นั่นคือจะไม่สามารถเรียกใช้งานคำสั่งที่ไม่ปลอดภัยได้) โดยแมโครที่เชื่อถือได้จะถูกเรียกใช้ในโหมด Sandbox

ด้านบนของหน้า

การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยใช้ฟอร์ม InfoPath และ Outlook

คุณลักษณะด้านการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งเริ่มใช้ใน Office Access 2007 ช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูลคำติชมโดยใช้ Outlook และอาจรวมถึง InfoPath คุณสามารถสร้างฟอร์ม InfoPath หรือฟอร์ม HTML และฝังฟอร์มนั้นลงในเนื้อหาของข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณก็สามารถส่งฟอร์มไปยังผู้รับที่เลือกจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ หรือไปยังชื่อของผู้รับที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณก็ได้

การใช้ข้อความอีเมลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล

ไม่ว่าคุณเลือกที่จะเก็บรวบรวมข้อมูลใหม่หรือจะปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หลังจากที่ผู้รับกรอกฟอร์มให้ครบถ้วนและส่งฟอร์มนั้นกลับคืนมา Outlook จะจดจำฟอร์มขาเข้าและบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access ของคุณโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่

ส่งออกเป็น PDF และ XPS

ใน Access 2010 คุณสามารถส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบแฟ้ม PDF (Portable Document Format) หรือ XPS (XML Paper Specification) สำหรับการพิมพ์ การประกาศ และการกระจายอีเมลได้ โดยคุณต้องติดตั้ง Add-in จัดพิมพ์เป็น PDF หรือ XPS ก่อน การส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกข้อมูลในรูปแบบที่ง่ายต่อการแจกจ่าย โดยที่ยังคงรักษาคุณลักษณะการจัดรูปแบบทั้งหมดของคุณไว้เช่นเดิม และผู้ใช้รายอื่นก็ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Access ในเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อพิมพ์หรือตรวจทานผลลัพธ์ของคุณ

  • Portable Document Format    PDF คือ รูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้าโครงคงที่ ซึ่งเก็บรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกัน รูปแบบ PDF จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อมีการแสดงแฟ้มแบบออนไลน์หรือมีการพิมพ์ แฟ้มจะยังคงมีรูปแบบตรงกับที่คุณต้องการทุกประการ และช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในแฟ้มนั้นไม่สามารถถูกคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้โดยง่าย นอกจากนี้ รูปแบบ PDF ยังเป็นประโยชน์สำหรับเอกสารที่จะถูกผลิตซ้ำโดยใช้วิธีการพิมพ์เชิงพาณิชย์

  • XML Paper Specification    XPS เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยให้สามารถใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ XPS จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเมื่อมีการแสดงแฟ้มแบบออนไลน์หรือมีการพิมพ์ แฟ้มจะยังคงมีรูปแบบตรงกับที่คุณต้องการทุกประการ และช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลในแฟ้มนั้นไม่สามารถถูกคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้โดยง่าย

การทำงานกับข้อมูลภายนอกให้ง่ายขึ้น

ในขณะนี้ คุณสามารถเชื่อมต่อกับบริการเว็บเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูลภายนอกได้ โดยคุณต้องมีแฟ้มข้อกำหนดบริการเว็บจากผู้ดูแลการบริการเว็บ ซึ่งหลังจากที่คุณติดตั้งแฟ้มข้อกำหนดแล้ว คุณจะสามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลบริการเว็บในลักษณะของตารางที่เชื่อมโยงได้

คุณลักษณะใหม่ซึ่งเริ่มใช้ใน Office Access 2007 ช่วยให้การนำเข้าและส่งออกข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น คุณสามารถบันทึกการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออก แล้วนำการดำเนินการที่บันทึกไว้นั้นไปใช้ซ้ำในครั้งต่อไปที่คุณต้องการทำงานแบบเดิมได้ ตัวช่วยนำเข้ากระดาษคำนวณจะทำให้คุณสามารถแทนที่ชนิดข้อมูลที่ Access เลือกไว้ได้ และคุณสามารถนำเข้า ส่งออก และเชื่อมโยงไปยังแฟ้มที่มีรูปแบบแฟ้ม Office Excel 2007 เป็นอย่างน้อย

ด้านบนของหน้า

วิธีการแก้ใขปัญหาต่างๆ ที่ดีขึ้น

การวินิจฉัย Microsoft Office ซึ่งเริ่มใช้ใน Office Access 2007 เป็นชุดการทดสอบเพื่อวิเคราะห์ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาสาเหตุการหยุดทำงานของคอมพิวเตอร์ของคุณได้ การทดสอบเพื่อวิเคราะห์สามารถแก้ปัญหาหลายอย่างได้โดยตรง และสามารถระบุวิธีที่คุณสามารถแก้ปัญหาอื่นๆ ได้ การวินิจฉัย Microsoft Office จะมาแทนที่คุณลักษณะ ตรวจหาและซ่อมแซม และ การกู้คืนโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office ที่มีอยู่ใน Microsoft Office 2003

ด้านบนของหน้า

เครื่องมือพิสูจน์อักษรที่ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้น

คุณลักษณะใหม่บางประการของตัวตรวจสอบการสะกดมีดังต่อไปนี้

  • ลักษณะการทำงานของตัวตรวจสอบการสะกดในโปรแกรม Office ต่างๆ มีความสอดคล้องกันมากขึ้น ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงนี้ได้แก่

  • ตัวตรวจสอบการสะกดมีพจนานุกรมภาษาฝรั่งเศสฉบับเปลี่ยนโฉมใหม่ ซึ่งใน Microsoft Office 2003 พจนานุกรมนี้เป็นโปรแกรม Add-in ที่ต้องติดตั้งแยกต่างหาก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ การเลือกวิธีใช้งานการตรวจการสะกดและไวยากรณ์

  • ในครั้งแรกที่ใช้งานภาษาใดภาษาหนึ่ง จะมีการสร้างพจนานุกรมที่คัดออกขึ้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถใช้พจนานุกรมที่คัดออกนี้ในการบังคับให้ตัวตรวจสอบการสะกดทำเครื่องหมายค่าสถานะคำต่างๆ ที่คุณต้องการจะหลีกเลี่ยงได้ พจนานุกรมที่คัดออกนี้จะใช้เพื่อหลีกเลี่ยงคำต่างๆ ที่ไม่สุภาพหรือที่ไม่ตรงกับแนวทางลักษณะของคุณได้อย่างสะดวกง่ายดาย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ การใช้พจนานุกรมที่คัดออกเพื่อระบุการสะกดคำที่ต้องการ

ด้านบนของหน้า

นำไปใช้กับ: Access 2010



ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ใช่ ไม่ใช่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

255 อักขระที่เหลืออยู่

เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณ โปรดอย่ารวมข้อมูลที่ติดต่อในคำติชมของคุณ ช่วยเรารีวิว นโยบายความเป็นส่วนตัว.

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ทรัพยากรการสนับสนุน

เปลี่ยนภาษา