บทนำในการใช้แบบสอบถาม

เมื่อคุณต้องการตรวจทาน เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูล คุณสามารถใช้แบบสอบถาม

เมื่อใช้แบบสอบถาม คุณสามารถตอบคำถามที่เฉพาะเจาะจงอย่างมากเกี่ยวกับข้อมูลของคุณซึ่งอาจหาคำตอบได้ยากจากการดูข้อมูลตารางโดยตรง คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อกรองข้อมูล ทำการคำนวณข้อมูล และสรุปข้อมูลของคุณได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อทำงานการจัดการข้อมูลจำนวนมากโดยอัตโนมัติและตรวจทานการเปลี่ยนแปลงข้อมูลก่อนที่คุณจะยืนยันการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้

หมายเหตุ   สำหรับฟังก์ชันต่างๆ ของแบบสอบถามแบบรวม เช่น Sum หรือ Count จะไม่สามารถใช้งานได้ในแบบสอบถามเว็บ

การใช้แบบสอบถามทำให้งานของฐานข้อมูลหลายอย่างง่ายขึ้น

ในบทความนี้

ภาพรวม

ดูชุดย่อยของข้อมูลในตาราง

ตรวจทานข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตารางพร้อมกัน

ถามคำถามที่มีรูปแบบต่างๆ โดยใช้พารามิเตอร์กับแบบสอบถาม

ดำเนินการคำนวณจากข้อมูลของคุณ

ดูข้อมูลสรุปหรือข้อมูลการรวม

สร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

เพิ่มข้อมูลไปยังตารางโดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

เปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

ลบข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

ภาพรวม

แบบสอบถามคือการร้องขอเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ข้อมูล เพื่อดำเนินการกระทำกับข้อมูล หรือทั้งสองอย่าง คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อตอบคำถามง่ายๆ ทำการคำนวณ รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ หรือแม้แต่เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลตารางได้ แบบสอบถามที่คุณใช้เพื่อเรียกข้อมูลจากตารางหรือทำการคำนวณจะเรียกว่าแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล ส่วนแบบสอบถามที่ใช้เพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลจะเรียกว่าแบบสอบถามแอคชัน

บทความนี้ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแบบสอบถามและแสดงตัวอย่างของแบบสอบถามชนิดต่างๆ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบสอบถามแต่ละชนิด ให้ค้นหาวิธีใช้ หรือคลิกการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อให้ข้อมูลสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้ด้วย ในฐานข้อมูลที่มีการออกแบบที่ดี ข้อมูลที่คุณต้องการแสดงโดยใช้ฟอร์มหรือรายงานมักจะอยู่ในตารางต่างๆ หลายตาราง เมื่อคุณใช้แบบสอบถาม คุณสามารถรวมข้อมูลที่คุณต้องการใช้ก่อนที่คุณจะออกแบบฟอร์มหรือรายงานของคุณได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้แบบสอบถามเพื่อให้ข้อมูลสำหรับฟอร์มและรายงาน โปรดดูการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม หรือค้นหาวิธีใช้

เปิดแบบสอบถามที่มีอยู่

ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับบานหน้าต่างนำทาง คุณอาจไม่ทราบวิธีเปิดแบบสอบถามที่มีอยู่แล้ว บานหน้าต่างนำทางเป็นคุณลักษณะที่เข้ามาแทนที่หน้าต่างฐานข้อมูลในรุ่นก่อนหน้า Access 2007 คุณจะพบบานหน้าต่างนำทางได้ทางด้านซ้ายของหน้าจอ

เมื่อต้องการเปิดวัตถุฐานข้อมูล รวมทั้งแบบสอบถาม คุณสามารถคลิกสองครั้งที่วัตถุในบานหน้าต่างนำทางได้

ใช้ฐานข้อมูล Northwind เพื่อดำเนินการตามตัวอย่าง

หมายเหตุ   ตัวอย่างในบทความนี้ใช้ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยใช้แม่แบบฐานข้อมูล Northwind 2010

  1. คลิกแท็บ แฟ้ม แล้วคลิก สร้าง

  2. ในบานหน้าต่างตรงกลาง ภายใต้ แม่แบบที่มีอยู่ ให้คลิก ตัวอย่างแม่แบบ แล้วคลิก Northwind

  3. ในบานหน้าต่างด้านขวา ให้ตรวจทานชื่อของแฟ้มฐานข้อมูลในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วทำการเปลี่ยนแปลงชื่อนั้น นอกจากนี้ คุณสามารถเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นของแฟ้มด้วยการคลิกไอคอนโฟลเดอร์ได้ด้วย

  4. คลิก สร้าง

  5. ทำตามคำแนะนำบนหน้า Northwind Traders (บนแท็บวัตถุ Startup Screen) เพื่อเปิดฐานข้อมูล จากนั้นปิดหน้าต่างของกล่องโต้ตอบ เข้าสู่ระบบ

ด้านบนของหน้า

ดูชุดย่อยของข้อมูลในตาราง

บางครั้ง คุณอาจต้องการตรวจทานข้อมูลทั้งหมดจากตาราง แต่บางครั้งคุณอาจต้องการตรวจทานเฉพาะข้อมูลจากบางเขตข้อมูลเท่านั้น หรือคุณอาจต้องการตรวจทานข้อมูลเฉพาะเมื่อมีบางเขตข้อมูลตรงตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ เมื่อต้องการตรวจทานข้อมูลบางอย่างในตาราง ให้คุณใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานรายการผลิตภัณฑ์และราคา คุณสามารถสร้างแบบสอบถามที่จะส่งกลับข้อมูลผลิตภัณฑ์และราคาได้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. เปิดฐานข้อมูล Northwind ที่คุณได้ ตั้งค่าตามขั้นตอนเหล่านี้

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Products

  4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  5. ในตารางผลิตภัณฑ์ ให้คลิกสองครั้งที่ Product Name และ List Price เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยัง ตารางออกแบบ ของแบบสอบถาม

  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยราคา

ด้านบนของหน้า

ตรวจทานข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตารางพร้อมกัน

ตารางในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดีจะมีความสัมพันธ์แบบตรรกะระหว่างกัน ความสัมพันธ์ดังกล่าวกำหนดขึ้นจากเขตข้อมูลที่ตารางเหล่านั้นมีเหมือนกัน เมื่อคุณต้องการตรวจทานข้อมูลจากตารางที่สัมพันธ์กัน ให้คุณใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล

สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานคำสั่งซื้อจากลูกค้าที่อาศัยอยู่ในเมืองเมืองหนึ่ง ข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อและข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าจะถูกเก็บไว้ในตารางสองตารางในฐานข้อมูลเดียวกัน แต่ละตารางจะมีเขตข้อมูล Customer ID ซึ่งเป็นตัวกำหนดความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มระหว่างตารางสองตาราง คุณสามารถสร้างแบบสอบถามที่จะส่งกลับคำสั่งซื้อของลูกค้าในเมืองเมืองหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ลาสเวกัส ได้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. เปิดฐานข้อมูล Northwind ที่คุณได้ ตั้งค่าตามขั้นตอนเหล่านี้

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Customers และ Orders

  4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

    ให้สังเกตเส้นซึ่งเรียกว่า การรวม ซึ่งจะเชื่อมเขตข้อมูล ID ในตาราง Customers กับเขตข้อมูล Customer ID ในตาราง Orders เส้นนี้จะแสดงความสัมพันธ์ระหว่างทั้งสองตาราง

  5. ในตาราง Customers ให้คลิกสองครั้งที่ Company และ City เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบแบบสอบถาม

  6. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในคอลัมน์ City ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว Show

  7. ในแถว เงื่อนไข ของคอลัมน์ City ให้พิมพ์ Las Vegas

    การล้างกล่องกาเครื่องหมาย แสดง จะป้องกันไม่ให้แบบสอบถามแสดงเมืองดังกล่าวในผลลัพธ์ และการพิมพ์ Las Vegas ในแถว เงื่อนไข จะระบุว่าคุณต้องการดูเฉพาะระเบียนที่มีค่าของเขตข้อมูล City เป็น Las Vegas ในกรณีนี้ แบบสอบถามจะส่งกลับเฉพาะลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัสเท่านั้น ซึ่งได้แก่ บริษัท L และบริษัท AA

    โปรดทราบว่าคุณไม่ต้องแสดงเขตข้อมูลเพื่อที่จะใช้เขตข้อมูลนั้นกับเงื่อนไข

  8. ในตาราง Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID และ Order Date เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ในสองคอลัมน์ถัดไปของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  9. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายการใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในลาสเวกัส

  10. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

    กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น

  11. ในกล่อง ชื่อแบบสอบถาม ให้พิมพ์ Orders by City จากนั้นคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

ถามคำถามที่มีรูปแบบต่างๆ โดยใช้พารามิเตอร์กับแบบสอบถาม

บางครั้ง คุณอาจต้องการเรียกใช้แบบสอบถามที่แตกต่างเพียงเล็กน้อยจากแบบสอบถามที่มีอยู่ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงแบบสอบถามต้นฉบับเพื่อใช้เงื่อนไขใหม่ของคุณได้ แต่ถ้าคุณต้องการเรียกใช้ชุดรูปแบบของแบบสอบถามบ่อยครั้ง ให้พิจารณาใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ แบบสอบถามจะพร้อมท์คุณให้ป้อนค่าเขตข้อมูล จากนั้นให้ใช้ค่าที่คุณจัดเตรียมไว้เพื่อสร้างเงื่อนไขสำหรับแบบสอบถามของคุณ

ใน ตัวอย่างก่อนหน้านี้คุณได้สร้างแบบสอบถามที่ส่งกลับคำสั่งซื้อของลูกค้าที่อยู่ในลาสเวกัส คุณสามารถปรับเปลี่ยนแบบสอบถามให้พร้อมท์คุณให้ระบุชื่อเมืองทุกครั้งที่มีการเรียกใช้แบบสอบถามดังกล่าวได้โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. เปิดฐานข้อมูล Northwind ที่คุณได้ ตั้งค่าตามขั้นตอนเหล่านี้

  2. คลิก แถบปรับขนาด เพื่อแสดงบานหน้าต่างการนำทาง

    หมายเหตุ   ขั้นตอนนี้ไม่จำเป็น ถ้าบานหน้าต่างการนำทางปรากฏอยู่แล้ว

  3. ในบานหน้าต่างการทำงาน ให้คลิกขวาที่แบบสอบถามชื่อ Orders by City (ซึ่งคุณสร้างขึ้นในส่วนก่อนหน้านี้) จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  4. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในแถว เงื่อนไข ของคอลัมน์ City ให้ลบ Las Vegas ออก แล้วพิมพ์ [สำหรับเมืองใด]

    สตริง [สำหรับเมืองใด] เป็นพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บเหลี่ยมแสดงว่าคุณต้องการให้แบบสอบถามขอข้อมูลป้อนเข้า และข้อความ (ในกรณีนี้ ได้แก่ สำหรับเมืองใด) คือคำถามที่พร้อมท์พารามิเตอร์จะแสดง

    หมายเหตุ   คุณไม่สามารถใช้จุด (.) หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง ของคอลัมน์ City เพื่อให้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามแสดงเมือง

  6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะแสดงพร้อมท์ให้คุณป้อนค่า City

  7. พิมพ์ New York จากนั้นกด ENTER

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

    แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณไม่ทราบว่าจะป้อนค่าใด เมื่อต้องการให้พารามิเตอร์ของคุณมีความยืดหยุ่นยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้อักขระตัวแทนเป็นส่วนหนึ่งของพร้อมท์ได้

  8. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  9. ในตารางออกแบบแบบสอบถาม ในแถว เงื่อนไข ของคอลัมน์ City ให้พิมพ์ Like [สำหรับเมืองใด]&"*"

    ในพร้อมท์พารามิเตอร์ คำสำคัญ Like เครื่องหมายและ (&) และเครื่องหมายดอกจัน (*) ที่อยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศจะอนุญาตให้ผู้ใช้พิมพ์อักขระผสม ซึ่งรวมถึงอักขระตัวแทน เพื่อส่งกลับผลลัพธ์แบบต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าผู้ใช้พิมพ์ * แบบสอบถามจะส่งกลับเมืองทั้งหมด ถ้าผู้ใช้พิมพ์ L แบบสอบถามจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยอักษร "L" และถ้าผู้ใช้พิมพ์ *s* แบบสอบถามจะส่งกลับเมืองทั้งหมดที่มีอักษร "s"

  10. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    ที่พร้อมท์ของแบบสอบถาม ให้พิมพ์ New จากนั้นกด ENTER

  11. แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์ก

ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับได้ แม้ว่าคุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์ใดก็ได้ แต่สิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่ง คือ การตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่เป็นประโยชน์ ถ้าผู้ใช้ป้อนชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น ป้อนข้อความแทนที่จะป้อนสกุลเงิน

หมายเหตุ   ถ้าตั้งค่าพารามิเตอร์เพื่อยอมรับข้อมูลประเภทข้อความ การป้อนข้อมูลจะถูกตีความเป็นข้อความ และไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

เมื่อต้องการระบุชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ในแบบสอบถาม ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เมื่อเปิดแบบสอบถามในมุมมองออกแบบ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก พารามิเตอร์

  2. ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์ของแบบสอบถาม ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้พิมพ์พร้อมท์สำหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถว เงื่อนไข ของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละพารามิเตอร์

ด้านบนของหน้า

ดำเนินการคำนวณจากข้อมูลของคุณ

โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณจะไม่ใช้ตารางเพื่อเก็บค่าที่คำนวณได้ซึ่งมาจากข้อมูลในฐานข้อมูลเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ตาราง Order Details ใน Northwind 2007 ไม่ได้เก็บผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ เนื่องจากผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ใดๆ ถูกคำนวณโดยใช้ข้อมูลที่เก็บในเขตข้อมูล Quantity, Unit Price และ Discount ของตาราง Order Details

ในบางกรณี ค่าที่คำนวณได้อาจล้าสมัย เนื่องจากค่าที่ใช้ในการคำนวณนั้นมีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการเก็บอายุของบุคคลบางรายไว้ในตาราง เนื่องจากคุณจะต้องปรับปรุงค่าดังกล่าวทุกปี แต่คุณควรเก็บข้อมูลวันเกิดของบุคคลดังกล่าว และใช้นิพจน์ในแบบสอบถามเพื่อคำนวณอายุแทน

ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อสร้างแบบสอบถามที่คำนวณผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์โดยอ้างอิงข้อมูลจากตาราง Order Details

  1. เปิดฐานข้อมูล Northwind ที่คุณได้ ตั้งค่าตามขั้นตอนเหล่านี้

  2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง บนแท็บ ตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Order Details

  4. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  5. ในตาราง Order Details ให้คลิกสองครั้งที่ Product ID เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังคอลัมน์แรกของตารางออกแบบแบบสอบถาม

  6. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล จากนั้นคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด

  7. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    Subtotal: ([Quantity]*[Unit Price])-([Quantity]*[Unit Price]*[Discount])

    คลิก ตกลง

    นี่คือเขตข้อมูลจากการคำนวณ เขตข้อมูลจากการคำนวณจะคูณจำนวนของแต่ละผลิตภัณฑ์กับราคาต่อหน่วยของผลิตภัณฑ์ และส่วนลดของผลิตภัณฑ์นั้น จากนั้นลบส่วนลดรวมออกจากราคาต่อหน่วยรวม

  8. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมผลรวมย่อยต่อใบสั่งซื้อ

  9. กดแป้น CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม จากนั้นตั้งชื่อแบบสอบถาม Product Subtotals

ด้านบนของหน้า

ดูข้อมูลสรุปหรือข้อมูลการรวม

เมื่อคุณใช้ตารางเพื่อบันทึกทรานแซคชันหรือเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกิดขึ้นเป็นประจำ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งถ้าคุณสามารถตรวจทานข้อมูลนั้นในการรวม เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย

Access จะอนุญาตให้คุณตรวจทานข้อมูลการรวมแบบง่ายๆ ในแผ่นข้อมูลใดๆ ได้ด้วยการเพิ่มแถวผลรวม แถวผลรวม คือ แถวที่อยู่ด้านล่างสุดของแผ่นข้อมูล ซึ่งสามารถแสดงผลรวมสะสมหรือค่าการรวมอื่นๆ ได้

หมายเหตุ   คุณไม่สามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงในแผ่นข้อมูลของแบบสอบถามเว็บได้

คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ลงในแบบสอบถาม Product Subtotals ที่คุณสร้างขึ้นใน ตัวอย่างก่อนหน้านี้ โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. เรียกแบบสอบถาม Product Subtotals และเปิดผลลัพธ์ทิ้งไว้ใน มุมมองแผ่นข้อมูล

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ผลรวม

    แถวใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านล่างของแผ่นข้อมูล โดยมีคำว่า ผลรวม ในคอลัมน์แรก

  3. คลิกเซลล์ในแถวสุดท้ายของแผ่นข้อมูลที่ชื่อ ผลรวม

    สังเกตว่าลูกศรปรากฏขึ้นในเซลล์

  4. คลิกลูกศรเพื่อดูฟังก์ชันการรวมที่สามารถใช้ได้

    เนื่องจากคอลัมน์นี้มีข้อมูลชนิดข้อความ จึงมีเพียงสองตัวเลือก: ไม่มี และ จำนวน

  5. เลือก จำนวน

    เนื้อหาของเซลล์จะเปลี่ยนจาก ผลรวม เป็นจำนวนของค่าในคอลัมน์

  6. คลิกเซลล์ที่อยู่ติดกัน (คอลัมน์ที่สอง)

    สังเกตว่าลูกศรปรากฏขึ้นในเซลล์

  7. คลิกลูกศร จากนั้นคลิก ผลรวม

    เขตข้อมูลจะแสดงผลรวมของค่าในคอลัมน์

  8. เปิดแบบสอบถามทิ้งไว้ในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างแบบสอบถามผลรวมสำหรับข้อมูลสรุปที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น

แม้ว่าแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลจะมีประโยชน์มาก แต่สำหรับคำถามที่มีความซับซ้อนมากขึ้น คุณควรใช้แบบสอบถามแบบใช้หาผลรวม แบบสอบถามแบบใช้หาผลรวม คือ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลที่อนุญาตให้คุณจัดกลุ่มและสรุปข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ ในแบบสอบถามแบบใช้หาผลรวม คุณสามารถใช้ Sum ซึ่งเป็นฟังก์ชันการรวมเพื่อดูยอดขายรวมต่อผลิตภัณฑ์ได้

หมายเหตุ   คุณไม่สามารถใช้ฟังก์ชันการรวมในแบบสอบถามเว็บได้

ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อปรับเปลี่ยนแบบสอบถาม Product Subtotals เพื่อให้แบบสอบถามสรุปผลรวมย่อยตามผลิตภัณฑ์

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

    แบบสอบถาม Product Subtotals จะเปิดขึ้นในมุมมองออกแบบ

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

    แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบแบบสอบถาม

    หมายเหตุ   แม้ว่าจะมีชื่อคล้ายกัน แต่แถว ผลรวม ในตารางออกแบบและแถว ผลรวม ในแผ่นข้อมูลนั้นไม่เหมือนกัน คือ

    • คุณสามารถจัดกลุ่มตามค่าของเขตข้อมูล โดยใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ

    • คุณสามารถเพิ่มแถว ผลรวม ของแผ่นข้อมูลไปยังผลลัพธ์ของแบบสอบถามผลรวม

    • เมื่อคุณใช้แถว ผลรวม ในตารางออกแบบ คุณต้องเลือกฟังก์ชันการรวมสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการทำการคำนวณเขตข้อมูล คุณสามารถจัดกลุ่มตามเขตข้อมูลนั้นได้

  3. ในคอลัมน์ที่สองของตารางออกแบบ ในแถว ผลรวม ให้เลือก ผลรวม จากรายการแบบหล่นลง

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงรายชื่อผลิตภัณฑ์พร้อมด้วยผลรวมย่อย

  5. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม ให้เปิดแบบสอบถามทิ้งไว้

สร้างแบบสอบถามแบบตารางเพื่อเพิ่มระดับของการจัดกลุ่ม

ขณะนี้ สมมติว่าคุณต้องการตรวจทานผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ แต่ต้องการรวมตามเดือนด้วย เพื่อให้แต่ละแถวจะแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ และแต่ละคอลัมน์จะแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สำหรับหนึ่งเดือน เมื่อต้องการแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์และแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์สำหรับหนึ่งเดือน ให้ใช้คิวรีแบบตาราง

หมายเหตุ   คุณไม่สามารถสร้างแบบสอบถามเว็บที่เป็นแบบสอบถามแบบตารางได้

คุณสามารถปรับเปลี่ยนแบบสอบถาม Product Subtotals อีกครั้งเพื่อให้แบบสอบถามส่งกลับแถวของผลรวมย่อยผลิตภัณฑ์และคอลัมน์ของผลรวมย่อยรายเดือน

  1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  2. ในกลุ่ม ตั้งค่าแบบสอบถาม ให้คลิก แสดงตาราง

  3. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ ใบสั่งซื้อ แล้วคลิก ปิด

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก แท็บไขว้

    ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะถูกซ่อนไว้ และแถว ตาราง จะปรากฏ

  5. ในคอลัมน์ที่สามของตารางออกแบบ ให้คลิกขวาที่แถว เขตข้อมูล แล้วคลิก ย่อ/ขยาย บนเมนูทางลัด กล่อง ย่อ/ขยาย จะเปิดออก

  6. ในกล่อง ย่อ/ขยาย ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    Month: "Month " & DatePart("m", [Order Date])

  7. คลิก ตกลง

  8. ในแถว ตาราง ให้เลือกค่าต่อไปนี้จากรายการแบบหล่นลง: หัวข้อของแถว สำหรับคอลัมน์แรก ค่า สำหรับคอลัมน์ที่สอง และ หัวข้อของคอลัมน์ สำหรับคอลัมน์ที่สาม

  9. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    แบบสอบถามจะทำงาน จากนั้นแสดงผลรวมย่อยของผลิตภัณฑ์ ซึ่งรวมตามเดือน

  10. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

ด้านบนของหน้า

สร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

คุณสามารถใช้แบบสอบถามสร้างตารางเพื่อสร้างตารางใหม่จากข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางอื่น

หมายเหตุ   คุณไม่สามารถสร้างแบบสอบถามเว็บที่เป็นแบบสอบถามแบบใช้สร้างตารางได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการส่งข้อมูลคำสั่งซื้อสำหรับชิคาโกไปยังคู่ค้าทางธุรกิจในชิคาโกที่ใช้ Access เพื่อเตรียมรายงาน แทนที่จะส่งข้อมูลคำสั่งซื้อทั้งหมดของคุณ คุณต้องการจำกัดข้อมูลที่คุณส่งให้เป็นเฉพาะข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโกเท่านั้น

คุณสามารถสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลซึ่งมีข้อมูลใบสั่งซื้อของชิคาโก จากนั้นใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อสร้างตารางใหม่โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิดฐานข้อมูล Northwind ที่คุณได้ ตั้งค่าตามขั้นตอนเหล่านี้

  2. เมื่อต้องการเรียกใช้แบบสอบถามแบบใช้สร้างตาราง คุณอาจต้องเปิดใช้เนื้อหาของฐานข้อมูลโดยใช้แถบข้อความ ซึ่งจะปรากฏอยู่ด้านล่างของ Ribbon ถ้าฐานข้อมูลนั้นไม่น่าเชื่อถือเมื่อคุณเปิดใช้

    แสดงวิธีเปิดใช้งานฐานข้อมูล

    • บนแถบข้อความ ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา

    หมายเหตุ   ถ้าฐานข้อมูลของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือ แถบข้อความจะไม่ปรากฏและคุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานเนื้อหา

  3. ปิดฟอร์มของกล่องโต้ตอบการเข้าสู่ระบบ

  4. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  5. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Order Details และ Orders

  6. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  7. ในตาราง Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Customer ID และ Ship City เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเพิ่มเติมไปยังตารางออกแบบ

  8. ในตาราง Order Details ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID, Product ID, Quantity, Unit Price และ Discount เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเหล่านี้ไปยังตารางออกแบบ

  9. ในคอลัมน์ Ship City ของตารางออกแบบ ให้ล้างกล่องในแถว แสดง ในแถว เงื่อนไข ให้พิมพ์ 'Chicago' (รวมทั้งเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวด้วย)

    ตรวจสอบผลลัพธ์ของแบบสอบถามก่อนที่คุณจะใช้ในการสร้างตาราง

  10. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

  11. กด CTRL+S เพื่อบันทึกแบบสอบถาม

    กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะปรากฏขึ้น

  12. ในกล่อง ชื่อแบบสอบถาม ให้พิมพ์ Chicago Orders Query จากนั้นคลิก ตกลง

  13. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ

  14. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก สร้างตาราง

    กล่องโต้ตอบ การสร้างตาราง จะปรากฏขึ้น

  15. ในกล่องโต้ตอบ สร้างตาราง ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ Chicago Orders จากนั้นคลิก ตกลง

  16. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

  17. ในกล่องโต้ตอบยืนยัน ให้คลิก ใช่ เพื่อยืนยัน

    ตารางใหม่จะถูกสร้างขึ้น และตารางจะปรากฏในบานหน้าต่างการนำทาง

    หมายเหตุ   ถ้ามีตารางที่ใช้ชื่อที่คุณระบุนี้อยู่แล้ว ตารางนั้นจะถูกลบก่อนที่แบบสอบถามจะทำงาน

  18. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    เนื่องจากมีตาราง Chicago Orders อยู่แล้ว กล่องโต้ตอบคำเตือนจะปรากฏขึ้น

  19. คลิก ไม่ เพื่อยกเลิกการกระทำ และยกเลิกกล่องโต้ตอบนั้น

ด้านบนของหน้า

เพิ่มข้อมูลไปยังตารางโดยใช้ข้อมูลจากตารางอื่น

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลเพื่อเรียกข้อมูลจากตารางหนึ่งหรือหลายตาราง และเพิ่มข้อมูลนั้นไปยังตารางอื่น

หมายเหตุ   คุณไม่สามารถสร้างแบบสอบถามเว็บที่เป็นแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูลได้

สมมติว่าคุณได้สร้างตารางที่ใช้ร่วมกันกับผู้ร่วมธุรกิจรายหนึ่งในชิคาโก แต่คุณพบว่าผู้ร่วมธุรกิจรายนั้นทำงานกับลูกค้าในพื้นที่มิลวอกี้ด้วย คุณต้องการเพิ่มแถวที่มีข้อมูลพื้นที่มิลวอกี้ลงในตารางก่อนที่คุณจะใช้ตารางร่วมกันกับผู้ร่วมธุรกิจของคุณรายนั้น

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลของพื้นที่มิลวอกี้ลงในตาราง Chicago Orders ที่คุณสร้างขึ้นใน ตัวอย่างก่อนหน้านี้ โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. เปิดแบบสอบถามชื่อ "Chicago Orders Query" ในมุมมองออกแบบ

  2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ผนวก กล่องโต้ตอบ ผนวก จะปรากฏ

  3. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้คลิกลูกศรในกล่อง ชื่อตาราง จากนั้นเลือก Chicago Orders จากรายการแบบหล่นลง

  4. คลิก ตกลง

    กล่องโต้ตอบ ผนวก จะปิด ในตารางออกแบบ แถว แสดง จะหายไป และแถว ผนวกไปยัง จะปรากฏขึ้น

  5. ในตารางออกแบบ ในแถว เงื่อนไข ของคอลัมน์ Ship City ให้ลบ 'Chicago' จากนั้นพิมพ์ 'Milwaukee'

  6. ในแถว ผนวกไปยัง ให้เลือกเขตข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละคอลัมน์

    ในตัวอย่างนี้ ค่าของแถว ผนวกไปยัง ควรตรงกับค่าของแถว เขตข้อมูล แต่ไม่จำเป็นสำหรับการทำงานของแบบสอบถามแบบใช้ผนวกข้อมูล

  7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า

เปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

ุคุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลในตารางของคุณ และคุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อป้อนเงื่อนไขสำหรับระบุแถวที่ควรได้รับการปรับปรุงได้ด้วย แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานข้อมูลที่ปรับปรุงก่อนที่ดำเนินการปรับปรุงได้

  แบบสอบถามแอคชันไม่สามารถยกเลิกการทำงานได้ คุณควรพิจารณาสำรองข้อมูลของตารางใดๆ ที่คุณจะปรับปรุงโดยใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

หมายเหตุ   คุณไม่สามารถสร้างแบบสอบถามเว็บที่เป็นแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลได้

ใน ตัวอย่างก่อนหน้านี้คุณได้ผนวกแถวลงในตาราง Chicago Orders ในตาราง Chicago Orders เขตข้อมูล Product ID จะแสดงหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่เป็นตัวเลข เมื่อต้องการให้ข้อมูลเป็นประโยชน์ยิ่งขึ้นต่อรายงาน คุณอาจแทนที่หมายเลขผลิตภัณฑ์ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์ได้ เมื่อต้องการแทนที่หมายเลขผลิตภัณฑ์ คุณต้องเปลี่ยนแปลงชนิดข้อมูลของเขตข้อมูล Product ID ของตาราง Chicago Orders จากตัวเลขเป็นข้อความ เพื่อให้เขตข้อมูล Product ID สามารถยอมรับชื่อผลิตภัณฑ์ได้

คุณสามารถปรับปรุงค่าในตาราง Chicago Orders โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. เปิดตาราง Chicago Orders ในมุมมองออกแบบ

  2. ในแถว Product ID ให้เปลี่ยนชนิดข้อมูลจาก ตัวเลข เป็น ข้อความ

  3. บันทึกและปิดตาราง Chicago Orders

  4. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  5. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Chicago Orders และ Products

  6. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ปรับปรุง

    ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ปรับปรุงเป็น จะปรากฏขึ้น

  8. ในตาราง Chicago Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Product ID เพื่อเพิ่มเขตข้อมูลนี้ไปยังตารางออกแบบ

  9. ในตารางออกแบบในแถว ปรับปรุงเป็น ของคอลัมน์ Product ID ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    [Products].[Product Name]

    เคล็ดลับ   คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลเพื่อลบค่าของเขตข้อมูลโดยใช้สตริงว่างเปล่า ("") หรือ NULL ในแถว ปรับปรุงเป็น

  10. ในแถว เงื่อนไข ให้พิมพ์หรือวางค่าต่อไปนี้:

    [Product ID] Like ([Products].[ID])

    คำสำคัญ Like นั้นจำเป็น เนื่องจากเขตข้อมูลที่คุณเปรียบเทียบมีชนิดข้อมูลแตกต่างกัน (Product ID เป็นข้อมูลแบบข้อความ ส่วน ID นั้นเป็นข้อมูลตัวเลข)

  11. คุณสามารถตรวจทานว่าค่าใดจะมีการเปลี่ยนแปลงโดยแบบสอบถามแบบใช้ปรับปรุงข้อมูลได้ โดยดูแบบสอบถามในมุมมองแผ่นข้อมูล

    บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก มุมมอง จากนั้นคลิก มุมมองแผ่นข้อมูล

    แบบสอบถามจะส่งกลับรายการของ Product ID ที่จะมีการปรับปรุง

  12. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

    เมื่อคุณเปิดตาราง Chicago Orders คุณจะพบว่าค่าตัวเลขในเขตข้อมูล Product ID ถูกแทนที่ด้วยชื่อผลิตภัณฑ์จากตาราง Products

ด้านบนของหน้า

ลบข้อมูลโดยใช้การทำงานอัตโนมัติ

คุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อลบข้อมูลจากตารางของคุณ และคุณสามารถใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลเพื่อป้อนเงื่อนไขสำหรับระบุแถวที่ควรถูกลบได้ด้วย แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสในการตรวจทานแถวที่จะถูกลบก่อนที่คุณจะดำเนินการลบได้

หมายเหตุ   คุณไม่สามารถสร้างแบบสอบถามเว็บที่เป็นแบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลได้

สมมติว่าคุณกำลังจัดเตรียมที่จะส่งตาราง Chicago Orders (ที่ได้รับการปรับปรุงใน ตัวอย่างก่อนหน้านี้) ไปยังผู้ร่วมธุรกิจในชิคาโกของคุณ และคุณสังเกตว่าในบางแถวจะมีเขตข้อมูลที่ว่างเปล่าอยู่จำนวนหนึ่ง คุณจึงต้องการเอาแถวดังกล่าวที่มีเขตข้อมูลที่ว่างเปล่าออกก่อนที่คุณจะส่งข้อมูล คุณสามารถเปิดตารางนั้นขึ้นมาและลบแถวด้วยตนเอง แต่อาจเห็นว่าการใช้แบบสอบถามแบบใช้ลบข้อมูลจะเป็นประโยชน์ ถ้ามีแถวที่ต้องการลบเป็นจำนวนมากและคุณมีเกณฑ์ที่ชัดเจนว่าจะลบแถวใด

คุณสามารถใช้แบบสอบถามเพื่อลบแถวในตาราง Chicago Orders ซึ่งไม่มีค่าสำหรับ Order ID โดยใช้กระบวนงานต่อไปนี้:

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก ออกแบบแบบสอบถาม

  2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้คลิกสองครั้งที่ Chicago Orders

  3. ปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง

  4. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของแบบสอบถาม ให้คลิก ลบ

    ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะหายไป และแถว ลบ จะปรากฏขึ้น

  5. ในตาราง Chicago Orders ให้คลิกสองครั้งที่ Order ID เพื่อเพิ่มไปยังตารางออกแบบ

  6. ในตารางออกแบบ ในแถว เงื่อนไข ของคอลัมน์ Order ID ให้พิมพ์ Is Null

  7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

ด้านบนของหน้า

นำไปใช้กับ: Access 2010



ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ใช่ ไม่ใช่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

255 อักขระที่เหลืออยู่

เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณ โปรดอย่ารวมข้อมูลที่ติดต่อในคำติชมของคุณ ช่วยเรารีวิว นโยบายความเป็นส่วนตัว.

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ทรัพยากรการสนับสนุน

เปลี่ยนภาษา