ฉันควรบันทึกเอกสารของฉันใน OneDrive for Business หรือไซต์ทีม

การบันทึกเอกสารทั้งหมดของคุณไปยัง OneDrive for Business เป็นเรื่องล่อใจ เนื่องจากลิงก์ไปยังไลบรารี OneDrive for Business ของคุณจะอยู่ที่ด้านบนสุดของหน้าเสมอ และพร้อมให้คุณ อัปโหลด หรือ สร้างเอกสารจาก OneDrive for Business อย่างไรก็ตาม คุณจำเป็นต้องคิดเกี่ยวกับบุคคลที่สามารถเข้าถึงและไม่สามารถสามารถเข้าถึงเอกสารที่คุณบันทึกไปยัง OneDrive for Business ถ้าเอกสารเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันบนโครงการ การบันทึกไปยังทีมไซต์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

ทีมไซต์ OneDrive for Business และ SharePoint ต่างกันอย่างไร

OneDrive for Business คือที่ที่คุณสามารถจัดเก็บไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยังระบบ Cloud และเข้าถึงจากอุปกรณ์ใดๆ หรือแชร์กับผู้อื่นได้ เนื่องจากส่วนหนึ่งของ Office 365 หรือ SharePoint Server, OneDrive for Business ช่วยให้คุณอัปเดต และแชร์ไฟล์ของคุณจากที่ใดก็ได้ และทำงานบนเอกสาร Office ร่วมกับผู้อื่นในเวลาเดียวกัน

ทีมไซต์ SharePoint เป็นสถานที่ที่ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์ เอกสาร และแนวคิดได้ ซึ่งจะตั้งค่าเพื่อให้การสื่อสารสองทางระหว่างสมาชิกทีมสะดวกยิ่งขึ้น SharePoint จะมีช่วงไลบรารีเอกสารทั้งหมด รายการงาน ปฏิทิน เวิร์กโฟลว์ Wiki และฟีเจอร์อื่นๆ เพื่อช่วยให้ทีมสื่อสารและทำงานร่วมกันได้

ด้วยทั้งทีมไซต์ OneDrive for Business และ SharePoint ไฟล์ของคุณจะถูกจัดเก็บในระบบ Cloud คุณสามารถซิงค์ได้ทั้ง OneDrive for Business หรือ SharePoint กับคอมพิวเตอร์ของคุณ ดู ซิงค์ไฟล์ OneDrive for Business ของคุณ หรือ ซิงค์ไลบรารีไซต์กับคอมพิวเตอร์ของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

เมื่อต้องการบันทึกเอกสารลงใน OneDrive for Business

  • คุณไม่มีแผนที่จะแชร์เอกสาร
    เอกสารที่คุณวางใน OneDrive for Business จะเป็นแบบส่วนตัวตามค่าเริ่มต้น ยกเว้นเอกสารที่คุณวางในโฟลเดอร์ แชร์กับทุกคน ด้วยเหตุนี้ OneDrive for Business จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารแบบร่างหรือเอกสารส่วนบุคคลที่ไม่จำเป็นต้องให้บุคคลอื่นเห็น

  • คุณวางแผนที่จะ แชร์ไฟล์ แต่ละไฟล์ แต่มีขอบแขตหรือวงจรชีวิตที่จำกัด
    เช่น คุณกำลังเขียนโพสต์ของบล็อกซึ่งอาจไม่เชื่อมโยงกับโครงการ และคุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานบางคนตรวจสอบก่อนจะโพสต์ ในกรณีนี้ คุณคาดหวังให้ผู้อื่นใช้เอกสารของคุณโดยไม่จำเป็นต้องมีที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมหรือข้อมูลตามบริบท สิ่งที่พวกเค้าจำเป็นต้องมีคือลิงก์ไปยังเอกสารและสิทธิ์ในการแก้ไข

  • คุณจะไม่สามารถระบุไซต์ทีมที่มีอยู่ซึ่งเป็นที่เก็บเอกสารของคุณได้ และคุณไม่ต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ของการสร้างการรับประกันต่างๆ ในเอกสารขึ้นมาใหม่

เมื่อต้องการบันทึกเอกสารไปยังไลบรารีทีมไซต์

  • คุณต้องการให้สมาชิกทีมจดจำเอกสารว่าเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่

  • คุณต้องการกระจายความเป็นเจ้าของและสิทธิ์ต่างๆ ระหว่างคอลเลกชันของบุคคลที่กว้างขวางขึ้น ถ้าเอกสารนั้นมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้ที่นี่เพื่อให้บุคคลอื่นนอกจากตัวคุณเอง สามารถควบคุมสิ่งที่เกิดขึ้นบนไซต์ได้

  • คุณจึงต้องการให้สิทธิ์สำหรับไซต์ แทนที่จะเป็นสิทธิ์ในแต่ละเอกสาร ถ้าบุคคลมีสิทธิ์ในการเข้าถึงไซต์ทีม บุคคลนั้นก็จะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารที่เก็บไว้ในไซต์

  • เอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการจะถูกบันทึกไว้ในไลบรารีไซต์ทีมเรียบร้อยแล้ว และบุคคลอื่นคาดหวังว่าจะพบเอกสารต่างๆ จากในนั้นได้

  • คุณจึงต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์การเช็คอินที่จะกำหนดเอกสารให้กับใครบางคนได้

ถ้าคุณมีธุรกิจขนาดเล็ก คุณควร ตั้งค่าที่จัดเก็บและการแชร์ไฟล์ของคุณ เพื่อให้คุณใช้ OneDrive for Business และไซต์ทีม Office 365 ของคุณร่วมกันได้ ดู บทช่วยสอนเกี่ยวกับการกำหนดค่าไซต์ทีมของคุณ ซึ่งจะมีขั้นตอนวิธีการที่คุณสามารถ เลื่อนระดับทีมไซต์ของคุณ เพื่อให้สมาชิกทีมของคุณสามารถย้ายไปมาระหว่างโฟลเดอร์ OneDrive for Business และทีมไซต์ Office 365 ของคุณได้อย่างรวดเร็ว

ย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business ไปยังทีมไซต์

ในบางครั้งเอกสารแต่ละเอกสารจะขยายความสำคัญและกลายเป็นสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เมื่อเป็นเช่นนี้ จึงอาจเหมาะที่จะย้ายเอกสารทั้งหมดจาก OneDrive for Business ไปยังไซต์ทีม

การย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business ไปยังไลบรารีไซต์ทีมเป็นการดำเนินการด้วยตนเอง คุณสามารถคัดลอกหรือตัดแล้ววางเอกสารได้ วิธีที่ง่ายที่สุดในการย้ายไฟล์ระหว่างไลบรารีคือการใช้ Explorer ในไลบรารี ให้คลิก แท็บ ไลบรารี แล้วเลือก เปิดด้วย Explorer

คำสั่ง เปิดด้วย Explorer บนแท็บ ไลบรารี ของ Ribbon

ต่อไปนี้เป็นวิดีโอการฝึกอบรมระยะสั้นที่สาธิตการย้ายเอกสาร

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

ถ้าคุณใช้ SharePoint Online หรือ SharePoint 2016 ในองค์กร คุณไม่สามารถดู ไซต์ ในเมนูที่ด้านบนของหน้าของคุณได้ คลิกตัวเปิดใช้แอป ไอคอน ตัวเปิดใช้แอป จากนั้นคลิก ไซต์ หรือ SharePoint

แก้ไขปัญหาการย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business

มีสองสามประเด็นที่ควรระวังเมื่อทำการย้ายเอกสารจาก OneDrive for Business ไปยังไลบรารีไซต์ทีม ดังนี้

  • ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังเอกสารต้นฉบับหยุดการทำงาน เนื่องจากคุณได้ลบเอกสารใน OneDrive for Business ไปแล้ว คุณอาจต้องการแชร์เอกสารที่คุณย้ายไปยังไซต์ทีมเพื่อให้บุคคลบนไซต์ได้รับลิงก์ที่อัปเดตและทำงาน

  • ถ้าบุคคลติดตามเอกสารต้นฉบับ ลิงก์ในตัวดึงข้อมูลข่าวสารของพวกเขาเพื่อไปยังเอกสารนั้นจะหยุดการทำงาน เมื่อต้องการคืนค่าความสัมพันธ์นี้ บุคคลนั้นจำเป็นต้องติดตามเอกสารในตำแหน่งที่ตั้งใหม่ของเอกสารนั้น

  • คุณอาจต้องการแทนที่เอกสารต้นฉบับใน OneDrive for Business ด้วยเอกสารที่มีลิงก์ไปยังไฟล์ใหม่ และประกาศตำแหน่งใหม่

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ยอดเยี่ยม! มีคำติชมอื่นๆ อีกหรือไม่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

×