งานพื้นฐานสำหรับฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ access สามารถช่วยคุณจัดเก็บ และติดตามข้อมูล เช่นสต็อก ติดต่อ หรือกระบวนการทางธุรกิจชนิดใดก็ ลองมาเดินผ่านเส้นทางคุณสามารถดำเนินการเพื่อสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป เพิ่มข้อมูล และเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปสู่การกำหนดเอง และการใช้ฐานข้อมูลใหม่ของคุณแล้ว

หมายเหตุ: ถ้าคุณสนใจมากขึ้นในแอป Access ที่ออกแบบสำหรับเว็บ โปรดดูวิธีการสร้างแอป Accessและเรียนรู้เกี่ยวกับงานพื้นฐานสำหรับแอป Access

ในบทความนี้

เลือกเทมเพลต

เทมเพลต Access มีตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงานแบบที่พร้อมให้ใช้งานได้แบบในตัว ตัวเลือกของเทมเพลตคือสิ่งแรกที่คุณจะเห็นเมื่อคุณเริ่ม Access และคุณสามารถค้นหาออนไลน์สำหรับเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกด้วย

มุมมองเทมเพลตบนหน้าจอเริ่มต้นใน Access

  1. ใน Access คลิก ไฟล์ > ใหม่

  2. เลือกเทมเพลตฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป และใส่ชื่อสำหรับฐานข้อมูลของคุณภายใต้ชื่อไฟล์.(ถ้าคุณไม่เห็นเทมเพลตที่จะทำงานสำหรับคุณ, ใช้การค้นหาเทมเพลตออนไลน์กล่อง)

  3. คุณสามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้ง

  4. คลิก สร้าง

สร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปจากเทมเพลต

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลต คุณอาจจำเป็นต้องเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน

  • ถ้า Access แสดงเป็นเข้าสู่ระบบ กล่องโต้ตอบกับรายการว่างของผู้ใช้:

    1. คลิกผู้ใช้ใหม่

    2. กรอกฟอร์มรายละเอียดผู้ใช้

    3. คลิกบันทึก และปิด

    4. เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งใส่ จากนั้น คลิเข้าสู่ระบบ

  • ถ้า Access แสดงเป็นข้อความเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย ในแถบข้อความ และคุณเชื่อถือแหล่งมาของเทมเพล คลิกเปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าฐานข้อมูลจำเป็นต้องใช้การเข้าสู่ระบบ เข้าสู่ระบบอีกครั้ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access จากเทมเพลต

สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

ถ้าไม่มีเทมเพลตที่ตรงกับความต้องการของคุณ คุณอาจเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปเปล่าได้

  1. จาก Access ให้คลิก ใหม่ > ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า

  2. พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อไฟล์

  3. คุณสามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้ง

  4. คลิก สร้าง

เพิ่มตาราง

ในฐานข้อมูล ข้อมูลของคุณถูกเก็บไว้ในหลายตารางที่เกี่ยวข้อง เมื่อต้องการสร้างตาราง:

  1. เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลของคุณเป็นครั้งแรก คุณจะเห็นตารางเปล่าในมุมมองแผ่นข้อมูลที่คุณสามารถเพิ่มข้อมูล เมื่อต้องการเพิ่มตารางอื่น ให้คลิกแท็บสร้าง >ตาราง คุณสามารถเริ่มใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลว่าง (เซลล์) หรือวางข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นเช่นเวิร์กบุ๊ก Excel

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่

เคล็ดลับ:  ชื่อที่มีความหมายช่วยให้คุณทราบว่าเขตข้อมูลแต่ละเขตมีอะไรโดยไม่ต้องดูเนื้อหาของเขตข้อมูลนั้นเลย

  1. คลิก ไฟล์ > บันทึก

  • เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอีก ให้พิมพ์ลงในคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  • เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้เลือกคอลัมน์นั้นด้วยการคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ทั้งหมดไปไว้ในตำแหน่งใหม่พร้อมกันได้อีกด้วย

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ บทนำสู่ตาราง

คัดลอกและวางข้อมูล

คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจากโปรแกรมอื่น เช่น Excel หรือ Word ลงในตาราง Access ได้ วิธีนี้จะใช้งานได้ดีที่สุดในกรณีที่แยกข้อมูลออกเป็นคอลัมน์ ถ้าข้อมูลอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Word ให้ใช้แท็กเพื่อแยกคอลัมน์หรือแปลงไปเป็นรูปแบบตารางก่อนการคัดลอก

  1. ถ้าข้อมูลนั้นต้องการการแก้ไข เช่น แยกชื่อเต็มเป็นชื่อและนามสกุล ให้ทำสิ่งนั้นก่อนในโปรแกรมต้นฉบับ

  2. เปิดแหล่งข้อมูลและคัดลอก (Ctrl + C) ข้อมูล

  3. เปิดตาราง Access ที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลและวางข้อมูล (Ctrl + V)

  4. ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์และพิมพ์ชื่อที่สื่อความหมาย

  5. คลิกไฟล์ >บันทึก แล้วตั้งชื่อให้ตารางของคุณใหม่

    หมายเหตุ: Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลแต่ละเขตตามข้อมูลที่คุณวางลงในแถวแรกของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในแถวที่ตามมาสอดคล้องกับแถวแรก

นำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูล

คุณสามารถ นำเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่น หรือคุณสามารถ เชื่อมโยงไปยังข้อมูล จาก Access โดยไม่ต้องย้ายข้อมูลจากที่ที่ข้อมูลนั้นถูกเก็บไว้ก็ได้ การลิงก์อาจเป็นทางเลือกที่ดีถ้าคุณมีผู้ใช้หลายคนอัปเดตข้อมูล และคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดูเวอร์ชันล่าสุดอยู่ หรือถ้าคุณต้องการประหยัดเนื้อที่เก็บข้อมูล คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการจะเชื่อมโยงหรือนำเข้าข้อมูลสำหรับรูปแบบส่วนใหญ่

ตัวเลือกแท็บข้อมูลภายนอกใน Access

กระบวนการเหล่านี้จะแตกต่างกันเล็กน้อย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แต่คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณให้สามารถเริ่มต้นใช้งานได้

  1. บนด้านข้อมูลภายนอก tab คลิกจัดรูปแบบข้อมูลคุณจะนำเข้าจาก หรือเชื่อมโยงไปยัง ถ้าคุณไม่เห็นรูปแบบเหมาะสม คลิกเพิ่มเติม.

หมายเหตุ: ถ้าคุณยังไม่พบรูปแบบที่ถูกต้อง คุณอาจต้องส่งออกข้อมูลให้เป็นรูปแบบไฟล์ที่ Access สนับสนุนก่อน (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น)

  1. ทำตามคำแนะนำในการกล่องโต้ตอบรับข้อมูลภายนอก

เมื่อคุณทำการเชื่อมโยง บางรูปแบบจะพร้อมใช้งานเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ต่อไปนี้เป็นแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงได้

นำเข้า

ลิงก์

Microsoft Excel

ใช่

ใช่
(อ่านอย่างเดียว)

Microsoft Access

ใช่

ใช่

ฐานข้อมูล ODBC เช่น SQL Server

ใช่

ใช่

ไฟล์ค่าที่คั่นด้วยข้อความหรือเครื่องหมายจุลภาค (CSV)

ใช่

ใช่
(เพิ่มระเบียนใหม่เท่านั้น)

รายการ SharePoint

ใช่

ใช่

XML

ใช่

บริการข้อมูล

ใช่
(อ่านอย่างเดียว)

เอกสาร HTML

ใช่

ใช่

โฟลเดอร์ Outlook

ใช่

ใช่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นำเข้าข้อมูลลงในฐานข้อมูล Access และ นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Access

จัดระเบียบข้อมูลด้วยตัววิเคราะห์ตาราง

คุณสามารถใช้ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางเพื่อระบุข้อมูลที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นตัวช่วยจะนำเสนอวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบข้อมูลดังกล่าวเป็นตารางที่แยกกันได้ Access จะเก็บตารางต้นฉบับไว้เป็นข้อมูลสำรอง

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีตารางที่คุณต้องการวิเคราะห์

  2. คลิก เครื่องมือฐานข้อมูล > วิเคราะห์ตาราง

    ในสองหน้าแรกของตัวช่วยจะมีบทช่วยสอนสั้นๆ พร้อมกับตัวอย่าง ถ้าคุณเห็นกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุว่า แสดงหน้าอารัมภบทหรือไม่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายนั้น แล้วคลิก ย้อนกลับ สองครั้งเพื่อดูบทนำ ถ้าคุณไม่ต้องการดูหน้าอารัมภบทอีก ให้ยกเลิกการเลือก แสดงหน้าอารัมภบทหรือไม่

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนต่อไป

ส่วนที่เหลือของกระบวนการดีไซน์จะแตกต่างกันออกไปตามสิ่งที่คุณทำ แต่บางทีคุณอาจต้องการพิจารณาสร้างคิวรี ฟอร์ม รายงาน และแมโคร บทความเหล่านี้สามารถช่วยในเรื่องดังนี้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ยอดเยี่ยม! มีคำติชมอื่นๆ อีกหรือไม่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

×