ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับฐานข้อมูล

บทความนี้จะให้ภาพรวมของฐานข้อมูลโดยย่อ ได้แก่ ฐานข้อมูลคืออะไร ทำไมคุณอาจต้องการใช้ และส่วนประกอบต่างๆ ของฐานข้อมูลสามารถทำอะไรได้บ้าง ศัพท์บัญญัติที่ปรากฏอาจใช้เฉพาะกับฐานข้อมูล Microsoft Office Access 2007 แต่แนวคิดในเรื่องนี้สามารถนำไปใช้กับผลิตภัณฑ์ต่างๆ ที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลได้ทั้งหมด

ในบทความนี้

ฐานข้อมูลคืออะไร

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access

ฐานข้อมูลคืออะไร

ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือสำหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อ หรือสิ่งอื่นใดก็ได้ ฐานข้อมูลจำนวนมากเริ่มมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคำหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณ เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ความซ้ำซ้อนและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลจะเริ่มปรากฏขึ้น การดูข้อมูลในฟอร์มรายการเริ่มไม่เข้าใจ และมีข้อจำกัดในการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลมาตรวจทาน เมื่อปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นแล้ว จึงเป็นการดีที่จะโอนถ่ายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Office Access 2007

ฐานข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์เป็นคอนเทนเนอร์ของวัตถุ โดยฐานข้อมูลหนึ่งชุดสามารถมีตารางได้มากกว่าหนึ่งตาราง ตัวอย่างเช่น ระบบติดตามสินค้าคงคลังหนึ่งระบบจะใช้ข้อมูลจากตารางสามตารางไม่ใช่จากฐานข้อมูลสามชุด แต่ฐานข้อมูลหนึ่งชุดนั้นสามารถมีตารางได้สามตาราง เว้นแต่ว่าฐานข้อมูลนั้นจะถูกออกแบบพิเศษให้ใช้ข้อมูลหรือโค้ดจากแหล่งข้อมูลอื่นได้ ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางไว้ในแฟ้มข้อมูลเดียว พร้อมกับวัตถุอื่นด้วย เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล โดยฐานข้อมูลที่สร้างในรูปแบบ Access 2007 จะมีนามสกุลเป็น .accdb และฐานข้อมูลที่สร้างในรูปแบบของ Access รุ่นก่อนหน้าจะมีนามสกุลแฟ้มเป็น .mdb คุณสามารถใช้ Access 2007สร้างแฟ้มข้อมูลในรูปแบบแฟ้มของรุ่นก่อนหน้าได้ (ตัวอย่างเช่น Access 2000 และ Access 2002-2003)

การใช้ Access จะทำให้คุณสามารถ

  • เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล เช่น รายการใหม่ในสินค้าคงคลัง

  • แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล เช่น การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันของรายการ

  • ลบข้อมูล ถ้ารายการถูกขายออกหรือละทิ้งแล้ว

  • จัดระเบียบและดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ

  • ใช้ข้อมูลร่วมกันกับผู้อื่นผ่าานทางรายงาน ข้อความอีเมล อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต

ด้านบนของหน้า

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access

ส่วนต่างๆ ต่อไปนี้เป็นการอธิบายส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access โดยทั่วไปแบบย่อ เมื่อต้องการศึกษาเพิ่มเติมในแต่ละส่วน ให้ติดตามการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

ตาราง

ฟอร์ม

รายงาน

แบบสอบถาม

แมโคร

โมดูล

ตาราง

ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคำนวณ นั่นคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนั้น จึงเป็นเรื่องค่อนข้างง่ายในการนำเข้าข้อมูลจากกระดาษคำนวณไปยังตารางฐานข้อมูล โดยข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของคุณในกระดาษคำนวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูล

เมื่อต้องการความยืดหยุ่นสำหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรป้อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์ และข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่ของสาขาจะเก็บในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่า การทำ Normalization

แต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึ่งระเบียน ระเบียนคือที่ที่ใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึ่งที่ชื่อ "พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับพนักงานหนึ่งคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิดข้อมูลที่ต่างกัน เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ เขตข้อมูลนั้นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิดข้อมูลที่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอื่นๆ

อีกวิธีหนึ่งที่จะอธิบายให้เห็นภาพของระเบียนและเขตข้อมูลก็คือให้นึกถึงชุดบัตรข้อมูลรุ่นเก่าของห้องสมุด โดยบัตรข้อมูลแต่ละใบที่อยู่ในตู้บัตรรายการจะเทียบเท่ากับระเบียนในฐานข้อมูล ส่วนข้อมูลแต่ละส่วนบนบัตรแต่ละใบ (ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง และอื่นๆ) จะเทียบเท่ากับเขตข้อมูลในฐานข้อมูล

ฟอร์ม

ในบางครั้งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น "หน้าจอสำหรับป้อนข้อมูล" ซึ่งเป็นส่วนติดต่อที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลของคุณ และฟอร์มมักมีปุ่มคำสั่งที่ใช้ดำเนินการคำสั่งได้หลากหลาย คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไขข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า

ฟอร์มจะให้รูปแบบที่ง่ายต่อการใช้สำหรับทำงานกับข้อมูล และคุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ่มคำสั่ง ลงในฟอร์มได้ด้วย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กับปุ่มต่างๆ เพื่อใช้กำหนดว่าจะให้ข้อมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ หรือดำเนินงานอื่นหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มชื่อ "ฟอร์มลูกค้า" ที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มใบสั่งซื้อที่คุณสามารถป้อนรายการสั่งซื้อใหม่สำหรับลูกค้ารายนั้นได้

นอกจากนี้ ฟอร์มยังอนุญาตให้คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นจะโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุญาตให้มีการดำเนินการได้เพียงบางอย่างเท่านั้น สิ่งนี้จะช่วยป้องกันข้อมูลและทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลจะถูกป้อนอย่างถูกต้อง

รายงาน

รายงานเป็นสิ่งที่คุณใช้เพื่อสรุปและนำเสนอข้อมูลในตาราง บ่อยครั้งที่รายงานจะตอบคำถามตามที่ระบุไว้ เช่น "เรารับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็นจำนวนเท่าไรในปีนี้" หรือ "ลูกค้าของเราอยู่ที่เมืองใดบ้าง" แต่ละรายงานสามารถกำหนดรูปแบบให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่อ่านง่ายที่สุดได้

รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้ และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทั่วไปรายงานจะถูกจัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แต่คุณก็ยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นข้อความอีเมลได้เช่นกัน

แบบสอบถาม

แบบสอบถามเป็นส่วนสำคัญในฐานข้อมูลและสามารถดำเนินการฟังก์ชันที่ต่างกันได้จำนวนมาก ฟังก์ชันทั่วไปส่วนใหญ่ของแบบสอบถามคือการดึงข้อมูลที่ระบุจากตารางต่างๆ ออกมา โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยู่ในหลายๆ ตารางก็ได้ และแบบสอบถามจะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลที่ต้องการได้ในรูปของแผ่นข้อมูลเดียว นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดพร้อมกัน แบบสอบถามจะให้คุณเพิ่มเงื่อนไขเพื่อ "กรอง" ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการออกมา บ่อยครั้งที่แบบสอบถามทำหน้าที่เป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มและรายงานต่างๆ

แบบสอบถามบางชุด "สามารถปรับปรุงได้" นั่นหมายความว่า คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางต้นแบบผ่านแผ่นข้อมูลแบบสอบถามได้ ถ้าคุณทำงานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุงได้ โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีผลกับตารางต่างๆ ด้วย ไม่ใช่เฉพาะในแผ่นข้อมูลแบบสอบถามเท่านั้น

แบบสอบถามมีรูปแบบพื้นฐานสองรูปแบบ ได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลและแบบสอบถามแอคชัน แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลจะเรียกใช้ข้อมูลและทำให้ข้อมูลพร้อมใช้งานได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามบนหน้าจอ พิมพ์แบบสอบถาม หรือคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มหรือรายงานได้

แบบสอบถามแอคชัน (เหมือนกับชื่อ) จะดำเนินงานกับข้อมูล โดยแบบสอบถามแอคชันสามารถใช้สร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ปรับปรุงข้อมูล หรือลบข้อมูลได้

แมโคร

แมโครใน Access นั้นจะเหมือนกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอย่างง่ายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครลงในปุ่มคำสั่งบนฟอร์ม เพื่อให้แมโครนั้นทำงานเมื่อใดก็ตามที่มีการกดปุ่ม แมโครจะมีแอคชันที่ใช้ดำเนินงานหลายอย่าง เช่น การเปิดรายงาน การเรียกใช้แบบสอบถาม หรือการปิดฐานข้อมูล โดยการดำเนินการกับฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณทำด้วยตนเองนั้นสามารถทำได้อัตโนมัติโดยใช้แมโคร ดังนั้นแมโครจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อย่างมาก

โมดูล

โมดูล (คล้ายแมโคร) เป็นวัตถุที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลได้ ขณะที่คุณสร้างแมโครใน Access ด้วยการเลือกจากรายการแอคชันของแมโคร แต่คุณจะสามารถเขียนโมดูลได้ในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) โมดูลเป็นคอลเลกชันของการประกาศ คำสั่ง และกระบวนงานที่ถูกเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วยเดียว โมดูลสามารถเป็นได้ทั้งคลาสโมดูลหรือโมดูลมาตรฐาน คลาสโมดูลจะถูกแนบไว้ในฟอร์มหรือรายงาน และมักจะประกอบด้วยกระบวนงานที่เฉพาะเจาะจงไปยังฟอร์มหรือรายงานที่คลาสโมดูลแนบอยู่ ส่วนโมดูลมาตรฐานจะประกอบด้วยกระบวนงานทั่วไปที่ไม่สัมพันธ์กับวัตถุอื่นใด โมดูลมาตรฐานจะถูกแสดงอยู่ภายใต้ โมดูล ในบานหน้าต่างนำทาง ขณะที่คลาสโมดูลจะไม่ถูกแสดงไว้

ด้านบนของหน้า

นำไปใช้กับ: Access 2007



ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ใช่ ไม่ใช่

เราควรปรับปรุงแก้ไขอย่างไร

255 อักขระที่เหลืออยู่

เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณ โปรดอย่ารวมข้อมูลที่ติดต่อในคำติชมของคุณ ช่วยเรารีวิว นโยบายความเป็นส่วนตัว.

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ทรัพยากรการสนับสนุน

เปลี่ยนภาษา