ใช้ Access หรือ Excel เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

Microsoft Access และ Microsoft Excel มีหลายความเหมือน ซึ่งสามารถทำให้ยากต่อการตัดสินใจว่า โปรแกรมที่คุณควรใช้ ตัวอย่าง โปรแกรมทั้งสามารถเก็บข้อมูลจำนวนมาก เรียกใช้คิวรีที่มีประสิทธิภาพและเครื่องมือการวิเคราะห์ การแบ่ง dice ข้อมูล และทำการคำนวณที่ซับซ้อนที่ส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการ

อย่างไรก็ตาม แต่ละโปรแกรมได้ดีล้าง โดยขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่คุณกำลังจัดการและสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการกับข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าใช่เป้าหมายของคุณเมื่อต้องการรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลในรูปแบบที่สามารถเข้าถึง โดยผู้ใช้หลายคน Access ได้ดีที่สุด ในขณะที่ Excel จะเหมาะสมสำหรับข้อมูลแบบตัวเลขที่ซับซ้อนที่คุณต้องการวิเคราะห์ลึกได้ดียิ่งขึ้น

ในหลายกรณี คุณสามารถใช้ทั้งสองโปรแกรม ใช้สำหรับวัตถุประสงค์ซึ่งเป็นดีที่สุดสำหรับแต่ละ โดยทั่วไป Access จะดียิ่งขึ้นสำหรับการจัดการข้อมูล: ช่วยคุณพยายามจะจัดระเบียบ ง่ายต่อการค้นหา และพร้อมใช้งานให้ผู้ใช้หลายคนพร้อมกัน Excel จะดีกว่าโดยทั่วไปสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล: การทำการคำนวณที่ซับซ้อน สำรวจผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ และการสร้างแผนภูมิคุณภาพสูง ถ้าคุณใช้ Access การเก็บข้อมูลของคุณและ Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลได้คุณได้รับประโยชน์ของโปรแกรมทั้งสอง

ก่อนที่คุณตัดสินใจว่า โปรแกรมที่จะใช้ คุณอาจต้องการเปรียบเทียบประโยชน์ของแต่ละโปรแกรม เมื่อดีที่สุดคือใช้อันใดอันหนึ่ง และค้นหาวิธีการทำงานกับโปรแกรมทั้งสองเพื่อให้ได้เหมือนกับผลลัพธ์ที่คุณต้องการเรียนรู้

หมายเหตุ: ชุดโปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมดรวมถึง Excel แต่ชุดโปรแกรมที่ไม่ใช่ทั้งหมดรวมถึงการเข้าถึง

เปรียบเทียบประโยชน์ของแต่ละโปรแกรม

เลือกโปรแกรมถูกต้องมีความสำคัญถ้าคุณต้องการเข้าถึง และอัปเดตข้อมูลของคุณ มีประสิทธิภาพสูงสุดและความถูกต้อง เมื่อต้องการค้นหาโปรแกรมใดเหมาะสมดีที่สุดสำหรับงานที่คุณต้องการทำ นั้นอาจช่วยให้การเปรียบเทียบประโยชน์ที่แต่ละโปรแกรมได้เกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล ทำงานร่วมกันของผู้ใช้หลายคน และความปลอดภัย

แบบแฟลตกับข้อมูลเชิงสัมพันธ์    เพื่อช่วยในการตัดสินใจว่า โปรแกรมที่ดีที่สุดสำหรับการเก็บข้อมูลของคุณ ถามตัวคุณเองคำถามต่อไปนี้: เป็นข้อมูลเชิงสัมพันธ์ หรือไม่ได้อย่างไร ข้อมูลที่สามารถมีอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพในตารางเดียวหรือเวิร์กชีต จะเรียกว่าข้อมูลnonrelationalหรือแบบแฟลต ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างรายการแบบง่าย ๆ ของลูกค้า กับบุคคลที่อยู่และที่ติดต่อเดียวเท่านั้นสำหรับลูกค้าแต่ละ Excel อาจเป็นตัวเลือกดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการเก็บรายการลูกค้าซับซ้อนที่ประกอบด้วยการเรียกเก็บเงิน และการจัดส่งที่อยู่สำหรับลูกค้าแต่ละ หรือผู้ติดต่อหลายสำหรับลูกค้าแต่ละ Access เป็นโซลูชันดียิ่งขึ้น

ในการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ จัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในหลายตาราง ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ดีออกแบบ แต่ละตารางคือแบบแฟลต และประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับชนิดข้อมูลเดียวเท่านั้น ตัวอย่าง ถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลลูกค้า ชื่อของลูกค้าที่ควรถูกจัดเก็บไว้ในตารางเดียว ในขณะที่เรียกเก็บเงินของลูกค้าเหล่านั้นและการจัดส่งที่อยู่ควรถูกจัดเก็บไว้ในตารางที่แยกต่างหาก การจัดเก็บที่อยู่ที่แยกต่างหากจากชื่อเป็นความคิดดีเนื่องจากแต่ละลูกค้าสามารถมีที่อยู่มากกว่าหนึ่ง และคุณต้องการจะใส่ที่อยู่หลายสำหรับลูกค้าแต่ละราย โดยไม่ต้องใส่ชื่อลูกค้าสำหรับแต่ละรายการที่อยู่

ภายในกับข้อมูลภายนอก    คุณสามารถใช้การเข้าถึงการเชื่อมต่อกับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่หลากหลายเพื่อให้คุณสามารถ ดู แบบสอบถาม และแก้ไขข้อมูลนั้น โดยไม่ต้องการนำเข้า ตัวอย่างเช่น Access มีคำสั่งการเชื่อมต่อกับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Microsoft SQL Server ไฟล์ dBASE หรือ โฟลเดอร์ Outlook พร้อมกับแหล่งข้อมูลอื่น ๆ จำนวนมาก คุณสามารถใช้ Excel เพื่อเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลที่รวมถึง Access, SQL Server และฐานข้อมูล Analysis Services ข้อความ และไฟล์ XML และแหล่งข้อมูล ODBC และ OLE DB หลากหลาย อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลเมื่อต้องการเปลี่ยนข้อมูลต้นฉบับผ่านส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Excel

การเข้าถึงและ Excel ทั้งคำสั่งการเชื่อมต่อกับข้อมูลในรายการWindows SharePoint Services อย่างไรก็ตาม Excel มีเพียงแบบอ่านอย่างเดียวเชื่อมต่อกับรายการ SharePoint ในขณะที่ Access ปล่อยให้คุณอ่านจาก และเขียนข้อมูลไปยังรายการ SharePoint

ความสมบูรณ์ของข้อมูลกับความยืดหยุ่น    ตัวระบุเฉพาะช่วยรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลของคุณ และพวกเขาให้แน่ใจว่า ไม่มีแถวที่สอง (หรือระเบียน) ที่ประกอบด้วยข้อมูลเดียวกันทุกประการ ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันให้วิธีรวดเร็วที่สุดในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อคุณค้นหา หรือเรียงลำดับข้อมูลของคุณ ใน Access คุณสามารถใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber เพื่อสร้างซ้ำสำหรับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ตัวระบุเหล่านี้เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ของระเบียนในตารางเดียวอย่าง น้อยหนึ่งระเบียนในตารางอื่น

โครงสร้างที่เข้าถึงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของคุณช่วยให้แน่ใจว่าความสมบูรณ์ของข้อมูล Access สามารถกำหนดว่า ระเบียนใหม่ในหนึ่งตารางมีค่าที่สอดคล้องกันที่มีอยู่ในตารางอื่น เพื่อให้คุณไม่สามารถสร้างระเบียน "ละเลย" ตัวอย่าง คุณจะไม่ต้องมีค่าลำดับที่ไม่มีข้อมูลลูกค้า Access สามารถจำเป็นต้องใช้ได้ว่า ทุกระเบียนใหม่ในตารางใบสั่งซื้อของคุณมีค่าลูกค้าที่สอดคล้องกันในตารางลูกค้าของคุณ นี้จำเป็นต้องมีการสื่อสารของค่าจะเรียกว่าReferential Integrity

คุณยังสามารถบังคับข้อจำกัดและกฎเพื่อเพิ่มเติม ให้แน่ใจว่า ข้อมูลจะถูกใส่อย่างถูกต้องของคุณเอง Excel ช่วยให้คุณใส่ข้อมูลในลักษณะเพิ่มเติมอิสระ ได้เนื่องจาก Excel ไม่สนับสนุนข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ไม่สนับสนุน referential integrity อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้คำสั่งการตรวจสอบข้อมูลเพื่อควบคุมการป้อนข้อมูลใน Excel

ทำแบบสอบถาม    ถ้าคุณมักจะมีการดูข้อมูลของคุณได้หลากหลายวิธี โดยขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขหรือเหตุการณ์ Access อาจเป็นตัวเลือกดียิ่งขึ้นสำหรับจัดเก็บ และการทำงานกับข้อมูลของคุณ Access ช่วยให้คุณสามารถใช้คิวรี Structured Query Language (SQL) เมื่อต้องการได้อย่างรวดเร็วเรียกดูเฉพาะแถวและคอลัมน์ของข้อมูลที่คุณต้องการ ว่าข้อมูลมีอยู่ในตารางหนึ่งหรือหลายตาราง คุณสามารถใช้นิพจน์ในคิวรีเมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ ใช้นิพจน์ใน Access จะคล้ายคลึงกับกระบวนการโดยใช้สูตรใน Excel เพื่อคำนวณค่า คุณยังสามารถใช้คิวรีของ Access เมื่อต้อง การสรุปข้อมูล และ การนำเสนอค่ารวม เช่นผลรวม ค่าเฉลี่ย และนับ

การสร้างตัวแบบ    ใน Excel คุณสามารถใช้เครื่องมือการวิเคราะห์แบบ What-If การพยากรณ์ผลลัพธ์ของแบบแผ่นงาน การวิเคราะห์แบบ what-if ช่วยให้คุณสามารถเรียกใช้สถานการณ์ต่าง ๆ กับข้อมูลของคุณ เช่นกรณีที่ดีที่สุดและแย่ที่สุดสถานการณ์ตัวพิมพ์ใหญ่ และเปรียบเทียบข้อมูลเป็นผลลัพธ์ของสถานการณ์มากมายในรายงานสรุป ไม่มีฟีเจอร์ที่คล้ายกันได้ใน Access

Pivoting และแผนภูมิ    ในทั้งสองโปรแกรม คุณสามารถสร้างแผนภูมิ PivotTable และรายงาน PivotTable อย่างไรก็ตาม Excel แสดงขั้นสูงยิ่งขึ้น PivotTable รายงาน และแผนภูมิฟีเจอร์ที่จะไม่เข้าถึง ถ้าคุณวางแผนที่จะสร้างรายงาน PivotTable ครอบคลุม หรือให้การค้นหาแบบมืออาชีพแผนภูมิเป็นประจำ คุณควรใช้รายงาน PivotTable หรือ PivotTable แผนภูมิใน Excel แทนที่เป็นคุณลักษณะเดียวกันใน Access

ทั้ง Access และ Excel สามารถใช้ในสภาพแวดล้อมทำงานร่วมกัน เช่น Windows SharePoint Services และแชร์ไฟล์บนเครือข่าย แต่มีความแตกต่างในรูปแบบข้อมูลสามารถเข้าถึง โดยผู้ใช้หลายคน

ผู้ใช้หลายเข้าถึงข้อมูล    ภายใต้การดำเนินงานปกติ Access ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนเปิดฐานข้อมูลเดียวในเวลาเดียวกัน นี้ใช้ได้ดีเนื่องจาก Access ล็อกเฉพาะข้อมูลที่กำลังแก้ไข ผลลัพธ์เป็น ผู้ใช้อื่นสามารถแก้ไขระเบียนแตกต่างกัน โดยไม่มีข้อขัดแย้ง ใน Excel คุณสามารถแชร์เวิร์กบุ๊ก มีอื่น ๆ ผู้ใช้ แต่มีฟังก์ชันการทำงานร่วมกันผู้ใช้หลายคนที่ดีที่สุดเมื่อผู้ใช้ทำงานบนข้อมูลในเวิร์กบุ๊กนั้นในเวลาที่แตกต่างกันแทนที่จะพร้อมกัน ผล ผู้ใช้ของฐานข้อมูล Access ที่ทำงานร่วมกันกับการตั้งค่าของข้อมูลและผู้ใช้ของเวิร์กบุ๊ก Excel ที่ทำงานร่วมกันบนเอกสาร

ใช้ Windows SharePoint Services สำหรับการทำงานร่วมกัน    โปรแกรมทั้งสองรวมเข้ากับเทคโนโลยีของ Microsoft Windows SharePoint Services เช่นรายการ SharePoint และไลบรารีเอกสาร

Access มีหลากหลายวิธีในการทำงานร่วมกับผู้ใช้หลายรายการบนไซต์ SharePoint ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอัปโหลดฐานข้อมูลทั้งหมดไปยังไลบรารีเอกสาร Windows SharePoint Services ทำให้ฟอร์มและรายงานที่มีอยู่เป็นมุมมอง Windows SharePoint Services และลิงก์ฐานข้อมูลไปยังข้อมูลที่เก็บอยู่ในรายการ SharePoint ได้

Excel แสดงวิธีการทำงานร่วมกับผู้ใช้หลายรายการบนไซต์ SharePoint Services เดียวเท่านั้น คุณสามารถอัปโหลดเวิร์กบุ๊กไปยัง Windows SharePoint Services ไลบรารีเอกสาร ที่ผู้ใช้แต่ละสามารถดูเวิร์กบุ๊กที่จะทำการเปลี่ยนแปลง ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้อื่นจากการปรับเปลี่ยนเวิร์กบุ๊กในเวลาเดียวกัน ผู้ใช้สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กโดยไม่เลือกออกจากไลบรารีเอกสาร ในกรณีที่ พวกเขาต้องประสานงานกับผู้ใช้อื่นเพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล

ใช้โฟลเดอร์เครือข่ายสำหรับทำงานร่วมกัน    ถ้าคุณเก็บฐานข้อมูล Access ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์ ผู้ใช้หลายคนสามารถเปิดฐานข้อมูล และทำงานกับข้อมูลในเวลาเดียวกัน แต่ละระเบียนถูกล็อกไว้เมื่อผู้ใช้แก้ไขได้ ถ้าคุณเก็บเวิร์กบุ๊ก Excel ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์ เดียวเท่านั้นผู้ใช้สามารถแก้ไขเวิร์กบุ๊กในแต่ละครั้ง สำหรับการดูวัตถุประสงค์ ผู้ใช้หลายคนสามารถเปิดเวิร์กบุ๊กในขณะที่ผู้ใช้อื่นจะทำการแก้ไข แต่ผู้ใช้เหล่านั้นไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงไปยังข้อมูลจนกว่าปิดผู้ใช้ที่กำลังแก้ไขเวิร์กบุ๊กนั้น

โปรแกรมทั้งสองมีฟีเจอร์ที่คล้ายกันเช่นรหัสผ่านและการเข้ารหัสลับ — ที่สามารถช่วยคุณป้องกันไม่ให้สูญหายของข้อมูล และการปกป้องข้อมูลของคุณจากการเข้าถึงได้ อย่างไรก็ตาม มีบางอย่างที่แตกต่างระหว่าง Access และ Excel ในการทำงานการป้องกันข้อมูลวิธีระดับผู้ใช้

ป้องกันการสูญหายของข้อมูล    ใน Access การทำงานของคุณถูกบันทึกไว้อย่างต่อเนื่องเพื่อให้ ในกรณีที่ระบบการล้มเหลวไม่คาดคิด คุณมักจะสูญเสียงานมากน้อยเพียงใด (ถ้ามี) อย่างไรก็ตาม เนื่องจาก Access จะบันทึกงานของคุณอย่างต่อเนื่อง ได้นอกจากนี้คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ในภายหลังตัดสินใจว่า คุณไม่ต้องการยอมรับ เพื่อให้แน่ใจว่า คุณสามารถคืนค่าฐานข้อมูลของคุณตามคุณต้องการ คุณควรสร้างสำเนาสำรองของไฟล์ฐานข้อมูลตามกำหนดการที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ คุณสามารถกู้คืนฐานข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์สำรอง หรือคุณสามารถคืนค่าเพียงแค่ตารางหรือวัตถุฐานข้อมูลอื่น ๆ ที่คุณต้องการ ถ้าคุณใช้ไฟล์ระบบสำรองอรรถประโยชน์ คุณสามารถใช้สำเนาของฐานข้อมูลจากการสำรองระบบไฟล์เพื่อคืนค่าข้อมูลของคุณ ใน Excel คุณสามารถบันทึกข้อมูลการกู้คืนในช่วงเวลาที่กำหนดในขณะที่คุณอัปเดตข้อมูลของคุณ

การป้องกันข้อมูลระดับผู้ใช้    ใน Excel คุณสามารถเอาข้อมูลส่วนตัว หรือความสำคัญออกจากมุมมอง โดยการซ่อนคอลัมน์และแถวของข้อมูล และป้องกันแผ่นงานทั้งหมดเพื่อควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังข้อมูลที่ซ่อนอยู่แล้ว นอกเหนือจากการป้องกันแผ่นงานและองค์ประกอบ คุณสามารถล็อก และปลดล็อกเซลล์ในเวิร์กชีตเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้อื่นโดยไม่ตั้งใจปรับเปลี่ยนข้อมูลสำคัญ

ความปลอดภัยระดับไฟล์    ในระดับไฟล์ คุณสามารถใช้การเข้ารหัสลับ ในทั้งสองโปรแกรมเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ไม่ได้รับอนุญาตจากการดูข้อมูล คุณสามารถกำหนดว่า ถูกใส่แบบรหัสผ่าน เพื่อเปิดไฟล์ฐานข้อมูลหรือเวิร์กบุ๊ก นอกจากนี้ คุณสามารถช่วยรักษาความปลอดภัยไฟล์ฐานข้อมูลหรือเวิร์กบุ๊ก โดยใช้ตัวลายเซ็นดิจิทัล

จำกัดการเข้าถึงข้อมูล    ใน Excel คุณสามารถระบุผู้ใช้โดยยึดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล หรือการตั้งค่าสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวที่ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่พวกเขาสามารถเข้าถึง Access ไม่มีฟีเจอร์ความปลอดภัยระดับผู้ใช้ แต่ Access สนับสนุนตัวแบบความปลอดภัยของผู้ใช้ของเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลใด ๆ ที่จะเชื่อมต่อ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint, Access heeds สิทธิ์ของผู้ใช้สำหรับรายการ SharePoint ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ไม่ได้รับอนุญาตออกจากข้อมูล Access ของคุณ คุณสามารถเข้ารหัสลับฐานข้อมูลของคุณได้ โดยการตั้งค่ารหัสผ่าน ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านเพื่ออ่านข้อมูลจากฐานข้อมูล แม้ว่าพวกเขาเข้าถึง โดยใช้โปรแกรมอื่น เช่น Excel

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปกป้องข้อมูลของคุณ ดูช่วยรักษาความปลอดภัยฐานข้อมูล Access 2007และการป้องกันและความปลอดภัยใน Excel

เมื่อใดจะใช้การเข้าถึง

ในเงื่อนไขทั่วไปมาก Access เป็นทางเลือกดีที่สุดเมื่อคุณจำเป็นต้องติดตามและบันทึกข้อมูลเป็นประจำ แล้ว แสดง ส่งออก หรือพิมพ์ชุดย่อยของข้อมูลนั้น ฟอร์มของ access มีส่วนติดต่อสะดวกยิ่งกว่าแผ่นงาน Excel สำหรับการทำงานกับข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้ Access เพื่อทำการกระทำที่ดำเนินการบ่อย และรายงาน Access ให้คุณสรุปข้อมูลในฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ หรือพิมพ์ออกมา Access มีโครงสร้างข้อมูลของคุณ เพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถควบคุมชนิดของข้อมูลที่สามารถใส่ อะไรค่าคุณสามารถป้อน และคุณสามารถระบุได้ว่าข้อมูลในตารางเดียวเกี่ยวข้องกับข้อมูลในตารางอื่นได้ โครงสร้างนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่า จะใส่ชนิดเท่านั้นที่ถูกต้องของข้อมูล

Access เก็บข้อมูลในตารางที่มีลักษณะเดียวเหมือนกันเป็นแผ่นงาน — แต่ตาราง Access ได้รับการออกแบบสำหรับการทำแบบสอบถามซับซ้อนสัมพันธ์กับข้อมูลที่เก็บอยู่ในตารางอื่น

ใช้เข้าถึงเมื่อคุณ:

  • คาดว่าจะมีผู้ใช้หลาย ๆ คนทำงานในฐานข้อมูล และคุณต้องการให้ตัวเลือกที่สมบูรณ์ที่จัดการปรับปรุงข้อมูลของคุณ เช่นความละเอียดของระเบียนล็อกและข้อขัดแย้งกันอย่างปลอดภัย

  • จำเป็นในการเพิ่มตารางลงในชุดข้อมูลที่เป็นที่มาเป็นตารางแบบแฟลต หรือ nonrelational คาดหมายว่าจะ

  • ต้องการเรียกใช้คิวรีที่ซับซ้อน

  • ต้องการสร้างรายงานหรือป้ายจ่าหน้าจดหมายหลากหลาย

  • การจัดการที่ติดต่อ    คุณสามารถจัดการที่ติดต่อของคุณและที่อยู่ทางไปรษณีย์ แล้วสร้างรายงานใน Access หรือผสานข้อมูลกับ Microsoft Office Word เมื่อต้องการพิมพ์ฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายจ่าหน้าจดหมาย

  • รายการสินค้าและการติดตามสินทรัพย์    คุณสามารถสร้างบัญชีของรายการในหน้าแรกหรือธุรกิจของคุณ และเก็บรูปถ่ายหรือเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องพร้อมกับข้อมูล

  • การติดตามใบสั่ง    คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ และสร้างรายงานที่แสดงยอดขาย โดยพนักงาน ภูมิภาค ช่วงเวลา หรือค่าอื่นๆ แล้ว

  • การติดตามงาน    คุณสามารถติดตามงานสำหรับกลุ่มของบุคคล และใส่งานใหม่ในเวลาเดียวกันกับผู้อื่นกำลังอัปเดงานที่มีอยู่ในฐานข้อมูลเดียวกัน

  • การจัดระเบียบไลบรารี lending    คุณสามารถใช้ Access เพื่อจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับหนังสือและซีดี และติดตามใครและคุณยืมพวกเขา

  • วางแผนจัดงาน    คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์วัน ตำแหน่งที่ตั้ง และผู้เข้าร่วม แล้ว พิมพ์กำหนดการหรือสรุปเกี่ยวกับเหตุการณ์

  • การติดตามโภชนาการ    ติดตามการสูตร และเข้าสู่ระบบ diet และบทกิจกรรม

เมื่อใดจะใช้ Excel

เป็นโปรแกรมสเปรดชีต Excel สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากในเวิร์กบุ๊กที่ประกอบด้วยอย่าง น้อยหนึ่งเวิร์กชีต อย่างไรก็ตาม แทนที่จะทำหน้าที่เป็นระบบการจัดการฐานข้อมูล เช่น Access, Excel จะปรับให้เหมาะสมสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการคำนวณ คุณสามารถใช้โปรแกรมนี้มีความยืดหยุ่นเมื่อต้องการสร้างตัวแบบสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล เขียนสูตรอย่างง่าย และซับซ้อนเพื่อทำการคำนวณข้อมูล pivot ข้อมูลใดก็ตามที่คุณต้องการ และนำเสนอข้อมูลในแผนภูมิการค้นหาแบบมืออาชีพที่หลากหลาย

ใช้ Excel เมื่อคุณ:

  • จำเป็นต้องใช้มุมมองแบบแฟลต หรือ nonrelational ของข้อมูลของคุณแทนที่เป็นฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ที่ใช้หลายตาราง และเมื่อคุณจะเห็นข้อมูลส่วนใหญ่เป็นตัวเลข

  • บ่อยเรียกใช้การคำนวณและการเปรียบเทียบสถิติกับข้อมูลของคุณ

  • ต้องการใช้รายงาน PivotTable เพื่อดูข้อมูลลำดับชั้นในเค้าโครงแบบกะทัดรัด และมีความยืดหยุ่น

  • วางแผนเพื่อสร้างแผนภูมิเป็นประจำ และต้องการใช้รูปแบบแผนภูมิใหม่ที่พร้อมใช้งานใน Excel

  • ต้องการเน้นข้อมูลของคุณ โดยใช้ไอคอนจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แถบข้อมูล และระดับสี

  • ต้องการดำเนินการวิเคราะห์แบบ what-if ซับซ้อนกับข้อมูลของคุณ เช่นวิศวกรรมสถิติ และการวิเคราะห์การถดถอย

  • ต้องการติดตามข้อมูลในรายการอย่างง่าย สำหรับใช้งานส่วนบุคคล หรือ สำหรับวัตถุประสงค์การทำงานร่วมกันที่จำกัด

  • บัญชี    คุณสามารถใช้คุณลักษณะการคำนวณที่มีประสิทธิภาพของ Excel ในหลายบัญชีงบนั่นคือตัวอย่าง แบบงบกระแสเงินสด งบกำไรขาดทุน หรืองบกำไรขาดทุนได้

  • งบประมาณ    ความต้องการของคุณเป็นส่วนตัว หรือธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับ คุณสามารถสร้างงบประมาณชนิดใดก็ได้ใน Excel นั่นคือตัวอย่าง แผนงบประมาณทางการตลาด การงบประมาณเหตุการณ์ หรืองบประมาณด้านการหมดอายุ

  • การเรียกเก็บเงินและการขาย    Excel อาจเป็นประโยชน์สำหรับการจัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงิน และการขาย และคุณสามารถสร้างฟอร์มที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายนั่นคือตัวอย่าง ใบแจ้งหนี้ขาย จัด หรือใบสั่งซื้อ

  • การรายงาน    คุณสามารถสร้างรายงานต่าง ๆ ใน Excel ซึ่งแสดงการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ หรือสรุปข้อมูลของคุณนั่นคือตัวอย่าง รายงานที่วัดประสิทธิภาพของโครงการ คาดการณ์ข้อมูล สรุปข้อมูล หรือค่าความแปรปรวนนำเสนอข้อมูลได้

  • วางแผน    Excel เป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการสร้างแผนระดับมืออาชีพหรือการวางแผนเป็นประโยชน์มากนั่นคือตัวอย่าง แผนชั้นเรียนรายสัปดาห์ แผนการค้นคว้าทางการตลาด แผนภาษีสิ้นปี หรือวางแผนที่ช่วยคุณวางแผนรายสัปดาห์อาหาร ฝ่าย หรือวันหยุด

  • การติดตาม    คุณสามารถใช้ Excel เพื่อติดตามข้อมูลในแผ่นเวลาหรือรายการนั่นคือตัวอย่าง ใบบันทึกเวลาสำหรับการทำงาน หรือรายการคงที่เก็บของเครื่องมือการติดตามได้

  • ใช้ปฏิทิน    เนื่องจาก มีลักษณะเหมือนกับเส้นตารางของ Excel lends เองด้วยการสร้างชนิดใด ๆ ของปฏิทินนั่นคือตัวอย่าง ปฏิทินแบบปีการศึกษาเพื่อติดตามกิจกรรมของระหว่างปีโรงเรียน หรือปฏิทินแบบปีงบประมาณเพื่อติดตามเหตุการณ์ทางธุรกิจและหลักเป้าหมาย

สำหรับประโยชน์แม่แบบ Excel ในใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ประเภท ดูเทมเพลตสำหรับ Excelบน Microsoft Office Online

ใช้ Excel และเข้าร่วมกัน

อาจมีบางครั้งที่คุณจะต้องการใช้ประโยชน์ที่โปรแกรมทั้งสองจะเสนอต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น คุณสร้างขึ้นในแผ่นงานใน Excel คุณสามารถคำนวณ และวิเคราะห์ข้อมูล แต่แผ่นงานมีกลายเป็นขนาดใหญ่เกินไป และซับซ้อน และผู้ใช้หลายคนอื่น ๆ ที่จำเป็นต้องมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใหม่ ณจุดนี้ คุณอาจต้องการนำเข้า หรือเชื่อมโยงแผ่นงานของคุณลงในการเข้าถึง และใช้เป็นฐานข้อมูลแทนที่จะทำงานกับข้อมูลใน Excel หรือ อาจมีข้อมูลในฐานข้อมูล Access ที่คุณต้องการสร้างแผนภูมิของ Excel ที่ค้นหาแบบมืออาชีพและรายงาน PivotTable ของ Excel โดยละเอียดบางอย่าง

โปรแกรมที่คุณใช้ก่อน เสมอไม่ว่าคุณสามารถเสมอโอนข้อมูลจากโปรแกรมหนึ่งไปยังอีกกล่อง ซึ่งคุณสามารถทำเพื่อทำงานกับข้อมูล มี หรือไม่ มีการเชื่อมต่อข้อมูล คุณสามารถนำเข้าข้อมูล Access จาก Excel (และในทางกลับกัน) โดยการคัดลอก นำเข้า หรือส่งออก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างทั้งสองโปรแกรม ดูข้อมูล Exchange (สำเนา นำเข้า ส่งออก) ระหว่าง Excel และ Access

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×