ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอเพื่อสร้างคิวรีในฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access

คุณสามารถใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอและคีย์บอร์ดเพื่อสร้างคิวรีใน Access คิวรีจะทำให้ง่ายต่อการดู เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลเดสก์ท็อป Access ของคุณ คิวรียังมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการค้นหาข้อมูลเฉพาะอย่างรวดเร็ว คำนวณหรือสรุปข้อมูล หรือทำงานการจัดการข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น การตรวจทานข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดเป็นกิจวัตร

หมายเหตุ: หัวข้อนี้ถือว่าผู้ใช้ JAWS ได้ปิดฟีเจอร์เมนู Ribbon เสมือนแล้ว

ในหัวข้อนี้

ชนิดของคิวรี

ในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดี ข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอในแบบฟอร์มหรือรายงาน มักจะอยู่ในตารางหลายตาราง คิวรีจะดึงข้อมูลจากตารางต่างๆ และประกอบเข้าด้วยกันเพื่อแสดงในแบบฟอร์มหรือรายงาน คิวรีมีชนิดหลักอยู่สองชนิด คือคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีแบบใช้ดำเนินการ ชนิดของคิวรีที่คุณสร้าง จะขึ้นอยู่กับงานที่คุณต้องการดำเนินการ

แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล เป็นคำขอสำหรับผลลัพธ์ของข้อมูล แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลจะช่วยให้คุณรับเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการในมุมมองแผ่นข้อมูล ใช้แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อ:

  • ตรวจทานข้อความจากบางเขตข้อมูลในตาราง

  • ตรวจทานข้อมูลจากหลายตารางที่เกี่ยวข้องกันพร้อมๆ กัน

  • ตรวจทานข้อมูลโดยยึดตามเกณฑ์ที่กำหนด

  • ทำการคำนวณ

  • รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ

ตัวอย่างเช่น ถ้าตาราง ผลิตภัณฑ์ มีหลายเขตข้อมูล (คอลัมน์) คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลเพื่อดูในมุมมองที่เป็นระเบียบที่เน้นไปที่เขตข้อมูล (คอลัมน์) ที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเพิ่มเกณฑ์เพื่อกรองจำนวนแถวที่ถูกส่งกลับ ตัวอย่างเช่น แถวที่ที่ราคาผลิตภัณฑ์มากกว่า $10.00 เท่านั้นที่จะถูกส่งกลับ

คิวรีสำหรับดำเนินการ เป็นคำขอสำหรับการดำเนินการกับข้อมูล ใช้คิวรีสำหรับดำเนินการเพื่อเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณ แต่ละงาน เช่น การเพิ่มหรือการลบข้อมูล จะมีชนิดคิวรีสำหรับดำเนินการเฉพาะ

สร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล

คุณสามารถสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลโดยใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีหรือตัวออกแบบคิวรี ถ้าคุณต้องการดำเนินการคิวรีแบบง่าย ให้ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี ถ้าคุณต้องการเพิ่มเกณฑ์ไปยังคิวรี ให้ใช้ตัวออกแบบคิวรี

ใช้ตัวช่วยสร้างคิวรี

  1. กด Alt+C, Q+Z หน้าต่าง คิวรีใหม่ จะเปิดขึ้น พร้อมกับเลือกตัวช่วยสร้าง คิวรีอย่างง่าย

    เคล็ดลับ: 

    • ถ้าคุณยังไม่ได้บันทึกตารางที่คุณต้องการใช้สำหรับสร้างคิวรี คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกก่อนที่ตัวช่วยสร้างคิวรีจะเปิด

    • คุณยังสามารถใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างคิวรีชนิดอื่นๆ: คิวรีแบบตาราง ค้นหาคิวรีที่ซ้ำกัน (เพื่อค้นหาระเบียนที่มีค่าเขตข้อมูลซ้ำกันในตารางเดียว) และค้นหาคิวรีที่ไม่ตรงกัน (เพื่อค้นหาระเบียน [แถว] ในหนึ่งตารางที่ไม่มีระเบียนที่เกี่ยวข้องกันในตารางอื่น)

  2. กด Enter หน้าต่าง คิวรีอย่างง่าย จะเปิดขึ้น พร้อมกับโฟกัสบนกล่องรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน

  3. เมื่อต้องการย้ายไปที่กล่องผสมการแก้ไข ตาราง/คิวรี ให้กด Alt+T หรือ Shift+Tab

  4. เมื่อต้องการเปิดรายการดรอปดาวน์ ให้กด Alt+ลูกศรลง บนรายการดรอปดาวน์ ให้ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นและปุ่มลูกศรลงเพื่อเลือกตารางที่คุณต้องการใช้กับคิวรี

  5. เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่องรายการ เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน ให้กดปุ่ม Tab เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้กับคิวรี ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง

  6. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลไปยังคิวรีของคุณ ให้กด Alt+S โฟกัสจะย้ายไปยังกล่องรายการ เขตข้อมูลที่เลือก

  7. กดปุ่ม Tab เมื่อคุณได้ยิน "ปุ่มมากกว่า" ให้กด Enter ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมด ให้กด Alt+S กดปุ่ม Tab จนกว่าคุณจะได้ยิน “ปุ่มลูกศรขวาคู่” แล้วกด Enter

    เมื่อต้องการเพิ่มตารางเพิ่มเติมไปยังคิวรีของคุณ ให้กด Alt+T โฟกัสจะย้ายไปยังเขตข้อมูลแก้ไข ตาราง/คิวรี ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4-7 ตามต้องการ

  8. เมื่อคุณเสร็จสิ้นการใส่ตารางและเขตข้อมูลของคุณทั้งหมด เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Alt+N

    เคล็ดลับ: หน้าตัวช่วยสร้างถัดไปอาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณใส่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจถูกขอให้เลือกเวอร์ชันรายละเอียดหรือบทสรุปของคิวรีของคุณ ทำการเลือกและเมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Alt+N

  9. เมื่อคุณย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างใหม่ และคุณได้ยิน “คุณต้องการใช้ชื่อเรื่องสำหรับคิวรีของคุณว่าอะไร” โฟกัสจะย้ายไปยังเขตข้อมูล ชื่อเรื่อง พิมพ์ชื่อ

  10. ดู ปรับเปลี่ยน และบันทึกคิวรีของคุณ

    • เมื่อต้องการบันทึกคิวรีและเปิดเพื่อดูข้อมูล ให้กด Alt+O, Enter เมื่อต้องการปิดคิวรี ให้กด F6

    • เมื่อต้องการบันทึกคิวรีและออกจากตัวช่วยสร้างโดยไม่ดูผลลัพธ์ของคิวรี ให้กด Alt+F เมื่อปิดตัวช่วยสร้าง คิวรีจะปรากฏในแท็บใหม่ พร้อมโฟกัสในเซลล์แรก

    • เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนการออกแบบคิวรี ให้กด Alt+M, Enter คิวรี่จะเปิดขึ้นในมุมมองการออกแบบ

ใช้ตัวออกแบบคิวรี

  1. กด Alt+C, Q+D กล่องโต้ตอบแสดงตารางจะเปิดขึ้นพร้อมแท็บตารางถูกเลือก และคุณจะได้ยิน “กล่องโต้ตอบแสดงตาราง”

  2. ในกล่อง แสดงตาราง เมื่อต้องการเลือกตารางและเพิ่มลงในคิวรี ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง จากนั้นกด Alt+A ตารางจะถูกวางในเวิร์กสเปซ ด้านบนเส้นตารางออกแบบ

  3. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้กด Alt+C

  4. โฟกัสจะอยู่ในเส้นตารางออกแบบ ในกล่องแก้ไขแถวเขตข้อมูล คุณจะได้ยิน “ออกแบบ ใส่ตัวเลขโดยอัตโนมัติ พิมพ์และข้อความ” (ในโปรแกรมผู้บรรยาย คุณจะได้ยิน “เข้าถึง แถว 1 คอลัมน์ 1”) เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลลงในเส้นตารางออกแบบ ให้กด Alt+ลูกศรลง รายการดรอปดาวน์ของเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะเปิดขึ้น

  5. เมื่อต้องการย้ายไปยังรายการดรอปดาวน์ ให้กด Ctrl+ลูกศรขึ้น (ในโปรแกรมผู้บรรยาย โฟกัสจะย้ายไปยังรายการดรอปดาวน์โดยอัตโนมัติ)

  6. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลจากรายการดรอปดาวน์ ให้ใช่ปุ่มลูกศรลง จากนั้นกด Enter เขตข้อมูลที่คุณเลือกจะปรากฏในคอลัมน์ โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไปโดยอัตโนมัติ

  7. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอื่นลงในคิวรีของคุณ ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4-6

  8. เมื่อต้องการเพิ่มเกณฑ์ลงในเขตข้อมูล:

    1. ในคอลัมน์ของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มเกณฑ์ ให้กดปุ่มลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยิน “เกณฑ์” (ในโปรแกรมผู้บรรยาย คุณจะได้ยิน “แถว 11 คอลัมน์ 1”)

    2. ใส่เกณฑ์ ตัวอย่างเช่น สำหรับเขตข้อมูลราราในตารางผลิตภัณฑ์ คุณอาจใส่ >=10 เพิ้อแสดงรายการของผลิตภัณฑ์ที่มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ $10.00

  9. เมื่อต้องการดูผลลัพธ์ของคิวรี ให้กด Alt, J+Q จากนั้น G

  10. เมื่อต้องการบันทึกคิวรีของคุณ ให้กด Ctrl+S ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้ใส่ชื่อสำหรับคิวรีของคุณแล้วกด Enter

หมายเหตุ: คุณสามารถใช้ตัวออกแบบคิวรีเพื่อตรวจสอบข้อมูลจากตารางที่เกี่ยวข้องหลายตารางพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีฐานข้อมูลที่มีตาราง ลูกค้า และตาราง ใบสั่งซื้อ และแต่ละตารางมีเขตข้อมูล ID ของลูกค้า ซึ่งเป็นพื้นฐานของความสัมพันธ์หนึ่งต่อกลุ่มระหว่างสองตาราง คุณสามารถสร้างคิวรีที่ส่งกลับใบสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในเมืองที่ระบุ เมื่อต้องการสร้างคิวรีที่สามารถตรวจสอบข้อมูลจากตารางหลายตารางพร้อมกับ ให้ใช้วิธีในรายการนี้ แต่ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 ถึง 8 เพื่อเพิ่มตาราง เขตข้อมูล และเกณฑ์เพิ่มเติมลงในคิวรี

การสร้างคิวรีพารามิเตอร์

ถ้าคุณเรียกใช้ชุดรูปแบบของคิวรีเฉพาะบ่อยครั้ง คุณควรใช้คิวรีพารามิเตอร์ เมื่อคุณเรียกใช้คิวรีพารามิเตอร์ คุณจะได้รับพร้อมท์จากคิวรีสำหรับค่าเขตข้อมูล แล้วใช้ค่าที่คุณมีเพื่อสร้างเกณฑ์สำหรับคิวรีของคุณ

  1. ในบานหน้าต่างการนำทาง ให้เลือกคิวรีที่คุณต้องการตามคิวรีพารามิเตอร์ของคุณ

  2. กดปุ่มแอปพลิเคชัน (มักจะพบที่ด้านล่างขวาของคีย์บอร์ด) หรือ Shift+F10 เมนูลัดจะเปิดขึ้นและคุณจะได้ยิน “เปิด O”

  3. กด D คิวรีจะเปิดขึ้นในมุมมองการออกแบบ พร้อมโฟกัสอยู่ในแถวแรกของเขตข้อมูลแรกในเส้นตารางออกแบบคิวรี

  4. เมื่อต้องการย้ายไปยังเขตข้อมูลที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน ให้ใช้ปุ่มลูกศรขวา

  5. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถวเกณฑ์ ให้กดปุ่มลูกศรลงจนกว่าคุณจะได้ยิน “เกณฑ์” (ในโปรแกรมผู้บรรยาย คุณจะได้ยิน “แถว 11 คอลัมน์ 1”)

  6. ในเซลล์ ให้ลบข้อมูลใดๆ ที่มีอยู่แล้วใส่สตริงพารามิเตอร์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการสร้างคิวรีพารามิเตอร์สำหรับคิวรีเพื่อค้นหาลูกค้าในนิวยอร์ก ให้ลบ “นิวยอร์ก” แล้วใส่ [สำหรับเมืองอะไร] คุณไม่สามารถใช้จุด (.) หรือเครื่องหมายอัศเจรีย์ (!) เป็นข้อความในพร้อมท์พารามิเตอร์ได้

    สตริง [สำหรับเมืองไหน] เป็นพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ วงเล็บระบุว่าคุณต้องการให้คิวรีขอให้ป้อนข้อมูล และข้อความ (ในกรณีนี้ สำหรับเมืองไหน) เป็นคำถามที่พร้อมท์พารามิเตอร์แสดง

  7. เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรี ให้กด Alt, J+Q จากนั้น G หน้าต่าง ใส่ค่าพารามิเตอร์ จะเปิดขึ้น และโฟกัสจะอยู่ในเขตข้อมูลแก้ไข ใส่ค่า เช่น นิวยอร์ก

  8. กด Tab ไปที่ปุ่ม ตกลง แล้วกด Enter ในตัวอย่างนี้ คำสั่งซื้อสำหรับลูกค้าในนิวยอร์กจะปรากฏ

ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์

คุณยังสามารถระบุชนิดข้อมูลให้พารามิเตอร์ที่ยอมรับ คุณสามารถตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ต่างๆ แต่จำเป็นต้องตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับตัวเลข สกุลเงิน หรือข้อมูลวันที่/เวลา เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลให้พารามิเตอร์ยอมรับ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่มีประโยชน์ถ้าใส่ข้อมูลผิดชนิด เช่น ข้อความในชนิดสกุลเงิน

หมายเหตุ: ถ้าตั้งค่าพารามิเตอร์เพื่อยอมรับข้อมูลประเภทข้อความ การใส่ข้อมูลใดๆ จะถูกตีความเป็นข้อความ และไม่แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

เมื่อต้องการระบุชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ในคิวรี ให้ทำดังนี้

  1. เปิดคิวรีพารามิเตอร์ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้กด Alt+H, W จากนั้น D เส้นตารางออกแบบจะเปิดขึ้น

  2. กด Alt, J+Q จากนั้น S+P กล่องโต้ตอบคิวรีพารามิเตอร์จะเปิดขึ้น พร้อมโฟกัสจะอยู่ในคอลัมน์พารามิเตอร์

  3. พิมพ์พร้อมพ์สำหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถวเกณฑ์ของเส้นตารางออกแบบคิวรี ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณใส่ [สำหรับเมืองอะไร] คุณอาจใส่พร้อมท์เดียวกันในกล่องโต้ตอบคิวรีพารามิเตอร์

  4. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ชนิดข้อมูล ให้กดปุ่ม Tab

  5. เมื่อต้องการเปิดรายการดรอปดาวน์ ให้กด Alt+ลูกศรลง

  6. เมื่อต้องการเลือกชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง

  7. เมื่อต้องการบันทึกหรือออกจากกล่องโต้ตอบ ให้กด Enter

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับใช้พารามิเตอร์เพื่อถามสำหรับป้อนข้อมูลเมื่อเรียกใช้คิวรี

สร้างคิวรีแบบตาราง

เมื่อคุณต้องการปรับโครงสร้างข้อมูลสรุปใหม่เพื่อทำให้ง่ายต่อการอ่านและทำความเข้าใจ ให้ใช้คิวรีแบบตาราง คิวรีแบบตารางจะคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือฟังก์ชันรวมอื่นๆ แล้วจัดกลุ่มผลลัพธ์ตามค่าสองชุด หนึ่งชุดอยู่ทางด้านข้างของแผ่นข้อมูลและอีกชุดอยู่บนแนวด้านบน คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างคิวรีเพื่อสร้างคิวรีแบบตารางด่วน

ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางจะทำให้คุณเลือกหนึ่งตารางหรือหนึ่งคิวรีเป็นแหล่งข้อมูลระเบียนสำหรับคิวรีแบบตารางของคุณ ถ้าตารางนั้นไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการรวมในคิวรีแบบตารางของคุณ ให้เริ่มต้นโดย การสร้างคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล ที่ส่งกลับข้อมูลที่คุณต้องการ

  1. กด Alt+C, Q+Z กล่องโต้ตอบ คิวรีใหม่ จะเปิดขึ้น พร้อมกับเลือกตัวช่วยสร้าง คิวรีอย่างง่าย

    เคล็ดลับ: ถ้าคุณยังไม่ได้บันทึกตารางที่คุณต้องการใช้สำหรับสร้างคิวรี คุณจะได้รับพร้อมท์ให้บันทึกก่อนที่ตัวช่วยสร้างคิวรีจะเปิด

  2. กดปุ่มลูกศรลง คุณจะได้ยิน “ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตาราง”

  3. กด Enter หรือ Alt+N ตัวช่วยสร้างคิวรีแบบตารางจะเปิดขึ้น และปุ่มตัวเลือกตารางถูกเลือก และโฟกัสจะอยู่ในกล่องรายการตาราง

  4. เลือกวัตถุที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างคิวรีแบบตาราง:

    • เมื่อต้องการเลือกตาราง ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง

    • เมื่อต้องการเลือกคิวรี ให้กด Alt+Q เมื่อคุณได้ยิน “ปุ่มตัวเลือกคิวรีได้รับการตรงสอบ” เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่องรายการ ให้กด Shift+Tab จากนั้น เพื่อเลือกคิวรี ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง

    • เมื่อต้องการเลือกทั้งสองตารางและคิวรี ให้กด Alt+O เมื่อคุณได้ยิน “ปุ่มตัวเลือกทั้งสองปุ่มได้รับการตรวจสอบ” เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่องรายการ ให้กด Shift+Tab จากนั้น เมื่อต้องการเลือกตารางและคิวรีที่คุณต้องการ ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง

  5. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N

  6. หน้าถัดไปจะเปิดขึ้นพร้อมโฟกัสในกล่องรายการเขตข้อมูลพร้อมใช้งาน เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการเพื่อใช้เป็นแถวหัวเรื่อง ให้กดปุ่มลูกศรลง

  7. เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่เลือก ให้กดปุ่ม Tab จากนั้นกด Enter ทำซ้ำในแต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

    เคล็ดลับ: 

    • คุณสามารถเลือกเขตข้อมูลได้สูงสุดสามเขตข้อมูล เพื่อใช้เป็นแหล่งที่มาของส่วนหัวของแถว แต่การใช้ส่วนหัวของแถวยิ่งน้อยเท่าไหร่ ก็ยิ่งง่ายต่อการอ่านแผ่นข้อมูลแบบตารางของคุณ

    • ถ้าคุณเลือกเขตข้อมูลมากกว่าหนึ่งเขตข้อมูลเพื่อใช้กับส่วนหัวของแถว ลำดับที่คุณเลือกเขตข้อมูลนั้นจะกำหนดลำดับเริ่มต้นสำหรับการเรียงลำดับผลลัพธ์ของคุณ

  8. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N

  9. ในหน้าถัดไป เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าที่คุณต้องการใช้เป็นคอลัมน์หัวเรื่อง ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง

    เคล็ดลับ: โดยทั่วไปแล้ว คุณควรเลือกเขตข้อมูลที่มีค่าสองถึงสามค่า เพื่อช่วยให้ผลลัพธ์ของคุณง่ายต่อการอ่าน ตัวอย่างเช่น การใช้เขตข้อมูลที่มีค่าเพียงสองถึงสามค่า (เช่น เพศ) อาจดีกว่าการใช้เขตข้อมูลที่มีได้หลายค่า (เช่น อายุ)

  10. ถ้าเขตข้อมูลที่คุณเลือกเพื่อใช้สำหรับคอลัมน์หัวเรื่องมีชนิดข้อมูลวันที่/เวลา ตัวช่วยสร้างจะเพิ่มขั้นตอนที่ช่วยให้คุณจัดกลุ่มวันที่ให้สม่ำเสมอ คุณสามารถระบุปีไตรมาสเดือนวันที่ หรือ วันที่/เวลา ถ้าคุณไม่เลือกเขตข้อมูลวันที่/เวลาสำหรับคอลัมน์หัวเรื่อง ตัวช่วยสร้างจะข้ามหน้านี้

  11. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N เมื่อหน้าเปิดขึ้น เขตข้อมูลแรกจะถูกเลือกในกล่องรายการ เขตข้อมูล และโฟกัสจะอยู่ในกล่องรายการ ฟังก์ชัน

  12. เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่องรายการ เขตข้อมูล ให้กด Shift+Tab เพื่อเลือกเขตข้อมูลต่างๆ คุณจะได้ยิน “เขตข้อมูล เครื่องหมายจุดคู่ กล่องรายการ” และชื่อของเขตข้อมูลแรก (ในโปรแกรมผู้บรรยาย คุณจะได้ยิน "เขตข้อมูล ถูกเลือก")

  13. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูล ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง

  14. เมื่อต้องการย้ายไปยังกล่อง รายการฟังก์ชัน ให้กดปุ่ม Tab คุณจะได้ยิน “ฟังก์ชัน เครื่องหมายจุดคู่ กล่องรายการ” และชื่อของฟังก์ชันแรก (ในโปรแกรมผู้บรรยาย คุณจะได้ยิน "ฟังก์ชัน ถูกเลือก")

  15. เมื่อต้องการเลือกฟังก์ชันเพื่อใช้คำนวณค่าผลสรุป ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง ชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลที่เลือกจะเป็นตัวกำหนดฟังก์ชันที่พร้อมใช้งาน

  16. เมื่อคุณทำการเลือกเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Tab ไปยังกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ รวมผลรวมแถว และเลือกหรือยกเลิกการเลือก

    ถ้าคุณรวมผลรวมแถวไว้ คิวรีแบบตารางจะมีส่วนหัวของแถวเพิ่มซึ่งจะใช้เขตข้อมูลและฟังก์ชันเดียวกันกับค่าของเขตข้อมูล การรวมผลรวมแถวจะแทรกคอลัมน์เพิ่มเติมซึ่งจะสรุปคอลัมน์ที่เหลือ ตัวอย่างเช่น ถ้าคิวรีแบบตารางของคุณคำนวณอายุเฉลี่ยตามสถานที่และเพศ (โดยมีส่วนหัวของคอลัมน์เป็นเพศ) คอลัมน์ที่เพิ่มมาจะคำนวณอายุเฉลี่ยตามสถานที่สำหรับทุกเพศ

    เคล็ดลับ: คุณสามารถเปลี่ยนฟังก์ชันที่ใช้สร้างผลรวมแถวได้โดยการแก้ไขคิวรีแบบตารางในมุมมอง ออกแบบ

  17. เมื่อต้องการย้ายไปยังหน้าตัวช่วยสร้างถัดไป ให้กด Enter หรือ Alt+N

  18. บนหน้าถัดไป ให้กด Shift+Tab แล้วใส่ชื่อ เพื่อตั้งชื่อคิวรีของคุณ ชื่อตามค่าเริ่มต้นจะมีคำต่อท้าย “_crosstab”

  19. ดู ปรับเปลี่ยน และบันทึกคิวรี

    • เมื่อต้องการดูคิวรีแบบตาราง ให้กด Enter

    • เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนการออกแบบคิวรี ให้กด Alt+M, Enter

    • เมื่อต้องการบันทึกคิวรีและออกจากตัวช่วยสร้าง ให้กด Alt+F

สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

เมื่อคุณต้องการนำระเบียน (แถว) ทั้งหมดออกพร้อมๆ กันจากตารางหรือจากสองตารางที่เกี่ยวข้องกัน ให้ใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลมีประโยชน์ เนื่องจากจะช่วยให้คุณระบุเกณฑ์เพื่อค้นหาและลบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลา เนื่องจากคุณสามารถนำคิวรีที่บันทึกกลับมาใช้ใหม่ได้

หมายเหตุ: 

  • ก่อนที่คุณจะลบข้อมูลหรือเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี ข้อมูลสำรองของฐานข้อมูลเดสก์ท็อป Access ของคุณ คิวรีแบบใช้ลบข้อมูลจะทำให้คุณมีโอกาสได้ตรวจทานแถวที่คุณกำลังจะลบ ก่อนที่คุณจะดำเนินการการลบ

  • ถ้าคุณต้องการลบเพียงบางระเบียน คุณไม่จำเป็นต้องใช้คิวรี เพียงเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล เลือกเขตข้อมูล (คอลัมน์) หรือระเบียน (แถว) ที่คุณต้องการลบ แล้วกด Delete คุณจะถูกถามให้ยืนยันการลบโดยถาวร

สร้างคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

  1. กด Alt+C, Q+D กล่องโต้ตอบ แสดงตาราง จะเปิดขึ้น

  2. เมื่อต้องการเลือกตาราง ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง กด Alt+A ทำซ้ำสำหรับตารางที่คุณต้องการลบระเบียน

  3. เมื่อต้องการปิดกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้กด Alt+C ตารางจะปรากฎขึ้นเป็นตารางในส่วนซ้ายบนของตารางออกแบบคิวรี พร้อมกับรายการเขตข้อมูลทั้งหมด

  4. กด Alt, J+Q และ X ตารางออกแบบจะเปิดขึ้น พร้อมโฟกัสในเขตข้อมูลแรก ในตารางออกแบบ แถว เรียงลำดับ และ แสดง จะไม่พร้อมใช้งาน และแถว ลบ จะพร้อมใช้งาน

  5. เมื่อคุณได้ยิน “ตัวเลขอัตโนมัติ แถว 1 ชนิดและข้อความ” ให้กด Alt+ลูกศรลง เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์

  6. เมื่อต้องการลบแถวว่างทั้งหมดในตารางหรือเขตข้อมูล:

    1. ใช้ปุ่มลูกศรลงเพื่อเลือกเขตข้อมูลในตาราง แล้วกด Enter โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไป

    2. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ก่อนหน้า ให้กดปุ่มลูกศรซ้าย

    3. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว ลบ ให้กดปุ่มลูกศรลง เมื่อคุณได้ยิน “ลบเครื่องหมายจุดคู่” ให้กด Alt+ลูกศรลง เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์

    4. เมื่อต้องการเลือก “ตำแหน่ง” ให้กดปุ่มลูกศรบน แล้วกด Enter โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไป

    5. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ก่อนหน้า ให้กดปุ่มลูกศรซ้าย

    6. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว เกณฑ์ ให้กดปุ่มลูกศรลง

    7. เมื่อคุณได้ยิน “เกณฑ์” หรือ “แถว 11 คอลัมน์ 1” ชนิดจะเป็น Null

  7. เมื่อต้องการใช้เกณฑ์ที่ระบุในคิวรีแบบใช้ลบข้อมูล:

    1. a. เมื่อต้องการเลือกเขตข้อมูลที่มีเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้ลบ ให้ใช้ปุ่มลูกศรลง แล้วกด Enter

    2. b. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว ลบ ให้กดปุ่มลูกศรลง กด Alt+ลูกศรลง แล้วกดปุ่มลูกศรลงจากนั้นกด Enter เพื่อเลือก “ตำแหน่ง” โฟกัสจะย้ายไปยังคอลัมน์ถัดไป

    3. c. เมื่อต้องการย้ายไปยังคอลัมน์ก่อนหน้า ให้กดปุ่มลูกศรซ้าย

    4. d. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว เกณฑ์ ให้กดปุ่มลูกศรลง

    5. e. ใส่เกณฑ์ของคุณ สำหรับรายการอย่างง่ายของเกณฑ์ในคิวรี ให้ดู สร้างและเรียกใช้คิวรีแบบใช้ลบข้อมูล

    6. f. เมื่อต้องการย้ายไปยังแถว แสดง ให้กดปุ่มลูกศรขึ้น

    7. g. ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดง สำหรับแต่ละเกณฑ์

  8. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าคิวรีส่งกลับระเบียนที่คุณต้องการลบ ให้กด Alt+H, W จากนั้นกด H

  9. เมื่อต้องการเรียกใช้คิวรี:

    1. สลับไปยังมุมมอง ออกแบบ โดยกด Ctrl+H, W จากนั้นกด D

    2. ในมุมมอง ออกแบบ ให้กด Alt, J+Q จากนั้นกด G หน้าต่างยืนยันจะเปิดขึ้น และบอกให้คุณยืนยันการลบแถวจำนวน x แถว

    3. เมื่อต้องการลบแถว ให้กด Enter

  10. เมื่อต้องการบันทึกคิวรี ให้กด Ctrl+S ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อ แล้วกด Enter

สำรองฐานข้อมูลของคุณ

  1. กด Alt+F, A หน้า บันทึกเป็น จะเปิดขึ้น พร้อมเลือก บันทึกฐานข้อมูลเป็น

  2. เมื่อต้องการสำรองฐานข้อมูล ให้กด B, Enter กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะเปิดขึ้น พร้อมกับเลือกกล่องแก้ไข ชื่อไฟล์ ถ้าคุณต้องการ คุณสามารถพิมพ์ชื่อใหม่ของฐานข้อมูล แล้วกด Enter

ถ้าคุณกำลังใช้ไฟล์แบบอ่านอย่างเดียวหรือฐานข้อมูลที่สร้างใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า คุณอาจได้รับข้อความว่า ไม่สามารถสร้างข้อมูลสำรองของฐานข้อมูลได้

เมื่อต้องการย้อนกลับไปที่ไฟล์สำรอง ให้ปิดและเปลี่ยนชื่อไฟล์ต้นฉบับ เพื่อให้ไฟล์สำรองสามารถใช้ชื่อของต้นฉบับเดิมได้ กำหนดชื่อเดิมของไฟล์ต้นฉบับให้กับสำเนาสำรอง จากนั้นเปิดสำเนาสำรองที่เปลี่ยนชื่อแล้วนั้นใน Access

ความช่วยเหลือทางเทคนิคสำหรับลูกค้าผู้ทุพพลภาพ

Microsoft ต้องการมอบประสบการณ์การใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับลูกค้าของเรา ถ้าคุณมีความพิการหรือมีคำถามเกี่ยวกับการช่วยสำหรับการเข้าถึง โปรดติดต่อ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อขอรับความช่วยเหลือทางเทคนิค ทีมสนับสนุน Disability Answer Desk ได้รับการฝึกฝนให้ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือที่ได้รับความนิยมมากมาย และสามารถให้ความช่วยเหลือเป็นภาษามือแบบอังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส และภาษามืออเมริกัน โปรดไปที่ไซต์ Microsoft Disability Answer Desk เพื่อค้นหารายละเอียดที่ติดต่อสำหรับภูมิภาคของคุณ

ถ้าคุณเป็นหน่วยงานรัฐ พาณิชย์ หรือผู้ใช้ในองค์กร โปรดติดต่อDisability Answer Desk สำหรับองค์กร

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×