ใช้เทมเพลตฐานข้อมูลโครงการของ Access

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

โดย Michael Groh, Access MVP

ใช้ ฐานข้อมูลการจัดการโครงการของ Access 2007 เพื่อจัดการโครงการ รวมถึงงานและพนักงานที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถค้นหาและกรองรายละเอียดโครงการ เข้าถึงงานทั่วไป รวมทั้งส่งหรือรับข้อมูลผ่านข้อความอีเมล

เทมเพลตฐานข้อมูลโครงการ

การใช้ฐานข้อมูล

ในบทความนี้ เราได้ครอบคลุมขั้นตอนพื้นฐานในการใช้เทมเพลตฐานข้อมูลโครงการบนเดสก์ท็อป

เตรียมฐานข้อมูลสำหรับใช้งาน

เมื่อต้องการตรวจสอบเนื้อหาทั้งหมดของฐานข้อมูลว่าเปิดใช้งานอยู่หรือไม่ ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. บนแถบข้อความ ให้คลิก ตัวเลือก

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกความปลอดภัยของ Microsoft Office ให้คลิก เปิดใช้งานเนื้อหานี้ แล้วคลิก ตกลง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปิดใช้เนื้อหาในฐานข้อมูล ดูบทความ ตัดสินใจว่าจะเชื่อถือฐานข้อมูลหรือไม่

เพิ่มพนักงาน

เมื่อต้องการเริ่มใช้เทมเพลตฐานข้อมูลโครงการ ขั้นตอนแรกคือเพิ่มพนักงาน เพื่อให้คุณมีพนักงานที่สามารถมอบหมายโครงการหรืองานให้ได้ ใช้ขั้นตอนนี้เพื่อเพิ่มพนักงานด้วยตนเอง หรือดูหัวข้อถัดไปถ้าต้องการเพิ่มพนักงงานจากรายชื่อผู้ติดต่อ Outlook 2007

  1. ในฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก รายชื่อพนักงาน

  2. ในฟอร์ม รายชื่อพนักงาน ใส่รายละเอียดของพนักงานแต่ละคน

  3. เมื่อต้องการใส่ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับพนักงาน ดับเบิลคลิกชื่อพนักงานในฟอร์ม รายชื่อพนักงาน แล้วใส่ข้อมูลในฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน

  4. คลิก ปิด เพื่อกลับไปที่ฟอร์ม รายการโครงการ

เพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อจาก Microsoft Office Outlook 2007

ถ้าคุณใช้ Office Outlook 2007 คุณสามารถเพิ่มพนักงานจากโปรแกรมนั้นโดยไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่

  1. ในฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก รายชื่อพนักงาน

  2. ในฟอร์ม รายชื่อพนักงาน ให้คลิก เพิ่มจาก Outlook

  3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกชื่อที่จะเพิ่ม เลือกชื่อที่คุณต้องการเพิ่มลงในฐานข้อมูล

  4. คลิก เพิ่ม จากนั้นคลิก ตกลง

เพิ่มโครงการใหม่

  1. ในฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก โครงการใหม่

  2. ในฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ใส่รายละเอียดโครงการ แล้วคลิก ปิด

แก้ไขโครงการที่มีอยู่

  1. ในฟอร์ม รายการโครงการ ดับเบิลคลิกโครงการที่คุณต้องการแก้ไข

  2. ในฟอร์ม รายละเอียดโครงการ เพิ่มหรือแก้ไขรายละเอียดโครงการ

    เพิ่มงาน

    • ในฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก งานใหม่

    • ในฟอร์ม รายละเอียดงาน ใส่รายละเอียดงาน แล้วคลิก ปิด

      Access จะแสดงโครงการใหม่ในรายการ งานโครงการ ในฟอร์ม รายละเอียดโครงการ

      แก้ไขงาน

    • ในฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิกแท็บ งานโครงการ

    • ดับเบิลคลิกงานที่คุณต้องการแก้ไข

    • ในฟอร์ม รายละเอียดงาน แก้ไขรายละเอียดงาน แล้วคลิก ปิด

      เพิ่มงานทั่วไป

      งานทั่วไปคืองานที่ใช้บ่อยในโครงการต่างๆ หลายโครงการ เช่น การจัดงบประมาณหรือการฝึกอบรม หลังจากที่คุณใส่งานทั่วไป คุณสามารถเพิ่มงานดังกล่าวลงในโครงการใดๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูลโครงการโดยไม่ต้องใส่รายละเอียดงานซ้ำ

    • ในฟอร์ม รายการโครงการ ให้คลิก งานทั่วไป

    • เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากงานทั่วไปแต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในโครงการ เพิ่มงานทั่วไปใหม่ถัดจากรายการสุดท้ายของรายการ

    • คลิก ปิด เพื่อกลับไปที่ฟอร์ม รายละเอียดโครงการ

รวบรวมข้อมูลผ่านอีเมล

คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับโครงการหรือพนักงานจากผู้ใช้อีเมลโดยส่งฟอร์มการป้อนข้อมูลในข้อความอีเมลถึงพวกเขา เมื่อผู้ใช้ส่งคืนฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบแล้ว ระบบจะประมวลผลและเก็บฟอร์มดังกล่าวไว้ในรายการงานของคุณ

  1. ในฟอร์ม รายการโครงการ หรือ รายชื่อพนักงาน ให้คลิก รวบรวมข้อมูล

  2. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง รวบรวมข้อมูลผ่านข้อความอีเมล เพื่อรวบรวมข้อมูลจากผู้รับอีเมลที่กำหนด

กรองรายการโครงการ

ในฟอร์ม รายการโครงการ คุณสามารถกรองรายการโครงการแล้วบันทึกตัวกรองที่ชอบเพื่อใช้งานในครั้งต่อไป

  1. นำตัวกรองไปใช้โดยคลิกขวาฟอร์มแล้วเลือกตัวกรองที่คุณต้องการ

  2. คลิก บันทึกตัวกรอง

  3. ในฟอร์ม รายละเอียดตัวกรอง ใส่ชื่อตัวกรองและคำอธิบาย แล้วคลิก ปิด

  4. ใช้กล่อง ตัวกรองที่ชอบ เพื่อนำตัวกรองที่บันทึกไว้ไปใช้หรือคลิก (ล้างตัวกรอง) เพื่อนำตัวกรองออก

แสดงรายละเอียดโครงการหรือพนักงาน

ฟอร์ม รายละเอียดโครงการ และฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ช่วยให้คุณดูและใส่ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงการหรือพนักงานได้ วิธีแสดงฟอร์ม รายละเอียดโครงการ หรือฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน:

  • ในฟอร์ม รายการโครงการ หรือฟอร์ม รายชื่อพนักงาน ดับเบิลคลิกรายการที่คุณต้องการดู

เพิ่มสิ่งที่แนบ

ในฟอร์ม รายละเอียดโครงการ ฟอร์ม รายละเอียดงาน และฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน คุณสามารถเพิ่มรูปภาพและสิ่งที่แนบมาอื่นๆ

  • ในฟอร์ม รายละเอียด ใดๆ ดับเบิลคลิกเขตข้อมูล สิ่งที่แนบมา (ในฟอร์ม รายละเอียดพนักงาน ดับเบิลคลิกไอคอนรูปภาพ)

  • ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก เพิ่ม

  • ในกล่องโต้ตอบ เลือกไฟล์ เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีไฟล์

  • เลือกไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่มแล้วคลิก เปิด

  • ในกล่องโต้ตอบ สิ่งที่แนบมา ให้คลิก ตกลง

หมายเหตุ: คุณสามารถแนบไฟล์หลายๆ ไฟล์ให้แต่ละรายการ รวมถึงไฟล์ต่างประเภท เช่น เอกสารหรือสเปรดชีต

แสดงรายงาน

ฐานข้อมูลโครงการจะมีรายงานหลายฉบับประกอบด้วย เปิดโครงการ, รายละเอียดงาน, สมุดที่อยู่พนักงาน ฯลฯ การแสดงรายงาน:

  • ในฟอร์ม รายการโครงการ เลือกรายงานที่คุณต้องการแสดงจากรายการ รายงาน

เมื่อต้องการพิมพ์รายงาน

  • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก พิมพ์

คุณสามารถสร้างรายงานแบบกำหนดเองของตนเองได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูบทความ สร้างรายงานแบบง่าย

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×