ใช้พารามิเตอร์ในคิวรี ฟอร์ม และรายงาน

เมื่อคุณต้องการให้แบบสอบถามใน Access ขอให้ป้อนข้อมูลทุกครั้งที่คุณเรียกใช้ คุณสามารถสร้าง คิวรีพารามิเตอร์

คุณยังสามารถสร้างฟอร์มเพื่อเก็บรวบรวมค่าพารามิเตอร์ที่จะใช้ในการจำกัดบันทึกที่ส่งกลับมาสำหรับแบบสอบถาม ฟอร์ม หรือรายงาน บทความนี้อธิบายวิธีการใช้ฟอร์มเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พารามิเตอร์ในแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงาน

ในบทความนี้

ภาพรวม

ใช้พารามิเตอร์ในแบบสอบถาม

ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์

สร้างฟอร์มที่เก็บรวบรวมพารามิเตอร์

สร้างฟอร์มที่เก็บรวบรวมพารามิเตอร์สำหรับรายงาน

ภาพรวม

คุณสามารถใช้เกณฑ์ในแบบสอบถามพารามิเตอร์ใน Access เพื่อจำกัดชุดของระเบียนที่แบบสอบถามส่งกลับมา คุณอาจพบว่ากล่องโต้ตอบที่แบบสอบถามพารามิเตอร์มีให้ไม่เพียงพอสำหรับวัตถุประสงค์ของคุณ ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถสร้างฟอร์มที่ตรงกับความต้องการในการเก็บรวบรวมพารามิเตอร์ของคุณได้ บทความนี้อธิบายวิธีการสร้างฟอร์มที่เก็บรวบรวมพารามิเตอร์ของแบบสอบถามและรายงาน บทความนี้ถือว่าคุณคุ้นเคยกับการสร้างแบบสอบถามและการกำหนดพารามิเตอร์ในแบบสอบถามแล้ว อย่างน้อย คุณควรคุ้นเคยกับการสร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลก่อนจะดำเนินต่อ

บทความนี้มีตัวอย่างของการใช้พารามิเตอร์ในแบบสอบถาม แต่ไม่มีการอ้างอิงที่ครอบคลุมถึงการระบุเกณฑ์

ใช้พารามิเตอร์ในแบบสอบถาม

การใช้พารามิเตอร์ในแบบสอบถามนั้นง่ายเหมือนสร้างแบบสอบถามที่ใช้เกณฑ์ คุณสามารถออกแบบแบบสอบถามให้พร้อมท์คุณสำหรับข้อมูลหนึ่งข้อมูล เช่นหมายเลขส่วน หรือมากกว่าหนึ่งข้อมูล เช่นวันที่สองวัน สำหรับทุกพารามิเตอร์ แบบสอบถามพารามิเตอร์จะแสดงหน้าต่างโต้ตอบแยกที่พร้อมท์คุณสำหรับค่าของพารามิเตอร์นั้น

เพิ่มพารามิเตอร์ลงในแบบสอบถาม

  1. สร้างแบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล จากนั้นเปิดแบบสอบถามใน มุมมองออกแบบ

  2. ในแถว เกณฑ์ ของเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้พารามิเตอร์ พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้กล่องโต้ตอบพารามิเตอร์แสดงไว้ในวงเล็บเหลี่ยม ตัวอย่างเช่น:

    [วันที่เริ่ม]

    เมื่อคุณเรียกใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ พร้อมท์จะปรากฏในกล่องโต้ตอบโดยไม่มีวงเล็บเหลี่ยม

    คุณยังสามารถใช้นิพจน์กับพร้อมท์พารามิเตอร์ของคุณ ตัวอย่างเช่น:

    ระหว่าง [วันที่เริ่ม] และ [วันที่สิ้นสุด]

    หมายเหตุ: กล่องโต้ตอบแยกจะปรากฏขึ้นสำหรับพร้อมท์พารามิเตอร์แต่ละรายการ ในตัวอย่างที่สอง กล่องโต้ตอบปรากฏขึ้นสองกล่อง กล่องหนึ่งสำหรับวันที่เริ่ม และอีกกล่องสำหรับวันที่สิ้นสุด

  3. ทำขั้นตอนที่ 2 ซ้ำสำหรับแต่ละเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มพารามิเตอร์

คุณสามารถใช้ขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อเพิ่มพารามิเตอร์ลงในแบบสอบถามชนิดใดก็ได้ดังต่อไปนี้: แบบใช้เลือกข้อมูล แบบตาราง แบบใช้ผนวกข้อมูล แบบใช้สร้างตาราง หรือแบบใช้ปรับปรุงข้อมูล

คุณยังสามารถเพิ่มพารามิเตอร์ในแบบสอบถามแบบร่วมได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. เปิดแบบสอบถามแบบร่วมในมุมมอง SQL

  2. เพิ่มส่วนคำสั่ง WHERE ที่ประกอบด้วยทุกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้พร้อมท์สำหรับพารามิเตอร์

    ถ้ามีส่วนคำสั่ง WHERE อยู่แล้ว ให้ตรวจสอบว่ามีเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้พร้อมท์พารามิเตอร์อยู่ในส่วนคำสั่งแล้วหรือไม่ ถ้ายังไม่มี ให้เพิ่มลงไป

  3. ให้ใช้พร้อมท์พารามิเตอร์แทนเกณฑ์ในส่วนคำสั่ง WHERE

ระบุชนิดข้อมูลของพารามิเตอร์

คุณยังสามารถระบุชนิดของข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับได้ คุณสามารถระบุชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ใดก็ได้ แต่สิ่งที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งคือ การระบุชนิดข้อมูลสำหรับข้อมูลที่เป็นตัวเลข สกุลเงิน หรือวันที่/เวลา เมื่อคุณระบุชนิดข้อมูลที่พารามิเตอร์ควรยอมรับ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่เป็นประโยชน์ ถ้าผู้ใช้ป้อนชนิดข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เช่น ใส่ข้อความในที่ที่ควรใส่สกุลเงิน

หมายเหตุ: ถ้ากำหนดค่าพารามิเตอร์ให้ยอมรับข้อมูลที่เป็นข้อความ การใส่ข้อมูลใดๆ จะถูกตีความเป็นข้อความ และจะไม่มีข้อความแสดงข้อผิดพลาดปรากฏขึ้น

ในการระบุชนิดข้อมูลสำหรับพารามิเตอร์ในแบบสอบถาม ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  1. เมื่อเปิดคิวรีในมุมมอง ออกแบบ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก พารามิเตอร์

  2. ในกล่องโต้ตอบ พารามิเตอร์ของคิวรี ในคอลัมน์ พารามิเตอร์ ให้พิมพ์พร้อมท์สำหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการระบุชนิดข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละพารามิเตอร์ตรงกับพร้อมท์ที่คุณใช้ในแถว เกณฑ์ ของตารางออกแบบคิวรี

  3. ในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละพารามิเตอร์

สร้างฟอร์มที่เก็บรวบรวมพารามิเตอร์

แม้ว่าพารามิเตอร์แบบทดสอบฟีเจอร์กล่องโต้ตอบที่มีอยู่แล้วภายในที่เก็บรวบรวมพารามิเตอร์ แต่กล่องโต้ตอบเหล่านั้นมีเฉพาะฟังก์ชันแบบพื้นฐานเท่านั้น เมื่อคุณใช้ฟอร์มเพื่อเก็บรวบรวมพารามิเตอร์ คุณจะได้รับฟีเจอร์ดังต่อไปนี้:

  • ความสามารถในการใช้ตัวควบคุมชนิดข้อมูล เช่น ตัวควบคุมปฏิทินสำหรับวันที่

  • การเก็บรักษาพารามิเตอร์ที่เก็บรวบรวมมา เพื่อให้คุณสามารถใช้กับแบบสอบถามได้มากกว่าหนึ่งแบบสอบถาม

  • ความสามารถในการใส่กล่องคำสั่งผสมหรือกล่องรายการสำหรับคอลเลกชันพารามิเตอร์ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกจากรายการของค่าข้อมูลที่มีอยู่

  • ความสามารถในการใส่ตัวควบคุมสำหรับฟังก์ชันอื่นๆ เช่น การเปิด หรือรีเฟรชแบบสอบถาม

วิดีโอต่อไปนี้แสดงวิธีที่คุณสามารถสร้างฟอร์มอย่างง่ายเพื่อเก็บรวบรวมพารามิเตอร์สำหรับแบบสอบถามแทนที่จะใช้กล่องโต้ตอบที่เกี่ยวข้องกับพารามิเตอร์แบบสอบถามตามปกติ

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ โปรดติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

สร้างฟอร์มที่เก็บรวบรวมพารามิเตอร์สำหรับรายงาน

มีหลายวิธีที่คุณสามารถเข้าถึงสถานการณ์สมมตินี้ แต่เราจะแสดงเพียงหนึ่งวิธีที่ใช้แมโครเป็นส่วนใหญ่ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างฟอร์มที่เก็บรวบรวมพารามิเตอร์สำหรับรายงาน

ขั้นตอนที่ 1: สร้างฟอร์มที่ยอมรับการป้อนข้อมูล

ขั้นตอนที่ 2: สร้างโค้ดโมดูลเพื่อตรวจสอบว่าฟอร์มพารามิเตอร์โหลดแล้วหรือยัง

ขั้นตอนที่ 3: สร้างแมโครที่ควบคุมฟอร์มและรายงาน

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มปุ่มคำสั่ง ตกลง และ ยกเลิก ลงในฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 5: ใช้ข้อมูลฟอร์มเป็นเกณฑ์ในแบบสอบถาม

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มแมโครแอคชันในรายงานเหตุการณ์

ขั้นตอนที่ 7: ลองใช้งานดู

ขั้นตอนที่ 1: สร้างฟอร์มที่ยอมรับการป้อนข้อมูล

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้คลิก ออกแบบฟอร์ม

  2. ในมุมมองออกแบบ กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ แล้วระบุคุณสมบัติฟอร์ม ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้

    คุณสมบัติ

    การตั้งค่า

    คำอธิบายภาพ

    ใส่ชื่อที่คุณต้องการให้ปรากฏในแถบชื่อเรื่องของฟอร์ม

    มุมมองเริ่มต้น

    ฟอร์มเดี่ยว

    อนุญาตให้ใช้มุมมองฟอร์ม

    ใช่

    อนุญาตให้ใช้มุมมองแผ่นข้อมูล

    ไม่ใช่

    อนุญาตให้ใช้มุมมอง PivotTable

    ไม่ใช่

    อนุญาตให้ใช้มุมมอง PivotChart

    ไม่ใช่

    แถบเลื่อน

    ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง

    ตัวเลือกระเบียน

    ไม่ใช่

    ปุ่มนำทาง

    ไม่ใช่

    สไตล์เส้นขอบ

    กล่องโต้ตอบ

  3. สำหรับแต่ละพารามิเตอร์ที่คุณต้องการให้ฟอร์มเก็บรวบรวม คลิก กล่องข้อความ ในกลุ่ม ควบคุม บนแท็บ ออกแบบ

  4. ตั้งค่าคุณสมบัติของกล่องข้อความ ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้

    คุณสมบัติ

    การตั้งค่า

    ชื่อ

    ใส่ชื่อที่อธิบายพารามิเตอร์ เช่น วันที่เริ่ม

    รูปแบบ

    เลือกรูปแบบที่แสดงชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลพารามิเตอร์ ตัวอย่างเช่น เลือก วันทั่วไป สำหรับเขตข้อมูลวัน

  5. บันทึกฟอร์มและตั้งชื่อ เช่น เกณฑ์ฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 2: สร้างโค้ดโมดูลเพื่อตรวจสอบว่าฟอร์มพารามิเตอร์โหลดแล้วหรือยัง

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม แมโครและโค้ด ให้คลิก โมดูล หมายเหตุ ถ้าคุณใช้ Access 2007 บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม อื่นๆ ให้คลิก โมดูล

    โมดูลใหม่เปิดขึ้นใน Visual Basic Editor

  2. พิมพ์หรือวางโค้ดต่อไปนี้ลงใน Visual Basic Editor:

    Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean
    Dim oAccessObject As AccessObject
    Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName)
    If oAccessObject.IsLoaded Then
    If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then
    IsLoaded = True
    End If
    End If
    End Function
  3. บันทึกโมดูลด้วยชื่อที่ไม่ซ้ำ แล้วปิด Visual Basic Editor

ขั้นตอนที่ 3: สร้างแมโครที่ควบคุมฟอร์มและรายงาน

ด้วยการใช้ฟีเจอร์แมโครย่อยของแมโคร Access เราสามารถกำหนดขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมดในการทำด้วยแมโครเดียว เราจะสร้างสี่แมโครย่อย - เปิดกล่องโต้ตอบ ปิดกล่องโต้ตอบ ตกลง และยกเลิก - เพื่อควบคุมงานต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับกระบวนงานนี้ ใช้สกรีนช็อตด้านล่างนี้เป็นแนวทาง สร้างแมโครใหมด้วยแมโครย่อยและแอคชันต่อไปนี้ หมายเหตุ ในตัวอย่างนี้ ฟอร์มพารามิเตอร์ของเราจะเรียกว่า เกณฑ์ฟอร์ม ปรับแมโครของคุณให้ตรงกับชื่อของฟอร์มคุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ คุณจะต้องแน่ใจว่าคลิก แสดงแอคชันทั้งหมด บนแท็บ ออกแบบ เพื่อดูแมโครแอคชันทั้งหมด

สกรีนช็อตของแมโคร Access ซึ่งมีสี่แมโครย่อยและแอคชัน

บันทึกและปิดแมโครดังกล่าว ตั้งชื่อแมโคร เช่น แมโครช่วงวันที่

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มปุ่มคำสั่ง ตกลง และ ยกเลิก ลงในฟอร์ม

  1. เปิดฟอร์มพารามิเตอร์ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้าในมุมมองออกแบบ

  2. ให้แน่ใจว่า ใช้ตัวช่วยสร้างควบคุม ในกลุ่ม ตัวควบคุม บนแท็บ ออกแบบ ไม่ถูกเลือก

  3. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก ปุ่ม

  4. วางตัวชี้ไว้ด้านล่างของกล่องข้อความบนฟอร์มของคุณ แล้วลากเพื่อสร้างปุ่มคำสั่ง ตกลง

  5. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่สามารถมองเห็นได้ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  6. ตั้งค่าคุณสมบัติของปุ่ม ตกลง ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้

    คุณสมบัติ

    การตั้งค่า

    ชื่อ

    ตกลง

    คำอธิบายภาพ

    ตกลง

    ค่าเริ่มต้น

    ใช่

    OnClick

    ตั้งชื่อแมโคร เช่น แมโครช่วงวันที่ ตกลง

  7. สร้างปุ่มคำสั่ง ยกเลิก และตั้งค่าคุณสมบัติ ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้

    คุณสมบัติ

    การตั้งค่า

    ชื่อ

    ยกเลิก

    คำอธิบายภาพ

    ยกเลิก

    OnClick

    ตั้งชื่อแมโคร เช่น แมโครช่วงวันที่ ยกเลิก

  8. บันทึกและปิดฟอร์มดังกล่าว

ขั้นตอนที่ 5: ใช้ข้อมูลฟอร์มเป็นเกณฑ์ในแบบสอบถาม

  1. เปิดแบบสอบถามที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้าในมุมมองออกแบบ

  2. ใส่เกณฑ์สำหรับข้อมูล ใช้วัตถุ ฟอร์ม ชื่อของฟอร์ม และชื่อของ ตัวควบคุม:

    • ตัวอย่างเช่น ในฐานข้อมูล Access (.accdb หรือ .mdb) สำหรับฟอร์มชื่อ เกณฑ์ฟอร์ม คุณใช้นิพจน์ต่อไปนี้เพื่ออ้างอิงถึงตัวควบคุมที่ชื่อว่า วันที่เริ่ม และ วันที่สิ้นสุด ในแบบสอบถาม:

      ระหว่าง [ฟอร์ม]![เกณฑ์ฟอร์ม]![วันที่เริ่ม] และ [ฟอร์ม]![เกณฑ์ฟอร์ม]![วันที่สิ้นสุด]

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มแมโครแอคชันในรายงานเหตุการณ์

  1. เปิดรายงานที่คุณต้องการใช้ในมุมมองออกแบบ

  2. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่สามารถมองเห็นได้ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของรายงานกำลังใช้แบบสอบถามพารามิเตอร์ที่คุณกำหนดไว้ก่อนหน้านี้

  4. ตั้งค่าคุณสมบัติรายงานเพิ่มอีกสองคุณสมบัติ ดังที่แสดงในตารางต่อไปนี้

    คุณสมบัติ

    การตั้งค่า

    OnOpen

    ตั้งชื่อแมโคร เช่น แมโครช่วงวันที่ เปิดกล่องโต้ตอบ

    OnClose

    ตั้งชื่อแมโคร เช่น แมโครช่วงวันที่ ปิดกล่องโต้ตอบ

    ในเหตุการณ์ Open ของรายงาน Access จะเรียกใช้แอคชันที่กำหนดไว้ในแมโครย่อย เปิดกล่องโต้ตอบ ของวัตถุ แมโครช่วงวันที่ ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณปิดรายงาน Access จะเรียกใช้แอคชันที่กำหนดไว้ในแมโครย่อย ปิดกล่องโต้ตอบ ของวัตถุ แมโครช่วงวันที่

  5. บันทึกและปิดรายงานดังกล่าว

ขั้นตอนที่ 7: ลองใช้งานดู

หลังจากที่คุณสร้างวัตถุของ Access ทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลาลองใช้ เปิดรายงานของคุณใน มุมมองรายงาน หรือ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ แล้วสังเกตว่า ก่อน Access จะแสดงรายงาน ฟอร์มพารามิเตอร์ของคุณจะเปิดขึ้นมาในโหมดการโต้ตอบ ใส่เกณฑ์ที่จำเป็นลงในกล่องข้อความที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ จากนั้นคลิกปุ่มคำสั่ง ตกลง บนฟอร์ม จากนั้น Access จะซ่อนฟอร์ม (มองเห็นได้ = No) และเปิดรายงานที่มีข้อมูลที่ตรงกับเกณฑ์ของคุณ วิธีนี้ใช้งานได้เนื่องจากแบบสอบถามพารามิเตอร์ที่รายงานยึดตามสามารถอ่านค่าในตัวควบคุมบนฟอร์มที่ซ่อนอยู่ เมื่อคุณปิดรายงาน Access จะปิดฟอร์มพารามิเตอร์เช่นกัน

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×