ใช้ที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ใช้ที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

เมื่อคุณมีจดหมายจำนวนมากที่จะส่งให้ผู้อื่นในรายการที่ติดต่อ Outlook ของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนใน Word รายการที่ติดต่อ Outlook สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนได้ รายการที่ติดต่อคือสมุดที่อยู่ที่ใช้เพื่อเก็บและจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล

ดำเนินการจดหมายเวียนโดยใช้รายการที่ติดต่อ Outlook

ขั้นตอนสำคัญที่สุดในกระบวนการจดหมายเวียนคือการตั้งค่าและจัดเตรียมข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียน บัตรที่ติดต่อ Outlook มีข้อมูลพื้นฐาน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่อีเมล และข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และรูปถ่าย เมื่อต้องการเพิ่มที่ติดต่อเพิ่มเติมลงในสมุดที่อยู่ Outlook ของคุณ ให้ดูที่ เพิ่มที่ติดต่อ

เมื่อรายการที่ติดต่อ Outlook ของคุณพร้อมแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการจดหมายเวียนด้วย Word

  1. ในโฟลเดอร์ที่ติดต่อ Outlook บนแท็บ หน้าแรก ของ Ribbon ให้เลือก จดหมายเวียน

    ปุ่มจดหมายเวียนอยู่บนแท็บหน้าแรกในกลุ่มการกระทำ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ที่ติดต่อจดหมายเวียน ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ แล้วเลือก ชนิดเอกสาร ที่คุณต้องการสร้าง คลิก ตกลง

    เคลิกจดหมายเวียนบนแท็บหน้าแรกของโฟลเดอร์ที่ติดต่อเพื่อเริ่มจดหมายเวียน

    หมายเหตุ: 

    • ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายเวียนถึงที่ติดต่อที่เลือกเท่านั้น ให้เลือกปุ่มตัวเลือก เฉพาะที่ติดต่อที่เลือก คุณต้องเลือกที่ติดต่อเหล่านั้นก่อนที่คุณจะมาถึงจุดนี้ ดังนั้น ถ้าคุณยังไม่ได้เลือก ให้เลือก ยกเลิก แล้วย้อนกลับไปยังโฟลเดอร์ที่ติดต่อ เลือกที่ติดต่อแล้วเริ่มต้นใหม่อีกครั้งตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1

    • ถ้าคุณสร้างและบันทึกเอกสารเวียนของ Word อยู่แล้ว ให้เปลี่ยนปุ่มตัวเลือกเป็น เอกสารที่มีอยู่ แล้วระบุเอกสารนั้น มิฉะนั้น ให้เลือกปุ่มตัวเลือก เอกสารใหม่ ไว้ แล้ว Word จะพร้อมท์ให้คุณสร้างเอกสารเมื่อคุณไปถึงขั้นตอนที่ 3

    • ถ้าคุณต้องการใช้รายชื่อนี้อีกครั้งในอนาคต ให้เลือกกล่อง ไฟล์ถาวร แล้วตั้งชื่อไฟล์ที่ติดต่อของคุณเพื่อบันทึก ซึ่งจะมีประโยชน์อย่างมาก ถ้าคุณเลือกรายชื่อที่ติดต่อเฉพาะเพื่อส่งจดหมายเวียนและต้องการใช้รายชื่ออีกครั้งโดยไม่ต้องเลือกที่ติดต่อด้วยตนเองทุกครั้ง

  3. Microsoft Word จะเปิดขึ้น ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 2 คุณจะมีเอกสารผสานที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือเอกสารว่างใหม่ พิมพ์ข้อความใดก็ได้ที่คุณต้องการให้ปรากฏบนเอกสารที่ผสานกันทั้งหมดของคุณ

    หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการจดหมายเวียน บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือกเริ่มจดหมายเวียน>ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน คุณสามารถอ้างอิงข้อมูลในบทความนี้ได้เมื่อคุณมาถึงขั้นตอนที่ 3 ในตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน เลือกผู้รับ

  4. แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนที่ดึงข้อมูลจากรายชื่อที่ติดต่อ Outlook ลงในเอกสารของคุณ

    หมายเหตุ: ตัวอย่างของเขตข้อมูลจดหมายเวียนจะมี:

    • บล็อกที่อยู่ ใช้เพื่อเพิ่มชื่อและที่อยู่ของผู้รับจากรายชื่อที่ติดต่อ Outlook ของคุณเพื่อส่งจดหมายหรืออีเมล

      บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่

    • บรรทัดแสดงคำทักทาย ใช้เพื่อเพิ่มคำทักทาย (เช่น เรียน คุณมลิกา) ลงในจดหมายหรืออีเมล

      บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขียนและแทรก ให้เลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    กลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูลช่วยให้คุณแทรกเขตข้อมูลลงในเอกสารเวียน

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ดู แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

  5. เมื่อเอกสารของคุณพร้อมแล้ว ให้เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ จากนั้นเลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อดูแต่ละสำเนาของเอกสาร

  6. เมื่อต้องการทำกระบวนการจดหมายเวียนให้เสร็จ ในกลุ่ม เสร็จสิ้น ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน แล้วเลือก พิมพ์เอกสาร หรือ ส่งข้อความอีเมล

บันทึกจดหมายเวียนของคุณ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารดังกล่าวจะยังคงเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลของคุณ

เมื่อต้องการนำเอกสารจดหมายเวียนของคุณมาใช้ใหม่

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมท์ให้คุณเก็บการเชื่อมต่อ

เมื่อต้องการแก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อเรียงลำดับ กรอง เลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

คุณมีคำถามเกี่ยวกับการผสานกับเอกสาร Word ที่เรายังไม่ได้ตอบที่นี่หรือไม่

โพสต์คำถามในฟอรั่มชุมชน Word

ช่วยเราปรับปรุง Outlook

คุณมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถปรับปรุงจดหมายเวียน (หรือฟีเจอร์อื่นๆ) ของ Outlook หรือไม่ ถ้ามีโปรดไปที่ Outlook User Voice แล้วแจ้งให้เราทราบ!

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

จดหมายเวียน - บทช่วยสอนแบบวิดีโอ 10 นาทีฟรี
จดหมายเวียนที่มีซองจดหมาย

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×