ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อมูลไปยัง Word

จดหมายเวียนเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมที่จะทำให้ข้อมูล Access ของคุณใช้งานได้ วิดีโอนี้จะแสดงให้คุณเห็นวิธีการสร้างฟอร์มจดหมายแบบปกติใน Word 2013 โดยเริ่มต้นด้วยคำสั่ง Word Merge ใน Access 2013 หรือถ้าคุณต้องการ ให้ลองดูขั้นตอนพื้นฐานที่ด้านล่างของวิดีโอ

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

ในวิดีโอ

นี่เป็นขั้นตอนทั่วไปสำหรับสร้างจดหมายเวียน Word จากภายใน Access

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ซึ่งมีที่อยู่ต่างๆ ที่คุณต้องการผสานกับ Word

  2. ถ้าบานหน้าต่างนำทางไม่ได้เปิดอยู่ ให้กด F11 เพื่อเปิดขึ้นมา

  3. เลือกตารางหรือคิวรีที่มีที่อยู่นั้น ถ้าเขตข้อมูลที่อยู่กระจายอยู่ในหลายๆ ตาราง ให้ สร้างคิวรี ที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการ และเลือกคิวรีนั้นสำหรับกระบวนการผสาน

  4. คลิก ข้อมูลภายนอก > Word Merge

  5. เลือกว่าคุณต้องการให้ตัวช่วยสร้างดังกล่าวผสานที่อยู่ต่างๆ ลงในเอกสาร Word ที่มีอยู่แล้ว หรือเริ่มต้นด้วยเอกสารเปล่าที่สร้างใหม่

  6. คลิก ตกลง

Word จะเริ่มทำงานและแสดงแท็บ การส่งจดหมาย และบานหน้าต่าง จดหมายเวียน

  1. ทำตามขั้นตอนต่างๆ ของตัวช่วยสร้างด้วยการคลิกลิงก์ ถัดไป และ ก่อนหน้า ที่ด้านล่างของบานหน้าต่าง จดหมายเวียน

  2. ในขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยสร้าง คุณไม่จำเป็นต้องเลือกรายชื่อผู้รับ ซึ่งจะมีการระบุไว้เมื่อคุณเลือกข้อมูลนั้นใน Access อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการปรับแต่งรายชื่อให้เหมาะสมด้วยการคลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ ในกล่องที่เปิดขึ้น คุณสามารถเอาผู้รับแต่ละรายออกจากการผสาน ใช้ตัวกรอง เรียงลำดับรายชื่อ และอื่นๆ ได้

  3. ในขั้นตอนที่ 4 ของตัวช่วยสร้าง ให้เขียนจดหมาย (ยกเว้นกรณีที่คุณกำลังทำงานกับเอกสารที่มีอยู่)

  4. วางเคอร์เซอร์ในเอกสารที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่อยู่ปรากฏขึ้น และคลิก ช่องที่อยู่ บรรทัดแสดงคำทักทาย หรือ รายการเพิ่มเติม ในบานหน้าต่าง จดหมายเวียน เพื่อแทรกข้อมูล Access ลงในเอกสารนั้น ในกล่องที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการ แล้วคลิก จับคู่เขตข้อมูล เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลนั้นตรงกันอย่างถูกต้องแล้ว

  5. ในขั้นตอนที่ 5 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิกปุ่ม ถัดไป (>>) และ ก่อนหน้า (<<) เพื่อแสดงตัวอย่างของข้อมูลที่ผสานว่าจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อคุณพิมพ์เอกสารออกมา

  6. ในขั้นตอนที่ 6 ของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก พิมพ์ และเลือกตัวเลือกการพิมพ์ที่คุณต้องการ

  7. บันทึกและปิดเอกสาร Word

    หมายเหตุ: 

    • ถ้าคุณจำเป็นต้องย้อนกลับมาและปรับแต่งการตั้งค่าการผสานใดๆ หลังจากดำเนินการกับตัวช่วยสร้างเสร็จสมบูรณ์แล้ว การดำเนินการทั้งหมดจะมีให้ใช้งานบนแท็บ การส่งจดหมาย ใน Word

    • ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบในฐานข้อมูล Access คุณอาจจำเป็นต้องปรับการตั้งค่าการผสานบางอย่างใน Word เพื่อให้การผสานทำงานอย่างถูกต้องอีกครั้ง

    • ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนถูกออกแบบมาสำหรับการทำงานร่วมกับข้อมูลที่อยู่ทางไปรษณีย์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนเพื่อผสานข้อมูลชนิดใดๆ กับ Word ได้ เช่น ระเบียนสินค้าคงคลัง งานต่างๆ หรือข้อมูลใดก็ตามที่คุณจัดเก็บไว้ใน Access

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์จดหมายเวียนใน Word ให้ดูบทความเหล่านี้

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×