ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

ถ้าคุณมีข้อความที่จะส่งให้บุคคลหลายคนทางอีเมลที่คุณต้องการทำให้เป็นส่วนบุคคลสำหรับผู้รับแต่ละคน ให้ใช้จดหมายเวียน คุณสามารถสร้างชุดของข้อความอีเมลสำหรับแต่ละบุคคลที่ถูกจัดรูปแบบเหมือนกัน และใช้ข้อความและกราฟิกเดียวกัน เฉพาะส่วนที่กำหนดของข้อความอีเมลที่ต่างกันเท่านั้นที่ถูกทำให้เป็นส่วนบุคคล จดหมายเวียนทำให้ผู้รับข้อความแต่ละคนเป็นผู้รับเพียงคนเดียว ซึ่งต่างจากการออกอากาศข้อความไปยังกลุ่มบุคคล

ไฟล์สามไฟล์ในจดหมายจะผสานกระบวนการเข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นเอกสารหลักบวกกับรายการการส่งจดหมายที่ผลิตชุดของจดหมายหรือข้อความอีเมล ซองจดหมาย หรือป้ายกำกับ

มีเอกสารสามประเภทที่เกี่ยวข้องกับการสร้างข้อความอีเมลโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน

  • เอกสารหลักของคุณ
    เอกสารนี้คือข้อความอีเมลของคุณ ซึ่งจะมีข้อความและกราฟิก (ตัวอย่างเช่น โลโก้หรือรูปภาพ) ที่เหมือนกันในเอกสารที่ผสานทุกเวอร์ชัน

  • รายการผู้รับของคุณ
    เอกสารนี้มีข้อมูลที่ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลบนจดหมาย ตัวอย่างเช่น รายชื่อผู้รับของคุณจะมีชื่อ และเอกสารหลักเป็นข้อความอีเมลที่จะส่งไปยังชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารผสานของคุณ
    เอกสารนี้เป็นการผสมของเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับ จดหมายเวียนจะดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับและใส่ลงในเอกสารหลัก ทำให้มีเอกสารที่ผสานที่เป็นส่วนบุคคลสำหรับแต่ละบุคคลในรายชื่อผู้รับ

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

พิมพ์เนื้อหาข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่งให้ทุกคนใน Word ก่อนที่คุณจะเริ่ม ถ้าคุณต้องการบอกคนอื่นเกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ใส่ชื่อ วันที่ เวลา และสถานที่ของกิจกรรม รายละเอียดกิจกรรมเหล่านั้นเป็นข้อมูลสำคัญที่ทุกคนควรทราบ

  • บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มต้นจดหมายเวียน ให้เลือก เริ่มต้นจดหมายเวียน > ข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเริ่มต้นจดหมายเวียนและรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานสำหรับชนิดจดหมายเวียนที่คุณต้องการใช้

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับของคุณ

ในการส่งอีเมล จะต้องติดตั้งโปรแกรมอีเมลที่รองรับ MAPI เช่น Outlook หรือ Gmail ถ้าคุณใช้ MAPI Outlook ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวอร์ชันของ Word และ Outlook ของคุณตรงกัน

รายชื่อผู้รับคือแหล่งข้อมูลของคุณ สามารถเป็นไดเรกทอรีของที่ติดต่อ Outlook ฐานข้อมูล Access หรือรายการที่อยู่ Office ซึ่งมีระเบียนที่ Word ใช้เพื่อดึงข้อมูลเพื่อสร้างข้อความอีเมลของคุณ


เคล็ดลับ

ขั้นตอนที่ 3: ลิงก์รายชื่อผู้รับของคุณไปยังข้อความอีเมล

ในตอนนี้ ถึงเวลาเลือกผู้รับของคุณจากแหล่งข้อมูล (รายการที่อยู่) ตรวจสอบให้แน่ใจแหล่งข้อมูลของคุณมีคอลัมน์อีเมลแอดเดรสและมีอีเมลแอดเดรสของแต่ละบุคคลที่คุณส่งอีเมลไปให้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เลือกผู้รับ แล้วเลือกตัวเลือก

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ ให้เลือก พิมพ์รายชื่อใหม่ และสร้างรายชื่อ

      หรือ

    • ถ้ารายชื่อผู้รับอยู่ในสเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล Access หรือไฟล์ข้อมูลประเภทอื่นๆ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ แล้วเรียกดูรายชื่อของคุณและเลือก เปิด

      หรือ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้เลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น

  4. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ ชื่อไฟล์ แล้วเลือก บันทึก


แก้ไขรายชื่อผู้รับของคุณ

ถ้าคุณกำลังส่งข้อความอีเมลไปให้ทุกคนในรายชื่อ ให้ไปยังขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาที่เป็นส่วนบุคคลไปยังข้อความอีเมล ถ้าคุณต้องการส่งอีเมลให้บางคนในรายชื่อ คุณสามารถทำให้รายชื่อของคุณแคบลงได้ โดยใช้ขั้นตอนของ แก้ไขรายชื่อผู้รับของคุณ

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งแก้ไขรายชื่อผู้รับเป็นส่วนที่เน้น

  2. ตรวจสอบชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้ได้รับข้อความอีเมลของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

คุณยังสามารถเรียงลำดับหรือกรองรายชื่อเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาชื่อและที่อยู่ได้

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาที่เป็นส่วนบุคคลไปยังข้อความอีเมล

ทำให้แต่ละข้อความอีเมลเป็นส่วนบุคคลโดยการเพิ่มชื่อและที่อยู่ของบุคคล แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มรายละเอียดเหล่านี้คือแทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลักของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่

    เขตข้อมูลผสาน Insert Address Block

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ให้เลือกรูปแบบของชื่อผู้รับที่ต้องการให้ปรากฎในอีเมล

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

  3. เลือก ตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสาน

  4. ในกลุ่ม เขียนและแทรก ให้เลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งบรรทัดแสดงคำทักทายเป็นส่วนที่เน้น

  5. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการใช้

  6. เลือก ตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสาน

  7. เลือก ไฟล์ > บันทึก เพื่อเก็บอีเมลของคุณ

    หมายเหตุ: คุณจำเป็นต้องจัดรูปแบบอีเมลของคุณด้วยตนเองหลังจากการแทรกเขตข้อมูล

คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ จากแหล่งข้อมูลของคุณไปยังข้อความอีเมล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

ตรวจสอบชื่อของเขตข้อมูลผสาน

    ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Word พบชื่อและที่อยู่ในรายชื่อผู้รับของคุณ

    1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก จับคู่เขตข้อมูล

      เคล็ดลับ: เขตข้อมูลผสาน ยังสามารถเปิดได้จากกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ที่คุณใช้เพื่อเพิ่มบล็อกที่อยู่ไปยังเอกสารหลัก

    2. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ตรวจสอบเขตข้อมูลระเบียนที่ปรากฎขึ้นในรายการว่าตรงกับชื่อของส่วนหัวคอลัมน์สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ

      กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล

      หมายเหตุ: มีสองคอลัมน์ในกล่องโต้ตอบ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ทางซ้ายคือรายการของชื่อทั่วไปในระเบียนธุรกิจ คอลัมน์ทางขวาคือชื่อเขตข้อมูลของชื่อทั่วไปที่แมปไปยังส่วนหัวคอลัมน์ในไฟล์แหล่งข้อมูลของคุณ

    3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

      • ถ้าชื่อเขตข้อมูลแสดงส่วนหัวคอลัมน์ที่ตรงกับที่คุณใช้สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ไม่ต้องทำอะไร

        หรือ

      • ถ้า (ไม่ตรงกัน) ปรากฎขึ้นในชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการจับคู่กับส่วนหัวคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ทำซ้ำเท่าที่จำเป็น

    4. เลือก ตกลง


    จัดรูปแบบเขตข้อมูลจดหมายเวียน

    เมื่อต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ขนาดฟอนต์ หรือระยะห่างของเนื้อหาที่ผสาน ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานแล้วทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ

    1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ให้เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อสลับจากผลลัพธ์ที่ผสานกลับเป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียนในจดหมายของคุณ

      ใน Word บนแท็บการส่งอีเมล กลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    2. เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน

      เขตข้อมูล ช่องที่อยู่ที่เลือก

    3. บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือกฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่คุณต้องการใช้

      ใน Word บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ให้เลือกฟอนต์และขนาดของฟอนต์

    4. บนแท็บ เค้าโครงหน้า (Word 2013) หรือแท็บ เค้าโครง (Word 2016) ให้เลือกระยะห่างย่อหน้าที่คุณต้องการ

      ใน Word บนแท็บเค้าโครง ในกลุ่มย่อหน้า ให้ตั้งค่าระยะห่าง

      หมายเหตุ: เนื่องจาก Word จะถือว่าแต่ละบรรทัดในบล็อกที่อยู่เป็นย่อหน้า ดังนั้นคุณอาจต้องการลดระยะห่างระหว่างบรรทัด

ขั้นตอนที่ 5: แสดงตัวอย่างและสิ้นสุด

หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลผสานไปยังเอกสารหลักของคุณ คุณพร้อมที่จะแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ผสาน เมื่อคุณพอใจกับตัวอย่างแล้ว ให้เสร็จสิ้นการผสาน

  1. เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและที่อยู่ในเนื้อหาจดหมายของคุณถูกต้อง

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการไปยังจุดเริ่มต้นของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน แรกสุด ปุ่มระเบียนแรกสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธจดหมายเวียน และเมื่อต้องการไปที่จุดสิ้นสุดของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน สุดท้าย ปุ่มระเบียนสุดท้ายสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธจดหมายเวียน

  2. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > ส่งข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

  3. ในกล่อง ถึง ให้เลือกชื่อของคอลัมน์อีเมลแอดเดรสในรายการของคุณ

    หมายเหตุ: Word ส่งข้อความเฉพาะไปยังแต่ละอีเมลแอดเดรส คุณไม่สามารถ Cc หรือ Bcc ผู้รับรายอื่นและคุณไม่สามารถเพิ่มสิ่งที่แนบในอีเมลได้

  4. ในกล่อง บรรทัดชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ บรรทัดชื่อเรื่อง ของข้อความ

  5. ในกล่อง รูปแบบจดหมาย ให้เลือก HTML (การตั้งค่าเริ่มต้น) หรือ ข้อความปกติ เพื่อส่งเอกสารเป็นเนื้อหาของข้อความอีเมล

    สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณส่งข้อความอีเมลเป็นข้อความปกติ เอกสารหลักจะไม่มีการจัดรูปแบบข้อความหรือกราฟิก

  6. ภายใต้ ส่งระเบียน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นเพื่อผสานและส่งระเบียน ทั้งหมด

      หรือ

    • เลือก ระเบียนปัจจุบัน และจะมีเพียงเฉพาะระเบียนที่อยู่บนหน้าจอของคุณเท่านั้นที่ส่งข้อความ

      หรือ

    • เลือกตัวเลือกสุดท้าย และในกล่อง จาก ให้ใส่ หมายเลขระเบียน เพื่อเริ่มต้นการผสาน และในกล่อง ถึง ให้ใส่ หมายเลขระเบียน เพื่อสิ้นสุดการผสาน

      หมายเหตุ: อีเมลจะไม่ถูกส่งด้วยหมายเลขระเบียนที่ยกเว้นจากช่วง จาก-ถึง

  7. เลือก ตกลง เพื่อใช้จดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกข้อความที่เป็นส่วนบุคคล

บันทึกข้อความอีเมลถ้าคุณวางแผนที่จะใช้ข้อความสำหรับจดหมายเวียนอื่น

เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลัก คุณจะบันทึกการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก ครั้งถัดไปที่คุณเปิดเอกสารหลัก Word จะพร้อมท์ให้คุณเลือกว่าจะใช้การเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลนี้หรือไม่

  • ถ้าคุณเลือก ใช่ เอกสารที่เปิดจะแสดงข้อมูลที่ผสานกับระเบียนแรกสุด

  • ถ้าคุณเลือก ไม่ใช่ การเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลักและแหล่งข้อมูลจะถูกยกเลิก เอกสารหลักของอีเมลจะกลายเป็นเอกสาร Word มาตรฐาน

ดูเพิ่มเติม

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×