ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

ถ้าคุณมีข้อความที่จะส่งให้บุคคลหลายคนทางอีเมลที่คุณต้องการทำให้เป็นส่วนบุคคลสำหรับผู้รับแต่ละคน ให้ใช้จดหมายเวียน คุณสามารถสร้างชุดของข้อความอีเมลสำหรับแต่ละบุคคลที่ถูกจัดรูปแบบเหมือนกัน และใช้ข้อความและกราฟิกเดียวกัน เฉพาะส่วนที่กำหนดของข้อความอีเมลที่ต่างกันเท่านั้นที่ถูกทำให้เป็นส่วนบุคคล จดหมายเวียนทำให้ผู้รับข้อความแต่ละคนเป็นผู้รับเพียงคนเดียว ซึ่งต่างจากการออกอากาศข้อความไปยังกลุ่มบุคคล

ไฟล์สามไฟล์ในจดหมายจะผสานกระบวนการเข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นเอกสารหลักบวกกับรายการการส่งจดหมายที่ผลิตชุดของจดหมายหรือข้อความอีเมล ซองจดหมาย หรือป้ายกำกับ

มีเอกสารสามประเภทที่เกี่ยวข้องกับการสร้างข้อความอีเมลโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน

  • เอกสารหลักของคุณ
    เอกสารนี้คือข้อความอีเมลของคุณ ซึ่งจะมีข้อความและกราฟิก (ตัวอย่างเช่น โลโก้หรือรูปภาพ) ที่เหมือนกันในเอกสารที่ผสานทุกเวอร์ชัน

  • รายการผู้รับของคุณ
    เอกสารนี้มีข้อมูลที่ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลบนจดหมาย ตัวอย่างเช่น รายชื่อผู้รับของคุณจะมีชื่อ และเอกสารหลักเป็นข้อความอีเมลที่จะส่งไปยังชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารผสานของคุณ
    เอกสารนี้เป็นการผสมของเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับ จดหมายเวียนจะดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับและใส่ลงในเอกสารหลัก ทำให้มีเอกสารที่ผสานที่เป็นส่วนบุคคลสำหรับแต่ละบุคคลในรายชื่อผู้รับ

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

พิมพ์เนื้อหาข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่งให้ทุกคนใน Word ก่อนที่คุณจะเริ่ม ถ้าคุณต้องการบอกคนอื่นเกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ใส่ชื่อ วันที่ เวลา และสถานที่ของกิจกรรม รายละเอียดกิจกรรมเหล่านั้นเป็นข้อมูลสำคัญที่ทุกคนควรทราบ

  • บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มต้นจดหมายเวียน ให้เลือก เริ่มต้นจดหมายเวียน > ข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเริ่มต้นจดหมายเวียนและรายการตัวเลือกที่พร้อมใช้งานสำหรับชนิดจดหมายเวียนที่คุณต้องการใช้

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับของคุณ

ในการส่งอีเมล จะต้องติดตั้งโปรแกรมอีเมลที่รองรับ MAPI เช่น Outlook หรือ Gmail ถ้าคุณใช้ MAPI Outlook ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวอร์ชันของ Word และ Outlook ของคุณตรงกัน

รายชื่อผู้รับคือแหล่งข้อมูลของคุณ สามารถเป็นไดเรกทอรีของที่ติดต่อ Outlook ฐานข้อมูล Access หรือรายการที่อยู่ Office ซึ่งมีระเบียนที่ Word ใช้เพื่อดึงข้อมูลเพื่อสร้างข้อความอีเมลของคุณ


เคล็ดลับ

ขั้นตอนที่ 3: ลิงก์รายชื่อผู้รับของคุณไปยังข้อความอีเมล

ในตอนนี้ ถึงเวลาเลือกผู้รับของคุณจากแหล่งข้อมูล (รายการที่อยู่) ตรวจสอบให้แน่ใจแหล่งข้อมูลของคุณมีคอลัมน์อีเมลแอดเดรสและมีอีเมลแอดเดรสของแต่ละบุคคลที่คุณส่งอีเมลไปให้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เลือกผู้รับ แล้วเลือกตัวเลือก

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ ให้เลือก พิมพ์รายชื่อใหม่ และสร้างรายชื่อ

      หรือ

    • ถ้ารายชื่อผู้รับอยู่ในสเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล Access หรือไฟล์ข้อมูลประเภทอื่นๆ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ แล้วเรียกดูรายชื่อของคุณและเลือก เปิด

      หรือ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้เลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น

  4. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ ชื่อไฟล์ แล้วเลือก บันทึก


แก้ไขรายชื่อผู้รับของคุณ

ถ้าคุณกำลังส่งข้อความอีเมลไปให้ทุกคนในรายชื่อ ให้ไปยังขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาที่เป็นส่วนบุคคลไปยังข้อความอีเมล ถ้าคุณต้องการส่งอีเมลให้บางคนในรายชื่อ คุณสามารถทำให้รายชื่อของคุณแคบลงได้ โดยใช้ขั้นตอนของ แก้ไขรายชื่อผู้รับของคุณ

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งแก้ไขรายชื่อผู้รับเป็นส่วนที่เน้น

  2. ตรวจสอบชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้ได้รับข้อความอีเมลของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

คุณยังสามารถเรียงลำดับหรือกรองรายชื่อเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาชื่อและที่อยู่ได้

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาที่เป็นส่วนบุคคลไปยังข้อความอีเมล

ทำให้แต่ละข้อความอีเมลเป็นส่วนบุคคลโดยการเพิ่มชื่อและที่อยู่ของบุคคล แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มรายละเอียดเหล่านี้คือแทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลักของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่

    เขตข้อมูลผสาน Insert Address Block

  2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ให้เลือกรูปแบบของชื่อผู้รับที่ต้องการให้ปรากฎในอีเมล

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

  3. เลือก ตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสาน

  4. ในกลุ่ม เขียนและแทรก ให้เลือก บรรทัดแสดงคำทักทาย

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งบรรทัดแสดงคำทักทายเป็นส่วนที่เน้น

  5. ในกล่องโต้ตอบ แทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย ให้เลือกรูปแบบที่คุณต้องการใช้

  6. เลือก ตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสาน

  7. เลือก ไฟล์ > บันทึก เพื่อเก็บอีเมลของคุณ

    หมายเหตุ: คุณจำเป็นต้องจัดรูปแบบอีเมลของคุณด้วยตนเองหลังจากการแทรกเขตข้อมูล

คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ จากแหล่งข้อมูลของคุณไปยังข้อความอีเมล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

ตรวจสอบชื่อของเขตข้อมูลผสาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Word พบชื่อและที่อยู่ในรายชื่อผู้รับของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก จับคู่เขตข้อมูล

    เคล็ดลับ: เขตข้อมูลผสาน ยังสามารถเปิดได้จากกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ที่คุณใช้เพื่อเพิ่มบล็อกที่อยู่ไปยังเอกสารหลัก

  2. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ตรวจสอบเขตข้อมูลระเบียนที่ปรากฎขึ้นในรายการว่าตรงกับชื่อของส่วนหัวคอลัมน์สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ

    กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล

    หมายเหตุ: มีสองคอลัมน์ในกล่องโต้ตอบ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ทางซ้ายคือรายการของชื่อทั่วไปในระเบียนธุรกิจ คอลัมน์ทางขวาคือชื่อเขตข้อมูลของชื่อทั่วไปที่แมปไปยังส่วนหัวคอลัมน์ในไฟล์แหล่งข้อมูลของคุณ

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าชื่อเขตข้อมูลแสดงส่วนหัวคอลัมน์ที่ตรงกับที่คุณใช้สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ไม่ต้องทำอะไร

      หรือ

    • ถ้า (ไม่ตรงกัน) ปรากฎขึ้นในชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการจับคู่กับส่วนหัวคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ทำซ้ำเท่าที่จำเป็น

  4. เลือก ตกลง


จัดรูปแบบเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เมื่อต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ขนาดฟอนต์ หรือระยะห่างของเนื้อหาที่ผสาน ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานแล้วทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ให้เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อสลับจากผลลัพธ์ที่ผสานกลับเป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียนในจดหมายของคุณ

    ใน Word บนแท็บการส่งอีเมล กลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน

    เขตข้อมูล ช่องที่อยู่ที่เลือก

  3. บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือกฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่คุณต้องการใช้

    ใน Word บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ให้เลือกฟอนต์และขนาดของฟอนต์

  4. บนแท็บ เค้าโครงหน้า (Word 2013) หรือแท็บ เค้าโครง (Word 2016) ให้เลือกระยะห่างย่อหน้าที่คุณต้องการ

    ใน Word บนแท็บเค้าโครง ในกลุ่มย่อหน้า ให้ตั้งค่าระยะห่าง

    หมายเหตุ: เนื่องจาก Word จะถือว่าแต่ละบรรทัดในบล็อกที่อยู่เป็นย่อหน้า ดังนั้นคุณอาจต้องการลดระยะห่างระหว่างบรรทัด

ขั้นตอนที่ 5: แสดงตัวอย่างและสิ้นสุด

หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลผสานไปยังเอกสารหลักของคุณ คุณพร้อมที่จะแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ผสาน เมื่อคุณพอใจกับตัวอย่างแล้ว ให้เสร็จสิ้นการผสาน

  1. เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและที่อยู่ในเนื้อหาจดหมายของคุณถูกต้อง

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

    เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการไปยังจุดเริ่มต้นของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน แรกสุด ปุ่มระเบียนแรกสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธจดหมายเวียน และเมื่อต้องการไปที่จุดสิ้นสุดของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน สุดท้าย ปุ่มระเบียนสุดท้ายสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธจดหมายเวียน

  2. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > ส่งข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

  3. ในกล่อง ถึง ให้เลือกชื่อของคอลัมน์อีเมลแอดเดรสในรายการของคุณ

    หมายเหตุ: Word ส่งข้อความเฉพาะไปยังแต่ละอีเมลแอดเดรส คุณไม่สามารถ Cc หรือ Bcc ผู้รับรายอื่นและคุณไม่สามารถเพิ่มสิ่งที่แนบในอีเมลได้

  4. ในกล่อง บรรทัดชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ บรรทัดชื่อเรื่อง ของข้อความ

  5. ในกล่อง รูปแบบจดหมาย ให้เลือก HTML (การตั้งค่าเริ่มต้น) หรือ ข้อความปกติ เพื่อส่งเอกสารเป็นเนื้อหาของข้อความอีเมล

    สิ่งสำคัญ: ถ้าคุณส่งข้อความอีเมลเป็นข้อความปกติ เอกสารหลักจะไม่มีการจัดรูปแบบข้อความหรือกราฟิก

  6. ภายใต้ ส่งระเบียน ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้นเพื่อผสานและส่งระเบียน ทั้งหมด

      หรือ

    • เลือก ระเบียนปัจจุบัน และจะมีเพียงเฉพาะระเบียนที่อยู่บนหน้าจอของคุณเท่านั้นที่ส่งข้อความ

      หรือ

    • เลือกตัวเลือกสุดท้าย และในกล่อง จาก ให้ใส่ หมายเลขระเบียน เพื่อเริ่มต้นการผสาน และในกล่อง ถึง ให้ใส่ หมายเลขระเบียน เพื่อสิ้นสุดการผสาน

      หมายเหตุ: อีเมลจะไม่ถูกส่งด้วยหมายเลขระเบียนที่ยกเว้นจากช่วง จาก-ถึง

  7. เลือก ตกลง เพื่อใช้จดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกข้อความที่เป็นส่วนบุคคล

บันทึกข้อความอีเมลถ้าคุณวางแผนที่จะใช้ข้อความสำหรับจดหมายเวียนอื่น

เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลัก คุณจะบันทึกการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก ครั้งถัดไปที่คุณเปิดเอกสารหลัก Word จะพร้อมท์ให้คุณเลือกว่าจะใช้การเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลนี้หรือไม่

  • ถ้าคุณเลือก ใช่ เอกสารที่เปิดจะแสดงข้อมูลที่ผสานกับระเบียนแรกสุด

  • ถ้าคุณเลือก ไม่ใช่ การเชื่อมต่อระหว่างเอกสารหลักและแหล่งข้อมูลจะถูกยกเลิก เอกสารหลักของอีเมลจะกลายเป็นเอกสาร Word มาตรฐาน

ดูเพิ่มเติม

ถ้าคุณมีจดหมายที่จะส่งให้บุคคลหลายคนทางอีเมลที่คุณต้องการทำให้เป็นส่วนบุคคลสำหรับผู้รับแต่ละคน ให้ใช้จดหมายเวียน คุณสามารถสร้างชุดของข้อความอีเมลสำหรับแต่ละบุคคลที่ถูกจัดรูปแบบเหมือนกัน และใช้ข้อความเดียวกัน เฉพาะส่วนที่กำหนดของข้อความอีเมลที่ต่างกันเท่านั้นที่ถูกทำให้เป็นส่วนบุคคล จดหมายเวียน ต่างจากการออกอากาศข้อความไปยังกลุ่มบุคคล ทำให้ผู้รับข้อความแต่ละคนเป็นผู้รับเพียงคนเดียว

มีไฟล์สามประเภทที่เกี่ยวข้องกับการสร้างข้อความอีเมลโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน

  • เอกสารหลักของคุณ
    เอกสารนี้เป็นข้อความอีเมลของคุณ จะประกอบด้วยข้อความที่เหมือนกันของแต่ละเวอร์ชันของเอกสารผนวก

  • รายการผู้รับของคุณ
    เอกสารนี้เป็นแหล่งข้อมูลซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นสเปรดชีต Excel ที่ใช้เพื่อนำเข้าข้อมูลในข้อความอีเมลอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น รายชื่อผู้รับของคุณที่มีชื่อ เป็นต้น และเอกสารหลักเป็นข้อความอีเมลที่จะส่งไปยังชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารผสานของคุณ
    เอกสารนี้เป็นการผสมของเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับ จดหมายเวียนจะดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับและใส่ลงในเอกสารหลัก ทำให้มีเอกสารที่ผสานที่เป็นส่วนบุคคลสำหรับแต่ละบุคคลในรายชื่อผู้รับ

ขั้นตอนแรกของกระบวนการจดหมายเวียนคือการสร้างเอกสารหลัก

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย เลือก เริ่มจดหมายเวียน > ข้อความอีเมล

    อีเมลของจดหมายเวียน

  2. ใน Word พิมพ์ข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่งให้ทุกคน

แถวแรกของสเปรดชีต Excel ของคุณคือระเบียนหัวเรื่อง แต่ละคอลัมน์ในแถวมีป้ายชื่อที่ระบุประเภทของข้อมูล ตัวอย่าง ป้ายชื่อคอลัมน์อาจเป็น อีเมลแอดเดรสชื่อที่อยู่เมืองรัฐ และรหัสไปรษณีย์ แต่ละแถวมีระเบียนเดี่ยวของข้อมูลสำหรับผู้รับแต่ละรายตามลำดับ ไม่สามารถปล่อยให้แถวหรือคอลัมน์ว่างเปล่าในรายการได้

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการสร้างสเปรดชีต Excel ของสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณ ให้ส่งออกที่ติดต่อไปยังไฟล์ที่คั่นแบบแท็บ (.txt) จากนั้น เปิดไฟล์.txt ใน Excel สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ ส่งออก หรือเก็บถาวรรายการ Outlook ด้วยตนเอง

  1. ในแถวแรกของสเปรดชีต Excel พิมพ์ป้ายชื่อคอลัมน์สำหรับผู้รับของคุณ ตัวอย่างเช่น ในคอลัมน์แรก พิมพ์อีเมลแอดเดรส ใน คอลัมน์สอง พิมพ์ ชื่อ และในคอลัมน์สามพิมพ์ นามสกุล

    สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนำว่าคอลัมน์แรกให้ใส่อีเมลแอดเดรสของผู้รับ

  2. ในแถวที่สองและแถวอื่นๆ ถัดมา ให้พิมพ์ ที่อยู่อีเมลชื่อ และ นามสกุล ของผู้รับ

  3. ในเมนู ไฟล์ ให้เลือก บันทึก และใส่ชื่อไฟล์

    หมายเหตุ: โปรดจำตำแหน่งที่ตั้งของสเปรดชีตเอาไว้เนื่องจากคุณจะต้องเชื่อมโยงสเปรดชีตไปยังเอกสารจดหมายเวียนของคุณในภายหลัง

  4. บันทึกและปิดสเปรดชีต

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถทำจดหมายเวียนให้เสร็จสมบูรณ์ได้ถ้าคุณไม่ปิดสเปรดชีต Excel ที่มีรายการของคุณ หรือถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กอีกครั้งก่อนที่จดหมายเวียนจะเสร็จสิ้น

บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เลือกผู้รับ จากนั้นเลือกตัวเลือก

บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น เลือก​​ผู้รับ ไว้และมีรายการตัวเลือก

ตัวเลือก

คำอธิบาย

สร้างรายการใหม่

เริ่มรายการที่อยู่ใหม่ขณะคุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

ใช้รายการที่มีอยู่

ใช้ Excel สเปรดชีตหรือไฟล์ข้อมูลชนิดอื่นเป็นรายการที่อยู่ของคุณ

เลือกจาก Outlook ที่ติดต่อ

เลือกชื่อโดยตรงจากรายชื่อผู้ติดต่อ Outlook ให้เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

รายชื่อผู้ติดต่อของ Apple

เลือกชื่อโดยตรงจากสมุดรายชื่อ Apple เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

FileMaker Pro

นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล FileMaker Pro

สร้างรายการใหม่

ในกล่องโต้ตอบ เขตข้อมูลรายการแก้ไขWord จะสร้างเขตข้อมูลที่มีข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง เช่น ชื่อ นามสกุล และที่อยู่โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลของข้อความ ให้เพิ่มในตอนนี้ เพื่อที่คุณจะได้เติมลงในเขตข้อมูลได้เมื่อคุณพิมพ์รายการ

  1. ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูลใหม่ ให้พิมพ์ ชื่อของเขตข้อมูล ที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้น คลิก + (เครื่องหมายบวก)

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการย้าย จากนั้นใช้ลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อย้ายเขตข้อมูล

  2. เมื่อเขตข้อมูลทั้งหมดถูกตั้งค่าตามที่คุณต้องการแล้ว เลือก สร้าง เพื่อสร้างรายการใหม่

ใช้รายการที่มีอยู่

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิดเวิร์กบุ๊ค เลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการใช้ จากนั้น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ปล่อย ช่วงของเซลล์ ว่างไว้เพื่อใช้ทั้งสเปรดชีต

      หรือ

    • ใส่ช่วงของเซลล์สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการใช้

  3. เลือก ตกลง

เลือกจาก Outlook รายชื่อผู้ติดต่อ

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ถัดจาก รายการผู้รับจดหมายเวียนตาม ให้เลือก ระเบียนที่สมบูรณ์

  3. ในรายชื่อผู้ติดต่อ ให้เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

รายชื่อผู้ติดต่อของ Apple

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ใต้ รายชื่อกลุ่มผู้ติดต่อของ Apple เลือกกลุ่มที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

FileMaker Pro

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวคั่นระเบียนหัวกระดาษ เลือกตัวคั่นเขตข้อมูลเพื่อแยกแต่ละเขตข้อมูล และตัวคั่นระเบียนเพื่อแยกแต่ละระเบียนข้อมูล จากนั้นเลือก ตกลง

  1. ในแท็บ การส่งจดหมาย เลือก แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แทรกเขตข้อมูลผสาน ไว้

  2. ในเอกสารหลัก คลิกในกล่อง ลากเขตข้อมูลลงในกล่องหรือพิมพ์ข้อความ จากนั้นคลิกข้อความเพื่อนำออก

  3. เพิ่มและจัดรูปแบบเขตข้อมูลที่คุณต้องการใส่ไว้ในข้อความอีเมล และเลือก ตกลง

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อดูว่าจดหมายของคุณมีลักษณะอย่างไร

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ไว้

    หมายเหตุ: ใช้ลูกศรซ้ายและขวาบนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนผ่านข้อความอีเมลแต่ละข้อความ

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบเพิ่มเติม ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง อีกครั้ง ซึ่งทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลผสานออกได้

  3. เมื่อจดหมายมีลักษณะตามที่ต้องการ บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > ผสานไปยังอีเมล เพื่อเสร็จสิ้นการทำจดหมายเวียน

    เคล็ดลับ: ผสานไปยังอีเมล จะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณไม่ได้เลือกโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×