ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office
ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อความอีเมลจำนวนมาก

ก่อนที่คุณจะเริ่ม ให้เปิดเอกสารเปล่าใน Word แล้วพิมพ์เนื้อหาข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่ง

หากต้องการส่งอีเมล จะต้องติดตั้งโปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับ MAPI เช่น Outlook หรือ Gmail

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

  • ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ข้อความอีเมล

    เริ่มต้นจดหมายเวียนด้วยข้อความอีเมลที่เลือก

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

เคล็ดลับ

  • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน

  • ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel ให้จัดรูปแบบคอลัมน์รหัสไปรษณีย์หรือหมายเลขรหัสไปรษณีย์ให้เป็นตัวอักษรเพื่อรักษาให้เลขศูนย์ยังคงอยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ การจัดรูปแบบตัวเลข วันที่ และค่าอื่นๆ ของจดหมายเวียนใน Excel

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ และเป็นเวอร์ชันเดียวกับ Word

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งข้อมูลของคุณมีคอลัมน์ที่อยู่อีเมลและมีที่อยู่อีเมลของทุกคนที่คุณส่งอีเมลไปให้

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ

  2. เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไข จัดเรียง หรือกรองรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > บรรทัดแสดงคำทักทาย

  2. เลือกรูปแบบที่คุณต้องการใช้

  3. เลือก ตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสาน

  4. เลือก ไฟล์ > บันทึก

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ จากแหล่งข้อมูลไปยังข้อความอีเมลของคุณได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

หมายเหตุ: คุณจำเป็นต้องจัดรูปแบบอีเมลของคุณด้วยตนเองหลังจากการแทรกเขตข้อมูล

ถ้าที่อยู่ของคุณหรือเขตข้อมูลอื่นๆ มีส่วนใดส่วนหนึ่งขาดหายไป ให้ดูที่ จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล เพื่อแก้ไข

เมื่อต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ขนาด หรือระยะห่างของเนื้อหาที่ผสาน ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานแล้วเปลี่ยนแปลงตามต้องการ

  1. เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกปุ่ม ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อดูชื่อและที่อยู่ในเนื้อหาจดหมายของคุณ

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > ส่งข้อความอีเมล

    สกรีนช็อตของแท็บส่งจดหมายใน Word แสดงคำสั่งเสร็จสิ้นและผสานและตัวเลือกของคำสั่ง

  3. ในกล่อง ถึง ให้เลือกคอลัมน์ที่อยู่อีเมลหรือเขตข้อมูลจากรายชื่ออีเมลของคุณ

    หมายเหตุ: Word ส่งข้อความส่วนตัวถึงแต่ละที่อยู่อีเมล คุณไม่สามารถสำเนาถึงหรือสำเนาลับถึงผู้รับคนอื่นๆ ได้ คุณสามารถรวมลิงก์ แต่ไม่สามารถเพิ่มไฟล์แนบในอีเมลได้

  4. ในกล่อง บรรทัดชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ บรรทัดชื่อเรื่อง ของข้อความ

  5. ในกล่อง รูปแบบจดหมาย ให้เลือก HTML (การตั้งค่าเริ่มต้น) หรือ ข้อความปกติ เพื่อส่งเอกสารเป็นเนื้อหาของข้อความอีเมล

  6. ภายใต้ ส่งระเบียน ให้เลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ระเบียนทั้งหมด (ค่าเริ่มต้น)

    • ระเบียนปัจจุบัน จะมีเพียงเฉพาะระเบียนที่อยู่บนหน้าจอของคุณเท่านั้นที่ส่งข้อความ

    • จาก และ ถึง ส่งเฉพาะช่วงของระเบียนเท่านั้น

  7. เลือก ตกลง เพื่อใช้จดหมายเวียน

ไปที่ ไฟล์ > บันทึก เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลัก คุณจะบันทึกการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลด้วย หากต้องการใช้ซ้ำ ให้เปิดเอกสารแล้วตอบ ใช่ เมื่อได้รับพร้อมท์เพื่อรักษาการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล

ดูเพิ่มเติม

ก่อนที่คุณจะเริ่ม ให้เปิดเอกสารเปล่าใน Word แล้วพิมพ์เนื้อหาข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่ง

หากต้องการส่งอีเมล จะต้องติดตั้งโปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับ MAPI เช่น Outlook หรือ Gmail

ขั้นตอนที่ 1: สร้างเอกสารหลักใน Word

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ข้อความอีเมล

    อีเมลของจดหมายเวียน

  2. ใน Word พิมพ์ข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่ง

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

เคล็ดลับ

  • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน

  • ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel ให้จัดรูปแบบคอลัมน์รหัสไปรษณีย์หรือหมายเลขรหัสไปรษณีย์ให้เป็นตัวอักษรเพื่อรักษาให้เลขศูนย์ยังคงอยู่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ การจัดรูปแบบตัวเลข วันที่ และค่าอื่นๆ ของจดหมายเวียนใน Excel

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ และเป็นเวอร์ชันเดียวกับ Word

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งข้อมูลของคุณมีคอลัมน์ที่อยู่อีเมลและมีที่อยู่อีเมลของทุกคนที่คุณส่งอีเมลไปให้

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ

  2. เลือกแหล่งข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้กับจดหมายเวียนได้

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึก

ถ้าคุณจำเป็นต้องแก้ไข จัดเรียง หรือกรองรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แทรกเขตข้อมูลผสาน แล้วเลือกเขตข้อมูลที่จะเพิ่ม

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แทรกเขตข้อมูลผสาน ไว้

  2. ในเอกสารหลักของคุณ ให้เลือก ลากเขตข้อมูลลงในกล่องหรือพิมพ์ข้อความ จากนั้นคลิกหรือแตะข้อความเพื่อนำออก

  3. เพิ่มและจัดรูปแบบเขตข้อมูลที่คุณต้องการใส่ไว้ในข้อความอีเมล และเลือก ตกลง

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดูว่าข้อความอีเมลมีลักษณะอย่างไร

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ไว้

    ใช้ลูกศรซ้ายและขวาบนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนผ่านข้อความอีเมลแต่ละข้อความ

  2. เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ อีกครั้ง เพื่อเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลผสานออก

  3. เมื่อพร้อมแล้ว ให้ไปที่ การส่งจดหมาย > เสร็จสิ้นและผสาน > ผสานไปยังอีเมล

    ผสานไปยังอีเมล ไม่สามารถใช้งานได้หากคุณไม่ได้เลือกโปรแกรมอีเมลเริ่มต้น

  4. เลือกเขตข้อมูลผสานถึง หัวเรื่อง และว่าจะส่งเป็นข้อความ, HTML หรือเป็นไฟล์แนบ เมื่อคุณส่งเป็นไฟล์แนบ อีเมลจะไม่มีเนื้อหา แต่ข้อความจะถูกส่งเป็นเอกสารแนบ

  5. เลือก จดหมายเวียนไปยังกล่องจดหมายออก

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×