ใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างข้อความอีเมลฟอร์มใน Word 2016 for Mac

ถ้าคุณมีจดหมายที่จะส่งให้บุคคลหลายคนทางอีเมลที่คุณต้องการทำให้เป็นส่วนบุคคลสำหรับผู้รับแต่ละคน ให้ใช้จดหมายเวียน คุณสามารถสร้างชุดของข้อความอีเมลสำหรับแต่ละบุคคลที่ถูกจัดรูปแบบเหมือนกัน และใช้ข้อความเดียวกัน เฉพาะส่วนที่กำหนดของข้อความอีเมลที่ต่างกันเท่านั้นที่ถูกทำให้เป็นส่วนบุคคล จดหมายเวียน ต่างจากการออกอากาศข้อความไปยังกลุ่มบุคคล ทำให้ผู้รับข้อความแต่ละคนเป็นผู้รับเพียงคนเดียว

มีไฟล์สามประเภทที่เกี่ยวข้องกับการสร้างข้อความอีเมลโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน

  • เอกสารหลักของคุณ
    เอกสารนี้เป็นข้อความอีเมลของคุณ จะประกอบด้วยข้อความที่เหมือนกันของแต่ละเวอร์ชันของเอกสารผนวก

  • รายการผู้รับของคุณ
    เอกสารนี้เป็นแหล่งข้อมูลซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นสเปรดชีต Excel ที่ใช้เพื่อนำเข้าข้อมูลในข้อความอีเมลอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น รายชื่อผู้รับของคุณที่มีชื่อ เป็นต้น และเอกสารหลักเป็นข้อความอีเมลที่จะส่งไปยังชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารผสานของคุณ
    เอกสารนี้เป็นการผสมของเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับ จดหมายเวียนจะดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับและใส่ลงในเอกสารหลัก ทำให้มีเอกสารที่ผสานที่เป็นส่วนบุคคลสำหรับแต่ละบุคคลในรายชื่อผู้รับ

ขั้นตอนแรกของกระบวนการจดหมายเวียนคือการสร้างเอกสารหลัก

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย เลือก เริ่มจดหมายเวียน > ข้อความอีเมล

    อีเมลของจดหมายเวียน

  2. ใน Word พิมพ์ข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่งให้ทุกคน

แถวแรกของสเปรดชีต Excel ของคุณคือระเบียนหัวเรื่อง แต่ละคอลัมน์ในแถวมีป้ายชื่อที่ระบุประเภทของข้อมูล ตัวอย่าง ป้ายชื่อคอลัมน์อาจเป็น อีเมลแอดเดรสชื่อที่อยู่เมืองรัฐ และรหัสไปรษณีย์ แต่ละแถวมีระเบียนเดี่ยวของข้อมูลสำหรับผู้รับแต่ละรายตามลำดับ ไม่สามารถปล่อยให้แถวหรือคอลัมน์ว่างเปล่าในรายการได้

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการสร้างสเปรดชีต Excel ของสมุดรายชื่อ Outlook ของคุณ ให้ส่งออกที่ติดต่อไปยังไฟล์ที่คั่นแบบแท็บ (.txt) จากนั้น เปิดไฟล์.txt ใน Excel สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูที่ ส่งออก หรือเก็บถาวรรายการ Outlook ด้วยตนเอง

  1. ในแถวแรกของสเปรดชีต Excel พิมพ์ป้ายชื่อคอลัมน์สำหรับผู้รับของคุณ ตัวอย่างเช่น ในคอลัมน์แรก พิมพ์อีเมลแอดเดรส ใน คอลัมน์สอง พิมพ์ ชื่อ และในคอลัมน์สามพิมพ์ นามสกุล

    สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนำว่าคอลัมน์แรกให้ใส่อีเมลแอดเดรสของผู้รับ

  2. ในแถวที่สองและแถวอื่นๆ ถัดมา ให้พิมพ์ ที่อยู่อีเมลชื่อ และ นามสกุล ของผู้รับ

  3. ในเมนู ไฟล์ ให้เลือก บันทึก และใส่ชื่อไฟล์

    หมายเหตุ: โปรดจำตำแหน่งที่ตั้งของสเปรดชีตเอาไว้เนื่องจากคุณจะต้องเชื่อมโยงสเปรดชีตไปยังเอกสารจดหมายเวียนของคุณในภายหลัง

  4. บันทึกและปิดสเปรดชีต

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถทำจดหมายเวียนให้เสร็จสมบูรณ์ได้ถ้าคุณไม่ปิดสเปรดชีต Excel ที่มีรายการของคุณ หรือถ้าคุณเปิดเวิร์กบุ๊กอีกครั้งก่อนที่จดหมายเวียนจะเสร็จสิ้น

บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เลือกผู้รับ จากนั้นเลือกตัวเลือก

บนแท็บ การส่งจดหมาย จะเน้น เลือก​​ผู้รับ ไว้พร้อมกับรายการตัวเลือก

ตัวเลือก

คำอธิบาย

สร้างรายการใหม่

เริ่มรายการที่อยู่ใหม่ขณะคุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

ใช้รายการที่มีอยู่

ใช้ Excel สเปรดชีตหรือไฟล์ข้อมูลชนิดอื่นเป็นรายการที่อยู่ของคุณ

เลือกจาก Outlook ที่ติดต่อ

เลือกชื่อโดยตรงจากรายชื่อผู้ติดต่อ Outlook ให้เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

รายชื่อผู้ติดต่อของ Apple

เลือกชื่อโดยตรงจากสมุดรายชื่อ Apple เป็นรายการที่อยู่ของคุณ

FileMaker Pro

นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล FileMaker Pro

สร้างรายการใหม่

ในกล่องโต้ตอบ เขตข้อมูลรายการแก้ไขWord จะสร้างเขตข้อมูลที่มีข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง เช่น ชื่อ นามสกุล และที่อยู่โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลของข้อความ ให้เพิ่มในตอนนี้ เพื่อที่คุณจะได้เติมลงในเขตข้อมูลได้เมื่อคุณพิมพ์รายการ

  1. ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูลใหม่ ให้พิมพ์ ชื่อของเขตข้อมูล ที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้น คลิก + (เครื่องหมายบวก)

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการย้าย จากนั้นใช้ลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อย้ายเขตข้อมูล

  2. เมื่อเขตข้อมูลทั้งหมดถูกตั้งค่าตามที่คุณต้องการแล้ว เลือก สร้าง เพื่อสร้างรายการใหม่

ใช้รายการที่มีอยู่

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิดเวิร์กบุ๊ค เลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการใช้ จากนั้น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ปล่อย ช่วงของเซลล์ ว่างไว้เพื่อใช้ทั้งสเปรดชีต

      หรือ

    • ใส่ช่วงของเซลล์สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการใช้

  3. เลือก ตกลง

เลือกจาก Outlook รายชื่อผู้ติดต่อ

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ถัดจาก รายการผู้รับจดหมายเวียนตาม ให้เลือก ระเบียนที่สมบูรณ์

  3. ในรายชื่อผู้ติดต่อ ให้เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

รายชื่อผู้ติดต่อของ Apple

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ใต้ รายชื่อกลุ่มผู้ติดต่อของ Apple เลือกกลุ่มที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

FileMaker Pro

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวคั่นระเบียนหัวกระดาษ เลือกตัวคั่นเขตข้อมูลเพื่อแยกแต่ละเขตข้อมูล และตัวคั่นระเบียนเพื่อแยกแต่ละระเบียนข้อมูล จากนั้นเลือก ตกลง

  1. ในแท็บ การส่งจดหมาย เลือก แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แทรกเขตข้อมูลผสาน ไว้

  2. ในเอกสารหลัก คลิกในกล่อง ลากเขตข้อมูลลงในกล่องหรือพิมพ์ข้อความ จากนั้นคลิกข้อความเพื่อนำออก

  3. เพิ่มและจัดรูปแบบเขตข้อมูลที่คุณต้องการใส่ไว้ในข้อความอีเมล และเลือก ตกลง

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง เพื่อดูว่าจดหมายของคุณมีลักษณะอย่างไร

    บนแท็บ การส่งจดหมาย ที่เน้น แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ไว้

    หมายเหตุ: ใช้ลูกศรซ้ายและขวาบนแท็บ การส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนผ่านข้อความอีเมลแต่ละข้อความ

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบเพิ่มเติม ให้เลือก ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่าง อีกครั้ง ซึ่งทำให้คุณสามารถเพิ่มหรือเอาเขตข้อมูลผสานออกได้

  3. เมื่อจดหมายมีลักษณะตามที่ต้องการ บนแท็บ การส่งจดหมาย ให้เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > ผสานไปยังอีเมล เพื่อเสร็จสิ้นการทำจดหมายเวียน

    เคล็ดลับ: ผสานไปยังอีเมล จะไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณไม่ได้เลือกโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×