ใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างข้อความอีเมลของฟอร์มใน Word 2016 for Mac

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าคุณมีตัวอักษรการส่งไปยังผู้ใช้หลาย ๆ คนผ่านทางอีเมลที่คุณต้องการให้เป็นแบบส่วนตัวสำหรับผู้รับแต่ละ ใช้จดหมายเวียน คุณสามารถสร้างชุดของข้อความอีเมลที่เป็นแบบส่วนตัวที่ถูกจัดรูปแบบเหมือนกัน และใช้ข้อความเดียว เฉพาะเฉพาะส่วนของข้อความอีเมแตกต่างกัน และจะเป็นแบบส่วนตัว จดหมายเวียนซึ่งไม่เหมือนกับการออกอากาศข้อความไปยังกลุ่มของบุคคลซึ่งทำให้ผู้รับเพียงแต่ละชื่อผู้รับของข้อความ

ไฟล์สามขั้นตอนมีอยู่ในการสร้างข้อความอีเมลโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน:

  • เอกสารของคุณหลัก
    นี้เอกสารเป็นข้อความอีเมลของคุณ ประกอบด้วยข้อความที่มีเหมือนกันสำหรับแต่ละเวอร์ชันของเอกสารที่ผสาน

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    นี่คือแหล่งข้อมูล มักExcel สเปรดชีต ที่ใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลในข้อความอีเม รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีชื่อ เช่น และเอกสารหลักของคุณเป็นอีเมลที่จะส่งเพื่อชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารของคุณผสาน
    เอกสารนี้คือการ รวมเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับจดหมาย จดหมายเวียนดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมาย แล้ววางลงในเอกสารของคุณหลัก เป็นผลลัพธ์ในเอกสารที่ผสาน เป็นแบบส่วนตัวสำหรับแต่ละบุคคลในรายชื่อผู้รับจดหมาย

ขั้นตอนในกระบวนการจดหมายเวียนแรกคือการ สร้างเอกสารหลัก

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน >ข้อความอีเมล

    อีเมลของจดหมายเวียน

  2. ในWord พิมพ์ข้อความอีเมลที่คุณต้องการส่งให้กับทุกคน

แถวแรกในสเปรดชีตของคุณExcel เป็นระเบียนหัวกระดาษ แต่ละคอลัมน์ในแถวมีป้ายชื่อที่บ่งชี้ประเภทของข้อมูล ตัวอย่างเช่น ป้ายชื่อคอลัมน์ของคุณอาจเป็นที่อยู่อีเมลชื่อที่อยู่เมืองสถานะและรหัสไปรษณีย์ แต่ละแถวที่ตามมาประกอบด้วยระเบียนเดียวของข้อมูลสำหรับแต่ละชื่อผู้รับ ต้องไม่มีแถวว่างหรือคอลัมน์ในรายการใด ๆ

เคล็ดลับ: เมื่อต้องการทำให้สเปรดชีตExcel ของสมุดรายชื่อของOutlook ส่งออกติดต่อไปยังไฟล์ที่คั่นด้วยแท็บ (.txt) นั้นแล้ว เปิดไฟล์.txt ในExcel สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม เห็นส่งออก หรือเก็บถาวรรายการ Outlook ด้วยตนเอง

  1. ในแถวแรกของกระดาษคำนวณExcel พิมพ์ป้ายชื่อคอลัมน์สำหรับผู้รับของคุณ ตัวอย่าง ในคอลัมน์แรก พิมพ์ที่อยู่อีเมลของ ในคอลัมน์สอง พิมพ์ชื่อ และในคอลัมน์สาม พิมพ์นามสกุล

    สิ่งสำคัญ: ขอแนะนำว่า คอลัมน์แรกประกอบด้วยที่อยู่อีเมลของผู้รับแต่ละรายการ

  2. ในแถวที่สอง และต่อมา พิมพ์ของผู้รับที่อยู่อีเมลชื่อและนามสกุล

  3. บนเมนูไฟล์ เลือกบันทึก และใส่ชื่อไฟล์

    หมายเหตุ: โปรดจำไว้ที่ตำแหน่งที่ตั้งของกระดาษคำนวณ คุณต้องการเชื่อมโยงกับเอกสารจดหมายเวียนของคุณในภายหลัง

  4. บันทึก และปิดกระดาษคำนวณ

    หมายเหตุ: คุณไม่สามารถทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ ถ้าคุณไม่ต้องปิดกระดาษคำนวณExcel ที่ประกอบด้วยรายการของคุณ หรือ ถ้าคุณเปิดเอกสารอีกครั้งก่อนที่จดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์แล้ว

บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเลือกผู้รับ นั้นแล้ว เลือกตัวเลือก

บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกผู้รับจะ highlighed พร้อมกับรายการตัวเลือก

ตัวเลือก

คำอธิบาย

สร้างรายการใหม่

เริ่มต้นในรายการที่อยู่ใหม่ในขณะที่คุณกำลังตั้งค่าจดหมายเวียน

ใช้รายการที่มีอยู่

ใช้สเปรดชีตExcel หรือชนิดอื่นของไฟล์ข้อมูลเป็นรายการที่อยู่ของคุณ

เลือกจากที่ติดต่อOutlook

เลือกชื่อจากที่ติดต่อของคุณOutlook สำหรับรายการที่อยู่ของคุณโดยตรง

ที่ติดต่อของ Apple

เลือกชื่อจากสมุดรายชื่อของ Apple สำหรับรายการที่อยู่ของคุณโดยตรง

FileMaker Pro

นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล FileMaker Pro

สร้างรายการใหม่

ในกล่องโต้ตอบแก้ไขเขตข้อมูลรายการWord สร้างเขตข้อมูลสำหรับข้อมูลพื้นฐาน เช่นชื่อ นามสกุล และที่อยู่โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่นั่นคือเขตข้อมูลข้อความตัวอย่าง — เพิ่มแมโครนั้นเดี๋ยว เพื่อที่คุณสามารถกรอกข้อมูลในเขตข้อมูลเมื่อคุณพิมพ์รายการ

  1. ภายใต้ชื่อเขตข้อมูลใหม่ พิมพ์ชื่อของเขตข้อมูลคุณต้องการเพิ่ม จากนั้น คลิก + (เครื่องหมายบวก)

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล เลือกเขตข้อมูลคุณต้องการ ย้าย แล้วใช้ขึ้น หรือลูกศรเพื่อย้ายเขตข้อมูลลง

  2. เขตข้อมูลทั้งหมดถูกตั้งค่า ตามที่คุณต้อง เมื่อสร้าง เพื่อสร้างรายการใหม่

ใช้รายการที่มีอยู่

  1. เรียกดูไฟล์คุณต้องการใช้ แล้วเลือกเปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบเปิดเวิร์กบุ๊ก เลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการใช้ แล้ว ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ออกจากช่วงของเซลล์ เปล่าใช้สเปรดชีทั้งหมด

      หรือ

    • ใส่ช่วงของเซลล์สำหรับข้อมูลคุณต้องการใช้

  3. เลือก ตกลง

เลือกที่ติดต่อOutlook

  1. เลือกผู้รับของตัวกรอง เพื่อเลือกผู้รับคุณต้องการรวม

  2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกคิวรี ที่อยู่ถัดจากรายการผู้รับจดหมายเวียนโดย เลือกระเบียนทั้งหมด

  3. ในรายการติดต่อ เลือกติดต่อที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน นั้นแล้ว เลือกตกลง

ที่ติดต่อของ Apple

  1. เลือกผู้รับของตัวกรอง เพื่อเลือกผู้รับคุณต้องการรวม

  2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกคิวรี ภายใต้ที่ติดต่อกลุ่ม Apple เลือกกลุ่มคุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน นั้นแล้ว เลือกตกลง

การ Pro FileMaker

  1. เรียกดูไฟล์คุณต้องการใช้ แล้วเลือกเปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบตัวคั่นระเบียนหัว เลือกตัวคั่นเขตข้อมูลเพื่อแยกแต่ละเขตข้อมูลและตัวคั่นระเบียนเพื่อแยกระเบียนแต่ละข้อมูล นั้นแล้ว เลือกตกลง

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแทรกเขตข้อมูลผสาน นั้นแล้ว เลือกเขตข้อมูลคุณต้องการเพิ่ม

    บนแท็บการส่งจดหมาย แทรกเขตข้อมูลผสานจะถูกเน้น

  2. ในเอกสารของคุณหลัก คลิกในกล่องลากเขตข้อมูลลงในกล่องหรือพิมพ์ข้อความนี้ แล้ว คลิ กข้อความที่จะเอาออก

  3. เพิ่ม และจัดรูปแบบเขตข้อมูลคุณต้องการจะรวมอยู่ในข้อความอีเมล และเลือกตกลง

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดูลักษณะที่ปรากฏของข้อความอีเมล

    บนแท็บการส่งจดหมาย แสดงตัวอย่างผลลัพธ์จะถูกเน้น

    หมายเหตุ: ใช้ปุ่มลูกศรซ้าย และขวาบนแท็บการส่งจดหมาย เพื่อเลื่อนดูแต่ละข้อความอีเมล

  2. เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเพิ่มเติม เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ อีก ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม หรือเอาเขตข้อมูลผสาน

  3. เมื่อข้อความค้นหา วิธีที่คุณต้อง บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเสร็จสิ้นและผสาน >ผสานไปยังอีเมลของ จดหมายเวียนที่ทำให้เสร็จสมบูรณ์

    เคล็ดลับ: ผสานไปยังอีเมลที่ไม่พร้อมใช้งานถ้าคุณไม่ได้เลือกโปรแกรมอีเมลของคุณเริ่มต้น

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×