ใช้จดหมายเวียนเพื่อปรับเปลี่ยนแบบอักษรสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมาก

ใช้จดหมายเวียนเพื่อปรับเปลี่ยนแบบอักษรสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมาก

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

เมื่อคุณมีข้อความจำนวนมากเพื่อส่งไปยังบุคคลในรายการชื่อผู้รับจดหมายของคุณ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างชุดของตัวอักษรเป็นแบบส่วนตัว แต่ละตัวอักษรที่ผลิตมีเค้าโครงเหมือน จัดรูปแบบ ข้อความ และกราฟิก เฉพาะส่วนเฉพาะของตัวอักษรแตกต่างกัน และจะเป็นแบบส่วนตัว

ไฟล์สามขั้นตอนมีอยู่ในการสร้าง และพิมพ์ตัวอักษรโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน:

  • เอกสารหลัก
    เอกสารนี้ประกอบด้วยข้อความและกราฟิก (แผนโลโก้หรือรูป ตัวอย่าง) ที่เหมือนกันสำหรับแต่ละเวอร์ชันของเอกสารที่ผสาน เนื้อหาของตัวอักษรเป็นตัวอย่างของเนื้อหาที่เหมือนกันหรือไม่

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    นี่คือแหล่งข้อมูลที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลในจดหมาย รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีชื่อ ตัวอย่างเช่น และเอกสารหลักของคุณเป็นตัวอักษรที่จะระบุถึงชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารของคุณที่ผสาน
    เอกสารนี้เป็นการรวมเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับจดหมาย จดหมายเวียนดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมาย แล้ววางลงในเอกสารหลัก เกิดลสำหรับแต่ละตัวอักษรเป็นแบบส่วนตัวของคุณ

คุณสามารถศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการจดหมายเวียนสำหรับตัวอักษรในวิดีโอต่อไปนี้ที่เป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรม

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

ก่อนที่คุณเริ่มจดหมายเวียน เตรียมจดหมายของคุณ ถ้าคุณกำลังอนุญาตให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับเหตุการณ์กำลังมาถึง ตัวอย่าง รวมชื่อ วัน เวลา และตำแหน่งที่ตั้งของเหตุการณ์ รายละเอียดเหล่านั้นที่มีความสำคัญกับผู้รับจดหมายของคุณทั้งหมด ได้

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน เลือกเริ่มจดหมายเวียน >จดหมาย

    ใน Word บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน จากนั้น เลือกตัวเลือกการ

  2. ในWord พิมพ์เนื้อความของตัวอักษร (ตัวอย่างวิธีต่อไป) ที่คุณต้องการส่งให้กับทุกคน

    ตัวอย่างของตัวอักษรใน Word เพื่อใช้สำหรับจดหมายเวียนป้าย

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายเป็นแหล่งข้อมูลของคุณ อาจเป็นสเปรดชีตExcel ไดเรกทอรีของที่ติดต่อOutlook ฐานข้อมูลAccess หรือรายการอยู่Office ประกอบด้วยระเบียนที่Word ใช้เพื่อดึงข้อมูลจากการสร้างตัวอักษรของคุณ

เคล็ดลับ

  • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถสร้างในระหว่างการจดหมายเวียน ก่อนเริ่มดำเนินการกระบวนการจดหมายเวียน รวบรวมทั้งหมดของคุณระเบียนข้อมูล และเพิ่มลงในแหล่งข้อมูลของคุณ

  • ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีตExcel ทำให้แน่ใจว่าคอลัมน์สำหรับรหัสไปรษณีย์ หรือรหัสไปรษณีย์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อที่คุณไม่สูญเสียใด ๆ เลขศูนย์

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อของคุณOutlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่าOutlook เป็นโปรแกรมอีเมลของคุณเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณลงในเอกสารหลัก

ตอนนี้ คุณก็พร้อมที่จะเปิดแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ และเชื่อมโยงกับจดหมายของคุณ

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน เลือกเลือกผู้รับ จากนั้น เลือกตัวเลือกการ

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ใน กลุ่มผสานเริ่ม เลือกเลือกผู้รับ จากนั้น เลือกพิมพ์รายการใหม่

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย เลือกพิมพ์รายการใหม่ และสร้างใหม่ได้

      หรือ

    • ถ้ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณอยู่ในสเปรดชีตExcel ฐานข้อมูลAccess หรือชนิดอื่นของไฟล์ข้อมูล เลือกใช้รายการอยู่ แล้ว เรียกดูรายการของคุณ และเลือกเปิด

      หรือ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ที่ติดต่อOutlook เลือกเลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  3. เลือกไฟล์ >บันทึกเป็น

  4. ในกล่องชื่อไฟล์ พิมพ์ชื่อไฟล์นั้นแล้ว เลือกบันทึก


แก้ไขรายชื่อผู้รับ

ถ้าคุณกำลังสร้าง และพิมพ์ตัวอักษรสำหรับทุกคนในรายการของคุณ ไป "ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาลงในจดหมายของคุณ" ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายไปยังบุคคลที่ live ตัวอย่าง ภายในไมล์ 20 ของเหตุการณ์ที่คุณจะโฮสต์ แล้วใช้ตัวกรองเช่นรหัสไปรษณีย์หรือรหัสไปรษณีย์เมื่อต้องการจำกัดขอบเขตรายการ

  1. เลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ใน กลุ่มผสานเริ่ม เลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากชื่อของแต่ละบุคคลที่คุณต้องการได้รับข้อความอีเมลของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน มีตัวเลือกเพื่อปรับปรุงรายชื่อผู้รับ สองตัวเลือกใช้บ่อยที่สุดใน การเรียงลำดับ และกรองรายการเพื่อทำให้ง่ายต่อการค้นหาชื่อและที่อยู่ได้

ใน Word เอกสารจดหมายเวียน เลือกผู้รับแก้ไข และในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้การปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือกตัวเลือก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาเป็นแบบส่วนตัวไปตัวอักษรของคุณ

เพิ่มเนื้อหาลงในจดหมายของคุณที่อยู่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบุคคลที่รับนั่นคือตัวอย่างเช่น ของพวกเขาชื่อและที่อยู่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มรายละเอียดเหล่านี้เมื่อต้องการ แทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลักของคุณได้

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกช่องที่อยู่

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกช่องที่อยู่

  2. ในกล่องโต้ตอบแทรกช่องที่อยู่ เลือกรูปแบบสำหรับชื่อของผู้รับจะปรากฏในจดหมาย

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

  3. เลือก ตกลง

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูลักษณะที่ปรากฏอยู่ในจดหมาย ภายใต้การแสดงตัวอย่าง เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เลือกถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับจดหมายเวียนแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ หรือปุ่มการระเบียน ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับจดหมายเวียนแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ก่อนหน้า เพื่อย้ายไปตามระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณ

  4. ในกลุ่มเขียน และแทรก เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย

  5. ในกล่องโต้ตอบแทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย เลือกจัดรูปแบบคุณต้องการใช้

  6. เลือกตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสานในจดหมาย

  7. เลือกไฟล์ >บันทึก ไปยังรักษาจดหมาย (ตัวอย่างวิธีต่อไป) ที่คุณกำลังสร้างสำหรับจดหมายเวียน

    ตัวอย่างตัวอักษรจดหมายเวียนใน Word แสดงเขตข้อมูล "ช่องที่อยู่" และ "บรรทัดแสดงคำทักทาย" เขตข้อมูล

เมื่อต้องการแทรกข้อมูลแบบกำหนดเองในจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนทีละครั้ง


ตรวจสอบชื่อเขตข้อมูลผสาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าWord ค้นหาชื่อและที่อยู่ในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกจับคู่เขตข้อมูล

    เคล็ดลับ: เขตข้อมูลผสาน ยังสามารถเปิดได้จากกล่องโต้ตอบแทรกช่องที่อยู่ ที่คุณใช้ในการเพิ่มช่องที่อยู่การลงในเอกสารหลัก

  2. ในกล่องโต้ตอบเขตข้อมูลที่ตรงกับ ตรวจสอบว่า เขตข้อมูลระเบียนที่ปรากฏในรายการตรงกับชื่อของส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

    กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล

    หมายเหตุ: มีสองคอลัมน์ในกล่องโต้ตอบ คอลัมน์ด้านซ้ายคือ รายการของชื่อทั่วไปในระเบียนทางธุรกิจตัวอย่าง คอลัมน์ด้านขวาจะเป็นชื่อเขตข้อมูลสำหรับชื่อทั่วไปที่ถูกแมปไปยังส่วนหัวของคอลัมน์ในไฟล์แหล่งข้อมูลของคุณ

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าเขตข้อมูลชื่อตรงกับที่แสดงส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณใช้สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ทำสิ่งใด

      หรือ

    • ถ้า(ไม่ตรงกัน) ปรากฏในชื่อเขตข้อมูลที่คุณคาดว่าจะตรงกับส่วนหัวของคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลของคุณ เลือกลูกศรดรอปดาวน์ นั้นแล้ว เลือกชื่อเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ทำซ้ำตามความเหมาะสม

  4. เลือก ตกลง


จัดรูปแบบเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เมื่อต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ขนาด หรือระยะห่างของเนื้อหาผสาน เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน และทำการเปลี่ยนแปลงคุณต้องการ

  1. บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อสลับจากผลลัพธ์ที่ผสานกลับไปยังเขตข้อมูลจดหมายเวียนในจดหมายของคุณ

    ใน Word บนแท็บการส่งจดหมาย กลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน

    เขตข้อมูล ช่องที่อยู่ที่เลือก

  3. บนแท็บหน้าแรก เลือกฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่คุณต้องการใช้

    ใน Word บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ เลือกฟอนต์และขนาดฟอนต์

  4. บนแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ (Word 2013 ) หรือแท็บเค้าโครง (Word 2016 ), เลือกระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่คุณต้องการ

    ใน Word บนแท็บเค้าโครง ในกลุ่มย่อหน้า กำหนดระยะห่าง

    หมายเหตุ: เนื่องจากWord ถือว่าแต่ละรายการในบล็อกอยู่เป็นย่อหน้า คุณอาจต้องการลดระยะห่างระหว่างบรรทัด

ขั้นตอน 5 แสดงตัวอย่าง และพิมพ์ตัวอักษร

  1. เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ นั้นแล้ว เลือกถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับจดหมายเวียนแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ หรือปุ่มระเบียน ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับจดหมายเวียนแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ก่อนหน้า เพื่อให้แน่ใจว่า ชื่อและที่อยู่ในเนื้อความของตัวอักษรของคุณดูดี

    เคล็ดลับ: เมื่อต้อง การไปยังจุดเริ่มต้นของรายการ เลือกปุ่มระเบียน ปุ่มระเบียนแรกสำหรับจดหมายเวียนแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แรก and เพื่อไปยังจุดสิ้นสุดของรายการ เลือกปุ่มระเบียน ปุ่มระเบียนสุดท้ายสำหรับจดหมายเวียนแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ล่าสุด

  2. เลือกเสร็จสิ้น และผสาน >พิมพ์เอกสาร

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเสร็จสิ้น เลือกเสร็จสิ้นและผสาน แล้ว เลือกตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกจดหมายของคุณเป็นแบบส่วนตัว

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน ยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้สำหรับการส่งจดหมายจำนวนมากถัดไปของคุณ


เมื่อต้องการนำเอกสารจดหมายเวียนของคุณ

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือกใช่ เมื่อWord พร้อมท์ให้คุณสามารถเก็บการเชื่อมต่อ


เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่ในเอกสารจดหมายเวียน

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อเรียงลำดับ กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

ข้อมูลเพิ่มเติม

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×