ใช้จดหมายเวียนเพื่อปรับเปลี่ยนแบบอักษรสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมาก

ใช้จดหมายเวียนเพื่อปรับเปลี่ยนแบบอักษรสำหรับการส่งจดหมายจำนวนมาก

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

เมื่อคุณมีอีเมลจำนวนมากที่ต้องให้ผู้คนในรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างจดหมายส่วนบุคคลแบบเป็นชุดได้ จดหมายแต่ละฉบับที่ถูกสร้างขึ้นจะมีเค้าโครง การจัดรูปแบบ ข้อความ และกราฟิกเหมือนกัน เฉพาะส่วนที่เฉพาะเจาะจงของจดหมายเท่านั้นที่แตกต่างและปรับให้เข้ากับแต่ละคน

มีไฟล์สามไฟล์ที่เกี่ยวข้องในการสร้างและพิมพ์จดหมายโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน:

  • เอกสารหลักของคุณ
    เอกสารนี้มีข้อความและกราฟิก (โลโก้หรือรูป เป็นต้น) ที่เหมือนกันในเอกสารจดหมายเวียนทุกเวอร์ชัน เนื้อความของจดหมายคือตัวอย่างของเนื้อหาที่เหมือนกัน

  • รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ
    นี่คือแหล่งข้อมูลที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูลในจดหมาย รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณมีชื่อ ตัวอย่างเช่น และเอกสารหลักของคุณเป็นตัวอักษรที่จะระบุถึงชื่อในรายการของคุณ

  • เอกสารของคุณที่ผสาน
    เอกสารนี้เป็นการรวมเอกสารหลักและรายชื่อผู้รับจดหมาย จดหมายเวียนดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมาย แล้ววางลงในเอกสารหลัก เป็นผลลัพธ์สำหรับแต่ละบุคคลในตัวอักษรเป็นแบบส่วนตัวของคุณ

คุณสามารถศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการจดหมายเวียนสำหรับตัวอักษรในวิดีโอต่อไปนี้ที่เป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรม

เบราว์เซอร์ของคุณไม่สนับสนุนวิดีโอ ติดตั้ง Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player หรือ Internet Explorer 9

ขั้นตอนที่ 1: จัดเตรียมเอกสารหลักของคุณ

ก่อนคุณเริ่มจดหมายเวียน ให้เตรียมจดหมายของคุณ ถ้าคุณจะบอกให้ผู้อื่นรู้ถึงเช่นงานที่กำลังจะมาถึง รวมถึงชื่อ วันที่ เวลา และสถานที่ของที่จัดงาน รายละเอียดเหล่านั้นคือสิ่งที่สำคัญสำหรับผู้รับทุกคนของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เริ่มจดหมายเวียน > จดหมาย

    ใน Word บนแท็บการส่งจดหมาย เลือกเริ่มจดหมายเวียน นั้นแล้ว เลือกตัวเลือก

  2. ในWord พิมพ์เนื้อความของตัวอักษร (ตัวอย่างวิธีต่อไป) ที่คุณต้องการส่งให้กับทุกคน

    ตัวอย่างของตัวอักษรใน Word เพื่อใช้สำหรับจดหมายเวียนป้าย

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่ารายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ ซึ่งเป็นได้ทั้งสเปรดชีต Excel ไดเรกทอรีของที่ติดต่อ Outlook ฐานข้อมูล Access หรือรายการที่อยู่ Office โดยมีระเบียนที่ Word ใช้เพื่อดึงข้อมูลมาเพื่อสร้างจดหมายของคุณ

เคล็ดลับ

  • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ คุณสามารถสร้างได้ระหว่างกระบวนการจดหมายเวียน ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการจดหมายเวียน ให้รวบรวมระเบียนข้อมูลของคุณทั้งหมด แล้วเพิ่มลงในแหล่งข้อมูลของคุณ

  • ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีตExcel ทำให้แน่ใจว่าคอลัมน์สำหรับรหัสไปรษณีย์ หรือรหัสไปรษณีย์ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อให้คุณไม่สูญเลขศูนย์ใด ๆ

  • ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณลงในเอกสารหลัก

ตอนนี้ คุณก็พร้อมที่จะเปิดแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ และเชื่อมโยงกับจดหมายของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก เลือกผู้รับ แล้วเลือกตัวเลือก

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ใน กลุ่มผสานเริ่ม เลือกเลือกผู้รับ จากนั้น เลือกพิมพ์รายการใหม่

  2. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับ ให้เลือก พิมพ์รายชื่อใหม่ และสร้างรายชื่อ

      หรือ

    • ถ้ารายชื่อผู้รับอยู่ในสเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล Access หรือไฟล์ข้อมูลประเภทอื่นๆ ให้เลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ แล้วเรียกดูรายชื่อของคุณและเลือก เปิด

      หรือ

    • ถ้าคุณกำลังใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณ ให้เลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  3. เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น

  4. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ ชื่อไฟล์ แล้วเลือก บันทึก


แก้ไขรายชื่อผู้รับ

ถ้าคุณกำลังสร้าง และพิมพ์ตัวอักษรสำหรับทุกคนในรายการของคุณ ไป "ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาลงในจดหมายของคุณ" ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายไปยังบุคคลที่ live ตัวอย่างเช่น ภายในไมล์ 20 ของเหตุการณ์ที่คุณกำลังโฮสต์ แล้วใช้ตัวกรองเช่นรหัสไปรษณีย์หรือรหัสไปรษณีย์เพื่อจำกัดขอบเขตรายการ

  1. เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน ให้เลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากชื่อของแต่ละบุคคลที่คุณต้องการรับข้อความอีเมลของคุณ

    เลือกแถวด้วยการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย

ในกล่องโต้ตอบผู้รับจดหมายเวียน มีตัวเลือกเพื่อปรับปรุงรายชื่อผู้รับ สองตัวเลือกใช้บ่อยที่สุดใน การเรียงลำดับ และกรองรายการเพื่อทำให้ง่ายต่อการค้นหาชื่อและที่อยู่ได้

ในเอกสารจดหมายเวียนของ Word ให้เลือก แก้ไขผู้รับ และในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือกตัวเลือก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูเรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเนื้อหาส่วนบุคคลลงในจดหมายของคุณ

เพิ่มเนื้อหาลงในจดหมายของคุณที่อยู่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบุคคลที่รับนั่นคือตัวอย่าง ของพวกเขาชื่อและที่อยู่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเพิ่มรายละเอียดเหล่านี้เมื่อต้องการ แทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารหลักของคุณได้

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก บล็อกที่อยู่

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือกช่องที่อยู่

  2. ในกล่องโต้ตอบแทรกช่องที่อยู่ เลือกรูปแบบสำหรับชื่อของผู้รับจะปรากฏในจดหมาย

    ตัวเลือกช่องที่อยู่

  3. เลือก ตกลง

    หมายเหตุ: เมื่อต้องการดูลักษณะที่ปรากฏอยู่ในจดหมาย ภายใต้การแสดงตัวอย่าง เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เลือกถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับการแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือปุ่มการระเบียน ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน ก่อนหน้า เพื่อย้ายไปตามระเบียนในแหล่งข้อมูลของคุณ

  4. ในกลุ่มเขียน และแทรก เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเขียนและแทรกเขตข้อมูล เลือกบรรทัดแสดงคำทักทาย

  5. ในกล่องโต้ตอบแทรกบรรทัดแสดงคำทักทาย เลือกรูปแบบคุณต้องการใช้

  6. เลือกตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสานในจดหมาย

  7. เลือกไฟล์ >บันทึก ไปยังรักษาตัวอักษร (ตัวอย่างวิธีต่อไป) ที่คุณกำลังสร้างสำหรับจดหมายเวียน

    ตัวอย่างตัวอักษรจดหมายเวียนใน Word แสดงเขตข้อมูล "ช่องที่อยู่" และ "บรรทัดแสดงคำทักทาย" เขตข้อมูล

เมื่อต้องการแทรกข้อมูลแบบกำหนดเองในจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ดูเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนทีละครั้ง


ตรวจสอบชื่อของเขตข้อมูลผสาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Word พบชื่อและที่อยู่ในรายชื่อผู้รับของคุณ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เขตข้อมูลเขียนและแทรก ให้เลือก จับคู่เขตข้อมูล

    เคล็ดลับ: เขตข้อมูลผสาน ยังสามารถเปิดได้จากกล่องโต้ตอบ แทรกบล็อกที่อยู่ ที่คุณใช้เพื่อเพิ่มบล็อกที่อยู่ไปยังเอกสารหลัก

  2. ในกล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล ให้ตรวจสอบเขตข้อมูลระเบียนที่ปรากฎขึ้นในรายการว่าตรงกับชื่อของส่วนหัวคอลัมน์สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ

    กล่องโต้ตอบ จับคู่เขตข้อมูล

    หมายเหตุ: มีสองคอลัมน์ในกล่องโต้ตอบ ตัวอย่างเช่น คอลัมน์ทางซ้ายคือรายการของชื่อทั่วไปในระเบียนธุรกิจ คอลัมน์ทางขวาคือชื่อเขตข้อมูลของชื่อทั่วไปที่แมปไปยังส่วนหัวคอลัมน์ในไฟล์แหล่งข้อมูลของคุณ

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ถ้าชื่อเขตข้อมูลแสดงส่วนหัวคอลัมน์ที่ตรงกับที่คุณใช้สำหรับระเบียนในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ไม่ต้องทำอะไร

      หรือ

    • ถ้า (ไม่ตรงกัน) ปรากฎขึ้นในชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการจับคู่กับส่วนหัวคอลัมน์ในแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ แล้วเลือกชื่อเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลรายชื่อผู้รับของคุณ ทำซ้ำเท่าที่จำเป็น

  4. เลือก ตกลง


จัดรูปแบบเขตข้อมูลจดหมายเวียน

เมื่อต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ขนาดฟอนต์ หรือระยะห่างของเนื้อหาที่ผสาน ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานแล้วทำการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ

  1. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ให้เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อสลับจากผลลัพธ์ที่ผสานกลับเป็นเขตข้อมูลจดหมายเวียนในจดหมายของคุณ

    ใน Word บนแท็บการส่งอีเมล กลุ่มแสดงตัวอย่างผลลัพธ์

  2. เลือกชื่อเขตข้อมูลผสาน

    เขตข้อมูล ช่องที่อยู่ที่เลือก

  3. บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือกฟอนต์และขนาดฟอนต์ที่คุณต้องการใช้

    ใน Word บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ให้เลือกฟอนต์และขนาดของฟอนต์

  4. บนแท็บ เค้าโครงหน้า (Word 2013) หรือแท็บ เค้าโครง (Word 2016) ให้เลือกระยะห่างย่อหน้าที่คุณต้องการ

    ใน Word บนแท็บเค้าโครง ในกลุ่มย่อหน้า ให้ตั้งค่าระยะห่าง

    หมายเหตุ: เนื่องจาก Word จะถือว่าแต่ละบรรทัดในบล็อกที่อยู่เป็นย่อหน้า ดังนั้นคุณอาจต้องการลดระยะห่างระหว่างบรรทัด

ขั้นตอนที่ 5 แสดงตัวอย่าง และพิมพ์ตัวอักษร

  1. เลือก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกปุ่มระเบียน ถัดไป ปุ่มระเบียนถัดไปสำหรับการแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน หรือ ก่อนหน้า ปุ่มระเบียนก่อนหน้าสำหรับแสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อและที่อยู่ในเนื้อหาจดหมายของคุณถูกต้อง

    เคล็ดลับ:  เมื่อต้องการไปยังจุดเริ่มต้นของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน แรกสุด ปุ่มระเบียนแรกสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธ์จดหมายเวียน และเมื่อต้องการไปที่จุดสิ้นสุดของรายการ ให้เลือกปุ่มระเบียน สุดท้าย ปุ่มระเบียนสุดท้ายสำหรับ์แสดงตัวอย่างผลลัพธจดหมายเวียน

  2. เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > พิมพ์เอกสาร

    เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเสร็จสิ้น เลือกเสร็จสิ้นและผสาน แล้ว เลือกตัวเลือก

ขั้นตอนที่ 6: บันทึกจดหมายส่วนบุคคลของคุณ

เมื่อคุณบันทึกเอกสารจดหมายเวียน เอกสารจะยังคงเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับจดหมายอยู่ คุณจึงใช้กับการส่งจดหมายจำนวนมากครั้งถัดไปได้


เมื่อต้องการนำเอกสารจดหมายเวียนของคุณ

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียน แล้วเลือก ใช่ เมื่อ Word พร้อมพ์ให้คุณรักษาการเชื่อมต่อ


เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่ในเอกสารจดหมายเวียน

  • เปิดเอกสารจดหมายเวียนและเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ เพื่อจัดเรียง กรอง และเลือกที่อยู่ที่เฉพาะเจาะจง

ข้อมูลเพิ่มเติม

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×