ใช้การเก็บถาวรแบบออนไลน์ของคุณกับ Outlook 2016 for Mac

ที่เก็บข้อมูลถาวรออนไลน์ หรือที่เรียกว่ากล่องจดหมายเก็บถาวร คือที่ที่คุณสามารถจัดเก็บข้อความอีเมลเก่าเพื่อให้มีพื้นที่มากขึ้นในกล่องจดหมายหลักของคุณ ฝ่าย IT หรือผู้ดูแลระบบ Office 365 ของคุณจะสร้างกล่องจดหมายเก็บถาวรให้คุณ

หมายเหตุ: เมื่อต้องการใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณด้วย Outlook 2016 for Mac ทั้งกล่องจดหมายเก็บถาวรและกล่องจดหมายหลักของคุณจะต้องอยู่บน Exchange Server (ภายในองค์กร) หรือ Exchange Online ใน Office 365 (ระบบคลาวด์) ตัวอย่างเช่น ถ้ากล่องจดหมายหลักของคุณอยู่บน Exchange Server และบัญชีที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณอยู่ใน Exchange Online ใน Office 365 คุณจะไม่สามารถใช้ที่เก็บข้อมูลถาวรออนไลน์ของคุณได้ ให้ปรึกษาฝ่าย IT หรือผู้ดูแลระบบ Office 365 ของคุณเกี่ยวกับการย้ายตำแหน่งมาไว้ที่เดียวกัน

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการย้ายจดหมายของคุณเพื่อเก็บถาวร

แม้ว่าคุณจะสามารถย้ายแต่ละข้อความจาก Outlook 2016 for Mac ไปยังกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณได้ทีละข้อความ (คุณไม่สามารถย้ายหรือคัดลอกหลายรายการพร้อมกันได้) วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณถูกเก็บถาวรแล้วคือการใช้นโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูลของ Outlook Web App

นโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูลจะถูกตั้งขึ้นโดยฝ่าย IT หรือผู้ดูแลระบบ Office 365 ของคุณ นโยบายการเก็บถาวรจะควบคุมระยะเวลาที่ข้อมูลอยู่ในโฟลเดอร์อีเมลก่อนที่จะถูกย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร นโยบายการเก็บข้อมูลจะควบคุมควบคุมระยะเวลาที่ข้อมูลถูกบันทึกไว้ แม้ว่าผู้ดูแลระบบจะตั้งนโยบายสำหรับทั้งองค์กร คุณสามารถเขียนทับนโยบายให้ตรงกับความต้องการของคุณได้ ดู นโยบายการเก็บข้อมูลและเก็บถาวรในแอป Outlook Web App สำหรับคำแนะนำ

ถ้าคุณต้องการเก็บถาวรหลายข้อความพร้อมกันและไม่มีนโยบายการเก็บถาวรและการเก็บข้อมูล ให้ใช้ Outlook Web App เพื่อย้ายข้อความจากกล่องจดหมายหลักของคุณไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร คุณจะไม่สามารถย้ายโฟลเดอร์ได้ แต่จะสามารถย้ายข้อความทั้งหมดในโฟลเดอร์พร้อมกัน

  1. เลือกกล่องที่อยู่ถัดจากข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการเก็บถาวร

  2. ลากไปยังโฟลเดอร์ในบานหน้าต่างการนำทางที่มีป้ายชื่อ ที่เก็บข้อมูลถาวรส่วนบุคคล - <ชื่อของคุณ>

    หมายเหตุ: ถ้าโฟลเดอร์ รายการปฏิทิน ที่ติดต่อ งาน หรือบันทึกย่อถูกย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณใน Outlook เวอร์ชันอื่น เช่น Outlook 2016 สำหรับ Windows คุณจะไม่สามารถย้ายหรือดูรายการเหล่านั้นในกล่องจดหมายเก็บถาวรโดยใช้ Outlook 2016 for Mac ได้

เคล็ดลับเพิ่มเติม

  • เมื่อต้องการค้นหาภายในที่เก็บข้อมูลถาวร ให้เลือกโฟลเดอร์เก็บถาวรในบานหน้าต่างโฟลเดอร์ คุณไม่สามารถค้นหาในกล่องจดหมายและที่เก็บข้อมูลถาวรพร้อมกันได้

  • คุณสามารถสร้างกฎกล่องขาเข้าเพื่อใส่ข้อความลงในโฟลเดอร์ กำหนดประเภทให้ข้อความ หรือย้ายข้อความไปยังบัญชีอื่นโดยอัตโนมัติ แต่กฎเหล่านี้จะไม่มีผลกับกล่องจดหมายเก็บถาวรของคุณ และคุณไม่สามารถย้ายข้อความไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรของคุณโดยใช้กฎกล่องขาเข้าได้

ดูเพิ่มเติม

เพิ่มบัญชี Exchange หรือ Office 365 ลงใน Outlook 2016 for Mac

เพิ่มบัญชีอีเมลลงใน Outlook

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×