ใช้กฎเพื่อตอบกลับข้อความ

ใช้กฎเพื่อตอบกลับข้อความ

ถ้าคุณใช้บัญชี POP หรือ IMAP คุณจะไม่สามารถเข้าถึงฟีเจอร์การตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณปล่อยให้ Outlook ทำงานขณะที่คุณไม่อยู่ คุณสามารถใช้กฎเพื่อตอบกลับข้อความอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ กฎยังอนุญาตไม่คุณส่งต่ออีเมลไปยังบัญชีอื่น ทำเครื่องหมายข้อความเป็นอ่านแล้ว หรือย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับกฎ ให้ดู สร้างกฎใน Outlook

ใช้กฎเพื่อตอบกลับอีเมลที่เข้ามาเมื่อคุณไม่อยู่

ตามค่าเริ่มต้น บัญชี Microsoft Exchange Server (นับจาก Exchange Server 2010) นั้นไม่สามารถใช้กฎเพื่อส่งต่อข้อความอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลภายนอกองค์กรของคุณได้ การตั้งค่าดังกล่าวนี้มีไว้เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับและเป็นส่วนตัวขององค์กรถูกเปิดเผยออกไป เฉพาะผู้ดูแลระบบ Exchange เท่านั้นที่จะสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่านี้ได้

ถ้าคุณใช้บัญชี POP หรือ IMAP คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อตอบกลับข้อความที่เข้ามาทั้งหมดด้วยข้อความที่ระบุว่าคุณไม่ได้อยู่ที่สำนักงาน

  1. เลือกแท็บ ไฟล์

  2. เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้คลิก สร้างกฎ

  4. ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้คลิก นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ แล้วคลิก ถัดไป

  5. เมื่อต้องการตอบกลับข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณได้รับ ให้ปล่อยกล่อง ขั้นตอนที่ 1 และขั้นตอนที่ 2 ไว้ แล้วคลิก ถัดไป อีกครั้ง 

  6. ภายใต้ คุณต้องการทำอะไรกับข้อความ ใน ขั้นตอนที่ 1: เลือกการดำเนินการ เลือก:

    • ส่งต่อถึงบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

    • เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

  7. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกข้อความที่ขีดเส้นใต้สำหรับ บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ จากนั้นระบุบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะที่คุณต้องการส่งต่อข้อความ แล้วคลิก ถัดไป

  8. ภายใต้ ขั้นที่ 1: เลือกข้อยกเว้น (ถ้าจำเป็น) ให้เลือกข้อยกเว้นที่คุณต้องการ

  9. ภายใต้ ขั้นที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ ให้คลิกแต่ละส่วนของข้อความที่ขีดเส้นใต้ แล้วระบุค่าต่างๆ จากนั้นคลิก ถัดไป

  10. ภายใต้ ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้ใส่ชื่อ

  11. ภายใต้ ขั้นที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ ให้เลือกกล่องสำหรับตัวเลือกที่คุณต้องการ

    • ถ้าคุณต้องการเรียกใช้กฎนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน กล่องจดหมายเข้า ให้เลือกกล่อง เรียกใช้กฎนี้ทันทีนี้กับข้อความที่มีอยู่แล้วใน "กล่องจดหมายเข้า"

    • ตามค่าเริ่มต้น กฎที่สร้างใหม่นี้จะถูกเปิดใช้งานอยู่ ถ้าต้องการปิดกฎ ให้ล้างกล่อง เปิดใช้งานกฎนี้

    • เมื่อต้องการนำกฎนี้ไปใช้กับบัญชีอีเมลทั้งหมดที่ตั้งค่าใน Outlook ให้เลือกกล่อง สร้างกฎนี้สำหรับบัญชีทั้งหมด

  12. คลิก เสร็จสิ้น

หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังใช้บัญชี POP หรือ IMAP และต้องการให้กฎส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังข้อความอีเมลของคุณขณะที่คุณไม่อยู่ คุณต้องปล่อยให้ Outlook ทำงาน

หมายเหตุ: เมื่อต้องการสร้างกฎสำหรับโฟลเดอร์สาธารณะ คุณต้องทำจากกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติ ของโฟลเดอร์

  1. คลิก จดหมาย ใน บานหน้าต่างนำทาง

  2. บนเมนู เครื่องมือ ให้คลิก กฎและการแจ้งเตือน

  3. ถ้าคุณมีบัญชีอีเมลมากกว่าหนึ่งบัญชีในโปรไฟล์อีเมล Outlook ของคุณ ในรายการ นำการเปลี่ยนแปลงไปใช้กับโฟลเดอร์นี้ ให้คลิกข้อจดหมายขาเข้าที่คุณต้องการนำกฎใหม่ไปใช้

  4. คลิก กฎใหม่

  5. ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้คลิก ตรวจสอบข้อความเมื่อมีข้อความมาถึง แล้วคลิก ถัดไป

  6. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากแต่ละเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ตรงกับข้อความขาเข้า

  7. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิกที่ค่าที่สอดคล้องกับเงื่อนไข แล้วเลือกหรือพิมพ์ข้อมูลสำคัญสำหรับเงื่อนไข

    1. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จากบุคคลหรือรายการการแจกจ่าย

    2. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิก บุคคลหรือรายการการเผยแพร่

    3. ในหนึ่งในรายการที่อยู่ ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อของผู้รับ แล้วคลิก ตกลง

  8. คลิก ถัดไป

  9. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการดำเนินการ เลือกหนึ่งในกล่องกาเครื่องหมายเหล่านี้:

    • ส่งต่อถึงบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

    • เปลี่ยนเส้นทางไปยังบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ

  10. ภายใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ คลิก บุคคลหรือรายการการเผยแพร่

  11. ในหนึ่งในรายการที่อยู่ ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อหรือรายการการแจกจ่ายที่คุณต้องการส่งต่อข้อความ แล้วคลิก ตกลง

  12. คลิก ถัดไป สองครั้ง

  13. ภายใต้ ขั้นที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ ให้พิมพ์ชื่อ

    เมื่อต้องการเรียกใช้กฎนี้บนข้อความที่อยู่ในโฟลเดอร์ของคุณอยู่แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เรียกใช้กฎนี้ทันทีบนข้อความที่อยู่ใน “โฟลเดอร์” อยู่แล้ว

    เมื่อต้องการนำกฎนี้ไปใช้กับบัญชีอีเมลและกล่องจดหมายขาเข้าของคุณทั้งหมด ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้บนบัญชีทั้งหมด ตัวเลือกนี้จะเป็นสีเทา ถ้าคุณมีบัญชีอีเมลเพียงหนึ่งบัญชีหรือกล่องจดหมายขาเข้าเพียงหนึ่งกล่อง

  14. คลิก เสร็จสิ้น

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×