ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียน

ผู้รับจดหมายเวียนมักจะมาจากรายชื่อและข้อมูลในรายการที่มีอยู่แล้ว เช่น สเปรดชีต Excel หรือรายการที่ติดต่อ Outlook ของคุณ และรายการที่มีอยู่แล้วอาจเป็นฐานข้อมูลใดก็ตามที่คุณสามารถเชื่อมต่อได้อีกด้วย ถ้าคุณยังไม่มีรายการ คุณสามารถพิมพ์ขึ้นใน Word ได้โดยให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจดหมายเวียน

รายการหรือฐานข้อมูลจะเรียกว่าแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนของคุณ

เลือกชนิดของรายการที่คุณกำลังจะใช้เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ:

รายการใหม่

ถ้าคุณยังไม่มีแหล่งข้อมูล ให้เลือก พิมพ์รายการใหม่ แล้วใช้ฟอร์มที่เปิดอยู่เพื่อสร้างรายการของคุณ รายการจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ฐานข้อมูล (.mdb) ที่คุณสามารถนำมาใช้ใหม่ได้

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการสร้างรายการใหม่ ให้ดู ตั้งค่ารายการจดหมายเวียนใหม่ด้วย Word

รายการที่มีอยู่

รายการที่มีอยู่อาจเป็นสเปรดชีต Excel, ฐานข้อมูล Access หรือบางฐานข้อมูลชนิดอื่นๆ เมื่อต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือก ใช้รายการที่มีอยู่

สิ่งสำคัญ: ไม่ว่าคุณจะใช้ไฟล์ชนิดใดเป็นแหล่งข้อมูล โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์เฉพาะที่หรือการแชร์ไฟล์ของคุณแล้ว การบันทึกที่ตำแหน่งที่ตั้ง HTTP ไม่ได้รับการสนับสนุนสำหรับจดหมายเวียน

  • สเปรดชีต Excel    สเปรดชีต Excel สามารถใช้เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนได้ดี ถ้าข้อมูลทั้งหมดถูกจัดรูปแบบอย่างดีและอยู่บนแผ่นเดียว จึงสามารถอ่านได้โดย Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

  • ฐานข้อมูล Access    ด้วย Access คุณสามารถเลือกข้อมูลจากตารางหรือคิวรีใดๆ ที่กำหนดในฐานข้อมูลได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้จดหมายเวียนเพื่อส่งข้อมูล Access ไปยัง Word

  • ไฟล์ฐานข้อมูลอื่น    หากต้องการเข้าถึงแหล่งข้อมูลประเภทอื่น คุณต้องเรียกใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล:

  1. ไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่แล้ว จากนั้นเลือก แหล่งข้อมูลใหม่ เมื่อต้องการเปิดตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

    แหล่งข้อมูลจดหมายเวียน

  2. เลือกชนิดแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน แล้วเลือก ถัดไป

    ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

  3. ทำตามพร้อมท์ใน ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลกับเอกสารจดหมายเวียนให้เสร็จสิ้น

รายการที่ติดต่อ Outlook

คุณสามารถดึงข้อมูลที่ติดต่อได้โดยตรงจากรายการที่ติดต่อ Outlook ใน Word เมื่อต้องการใช้เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้เลือก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้ที่ติดต่อ Outlook เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

รายการใหม่

ถ้าคุณยังไม่มีแหล่งข้อมูล ให้เลือก สร้างรายการใหม่ แล้วใช้กล่องโต้ตอบที่เปิดอยู่เพื่อสร้างรายการของคุณ รายการจะถูกบันทึกเป็นไฟล์เอกสารที่คุณสามารถนำมาใช้ใหม่ได้

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการสร้างรายการใหม่ ให้ดู ตั้งค่ารายการจดหมายเวียนใหม่ด้วย Word

แหล่งข้อมูลที่มีอยู่

ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลตัวอย่างสองสามรายการที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียนใน Word ได้

  • สเปรดชีต Excel

    สเปรดชีต Excel ทำงานเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนได้ดี ข้อมูลควรอยู่บนแผ่นเดียวและถูกจัดรูปแบบอย่างดี จึงสามารถอ่านได้ดีโดย Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  • รายการที่ติดต่อของ Outlook

    คุณสามารถดึงข้อมูลที่ติดต่อได้โดยตรงจากรายการที่ติดต่อ Outlook ไปลงใน Word ดู ส่งออกรายการ Outlook

  • รายการที่ติดต่อของ Apple

    คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อของ Apple ลงในกระดาษสเปรดชีตของ Excel และใช้เป็นรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  • ไฟล์ข้อความ

    คุณสามารถใช้ไฟล์ข้อความใดๆ ที่มีเขตข้อมูลที่แยก (หรือคั่นเอาไว้) โดยใช้อักขระแท็บหรือจุลภาค และระเบียนข้อมูลที่แยกโดยใช้เครื่องหมายย่อหน้าได้

 

 

สร้างรายการใหม่

ในกล่องโต้ตอบ เขตข้อมูลรายการแก้ไขWord จะสร้างเขตข้อมูลที่มีข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง เช่น ชื่อ นามสกุล และที่อยู่โดยอัตโนมัติ ถ้าคุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลของข้อความ ให้เพิ่มในตอนนี้ เพื่อที่คุณจะได้เติมลงในเขตข้อมูลได้เมื่อคุณพิมพ์รายการ

  1. ภายใต้ ชื่อเขตข้อมูลใหม่ ให้พิมพ์ ชื่อของเขตข้อมูล ที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้น คลิก + (เครื่องหมายบวก)

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการย้าย จากนั้นใช้ลูกศรขึ้นหรือลงเพื่อย้ายเขตข้อมูล

  2. เมื่อเขตข้อมูลทั้งหมดถูกตั้งค่าตามที่คุณต้องการแล้ว เลือก สร้าง เพื่อสร้างรายการใหม่

 

 

ใช้รายการที่มีอยู่

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ เปิดเวิร์กบุ๊ค เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้ จากนั้น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ปล่อย ช่วงของเซลล์ ว่างไว้เพื่อใช้ทั้งเวิร์กชีต

      หรือ

    • ใส่ช่วงของเซลล์สำหรับข้อมูลที่คุณต้องการใช้

  3. เลือก ตกลง

 

 

• เลือกจากที่ติดต่อ Outlook

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ถัดจาก รายการผู้รับจดหมายเวียนตาม ให้เลือก ระเบียนที่สมบูรณ์

  3. ในรายชื่อผู้ติดต่อ ให้เลือกที่ติดต่อที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

 

 

รายชื่อผู้ติดต่อของ Apple

  1. เลือก กรองผู้รับ เพื่อเลือกผู้รับที่คุณต้องการ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกแบบสอบถาม ใต้ รายชื่อกลุ่มผู้ติดต่อของ Apple เลือกกลุ่มที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ตกลง

 

 

File Maker Pro

  1. เรียกดูไฟล์ที่คุณต้องการใช้และเลือก เปิด

  2. ในกล่องโต้ตอบ ตัวคั่นระเบียนหัวกระดาษ เลือกตัวคั่นเขตข้อมูลเพื่อแยกแต่ละเขตข้อมูล และตัวคั่นระเบียนเพื่อแยกแต่ละระเบียนข้อมูล จากนั้นเลือก ตกลง

ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลตัวอย่างสองสามรายการที่คุณสามารถใช้สำหรับจดหมายเวียนใน Word ได้

  • สเปรดชีต Excel

    สเปรดชีต Excel ทำงานเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนที่ดีได้ถ้าข้อมูลทั้งหมดอยู่บนแผ่นงานเดียวและถูกจัดรูปแบบอย่างดี จึงสามารถอ่านได้โดยใช้ Word สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  • รายการที่ติดต่อของ Outlook

    คุณสามารถดึงข้อมูลที่ติดต่อได้โดยตรงจากรายการที่ติดต่อของ Outlook ไปยัง Word ดู ส่งออกรายการ Outlook

  • รายการที่ติดต่อของ Apple

    คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อของ Apple ลงในกระดาษสเปรดชีตของ Excel และใช้เป็นรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณสำหรับจดหมายเวียน

  • ไฟล์ข้อความ

    คุณสามารถใช้ไฟล์ข้อความใดๆ ที่มีเขตข้อมูลที่แยก (หรือคั่นเอาไว้) โดยใช้อักขระแท็บหรือจุลภาค และระเบียนข้อมูลที่แยกโดยใช้เครื่องหมายย่อหน้าได้

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×