แผนงานสำหรับการใช้ข้อมูลใน SharePoint Server

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

การรวม Office SharePoint Server 2007, ระบบ Microsoft Office 2007 และข้อมูลในองค์กรของคุณเข้าด้วยกันจะช่วยให้คุณสามารถสร้างโซลูชันทางธุรกิจได้อย่างราบรื่นและง่ายดาย

แผนงานสำหรับการใช้ข้อมูลใน SharePoint Server

ในบทความนี้

การสร้างโซลูชันธุรกิจก็เหมือนกับการสร้างบ้าน

การทำความเข้าใจพื้นฐานของข้อมูล

การใช้ประโยชน์จากข้อมูลภายใน Office SharePoint Server 2007

การใช้ข้อมูลจากโปรแกรมระบบ Office ด้วย Office SharePoint Server 2007

การเริ่มต้นใช้งานเทมเพลตและสถานการณ์สมมติ

การสร้างโซลูชันธุรกิจก็เหมือนกับการสร้างบ้าน

สมมติว่าคุณต้องการสร้างบ้านที่ได้คุณภาพ ถ้าคุณมีเงินและเวลามากมาย คุณก็สามารถเลือกทางเลือก A: ซื้อที่ดินเปล่าที่ยังไม่ได้รับการพัฒนาโดยไม่มีระบบสาธารณูปโภค จ้างสถาปนิกออกแบบบ้าน และว่าจ้างผู้รับเหมา (ผู้ที่ใช้ผู้รับเหมารายย่อย) เพื่อสร้างบ้านโดยเริ่มจากศูนย์ด้วยความอุตสาหะ ถ้าคุณไม่มีเงินและเวลามากมาย คุณก็สามารถเลือกทางเลือก B: ซื้อบ้านแบบโมดูลาร์ เลือกสไตล์และแบบแปลนทางสถาปัตยกรรมที่ออกแบบไว้แล้ว และจ้างผู้รับเหมารายเดียวเพื่อความรวดเร็วในการสร้างบ้านบนที่ดินที่ได้รับการพัฒนาพร้อมด้วยระบบสาธารณูปโภค

ในการสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่มีคุณภาพ ระบบ Microsoft Office และ Office SharePoint Server 2007 มีให้ทั้งสองทางเลือก ทางเลือก A มักต้องการการระดมทุน การเข้ารหัส และการพัฒนา และควรให้เป็นหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ทางเลือก B จะรวมระบบ Microsoft Office (สถาปนิกของคุณ) เข้ากับ Office SharePoint Server 2007 (บ้านแบบโมดูลาร์ ที่ดินที่ได้รับการพัฒนา และสาธารณูปโภคของคุณ) พนักงานด้านข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุน (ผู้รับเหมาของคุณ) และเทมเพลตและสถานการณ์สมมติ (สไตล์และแบบแปลนทางสถาปัตยกรรมของคุณ)

ถ้าคุณต้องการความช่วยเหลือในการสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่มีคุณภาพโดยใช้ทางเลือก B คุณมาถูกที่แล้ว บทความนี้จะให้ภาพรวมของการใช้ข้อมูลใน Office SharePoint Server 2007 พร้อมด้วยลิงก์ต่างๆ ไปยังข้อมูลเพิ่มเติมที่ช่วยให้คุณทำความเข้าใจในรายละเอียดของฟีเจอร์จำนวนมาก และนั่นช่วยให้คุณสามารถปรับใช้โซลูชันได้

ด้านบนของหน้า

การทำความเข้าใจพื้นฐานของข้อมูล

พื้นฐานของโซลูชันธุรกิจแบบอัตโนมัติที่ทำงานในระบบ Microsoft Office ไม่ว่าในระดับองค์กร แผนก หรือเวิร์กกรุ๊ป คือข้อมูลและวิธีการพื้นฐานในการทำงานกับข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ข้อมูลแบ่งออกได้เป็นสามชนิด

ข้อมูลข่าวสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการที่จะดำเนินงานองค์กรใดๆ อย่างมีประสิทธิภาพ และข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นที่ช่วยสนับสนุนองค์กร องค์กรโดยส่วนใหญ่ใช้ทรัพยากรหลักๆ ในการรวบรวม จัดเก็บ อัปเดต เข้าถึง วิเคราะห์ จัดทำรายงาน และจัดการข้อมูล ข้อมูลนี้มีด้วยกันสามรูปแบบ ดังนี้

  • ข้อมูลที่มีโครงสร้าง    ข้อมูลชนิดนี้สามารถได้รับการจัดระเบียบให้อยู่ในรูปแบบตาราง และสามารถอัปเดต จัดเรียง กรอง และคิวรีได้โดยง่าย และโดยทั่วไป จะถูกจัดเก็บในไฟล์แบบแฟลตและฐานข้อมูล ข้อมูลที่มีโครงสร้างยังมี Metadata ซึ่งมักถูกกำหนดให้เป็น "ข้อมูลของข้อมูล" Metadata ให้ความหมายและจำกัดข้อมูล และประกอบด้วยส่วนหัวของคอลัมน์ ชนิดและรูปแบบข้อมูล และกฎการตรวจสอบความถูกต้อง ตัวอย่างของข้อมูลที่มีโครงสร้าง ได้แก่ ใบสั่งซื้อ สถิติ สินค้าคงคลัง งบประมาณ และยอดขาย

  • ข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง    ข้อมูลชนิดนี้คือข้อมูลข่าวสารที่ถูกจัดเก็บไว้ในเอกสารและงานนำเสนอ และไม่สามารถแปลงข้อมูลดังกล่าวให้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้างโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างของข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง ได้แก่ บันทึกช่วยจำ จดหมาย สิ่งพิมพ์ นโยบาย ข้อเสนอ ข้อกำหนด สไลด์ และประวัติย่อ

  • ข้อมูลกึ่งมีโครงสร้าง    ข้อมูลชนิดนี้ประกอบด้วยข้อมูลที่มีโครงสร้างรวมกับข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างจำนวนหนึ่ง เช่น เขตข้อมูลข้อคิดเห็นและบันทึกช่วยจำ สิ่งที่แนบมาที่เป็นเอกสาร และกราฟิก ตัวอย่างของข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้าง ได้แก่ รายงานสถานะ เอกสารการร้องขอข้อเสนอ (RFP) อย่างเป็นทางการ การประเมินผลงาน และแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์

คุณสามารถใช้ระบบ Microsoft Office และ Office SharePoint Server 2007 ในการทำงานกับข้อมูลทั้งสามชนิดได้ แต่ในบทความนี้จะเน้นเฉพาะข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้าง

ด้านบนของหน้า

การเชื่อมต่อกับข้อมูล

ข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้างมักจะมาจากแหล่งข้อมูลภายนอก เช่น ไฟล์ XML เวิร์กบุ๊ก หรือฐานข้อมูล แหล่งข้อมูลภายนอกนี้จะเชื่อมต่อกับโปรแกรมของคุณผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งก็คือชุดข้อมูลที่อธิบายเกี่ยวกับวิธีการค้นหาตำแหน่ง การเข้าสู่ระบบ และการเข้าถึงแหล่งข้อมูล ภายนอก

ข้อมูลการเชื่อมต่อยังสามารถจัดเก็บไว้ในไฟล์การเชื่อมต่อ เช่น ไฟล์ Office Data Connection (ODC) (.odc) ไฟล์ ODC จะใช้แท็ก HTML และ XML ที่กำหนดเองเพื่อเก็บข้อมูลการเชื่อมต่อ และใช้โดยโปรแกรม Office ส่วนใหญ่ Office InfoPath 2007 จะใช้ไฟล์ Universal Data Connection (UDC) (.udc) ไฟล์การเชื่อมต่อมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการแชร์การเชื่อมต่อตามเกณฑ์ที่สอดคล้องกัน ซึ่งจะทำให้ค้นพบการเชื่อมต่อต่างๆ ได้มากขึ้น ช่วยเพิ่มปรับปรุงความปลอดภัย และช่วยให้การบริหารแหล่งข้อมูลเป็นไปอย่างสะดวก วิธีที่ดีที่สุดในการแชร์ไฟล์การเชื่อมต่อก็คือการเก็บไฟล์การเชื่อมต่อเหล่านั้นไว้ในตำแหน่งที่ตั้งที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้ เช่น ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล SharePoint หรือเลือกตามความเหมาะสม ผู้ใช้และโปรแกรมสามารถอ่านไฟล์ได้ แต่เฉพาะผู้ใช้ที่กำหนดเท่านั้นที่สามารถปรับเปลี่ยนไฟล์ได้

การเชื่อมต่อไปยังข้อมูลภายนอก

1. มีแหล่งข้อมูลมากมายที่คุณสามารถเชื่อมต่อ ได้แก่ Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 และไฟล์ข้อความ

2. แต่ละแหล่งข้อมูลจะมีโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB ที่สัมพันธ์กัน

3. ไฟล์การเชื่อมต่อจะกำหนดข้อมูลทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการเข้าถึงและเรียกข้อมูลจากแหล่งข้อมูล

4. ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกคัดลอกจากไฟล์การเชื่อมต่อลงในโปรแกรมของคุณ

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8 ซึ่งติดตั้งพร้อมกับ Microsoft Windows ทำให้สามารถเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเชิงสัมพันธ์และไม่ใช่เชิงสัมพันธ์ได้อย่างหลากหลายโดยใช้โปรแกรมควบคุม Open Database Connectivity (ODBC) หรือตัวให้บริการฐานข้อมูลลิงก์และการฝังตัววัตถุ (OLE DB) เมื่อคุณติดตั้งระบบ Microsoft Office โปรแกรมควบคุม ODBC และตัวให้บริการ OLE DB เพิ่มเติมจะถูกเพิ่มลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณยังสามารถใช้โปรแกรมควบคุม ODBC และตัวให้บริการ OLE DB จากผู้ผลิตอื่นเพื่อรับข้อมูลจากแหล่งอื่นนอกเหนือจากแหล่งข้อมูลของ Microsoft ได้ด้วย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตั้งโปรแกรมควบคุม ODBC หรือตัวให้บริการ OLE DB เหล่านี้ ให้ดูเอกสารสำหรับฐานข้อมูลนั้นๆ หรือติดต่อผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์ฐานข้อมูลของคุณ

การใช้ระบบ Microsoft Office คุณจะสามารถสร้างการเชื่อมต่อในโปรแกรม Office ได้มากมาย และใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลใหม่ คุณยังสามารถดูหรือแก้ไขเนื้อหาของไฟล์ ODC ได้ดีที่สุดโดยใช้ Office Excel 2007

ข้อมูลเพิ่มเติม

นำเข้าข้อมูลใน Office Publisher, Visio หรือ Word โดยใช้ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล

ภาพรวมของการเชื่อมต่อข้อมูล (นำเข้า)

ด้านบนของหน้า

การใช้ตารางข้อมูลเพื่อทำงานกับข้อมูล

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานกับข้อมูลมักจะเป็นการใช้ข้อมูลตาราง ตารางข้อมูลคือการแสดงข้อมูลแบบตารางในคอลัมน์และแถวที่ช่วยให้คุณสามารถเรียงลำดับ กรอง คิวรี และจัดการข้อมูลได้โดยง่าย นอกจากนี้ ตารางข้อมูลยังให้วิธีการรับชุดข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับโซลูชันทางธุรกิจจากหลากหลายแหล่งข้อมูล สำหรับผู้ใช้บางราย การใช้แค่ตารางข้อมูลก็เพียงพอแล้วสำหรับการทำงานกับข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับผู้ใช้รายอื่นๆ คุณจำเป็นต้องมีวิธีจัดการข้อมูลที่เหมาะกับผู้ใช้มากขึ้น เช่น ฟอร์ม รายงาน และแดชบอร์ด

ตารางพนักงานในมุมมองแผ่นข้อมูล

การใช้ระบบ Microsoft Office และ Office SharePoint Server 2007 ช่วยให้คุณสามารถสร้างและใช้ตารางข้อมูลได้โดยใช้ Access Web Datasheet, แผ่นข้อมูล Access และตาราง Excel

ด้านบนของหน้า

การใช้ฟอร์มเพื่อเปลี่ยนแปลงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

ฟอร์มย่อยหลายฟอร์มที่ซ้อนกันอยู่ ข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้างมักต้องการการอัปเดตและการเปลี่ยนแปลง และนั่นคือส่วนที่ฟอร์มเข้ามามีบทบาท ฟอร์มที่พิมพ์หรือแบบออนไลน์คือองค์ประกอบของเอกสารหรือโปรแกรมที่ออกแบบด้วยโครงสร้างและรูปแบบมาตรฐาน ซึ่งทำให้ง่ายต่อการรวบรวม เก็บบันทึก จัดระเบียบ และแก้ไขข้อมูลมากยิ่งขึ้น ฟอร์มเป็นหน้าต่างที่ผู้ใช้ดูและเข้าถึงข้อมูลของคุณ ฟอร์มแบบออนไลน์ประกอบด้วยคำแนะนำ การจัดรูปแบบ ป้ายชื่อ และพื้นที่ว่างสำหรับการใส่ข้อมูล เหมือนกับฟอร์มที่พิมพ์ ฟอร์มแบบออนไลน์ยังมีตัวควบคุมที่แสดงข้อมูล หรือช่วยให้ผู้ใช้ใส่หรือแก้ไขข้อมูล ดำเนินการ หรือทำการเลือก เช่น กล่องรายการ ปุ่มตัวเลือก และปุ่มคำสั่ง ได้ง่ายดายยิ่งขึ้น ฟอร์มที่แสดงด้วยภาพที่น่าดึงดูดช่วยให้การทำงานกับข้อมูลรื่นรมย์และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

การใช้ระบบ Microsoft Office และ Office SharePoint Server 2007 ช่วยให้คุณสามารถสร้างและใช้ฟอร์มได้โดยใช้ฟอร์ม Access, ฟอร์ม InfoPath, ฟอร์มรายการ SharePoint, มุมมองข้อมูลที่แทรกเป็นฟอร์ม และ Web Part สำหรับฟอร์ม

ด้านบนของหน้า

การใช้รายงานเพื่อนำเสนอข้อมูลและทำการตัดสินใจ

รายงานสามารถแสดงภาพรวมข้อมูลของคุณได้ ข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้างโดยทั่วไปแล้วจะมีให้ผู้ใช้ใช้งานผ่านรายงานทางธุรกิจ รายงานคือการนำเสนอข้อมูลที่ได้รับการแปลงเป็นข้อมูลที่ถูกจัดรูปแบบและจัดระเบียบตามความต้องการที่เฉพาะเจาะจงของธุรกิจ ตัวอย่างของรายงานต่างๆ ได้แก่ การคาดการณ์งบประมาณ สรุปยอดขาย รายชื่อที่ติดต่อทางโทรศัพท์ ป้ายจ่าหน้าจดหมาย และแค็ตตาล็อกผลิตภัณฑ์ รายงานอาจเป็นสรุปสาระสำคัญเพียงหนึ่งหน้าแบบง่ายๆ หรือการแสดงข้อมูลที่ครอบคลุมแบบลำดับชั้น รายงานยังอาจมีรายงานย่อยที่แตกต่างกันไปตามพารามิเตอร์ที่ถูกส่งผ่านไปยังรายงานนั้น และเป็นแบบโต้ตอบได้อย่างมาก ผู้ใช้จึงสามารถเรียงลำดับ กรอง และเจาะลึกข้อมูล หรือแม้แต่เข้าถึงรายละเอียดข้อมูล

การใช้รายงานช่วยให้พนักงานด้านข้อมูลสามารถทำการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีได้ โดยช่วยพวกเขาในการตอบคำถาม มุ่งเน้นที่วัตถุประสงค์ ค้นหาทางเลือกที่ดีที่สุด คิดค้นกลยุทธ์และกลวิธีที่ถูกต้อง ระบุผลที่ตามมาและการแลกเปลี่ยน และประเมินสิ่งที่ไม่ทราบและความเสี่ยง

ผู้ใช้รายงานสามารถจำแนกประเภทได้ดังนี้

ชนิดของผู้ใช้

ตัวอย่าง

การกระทำของรายงาน

ผู้ใช้ขั้นสูง

นักวิเคราะห์ข้อมูลและธุรกิจ

สร้างและกำหนดรายงานเอง, ทำงานกับรายงาน Online Analytical Processing (OLAP) ของ PivotTable, ใช้เครื่องมือการเขียนแก้รายงาน ทำการวิเคราะห์ทางสถิติ และดำเนินการวิเคราะห์โดยใช้เครื่องมือการทำเหมืองข้อมูล

ผู้ใช้ระดับปานกลาง

ผู้จัดการและพนักงานด้านข้อมูลอื่นๆ

อ่านรายงานโดยละเอียด กำหนดรายงานเองและโต้ตอบกับรายงานโดยการกรอง เรียงลำดับ และตั้งค่าพารามิเตอร์ และสร้างแบบสอบถามและรายงานแบบเฉพาะกิจ

ผู้ใช้เป็นครั้งคราว

พนักงานระดับปฏิบัติการ

อ่านรายงานมาตรฐานอย่างง่ายและเข้าถึงรายงานผ่านการแสดงผลอย่างง่าย เช่น แผนผังลำดับงาน

การใช้ระบบ Microsoft Office, Office SharePoint Server 2007 และ SQL Server ช่วยให้คุณสามารถสร้างและใช้รายงานที่หลากหลายได้โดยใช้ Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (โดยใช้การผสานฟอร์ม) และ Office SharePoint Designer 2007 (โดยใช้มุมมองข้อมูลแบบอ่านอย่างเดียว)

ด้านบนของหน้า

การใช้แดชบอร์ดและ KPI เพื่อดำเนินการกับข้อมูล

ข่าวกรองธุรกิจคือความพยายามที่ได้รับความนิยมในอุตสาหกรรมอย่างกว้างขวางซึ่งออกแบบมาเพื่อรวบรวม จัดการ และใช้ข้อมูล ทำความเข้าใจรูปแบบและความหมาย ทำการตัดสินใจ ตอบสนอง และดำเนินการ และการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรของคุณ แดชบอร์ดและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)เป็นส่วนสำคัญของความพยายามนี้

การใช้แดชบอร์ด

แดชบอร์ด (หรือเรียกอีกอย่างว่า Scorecard) เป็นเทคนิคข่าวกรองธุรกิจที่สำคัญ ซึ่งรวมการรายงานและการวิเคราะห์เข้าด้วยกันเพื่อแสดงภาพข้อมูลที่สำคัญในระดับองค์กร แผนก และกลุ่ม

แดชบอร์ดการขาย

แดชบอร์ดมีด้วยกันสามชนิด ได้แก่ แดชบอร์ดเชิงปฏิบัติการณ์ที่ใช้ในการตรวจสอบงานประจำวันสำหรับพนักงาน แดชบอร์ดเชิงยุทธวิธีสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการตรวจสอบกิจกรรมรายเดือนและรายไตรมาส และแดชบอร์ดเชิงกลยุทธ์สำหรับการจัดการองค์กรในระยะยาว ข้อมูลแดชบอร์ดอาจเป็นข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น จำนวนการสั่งซื้อ ส่วนแบ่งตลาด ผลกำไร การติดต่อฝ่ายสนับสนุน ความบกพร่องในการผลิต หรือยอดชมเว็บเพจ หรือข้อมูลแดชบอร์ดอาจเป็นข้อมูลเชิงคุณภาพ เช่น ลูกค้า 10 อันดับแรก ปัญหาหลักๆ งานปัจจุบันที่รอดำเนินการให้เสร็จสิ้น และการอัปเดตข่าวสารสำคัญ

การใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI)

องค์ประกอบสำคัญของแดชบอร์ดคือตัวบ่งชี้ ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ซึ่งเป็นภาพที่บอกเป็นนัย (เช่น ลูกศรขึ้นและลง สัญญาณไฟจราจร และวงกลมสี) ที่สื่อสารความคืบหน้าที่ดำเนินการต่อเป้าหมายทางธุรกิจที่สำคัญ KPI เป็นหน่วยวัดเชิงปริมาณ เช่น กำไรขั้นต้นรายเดือนหรืออัตราการลาออกของพนักงานรายไตรมาส ที่ใช้ติดตามประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร KPI จึงมีค่าสำหรับทีม ผู้จัดการ และธุรกิจในการประเมินความคืบหน้าของสิ่งที่ดำเนินการเทียบกับเป้าหมายที่วัดผลอย่างรวดเร็ว และทำให้ตัดสินใจได้ดีขึ้นโดยใช้คำถามพื้นฐานสามข้อ ได้แก่ "อะไรที่ฉันทำได้เกินกว่าหรือต่ำกว่าเป้าหมาย" "ฉันทำเกินหรือต่ำกว่าเป้าหมายมากน้อยเพียงใด" และ "อย่างน้อยที่สุด ฉันทำอะไรสำเร็จแล้วบ้าง"

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพการขาย แต่ละ KPI จะมีเป้าหมาย สถานะ และแนวโน้ม ตัวอย่างเช่น KPI ทั่วไปคือยอดขายรายเดือนของแผนก หลังจากการวางแผนอย่างรอบคอบ เป้าหมายของยอดขายรายไตรมาสถูกกำหนดให้แต่ละแผนก แดชบอร์ดหรือดัชนีชี้วัดจะแสดงสถานะรายสัปดาห์ของเป้าหมายนี้ ไม่ว่าจะเป็นไปตามกำหนดการ เกินหรือต่ำกว่าเป้าหมาย อาจโดยการใช้สีหรือไอคอนมาตรฐานที่บริษัทกำหนด อาจมีการสรุปแนวโน้มในช่วงปีที่ผ่านมาเป็นแผนภูมิ และบางครั้งก็อาจวางโครงการไปถึงปีต่อไป

ด้านบนของหน้า

การใช้ประโยชน์จากข้อมูลภายใน Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันกับพนักงานคนอื่นๆ โดยช่วยให้สามารถจัดการและแชร์เอกสาร ไซต์ และเวิร์กสเปซได้ง่ายขึ้น และโดยการสนับสนุนกิจกรรมทางธุรกิจทั่วไปที่ใช้ข้อมูลทั้งสามชนิดที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ตัวอย่างเช่น

  • เวิร์กกรุ๊ปและแผนกที่ต้องทำงานร่วมกันในโครงการ สื่อสารจุดประสงค์ทางธุรกิจ วัดความสำเร็จ จัดการทีมและงาน พัฒนาและติดตามกำหนดการและขั้นตอนกำหนดการ ระบุต้นทุน และสร้างผลลัพธ์

  • ธุรกิจที่ต้องจัดการเอกสารจำนวนมาก ตรวจสอบกระบวนการ สื่อสารนโยบาย และเก็บรักษา ทำป้ายชื่อ และค้นหาตำแหน่งที่ตั้งของระเบียนขนาดใหญ่

Office SharePoint Server 2007 ยังสร้างโครงสร้างพื้นฐานที่มีประสิทธิภาพสำหรับการพัฒนาโซลูชันทางธุรกิจเพิ่มเติมที่ใช้ข้อมูลทั้งสามชนิด สำหรับพนักงานด้านข้อมูล คอมโพเนนต์ Office SharePoint Server 2007 ต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นถึงคอมโพเนนต์ที่สำคัญในการสร้างโซลูชันทางธุรกิจแบบอัตโนมัติโดยยึดตามข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้างโดยใช้เพียงไม่กี่โค้ดหรือไม่ต้องใช้โค้ดเลย คอมโพเนนต์เหล่านี้ ซึ่งทำงานแบบแยกต่างหากหรือทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี คือ "บ้านแบบโมดูลาร์ ที่ดินที่ได้รับการพัฒนา และสาธารณูปโภคของคุณ" นั่นช่วยให้คุณสร้างโซลูชันทางธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็ว

คอมโพเนนต์ข้อมูลที่มีโครงสร้างใน SharePoint

1. การใช้ระบบ Microsoft Office และ Office SharePoint Server 2007 ช่วยให้คุณสามารถทำงานกับข้อมูลภายนอกได้หลายชนิด รวมทั้งข้อมูลทางธุรกิจต่างๆ (LOB) แหล่งข้อมูล Office และแฟ้มแบบแฟลต

2. Office SharePoint Server 2007 มีคอมโพเนนต์มากมายที่ออกแบบมาเพื่อจัดการข้อมูลภายนอกได้หลากหลายวิธี

3. คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลภายนอกนี้ได้โดยผ่านโปรแกรม Office บนเดสก์ท็อป หรือเบราว์เซอร์ เช่น Windows Internet Explorer

ด้านบนของหน้า

รายการ SharePoint

โดยปกติแล้ว ไซต์ SharePoint จะประกอบด้วยรายการเริ่มต้นหลายรายการ ซึ่งได้แก่ ลิงก์ ข้อความประกาศ ที่ติดต่อ การติดตามปัญหา แบบสำรวจ และงาน ที่คุณสามารถใช้เป็นจุดศูนย์รวมสำหรับโซลูชันทางธุรกิจได้ ในหลายกรณี รายการเริ่มต้นเหล่านี้สามารถให้โซลูชันที่รวดเร็วและใช้ได้ผลโดยไม่ต้องมีการปรับเปลี่ยนมากนักหรือไม่ต้องปรับเปลี่ยนเลย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้แบบสำรวจซึ่งประกอบด้วยการแบ่งย่อยตามเงื่อนไขและตัวแบ่งหน้าสำหรับการประเมินความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงาน และการติดตามปัญหาซึ่งมีการกำหนดเวอร์ชันและที่เก็บประวัติเวอร์ชันสำหรับการวิเคราะห์โครงการของเวิร์กกรุ๊ปและงานทั่วไปโดยละเอียดยิ่งขึ้น

รายการงานของโครงการ

รายการมีความหลากหลายและยืดหยุ่น และมีฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้วภายในจำนวนมาก ซึ่งให้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บ แชร์ และทำงานกับข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้าง โดยคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • รวมข้อมูลหลายชนิด เช่น วันที่ รูปภาพ สูตร และการคำนวณที่ยึดตามคอลัมน์อื่นๆ เขตข้อมูลแบบผนวกเท่านั้น (ใช้สำหรับการบันทึกและติดตามแอปพลิเคชัน) และเขตข้อมูลการค้นหาซึ่งคุณสามารถเลือกค่าจากเขตข้อมูลรายการอื่นได้

  • สร้างมุมมองรายการเพื่อจัดระเบียบ เรียงลำดับ และกรองข้อมูลในรูปแบบเฉพาะต่างๆ เปลี่ยน Metadata เช่น การเพิ่มและลบคอลัมน์ และการปรับเปลี่ยนกฎการตรวจสอบ รวมทั้งใช้รายการอย่างสอดคล้องกันในไซต์ SharePoint ต่างๆ ที่มีชนิดเนื้อหา คอลัมน์ไซต์ และเทมเพลต

  • สร้างรายการแบบกำหนดเอง แสดงข้อมูลใน Web Part และหน้าของ Web Part รวมทั้งนำเข้า ส่งออก และลิงก์ไปยังข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น Excel และ Access

  • ติดตามเวอร์ชันและประวัติโดยละเอียด กำหนดให้มีการอนุมัติเพื่อปรับเปลี่ยนข้อมูล ใช้ความปลอดภัยระดับรายการและโฟลเดอร์ เช็คอินและเช็คเอาท์ และได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอโดยอัตโนมัติโดยใช้การแจ้งเตือนและตัวดึงข้อมูล RSS

  • จัดระเบียบเนื้อหาในรายการเดียวไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อความสะดวกและประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยทั่วไปสำหรับรายการขนาดใหญ่โดยใช้การทำดัชนี

Access Web Datasheet (ก่อนหน้านี้เรียกว่ามุมมองแผ่นข้อมูล) จะมีตารางข้อมูลสำหรับการดูและแก้ไขข้อมูลสำหรับรายการหลายชนิด คุณอาจพบว่า Access Web Datasheet ใช้งานสะดวกและมีประสิทธิภาพมากกว่ามุมมองรายการมาตรฐาน โดยจะแสดงเนื้อหาของรายการหรือไลบรารีเอกสารในแถวและคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขแถวและคอลัมน์ นำตัวกรองและลำดับการจัดเรียงไปใช้ แสดงค่าจากการคำนวณและยอดรวม รวมทั้งแก้ไขข้อมูลในเซลล์เส้นตารางได้โดยสะดวก

ตัวอย่างของมุมมองแผ่นข้อมูล

หมายเหตุ: Access Web Datasheet จำเป็นต้องมี Office Access 2007 ติดตั้งไว้บนคอมพิวเตอร์ของไคลเอ็นต์และเบราว์เซอร์ที่สนับสนุนตัวควบคุม ActiveX

บานหน้าต่างงาน Access Web Datasheet ยังมีคำสั่งเพิ่มเติมหลายคำสั่งที่ช่วยให้โต้ตอบกับ Excel และ Access ได้ง่ายดาย

คำสั่ง

การดำเนินการ

ติดตามรายการนี้ใน Access

สร้างตารางที่ลิงก์ใน Access ซึ่งลิงก์ไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลด้วย และคุณสามารถรีเฟรชและอัปเดตได้ (มีให้ใช้งานใน Office Access 2007 เท่านั้น)

ส่งออกไปยัง Access

ส่งออกมุมมองไปยังตารางในฐานข้อมูล

รายงานด้วย Access

สร้างตารางที่ลิงก์ใน Access และสร้างรายงาน

ทำคิวรีรายการด้วย Excel

ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel ที่คุณสามารถรีเฟรชใน Excel ได้ (ลักษณะการทำงานเหมือนกับคำสั่ง ส่งออกไปยัง Excel มีบนเมนู การกระทำ ในมุมมองรายการมาตรฐาน)

พิมพ์ด้วย Excel

ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel เพื่อให้คุณสามารถพิมพ์จาก Excel ได้

สร้างแผนภูมิด้วย Excel

ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel เพื่อให้คุณสามารถสร้างแผนภูมิใน Excel ได้โดยใช้ตัวช่วยสร้างแผนภูมิ

สร้างรายงาน PivotTable ของ Excel

ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel เพื่อให้คุณสามารถสร้างรายงาน PivotTable ใน Excel ได้

ด้านบนของหน้า

ไลบรารี SharePoint

ไลบรารี SharePoint คือตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ SharePoint ที่คุณสามารถสร้าง เก็บรวบรวม อัปเดต และจัดการเอกสารร่วมกับสมาชิกในทีมและพนักงานคนอื่นๆ แต่ละไลบรารีจะแสดงรายการของเอกสารและ Metadata หลักเกี่ยวกับเอกสารเหล่านั้น ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ใช้ไฟล์และทำงานร่วมกัน และแต่ละไลบรารีมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ เช่น การเช็คอินและเช็คเอาท์เอกสาร การสร้างลำดับเลขและการติดตามเวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรอง และการใช้ฟีเจอร์นโยบายที่หลากหลาย การตรวจสอบ และเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถสร้างและจัดการเอกสาร รูปภาพ งานนำเสนอ ฟอร์ม และไฟล์ชนิดอื่นๆ ในไลบรารี สุดท้าย คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารที่แชร์เริ่มต้น กำหนดไลบรารีนี้สำหรับจุดประสงค์ของคุณเอง หรือคุณสามารถสร้างไลบรารีของคุณเองเพิ่มเติมก็ได้

ไลบรารีเอกสาร

ไลบรารีมีสามชนิดคือ ไลบรารีเอกสาร ไลบรารีฟอร์ม และไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งสามารถทำงานกับข้อมูลได้ทุกชนิด

ไลบรารีเอกสาร     คุณสามารถใช้ไลบรารีเอกสารเพื่อจัดเก็บ เข้าถึง และจัดการไฟล์ต่างๆ ได้อย่างหลากหลาย รวมถึงเอกสาร Office, สเปรดชีต รายงาน ฟอร์ม ฐานข้อมูล Office Access 2007 และไฟล์ข้อความ

ไลบรารีฟอร์ม      คุณสามารถจัดเก็บและทำงานกับฟอร์ม Office InfoPath 2007 ในไลบรารีฟอร์ม ไลบรารีฟอร์มมีตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่ผู้ใช้สามารถกรอกและจัดเก็บฟอร์มที่ใช้เทมเพลตเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ InfoPath เพื่อสร้างโซลูชันการติดตามทรัพย์สินที่จัดเก็บเทมเพลตฟอร์ม (.xsn) และไฟล์ XML ฟอร์ม (.xml) ในไลบรารีฟอร์ม SharePoint

ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล     ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล (DCL) เป็นไลบรารีพิเศษที่สามารถกำหนดให้เป็นตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ และทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บ รักษาความ ปลอดภัย แชร์ และจัดการไฟล์ ODC และ UDC ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมการเข้าถึงการเชื่อมต่อเหล่านี้ เพื่อให้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์และเชื่อถือได้เท่านั้นที่สามารถใช้การเชื่อมต่อเหล่านี้ได้ Excel Services สามารถตั้งค่าเพื่อให้ใช้ได้เฉพาะการเชื่อมต่อที่เชื่อถือได้เท่านั้น ผู้ดูแลระบบยังอาจต้องการย้ายฐานข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์การทดสอบไปยังเซิร์ฟเวอร์การทำงานจริง หรืออัปเดตคิวรีที่เข้าถึงข้อมูล ด้วยการใช้ไฟล์ ODC หนึ่งไฟล์ที่บันทึกใน DCL การดูแลการเชื่อมต่อข้อมูลนี้จะง่ายดายยิ่งขึ้น และการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้จะสะดวกยิ่งขึ้น เนื่องจากเวิร์กบุ๊กทั้งหมดใช้ไฟล์การเชื่อมต่อเดียวกัน และการดำเนินการรีเฟรช ไม่ว่าจะเป็นบนคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์หรือคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ จะอัปเดตการเปลี่ยนแปลงไปยังไฟล์การเชื่อมต่อนั้น คุณยังสามารถตั้งค่า Office SharePoint Server 2007 และคอมพิวเตอร์ไคลเอ็นต์ของผู้ใช้เพื่อตรวจหาการเปลี่ยนแปลงในไฟล์การเชื่อมต่อโดยอัตโนมัติ และใช้เวอร์ชันล่าที่สุดของไฟล์การเชื่อมต่อนั้น กล่าวโดยสรุปคือไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูลจะช่วยลดความซับซ้อนของการดูแลรักษาและการจัดการการเชื่อมต่อข้อมูลได้เป็นอย่างมาก

ด้านบนของหน้า

Web Part และหน้าของ Web Part

Web Part คือหน่วยประกอบของข้อมูลที่ประกอบขึ้นเป็นแบบเอกสารสำเร็จรูปพื้นฐานของหน้า Web Part คุณสามารถเพิ่ม Web Part ลงในโซน Web Part ในหน้า Web Part แล้วกำหนดแต่ละ Web Part เอง เพื่อสร้างหน้าที่ไม่ซ้ำกันสำหรับผู้ใช้ไซต์ของคุณ หน้าของ Web Part เป็นเว็บเพจชนิดพิเศษที่คุณสามารถใช้ Web Part ในการรวมข้อมูล เช่น รายการและแผนภูมิ และเนื้อหาเว็บ เช่น ข้อความและรูป ลงในการแสดงผลข้อมูลแบบไดนามิกที่สร้างขึ้นจากงานทั่วไปหรือความสนใจพิเศษ

คุณสามารถใช้หน้า Web Part ในการแสดงข้อมูลหลากหลายทั้งที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างด้วยวิธีที่เป็นระเบียบ เป็นประโยชน์ และสะดวก บ่อยครั้งที่หน้า Web Part จะมี Web Part จำนวนมากที่มีการเชื่อมต่อ เพื่อให้คุณสามารถแสดงข้อมูลและเนื้อหาแบบไดนามิกในการดูผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างหน้า Web Part ที่ชื่อว่า ใบสั่งซื้อของลูกค้า ซึ่งคุณมักจะใช้ในการแสดงข้อมูลที่สำคัญ คุณได้รับโทรศัพท์จากลูกค้า ซึ่งมีคำถามเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ ลูกค้าจำหมายเลข ID ใบสั่งซื้อไม่ได้ แต่จำวันที่ออกใบสั่งซื้อได้ คุณสามารถใช้หน้า Web Part เพื่อทำสิ่งต่อไปนี้

เพจของ Web Part ชื่อ ใบสั่งซื้อของลูกค้า ที่มี Web Part จำนวนมาก

1. ค้นหาใบสั่งซื้อตามหมายเลข ID ใบสั่งซื้อ หรือในกรณีนี้ วันที่ใบสั่งซื้อ

2. แสดงใบสั่งซื้อทั้งหมดเรียงตามวันที่

3. เลือกใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง โดยยึดตามชื่อลูกค้า และค้นหารายละเอียดใบสั่งซื้อรวมถึงรายละเอียดลูกค้า

4. เลือกรายการบรรทัดในใบสั่งซื้อ (ในกรณีนี้คือหลอดไฟ) แล้วแสดงภาพผลิตภัณฑ์เพื่อยืนยันคำถามของลูกค้า

5. ตรวจหาข่าวธุรกิจล่าสุดที่มีความสำคัญต่อใบสั่งซื้อของลูกค้า

คุณสามารถใช้หน้าของ Web Part เพื่อทำสิ่งต่อไปนี้

  • รวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ และสร้างรายงาน

  • วิเคราะห์และรวมข้อมูล (ตัวอย่างเช่น ผลรวมหรือจำนวนนับ)

  • สรุปข้อมูล KPI ที่สำคัญซึ่งคุณต้องการดูเมื่อเริ่มต้นแต่ละวัน

  • จัดลำดับความสำคัญและเน้นข้อมูลโครงการหรือข้อมูลลูกค้าในแดชบอร์ดเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

  • แสดงกำหนดการงานล่าสุดและข้อมูลการประชุมเพื่อวางแผนในแต่ละวันได้อย่างรวดเร็ว

  • เข้าถึงข่าวธุรกิจ พยากรณ์อากาศท้องถิ่น และเว็บไซต์โปรดของคุณได้อย่างรวดเร็วเพื่อกำหนดจุดสนใจในการเรียกดูเว็บของคุณ

ต่อไปนี้คือ Web Part ที่สำคัญที่สามารถเชื่อมต่อและแสดงข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้างได้

Web Part

คำอธิบาย

มุมมองรายการ

แสดงข้อมูลรายการและ Metadata ของไลบรารี

ฟอร์ม

แสดงข้อมูลโดยใช้ตัวควบคุมฟอร์ม HTML

ภาพ

แสดงรูป

Excel Web Access

แสดงเวิร์กบุ๊ก Excel

ตัวแสดงรายงาน

แสดงรายงานที่สร้างจาก SQL Server Report Services

มุมมองข้อมูล

แสดงและแก้ไขข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ

KPI

แสดงข้อมูลและสัญลักษณ์ของตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) จากรายการ KPI

รายละเอียด KPI

แสดงข้อมูล KPI สำหรับหนึ่งรายการและสัญลักษณ์จากรายการ KPI

ข้อมูลธุรกิจ

แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลธุรกิจรายการเดียว

รายการข้อมูลธุรกิจ

แสดงสรุปข้อมูลธุรกิจในรายการ

การกระทำของข้อมูลธุรกิจ

เชื่อมต่อ Web Part เพื่อกำหนดค่าการกระทำของแอปพลิเคชันทางธุรกิจ

รายการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลธุรกิจ

เชื่อมต่อ Web Part เพื่อแสดงรายการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง

ตัวสร้างรายการข้อมูลธุรกิจ

สร้างรายการข้อมูลธุรกิจจากพารามิเตอร์ในสตริงคิวรีเพื่อใช้ในหน้าโปรไฟล์ข้อมูลธุรกิจ

กรอง

กรองข้อมูล Web Part ในรูปแบบต่างๆ

ข้อมูลเพิ่มเติม

ทำงานกับ Web Part ตัวกรอง

ด้านบนของหน้า

แค็ตตาล็อกข้อมูลธุรกิจ

แค็ตตาล็อกข้อมูลธุรกิจ (BDC) เป็นคอมโพเนนต์ที่มีการสนับสนุนที่มีอยู่แล้วภายในสำหรับการแสดงข้อมูลจากฐานข้อมูลของสายธุรกิจต่างๆ (LOB) เช่น SAP, Siebel และ SQL Server โดยทั่วไป ระบบ LOB เหล่านี้จะจัดการข้อมูลทางธุรกิจที่มีความสำคัญและกระบวนการต่างๆ เช่น ข้อมูลลูกค้า สินค้าคงคลัง การเรียกเก็บเงิน และวงจรอายุของผลิตภัณฑ์ ระบบเหล่านี้มักต้องมีการฝึกอบรมที่ครอบคลุม ใช้งานได้ยาก และใช้งานได้เฉพาะผู้ที่ได้รับสิทธิ์กลุ่มเล็กๆ BDC จะทำให้ข้อมูล LOB นี้พร้อมใช้งานโดยบุคคลอื่นๆ เพิ่มเติม ซึ่งเป็นผู้ที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลและต้องการทำงานกับข้อมูลดังกล่าวในรูปแบบอื่นๆ และมีความยืดหยุ่นมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ฟอร์มใบสั่งซื้อ InfoPath สามารถนำมาใช้แสดงข้อมูลลูกค้าจากระบบหนึ่ง รายละเอียดผลิตภัณฑ์จากอีกระบบหนึ่ง และรายละเอียดด้านการเงินจากระบบที่สาม

ต่อไปนี้เป็นสรุปบทบาทและงานสำหรับการทำงานกับแค็ตตาล็อกข้อมูลธุรกิจ

บทบาท

งาน

นักวิเคราะห์ธุรกิจ

กำหนดฟีเจอร์และสร้างโซลูชันที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ผู้สร้าง Metadata

สร้างและทดสอบ Metadata

ผู้ดูแลระบบ

นำเข้าข้อกำหนดของแอปพลิเคชันและกำหนดค่าการเข้าถึงข้อมูล

สมาชิกไซต์

รวมข้อมูลธุรกิจไว้ในหน้าและรายการของ Web Part

นักพัฒนา

สร้างโซลูชันหน้าของ Web Part แบบกำหนดเอง

ผู้เยี่ยมชมไซต์

ใช้ข้อมูลธุรกิจ

การแสดงข้อมูลธุรกิจใน Web Part รายการข้อมูลธุรกิจ

เมื่อคุณแยกข้อมูลธุรกิจออกจากแหล่งข้อมูล มีฟีเจอร์แค็ตตาล็อกข้อมูลธุรกิจสี่ฟีเจอร์ที่คุณสามารถใช้ได้ ดังนี้

  • ข้อมูลธุรกิจในรายการ    คุณสามารถรวมข้อมูลธุรกิจลงในรายการ SharePoint หรือไลบรารีเอกสารที่มีอยู่โดยการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลทางธุรกิจเป็นชนิดเขตข้อมูล สถานการณ์สมมติทั่วไป ได้แก่ การกำหนดความสัมพันธ์ของเอกสารกับระเบียนลูกค้า เช่น ข้อเสนอ สัญญา และงานนำเสนอ การเพิ่มเติมข้อมูลด้วยคอลัมน์ที่กำหนดเอง เช่น คำอธิบายประกอบ และการเลือกข้อมูลจากรายการ เช่น รหัสไปรษณีย์

  • การกระทำของข้อมูลธุรกิจ    การกระทำของข้อมูลธุรกิจคือลิงก์ที่ปรากฏข้างวัตถุทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ลิงก์เหล่านี้สามารถเปิดเว็บเพจ แสดงส่วนติดต่อผู้ใช้ของแอปพลิเคชันทางธุรกิจ หรือเปิดฟอร์ม InfoPath การกระทำของข้อมูลธุรกิจยังปรากฏเป็นลิงก์ในรายการ SharePoint และผลลัพธ์การค้นหา โดยใช้ลิงก์เหล่านี้ คุณจะสามารถอัปเดตรายการหรือดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดาย

  • Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจ    Office SharePoint Server 2007 ประกอบด้วย Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจที่หลากหลาย ซึ่งสามารถแสดงเอนทิตีใดๆ จาก BDC ได้ คุณสามารถใช้ Web Part ของข้อมูลทางธุรกิจเพื่อกำหนดวิธีการแสดงข้อมูลทางธุรกิจบนไซต์ของคุณเองได้ คุณยังสามารถเชื่อมต่อ Web Part เหล่านี้ เพื่อให้เวลาที่คุณดำเนินการใดๆ ใน Web Part หนึ่ง การดำเนินการนั้นก็จะเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของ Web Part อื่นด้วย

  • ข้อมูลทางธุรกิจในโปรไฟล์ผู้ใช้    เมื่อต้องการปรับปรุงข้อมูลผู้ใช้ใน Office SharePoint Server 2007 โปรไฟล์ข้อมูลทางธุรกิจจะถูกสร้างขึ้นตามค่าเริ่มต้น เมื่อลงทะเบียนแอปพลิเคชันใน BDC

ข้อมูลเพิ่มเติม

แสดงข้อมูลธุรกิจบนไซต์ SharePoint

แค็ตตาล็อกข้อมูลธุรกิจ

ด้านบนของหน้า

รายการ KPI

Kpi ของยอดขายรายไตรมาส รายการที่พร้อมใช้งานทันทีช่วยให้การรวม KPI เข้ากับโซลูชันทางธุรกิจของคุณทำได้ง่ายดายยิ่งขึ้น วิธีใช้รายการ KPI มีด้วยกันสี่วิธี โดยแต่ละวิธีจะกล่าวถึงแหล่งข้อมูลทั่วไปของค่า KPI และวิธีรวมค่าเหล่านี้เข้ากับไซต์ SharePoint ดังนี้

  • ข้อมูลในรายการ SharePoint    เมื่อรายการ SharePoint ประกอบด้วยรายการต่างๆ ที่คุณสามารถนับจำนวน รายการที่เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ หรือรายการที่มีวันที่ คุณสามารถใช้ KPI เพื่อติดตามระยะเวลาที่มีการเปิดปัญหาหรืองาน จำนวนปัญหาหรืองานที่เปิด และเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว นอกจากนี้ คุณยังสามารถติดตามข้อมูลรวมได้ เช่น ระยะเวลาที่ได้เปิดปัญหาหนึ่งขึ้น หรือยอดขายรวมในภูมิภาค

  • ข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel     คุณสามารถตั้งค่า KPI ในเวิร์กบุ๊ก Excel ในไลบรารีเอกสารและลิงก์ไปยัง KPI จาก Office SharePoint Server 2007 เมื่อข้อมูลในเวิร์กบุ๊กมีการเปลี่ยนแปลง KPI ก็จะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเลือกให้เวิร์กบุ๊กนั้นแสดงบนเว็บเพจเดียวกันโดยใช้ Web Part สำหรับ Office Excel Web Access

  • ข้อมูลจากบริการการวิเคราะห์ Microsoft SQL Server 2005    Office SharePoint Server 2007 สามารถใช้ KPI จากบริการการวิเคราะห์ ซึ่งเป็นคอมโพเนนต์ของ Microsoft SQL Server 2005 โดยปกติแล้ว ผู้ดูแลระบบหรือนักวิเคราะห์ฐานข้อมูลมักจะตั้งค่า KPI เหล่านี้ และลงทะเบียนการเชื่อมต่อข้อมูลกับ Office SharePoint Server 2007 จากนั้น ผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมก็จะสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลและลิงก์ไปยัง KPI ของ Analysis Services ได้

  • ข้อมูลที่ใส่ด้วยตนเอง    ในกรณีที่ไม่มีการตั้งค่าระบบอย่างเป็นทางการ หรือคุณมีโครงการแบบทำครั้งเดียวที่ต้องติดตาม คุณสามารถใส่เกณฑ์ได้ด้วยตนเอง รายการ KPI นี้จะเป็นประโยชน์สำหรับการแสดงข้อมูลที่ได้รับการสื่อสารในอีเมลหรือระบบอื่นๆ บางระบบ

เวิร์กโฟลว์

แผนผังลำดับงานของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ กระบวนการสำคัญจำนวนมากในองค์กรต่างๆ ต้องพึ่งพาตัวบุคคลเป็นส่วนใหญ่ การทำให้การโต้ตอบระหว่างบุคคลที่มีส่วนร่วมในกระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรได้ กระบวนการเหล่านี้ในบางครั้งเรียกว่าเวิร์กโฟลว์ของบุคคล ด้วย Office SharePoint Server 2007 คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือด้วย Office SharePoint Designer 2007 คุณสามารถสร้างโซลูชันเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยยึดตามข้อมูลในรายการและไลบรารีได้ ใน Office SharePoint Designer 2007 ตัวออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ใช้กฎทำให้ง่ายต่อการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีการแบ่งย่อยตามเงื่อนไขและมีหลายขั้นตอน

เวิร์กโฟลว์ที่รวมอยู่ใน Office SharePoint Server 2007 มีการร่วมกับโปรแกรมต่างๆ ใน การวางจำหน่าย Office 2007 อย่างแนบแน่น คุณสามารถใช้ Office Outlook 2007 ในการสื่อสารงานและสถานะกับผู้ใช้ได้ คุณสามารถใช้ Office Access 2007 เพื่อปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่สัมพันธ์กับรายการที่ลิงก์ และสร้างรายงานเวิร์กโฟลว์เพื่อประเมินสถานะของโครงการให้ดียิ่งขึ้น และประเมินกระบวนการทางธุรกิจของคุณ เวิร์กโฟลว์สามารถใช้ฟอร์มแบบกำหนดเองที่สร้างขึ้นด้วย Office InfoPath 2007 เพื่อโต้ตอบกับผู้ใช้ผ่านโปรแกรม Office อื่นๆ เช่น Office Word 2007

ข้อมูลเพิ่มเติม

การออกแบบฟอร์มให้ตรงกับสถานะของเวิร์กโฟลว์

การสาธิต: การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจด้วยฟอร์มและเวิร์กโฟลว์

ด้านบนของหน้า

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services เป็นบริการการจัดการและแจกจ่ายรายงานทั่วทั้งองค์กรที่สมบูรณ์ ซึ่งประกอบด้วยการออกแบบ การสร้าง การส่ง การรักษาความปลอดภัย และการแสดงรายงานในรูปแบบที่หลากหลาย ด้วย SQL Server 2005 Service Pack 2 คุณสามารถใช้บริการการรายงานในโหมดการรวมของ SharePoint เพื่อให้คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้

  • ใช้ไลบรารี SharePoint เพื่อจัดเก็บรายงาน แหล่งข้อมูล และรูปแบบรายงาน การจัดเก็บรายงานไว้ในไลบรารีเอกสารยังทำให้รายงานสามารถใช้ฟีเจอร์ Office SharePoint Server 2007 มาตรฐาน เช่น เวิร์กโฟลว์ การกำหนดเวอร์ชัน และการรักษาความปลอดภัย คุณยังสามารถเพิ่มรายงานลงในศูนย์กลางรายงานได้ด้วย

  • ซิงโครไนซ์รายงานและทรัพยากรที่สัมพันธ์กันทั้งหมดที่เก็บไว้ภายใน Office SharePoint Server 2007 กับรายงานเดียวกันที่ถูกเก็บและดำเนินการจากเซิร์ฟเวอร์รายงาน

  • ใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่สอดคล้องกันสำหรับการจัดการและการดูรายงาน แถบเครื่องมือที่ใช้งานสะดวกบน Web Part สำหรับตัวแสดงรายงาน ช่วยให้คุณสามารถดูและแก้ไขคุณสมบัติ จัดการสิทธิ์และการสมัครใช้งาน แก้ไขในตัวสร้างรายงาน กำหนดค่าแหล่งข้อมูล พารามิเตอร์, Snapshot และการหมดเวลา ดูประวัติรายงานและเวอร์ชัน และประกาศเวอร์ชันหลัก

รายงานตัวอย่าง

คุณสามารถใช้ Web Part สำหรับตัวแสดงรายงานเพื่อดู นำทาง พิมพ์ และส่งออกรายงานบนเซิร์ฟเวอร์รายงานได้ Web Part สำหรับตัวแสดงรายงานจะสัมพันธ์กับไฟล์ข้อกำหนดรายงาน (.rdl) ที่ถูกประมวลผลโดยเซิร์ฟเวอร์รายงาน คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติบน Web Part เพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏของแถบเครื่องมือและพื้นที่มุมมอง และลิงก์ Web Part ไปยังรายงานที่ระบุได้ รายงานในไลบรารีรายงานจะถูกแสดงโดยใช้ Web Part สำหรับตัวแสดงรายงาน คุณสามารถปรับเปลี่ยนหน้าใดๆ ของ Web Part เพื่อแสดงรายงานโดยใช้ Web Part สำหรับตัวแสดงรายงาน และคุณยังสามารถเชื่อมต่อกับ Web Part ตัวกรองเพื่อจำกัดข้อมูลที่แสดงในรายงานได้ด้วย

การรวม Reporting Services กับ SharePoint Server ต้องการให้มีการติดตั้งคอมโพเนนต์ต่อไปนี้ SQL Server 2005 Reporting Services ซึ่งโฮสต์รายงานของ Reporting Services และสื่อสารกับ SharePoint Server โดยใช้ส่วนติดต่อของบริการบนเว็บ, SQL Server 2005 Service Pack 2 ซึ่งเปิดใช้งานการรวม SharePoint Server และ Reporting Services บนเซิร์ฟเวอร์รายงาน และ Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services Add-in สำหรับ Microsoft SharePoint Technologies ซึ่งรวม Web Part สำหรับตัวแสดงรายงานและส่วนติดต่อผู้ใช้ของการจัดการรายงานใหม่

ด้านบนของหน้า

ศูนย์กลางรายงาน

ศูนย์กลางรายงานเป็นเทมเพลตของไซต์ที่มีคอลเลกชันที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของไลบรารีรายงาน ไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูล,รายการ SharePoint, Web Part รวมถึง Web Part ตัวกรอง และ KPI ที่คุณสามารถกำหนดเองและเพิ่มประสิทธิภาพได้ตามวัตถุประสงค์ของคุณเอง ให้คิดว่าศูนย์กลางรายงานเป็นฮับศูนย์กลางที่มีตำแหน่งที่ตั้งทั่วไป ไม่ซับซ้อน และมีความปลอดภัย และสภาพแวดล้อมการรายงานสำหรับผู้ใช้เพื่อนำทางไป ค้นหาตำแหน่ง และรับรายงานที่เป็นปัจจุบัน ไม่ว่าจะสำหรับการทำคิวรีเฉพาะกิจ หรือ Snapshot ที่จัดกำหนดการไว้เป็นระยะ โดยการใช้ศูนย์กลางรายงาน คุณสามารถลดการอาศัยสิ่งที่แนบมากับอีเมลเพื่อการนำส่งรายงาน และช่วยแก้ปัญหาความแออัดของเครือข่าย คุณสามารถจัดเก็บรายงานต่างๆ ในศูนย์กลางรายงาน รวมถึงสเปรดชีต Access Snapshot, รายงาน SQL Report Services และไฟล์ PDF

ศูนย์กลางรายงานด้านการขาย

ข้อมูลเพิ่มเติม

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับศูนย์กลางรายงาน

การทำงานกับไซต์ศูนย์กลางรายงาน

ด้านบนของหน้า

ๅการใช้ข้อมูลจากโปรแกรมระบบ Office ด้วย Office SharePoint Server 2007

และแน่นอนว่าคุณสามารถสร้างโซลูชันทางธุรกิจที่ใช้ข้อมูลทุกชนิดได้ด้วย เพียงแค่ใช้ Office SharePoint Server 2007 อย่างไรก็ตาม การวางจำหน่าย Office 2007 มีจุดการรวมเข้ากับ Office SharePoint Server 2007 ที่มีประโยชน์หลายจุด ซึ่งทำให้การทำงานกับข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้างง่ายดายยิ่งขึ้น และสามารถทำให้โซลูชันทางธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นและได้รับการออกแบบเป็นอย่างดี ด้วยการควบคุมดูแลของพนักงานด้านข้อมูลที่มีความสามารถ นั่นคือ "ผู้รับเหมา" ของคุณ โปรแกรม การวางจำหน่าย Office 2007 ต่อไปนี้ทำหน้าที่เป็น "สถาปนิก" ของโซลูชันทและเป็นที่น่าพอใจทางธุรกิจที่ได้รับการออกแบบเป็นอย่างดี

โปรแกรม

วัตถุประสงค์

ชนิดของข้อมูล

Excel (พร้อมด้วยเทคโนโลยี Excel Services)

วิเคราะห์และแสดงภาพข้อมูลตัวเลขและข้อมูลอื่นๆ ในรูปแบบสเปรดชีต สร้างแผนภูมิที่ดูเป็นมืออาชีพและทำงานกับข้อมูลแบบลำดับชั้นโดยใช้รายงาน PivotTable

มีโครงสร้าง

InfoPath

รวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่ใช้ XML

มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้าง

Access

รวม ใส่ เก็บ รายงาน และจัดการข้อมูลในฐานข้อมูล

มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้าง

SharePoint Designer

กำหนดเว็บเพจที่ขึ้นอยู่กับข้อมูลและไซต์ SharePoint เอง และสร้างมุมมองข้อมูล

มีโครงสร้าง กึ่งมีโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง

Word

สร้างเอกสารที่เป็นมืออาชีพได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ไม่มีโครงสร้าง

Visio

แสดงภาพและสื่อสารข้อมูล ระบบ และกระบวนการที่ซับซ้อน

ไม่มีโครงสร้าง

Outlook

สื่อสารผ่านทางอีเมลและจัดการที่ติดต่อ กำหนดการ และงาน

ไม่มีโครงสร้าง

Publisher

สร้างสิ่งพิมพ์และเอกสารประกอบการขายที่ดูเป็นมืออาชีพ

ไม่มีโครงสร้าง

PowerPoint

สร้างงานนำเสนอแบบไดนามิกโดยใช้ภาพเคลื่อนไหว กราฟิก และสื่อ

ไม่มีโครงสร้าง

ด้านบนของหน้า

Excel และ Excel Services

ใช้ Excel และ Excel Services เมื่อคุณต้องการทำสิ่งต่อไปนี้

  • เรียกใช้การคำนวณและการเปรียบเทียบทางสถิติกับข้อมูลของคุณ

  • สร้างและใช้รายงาน PivotTable เพื่อดูข้อมูลแบบลำดับชั้นในเค้าโครงที่กระชับและยืดหยุ่น

  • เน้นข้อมูลของคุณแบบมองเห็นได้โดยใช้แผนภูมิที่ดูเป็นมืออาชีพ ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แถบข้อมูล และระดับสี

  • ดำเนินการวิเคราะห์แบบ what-if ที่ซับซ้อนกับข้อมูลของคุณ เช่น การวิเคราะห์ทางสถิติ การวิเคราะห์ทางวิศวกรรม และการวิเคราะห์การถดถอย

Excel มีจุดการรวมที่เน้นข้อมูลกับ Office SharePoint Server 2007 ต่อไปนี้

จุดเชื่อมโยงที่เน้นข้อมูลของ Excel

1. ทำการนำเข้าข้อมูลแบบครั้งเดียวของเวิร์กชีต Excel ไปยังรายการ SharePoint หรือส่งออกข้อมูลเวิร์กชีต Excel ไปยังรายการ SharePoint เพื่อสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลแบบทางเดียวโดยถาวร

2. ใช้การเชื่อมต่อข้อมูลแบบทางเดียวโดยถาวรเพื่อรีเฟรชข้อมูลในเวิร์กชีต Excel จากรายการ SharePoint

3. ประกาศเวิร์กบุ๊ก Excel ไปยัง Excel Services และแสดงและโต้ตอบกับข้อมูลโดยใช้ Web Part สำหรับ Office Excel Web Access บนหน้าของ Web Part

4. นำเข้าข้อมูลลงในเวิร์กบุ๊ก Excel จากเซิร์ฟเวอร์ OLAP, SQL Server และฐานข้อมูล Access และไฟล์แบบแฟลต

นำเข้าข้อมูล Excel ไปยังรายการ SharePoint

ถ้าคุณต้องการโหลดข้อมูลที่มีอยู่ลงในรายการ SharePoint คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีต Excel ช่วงของเซลล์ ช่วงที่มีชื่อ หรือตาราง Excel ลงในรายการ SharePoint ได้โดยใช้คำสั่ง นำเข้า บนเมนู การกระทำ ของรายการ SharePoint

ส่งออกข้อมูลรายการ SharePoint ไปยังตาราง Excel

คุณสามารถส่งออกข้อมูลรายการ SharePoint เป็นตาราง Excel ซึ่งจะสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลแบบทางเดียวระหว่าง Excel และรายการ SharePoint เมื่อคุณอัปเดตข้อมูลจากรายการ SharePoint และรีเฟรชข้อมูลใน Excel แล้ว Excel จะแทนที่ข้อมูลของ Excel ด้วยข้อมูลล่าสุดของรายการ SharePoint ด้วยการเขียนทับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับข้อมูลนั้น เนื่องจากการเชื่อมต่อข้อมูลเป็นแบบทางเดียวเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำใน Excel จะไม่มีผลกับรายการบนไซต์ SharePoint

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถซิงโครไนซ์ข้อมูลระหว่างเวิร์กบุ๊ก Office Excel 2007 และรายการ SharePoint ฟังก์ชันการทำงานนี้มีอยู่ใน Microsoft Excel 2003 และยังคงมีให้ใช้งานโดยใช้เวิร์กบุ๊ก Excel 2003 หรือ Visual Basic for Applications (VBA) อย่างไรก็ตาม ในขณะนี้ Office Access 2007 เป็นวิธีการซิงโครไนซ์ข้อมูลที่แนะนำระหว่างโปรแกรม Office และรายการ SharePoint ด้วยการเชื่อมต่อแบบสองทาง

ส่งออกตาราง Excel ไปยังรายการ SharePoint

เมื่อคุณส่งออกข้อมูลตารางจาก Excel ไปยังรายการ SharePoint โดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออกตารางไปยังรายการ SharePoint คุณกำลังใช้อีกวิธีหนึ่งในการสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลแบบทางเดียวระหว่าง Excel และรายการ SharePoint

ถ้าคุณไม่ต้องการให้มีการอัปเดตข้อมูลตารางในเวิร์กชีต Excel ด้วยการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับรายการ SharePoint คุณยังสามารถส่งออกข้อมูลโดยไม่เชื่อมต่อไปยังรายการ SharePoint ได้ด้วย

ประกาศไปยัง Excel Services

คุณสามารถประกาศเวิร์กบุ๊กไปยัง Office SharePoint Server 2007 เพื่อให้ผู้ใช้อื่นๆ สามารถเข้าถึงข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดที่มีโดยใช้ Web Part สำหรับ Office Excel Web Access เมื่อคุณประกาศเวิร์กบุ๊กไปยัง Excel Services ทั้งเวิร์กบุ๊กจะถูกประกาศบนเซิร์ฟเวอร์ แต่คุณสามารถกำหนดส่วนต่างๆ ของเวิร์กบุ๊ก (เช่น แต่ละเวิร์กชีต ช่วงที่มีชื่อหรือแผนภูมิ) ที่คุณต้องการให้ Excel Services แสดงใน Web Part สำหรับ Office Excel Web Access โดยการแสดงเฉพาะส่วนที่ระบุของเวิร์กบุ๊ก และโดยใช้สิทธิ์ Office SharePoint Server 2007 เพื่อช่วยป้องกันเวิร์กบุ๊กจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต คุณสามารถเก็บข้อมูลในเวิร์กบุ๊กไว้เป็นความลับ ขณะที่ให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตสามารถรีเฟรช คำนวณใหม่ และโต้ตอบกับข้อมูลที่สามารถดูได้ ถ้าคุณตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับเซลล์ที่มีชื่อในเวิร์กบุ๊กก่อนที่คุณประกาศ ผู้ใช้ยังสามารถแก้ไขเซลล์เหล่านั้นและกำหนดค่าได้ด้วย

ผู้ใช้อื่นๆ สามารถดูและวิเคราะห์ข้อมูลเวิร์กชีตที่แสดงได้ ผู้ใช้สามารถโต้ตอบกับข้อมูลโดยใช้บางฟังก์ชันการทำงานใน Excel เช่น การเรียงลำดับและการกรองข้อมูล หรือโดยใช้ฟีเจอร์ดูรายละเอียดแนวลึกของ PivotTable ถ้าคุณตั้งค่าพารามิเตอร์สำหรับเซลล์ที่มีชื่อในเวิร์กบุ๊ก ผู้ใช้ยังสามารถแก้ไขเซลล์เหล่านั้นและกำหนดค่าได้ด้วย

การใช้ Excel Web Access เพื่อแชร์เวิร์กบุ๊ก Excel 1. ส่วนบนสุดจะมีชื่อเรื่องและแถบเครื่องมือที่มีหลากหลายเมนู คำสั่ง และรายการแบบดรอปดาวน์

2. หน้าต่างหลักแสดงอย่างน้อยหนึ่งเวิร์กชีตในมุมมองเวิร์กชีต รายการที่มีชื่อ เช่น แผนภูมิ หรือตาราง Excel ในมุมมองรายการที่มีชื่อ และพื้นที่เค้าร่างที่มีหรือไม่ก็ได้

3 บานหน้าต่างงาน พารามิเตอร์ มีป้ายชื่อพารามิเตอร์ กล่องข้อความสำหรับการใส่ข้อมูล และคำแนะนำเครื่องมือเพิ่มเติมที่มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละพารามิเตอร์

4. ส่วนล่างแสดงข้อความข้อมูลการรีเฟรช

หมายเหตุ: Excel Services ไม่ได้สนับสนุนฟีเจอร์ของ Excel ทั้งหมด

ข้อมูลเพิ่มเติม

สร้างรายการโดยยึดตามสเปรดชีต

นำเข้าข้อมูลจากรายการ SharePoint

การส่งออกตาราง Excel ไปยังรายการ SharePoint

วางแผนการเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกสำหรับ Excel Services

ด้านบนของหน้า

InfoPath

ใช้ InfoPath เมื่อคุณต้องการทำสิ่งต่อไปนี้

  • เก็บรวบรวมข้อมูลธุรกิจเป็นประจำ รวมถึงรายงานค่าใช้จ่าย บัตรลงเวลา แบบสำรวจ และฟอร์มประกันภัย

  • ออกแบบฟอร์มแบบอิเล็กทรอนิกส์ตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงแบบซับซ้อนโดยใช้ตัวควบคุมแบบมาตรฐาน เช่น กล่องข้อความและกล่องรายการ และตัวควบคุมแบบยืดหยุ่น เช่น ตารางเสริมแถว กลุ่มตัวเลือก ส่วนเพิ่มเติม และหลายมุมมอง

  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ข้อมูลมีความสอดคล้องกันและถูกต้อง

  • สร้างรายงานโดยการผสานฟอร์มต่างๆ ไว้ในฟอร์มเดียว

InfoPath มีจุดการรวมที่เน้นข้อมูลกับ Office SharePoint Server 2007 ต่อไปนี้

จุดเชื่อมโยงที่เน้นข้อมูลของ InfoPath

1. ประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังไลบรารีฟอร์มเป็นเทมเพลตและชนิดเนื้อหา

2. อ่านและเขียนไฟล์ XML ฟอร์มที่เก็บไว้ในไลบรารีฟอร์ม

3. ใช้ไฟล์ฟอร์ม XML เพื่ออ่านข้อมูลจากรายการและเวิร์กชีต Excel และอ่านและเขียนข้อมูลจากฐานข้อมูล SQL Server และ Access

4. เปิดใช้งานการแก้ไขข้อมูลมุมมองรายการโดยยึดตามคุณสมบัติฟอร์ม

5. แสดงฟอร์ม InfoPath ในเบราว์เซอร์โดยใช้เทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์

ส่งข้อมูลไปยังไซต์ SharePoint และใส่ข้อมูล SharePoint ลงในตัวควบคุมฟอร์ม

เมื่อต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถส่งฟอร์มที่ยึดตามเทมเพลตฟอร์มของคุณไปยังไลบรารีเอกสาร คุณสามารถเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลรองลงในเทมเพลตฟอร์มของคุณที่ส่งข้อมูลได้ หลังจากที่คุณเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลการส่ง คุณสามารถกำหนดค่าเทมเพลตฟอร์มเพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณส่งข้อมูลของฟอร์มไปยังไลบรารีเอกสารได้

ประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังไลบรารีฟอร์ม

คุณสามารถประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยัง Office SharePoint Server 2007 และจัดเก็บและทำงานกับฟอร์ม Office InfoPath 2007 ในไลบรารีฟอร์ม ไลบรารีฟอร์มมีตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางที่ผู้ใช้สามารถกรอกและจัดเก็บฟอร์มที่ใช้เทมเพลตเดียวกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ InfoPath เพื่อสร้างโซลูชันการติดตามทรัพย์สินที่จัดเก็บเทมเพลตฟอร์ม (.xsn) และไฟล์ XML ฟอร์ม (.xml) ในไลบรารีฟอร์ม

สร้างและใช้ฟอร์มที่เปิดใช้งานสำหรับเบราว์เซอร์

เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตฟอร์ม Office InfoPath 2007 คุณสามารถเลือกที่จะสร้างเทมเพลตฟอร์มที่สามารถเปิดหรือกรอกข้อมูลในเว็บเบราว์เซอร์ได้ เทมเพลตฟอร์มชนิดนี้จะเรียกว่าเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นการออกแบบเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ คุณใช้ตัวช่วยสร้างการประกาศเพื่อประกาศเทมเพลตฟอร์มไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้งาน InfoPath Forms Services

ประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์

เมื่อคุณประกาศเทมเพลตฟอร์มเป็นชนิดเนื้อหาของไซต์ คุณทำให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเทมเพลตฟอร์มหลายเทมเพลตให้กับไลบรารีเอกสารเดียว หรือกำหนดเทมเพลตฟอร์มให้กับหลายไลบรารีผ่านไซต์คอลเลกชัน ไซต์คอลเลกชันคือชุดของเว็บไซต์บนเซิร์ฟเวอร์เสมือนจริงที่มีเจ้าของคนเดียวกัน และแชร์การตั้งค่าการดูแลระบบ แต่ละไซต์คอลเลกชันประกอบด้วยเว็บไซต์ระดับบนสุด และสามารถมีไซต์ย่อยได้อย่างน้อยหนึ่งรายการ อาจมีหลายไซต์คอลเลกชันบนแต่ละเซิร์ฟเวอร์เสมือนจริง ใช้ชนิดเนื้อหาของไซต์เมื่อคุณต้องการใช้ข้อมูลใหม่ในวงกว้าง หรือทำให้สามารถใช้งานคอลเลกชันของข้อมูลจากฟอร์มจำนวนมากได้ในที่เดียว

อนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขเขตข้อมูลโดยใช้มุมมองรายการ

คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลได้โดยใช้มุมมองรายการ หรือโดยการแก้ไขคุณสมบัติสำหรับฟอร์มในไลบรารีฟอร์ม ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้รายการ SharePoint เพื่อเพิ่มหรืออัปเดตข้อมูลสำหรับฟอร์มอย่างน้อยหนึ่งฟอร์มโดยไม่เปิดฟอร์มจริงๆ

ด้านบนของหน้า

Access

ใช้ Access เมื่อคุณจำเป็นต้องทำสิ่งต่อไปนี้

  • แชร์ข้อมูลในฐานข้อมูลที่สัมพันธ์กัน

  • จัดการการอัปเดตอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ฟีเจอร์การล็อกระเบียนและการแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง

  • ทำงานกับตารางต่างๆ

  • สร้างคิวรีที่ซับซ้อนเพื่อรวมตารางเข้าด้วยกัน

  • สร้างฟอร์มและรายงาน

Access มีจุดการรวมที่เน้นข้อมูลกับ Office SharePoint Server 2007 ต่อไปนี้

จุดเชื่อมโยงที่เน้นข้อมูลของ Access

1. ทำการนำเข้าหรือส่งออกข้อมูลแบบครั้งเดียวระหว่างมุมมอง Access กับรายการ SharePoint

2. ลิงก์ข้อมูลระหว่างตาราง Access กับรายการ SharePoint โดยสร้างการเชื่อมต่อแบบสองทางอย่างถาวร (สามารถดูข้อมูลรายการที่อัปเดตได้ในตาราง Access สามารถดูข้อมูลตาราง Access ที่อัปเดตได้ในรายการ)

3. ทำให้ข้อมูลรายการเป็นแบบออฟไลน์ อัปเดตใน Access ทำให้กลับเป็นแบบออนไลน์ ซิงโครไนซ์การอัปเดต และแก้ไขข้อขัดแย้ง

4. แสดงและแก้ไขข้อมูลรายการในมุมมองแผ่นข้อมูล มุมมองฟอร์ม และมุมมองรายงานของ Access

5. ประกาศฐานข้อมูล Access ไปยัง Office SharePoint Server 2007

ฟีเจอร์การรวมรายการ SharePoint ใหม่ใน Office Access 2007

ฟีเจอร์ใหม่ต่อไปนี้ใน Office Access 2007 ทำให้การรวม Office SharePoint Server 2007 ง่ายดายและยืดหยุ่นมากขึ้น

  • การแมปชนิดข้อมูล SharePoint ที่ปรับปรุง     ด้วยการสนับสนุนใหม่สำหรับเขตข้อมูลที่มีหลายค่าและสิ่งที่แนบมา ขณะนี้ Office Access 2007 จึงสนับสนุนชนิดข้อมูลที่พบบนไซต์ SharePoint มากขึ้น ซึ่งทำให้การออกแบบและการสร้างแอปพลิเคชันที่แชร์ง่ายขึ้นอย่างมาก

  • การติดตามประวัติของเขตข้อมูล Memo     เขตข้อมูล Memo มีประโยชน์สำหรับการเก็บข้อมูลจำนวนมาก คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติที่ทำให้ Office Access 2007 สามารถเก็บรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับเขตข้อมูล Memo ได้ แล้วคุณจะสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ ฟีเจอร์นี้ยังสนับสนุนฟีเจอร์การกำหนดเวอร์ชันบนไซต์ SharePoint ดังนั้น คุณจึงยังสามารถใช้ Office Access 2007 เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับรายการ SharePoint ได้ด้วย

  • ตารางการค้นหา     เมื่อคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint แล้ว Office Access 2007 จะสร้างตารางที่ลิงก์สำหรับรายการการค้นหาทั้งหมดโดยอัตโนมัติ (เว้นแต่ว่ารายการการค้นหานั้นจะลิงก์กับฐานข้อมูลอยู่แล้ว) ถ้ารายการการค้นหามีคอลัมน์ที่ค้นหารายการอื่นอยู่ รายการเหล่านั้นจะถูกรวมไว้ในการดำเนินการลิงก์ เพื่อให้รายการการค้นหาของทุกตารางที่ลิงก์มีตารางที่ลิงก์ที่สอดคล้องกันอยู่ในฐานข้อมูล Access ยังสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางที่ลิงก์เหล่านี้ด้วย

นำเข้าและส่งออกข้อมูลไปยังรายการ SharePoint

คุณสามารถนำรายการ SharePoint ไปไว้ใน Office Access 2007 โดยการนำเข้ารายการนั้น การนำเข้ารายการ SharePoint จะสร้างสำเนาของรายการในฐานข้อมูล Office Access 2007

เมื่อคุณส่งออกข้อมูล Office Access 2007 จะสร้างสำเนาของวัตถุฐานข้อมูลตารางหรือคิวรีที่เลิอก และจัดเก็บสำเนาเป็นรายการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแชร์ข้อมูลระหว่าง Office Access 2007 และไซต์ SharePoint อย่างต่อเนื่อง แต่ขณะนี้ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ใน Access คุณใช้คิวรีในฐานข้อมูล Office Access 2007 เพื่อสร้างรายงานสถานะรายวันหรือรายสัปดาห์ แล้วคุณโพสต์ผลลัพธ์ในไซต์ SharePoint ไซต์ใดไซต์หนึ่งของคุณเป็นระยะๆ

ลิงก์ไปยังรายการ SharePoint

การลิงก์ทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลในรายการได้โดยไม่ต้องนำเข้าข้อมูล คุณจึงสร้างการเชื่อมต่อแบบสองทางเพื่อดูและแก้ไขข้อมูลล่าสุดทั้งในรายการและฐานข้อมูล Office Access 2007 ของคุณ เมื่อคุณลิงก์ไปยังรายการ SharePoint แล้ว Office Access 2007 จะสร้างตารางที่ลิงก์ซึ่งแสดงให้เห็นโครงสร้างและเนื้อหาของรายการต้นฉบับ การลิงก์จะต่างจากการนำเข้า เนื่องจากการลิงก์จะสร้างลิงก์ไปยังรายการเท่านั้น ไม่ได้ลิงก์ไปยังมุมมองใดๆ ที่เฉพาะเจาะจงของรายการ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงทางโครงสร้าง เช่น การเอาคอลัมน์ออกหรือเปลี่ยนแปลงคอลัมน์ คุณต้องเปิดรายการบนไซต์ SharePoint นอกจากนี้ คุณไม่สามารถเพิ่ม ลบ หรือปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลในตารางที่ลิงก์ขณะทำงานใน Office Access 2007

ทำให้รายการ SharePoint ที่ลิงก์เป็นแบบออฟไลน์ด้วย Office Access 2007

ถ้าคุณต้องการนำงานบางชิ้นกลับไปทำที่บ้านหรือระหว่างเดินทาง คุณสามารถทำให้รายการ SharePoint ที่ลิงก์เป็นแบบออฟไลน์ด้วยการคลิกครั้งเดียวโดยใช้ Office Access 2007 คุณสามารถทำงานกับข้อมูลของคุณใน Office Access 2007 แล้วซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงของคุณ หรือเชื่อมต่อกับไซต์ SharePoint อีกครั้งในภายหลัง ตัวอย่างเช่น บางทีคุณอาจต้องการจัดเตรียมแค็ตตาล็อกชิ้นส่วนให้กับลูกค้าขณะที่คุณกำลังเดินทาง ถ้าคุณลิงก์รายการ SharePoint ของคุณไปยังตาราง Office Access 2007 แล้ว คุณสามารถทำให้ข้อมูลของคุณเป็นแบบออฟไลน์ และทำให้กลับมาออนไลน์ในภายหลังได้ ถ้ามีความขัดแย้งเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ถ้ามีบางคนอัปเดตระเบียนเดียวกันบนเซิร์ฟเวอร์หรือในขณะที่บุคคลนั้นกำลังทำงานแบบออฟไลน์ คุณสามารถแก้ไขความขัดแย้งนั้นได้เมื่อคุณซิงโครไนซ์

เปิดฟอร์มและรายงาน Office Access 2007 จากไซต์ SharePoint

คุณสามารถเปิดรายการในมุมมอง Office Access 2007 ที่หลากหลายจากไซต์ SharePoint ฟอร์ม รายงาน และแผ่นข้อมูล Office Access 2007 สามารถปรากฏเคียงข้างมุมมองอื่นๆ บนไซต์ SharePoint เมื่อคุณเลือกมุมมอง Office Access 2007 จะเริ่มต้นและเปิดฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลที่ร้องขอ ซึ่งทำให้คุณสามารถเรียกใช้รายงานที่หลากหลายบนไซต์ SharePoint โดยไม่ต้องเริ่ม Office Access 2007 ก่อน หรือไม่ต้องนำทางไปยังวัตถุที่เหมาะสม

หมายเหตุ: ผู้ใช้จำเป็นต้องมี Office Access 2007 ติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้เพื่อสร้าง ใช้ หรือปรับเปลี่ยนมุมมอง Office Access 2007 บนไซต์ SharePoint

ประกาศฐานข้อมูล Office Access 2007 ไปยังไซต์ SharePoint

คุณสามารถประกาศ (หรือที่เรียกว่าการย้ายและเพิ่มขนาด) ฐานข้อมูล Office Access 2007 ของคุณไปยัง Office SharePoint Server 2007 เมื่อคุณประกาศฐานข้อมูลจาก Office Access 2007 ไปยังไซต์ SharePoint คุณจะสร้างรายการบนไซต์ SharePoint ที่ลิงก์เป็นตารางในฐานข้อมูลของคุณ เมื่อมีการย้ายฐานข้อมูล Office Access 2007 จะสร้างแอปพลิเคชันส่วนหน้าใหม่ที่มีฟอร์มและรายงานเก่าทั้งหมด และตารางที่ลิงก์ใหม่ซึ่งเพิ่งจะถูกนำเข้า ตัวช่วยสร้างการย้ายไปยังไซต์ SharePoint จะช่วยคุณย้ายข้อมูลจากตารางทั้งหมดของคุณในครั้งเดียว หรือคุณสามารถโหลดฐานข้อมูล Office Access 2007 ลงในไลบรารีเอกสาร SharePoint

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้เทมเพลตการติดตามของ Access ที่โต้ตอบโดยตรงกับเทมเพลตการติดตามปัญหาบนไซต์ SharePoint เพื่อติดตามข้อมูล ปัญหา และเวิร์กโฟลว์ขององค์กรของคุณ เมื่อมีบุคคลทำงานกับรายการเหล่านี้บนไซต์ SharePoint พวกเขาสามารถเปิดคิวรีและรายงาน Office Access 2007 จากเมนู มุมมอง สำหรับรายการ SharePoint ถ้าคุณต้องการดูและพิมพ์รายงานปัญหาของ Access สำหรับการประชุมรายเดือน คุณสามารถทำได้โดยตรงจากรายการ SharePoint

หลังจากสร้างรายการ SharePoint แล้ว บุคคลสามารถทำงานกับรายการบนไซต์ SharePoint หรือในตารางที่ลิงก์ใน Office Access 2007 ขณะที่พวกเขาใช้ฟีเจอร์ของไซต์ SharePoint เพื่อจัดการข้อมูลและอัปเดตการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถจัดการสิทธิ์ในข้อมูลและเวอร์ชันของข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถดูว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลนั้นๆ หรือคืนค่าข้อมูลก่อนหน้านี้ได้

ด้านบนของหน้า

SharePoint Designer

ใช้ Office SharePoint Designer 2007 เมื่อคุณต้องการทำสิ่งต่อไปนี้

  • สร้างและกำหนดเว็บไซต์เอง

  • ออกแบบเวิร์กโฟลว์โดยไม่ต้องใช้ภาษาหรือเทคนิคในการเขียนโค้ดตามกระบวนงานดั้งเดิม

  • สร้างมุมมองแบบกำหนดเองของข้อมูลแบบ Live โดยการออกแบบมุมมองข้อมูล

  • สร้างฟอร์มที่เขียนกลับไปยังแหล่งข้อมูลด้วยการแทรกมุมมองข้อมูลเป็นฟอร์ม

Office SharePoint Designer 2007 มีจุดการรวมที่เน้นข้อมูลกับ Office SharePoint Server 2007 ต่อไปนี้

จุดเชื่อมโยงที่เน้นข้อมูลของ SharePoint Designer

1. สร้างมุมมองข้อมูลโดยใช้ Office SharePoint Designer 2007

2. อ่าน รวม และอัปเดตข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ มากมายในมุมมองข้อมูล ซึ่งเป็น Web Part ที่คุณสร้างได้เฉพาะใน Office SharePoint Designer 2007 เท่านั้น

3. แสดงและแก้ไขข้อมูลในมุมมองข้อมูลบนเว็บเพจ

มุมมองข้อมูล

ตัวอย่างของมุมมองข้อมูล

มุมมองข้อมูลคือมุมมองที่กำหนดเองได้แบบสดของแหล่งข้อมูลในฟอร์ม Extensible Markup Language (XML) และแสดงข้อมูลนั้นโดยใช้ Extensible Stylesheet Language Transformations (XSLT) เมื่อใช้มุมมองข้อมูล คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้

  • แสดงและแก้ไขข้อมูลจากหลากหลายแหล่งข้อมูล รวมถึงคิวรีฐานข้อมูล เอกสาร XML และรายการและไลบรารี SharePoint และคอมไพล์ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เพื่อสร้างมุมมองและรายงานแบบกำหนดเองที่ยืดหยุ่น

  • นำเสนอมุมมองแบบ Live ของข้อมูลที่คุณสามารถกรอง เรียงลำดับ หรือจัดกลุ่ม และสร้างมุมมองตามเงื่อนไขได้

  • สร้างหน้าของ Web Part และเชื่อมต่อ Web Part เพื่อสร้างโซลูชันทางธุรกิจ

  • สร้างฟอร์มแบบกำหนดเองที่หลากหลาย

ข้อมูลเพิ่มเติม

บทนำสู่การสร้างแอปพลิเคชัน SharePoint

ด้านบนของหน้า

โปรแกรมอื่นๆ ของระบบ Office

แม้ว่าโปรแกรมอื่นๆ ของระบบ Office จะไม่เน้นข้อมูลเป็นหลัก แต่มีวิธีเพิ่มเติมในการรวมข้อมูลที่มีโครงสร้างและกึ่งมีโครงสร้างไว้ในโซลูชันที่ใช้โปรแกรมอื่นๆ เหล่านี้

ไดอะแกรมข้อมูล Visio

คุณสามารถแสดงไดอะแกรม Visio บนเว็บเพจโดยใช้ Microsoft Visio Viewer หรือโดยบันทึกไดอะแกรมเป็นเว็บเพจ ไดอะแกรมสามารถช่วยให้คุณแสดงภาพ จัดระเบียบ ทำความเข้าใจ และนำเสนอข้อมูลที่จัดเก็บในรายการ เวิร์กบุ๊ก หรือฐานข้อมูล ในรูปร่าง Visio โดยใช้ลิงก์ข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแสดงข้อมูลยอดขายสำหรับภูมิภาคต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบผลลัพธ์ของยอดขายภูมิภาคต่อภูมิภาค ทั้งสำหรับปีปัจจุบันและปีที่ผ่านมา

แสดงสถานะด้วยค่าสถานะ

จดหมายเวียน

สิ่งพิมพ์ชนิดต่างๆ ที่สามารถสร้างโดยใช้การผสานแค็ตตาล็อก คุณสามารถใช้ Word, Publisher และ Outlook เพื่อสร้างโซลูชันการส่งจดหมายจำนวนมากโดยใช้จดหมายเวียนในการสร้างจดหมาย ซองจดหมาย ป้ายชื่อ และข้อความอีเมลที่ปรับให้เป็นแบบส่วนตัวเพื่อส่งถึงลูกค้า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดเก็บเอกสาร Word หรือ Publisher ในไลบรารี SharePoint และใช้รายการที่ติดต่อ (ท่ามกลางแหล่งข้อมูลที่เป็นไปได้อื่นๆ) เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการดำเนินการสร้างจดหมายเวียน คุณยังสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อ "เริ่มต้น"จดหมายเวียนโดยเป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญทางการตลาดที่กำหนดเป้าหมายลูกค้าเฉพาะราย

แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารใน Word, PowerPoint และ Excel

การค้นหาคำสำคัญแบบง่ายมักจะไม่แม่นยำเพียงพอที่จะดำเนินการตามคำขอสำหรับระเบียนทางธุรกิจที่สัมพันธ์กับบางโครงการ หน่วยงานธุรกิจ หรือบัญชี แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารมีอยู่ในโปรแกรม การวางจำหน่าย Office 2007 เหล่านี้ Word, Excel และ PowerPoint แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารเป็นกลไกการเก็บ Metadata ที่กำหนดค่าได้ง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ดโปรแกรม แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารจะเก็บรวบรวมและเรียก Metadata เพื่อให้บริบทแก่เอกสารและเพิ่มความสามารถในการค้นหาตลอดทั้งไซต์ SharePoint

แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร เนื่องจากแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารเป็นฟอร์ม XML จึงกำหนดเองได้อย่างสมบูรณ์โดยใช้ InfoPath ด้วยความสามารถในการเชื่อมต่อข้อมูลของ InfoPath คุณสามารถทำได้แม้กระทั่งการสร้างแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารที่นำข้อมูล LOB ลงในฟอร์ม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่ข้อมูลจากระบบการจัดการระเบียนลูกค้า (CRM) ลงในเขตข้อมูลที่มีข้อมูลจากลูกค้า ก่อนที่จะปิดเอกสาร ผู้ใช้จะเพิ่มข้อมูลเอกสารที่สำคัญ เช่น ลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง ดังนั้น Metadata จึงถูกเก็บในลักษณะที่สะดวกต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น และสัมพันธ์กับชุดของลูกค้า ผลิตภัณฑ์ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลเพิ่มเติม

บทนำสู่การออกแบบแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารโดยใช้ InfoPath

ออกแบบแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารโดยใช้ InfoPath

ดู หรือเปลี่ยนคุณสมบัติสำหรับเอกสาร Office

งานและที่ติดต่อ Outlook 2007

Outlook มีจุดการรวมเข้ากับ Office SharePoint Server 2007 จำนวนมาก คุณสามารถส่งอีเมลโดยใช้รายการที่ติดต่อ SharePoint แสดง SharePoint และปฏิทิน Outlook 2007 แบบเคียงข้างกัน จัดการตัวเตือน SharePoint และตัวดึงข้อมูล RSS สร้างเวิร์กสเปซการประชุม และใช้เวิร์กโฟลว์ คุณยังสามารถทำให้ไลบรารีเอกสารเป็นแบบออฟไลน์ ทำให้กลับมาออนไลน์ และซิงโครไนซ์ไลบรารีโดยใช้ Outlook 2007 จุดการรวมที่เน้นข้อมูลเพิ่มเติมสองจุดเกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้าง

คุณสามารถทำงานกับทั้งรายการงานมาตรฐานและรายการงานโครงการโดยทำให้รายการงานเป็นแบบออฟไลน์ ทำให้กลับเป็นแบบออนไลน์ และทำข้อมูลรายการงานเหล่านั้นให้ตรงกัน ดู ปรับปรุง และเพิ่มงานใหม่ลงในไซต์ SharePoint โดยไม่ออกจาก Outlook รวมทั้งสร้างและมอบหมายงานให้กับสมาชิกทีม

รายการที่ติดต่อ คุณยังสามารถจัดเก็บ แชร์ และจัดการที่ติดต่อ SharePoint ใน Outlook ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อคุณเชื่อมต่อกับ Outlook 2007 ที่ติดต่อ SharePoint จะทำงานเช่นเดียวกับที่ติดต่อ Outlook ส่วนบุคคลของคุณ คุณสามารถดู แก้ไข พิมพ์ และแม้แต่โทรถึงที่ติดต่อเหล่านี้โดยใช้ Microsoft Office Communicator คุณสามารถส่งข้อความอีเมลและการเรียกประชุมไปยังที่ติดต่อ ใช้ประเภทสี จัดเก็บหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลแบบต่างๆ และรวมรูปถ่ายที่ติดต่อ นามบัตรอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนข้อมูลวันเกิดและวันครบรอบไว้ได้ คุณยังสามารถใช้ Web Part สำหรับที่ติดต่อเพื่อแสดงที่ติดต่อ Outlook บนหน้าของ Web Part

ด้านบนของหน้า

เริ่มต้นใช้งานเทมเพลตและสถานการณ์สมมติ

เพื่อช่วยให้คุณเข้าถึงโซลูชันทางธุรกิจของคุณมากยิ่งขึ้น ไมโครซอฟท์มีหลากหลายเทมเพลตที่ "พร้อมใช้งานได้ทันที" ซึ่งช่วยคุณสร้างโซลูชันทั่วไปได้อย่างรวดเร็ว ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายถึงเทมเพลตที่มีประโยชน์ ซึ่งเป็นเอกสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือไซต์ที่มีฟังก์ชันการทำงาน สไตล์ และเค้าโครงที่ตอบสนองความต้องการและสถานการณ์สมมติทั่วไป ซึ่งเป็นคำอธิบายของโซลูชันทางธุรกิจที่อาจคล้ายกับความต้องการทางโซลูชันของคุณ เทมเพลตและสถานการณ์สมมติของคุณคือ "สไตล์และแบบแปลนทางสถาปัตยกรรมที่ออกแบบไว้แล้ว" ที่ช่วยคุณเลือกการออกแบบที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการโซลูชันทางธุรกิจของคุณ

ใช้เทมเพลตและสถานการณ์สมมติเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นในการกำหนดและสร้างโซลูชันทางธุรกิจของคุณเอง ใช้ Office SharePoint Designer 2007 เพื่อเพิ่มหรือแก้ไขมุมมองข้อมูลในไซต์ SharePoint กำหนดหน้าต้นแบบของไซต์ SharePoint ให้สอดคล้องกับไซต์มาตรฐานของคุณ และรวมข้อมูลภายนอกจากแหล่งข้อมูลของคุณ เพิ่มหรือกำหนดตรรกะทางธุรกิจที่มีอยู่ให้เหมาะกับกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ขององค์กรของคุณมากยิ่งขึ้น ใช้ BDC เพื่อรวมข้อมูล LOB ของคุณลงในโซลูชันทางธุรกิจ ใช้ประโยชน์จากหลายจุดการรวมที่เน้นข้อมูลที่มีอยู่ใน Access, InfoPath และ Excel เพื่อปรับปรุงเทมเพลตและสถานการณ์สมมติเหล่านี้เพิ่มเติมในแบบที่คุณต้องการ ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด

ด้านบนของหน้า

เทมเพลตไซต์ SharePoint

ไมโครซอฟท์มีเทมเพลตไซต์ที่ให้สถานการณ์สมมติแบบกำหนดเองที่พร้อมใช้งานได้ทันที ซึ่งจัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองความจำเป็นและความต้องการของกระบวนการทางธุรกิจเฉพาะหรือชุดของงานในองค์กรทุกขนาด เทมเพลตไซต์เหล่านี้ยึดตาม Windows SharePoint Services 3.0 และเข้ากันได้กับ Office SharePoint Designer 2007 เพื่อช่วยให้การกำหนดเองทำได้ง่ายขึ้น

เทมเพลตการจัดการและการเงิน

คณะกรรมการ     ให้ตำแหน่งที่ตั้งสำหรับบันทึกย่อการประชุมคณะกรรมการ งาน และปัญหา รวมทั้งเหตุการณ์ต่างๆ ในตำแหน่งเดียว

การรายงานประสิทธิภาพของธุรกิจ     ช่วยติดตามความพึงพอใจของลูกค้าด้วยการสำรวจและการอภิปรายแบบออนไลน์

ไซต์การสนับสนุนขั้นตอนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ     ช่วยให้ทั้งทีมงานและผู้สนับสนุนที่เป็นผู้บริหารสามารถจัดการความพยายามในการนำการปฏิบัติตามกฎระเบียบไปใช้ โดยการระบุงานของตัวควบคุมและการจัดการไลบรารีเอกสาร

การจัดการใบแจ้งหนี้ที่ขัดแย้ง     ช่วยให้แผนกเจ้าหนี้ติดตามข้อมูลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระให้กับผู้ขาย รวมทั้งมูลค่าของการชำระเงินก่อนกำหนดและเหตุผลของการชำระเงินล่าช้า

การชำระเงินคืนและการอนุมัติค่าใช้จ่าย     จัดการองค์ประกอบของกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย ช่วยประหยัดเวลาให้กับผู้อนุมัติ

คำขอข้อเสนอ     ช่วยจัดการกระบวนการในการสร้างและออกคำขอข้อเสนอ (RFP) รวมทั้งเก็บรวบรวมการส่งข้อเสนอและการแจ้งให้ทราบการยอมรับ

ทรัพยากรบุคคล

การจัดการคำขอลางานและกำหนดการลาพักร้อน     ช่วยพนักงานในการจัดการคำขอสำหรับวันที่ไม่เข้าสำนักงาน รวมถึงแสดงวันที่พนักงานจะไม่อยู่ ผู้ที่จะรับหน้าที่รับผิดชอบแทนขณะที่พนักงานเหล่านั้นไม่อยู่

ไซต์กิจกรรมพนักงาน     ช่วยให้พนักงานสร้างและลงทะเบียนกิจกรรมและเหตุการณ์ต่างๆ ที่บริษัทให้การสนับสนุน

สิทธิประโยชน์แบบบริการตนเองของพนักงาน     ช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาและลงทะเบียนรับสิทธิประโยชน์ที่เสนอโดยนายจ้างของพนักงาน

การจัดกำหนดการและเอกสารประกอบการฝึกอบรมพนักงาน     ช่วยในการจัดกำหนดการการฝึกอบรม รวมทั้งจัดให้มีที่ให้พนักงานลงทะเบียนและรับเอกสารของหลักสูตร

การจัดการการขอจัดจ้างและสัมภาษณ์งาน     ทำให้ทีมจัดหาพนักงานของคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการในการจัดการการขอจัดจ้างพนักงานและบรรจุพนักงานในตำแหน่งที่เปิดรับสมัคร

IT และการปฏิบัติงาน

ฐานข้อมูลจุดบกพร่อง     ช่วยทีมพัฒนาในการเก็บรวบรวมและติดตามข้อมูลเกี่ยวกับจุดบกพร่องในโค้ดของทีมพัฒนา รวมถึงขั้นตอนการทำซ้ำ ประเภท ข้อคิดเห็น ลำดับความสำคัญ และความรุนแรงของจุดบกพร่อง

ศูนย์ประสานงานบริการทางโทรศัพท์     ช่วยบุคคลต่างๆ ในการจัดการกระบวนการรับมือกับการร้องขอบริการของลูกค้า ตั้งแต่การระบุประเด็นปัญหาไปจนถึงการวิเคราะห์สาเหตุและการแก้ไข

ฝ่ายให้ความช่วยเหลือ     ช่วยทีมในการจัดการกระบวนการรับมือกับการร้องขอบริการ รวมถึงการจัดการการระบุสาเหตุหลักและการติดตามสถานะ

การติดตามสินค้าคงคลัง     ช่วยองค์กรในการติดตามองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลัง โดยการบันทึกการใส่ข้อมูลด้วยตนเองสำหรับสินค้าคงคลังที่ได้รับการอัปเดตแล้ว และแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเมื่อชิ้นส่วนแต่ละชิ้นมีปริมาณที่ต้องสั่งซื้อใหม่

เวิร์กสเปซของทีม IT     ช่วยทีมในการจัดการการพัฒนา การปรับใช้ และการสนับสนุนโครงการซอฟต์แวร์โดยการอัปเดตงานโครงการ ปัญหา หลักเป้าหมาย และจุดบกพร่อง

ไลบรารีให้ยืม     ช่วยในการจัดการสินทรัพย์ทางกายภาพต่างๆ ในไลบรารีขององค์กรด้วยฟังก์ชันการทำงานเช็คเอาท์ / เช็คอิน และการแจ้งให้ทราบการเกินกำหนดโดยอัตโนมัติ

การติดตามและการจัดการสินทรัพย์ทางกายภาพ     ช่วยทีมในการจัดการการร้องขอและการติดตามสินทรัพย์ทางกายภาพ เช่น ตำแหน่งที่ตั้ง สภาพ ผู้ผลิต รุ่น เจ้าของปัจจุบัน และมูลค่าโดยประมาณ

การจองห้องและอุปกรณ์   ช่วยให้ทีมสามารถจัดการการใช้งานห้องประชุมและอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน

การติดตามและการจัดการ

การจัดทำงบประมาณและการติดตามหลายโครงการ     ช่วยในการติดตามและจัดทำงบประมาณชุดกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกัน ด้วยเครื่องมือการสร้างโครงการ งาน แผนภูมิ Gantt และตัวกำหนดสถานะทั่วไป

การจัดการคำขอเปลี่ยนแปลง     ช่วยผู้ใช้ในการติดตามความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ รวมถึงความสามารถในการอนุมัติหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

ฐานข้อมูลการอภิปราย     สนับสนุนการทำงานร่วมกันโดยช่วยทีมในการอภิปรายหัวข้อต่างๆ แบบออนไลน์ หรือผ่านความสามารถ RSS ของ Office Outlook 2007

ไลบรารีและการรีวิวเอกสาร     ช่วยทีมในการจัดการรอบการรีวิวเอกสารด้วยไลบรารีเอกสารการติดตามเวอร์ชัน รวมถึงการอภิปรายแบบเธรดเพื่อให้คำติชม

ฐานความรู้     ช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันความรู้ที่มีอยู่ภายในองค์กรของตนเอง

เวิร์กสเปซการติดตามโครงการ     ช่วยทีมขนาดเล็กในการจัดการข้อมูลโครงการ เช่น ปัญหาโครงการ งาน และสถานะโครงการ

ไซต์การทำงานเป็นทีม     ช่วยให้ทีมโครงการสามารถจัดเก็บเอกสารพื้นฐานไว้ในส่วนกลาง ติดตามเหตุการณ์ในปฏิทิน และส่งรายการการดำเนินการที่ได้จากการประชุมทีม

การจัดการบัตรลงเวลา     ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการในการติดตามจำนวนชั่วโมงที่ใช้ไปกับโครงการต่างๆ โดยผ่านความสามารถในการ "ตอกบัตรเข้า / ตอกบัตรออก" ของพนักงาน และการรายงานงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการและจำนวนชั่วโมงของโครงการที่ทำงานจนถึงปัจจุบัน

การขายและการตลาด

ไซต์การวิเคราะห์การแข่งขัน     ช่วยในการจัดระเบียบผลลัพธ์ของข้อเสนอของคู่แข่งผ่านเทมเพลตเทคนิคการวิเคราะห์การแข่งขันที่มีประโยชน์

การจัดการที่ติดต่อ     ช่วยทีมในการจัดการข้อมูลที่ติดต่อระหว่างสมาชิกในทีม รวมถึงการซิงโครไนซ์ Office Outlook 2007

การติดตามแคมเปญการตลาดแบบรวม     ทำให้สามารถติดตามประสิทธิภาพของแคมเปญการตลาดได้

การวางแผนความต้องการในการผลิตและการตลาด     ช่วยในการจัดระเบียบกระบวนการในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่และเนื้อหาการตลาดผ่านเทมเพลตการวางแผนและเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประโยชน์

ไปป์ไลน์ลูกค้าเป้าหมาย     ช่วยทีมในการจัดการไปป์ไลน์การขายโดยการติดตามลูกค้าเป้าหมาย โอกาสทางการขาย ที่ติดต่อ และบัญชี

เฉพาะด้าน

ลีกการแข่งขันกีฬา     จัดการลีกเบสบอลของบริษัท รวมถึงผู้เล่น กัปตัน กำหนดการ และสถิติ

การจัดการห้องเรียน     ช่วยผู้สอนในการจัดเก็บและจัดระเบียบเนื้อหาหลักสูตร รายการปฏิทิน และข้อความประกาศ

การวิจัยหุ้นทุน     ให้ตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางเพื่อช่วยในการรวมการวิจัยที่ดำเนินการเพื่อประเมินหุ้นทุนทางการเงิน

การจัดการคดีสำหรับหน่วยงานภาครัฐ     ช่วยในการจัดการงาน เอกสาร และงานที่มอบหมายที่เกี่ยวข้องกับคดีของภาครัฐ

การริเริ่มและการจัดการการทดลองทางคลินิก     ช่วยในการจัดการเอกสาร งาน ปัญหา และการอภิปรายที่จำเป็นในการดำเนินการทดลองทางคลินิก

การจัดการกระบวนการผลิต     ช่วยให้ทีมวิศวกรรมการผลิตสามารถติดตามกระบวนการผลิตแบบเส้นตรง รวมทั้งปัญหาที่เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินงานการผลิตให้เสร็จสมบูรณ์

การวางแผนเหตุการณ์     ช่วยทีมในการจัดเหตุการณ์ผ่านการใช้การลงทะเบียน กำหนดการ การสื่อสาร และคำติชมแบบออนไลน์

การเปิดร้านใหม่     ช่วยทีมในการจัดการกระบวนการในการเปิดร้านใหม่ รวมถึงเครื่องมือการจัดการโครงการและงาน

ข้อมูลเพิ่มเติม

บทนำสู่การสร้างแอปพลิเคชัน SharePoint

เทมเพลแอปพลิเคชันสำหรับ Windows SharePoint Services 3.0

ด้านบนของหน้า

เวิร์กโฟลว์ SharePoint

Office SharePoint Server 2007 รวมเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าต่อไปนี้ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบอัตโนมัติ หรือใช้ในสถานการณ์เวิร์กกรุ๊ปทั่วไป

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ     เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะกำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการที่บันทึกไว้ในรายการหรือไลบรารีไปยังกลุ่มของบุคคลเพื่อขออนุมัติ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์รวบรวมคำติชม     เวิร์กโฟลว์รวบรวมคำติชมจะกำหนดเส้นทางเอกสารหรือรายการที่บันทึกไว้ในรายการหรือไลบรารีไปยังกลุ่มของบุคคลเพื่อรวบรวมคำติชมจากการรีวิวของบุคคลเหล่านั้น ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์รวบรวมคำติชมจะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสารโดยอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์รวบรวมลายเซ็น     เวิร์กโฟลว์รวบรวมลายเซ็นจะกำหนดเส้นทางเอกสาร Office ที่บันทึกไว้ในรายการหรือไลบรารีไปยังกลุ่มของบุคคลเพื่อรวบรวมลายเซ็นดิจิทัล เวิร์กโฟลว์รวบรวมลายเซ็นทำงานเฉพาะกับ Office Word 2007 หรือเอกสาร Office Excel 2007 ที่มีลายเซ็นอย่างน้อยหนึ่งบรรทัด ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กโฟลว์รวบรวมลายเซ็นจะเชื่อมโยงกับชนิดเนื้อหาเอกสาร ดังนั้น เวิร์กโฟลว์จะพร้อมใช้งานในไลบรารีเอกสารสำหรับเอกสารหรือเวิร์กบุ๊กที่มีบรรทัดลายเซ็นโดยอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ     เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุนความต้องการในการจัดการระเบียนภายในองค์กร เวิร์กโฟลว์นี้จะจัดการกระบวนการของวันหมดอายุและการเก็บข้อมูลเอกสาร โดยจะอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมตัดสินใจว่าจะเก็บข้อมูลหรือจะลบเอกสารหรือรายการที่หมดอายุออก

เวิร์กโฟลว์การจัดการการแปล    เวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลจะสร้างและกำหนดเส้นทางสำเนาของเอกสารต้นฉบับในไลบรารีการจัดการการแปลไปยังผู้แปลที่กำหนดไว้สำหรับการแปล เวิร์กโฟลว์การจัดการการแปลจะใช้งานได้เฉพาะสำหรับไลบรารีการจัดการการแปลเท่านั้น

สถานการณ์สมมติการอนุมัติใบสั่งซื้อ     กระบวนการทางธุรกิจทั่วไปคือกระบวนการอนุมัติใบสั่งซื้อ ซึ่งอาจรวมเวิร์กโฟลว์เริ่มต้นสี่เวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้

  • รีวิวสถานะงบประมาณปัจจุบัน (เวิร์กโฟลว์รวบรวมคำติชม)

  • ตรวจสอบสินค้าคงคลัง (เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ)

  • ขออนุมัติจากผู้จัดการถ้าเกินขีดจำกัดการอนุมัติ (เวิร์กโฟลว์รวบรวมลายเซ็น)

  • อนุมัติใบสั่งซื้อ (เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ)

สถานการณ์สมมติการส่งข้อความแจ้งเตือน    ทีมของคุณใช้ไลบรารีเอกสารที่แชร์เพื่อทำงานร่วมกันบนเอกสาร และทีมของคุณใช้คอลัมน์ มอบหมายให้ เพื่อติดตามผู้ที่ได้รับมอบหมายเอกสาร แทนที่จะต้องให้สมาชิกทั้งหมดของทีมตรวจดูไซต์ทีมอย่างต่อเนื่อง เพื่อดูว่ามีการมอบหมายเอกสารใหม่ให้พวกเขาหรือไม่ คุณต้องการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่จะส่งข้อความอีเมลถึงสมาชิกในทีมเมื่อพวกเขาได้รับการมอบหมายโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างรวดเร็วด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์แบบขั้นตอนเดียว

สร้างงานจากรายการการอภิปราย    ทีมของคุณใช้รายการการอภิปรายของทีมเพื่อทำงานกับประเด็นและปัญหาที่ทีมต้องแก้ไข ปัญหาหรือรายการงานมักจะเกิดขึ้นบ่อยครั้งในกระบวนการการอภิปราย โดยสมาชิกในทีมต้องคอยติดตามเกี่ยวกับปัญหาเหล่านั้น คุณต้องการที่จะสามารถสร้างรายการงานจากรายการการอภิปรายของทีม คุณตัดสินใจที่จะสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อให้ทีมของคุณสามารถคลิกปุ่มในรายการการอภิปรายของทีมเพื่อสร้างงานในรายการงาน งานที่สร้างขึ้นจะมีข้อมูลจากรายการการอภิปรายที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ และงานจะถูกมอบหมายให้กับบุคคลที่สร้างรายการการอภิปรายต้นฉบับโดยอัตโนมัติ

กำหนดเส้นทางรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อรีวิว    ทีมของคุณจะกรอกรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนซึ่งเป็นฟอร์มที่ออกแบบด้วย Office InfoPath 2007 ทีมของคุณจะกรอกข้อมูลและจัดเก็บฟอร์มเหล่านี้ในไลบรารีฟอร์มบนไซต์ SharePoint เมื่อรายงานค่าใช้จ่ายเกินจำนวนที่ระบุ คุณต้องการแจ้งให้บุคคลที่เหมาะสมรีวิวรายงานโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็วด้วยเวิร์กโฟลว์แบบขั้นตอนเดียว

ข้อมูลเพิ่มเติม

ใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติ

ใช้เวิร์กโฟลว์รวบรวมคำติชม

ใช้เวิร์กโฟลว์เก็บรวบรวมลายเซ็น

ใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ

ใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการการแปล

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์: ส่งข้อความแจ้งเตือน

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์: สร้างงานจากรายการอภิปราย

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์: กำหนดเส้นทางรายงานค่าใช้จ่ายเพื่อรีวิว

ด้านบนของหน้า

เทมเพลตและสถานการณ์สมมติของระบบ Office

เทมเพลต Office Online เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเมื่อคุณกำลังมองหาเทมเพลต Office ที่นี่คุณจะพบเทมเพลตหลายร้อยเทมเพลตสำหรับการใช้งานที่หลากหลาย ตั้งแต่วาระการประชุมจนถึงสวนสัตว์

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ Excel 2007, Excel Services, Access 2007 และ InfoPath 2007 ได้หลายวิธีเพื่อแก้ไขปัญหาต่างๆ แต่เทมเพลตและสถานการณ์สมมติต่อไปนี้จะใช้กับโซลูชันธุรกิจทั่วไป และสามารถนำไปปรับใช้กับ SharePoint Server ได้

สถานการณ์สมมติของ Excel 2007

การบัญชี     คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การคำนวณที่มีประสิทธิภาพของ Excel ในงบการเงินต่างๆ เช่น งบกระแสเงินสด งบรายได้ หรืองบกำไรขาดทุน

การจัดทำงบประมาณ     ไม่ว่าความต้องการของคุณจะเกี่ยวข้องกับเรื่องส่วนตัวหรือทางธุรกิจ คุณสามารถสร้างงบประมาณได้ทุกชนิดใน Excel เช่น แผนงบประมาณการตลาด งบประมาณกิจกรรม หรืองบประมาณการเกษียณ

การเรียกเก็บเงินและการขาย     Excel ยังสามารถใช้ในการจัดการข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการขายได้อีกด้วย และคุณสามารถสร้างฟอร์มที่คุณต้องการ เช่น ใบแจ้งหนี้การขาย บันทึกการจัดส่ง หรือใบสั่งซื้อได้อย่างง่ายดาย

การรายงาน     คุณสามารถสร้างรายงานชนิดต่างๆ ใน Excel ซึ่งแสดงถึงการวิเคราะห์ข้อมูลหรือสรุปข้อมูลของคุณ เช่น รายงานที่วัดประสิทธิภาพโครงการ คาดการณ์ข้อมูล หรือนำเสนอข้อมูลผลต่าง

การวางแผน     Excel เป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับการสร้างแผนแบบมืออาชีพ หรือตัววางแผนที่มีประโยชน์ เช่น แผนชั้นเรียนรายสัปดาห์ แผนการวิจัยตลาด แผนภาษีสิ้นปี หรือตัววางแผนที่ช่วยคุณวางแผนมื้ออาหารรายสัปดาห์ งานเลี้ยง หรือวันลาพักร้อน

สถานการณ์สมมติของ Excel Services

แดชบอร์ดข่าวกรองธุรกิจ     คณะกรรมการบริหารมีสิทธิ์เข้าถึงแดชบอร์ดของบริษัทที่หลากหลาย ซึ่งทำหน้าที่เป็นป้ายบอกคะแนนที่อัปเดตล่าสุดสำหรับบริษัท เมื่อต้องการประเมินประสิทธิภาพของบริษัทอย่างต่อเนื่อง แดชบอร์ดหลักจะสรุป KPI เช่น เป้าหมายการขาย รายได้เป้าหมาย และกำไรเบื้องต้นรายเดือน แดชบอร์ดเพิ่มเติมจะสรุปข่าวสารของตลาดเพื่อช่วยวิเคราะห์ความเสี่ยงทางการเงินสำหรับโครงการในปัจจุบันและโครงการใหม่ และแสดงแผนภูมิข้อมูลทางการเงินสำคัญเพื่อช่วยประเมินพอร์ตการลงทุนต่างๆ

ระบบข้อมูลการวิเคราะห์การตลาด     แผนกการตลาดในบริษัทที่ขายเครื่องแต่งกายและอุปกรณ์กีฬาดูแลรักษาหน้าพอร์ทัลข้อมูลที่สรุปข้อมูลด้านประชากรที่สำคัญ เช่น เพศ อายุ ภูมิภาค ระดับรายได้ และกิจกรรมยามว่างที่ชื่นชอบ พนักงานส่วนใหญ่ในแผนกการตลาดสามารถเลือกที่จะเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel บนคอมพิวเตอร์ของตน และเลือกทำการวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดแบบ "what-if" หรือพิมพ์รายงานที่ได้รับการจัดรูปแบบเป็นอย่างดี เมื่อเวลาผ่านไป ผู้ใช้ยังสามารถเพิ่มรายงานเพื่อให้คนอื่นๆ แชร์ได้อย่างง่ายดาย

สถิติของนักกีฬาอาชีพ     องค์กรกีฬาสโมสรขนาดใหญ่แชร์สถิติเกี่ยวกับศักยภาพและเงินเดือนของนักกีฬาทุกคนในอดีตและปัจจุบัน ข้อมูลนี้ใช้ในการซื้อขายและเจรจาต่อรองสัญญาเงินเดือน รายงานและการวิเคราะห์ใหม่จะถูกสร้างขึ้น ตรวจทานแก้ไข และแชร์โดยเจ้าของสโมสรโดยเฉพาะระหว่างช่วงก่อนฤดูกาล

เครื่องมือการตัดสินใจของร้านค้าปลีก     เครือร้านค้าปลีกจะสรุปข้อมูล ณ จุดขายที่สำคัญเป็นรายสัปดาห์ และแชร์ข้อมูลดังกล่าวกับผู้จำหน่าย นักวิเคราะห์ทางการเงิน และผู้จัดการระดับภูมิภาค รายงานจะรวมสินค้าปัจจุบันภายใต้สินค้าคงคลัง สินค้าขายดี 20 อันดับแรกตามประเภทยอดขาย ข้อมูลตามฤดูกาลสำคัญ และจำนวนการทำรายการแยกตามร้านค้าแต่ละแห่ง

ระบบรายงานการจัดการบัญชีการขาย     กลุ่มการขายจะเข้าถึงชุดของรายงานสรุปประจำวันที่เก็บข้อมูลสำคัญ เช่น ผู้ทำยอดขายสูงสุด ความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมายยอดขายรายเดือน โปรแกรมการขายที่ประสบผลสำเร็จ และช่องทางการจัดจำหน่ายที่มีประสิทธิภาพต่ำ รายงานเพิ่มเติมจะสรุปยอดขายตามตัวแปรสำคัญ เช่น ภูมิภาค สายผลิตภัณฑ์ และเดือน การขายทางโทรศัพท์ต่อสัปดาห์ และจำนวนการขายทางโทรศัพท์ที่ปิดได้ เมื่อพนักงานขายแต่ละคนแสดงรายงานเหล่านี้ พวกเขาจะเห็นจำนวนยอดขายได้โดยอัตโนมัติ เนื่องจากระบบจะระบุพนักงานขายตามชื่อผู้ใช้ของพวกเขา

สรุปโครงการวิศวกรรมประจำวัน     กลุ่มวิศวกรรมจะพัฒนาหน้าของ Web Part ที่สรุปข้อมูลกำหนดการของโครงการที่สำคัญ เช่น จำนวนจุดบกพร่อง สถานะของข้อมูลจำเพาะ ไดอะแกรมความคืบหน้า แนวโน้มและลำดับความสำคัญของฟีเจอร์ และลิงก์ไปยังทรัพยากรและที่ติดต่อสำคัญ ข้อมูลจะถูกดึงมาจากแหล่งข้อมูลภายนอกต่างๆ เช่น ฐานข้อมูลโครงการ และรายการของข้อมูลจำเพาะ

รูปแบบการคำนวณการวิเคราะห์ทางการเงินที่มีกรรมสิทธิ์     สถาบันทางการเงินขนาดใหญ่ได้วิจัยและพัฒนารูปแบบการกำหนดราคาที่เป็นทรัพย์สินทางปัญญาส่วนบุคคล ผลลัพธ์จากสูตรจำเป็นต้องแชร์กับผู้จัดการการลงทุนบางราย แต่สูตรที่นำมาใช้ในการคำนวณรูปแบบการกำหนดราคาต้องมีการรักษาความปลอดภัยและต้องไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ รูปแบบการกำหนดราคานี้มีความซับซ้อนอย่างมากและใช้เวลานานในการคำนวณ ทุกๆ คืน รายงานรูปแบบการกำหนดราคาจะถูกคำนวณและสร้างบนเซิร์ฟเวอร์ที่รวดเร็ว บันทึกไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ และแสดงบนหน้าของ Web Part แต่เฉพาะกับผู้ที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสมเท่านั้น

เทมเพลต Access 2007

สินทรัพย์     สร้างฐานข้อมูลสินทรัพย์ เพื่อติดตามสินทรัพย์ รวมถึงรายละเอียดสินทรัพย์และเจ้าของ คุณสามารถวางสินทรัพย์ไว้ในประเภท และบันทึกเงื่อนไขของสินทรัพย์ วันที่รับ ตำแหน่งที่ตั้ง เจ้าของ และอื่นๆ ได้

การจัดการที่ติดต่อ     คุณสามารถจัดการที่ติดต่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของคุณ แล้วสร้างรายงานใน Access หรือผสานข้อมูลกับ Word เพื่อพิมพ์ฟอร์มจดหมาย ซองจดหมาย หรือป้ายจ่าหน้าจดหมาย สร้างฐานข้อมูลที่ติดต่อเพื่อจัดการข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ทีมของคุณทำงานด้วย เช่น ลูกค้าและหุ้นส่วน คุณสามารถติดตามชื่อและข้อมูลที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และแม้แต่แนบรูปภาพก็ได้

การติดตามสินค้าคงคลังและสินทรัพย์     คุณสามารถสร้างสินค้าคงคลังของรายการในบ้านหรือธุรกิจของคุณ และเก็บรูปถ่ายหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ไว้คู่กับข้อมูล

การติดตามใบสั่งซื้อ     คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งซื้อ แล้วสร้างรายงานที่แสดงยอดขายตามพนักงาน ภูมิภาค ช่วงเวลา หรือค่าอื่นๆ บางค่า

การติดตามงาน ปัญหา และโครงการ     คุณสามารถติดตามงานสำหรับกลุ่มบุคคล และใส่งานใหม่ได้ในเวลาเดียวกันกับที่บุคคลอื่นกำลังอัปเดตงานที่มีอยู่ของพวกเขาในฐานข้อมูล ติดตามกลุ่มของรายการงานที่คุณหรือทีมของคุณต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์ สร้างฐานข้อมูลปัญหาเพื่อจัดการชุดของประเด็นหรือปัญหา คุณสามารถมอบหมาย จัดลำดับความสำคัญ และติดตามความคืบหน้าของปัญหาตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นได้ จัดการงานและติดตามงบประมาณของโครงการอย่างน้อยหนึ่งโครงการ

โครงการด้านการตลาดและไปป์ไลน์การขาย     สร้างฐานข้อมูลไปป์ไลน์การขายเพื่อติดตามความคืบหน้าของยอดขายที่คาดไว้ภายในกลุ่มนักขายมืออาชีพกลุ่มเล็กๆ ติดตามรายละเอียดของโครงการการตลาด จัดกำหนดการ และตรวจสอบผลที่ได้ของโครงการ

การวางแผนเหตุการณ์     คุณสามารถใส่ข้อมูลเกี่ยวกับวันที่ของเหตุการณ์ สถานที่ และผู้เข้าร่วม แล้วพิมพ์กำหนดการหรือสรุปเกี่ยวกับเหตุการณ์ สร้างฐานข้อมูลเหตุการณ์ เมื่อคุณต้องการติดตามการประชุม กำหนดการ และเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ ที่จะมาถึง บันทึกชื่อเรื่อง สถานที่ เวลาเริ่มต้น เวลาสิ้นสุด คำอธิบาย และแนบรูป

คณะและนักเรียน     สร้างฐานข้อมูลเพื่อติดตามข้อมูลของคณะที่สำคัญ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ข้อมูลที่อยู่ ข้อมูลที่ติดต่อฉุกเฉิน และข้อมูลการจ้างงาน สร้างฐานข้อมูลนักเรียนเพื่อติดตามข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียนของคุณรวมทั้งที่ติดต่อฉุกเฉิน ข้อมูลทางการแพทย์ และข้อมูลเกี่ยวกับผู้ปกครองของนักเรียน

เทมเพลตและสถานการณ์สมมติ InfoPath 2007

เทมเพลตการติดตามสินทรัพย์     ติดตามรายละเอียดและตำแหน่งของทรัพย์สินทางธุรกิจ เช่น อุปกรณ์คอมพิวเตอร์

เทมเพลตวาระการประชุม     จัดระเบียบและสรุปการประชุมทางธุรกิจ ใช้เทมเพลตฟอร์มนี้เพื่อแสดงรายการวาระการประชุม และเพื่อบันทึกรายงานการประชุม การตัดสินใจ และรายการการดำเนินการ

เทมเพลตรายงานสถานะ    ติดตามความคืบหน้าและปัญหาต่างๆ ของสมาชิกในทีมโครงการและงานที่มอบหมาย รายงานสถานะของแต่ละบุคคลสามารถรวมเข้าเป็นรายงานเดียว เพื่อให้ผู้จัดการสามารถสร้างรายงานสถานะที่มีเนื้อหาครอบคลุมรายงานเดียวสำหรับทีมของพวกเขา

เทมเพลตคำขอเดินทาง    คำขอให้จัดเตรียมการเดินทาง เช่น การจองเที่ยวบินและโรงแรมที่พัก สำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

เทมเพลตรายงานค่าใช้จ่าย    ใส่ข้อมูลในฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตรรกะของกฎทางธุรกิจในการตรวจสอบความถูกต้องที่ครอบคลุมของข้อมูลที่มีอยู่แล้วภายใน ไม่ว่าจะเป็นแบบออนไลน์หรือออฟไลน์ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่เดินทางบ่อย

สถานการณ์สมมติการเรียกร้องค่าสินไหมประกันภัย     ทำให้ลูกค้า ตัวแทนประกันภัย และธุรกิจที่เกี่ยวข้องสามารถใช้ฟอร์มออนไลน์เพื่อดำเนินการการเรียกร้องค่าสินไหมประกันภัยได้ นอกจากการเรียกร้องค่าสินไหมทางโทรศัพท์แล้ว ลูกค้าสามารถเรียกร้องค่าสินไหมโดยกรอกฟอร์มบนเว็บ ใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติแบบรวมเพื่อทำให้ตัวแทนสามารถดูสถานะของฝ่ายอื่นๆ ที่ทำงานเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าสินไหม และดูว่าผู้เจรจาตกลงได้ดำเนินขั้นตอนการอนุมัติเสร็จสิ้นแล้วหรือไม่ได้อย่างรวดเร็ว

สถานการณ์สมมติการขอใบอนุญาต     กรอกคำขอใบอนุญาตในเว็บเบราว์เซอร์ เพื่อให้กระบวนการขอใบอนุญาตง่ายดายและสะดวกมากขึ้น ดังนั้น คู่สัญญาจึงไม่ต้องเดินทางไปยังสถานที่ราชการเพื่อขอใบอนุญาตอีกต่อไป

สถานการณ์สมมติการจัดการสินค้าคงคลัง      ทำคิวรีเครือข่ายของผู้จำหน่ายที่ครอบคลุมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และปรับปรุงความแม่นยำของการประมาณสินค้าคงคลัง

สถานการณ์สมมติการวิจัยตลาด     ช่วยกิจกรรมการวิจัยตลาดด้วยการใช้แม่แบบฟอร์มเพื่อรวบรวมและบันทึกคำติชมของลูกค้า และมั่นใจได้ว่าการจัดระเบียบและการทำให้ข้อมูลเป็นแบบแผนจะมีความสอดคล้องกัน

ข้อมูลเพิ่มเติม

ฉันพบเทมเพลต Office ได้อย่างไร

คำแนะนำเกี่ยวกับเทมเพลต Access 2007

สถานการณ์สมมติสำหรับการใช้ InfoPath และ InfoPath Forms Services

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×