แผนการทำงานสำหรับการสร้าง และกำหนดค่าไลบรารี SharePoint

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ไลบรารีเป็นสถานที่ที่บนไซต์ที่สมาชิกในทีมสามารถทำงานร่วมกันเพื่อสร้าง อัปเด และจัดการไฟล์ วิธีดีที่สุดในการตั้งค่าไลบรารีขึ้นอยู่กับวิธีการใช้ไลบรารีและกี่คนจะใช้ได้

จะใช้เพียงไม่กี่ขั้นตอนการตั้งค่าไลบรารีพื้นฐานเพื่อช่วยจัดการเอกสารบางอย่างของทีม ถ้าองค์กรของคุณมีกระบวนการที่กำหนดสำหรับการพัฒนาเอกสารของ หรือหลายคนทำงานบนเอกสารเดียวกัน พิจารณาสำรวจขั้นสูงยิ่งขึ้นคุณลักษณะการจัดการเอกสาร เช่นชนิดเนื้อหาและเวิร์กโฟลว์

แผนการทำงานนี้ถูกออกแบบมาสำหรับแต่ละบุคคลที่จะสร้าง และกำหนดค่าไลบรารีสำหรับไซต์Microsoft Office SharePoint Server 2007 แต่ผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ถ้าคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญแอ IT, TechNetอาจตรงกับความต้องการของคุณได้ดียิ่งขึ้น

วางแผนและแนวคิด

ถ้าองค์กรของคุณทำงานบนเอกสารจำนวนมาก คุณจะต้องการพัฒนากลยุทธ์สำหรับการจัดระเบียบ และจัดการเอกสารของคุณก่อนที่บุคคลที่เริ่มเพิ่มเนื้อหา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คอลัมน์และมุมมองเพื่อช่วยในการจำกัดจำนวนเอกสารที่จะแสดงในครั้งเดียว

ไลบรารีสามารถเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการจัดการเอกสาร ด้วยเครื่องมือที่มีความสอดคล้องกัน จัดการเนื้อหาจำนวนมาก และควบคุมเวิร์กโฟลว์ของพัฒนาเนื้อหาด้วย

รับรู้ไลบรารี

องค์กรของคุณอาจมีหลายไลบรารีบนไซต์ SharePoint เช่นอย่าง น้อยหนึ่งไลบรารีเอกสารของทีม ไลบรารีสำหรับเว็บเพจทั้ง ไลบรารีสไลด์สำหรับงานนำเสนอ และไลบรารีรูปภาพสำหรับรูปถ่ายและรูปอื่น ๆ

แนวคิด

คำอธิบาย

บทนำสู่ไลบรารี

อ่านเกี่ยวกับประโยชน์ ชนิด และฟีเจอร์ของไลบรารี

จัดระเบียบไฟล์ในไลบรารี

เรียนรู้กลยุทธ์สำหรับการจัดระเบียบไฟล์ในไลบรารีก่อนที่คุณสร้างไลบรารีของคุณ

แผนการทำงานเมื่อต้องการฝึกอบรมไลบรารีเอกสาร SharePoint

ดูแผนการทำงานของห้าหลักสูตรที่แตกต่างกันในไลบรารีเอกสาร

วางแผนวิธีการจัดระเบียบ และจัดการไฟล์

ไลบรารี SharePoint มีคุณลักษณะหลายประการเพื่อช่วยให้ทีมของคุณจัดการ และจัดระเบียบเอกสารนั้น การวางแผนบางสามารถช่วยให้คุณตั้งค่าโครงสร้างที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

วิธีที่คุณจัดระเบียบไฟล์ของคุณในไลบรารีขึ้นอยู่ กับความต้องการของกลุ่มของคุณ และ บนวิธีที่คุณต้องการเก็บ และค้นหาข้อมูลของคุณ มุมมองและโฟลเดอร์สามารถช่วยให้ทีมของคุณจัดระเบียบอยู่เสมอ

เช็คเอาท์เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเพื่อทำงานกับไฟล์แบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล และหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของไฟล์ ทีมของคุณอาจต้องการใช้การกำหนดเวอร์ชัน ซึ่งประวัติเวอร์ชันของไฟล์ถูกสร้างขึ้น การกำหนดเวอร์ชันใช้ช่องว่างเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติม แต่ช่วยให้ทีมของคุณเมื่อต้องการคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ถ้าพวกเขาทำผิดพลาด

ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณสามารถใช้เช็คเอาท์เอกสารและการกำหนดเวอร์ชันเพื่อช่วยจัดการวิธีที่บุคคลทำงานกับไฟล์ เมื่อต้องการทำงานกับไฟล์แบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล บางคนจะได้เช็คเอาท์เพื่อให้ไม่มีใครสามารถเขียนทับการเปลี่ยนแปลงไปโดยบังเอิญ ด้วยการกำหนดเวอร์ชัน ในทีมสามารถติดตามประวัติของเวอร์ชัน และสามารถคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าเมื่อบุคคลอื่นทำผิดพลาด

แนวคิด

คำอธิบาย

วิธีการกำหนดเวอร์ชันทำงานในรายการหรือไลบรารีอย่างไร

เรียนรู้เกี่ยวกับการกำหนดเวอร์ชัน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามประวัติเวอร์ชันและมุมมอง และคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้าของเอกสาร

จัดระเบียบไฟล์ในไลบรารี

อ่านเกี่ยวกับวิธีต่าง ๆ ในการจัดระเบียบไฟล์ในไลบรารี ได้ดีเมื่อต้องการวางแผนโครงสร้างของไลบรารีของคุณก่อนที่คุณสร้าง และกำหนดค่า

แผนการทำงานสำหรับการช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงไซต์และเนื้อหาของไซต์

ดูภาพรวมของการจัดการการเข้าถึงไซต์และเนื้อหาของไซต์ รวมถึงว่าจะสืบทอดสิทธิ์ในไซต์ย่อย หรือใช้สิทธิ์เฉพาะ

ประเมินว่าจะใช้การจัดการเอกสารขั้นสูง

เมื่อองค์กรมีชนิดของระบบการจัดการเอกสารทางใด ๆ ในสถานที่ เนื้อหาถูกสร้างขึ้นบ่อย และบันทึกไว้ในลักษณะที่ไม่มีการจัดการ และแบบกระจายศูนย์บนฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์แต่ละรายการและแชร์ไฟล์กระจัดกระจาย จะทำให้ยากสำหรับพนักงานเมื่อต้องการค้นหา แชร์ และทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิผลบนเนื้อหา นี่ยังยากสำหรับองค์กรที่ใช้ข้อมูลทางธุรกิจที่มีประโยชน์และข้อมูลในเนื้อหา

Office SharePoint Server 2007 สนับสนุนความต้องการจัดการเอกสารขององค์กรของคุณ ด้วยการให้ชุดเอกสารคร่าว ๆ ความสามารถในการจัดการที่ช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:

  • เก็บ จัดระเบียบ และค้นหาเอกสาร

  • ความสอดคล้องกันของเอกสารให้แน่ใจว่า

  • จัดการ metadata สำหรับเอกสาร

  • ช่วยป้องกันเอกสารที่เข้าถึง หรือใช้

  • ให้แน่ใจว่ากระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกัน (เวิร์กโฟลว์) สำหรับวิธีจัดการเอกสาร

แนวคิด

คำอธิบาย

บทนำสู่การจัดการเอกสาร

เรียนรู้วิธีต่าง ๆ ที่คุณสามารถใช้การจัดการเอกสารเพื่อจัดการเนื้อหาและกระบวนการในองค์กรของคุณ

บทนำสู่เวิร์กโฟลว์ของ SharePoint

อ่านเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ และฉันจะช่วยให้ผู้อื่นสามารถใช้กระบวนการทางธุรกิจ เช่นงานการจัดการ และทำงานร่วมกัน บนเอกสารและข้อมูลในรายการ

บทนำสู่ชนิดเนื้อหา

ค้นหาวิธีใช้เนื้อหาชนิดองค์กรเปิดใช้งานเพื่อจัดการ metadata เทมเพลต และลักษณะการทำงานของรายการ และเอกสารอย่างสอดคล้องกัน ชนิดเนื้อหาจะกำหนดที่ระดับไซต์ และถูกใช้ในรายการและไลบรารี

จัดการไลบรารีขนาดใหญ่

ไลบรารี SharePoint ได้รับการออกแบบเพื่อจัดการไฟล์ รวมถึง 5 ล้านความจุขนาดใหญ่ถ้าคุณใช้โฟลเดอร์สำหรับองค์กร แต่ก็มีกลยุทธ์คุณควรใช้เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

สำหรับสถานการณ์สมมติทั่วไปลูกค้าที่ใช้ส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ใช้เบราว์เซอร์ SharePoint Server 2007 มาตรฐาน คำแนะนำที่เป็นว่า ควรมีรายการมากกว่าสุด 2000 สำหรับแต่ละรายการคอนเทนเนอร์รายการเดียว คอนเทนเนอร์ในกรณีนี้หมายความว่า รากของรายการ ตลอดจนโฟลเดอร์ใด ๆ ในรายการ โฟลเดอร์คือ คอนเทนเนอร์เนื่องจากข้อมูลในรายการอื่น ๆ จะถูกเก็บไว้ภายใน

ตัวอย่างเช่น บริษัท AdventureWorks ใช้โฟลเดอร์สำหรับชนิดต่าง ๆ ของเอกสาร เช่นคู่มือหรือรายการราคา ภายในของไลบรารี มุมมองและการทำดัชนียังสามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและประสบการณ์การใช้งานการเรียกดูของผู้ใช้ บทความต่อไปนี้จะช่วยให้คุณวางแผนกลยุทธ์สำหรับรายการขนาดใหญ่และไลบรารี

แนวคิด

คำอธิบาย

วางแผนจัดเก็บเนื้อหาขององค์กร

รับคำแนะนำเกี่ยวกับการกำหนดค่า และการจัดการไลบรารี ด้วยจำนวนไฟล์ขนาดใหญ่

จัดการไฟล์จำนวนมาก โดยใช้ศูนย์เอกสาร

อ่านเกี่ยวกับประโยชน์ ชนิด และฟีเจอร์ของศูนย์กลางเอกสาร

จัดการรายการและไลบรารีที่ มีหลายรายการ

เรียนรู้ความจุคำแนะนำเกี่ยวกับ รวมถึงวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพรายการถึงขีดจำกัดในจำนวนรายการที่ปรากฏ และ โดยการเลือกวิธีการเรียกเนื้อหาเหมาะสมสุด

การสร้างและกำหนดค่าไลบรารี

สร้างไลบรารี คุณจำเป็นต้องเป็นสมาชิกของกลุ่มเจ้าของ sitename หรือมีสิทธิ์ที่เฉพาะเจาะจงในการออกแบบไซต์ หรือสร้างรายการและไลบรารี คุณสามารถนำการตั้งค่าบางอย่าง ขณะที่คุณสร้างไลบรารี คุณสามารถนำการตั้งค่าเพิ่มเติมภายหลังได้จากเมนูการตั้งค่า ในไลบรารี

สร้างไลบรารี

งาน

คำอธิบาย

สร้างไลบรารี

เรียนรู้วิธีสร้างไลบรารีเพื่อสร้าง รวบรวม อัปเด และจัดการไฟล์กับสมาชิกในทีม

สร้างไลบรารีฟอร์ม

เรียนรู้วิธีการที่คุณสามารถสร้างไลบรารีโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับฟอร์ม เช่นรายงานค่าใช้จ่าย

กำหนดค่าไลบรารี

งาน

คำอธิบาย

เพิ่ม หรือเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการ ไลบรารี หรือชนิดเนื้อหา

ใช้เวิร์กโฟลว์เริ่มต้น หรือกำหนดเอง และตั้งค่าของคุณเองสำหรับการจัดการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจ

เปิดใช้งาน และกำหนดค่าการกำหนดเวอร์ชันสำหรับรายการหรือไลบรารี

เปิดใช้งานไลบรารีกับติดตามเวอร์ชันเอกสารในประวัติของเวอร์ชัน และคืนค่าเวอร์ชันก่อนหน้า

สร้าง หรือเปลี่ยนมุมมอง

สร้างมุมมองเพื่อเปิดใช้งานบุคคลเพื่อดูรายการที่มีความสำคัญสูงสุด หรือเกี่ยวข้องกับพวกเขา

จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์สำหรับไฟล์ในไลบรารี

เรียนรู้วิธีคุณสามารถกำหนดให้ผู้ใช้ทั้งหมดจะเช็คเอาท์แฟ้มก่อนที่จะทำงานกับพวกเขา ถ้าคุณต้องการตั้งค่าข้อกำหนดนี้ จำเป็นต้องมีเช็คเอาท์ป้องกันไม่ให้บุคคลหลายคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งสามารถสร้างข้อขัดแย้งเหนือเปลี่ยนแปลง และทำให้สับสน

เปลี่ยนชนิดเนื้อหาสำหรับรายการหรือไลบรารี

เรียนรู้วิธีการกำหนดค่าชนิดเนื้อหา และเพิ่มลงในไลบรารี

ตั้งค่าเทมเพลตสำหรับไลบรารี

เรียนรู้วิธีเพิ่มเทมเพลตลงในไลบรารี ถ้าคุณไม่ได้ใช้ชนิดเนื้อหา

ให้การเข้าถึงไลบรารี

คุณสามารถกำหนดรายการหรือไลบรารีภายในไซต์เพื่อขยาย หรือจำกัดผู้ใช้ที่สามารถเข้าถึงรายการหรือไลบรารี และผู้ใช้ทำอะไรกับเนื้อหาของรายการหรือไลบรารี

ตามค่าเริ่มต้น รายการหรือไลบรารีสืบทอดสิทธิ์จากไซต์อยู่บน ไซต์ที่อยู่บนรายการหรือไลบรารีจะเรียกว่าไซต์แม่ การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ที่ไซต์แม่หรือไม่นำไปใช้กับรายการทั้งหมด ไลบรารี และเนื้อหาอื่น ๆ ที่สืบทอดสิทธิ์จากไซต์แม่นี้

คุณสามารถหยุดการสืบทอดสิทธิ์จากไซต์ SharePoint แม่ และสร้างสิทธิ์เฉพาะสำหรับรายการหรือไลบรารี ตัวอย่าง คุณอาจต้องมีสิทธิ์เฉพาะสำหรับรายการที่ประกอบด้วยระเบียนพนักงานหรือผลิตภัณฑ์ที่วางเอกสารที่ไม่ได้เป็นขั้นสุดท้าย คุณสามารถขยายขอบเขต หรือจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ที่เฉพาะเจาะจงและข้อมูลในรายการ เช่นเดือนหรือบุคลากรข้อมูล

แนวคิด

คำอธิบาย

กำหนดผู้ใช้เข้าถึงรายการหรือไลบรารี

เรียนรู้เกี่ยวกับการเข้าถึงไลบรารีในขั้นตอนทีละขั้นตอนผู้ใช้กำหนดเอง หรือเรียนรู้ขั้นตอนแต่ละรายละเอียดสำหรับการปรับแต่งเพิ่มเติม

กำหนดผู้ใช้เข้าถึงโฟลเดอร์ ข้อมูลในรายการ และไฟล์ไลบรารี

อ่านเกี่ยวกับวิธีการขยาย หรือจำกัดการเข้าถึงไฟล์บางไฟล์หรือโฟลเดอร์ ถ้าองค์กรของคุณจำเป็นต้องเข้าถึงเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงที่กำหนดเอง

แผนการทำงานสำหรับการช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงไซต์และเนื้อหาของไซต์

ดูภาพรวมของการจัดการการเข้าถึงไซต์และเนื้อหาของไซต์ รวมถึงว่าจะสืบทอดสิทธิ์ในไซต์ย่อย หรือใช้สิทธิ์เฉพาะ

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×