แนะนำไซต์ศูนย์ระเบียน

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

แม่แบบไซต์ศูนย์ระเบียนใน Microsoft Office SharePoint Server 2007 จะถูกออกแบบเพื่อช่วยองค์กรดำเนินการจัดการระเบียน และโปรแกรมการเก็บข้อมูล

ในบทความนี้

ฟีเจอร์ของเทมเพลตไซต์ศูนย์ระเบียน

การออกแบบไซต์ศูนย์ระเบียน

คุณลักษณะของแม่แบบไซต์ศูนย์ระเบียน

ศูนย์ระเบียนนั้นมีจุดประสงค์เพื่อใช้เป็นที่เก็บส่วนกลางที่องค์กรสามารถเก็บ และจัดการระเบียนทั้งหมด ศูนย์ระเบียนนี้จะสนับสนุนกระบวนการจัดการระเบียนทั้งหมด ตั้งแต่การรวบรวมระเบียนถึงการจัดการระเบียนจนถึงการจัดเตรียมระเบียน โดยทั่วไปแล้ว ไซต์ศูนย์ระเบียนจะถูกออกแบบและกำหนดค่าโดยมืออาชีพสำหรับจัดการระเบียนและพนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) เพื่อสนับสนุนแผนแฟ้มขององค์กร

แม่แบบไซต์ศูนย์ระเบียนจะรวมคุณลักษณะมาตรฐานบางอย่างที่พร้อมใช้งานใน Office SharePoint Server 2007 เข้ากับคุณลักษณะการจัดการระเบียนที่เชี่ยวชาญพิเศษเพิ่มเติมบางอย่างเพื่อให้ความสามารถต่อไปนี้คือ

  • ความสามารถของห้องนิรภัย     ศูนย์ระเบียนมีคุณลักษณะหลายอย่างที่ช่วยทำให้แน่ใจในความสมบูรณ์ของระเบียนที่เก็บไว้อยู่ภายในศูนย์ กล่าวคือ

    • ระเบียนจะไม่ถูกแก้ไขด้วยระบบโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะรับประกันว่า ระเบียนที่ถูกอัปโหลดไปยังศูนย์ระเบียนและดาวน์โหลดอีกครั้งต่อมาในภายหลังจะเหมือนกันเสมอ

    • ผู้ดูแลไซต์สามารถกำหนดค่าศูนย์ระเบียนด้วยการตั้งค่าที่ป้องกันการแทรกแซงโดยตรงจากระเบียนโดยแปลการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำต่อเนื้อหาเอกสาร และโดยการตรวจสอบชนิดของการเปลี่ยนแปลงเฉพาะเจาะจง

    • ศูนย์ระเบียนจะทำให้ผู้จัดการระเบียนสามารถเพิ่มและรักษา Metadata บนรายการต่างหากจาก Metadata ของระเบียน เพื่อที่ข้อมูลดังกล่าวที่เกี่ยวข้องกับงานการจัดการระเบียนจะสามารถปรับปรุงได้โดยปราศจากการแก้ไขระเบียนพื้นฐาน นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงต่างๆ ต่อ Metadata ก็ถูกแปลด้วย

  • บังคับใช้นโยบายการจัดการข้อมูล   Office SharePoint Server 2007 มีหลายฟีเจอร์นโยบายที่มีประโยชน์สำหรับการจัดการระเบียน: 

    • การตรวจสอบ     คุณลักษณะนี้จะบันทึกเหตุการณ์และการดำเนินการที่ทำบนแฟ้ม ในบริบทของการจัดการระเบียน การตรวจสอบนั้นเป็นประโยชน์สำหรับบันทึกบุคคลที่ดูและเข้าถึงข้อมูลในศูนย์ระเบียน

    • วันหมดอายุ     คุณลักษณะนี้จะระบุความยาวของระเบียนที่ควรเก็บรักษาไว้ และแอคชันอะไรที่ควรเกิดขึ้นเมื่อช่วงเวลาการเก็บข้อมูลสิ้นสุดลง เช่น การลบ หรือการเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์การอนุมัติการจัดการ ในบริบทของการจัดการระเบียน ช่วงเวลาการเก็บข้อมูลสำหรับระเบียนโดยปกติแล้วจะเริ่มต้นเมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียนในตอนแรก

    • บาร์โค้ด     คุณลักษณะนี้จะให้รูปบาร์โค้ดที่ไม่ซ้ำกันและค่าตัวเลขแก่แต่ละระเบียน ค่าของบาร์โค้ดจะถูกเก็บและถูกทำดัชนีไปพร้อมกับระเบียนรุ่นอิเล็กทรอนิกส์ ในบริบทของการจัดการระเบียน บาร์โค้ดจะมีประโยชน์สำหรับการเก็บและการติดตามระเบียนทางกายภาพ เมื่อระเบียนในไลบรารีมีรุ่นทางกายภาพ บาร์โค้ดจะให้วิธีการสร้างสัมพันธ์รุ่นทางกายภาพกับรุ่นทางอิเล็กทรอนิกส์

  • ส่วนติดต่อแบบตั้งโปรแกรมการรวบรวมระเบียนได้     ศูนย์ระเบียนจะสนับสนุนชุดของบริการที่อำนวยการรวบรวมระเบียน ส่วนติดต่อแบบตั้งโปรแกรมได้ของศูนย์ระเบียนจะทำให้องค์กรสามารถกำหนดค่าทั้งการจัดการเอกสารและระบบอีเมลให้ส่งแฟ้มไปยังไซต์ศูนย์ระเบียนได้โดยอัตโนมัติ เนื้อหาต่างๆ สามารถถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียนผ่านบริการเว็บโดยใช้โพรโทคอล SOAP หรือทางอีเมลโดยใช้โพรโตคอล SMTP

  • การกำหนดเส้นทางระเบียน     ศูนย์ระเบียนจะรวมถึงรายการการกำหนดเส้นทางระเบียนที่กำหนดเส้นทางระเบียนที่เข้ามา (ไม่ว่าจะส่งโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง) ไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ตามชนิดระเบียน เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียน บ่อยครั้งที่ระเบียนนั้นจะถูกส่งไปพร้อมกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม เช่นประวัติการทำรายการและ Metadata ประวัติการตรวจสอบของระเบียนจะถูกเก็บไว้ในศูนย์ระเบียนเป็นแฟ้ม XML และ Metadata ของระเบียนจะถูกเก็บไว้ทั้งในแฟ้ม XML และในคอลัมน์ Metadata บนไซต์ศูนย์ระเบียน

  • การหยุด     ศูนย์ระเบียนจะทำให้องค์กรสามารถใช้ระเบียนที่อยู่ภายใต้การค้นพบทางกฎหมายเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินคดี หรือเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ หรือการสอบสวน และวางระเบียนไว้ในรายการการหยุด เมื่อระเบียนถูกกำหนดให้หยุด ระเบียนเหล่านั้นจะหยุดพักชั่วคราวจากนโยบายวันหมดอายุที่อาจบังคับใช้ และระเบียนเหล่านี้จะปลอดภัยจากการถูกทำลาย ตัวอย่างเช่น ถ้าในการดำเนินคดี องค์กรวางระเบียนที่เกี่ยวข้องที่องค์กรอาจต้องสร้างการหยุด ระเบียนเหล่านี้จะพร้อมใช้งานได้จนกระทั่งการดำเนินคดีนั้นเสร็จสมบูรณ์ ระเบียนสามารถถูกกำหนดให้หยุดได้มากกว่าหนึ่งครั้งในแต่ละครั้ง นอกจากนี้ ผู้จัดการระเบียนยังสามารถค้นหาระเบียนที่ต้องหยุดในศูนย์ระเบียน

ด้านบนของหน้า

การออกแบบไซต์ศูนย์ระเบียน

ทั้งนี้ในระดับสูงสุดนั้น มีสองขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อดำเนินโปรแกรมการจัดการระเบียน

  1. องค์กรที่ต้องพัฒนากลยุทธ์การจัดการระเบียน และการวางแผนจัดการระเบียนและเป็นทางการ นี่คือการพยายามทำงานร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับเริ่มพร้อมกันระหว่างผู้จัดการระเบียน เจ้าหน้าที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และพนักงาน

  2. องค์กรต้องแล้วกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนสามารถใช้การวางแผนจัดการระเบียน

ส่วนที่อยู่ข้างล่างเค้าโครงที่ส่วนประกอบหลักเกี่ยวข้องในขั้นตอนเหล่านี้แต่ละขั้น

การวางแผนการจัดการระเบียน

ก่อนองค์กรจะสามารถกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเป็นโซลูชันการจัดการระเบียน องค์กรควรสร้างแผนทางการสำหรับกลยุทธ์การจัดการระเบียน องค์ประกอบเฉพาะของแผนการจัดการระเบียนทางการมีแนวโน้มที่จะไม่ซ้ำกันกับองค์กรหรือธุรกิจแต่ละแห่ง อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่แล้ว แผนการจัดการระเบียนจะรวมถึงเอกสารและกระบวนการต่อไปนี้

  • แผนแฟ้ม     แผนแฟ้มจะอธิบายชนิดของเอกสาร หรือรายการที่องค์กรยอมรับเป็นระเบียนธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งระบุตำแหน่งที่เก็บระเบียนเหล่านี้ และใช้ข้อมูลที่แสดงความแตกต่างระหว่างชนิดของระเบียน แผนแฟ้มจะทำหน้าที่เป็นการรวบรวมนโยบาย กระบวนการ และแนวทางที่ครอบคลุมสำหรับการสร้าง การเก็บ และการจัดการระเบียน แผนแฟ้มควรครอบคลุมระเบียนทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงสื่อต่างๆ ซึ่งรวมถึง กระดาษ อีเมล และแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ แผนแฟ้มยังระบุการลักษณะจัดประเภท การเก็บรักษา และท้ายสุด การทำลายแต่ละระเบียน แผนแฟ้มยังควรที่จะรวมถึง การพิจารณาสำหรับประเภทของระเบียนพิเศษ เช่น ระเบียนลับเฉพาะ สำคัญ ความลับทางการค้า หรือสิทธิ์พิเศษ ท้ายสุดแล้ว แผนแฟ้มต้องระบุคนที่มีหน้าที่จัดการระเบียนแต่ละชนิด

  • กำหนดการการเก็บข้อมูล     กำหนดการการเก็บข้อมูลจะระบุระยะเวลาที่ต้องเก็บชนิดระเบียนแต่ละชนิดไว้ในแผนแฟ้ม (ระยะเวลาการเก็บข้อมูล) และกระบวนการสำหรับการกำจัดระเบียนเมื่อถึงสิ้นสุดระยะเวลานี้ (กระบวนการจัดเตรียม) โดยปกติแล้ว แนวทางในกำหนดเวลาการเก็บข้อมูลจะขึ้นอยู่กับข้อกำหนดทางกฎหมาย ความเสี่ยงต่อองค์กร และความต้องการของธุรกิจ นอกจากนี้ โดยปกติแล้ว กำหนดการการเก็บข้อมูลจะอธิบายโอกาสในการจัดการความเสี่ยงที่กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลสำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิด

  • เอกสารข้อกำหนดการปฏิบัติตาม     เอกสารข้อกำหนดการปฏิบัติตามจะกำหนดกฎที่ระบบ IT สำหรับการจัดการระเบียนต้องยึดถือ ความสามารถที่ระบบต้องมี และชนิดของการเฝ้าติดตามเป็นประจำที่ระบบต้องสนับสนุนเพื่อทำให้เกิดการปฏิบัติตาม

  • กระบวนการทางการสำหรับการหยุดระงับการจัดเตรียมระเบียนชั่วคราว     กระบวนการนี้ ซึ่งมักเรียกว่า การหยุด จะแจกแจงลักษณะการหยุดระงับการจัดเตรียมระเบียนขององค์กรเมื่อเหตุการณ์ เช่น การดำเนินคดี การตรวจสอบ หรือการสอบสวนเกิดขึ้น

  • ระบบสำหรับการเฝ้าติดตาม และการรายงานการจัดการระเบียน     เมื่อต้งการแน่ใจว่า พนักงานจะยื่น เข้าถึง และจัดการระเบียนตามนโยบายและกระบวนการที่กำหนดไว้ โปรแกรมการจัดการระเบียนต้องมีกระบวนการ หรือระบบสำหรับการเฝ้าติดตาม และการรายงานเกี่ยวกับการจัดการระเบียน

ด้านบนของหน้า

การกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

หลังจากที่องค์กรเข้าร่วมในรายละเอียดการวางแผนเกี่ยวกับการจัดการระเบียน และสร้างแผนทางการสำหรับการจัดการระเบียน องค์กรสามารถสร้าง และกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียนเพื่อช่วยดำเนินโปรแกรมนี้

คุณต้องใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อกำหนดค่าไซต์ศูนย์ระเบียน

  1. สร้างไลบรารีเอกสารหรือรายการเพื่อจัดการและเก็บระเบียนแต่ละชนิดที่ถูกระบุไว้ในแผนแฟ้ม

    เราขอแนะนำว่า คุณควรสร้างไลบรารีเอกสารหนึ่งสำหรับแต่ละชนิดเนื้อหาในแผนระเบียนของคุณ

    เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังศูนย์ระเบียน ระเบียนเหล่านั้นจะถูกกำหนดเส้นทางไปยังรายการหรือไลบรารีที่เกี่ยวข้อง

  2. สร้างคอลัมน์สำหรับไลบรารี รายการ หรือชนิดเนื้อหาเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีและแสดง Metadata สำหรับชนิดระเบียนแต่ละชนิดที่ระบุไว้ในแผนแฟ้ม

  3. ระบุนโยบายการจัดการข้อมูลสำหรับแต่ละชนิดระเบียนบนไซต์ศูนย์ระเบียน นโยบายเหล่านี้ควรสะท้อนถึงระยะเวลาการเก็บข้อมูล และข้อกำหนดการตรวจสอบที่ถูกระบุไว้ในแผนแฟ้มขององค์กรของคุณ และกำหนดการการเก็บข้อมูล

  4. กำหนดค่ารายการการกำหนดเส้นทางระเบียนไปยังเส้นทางที่แต่ละชนิดระเบียนถึงตำแหน่งที่เหมาะสม เมื่อระเบียนถูกส่งไปยังไซต์ศูนย์ระเบียน ไม่ว่าจะโดยตนเองหรือโดยโปรแกรม Office SharePoint Server 2007 จะใช้กำหนดการนี้เพื่อกำหนดวิธีการจัดประเภทระเบียนภายในไซต์ศูนย์ระเบียน และตำแหน่งที่ต้องส่งระเบียนนั้น

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×