แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Outlook 2010

หมายเหตุ:  เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือ บทความภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

บทความนี้เขียนโดยทีมผลิตภัณฑ์ที่สร้าง Microsoft Outlook 2010 ด้วยเหตุผลที่เหมาะส Quick Steps มมากที่สุด นั่นคือ เพราะลูกค้าของเราขอมา Outlook 2010 ได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ที่หลากหลายและมีความต้องการและรูปแบบการทำงานหลายแบบ ถึงแม้ว่าจะไม่มี "วิธีที่ถูกต้อง" เพียงวิธีเดียว แต่เราก็รู้ว่ามีวิธีการทำงานกับโปรแกรมบางวิธีที่ง่ายกว่าวิธีอื่นๆ เราหวังว่าด้วยการเรียนรู้เกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด คุณจะมีประสบการณ์การใช้งาน Outlook ที่ดีที่สุด

คู่มือนี้เป็นคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีการที่จะใช้ประโยชน์จาก Outlook 2010 ให้ได้มากที่สุด อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่คู่มือที่ละเอียดครอบคลุมมากนัก ในคู่มือนี้จะกล่าวถึงตัวอย่างสถานการณ์สมมติสองสามสถานการณ์ เพื่อช่วยให้คุณทราบเกี่ยวกับวิธีใช้ประโยชน์จาก Outlook ในการตอบสนองความต้องการด้านการจัดการข้อมูลของคุณ

คู่มือนี้เขียนขึ้นสำหรับบุคคลต่อไปนี้:

  • ทำงานกับบริษัทขนาดใหญ่ที่มีแผนก IT

  • รับข้อความอีเมลมากกว่า 30 ข้อความในหนึ่งวัน

  • ใช้เวลาค่อนข้างมากในแต่ละวันกับการใช้ Outlook 2010 ส่งและรับข้อความ และจัดหรือเข้าร่วมการประชุม

  • กำลังใช้Outlook 2010 ด้วยบัญชีผู้ใช้ Microsoft Exchange Server

ไม่ว่าคุณจะติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ไว้อย่างไร ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดใหญ่หรือเล็ก เอกสารนี้ก็จะยังเป็นประโยชน์สำหรับคุณ

สำหรับผู้ดูแลระบบ IT

ประโยคต่างๆ ที่นำหน้าด้วยโลโก้ Office 2010 โลโก้ Office 2010 คือการอ้างอิงถึงผลิตภัณฑ์ Microsoft Office 2010 อื่นๆ เช่น Microsoft OneNote 2010 และ Microsoft SharePoint Server ประโยคที่กล่าวถึงการเก็บถาวรอัตโนมัติและไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) จะถูกทำเครื่องหมายด้วยไอคอนตู้เก็บไฟล์ ไอคอนเก็บถาวร ถ้าองค์กรของคุณไม่ได้ใช้ผลิตภัณฑ์หรือฟีเจอร์เหล่านี้ คุณสามารถข้ามประโยคเหล่านี้ไปได้โดยจะไม่ส่งผลกระทบต่อความเข้าใจในเอกสารและเวิร์กโฟลว์โดยรวม

ในบทความนี้

หลักการพื้นฐานของการบริหารเวลาที่ดี

การตั้งค่า Outlook 2010: เค้าโครง

โฟลเดอร์

กฎ

แถบรายการที่ต้องทำ

การแจ้งเตือน

ประเภท

ขั้นตอนด่วน

จัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าของคุณด้วยหลักสี่ D

การรีวิวรายวัน (Daily review): การบริหารเวลาและงานของคุณ

งาน: การทำงานของคุณ (Doing your work)

ค้นหาข้อความ: การค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการค้นหาข้อความที่ส่งจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

การเขียนข้อความอีเมลที่ยอดเยี่ยม

ปฏิทินและการประชุม

ที่ติดต่อ

คำถามที่ถามบ่อย

การอ้างอิง

เกี่ยวกับผู้เขียน

หลักการพื้นฐานของการบริหารเวลาที่ดี

Outlook 2010 เป็นเครื่องมือที่ช่วยคุณจัดการข้อความอีเมล ปฏิทิน ที่ติดต่อและงาน ดังนั้นจึงไม่ได้เป็นเพียงศูนย์กลางการติดต่อสื่อสารของคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นศูนย์กลางการบริหารเวลาของคุณด้วย เพื่อรับประโยชน์สูงสุดจาก Outlook 2010 เราขอแนะนำหลักการพื้นฐานสองสามอย่าง ดังนี้

  • ลดจำนวนตำแหน่งที่ตั้งที่คุณไปอ่านข้อความ กรองข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการอ่านไว้ในที่เดียว คือในกล่องจดหมายเข้าของคุณโดยใช้ชุดของกฎต่างๆ

  • ปล่อยผ่านบางข้อความ ใช้กฎต่างๆ เพื่อส่งข้อความที่คุณต้องการอ่านไปที่กล่องขาเข้าของคุณ แล้วปล่อยที่เหลือไว้โดยไม่ต้องอ่านใน กลุ่มที่ติดต่อ ของคุณ หรือในรายชื่อการแจกจ่าย หรือในโฟลเดอร์ต่างๆ (โฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อ) คุณไม่จำเป็นต้องทำสิ่งนี้ และในสถานการณ์ที่มีข้อความจำนวนมาก คุณอาจไม่สามารถอ่านทุกข้อความที่ส่งถึงคุณ เฉพาะข้อความสำคัญเท่านั้นที่ควรอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ ข้อความที่เหลืออาจเป็นประโยชน์ที่จะเก็บเอาไว้ ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่คุณอาจเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ ในภายหลัง

  • ลดจำนวนตำแหน่งที่ตั้งที่คุณนำข้อความมาเก็บด้วยตนเอง ลดความจำเป็นในการจดจำโดยอาศัยการค้นหาเพื่อระบุตำแหน่งของข้อความต่างๆ แทน

  • ประมวลข้อความของคุณโดยใช้หลักสี่ D เมื่อคุณอ่านข้อความของคุณ ให้ตัดสินใจว่าจะทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้หรือไม่

    • ลบข้อความนั้น (Delete it)

    • ทำทันที (Do it) โดยการตอบกลับหรือจัดเก็บเพื่อใช้อ้างอิง

    • มอบหมายให้ผู้อื่นทำ (Delegate it) หรือส่งต่อ

    • เลื่อนออกไป (Defer it) โดยการใช้ประเภทและค่าสถานะเพื่อรีวิวเป็นครั้งที่สองในรายการงานของคุณ

  • ลดรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณให้เหลือเพียงหนึ่งรายการ ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำรายการเดียวและปฏิทินเดียวเพื่อจัดการสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำ

  • ทำงานเป็นชุดๆ ใช้ประเภทเพื่อช่วยคุณจัดกลุ่มงานที่คล้ายคลึงกันเข้าไว้ด้วยกัน

  • ใช้วิจารณญาณเมื่อส่งข้อความ ทำตาม "สิ่งที่ควรทำ" และ "สิ่งที่ไม่ควรทำ" ของหลักการเขียนข้อความที่ดี

  • รีวิวปฏิทินและงานของคุณเป็นประจำ

แม้ว่าคุณจะไม่ได้ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมดที่อธิบายไว้ในที่นี้ การทำตามเพียงบางอย่างก็ยังคงช่วยปรับปรุงประสบการณ์การใช้งาน Outlook 2010 ของคุณ

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่า Outlook 2010: เค้าโครง

ขั้นตอนแรกในการทำตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้คือการตั้งค่าระบบเพื่อให้คุณใช้ Outlook 2010 ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ต่อไปนี้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:

สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าเค้าโครงที่แนะนำนี้ ให้ดูส่วน คำถามที่ถามบ่อย

ด้านบนของหน้า

โฟลเดอร์

ต่อไปนี้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:

  • กล่องจดหมายเข้าหนึ่งกล่องสำหรับข้อความต่างๆ ที่คุณจำเป็นต้องประมวลผล (จัดการ) กล่องจดหมายเข้าใช้สำหรับเป็นที่เก็บข้อความที่ส่งมาหาคุณโดยตรง หรือเป็นข้อความสำคัญที่คุณควรอ่าน

ถ้าคุณได้รับข้อความที่ตอบกลับไปกลับมาระหว่างหลายๆ คน ให้เปลี่ยนเป็นมุมมองการสนทนา มิฉะนั้น ให้ใช้การจัดเรียงตามวันที่ (การจัดเรียงเริ่มต้น) ใช้กฎการจัดรูปแบบอัตโนมัติเพื่อทำให้ข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงคุณเท่านั้นเป็นสีน้ำเงิน

  • โฟลเดอร์การอ้างอิงเดียว ภายใต้กล่องจดหมายเข้า สำหรับเอกสารอ้างอิงทั้งหมดที่คุณอาจต้องการใช้อ้างอิงกลับไปในภายหลัง จะไม่มีข้อความใดถูกจัดเข้าโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติ (ตัวอย่างเช่น ตามกฎ) ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์นี้เป็น 1-การอ้างอิง (การเพิ่ม 1- จะทำให้โฟลเดอร์นี้อยู่เป็นรายการแรกในกล่องจดหมายเข้า) โฟลเดอร์นี้จะถูกสร้างภายใต้กล่องจดหมายเข้า เพื่อให้คุณสามารถยุบกล่องจดหมายเข้าและเอาโฟลเดอร์นี้ออกจากมุมมองได้

ไอคอนเก็บถาวร ตั้งค่าโฟลเดอร์นี้ให้เก็บถาวรโดยอัตโนมัติทุกปี

หมายเหตุ:  ถ้าโฟลเดอร์นี้เริ่มมีขนาดใหญ่เกินไป (ตั้งแต่ 10,000 รายการขึ้นไป) Outlook 2010 อาจจะทำงานช้าเมื่อสลับไปยังโฟลเดอร์นี้

  • โฟลเดอร์สำหรับข้อความเกี่ยวกับอาชีพ เรื่องส่วนตัวและเรื่องส่วนบุคคล การมีโฟลเดอร์สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวและอาชีพแยกต่างหากจะทำให้คุณสามารถค้นหาข้อความในขณะที่มีคนอื่นดูอยู่ด้วยได้อย่างสบายใจ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีข้อความส่วนตัวที่มีความอ่อนไหวปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อโฟลเดอร์นี้เป็น 2-ส่วนตัว ผู้จัดการอาจมีอีกหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับรับข้อมูลของพนักงานชื่อว่า 3-การจัดการ

ไอคอนเก็บถาวร ตั้งค่าโฟลเดอร์เหล่านี้ให้เก็บถาวรโดยอัตโนมัติทุกปี

  • ชุดของโฟลเดอร์สำหรับข้อความกลุ่มที่ติดต่อ ข้อความทั้งหมดที่ส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อ (หรือเรียกอีกอย่างว่ารายการเซิร์ฟเวอร์ หรือรายชื่อผู้รับจดหมาย หรือรายชื่อการแจกจ่าย) ไม่จำเป็นต้องอ่านก็ได้ ชุดโฟลเดอร์นี้คือที่เก็บสำหรับข้อความกลุ่มที่ติดต่อทั้งหมดที่ไม่ได้ถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ สร้างโฟลเดอร์ระดับบนสุดโฟลเดอร์เดียวที่เรียกว่า กลุ่มที่ติดต่อ ภายใต้กล่องจดหมายเข้าของคุณ แล้วสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละหัวข้อของกลุ่มที่ติดต่อ โดยปกติแล้ว การมีหนึ่งโฟลเดอร์ต่อหนึ่งกลุ่มที่ติดต่อก็ควรจะเพียงพอ แต่ถ้าคุณมีกลุ่มที่ติดต่อหลายกลุ่มที่เกี่ยวข้องกัน ให้พิจารณาส่งข้อความทั้งหมดลงในโฟลเดอร์เดียวกัน

ยุบโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อระดับบนสุดเพื่อให้คุณไม่ไขว้เขวไปกับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในโฟลเดอร์ต่างๆ ที่อยู่ข้างใต้

หมายเหตุ:  ถ้าคุณจำเป็นต้องอ่านทุกข้อความบนกลุ่มที่ติดต่อ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มที่ติดต่อ ข้อความเหล่านี้ควรไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณโดยตรง

ไอคอนเก็บถาวร ตั้งค่าโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อต่างๆ ของคุณเพื่อให้เก็บถาวรโดยอัตโนมัติทุกๆ หกเดือน หรือบ่อยกว่านั้นถ้าเวลาเป็นเรื่องสำคัญตัวอย่างเช่น กลุ่มที่ติดต่อสำหรับการค้นหาคนร่วมเดินทางโดยรถยนต์ควรถูกเก็บถาวรทุกวัน

  • ชุดโฟลเดอร์สำหรับตัวดึงข้อมูล RSS เช่นเดียวกับชุดโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มที่ติดต่อ RSS เป็นข้อมูลอีกชุดหนึ่งที่ในบางครั้งอาจมีข้อมูลที่น่าสนใจ แต่ไม่จำเป็นต้องอ่านอย่างสม่ำเสมอหรือด้วยความเร่งด่วนในแบบเดียวกับข้อความที่ส่งถึงคุณโดยตรง Outlook 2010 จะสร้างโฟลเดอร์เหล่านี้โดยอัตโนมัติ

โฟลเดอร์การค้นหา

โฟลเดอร์การค้นหามีประโยชน์สำหรับการรวบรวมข้อมูลจากโฟลเดอร์จดหมายอื่นๆ และ RSS โฟลเดอร์การค้นหาจะมีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อคุณต้องการรวบรวมข้อมูลที่บันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อกำลังเตรียมการสำหรับการประชุมรายไตรมาส

ถ้าคุณได้รับข้อความปริมาณมาก (มากกว่า 200 ข้อความต่อวัน) โฟลเดอร์การค้นหาอาจเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้คุณสามารถแยกแยะจดหมายจากผู้ส่ง

ส่วนรายการโปรดในบานหน้าต่างนำทาง

รายการโปรด (มีหรือไม่ก็ได้)

รายการโปรด ทำให้มองเห็นโฟลเดอร์ต่างๆ ที่อาจจะถูกฝังลึกอยู่ในรายการโฟลเดอร์จดหมายของคุณ

รายการโปรด เป็นชุดย่อยของโฟลเดอร์จดหมายของคุณ จะปรากฏที่ด้านบนของบานหน้าต่างนำทาง ถึงแม้ระบบนี้จะทำงานได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้ รายการโปรด แต่ถ้าคุณมีหน้าจอขนาดเล็ก คุณสามารถย่อบานหน้าต่างนำทางให้เล็กสุด และยังคงจัดเก็บข้อความของคุณได้โดยการลากข้อความไปยังแถบย่อเล็กสุด ทำการค้นหาโดยทั่วไป และนำทางไปยัง ปฏิทิน, ที่ติดต่อ และ งาน

การมีโฟลเดอร์ต่างๆ ต่อไปนี้ใน รายการโปรด ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี ได้แก่ กล่องจดหมายเข้า, 1-การอ้างอิง, รายการที่ถูกส่ง และ รายการที่ถูกลบ

ด้านบนของหน้า

กฎ

เป้าหมายในการจัดระเบียบให้กับ Outlook ของคุณคือการลดขนาด "สิ่งรบกวน" ที่ไม่จำเป็นในกล่องจดหมายเข้าของคุณและทำให้รายการที่มีความสำคัญที่สุดปรากฏอยู่ด้านบนสุด กฎต่างๆ จะช่วยกระบวนการนี้ด้วยการย้ายข้อความลงไปในโฟลเดอร์ โดยยึดตามเกณฑ์ที่คุณกำหนด กฎจะกรองข้อความที่เข้ามาสู่กล่องจดหมายเข้าของคุณให้เหลือเฉพาะรายการที่ต้องอ่านเท่านั้น

ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะมีกฎต่อไปนี้ (รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่ากฎเหล่านี้มีอยู่ในคำถามที่ถามบ่อยอัตโนมัติที่ส่วนท้ายของเอกสารนี้)

  • การตอบกลับ    ย้ายการตอบกลับการประชุมทั้งหมดที่ไม่มีเนื้อหาลงในรายการที่ถูกลบ คุณสามารถดูว่าใครบ้างที่ตอบรับการประชุมด้วยการตรวจดูที่แท็บการติดตามภายในหน้าต่างการประชุม

  • ถึง: ฉัน    ข้อความใดๆ ที่ส่งถึงคุณโดยตรงหรือมีชื่อคุณในช่อง สำเนาถึง จะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าและไม่ถูกประมวลผลโดยกฎอื่นๆ แม้ว่าข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อด้วย

  • การเรียกประชุมถูกส่งมายังกล่องจดหมายเข้า    การเรียกประชุมทั้งหมด แม้ว่าจะถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อ ควรถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้า

  • เลื่อนการส่งรายการ    กฎนี้จะหน่วงเวลาการส่งข้อความเป็นเวลาหนึ่งนาทีหรือมากกว่านั้น เมื่อใช้กฎนี้ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณได้ถูกส่งไปก่อนที่คุณจะปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

หมายเหตุ:  โลโก้ Office 2010 กฎนี้จะทำงานบนฝั่งไคลเอ็นต์เท่านั้น ไม่ทำงานบน Outlook Web App (OWA)

  • กลุ่มที่ติดต่อ    ข้อความอีเมลใดๆ ที่ถูกส่งไปยังกลุ่มที่ติดต่อจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อเว้นแต่ว่าคำสำคัญของข้อความนั้นบ่งว่าข้อความนั้นสำคัญต่อคุณ ซึ่งในกรณีเช่นนี้ ข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณ กลุ่มที่ติดต่อหลายกลุ่มที่คล้ายคลึงกันควรจะใช้กฎเดียวกัน และถูกจัดเก็บในโฟลเดอร์เดียวกัน ถ้าคุณเป็นสมาชิกของกลุ่มที่ติดต่อที่คุณต้องการอ่านทุกข้อความ อย่าสร้างกฎสำหรับกลุ่มนั้น ข้อความใดๆ ที่คุณต้องอ่านควรไปอยู่ที่กล่องจดหมายเข้าของคุณโดยตรง

ชุดกฎของคุณควรมีลักษณะดังต่อไปนี้ เมื่อคุณทำการจัดระเบียบข้อความเสร็จสิ้นแล้ว

ด้านบนของหน้า

แถบรายการที่ต้องทำ

แถบรายการที่ต้องทำเป็นแผงทางด้านขวาของ Outlook 2010 ซึ่งจะแสดงปฏิทิน การนัดหมายที่จะมาถึง และรายการงานส่วนรวมของคุณ ซึ่งประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

  • ข้อความที่คุณต้องตอบกลับ (ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะ)

  • ที่ติดต่อที่คุณต้องโทรศัพท์ติดต่อ (ที่ติดต่อที่มีการตั้งค่าสถานะ)

  • งานที่เกิดขึ้นเอง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตั้งค่าแถบรายการที่ต้องทำ คือ

  • แสดงตัวนำทางวันที่ (เปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น)

  • แสดงให้เห็นเพียงสามการนัดหมาย ถ้าคุณมีหน้าจอขนาดเล็กหรือคุณไม่มีการประชุมมากนักในวันนั้น (ค่าเริ่มต้น)

  • แสดงห้าการนัดหมาย ถ้าคุณมีความละเอียดหน้าจอขนาดใหญ่หรือคุณมีหลายการประชุมทุกวัน (ตั้งแต่ห้าการประชุมขึ้นไป)

  • แสดงงาน (เปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น)

  • โลโก้ Office 2010 แสดงที่ติดต่อด่วน (พร้อมใช้งานและเปิดอยู่ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณมี Microsoft Office Communicator 2007 R2)

การจัดเรียงงานตามค่าเริ่มต้นคือตามวันครบกำหนด แต่คุณอาจต้องการเปลี่ยนการจัดเรียงเป็นวันที่เริ่มต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณใช้ค่าสถานะ ถ้าคุณต้องการดูงานที่คุณได้เลื่อนออกไปทำในวันจันทร์ของสัปดาห์หน้า ให้จัดเรียงตามวันที่เริ่มต้น ถ้าคุณต้องการดูงานในวันที่งานเหล่านั้นครบกำหนด ให้จัดเรียงตามวันครบกำหนด

ค่าสถานะเริ่มต้น

ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะตั้งค่าค่าสถานะคลิกด่วนเป็น วันนี้ (ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น)

ด้านบนของหน้า

การแจ้งเตือน

ถ้าคุณได้รับข้อความจำนวนมาก หรือถูกทำให้เสียสมาธิด้วยเสียงแจ้งให้ทราบเมื่อมีข้อความเข้ามา เราขอแนะนำให้ปิดตัวเลือกต่อไปนี้

การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปของ Outlook

  • ไอคอนซองจดหมายที่ปรากฏบนไอคอน Outlook ในแถบงานของ Windows

การแจ้งเตือนเมื่อมีจดหมายใหม่บนแถบงาน

  • เคอร์เซอร์ที่เปลี่ยนเป็นรูปซองจดหมายช่วงสั้นๆ

  • เสียงที่จะมาพร้อมกับการตั้งค่าด้านบนทั้งหมด

เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าเหล่านี้ ให้คลิกปุ่ม ไฟล์ คลิก ตัวเลือก แล้วคลิก จดหมาย

ภายใต้ การมาถึงของข้อความ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมด

การตั้งค่าการมาถึงของข้อความในมุมมอง Backstage

ด้านบนของหน้า

ประเภท

ประเภทใน Outlook 2010 ช่วยให้คุณสามารถจัดการข้อมูลได้หลากหลายวิธี มีประเภทหลักๆ สามประเภทที่เราขอแนะนำให้สร้าง ได้แก่

  • โครงการ (สามารถรวมถึงผู้คนด้วย)

  • หัวข้อ

  • ตำแหน่งที่ตั้งหรือกิจกรรม

ประเภทไม่ใช่สิ่งที่ระบบนี้จำเป็นต้องมี แต่ถ้าคุณรู้จักนำมาใช้ก็จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ช่วยให้คุณระบุสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในปัจจุบันได้ง่ายขึ้น และช่วยให้คุณจัดกลุ่มงานที่คล้ายคลึงกันเพื่อให้คุณสามารถทำสิ่งเหล่านั้นได้ในคราวเดียว

เมื่อต้องการสร้างประเภท ให้ทำดังต่อไปนี้

  • ในมุมมองใดๆ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แท็ก ให้คลิก จัดประเภท แล้วคลิก ทุกประเภท

ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีในการมีประเภทสำหรับสิ่งต่อไปนี้

  • ผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้จัดการของคุณแต่ละคน สำหรับรายการที่คุณต้องการทบทวนเมื่อคุณพบกับพวกเขาครั้งต่อไป (ตัวอย่างเช่น ประเภทที่ชื่อ 1:1 ผู้จัดการ)

  • ตำแหน่งที่ตั้งหลักๆ แต่ละที่หรือชนิดของกิจกรรมที่คุณทำแต่ละชนิด เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการเป็นกลุ่มได้ (นี่เป็นส่วนที่มีประโยชน์ต่อการจัดการงานของคุณ) ตัวอย่างเช่น

    • @เดินทาง สำหรับงานที่คุณสามารถทำได้ในระหว่างเดินทางจากที่ทำงานกลับบ้าน

    • @อีเมล สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับข้อความอีเมล การประชุม หรืองานอื่นๆ ของ Outlook 2010

    • @บ้าน สำหรับงานที่คุณทำได้ที่บ้าน

    • @ประชุม สำหรับรายการที่คุณต้องการเพื่อเตรียมสำหรับการประชุม

    • @ออฟไลน์ สำหรับงานที่ทำให้คุณต้องอยู่ห่างคอมพิวเตอร์ เช่น การทำสำเนาของเอกสาร

    • @ออนไลน์ สำหรับงานที่คุณสามารถทำให้สำเร็จได้เฉพาะเมื่อออนไลน์อยู่หรือผ่านทางเว็บเบราว์เซอร์

    • @โทรศัพท์ สำหรับการติดต่อที่คุณต้องโทรออกหรือรับสาย

    • @อ่าน สำหรับงานที่จำเป็นต้องอ่านเท่านั้นไม่ต้องมีการตอบกลับ ประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับข้อความยาวๆ หรือสิ่งที่แนบมา ซึ่งคุณจำเป็นต้องอ่านแต่ไม่สามารถทำได้ทันที

    • @รอ สำหรับข้อความหรืองานที่คุณกำลังรอการตอบกลับ แต่ไม่มีการดำเนินการต่อไปที่แน่ชัดสำหรับคุณ

กล่องโต้ตอบ ประเภทสี

หมายเหตุ:  การใช้สัญลักษณ์ @ ทำให้ประเภทโดดเด่นขึ้นมาในรายการประเภทของคุณ การทำเครื่องหมาย @ ไว้หน้าประเภทบางประเภทจะทำให้ประเภทเหล่านี้อยู่ที่ด้านบนของรายการประเภท และเตือนคุณถึงตำแหน่งที่คุณควรอยู่ในขณะที่คุณกำลังดำเนินการงานนี้ (ตัวอย่างเช่น @โทรศัพท์ คือ "ที่โทรศัพท์")

  • หัวข้อแต่ละหัวข้อหรือโครงการแต่ละโครงการที่สำคัญเพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อความในหัวข้อนั้นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่มีคำในเนื้อความหรือเรื่องของข้อความที่จะทำให้ข้อความนั้นปรากฏในการค้นหา

  • รายการที่สำคัญที่ต้องทำวันนี้และไม่สามารถเลื่อนไปทำวันอื่นได้

คุณสามารถใช้ประเภทหลายประเภทกับรายการเดียวได้ไม่เหมือนกับการจัดเก็บที่สามารถมีรายการอยู่ได้ในโฟลเดอร์เดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง ตัวอย่างเช่น ข้อความสำคัญที่คุณต้องการพูดคุยกับผู้จัดการของคุณก่อนที่คุณจะตอบกลับอาจถูกจัดประเภทเป็นทั้ง @อีเมล และ 1:1 ผู้จัดการ

งานที่มีหลายประเภท

ประเภทคลิกด่วนของคุณควรเป็นประเภทที่คุณใช้บ่อยที่สุด

เมื่อต้องการตั้งค่าประเภทคลิกด่วน ให้ทำดังต่อไปนี้

  • ในมุมมองใดๆ บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แท็ก ให้คลิก จัดประเภท แล้วคลิก ตั้งค่าคลิกด่วน

แล้วคุณจะพบว่า ประเภทช่วยให้ข้อความและงานโดดเด่นขึ้นในแถบรายการที่ต้องทำ ทำให้การค้นหามีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และช่วยให้คุณพร้อมสำหรับการประชุม

หมายเหตุ:  โปรดใช้ความระมัดระวังในการจัดประเภทข้อความส่งออกของคุณ เนื่องจากผู้รับอาจเห็นประเภทของคุณได้ ถ้าผู้รับของคุณไม่ได้ใช้ Outlook 2010 หรือ Exchange Server 2010 พวกเขาจะสามารถเห็นประเภทที่คุณตั้งไว้

ด้านบนของหน้า

ขั้นตอนด่วน

แกลเลอรีขั้นตอนด่วน ขั้นตอนด่วนเป็นสิ่งใหม่ใน Outlook 2010 ซึ่งช่วยให้คุณสามารถทำงานหลายงานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว และเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณดูแลข้อมูลกล่องจดหมายเข้าให้หมดจดอยู่เสมอ และโดยทั่วไปจะทำให้คุณใช้ Outlook ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เมื่อใดก็ตามที่คุณพบว่าคุณทำขั้นตอนเดิมซ้ำๆ ใน Outlook ให้ลองสร้างขั้นตอนด่วน

หมายเหตุ:  ขั้นตอนด่วนจะนำไปใช้กับข้อความเท่านั้น

ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะมีขั้นตอนด่วนต่อไปนี้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การทำงานทั่วไปหรืองานที่ทำซ้ำๆ โดยอัตโนมัติโดยใช้ขั้นตอนด่วน

ขั้นตอนด่วน

หน้าที่

ใช้เมื่อ

อ้างอิง

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

นี่คือปุ่มจัดเก็บในคลิกเดียวของคุณ

ส่วนบุคคล

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

ย้ายไปที่โฟลเดอร์ 2-ส่วนตัว

สำหรับการจัดเก็บข้อความส่วนตัว

เสร็จสิ้น

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

สำหรับข้อความการอ้างอิงที่คุณตอบกลับแล้วหรือจัดการแล้ว

เลื่อน*

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

ตั้งค่าสถานะข้อความเป็นงานสำหรับวันนี้

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

สำหรับข้อความที่คุณต้องการจัดการในภายหลัง

*ขั้นตอนด่วน ส่วนตัว และ เลื่อน ไม่ใช่ขั้นตอนด่วนเริ่มต้น

ขั้นตอนด่วนที่อาจเลือกใช้

นอกจากขั้นตอนด่วนที่แสดงรายการไว้ด้านบน คุณอาจต้องการสร้างขั้นตอนด่วนประเภทต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงานและกิจกรรมประจำวันที่ทำปกติทั่วไปของคุณ

ขั้นตอนด่วน

หน้าที่

ใช้เมื่อ

จัดประเภทและย้าย

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

จัดประเภทข้อความ

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

คุณจัดประเภทข้อความหลายๆ ข้อความก่อนที่จะจัดเก็บเพื่อช่วยคุณค้นหาข้อความเหล่านี้ในภายหลัง สร้างหนึ่งขั้นตอนด่วนต่อหนึ่งประเภทที่คุณใช้บ่อย

ตั้งค่าสถานะและย้าย

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

ตั้งค่าสถานะข้อความ

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

คุณกำลังการตั้งค่าสถานะสิ่งต่างๆ ให้มีวันที่ต่างกัน เช่น พรุ่งนี้ สัปดาห์นี้ เป็นต้น สร้างหนึ่งขั้นตอนด่วนต่อหนึ่งค่าสถานะที่คุณใช้บ่อย

ตั้งค่าสถานะ จัดประเภทและย้าย

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

ตั้งค่าสถานะข้อความ

จัดประเภทข้อความ

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

คุณใช้ประเภทสองสามประเภทเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจบริบทของงาน ตัวอย่างเช่น @อ่าน: ตั้งค่าสถานะสำหรับพรุ่งนี้ จัดประเภทด้วยประเภท @อ่าน

FYI และย้าย

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

สร้างข้อความส่งต่อเป็น FYI

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

คุณมักจะส่งต่ออีเมลไปยังผู้อื่น (บทความ ฯลฯ)

มอบสิทธิ์

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

สร้างข้อความส่งต่อไปยังบุคคลที่ต้องการ

ย้ายข้อความนั้นไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง

คุณได้รับข้อความที่มีความสำคัญสำหรับผู้อื่น

งาน

สร้างงานที่มีสิ่งที่แนบมา

ลบข้อความ

คุณต้องการบริบทเพิ่มขึ้นสำหรับข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะ

กลุ่มที่ติดต่อ

ทำเครื่องหมายเป็นข้อความที่อ่านแล้ว

ย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อของคุณ (หรือไปยังโฟลเดอร์กลุ่มที่ติดต่อที่ระบุ)

คุณได้รับบางข้อความจากกลุ่มที่ติดต่อในกล่องจดหมายเข้าของคุณตามกฎต่างๆ อย่างไม่ตั้งใจ ตัวอย่างเช่น คุณมีกฎให้จัดเก็บข้อความทั้งหมดจากกลุ่มที่ติดต่อ foo ไปไว้ในโฟลเดอร์หนึ่ง เว้นแต่ว่าจะมีคำว่า bar อยู่ในส่วนใดๆ ของเนื้อความ ในบางครั้ง บุคคลอื่นจะส่งข้อความไปยังกลุ่มที่ติดต่อ foo โดยมีคำว่า bar แต่ไม่ใช่เรื่องที่เกี่ยวข้องกับคุณ

ตอบกลับและลบ

เปิดหน้าต่างการตอบกลับ

ลบข้อความต้นฉบับ

คุณมักจะได้รับข้อความด่วนที่คุณต้องตอบกลับ แต่หลังจากนั้น คุณไม่จำเป็นต้องเก็บข้อความต้นฉบับ ตัวอย่างเช่น "เฮ้ คุณอยากไปทานอาหารกลางวันด้วยกันไหม" คำตอบของคุณคือ "ไปสิ!"

หลังจากที่คุณเริ่มสร้างขั้นตอนด่วนต่างๆ คุณจะพบว่าอาจมีวิธีอื่นๆ ที่คุณสามารถปรับจำนวนคลิกที่ใช้ทำงานให้เสร็จสิ้นได้อย่างเหมาะสม เมื่อใดก็ตามที่คุณพบว่าคุณทำสิ่งเดียวกันซ้ำๆ ให้ลองสร้างขั้นตอนด่วน และเมื่อโครงการเปลี่ยนไป ให้ปรับปรุงขั้นตอนด่วนเพื่อให้มีแต่เฉพาะสิ่งที่คุณต้องการทำจริงๆ

ด้านบนของหน้า

การจัดการกล่องจดหมายเข้าของคุณด้วยหลักสี่ D

เมื่อคุณตั้งค่าระบบของคุณแล้ว คุณก็พร้อมจะเริ่มจัดการกับข้อความรับเข้า ด้วยการทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณเป็นศูนย์กลางสำหรับการรับข้อความสำคัญ คุณสามารถไล่อ่านในกล่องจดหมายนั้นด้วยความมั่นใจว่า แต่ละรายการเป็นสิ่งที่คุณจำเป็นต้องจัดการจริงๆ

สำหรับทุกข้อความในกล่องจดหมายเข้าของคุณ ให้ทำดังนี้

  • ถ้าข้อความนั้นไม่ใช่สิ่งสำคัญ ให้ลบออกทันที (Delete it)

  • ถ้าสิ่งนั้นสามารถทำได้ในสองนาทีหรือน้อยกว่า ให้ทำทันที เช่น ตอบกลับ จัดเก็บ โทรติดต่อ ฯลฯ (Do it)

  • ถ้าข้อความนั้นไม่ใช่สำหรับคุณ หรือถ้าสามารถทำได้ ให้มอบสิทธิ์หรือส่งต่อให้ผู้อื่น (Delegate it)

  • ถ้าคุณจำเป็นต้องทำ แต่ต้องใช้เวลามากกว่า 2 นาที (รวมเวลาอ่าน) ให้เลื่อนออกไปหรือชะลองาน (Defer it)

ถ้าคุณต้องการเก็บไว้เป็นการอ้างอิง (แม้ว่าคุณได้ตัดสินใจให้เลื่อนออกไป) ให้ย้ายข้อความนั้นลงในโฟลเดอร์การอ้างอิงของคุณ เป้าหมายคือการลดจำนวนครั้งที่คุณต้องเปิดอ่านแต่ละข้อความ

ลบออก (Delete it)

ลบข้อความที่คุณไม่ต้องการอ่าน ถ้าคุณเห็นว่าเป็นขยะ ก็ลบมันเสีย

ถ้าคุณไม่ต้องการรับข้อความอื่นอีกที่เกี่ยวข้องกับการสนทนานี้ ให้ละเว้นข้อความนั้น

คำสั่งละเว้นการสนทนา

ทำทันที (Do it): การปฏิบัติในเวลา 2 นาที

เป็นเรื่องน่าทึ่งที่เราสามารถทำอะไรได้มากมายภายใน 2 นาที ตัวอย่างเช่น มีข้อความมากมายที่คุณสามารถตอบกลับได้ใน 2 นาทีหรือน้อยกว่า แต่ถ้ามีข้อความที่ใช้เวลาจัดการนานกว่า 2 นาที ให้เลื่อนออกไป เพื่อให้รู้สึกได้ว่าระยะเวลาสองนาทีนานแค่ไหน ให้ลองจับเวลาด้วยตัวคุณเอง

หลังจากที่คุณได้จัดการกับข้อความแล้ว ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

  • ลบข้อความนั้นออกหากเห็นว่าจะไม่มีผลกระทบอะไรมาก

  • จัดเก็บข้อความนั้นในโฟลเดอร์การอ้างอิงโฟลเดอร์หนึ่งของคุณ (ตัวอย่างเช่น 1-การอ้างอิง) โดยการใช้ขั้นตอนด่วน

เมื่อต้องการเก็บบันทึกของสิ่งต่างๆที่คุณได้ทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อใช้สำหรับย้อนดูในช่วงเวลาการทบทวนการปฏิบัติประจำปี ฯลฯ ให้ใช้ขั้นตอนด่วน เสร็จแล้ว ซึ่งจะทำเครื่องหมายข้อความเป็นเสร็จสมบูรณ์

มอบสิทธิ์ให้ผู้อื่น (Delegate it)

บางครั้งคุณได้รับข้อความที่ควรให้บุคคลอื่นเป็นคนจัดการ ในกรณีเหล่านี้ ให้ตอบกลับและใส่ชื่อบุคคลที่คุณกำลังจะมอบหมายข้อความนั้นให้ในช่อง ถึง ถ้าคุณพบว่าคุณต้องทำสิ่งนี้บ่อยๆ ให้ลองสร้างขั้นตอนด่วนซึ่งจะตอบกลับและเพิ่มบุคคลที่รับมอบสิทธิ์ในช่อง ถึง

ถ้าคุณต้องการติดตามเวอร์ชันที่ใหม่กว่าตั้งค่าสถานะสำหรับตัวคุณเองก่อนที่จะส่งออก ในแถบรายการที่ต้องทำของคุณ ทำเครื่องหมายงานกับประเภท@Waiting

เลื่อนออกไป (Defer it)

เมื่อใดที่ควรเลื่อนข้อความออกไป

การเลื่อนข้อความหมายถึงคุณจะรีวิวข้อความในภายหลัง เมื่อคุณมีเวลา

เหตุผลของการเลื่อนข้อความมีดังนี้

  • ไม่สามารถจัดการให้เสร็จได้ในเวลา 2 นาที

  • ต้องใช้เวลาอ่านนานพอสมควร

  • ต้องมีการเตรียมการเขียนตอบกลับอย่างดี

  • ต้องการการดำเนินการเพิ่มเติมในโปรแกรมอื่น (ตัวอย่างเช่น "ต้องเพิ่มลงเอกสาร <ชื่อเอกสาร>")

วิธีการเลื่อนข้อความ: ตั้งค่าสถานะ

เมื่อคุณตัดสินใจว่าคุณไม่มีเวลารับมือกับข้อความใดในทันที คุณสามารถตั้งค่าสถานะข้อความนั้นได้ดังนี้

  • ถ้าคุณจำเป็นต้องทำวันนี้ ให้ตั้งค่าสถานะเป็น วันนี้ (เพียงแค่คลิกซ้ายที่ค่าสถานะ)

  • ถ้าคุณสามารถเลื่อนออกไปได้นานกว่านั้น ให้คลิกขวาที่ข้อความนั้น และตั้งค่าสถานะเป็นวันอื่นๆ หลังจากนี้

  • ถ้าคุณจะต้องอ้างอิงถึงข้อความนั้นอีกครั้งและคุณต้องการเข้าถึงข้อความนั้นได้โดยง่าย ให้ลากข้อความไปยังกลุ่ม ภายหลัง ในแถบรายการที่ต้องทำ ถ้าคุณไม่มีกลุ่ม ภายหลัง ให้ตั้งค่าค่าสถานะ วันที่เริ่มต้น ของงานเป็นอีก 100 ปีข้างหน้า (อย่าใช้ค่าสถานะนี้บ่อยนัก เพื่อจะได้ไม่กลายเป็นที่รองรับเรื่องใดๆ ทั้งหมด)

  • ถ้ามีสิ่งที่คุณจะต้องการใช้ในระยะสั้น ให้ตั้งค่าสถานะเป็น ไม่มีวันที่ เพื่อให้ปรากฏที่ด้านบนของแถบรายการที่ต้องทำ ใช้กลุ่มนี้อย่างจำกัดและล้างออกเป็นประจำ เนื่องจากข้อความนี้จะอยู่บนสุดของรายการงานของคุณ

นอกจากการตั้งค่าสถานะข้อความแล้ว คุณยังสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้

  • เพิ่มประเภทที่เหมาะสม

  • คลิกที่ขั้นตอนด่วน การอ้างอิง เพื่อทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ถ้ายังไม่ได้ถูกทำเครื่องหมายเป็นอ่านแล้ว และจัดเก็บเข้าไปในโฟลเดอร์การอ้างอิงของคุณ (1-การอ้างอิง)

ถ้าคุณพบว่าคุณกำลังใช้ประเภทและค่าสถานะซ้ำๆ ให้สร้างขั้นตอนด่วนใหม่ที่จะตั้งค่าสถานะ จัดประเภท และจัดเก็บเข้าไฟล์

เมื่อรายการถูกตั้งค่าสถานะแล้ว รายการนั้นจะปรากฏในแถบรายการที่ต้องทำ ด้วยการตั้งค่าสถานะและจัดเก็บลงในโฟลเดอร์การอ้างอิง เท่ากับว่าคุณได้ประมวลผลข้อความนั้นแล้ว และในตอนนี้คุณสามารถย้ายข้อความนั้นออกจากมุมมองของคุณได้ แต่เนื่องจากข้อความนั้นจะอยู่ในรายการงานของคุณ คุณสามารถไปดูที่ข้อความต่อไป เพราะคุณรู้ว่าจะกลับไปที่รายการที่ถูกตั้งค่าสถานะไว้ในภายหลัง

ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมลงในรายการที่ถูกตั้งค่าสถานะ

ถ้าบรรทัด เรื่อง ของข้อความไม่ได้ให้บริบทแก่คุณมากพอ คุณอาจเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่คุณต้องการจะเพิ่ม

  • เปลี่ยนชื่อของงานโดยคลิกที่ชื่อในแถบรายการที่ต้องทำ หรือคลิกขวาที่ชื่อนั้น แล้วเลือก เปลี่ยนชื่องาน การเปลี่ยนชื่อของงานจะไม่เปลี่ยนเรื่องของข้อความ แต่จะทำให้คุณเข้าใจว่างานต่อไปของคุณคืออะไรได้ง่ายยิ่งขึ้น

  • สร้างงานที่มีข้อความเป็นสิ่งที่แนบมา

คุณยังสามารถเพิ่มประเภทเพื่อช่วยให้คุณเห็นตำแหน่งของการดำเนินการถัดไปของคุณได้ในทันที การดูคร่าวๆ ที่แถบรายการที่ต้องทำซึ่งมีงานที่ถูกจัดประเภทไว้จะ ทำให้คุณรู้ว่ามีงานใดที่ดำเนินการได้ในทันที (@สำนักงาน) งานใดซึ่งคุณกำลังรอคนอื่นอยู่ (@รอ) และเรื่องใดที่คุณกำลังจะประชุม (@ประชุม)

คุณจะจัดการกับงานที่คุณเลื่อนออกไปเมื่อใด

หลังจากคุณประมวลผลข้อความต่างๆ ของคุณแล้ว คุณสามารถจัดการกับรายการงานของคุณได้ นี่จะเป็นเวลาที่คุณจะตอบกลับข้อความที่คุณได้เลื่อนออกไป

เพียงแค่จัดเก็บ

ในบางครั้งคุณได้รับข้อความที่คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ แต่คุณอาจต้องใช้ในภายหลัง ตัวอย่างที่ดีตัวอย่างหนึ่งคือข้อความที่มีคำแนะนำ จัดเก็บข้อความเหล่านี้ไว้ในโฟลเดอร์การอ้างอิงของคุณ (1-การอ้างอิง) ด้วยการคลิกที่ขั้นตอนด่วน การอ้างอิง การเพิ่มประเภทจะทำให้ค้นหาข้อความได้ง่ายขึ้นในภายหลังถ้าคุณต้องการ (ตัวอย่างเช่น @โครงการ) ทำสิ่งนี้ก่อนจัดเก็บข้อความด้วยขั้นตอนด่วนของคุณ

หลังจากที่คุณประมวลผลข้อความของคุณเสร็จแล้ว คุณควรมีกล่องจดหมายเข้าที่ว่าง และสามารถเปลี่ยนไปให้ความสนใจกับปฏิทินและงานของคุณได้

ด้านบนของหน้า

การรีวิวรายวัน (Daily review): การบริหารเวลาและงานของคุณ

ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะจัดเตรียมเวลาไว้ทุกเช้าเพื่อจัดการรายการงานและปฏิทินของคุณ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้

  • การทบทวนการนัดหมายและการประชุมต่างๆ ของคุณสำหรับวันนั้นและสัปดาห์ข้างหน้า

  • การรีวิวงานของคุณและทำการปรับเปลี่ยน

  • การเพิ่มการนัดหมายลงในปฏิทินของคุณเพื่อให้มีเวลาทำงานได้ลุล่วง

กล่าวปฏิเสธ

เมื่อคุณทบทวนปฏิทินและรายการงานของคุณ ให้คิดตามความเป็นจริงว่าคุณสามารถทำสิ่งใดทำให้สำเร็จได้บ้าง บางครั้งนั่นหมายถึงการต้องปฏิเสธคนอื่น ต่อไปนี้คือวิธีการบางอบ่างที่ทำให้คุณมีเวลาเพิ่มขึ้นด้วยการพูดปฏิเสธ

  • ปฏิเสธการเข้าร่วมประชุมที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม ใช่แล้ว คุณสามารถทำได้

  • ลบงานที่คุณไม่จำเป็นต้องทำหรือที่คุณรู้ว่าคุณจะไม่ทำ

  • ส่งข้อความเพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณกำลังดำเนินการเพื่อตอบกลับอยู่ (และดูให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าสถานะให้กับคุณเองเมื่อส่งข้อความ) การทำให้ผู้อื่นรู้ว่าคุณจะตอบกลับภายในเวลาที่ทำได้จริงจะดีกว่าปล่อยให้เขาคิดว่าคุณลืมคำขอนั้น

การจัดการปฏิทิน

ความจริงก็คือถ้าเวลาทั้งวันของคุณมีแต่การประชุม คุณจะมีเวลาน้อยลงเพื่อทำงานทำให้เสร็จสมบูรณ์และเขียนข้อความต่างๆ ดังนั้นให้ย้ายงานไปยังวันอื่น

ถ้างานนั้นต้องใช้เวลานานหรือถ้าเป็นสิ่งที่คุณต้องทำ (ไม่ใช่งานที่คุณตัดสินใจว่าคุณไม่จำเป็นต้องทำ) ให้ลากงานนั้นจากรายการงานประจำวันไปไว้บนปฏิทินเพื่อกันเวลาไว้

วิธีต่างๆ ในการสร้างงาน

เมื่อคุณเข้าถึงปฏิทินและงานของคุณ inevitably คุณจะเริ่มต้นนึกถึงสิ่งต่าง ๆ เพิ่มเติมที่คุณต้องทำ ต่อไปนี้เป็นบางวิธีในการสร้างงานใน Outlook:

  • ตั้งค่าสถานะข้อความ

  • พิมพ์ในกล่อง พิมพ์งานใหม่ ที่ด้านบนของรายการงาน

  • ใช้คีย์ลัด Ctrl+Shift+K เพื่อสร้างงานใหม่

  • ถ้าคุณกำลังขับรถ และถ้าเป็นสิ่งที่ไม่ผิดกฎหมายและทำได้อย่างปลอดภัย ให้ใช้ฟังก์ชันบันทึกช่วยจำแบบเสียงบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณหรือโทรศัพท์มือถือเพื่อบันทึกงานต่างๆ และถอดความออกมาใส่ลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณในภายหลัง

  • โลโก้ Office 2010 ถ้าคุณอยู่ในการประชุม ให้จดบันทึกย่อใน OneNote รายการที่ถูกตั้งค่าสถานะใน OneNote จะปรากฏในรายการงานของ Outlook 2010

วิธีในการจัดการงาน

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถรับมือกับงานของคุณด้วยตัวคุณเอง

  • เพิ่มงานเมื่องานเหล่านั้นเข้ามาถึงคุณ ด้วยการพิมพ์ใน กล่องพิมพ์งานใหม่ ในแถบรายการที่ต้องทำ หรือในส่วนบนของรายการงาน ในช่องว่างในรายการงานประจำวัน หรือโดยการคลิก สร้างงาน ใน Ribbon

  • ล้างงานที่คุณไม่จำเป็นต้องทำออก รายการงานของคุณคือพื้นที่อันศักดิ์สิทธิ์ อย่าปล่อยให้รกรุงรัง มิฉะนั้นจะเสียประโยชน์ในการใช้งานไป สำหรับข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะที่คุณต้องการเก็บไว้ ให้คลิก เอาออกจากรายการ ไม่เช่นนั้นก็ให้ ลบ

  • ทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว เพื่อเอางานนั้นออกจากแถบรายการที่ต้องทำ

  • ทำให้งานสามารถดำเนินการได้มากขึ้น ด้วยการเปลี่ยนชื่อเรื่องงานของข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะ ตัวอย่างเช่น ข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะที่มีบรรทัดเรื่องว่า ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสถานะสมาชิกของกลุ่มผ่านทางคีย์บอร์ด ควรถูกเปลี่ยนชื่อเป็น ตอบกลับไปยังสัญญา ซึ่งเป็นการดำเนินการถัดไปสำหรับงานนี้ เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงชื่อเรื่องงาน ให้คลิกรายการในแถบรายการที่ต้องทำ และพิมพ์ชื่อเรื่องใหม่หรือคลิกขวา แล้วคลิก เปลี่ยนชื่องาน การเปลี่ยนชื่อเรื่องงานจะไม่เปลี่ยนแปลงชื่อเรื่องของข้อความ เฉพาะชื่อเรื่องที่คุณเห็นในรายการงานเท่านั้นที่จะเปลี่ยนแปลง

  • นำประเภทไปใช้เพื่อช่วยให้คุณระบุตำแหน่งที่คุณต้องการดำเนินการขั้นตอนถัดไป และทำให้งานบางอย่างโดดเด่นขึ้นมา

  • เปลี่ยนลำดับของงานเพื่อจัดงานที่คล้ายคลึงกันมาอยู่กลุ่มเดียวกัน เช่นงานที่มีประเภทเดียวกัน เมื่อต้องการย้ายงาน ให้คลิกงานในรายการงานและลากงานนั้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำงานที่คล้ายคลึงกันไปพร้อมๆ กันได้

  • ลากงานในรายการงานประจำวัน และในแถบรายการที่ต้องทำไปยังวันที่คุณวางแผนจะทำงานนั้น สำหรับงานที่อาจใช้เวลานานพอสมควร ให้ลากงานนั้นไปยังปฏิทิน เพื่อกันเวลาสำหรับทำงานเหล่านี้ให้ลุล่วง

ถึงแม้ว่าการจัดระเบียบเป็นสิ่งที่ดี แต่อย่าใช้เวลาในการจัดลำดับความสำคัญและจัดการกับรายการงานของคุณมากเกินไป กระบวนการในการจัดการรายการงานไม่ควรกลายเป็นตัวบงการชีวิตของคุณ!

ใช้ปฏิทินของคุณ: สร้างการนัดหมายเพื่อการจัดการเวลา

โปรดทราบว่า: มักจะมีสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จมากกว่าเวลาที่คุณมีเสมอ

ส่วนหนึ่งของการบริหารเวลาที่ดีก็คือ คุณต้องมีเวลาสำหรับจัดการกับข้อความ จัดการการนัดหมายและงาน และคิดถึงสิ่งที่คุณต้องทำ

คุณสามารถจัดเวลาให้ตัวคุณเองด้วยการกำหนดการนัดหมายและการประชุมเป็นประจำบนปฏิทินของคุณ ปฏิทินของคุณควรเป็นการวางแผนการใช้เวลาจริงๆ ของคุณ ถ้าคุณได้จัดกำหนดการสำหรับเรื่องใดแล้ว แสดงว่าคุณมุ่งมั่นที่จะดำเนินการในเรื่องนั้นในเวลาดังกล่าว

ให้จัดเตรียมเวลาไว้เพื่อทำสิ่งต่อไปนี้

  • จัดการกับข้อความของคุณ การจัดเตรียมเวลาเพื่อจัดการกับข้อความมีความสำคัญอย่างยิ่งถ้าคุณได้รับข้อความเป็นจำนวนมาก แม้ว่าคุณได้ตั้งกฎเพื่อให้มีแต่เฉพาะข้อความสำคัญๆ ปรากฏในกล่องจดหมายเข้าของคุณเท่านั้น คุณก็ยังคงต้องการเวลาสำหรับจัดการกับข้อความเหล่านั้น

เคล็ดลับ:  ขณะที่คุณอ่านและประมวลผลข้อความของคุณ ให้เอาสิ่งรกสายตาออกด้วยการย่อบานหน้าต่างนำทาง แถบรายการที่ต้องทำ และ Ribbon โดยการคลิกที่ปุ่ม การอ่าน คำสั่งมุมมองการอ่านบนแถบสถานะ ในแถบสถานะ เมื่อต้องการให้ทุกสิ่งเปิดกลับขึ้นมา ให้คลิก ปกติ คำสั่งมุมมองปกติบนแถบสถานะ (ทางด้านซ้ายของ การอ่าน)

  • ทบทวนงานและการนัดหมายของคุณทุกวันและทุกสัปดาห์ ดูปฏิทินและงานของคุณ และประเมินลำดับความสำคัญของการนัดหมายและงาน ถ้าคุณมีปฏิทินที่ยุ่งอยู่ตลอด นี่เป็นเวลาสำหรับทำสิ่งต่อไปนี้

  • ล้างการนัดหมายที่ทับซ้อนกัน เพราะคุณไม่สามารถอยู่สองที่ในเวลาเดียวกันได้

  • จัดเวลาสำหรับทำงาน

  • พิจารณาเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ว่าเป็นการใช้เวลาอย่างคุ้มค่าหรือไม่ และคุณจัดลำดับความสำคัญได้ถูกต้องแล้วหรือไม่

  • ประชุมกับผู้จัดการของคุณอย่างสม่ำเสมอ การประชุมกับผู้จัดการเป็นประจำจะช่วยให้คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณกำลังอยู่ และจัดลำดับความสำคัญใหม่ถ้ามีความจำเป็น เมื่อต้องการตั้งการประชุมเป็นประจำหรือเป็นกิจวัตร ให้คลิกที่ กิจวัตร รูปปุ่ม

ด้านบนของหน้า

งาน: การทำงานของคุณ

ทบทวนทุกสัปดาห์

การดูที่ภาพรวมของเวลาและงานของคุณจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญงานที่มีความสำคัญมากไว้เหนืองานที่มีความเร่งด่วนน้อยกว่า ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถแสดงให้ผู้อื่นเข้าใจได้ตามความเป็นจริงว่าสิ่งใดที่พวกเขาควรคาดหวังให้คุณทำได้สำเร็จ และสิ่งใดที่พวกเขาไม่ควรคาดหวัง การทบทวนสัปดาห์ที่ผ่านมาและสัปดาห์ข้างหน้ายังมีประโยชน์ โดยช่วยให้คุณเตรียมตัวสำหรับการประชุมประจำสัปดาห์กับผู้จัดการของคุณ หรือช่วยคุณเตรียมข้อความอีเมลแจ้งถึงสถานะได้

ตำแหน่งที่คุณจะทำงานของคุณ

หลังจากที่คุณได้ประมวลผลข้อความของคุณแล้ว ตำแหน่งที่ดีที่สุดในการทำงานใน Outlook (ตอบกลับข้อความและอื่นๆ) คือในงาน ด้วยการสลับไปที่งาน คุณจะไม่ถูกเบนความสนใจโดยข้อความที่เข้ามาในกล่องจดหมายเข้าของคุณ

ประมวลผลงานของคุณจำนวนมากในคราวเดียว

เมื่อคุณดูไล่ลงในรายการงานและปฏิทิน ให้ทำงานที่คล้ายคลึงกันไปพร้อมๆ กัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีเวลาเพียงไม่กี่นาที ให้ทำการโทรติดต่อทั้งหมด (ถ้าคุณต้องโทรเพียงแค่ไม่กี่ราย) จัดการกับงานที่ต้องใช้พลังงานมาก (สำหรับบางคน งานนั้นอาจเป็นการตอบกลับข้อความ) ในเวลาที่คุณยังมีพลังงานสูงอยู่ จัดการกับงานที่ต้องการพลังงานน้อย เช่น การอ่านข้อความบอกสถานะ ในช่วงท้ายๆ ของวันซึ่งคุณมีพลังงานต่ำลง ด้วย "การประมวลผลจำนวนมาก" กับงานของคุณ คุณจะสร้างความคืบหน้าในโครงการทั้งหมดของคุณไปพร้อมๆ กันได้

วิธีหนึ่งในการประมวลผลงานจำนวนมากคือการเปลี่ยนการจัดเรียงจาก จัดเรียงตาม: วันที่เริ่มต้น เป็น จัดเรียงตาม: ประเภท เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้คลิกที่ส่วนหัว จัดเรียงตาม แล้วคลิก ประเภท

หมายเหตุ:  ถ้าคุณมีงานที่ขวางกั้นไม่ให้บุคคลอื่นสามารถทำงานของพวกเขาให้สำเร็จได้ ให้ทำงานเหล่านั้นเป็นสิ่งแรก

เมนูการจัดเรียง

การเสร็จสิ้นการทำงาน

เมื่อคุณเสร็จสิ้นการทำงานของคุณ ให้ทำเครื่องหมายงานเหล่านั้นเป็นเสร็จสมบูรณ์ Outlook 2010 จะเก็บรายการงานที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้จะเป็นการสรุปที่มีประโยชน์สำหรับสิ่งที่คุณได้ทำสำเร็จไปแล้ว ถ้าคุณไม่ต้องการเก็บบันทึกของงานหรือข้อความนั้น ให้ลบออกหรือล้างค่าสถานะ

คำสั่งทำเครื่องหมายเสร็จสมบูรณ์บน Ribbon

ทำงานแบบออฟไลน์

ถ้าคุณมีงานจำนวนมากที่ต้องทำ ให้ลองพิจารณาทำงานแบบออฟไลน์ดู เพื่อไม่ให้มีข้อความเข้ามารบกวนสมาธิ

เมื่อคุณสลับไปมาระหว่างการทำงานแบบออนไลน์และออฟไลน์ บัญชีผู้ใช้อีเมลทั้งหมดภายในโปรไฟล์ Outlook ของคุณจะเปลี่ยนไป

  • บนแท็บ ส่ง/รับ ในกลุ่ม การกำหนดลักษณะ ให้คลิก ทำงานแบบออฟไลน์

คำสั่งทำงานแบบออฟไลน์บน Ribbon ระบุว่าออนไลน์

คำสั่ง ทำงานแบบออฟไลน์ จะถูกเน้นเมื่อคุณกำลังทำงานแบบออฟไลน์

คำสั่งทำงานแบบออฟไลน์บน Ribbon ระบุว่าออฟไลน์อยู่

คลิกที่ ทำงานแบบออฟไลน์ ที่ถูกเน้น เพื่อกลับไปยังโหมดออนไลน์

ด้านบนของหน้า

ค้นหาข้อความ: การค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการค้นหาข้อความที่ส่งจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง

ถ้าคุณต้องการค้นหาข้อความจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้คลิกในกล่อง ค้นหา ในโฟลเดอร์การอ้างอิงของคุณ (ตัวอย่างเช่น 1-การอ้างอิง) จากนั้นบนแท็บ ค้นหา ให้คลิก จาก

คำสั่ง จาก บน Ribbon

พิมพ์ชื่อของบุคคลนั้น

ค้นหาทันทีด้วยเกณฑ์การค้นหาของ จาก

หรือเริ่มจากการพิมพ์ชื่อ จากนั้นกดแป้นลูกศรลงเพื่อเลือก จาก เพื่อจำกัดผลลัพธ์ให้แคบลง

ค้นหาทันทีด้วยเกณฑ์ที่แนะนำ

วิธีการค้นหาข้อความที่มีสิ่งที่แนบมา

เมื่อต้องการค้นหาข้อความที่มีสิ่งที่แนบมา ให้คลิกในกล่อง ค้นหา และบนแท็บ ค้นหา ให้คลิก มีสิ่งที่แนบมา

คำสั่ง มีสิ่งที่แนบมา บน Ribbon

คำค้นหาทั้งหมดจะเพิ่มรวมเข้าด้วยกันได้ ดังนั้นถ้าคุณต้องการให้ค้นหาข้อความจากบางคนที่มีสิ่งที่แนบมา ให้คลิกที่คำสั่งบน Ribbon (จาก, มีสิ่งที่แนบมา) เพื่อสร้างการค้นหาของคุณ

ตัวอย่างการค้นหาทันทีที่มีหลายเกณฑ์การค้นหา

เมื่อต้องการค้นหาในทั้งกล่องจดหมายของคุณ

ในบางครั้งคุณจะไม่พบข้อความถ้าค้นหาเฉพาะในโฟลเดอร์การอ้างอิงของคุณอย่างเดียว เนื่องจากข้อความนั้นอาจเป็นข้อความที่คุณส่ง หรือข้อความนั้นอาจถูกจัดเก็บอย่างไม่ถูกต้อง ในกรณีดังกล่าว ให้เริ่มต้นโดยการค้นหาในโฟลเดอร์ใดๆ (กล่องจดหมายเข้า, 1-การอ้างอิง ฯลฯ) แล้วคลิก ลองค้นหาอีกครั้งใน 'รายการจดหมายทั้งหมด'

ค้นหาทันทีที่ไม่มีผลการค้นหา

คุณยังสามารถคลิก รายการจดหมายทั้งหมด บนแท็บ การค้นหา ได้ด้วย

รายการจดหมายทั้งหมด บน Ribbon

ถ้าคุณสงสัยว่าสิ่งที่คุณกำลังค้นหาอาจอยู่ในการเรียกประชุมที่ได้รับการตอบรับแล้ว (ดังนั้นจึงอยู่บนปฏิทินของคุณ) ให้ลองย้อนขอบเขตกลับขึ้นไปที่ รายการ Outlook ทั้งหมด

ถ้าคุณพบว่าคุณมักจะดำเนินการค้นหาทั่วทั้งกล่องจดหมาย คุณสามารถตั้งค่าขอบเขตการค้นหาเริ่มต้นเป็นค้นหาให้ครอบคลุมโฟลเดอร์ทั้งหมดเสมอ โดยการไปที่มุมมอง Backstage

  1. คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ตัวเลือก

  2. คลิก ค้นหา

  3. ภายใต้ ผลลัพธ์ ให้คลิก โฟลเดอร์ทั้งหมด

ตัวเลือกการค้นหาทันทีในมุมมอง Backstage

เมื่อต้องการหยุดการค้นหา

เมื่อคุณพบรายการที่คุณกำลังค้นหาและพร้อมที่จะไปที่งานถัดไปของคุณ ให้คลิก ปุ่ม ปิดการค้นหา ถัดจากกล่องการค้นหาทันที หรือบนแท็บ การค้นหา ในกลุ่ม ปิด ให้คลิก ปิดการค้นหา

คำสั่ง ปิดการค้นหาสำหรับการค้นหาทันที

การเขียนข้อความอีเมลที่ยอดเยี่ยม

กฎต่อไปนี้จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพ และสื่อสารข้อความของคุณได้อย่างชัดเจน

กฎพื้นฐานของข้อความที่ดี: สิ่งที่ควรทำ

  • อ่านข้อความของคุณก่อนที่จะส่ง

  • ทำให้ชื่อเรื่องของคุณสื่อความหมายและเน้นการดำเนินการ ตัวอย่างเช่น ทีมขาย:โปรดส่งวันที่เสนอให้วันประชุมคณะกรรมการนอกสถานที่ โดยที่ ทีมขาย เป็นชื่อของกลุ่ม และ โปรดส่ง เป็นการกระทำ คำนำหน้าที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ FYI: และ ต้องการการดำเนินการ

  • ถ้าต้องการให้มีการดำเนินการ ให้ระบุสิ่งที่คุณต้องการลงในกล่อง เรื่อง

  • เปลี่ยนชื่อเรื่องของข้อความถ้าหัวข้อของการสนทนาเปลี่ยนไป

  • ทำให้ข้อความทั้งหมดกระชับและตรงประเด็น

  • จัดระเบียบเนื้อหาของข้อความจากสิ่งที่สำคัญมากที่สุดไปยังสิ่งที่สำคัญน้อยที่สุด

  • ลองพิจารณาใช้ตัวหนากับข้อมูลที่มีความสำคัญ

  • วางรายการการดำเนินการหรือคำถามแยกบรรทัดกันเพื่อให้ดูโดดเด่นและสังเกตเห็นได้ง่าย

  • ใช้ตัวหนาที่ชื่อของคนเมื่อมีการถามคำถาม ตัวอย่างเช่น "สัญญา: สถานะของโครงการเป็นอย่างไร"

  • จำกัดจำนวนคนที่คุณส่งข้อความไปถึง ให้เป็นคนที่จำเป็นต้องอ่านข้อความนั้นเท่านั้น

  • ใส่บุคคลที่จำเป็นต้องรับทราบข้อมูลในช่อง สำเนาถึง

  • ใส่บุคคลที่จำเป็นต้องตอบกลับ หรือต้องดำเนินการในช่อง ถึง

  • ใช้ลายเซ็นตามความเหมาะสม แต่ทำให้ลายเซ็นของคุณดูเรียบง่าย สั้น เป็นมืออาชีพ และถ้าเป็นไปได้ ไม่มีกราฟิก

  • ถ้าคุณต้องการการตอบกลับในทันที อย่าส่งข้อความ ให้โทรศัพท์หรือ โลโก้ Office 2010 ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

  • ถ้าคุณกำลังอยู่ในการสนทนาทางอีเมลที่มีมากกว่า 10 ข้อความโดยยังไม่มีข้อสรุป ให้พิจารณาจัดการประชุมเพื่อพูดคุยถึงปัญหานั้น อีเมลไม่ใช่สื่อกลางที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหาที่ซับซ้อนเสมอไป ด้วยข้อความที่เลือก บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ตอบกลับ ให้คลิก การประชุม

คำสั่ง ตอบกลับพร้อมการประชุม

  • ตอบรับทราบข้อความซึ่งต้องการการตอบสนองที่กว้างขวางครอบคลุม ถ้าคุณยุ่งเกินกว่าที่จะตอบกลับด้วยคำตอบที่สมบูรณ์ในทันที ให้แจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณกำลังพิจารณาดูปัญหานี้อยู่ และจะตอบกลับภายในวันที่และเวลาที่กำหนด ตั้งค่าสถานะข้อความนั้นให้สำหรับตัวคุณเองเพื่อให้ไปทำภายหลัง

  • ใช้ ความสำคัญสูง ไอคอน ความสำคัญสูง เท่าที่จำเป็น

กลุ่ม แท็ก บน Ribbon

  • ถ้าคุณกำลังถามคำถามและมีหลายคนที่สามารถตอบได้ ให้เลือกเพียงหนึ่งคนแทนที่จะส่งคำถามของคุณไปยังกลุ่ม

ตามงาน: การตั้งค่าสถานะเมื่อส่ง

เมื่อคุณส่งข้อความไปหาบางคน ซึ่งคุณต้องการการตอบกลับ ให้ทำดังต่อไปนี้

  • ตั้งค่าสถานะให้สำหรับตัวคุณเองเมื่อส่ง

  • เปลี่ยนชื่อของงานสำหรับข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะในแถบรายการที่ต้องทำ ให้ขึ้นต้นด้วย ตามงาน

  • ทำเครื่องหมายข้อความด้วยประเภท @รอ

  • เมื่อคุณทำสามขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะรู้ว่าการดำเนินการถัดไปของคุณคือการส่งข้อความไปอีกหรือรอการตอบกลับ

เคล็ดลับ:  การเตือนตัวคุณเองให้ส่งอีกข้อความมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการตั้งค่าสถานะข้อความสำหรับผู้รับของคุณ ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณสัญญาว่าจะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งในข้อความ ให้ตั้งค่าสถานะสำหรับตัวคุณ เพื่อให้คุณมีงานในแถบรายการที่ต้องทำเพื่อเตือนตัวคุณเอง

กฎพื้นฐานของข้อความที่ดี: สิ่งที่ไม่ควรทำ

  • อย่าใช้เครื่องเขียน

  • อย่ารวมผู้จัดการของคุณในทุกข้อความที่คุณส่ง

  • อย่าส่งข้อความเมื่อคุณกำลังโกรธ เป็นการดีกว่าที่จะเขียนข้อความ บันทึกลงในโฟลเดอร์แบบร่าง และกลับมาดูใหม่ในภายหลัง

  • อย่าคาดหวังการตอบกลับอย่างรวดเร็ว เมื่อส่งข้อความยาวๆ (มากกว่าสองย่อหน้า)

  • อย่าส่งข้อความตามงานภายในเวลาน้อยกว่าหนึ่งวันหลังจากข้อความแรก ถ้าคุณไม่ได้รับการตอบกลับภายในเวลาที่เหมาะสม ให้ลองใช้โทรศัพท์หรือ โลโก้ Office 2010 การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

  • อย่าใช้การแจ้งเมื่อผู้รับอ่านหรือการแจ้งเมื่อผู้รับได้รับข้อความกับทุกข้อความที่คุณส่ง ใช้การแจ้งเหล่านั้นเมื่อคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับของคุณจะได้รับข้อความหรือไม่เท่านั้น

  • อย่าแนบค่าสถานะหรือ ไอคอน ความสำคัญสูง ไปในทุกข้อความที่คุณส่ง ผู้รับจะเรียนรู้ที่จะไม่ให้ความสนใจ

  • อย่าใช้ตัวอักษรทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่

  • อย่าส่งเป็นสิ่งที่แนบมา ให้ส่งลิงก์แทน กฎนี้ควรใช้กับการเรียกประชุมเป็นอย่างยิ่ง เพราะสิ่งที่แนบมาอาจมีผลต่อโควตาของเซิร์ฟเวอร์เป็นอย่างมาก

  • อย่าขยายรายชื่อการแจกจ่าย การขยายรายชื่อการแจกจ่ายทำให้ข้อความอ่านยากขึ้น และจะทำให้ข้อความเหล่านั้นไปอยู่โฟลเดอร์จดหมายที่ไม่ถูกต้องสำหรับผู้ที่ใช้กฎ

  • อย่าใช้ข้อความเสียดสี อารมณ์ขันของคุณอาจถูกเข้าใจผิดได้

  • อย่าเขียนบางอย่างคุณที่ไม่ต้องการให้ทุกคนในบริษัทของคุณได้อ่าน คุณไม่มีทางรู้ว่าข้อความของคุณจะไปปรากฏที่ใดบ้าง

  • อย่าใช้ฟอนต์ตัวเขียนหรือฟอนต์ "แปลกๆ" ที่อ่านยาก

  • อย่าใช้ฟอนต์สีแดงเพราะจะทำให้อ่านยาก และอาจถูกตีความว่าเป็นการวิพากษ์วิจารณ์ได้

  • อย่าใช้ ตอบกลับทั้งหมด ไปยังกลุ่มที่ติดต่อเพื่อขอให้เอาคุณออกจากกลุ่ม อย่าทำเป็นอันขาด

คำแนะนำสำหรับกลุ่มที่ติดต่อ (ชื่อเดิมคือ รายชื่อการแจกจ่าย)

ถ้าคุณกำลังตอบกลับไปยังกลุ่มที่ติดต่อขนาดใหญ่ ให้ทำตามคำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำและสิ่งที่ไม่ควรทำทั้งหมด

ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือกำลังตรวจสอบเรื่องเป็นรายบุคคล ให้ตอบกลับไปยังกลุ่มที่ติดต่อทั้งหมดเพื่อให้ทุกคนทราบว่าคุณกำลังตอบกลับ จากนั้นตอบกลับไปยังแต่ละคนแยกต่างหาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตอบกลับกลุ่มที่ติดต่อหลังจากที่ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว พร้อมกับวิธีการแก้ปัญหานั้น ด้วยวิธีนี้ คนอื่นในกลุ่มที่ติดต่อจะสามารถอ้างอิงถึงวิธีการแก้ปัญหานั้นได้

วิธีการเปลี่ยนเส้นทางบุคคล

ถ้ามีคนส่งข้อความไปยังกลุ่มที่ติดต่อที่คุณเป็นสมาชิกอยู่ และข้อความนั้นควรจะถูกตอบโดยบุคคลอื่นหรือกลุ่มที่ติดต่ออื่น ให้ทำดังต่อไปนี้

  • ตอบกลับด้วยกลุ่มติดต่อหรือบุคคลที่ถูกต้องบนบรรทัด ถึง

  • ส่งการตอบกลับไปยังกลุ่มที่ติดต่อหรือบุคคลที่ถูกต้อง

  • อย่าใส่กลุ่มที่ติดต่อเดิมในช่อง สำเนาลับถึง เนื่องจากข้อความของคุณจะไม่ถูกกรองตามกฎของบุคคลอื่น แต่ให้ใส่กลุ่มที่ติดต่อไว้ในช่อง ถึง หรือ สำเนาถึง แทน

  • ถ้าคุณกำลังเปลี่ยนเป็นบทบาทใหม่และพบว่าคุณต้องเปลี่ยนเส้นทางบุคคลอื่นอยู่เป็นประจำ ให้จัดทำขั้นตอนด่วน

วิธีเอาชื่อออกจากกลุ่มที่ติดต่อ

ถ้าคุณได้รับจดหมายจากกลุ่มที่ติดต่อที่คุณไม่ต้องการให้มีชื่อคุณอยู่ ให้ส่งข้อความไปยังผู้ดูแลเครือข่ายของคุณ หรือเจ้าของกลุ่มที่ติดต่อนั้น และขอให้เอาชื่อคุณออก อย่าตอบกลับไปยังกลุ่มที่ติดต่อทั้งกลุ่ม เมื่อต้องการค้นหาเจ้าของกลุ่มที่ติดต่อ ให้คลิกสองครั้งที่ชื่อกลุ่มที่ติดต่อในช่อง ถึง

วิธีใช้ข้อคิดเห็นแบบอินไลน์

การเพิ่มข้อคิดเห็นแบบอินไลน์ลงในข้อความที่คุณได้รับเป็นวิธีที่สะดวกในการตอบคำถามและตอบกลับปัญหาโดยตรง การทำสิ่งต่อไปนี้ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี

  1. ในข้อความของคุณ ให้แจ้งว่าคุณกำลังแสดงความคิดเห็นแบบอินไลน์ ตัวอย่างเช่น ใส่ "ดูข้อคิดเห็นเพิ่มเติมด้านล่าง" รวมอยู่ในข้อความ

  2. ทำให้ข้อความของคุณแตกต่างจากข้อความเดิม โดยมีคำแนะนำบางอย่าง ได้แก่

    • เปลี่ยนสีของฟอนต์

    • ขึ้นต้นด้วยชื่อหรือชื่อย่อของคุณในวงเล็บเหลี่ยม ตัวอย่างเช่น [Preecha Nantakarn]

      รูปภาพ

    • เปลี่ยนฟอนต์เป็นตัวเอียงหรือตัวหนา หรือทั้งสองอย่าง

  3. อย่าลบสิ่งที่คุณไม่ได้เขียน

ถ้าคุณเพียงต้องการใส่ข้อคิดเห็นบนส่วนเล็กๆ ของข้อความที่ยาวมาก ให้คัดลอกส่วนของข้อความนั้นลงในการตอบกลับของคุณโดยใช้สีที่แตกต่างออกไป และใส่เครื่องหมายอัญประกาศหน้าข้อความอ้างอิง แล้วพิมพ์การตอบกลับของคุณ

ควรใช้ สำเนาลับถึง เมื่อใด

ถ้าคุณเพิ่มชื่อผู้รับลงในกล่อง สำเนาลับถึง ในข้อความ สำเนาของข้อความนั้นจะส่งถึงผู้รับรายนั้น แต่ชื่อของผู้รับรายนั้นจะไม่ปรากฏให้ผู้รับรายอื่นเห็น

ใช้ฟีเจอร์ สำเนาลับถึง เพื่อเอาบุคคลบางคนออกจากอีเมลการสนทนา เมื่อคุณเห็นว่าบุคคลเหล่านั้นคงไม่ต้องการรับอีเมลเพิ่มอีก หรือถ้าหัวข้อการสนทนาเปลี่ยนไป

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเป็นหนึ่งในห้าบุคคลที่ได้รับคำถาม และคุณต้องการตอบคำถามนั้น ให้เลื่อนบุคคลสี่คนที่เหลือลงในช่อง สำเนาลับถึง และเขียนบางอย่างเช่น "ส่งสำเนาลับถึงกฤษณ์, กล้าหาญ, กิตติกร และขจี นี่คือคำตอบ..." ข้อความที่ส่งหลังจากนั้นจะเป็นการส่งระหว่างคุณและผู้ส่งเดิมเท่านั้น

อย่าใช้ สำเนาลับถึง เพื่อให้บุคคลอื่น (เช่น ผู้จัดการของคุณ) ทราบเกี่ยวกับข้อความที่มีความอ่อนไหว ผู้รับอีเมลอาจไม่ได้ตระหนักว่าเขาได้รับสำเนาลับถึงและอาจตอบกลับไปที่ทุกคน ซึ่งจะแสดงให้เห็นว่าเขาได้รับข้อความสำเนาลับถึง ซึ่งอาจถูกมองได้ว่าคุณมีพฤติกรรมที่ไม่จริงใจ

แทนที่จะใช้ สำเนาลับถึง เพื่อแจ้งประเด็นให้บุคคลที่สามทราบ ให้ใช้การส่งต่อหลังจากที่คุณส่งข้อความนั้นไป

ด้านบนของหน้า

ปฏิทินและการประชุม

ควรเรียกประชุมเมื่อใด

ให้เรียกประชุมในกรณีต่อไปนี้

  • มีคนกลุ่มใหม่ทำงานร่วมกันเป็นครั้งแรก

  • มีการส่งข้อความค่อนข้างยาวมากกว่า 10 ข้อความกลับไปกลับมาระหว่างหลายๆ คน

  • จำเป็นต้องมีการอภิปราย การระดมความคิดหรือการทำงานร่วมกัน

  • เรียกประชุมเมื่อเห็นว่าการประชุมเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดที่จะทำให้งานเดินหน้า และต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจนก่อนที่คุณจะเรียกการประชุม

ควรเชิญใคร

เชิญเฉพาะบุคคลที่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องด้วยเท่านั้น ยิ่งคุณเชิญบุคคลมาประชุมเพิ่มขึ้น ความซับซ้อนของการประชุมก็ยิ่งมากขึ้น ซึ่งทำให้ควบคุมยากยิ่งขึ้น แต่ในอีกแง่หนึ่ง ถ้าจำเป็นต้องมีการตัดสินใจ ให้ดูแน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญทั้งหมดได้เข้าประชุมด้วย มิฉะนั้นแล้วการประชุมนั้นจะทำให้เสียเวลาและทรัพยากรไปเปล่าๆ

วิธีการเลือกเวลาประชุม

เลือกเวลาที่ทุกคนสามารถมาประชุมโดยดูข้อมูลการว่าง/ไม่ว่างของผู้ถูกเชิญในปฏิทิน ใช้ ผู้ช่วยจัดกำหนดการ เพื่อดูเวลาที่สะดวกของผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด

ตารางว่าง/ไม่ว่างจะแสดงช่วงเวลาที่ผู้เข้าร่วมประชุมว่างหรือไม่ว่าง เส้นแนวตั้งสีเขียวแสดงเวลาเริ่มต้นของการประชุม เส้นแนวตั้งสีแดงแสดงเวลาสิ้นสุดของการประชุม

ตารางว่าง/ไม่ว่างของ Outlook

เมื่อต้องการดูผู้ช่วยจัดกำหนดการขณะกำลังเตรียมการเรียกประชุมใหม่ ให้ทำดังต่อไปนี้

  • บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม แสดง ให้คลิก ผู้ช่วยจัดกำหนดการ

บานหน้าต่าง ตัวค้นหาห้อง มีเวลาที่แนะนำที่เหมาะกับการประชุมของคุณที่สุด (เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ว่าง) เมื่อต้องการเลือกเวลาการประชุม ให้คลิกเวลาที่เสนอแนะในบานหน้าต่าง ตัวค้นหาห้อง ในส่วน เวลาที่แนะนำ หรือเลือกเวลาจากตารางว่าง/ไม่ว่าง

บานหน้าต่างเวลาที่แนะนำสำหรับการเรียกประชุม

หมายเหตุ:  ถ้าบานหน้าต่าง ตัวค้นหาห้อง ไม่ปรากฏขึ้น บนแท็บ การประชุม ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้คลิก ตัวค้นหาห้อง

คำสั่งตัวค้นหาห้องบน Ribbon

ถ้าคุณพบว่าคุณสร้างการประชุมกับบุคคลกลุ่มเดิมอยู่เป็นประจำ ให้สร้างกลุ่มในบานหน้าต่างนำทาง เพื่อให้คุณสามารถเห็นข้อมูลการว่างหรือไม่ว่างของบุคคลเหล่านั้นได้ง่ายยิ่งขึ้น กลุ่มเหล่านี้ยังสามารถรวมถึงห้องได้ด้วย ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการค้นหาห้องที่ว่างอยู่เพื่อจัดประชุม

เมื่อต้องการสร้างกลุ่มปฏิทิน ให้ทำดังต่อไปนี้

  • ใน ปฏิทิน บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม จัดการปฏิทิน ให้คลิก กลุ่มปฏิทิน แล้วคลิก สร้างกลุ่มปฏิทินใหม่

เมื่อใดควรใช้การประชุมซึ่งหน้าและเมื่อใดควรประชุมจากระยะไกล

ให้ประชุมซึ่งหน้าในกรณีต่อไปนี้

  • เป็นกลุ่มที่ทำงานร่วมกันเป็นครั้งแรก

  • มีการแสดงหรือส่งเวียนสิ่งที่ไม่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

  • เป็นการประชุมระดมสมอง

  • เป็นการประชุมที่ต้องทำงานร่วมกันอย่างเข้มข้น

  • บางคนอาจไม่มีโทรศัพท์, โลโก้ Office 2010 Office Live Meeting หรือซอฟต์แวร์และอุปกรณ์การประชุมอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสม

ถ้าไม่ใช่กรณีเหล่านี้แล้ว ให้พิจารณาใช้ Live Meeting หรือการประชุมทางโทรศัพท์

เคล็ดลับ:  ถ้าคุณจะต้องเดินทางไปยังสถานที่ประชุม ให้ระบุเวลาเดินทางทั้งก่อนและหลังการประชุมไว้บนปฏิทินของคุณ

วิธีการจัดการกับเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ในการจัดเตรียมสำหรับการประชุม มักจะมีเอกสารที่ต้องส่งให้ดูกันก่อนหรือในระหว่างการประชุม

โลโก้ Office 2010 ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเชื่อมต่ออยู่กับเครือข่ายขององค์กร ให้วางเอกสารในไซต์ SharePoint หรือบนไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน

โลโก้ Office 2010 ถ้ามีผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่ได้เป็นพนักงานของบริษัทของคุณ (ตัวอย่างเช่น ผู้ขายซึ่งไม่มีสิทธิ์เข้าถึงอินทราเน็ตของคุณ) ให้พิจารณาใช้ SharePoint Workspace

อย่าส่งสิ่งที่แนบมาไปในการเรียกประชุมของคุณ

การเตรียมวาระการประชุม: ให้งานช่วยคุณ

  • @ประชุม คือจุดศูนย์กลางของคุณสำหรับรายการวาระการประชุม   

สร้างงานขึ้นมาหนึ่งงาน ทำเครื่องหมายให้เป็นประเภท @ประชุม และตั้งค่าวันที่เริ่มต้นหรือวันครบกำหนดเป็นวันที่ประชุม เมื่อวันที่ประชุมใกล้เข้ามา และมีประเด็นอภิปรายเกิดขึ้น ให้เพิ่มข้อคิดเห็น หัวข้อหลักๆ และความคิดต่างๆ ลงในงานนี้เมื่อคุณคิดขึ้นมาได้ งานนี้จะกลายเป็นวาระการประชุมของคุณ

หลังจากการประชุม ให้ทำเครื่องหมายงานนั้นว่าเสร็จสมบูรณ์ และสร้างงานต่างๆ ขึ้นใหม่เป็นรายการการดำเนินการของคุณ

  • ถ้าคุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับชุดของข้อความหรือข้อความเพียงข้อความเดียว...   

ถ้าคุณมีข้อความที่คุณต้องการอภิปรายในการประชุม ให้กำหนดค่าสถานะข้อความนั้นสำหรับวันที่ประชุม และทำเครื่องหมายข้อความด้วยประเภท @ประชุม

ถ้าคุณมีข้อความที่ต้องการอภิปรายมากกว่าสามข้อความ อย่าตั้งค่าสถานะข้อความทีละข้อความ เพราะจะทำให้รายการงานของคุณดูรก แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้สร้างงานใหม่ที่มีชื่อของการประชุม คลิกขวาและลากข้อความไปยังงานนั้น (เป็นการคัดลอกไป) ทำเครื่องหมายงานนี้ด้วยประเภท @ประชุม

  • ถ้าคุณต้องการพื้นที่เพิ่มเติมสำหรับใส่ความคิดของคุณ...   

โลโก้ Office 2010 ถ้าคุณกำลังทำงานร่วมกับบุคคลอื่น หรือเพียงต้องการพื้นที่เพิ่มสำหรับความคิดของคุณ ให้พิจารณาใช้สมุดบันทึก OneNote ซึ่งสามารถใช้ร่วมกันผ่านไซต์ SharePoint หรือบนเซิร์ฟเวอร์ภายในได้ OneNote 2010 มอบประสบการณ์ในการจดบันทึกย่อได้สมบูรณ์กว่างานของ Outlook 2010

ในระหว่างการประชุม: วิธีทำงานร่วมกัน

เครื่องมือที่คุณใช้เพื่อทำงานร่วมกันในระหว่างการประชุมจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่ตั้งและการเข้าถึงผู้เข้าร่วมของคุณ

ถ้าคุณกำลังทำงานร่วมกันบนเอกสาร และทุกคนอยู่ในห้องทำงานเดียวกัน ให้ใช้ฟีเจอร์ ติดตามการเปลี่ยนแปลง และ ข้อคิดเห็น ใน Word

โลโก้ Office 2010 ถ้าคุณกำลังนำเสนองานและบางคนอยู่ในที่ห่างไกล ให้ใช้การประชุมแบบออนไลน์และฟีเจอร์การสนทนาของ Microsoft Lync หรือสำหรับการประชุมที่เป็นทางการน้อยกว่า ให้ทุกคนเข้าร่วมโดยใช้กลุ่มการสนทนา Microsoft Skype for Business และแชร์เดสก์ท็อปหรือจอภาพที่สองของคุณ

หน้าต่าง Microsoft Lync ที่มีตัวเลือกใช้หน้าจอร่วมกัน

โลโก้ Office 2010 ถ้าคุณต้องการทำงานร่วมกันแบบเฉพาะกิจ คุณสามารถใช้ OneNote เพื่อจดบันทึกย่อร่วมกันในสมุดบันทึกเดียว ถ้าสมุดบันทึกไม่ใช่สมุดบันทึกที่แชร์ ให้ส่งบันทึกย่อในข้อความหลังจากการประชุม

โลโก้ Office 2010 ถ้าคุณกำลังจดบันทึกหรือทำรายงานการประชุม คุณยังสามารถใช้ OneNote เพื่อแทรกรายละเอียดการประชุมจาก Outlook ลงในบันทึกย่อของคุณได้ หลังจากการประชุม คุณสามารถส่งบันทึกย่อของคุณเป็นข้อความไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้

วิธีการจบการประชุมที่เป็นกิจวัตร

เมื่อชุดของการประชุมดำเนินมาถึงจุดสิ้นสุด แทนที่จะยกเลิกการประชุม ซึ่งจะลบอินสแตนซ์ประวัติทั้งหมดของการประชุม ให้เปลี่ยนรูปแบบของกิจวัตรลงเป็นสิ้นสุดเมื่อประชุมครั้งสุดท้าย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่ม กิจวัตร และเปลี่ยนวันที่สิ้นสุด

ควรแชร์ปฏิทินของคุณเมื่อใดและอย่างไร

คุณอาจไม่จำเป็นต้องแชร์ปฏิทินของคุณ เนื่องจากทุกคนในองค์กรของคุณสามารถเห็นว่าเมื่อใดคุณว่างหรือไม่ว่าง แต่ไม่จำเป็นต้องรู้เนื้อหาหรือเรื่องของการประชุมและการนัดหมาย อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแชร์ปฏิทินกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณต้องการให้พวกเขาสามารถดูการประชุมและการนัดหมายทั้งหมดของคุณได้

คุณอาจต้องการให้ใครบางคนจัดการปฏิทินในนามของคุณ ตัวอย่างเช่น ผู้ช่วยที่สามารถยอมรับหรือปฏิเสธการประชุมต่างๆ แทนคุณ ในกรณีนี้ คุณสามารถมอบสิทธิ์ปฏิทินของคุณ ถ้าคุณมอบสิทธิ์ปฏิทินของคุณ ให้เลือกบุคคลเพียงคนเดียว นั่นคือ อย่าให้ทุกคนเป็นผู้รับมอบสิทธิ์ปฏิทินของคุณ การมีผู้รับมอบสิทธิ์มากกว่าหนึ่งคนอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในปฏิทินของคุณ

โลโก้ Office 2010 สร้างปฏิทิน SharePoint สำหรับกิจกรรมกลุ่มที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ แทนการใช้ปฏิทินร่วมกัน ตัวอย่างเช่น สร้างปฏิทินบนไซต์ SharePoint เพื่อติดตามกำหนดการวันหยุดพักผ่อนของกลุ่ม

ส่งปฏิทินของคุณในข้อความเมื่อคุณจัดการประชุมกับบุคคลที่ไม่สามารถเห็นข้อมูลว่าง/ไม่ว่างของคุณได้ เช่น บุคคลภายนอกบริษัทของคุณ

หมายเหตุ:  ปฏิทินของคุณจะแชร์หรือไม่ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Microsoft Exchange Server ที่ระบบของคุณใช้งานอยู่ และวิธีที่ผู้ดูแลระบบของคุณกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์

ด้านบนของหน้า

ที่ติดต่อ

เมื่อใดควรใช้ที่ติดต่อของ Outlook 2010 ในสภาพแวดล้อมภายในองค์กร

แม้ว่าคุณอาจทำงานในบริษัทที่มีสมุดรายชื่อส่วนกลาง แต่จะมีบางครั้งที่คุณต้องการเก็บที่ติดต่อไว้ใน Outlook 2010 ให้สร้างที่ติดต่อสำหรับบุคคลต่อไปนี้

  • บุคคลที่อยู่ภายนอกบริษัทของคุณ

  • บุคคลที่คุณต้องการจดจำบางอย่างหรือเพิ่มข้อมูลลงในที่ติดต่อของพวกเขา เช่น วันเกิด

  • บุคคลที่คุณต้องการทำข้อมูลให้ตรงกันกับในโทรศัพท์มือถือของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าโทรศัพท์ของคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับสมุดรายชื่อขององค์กร หรือในกรณีที่คุณไม่มีการเชื่อมต่อ

ควรสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook 2010 เมื่อใด

ให้สร้างกลุ่มที่ติดต่อ (เดิมเรียกว่ารายชื่อการแจกจ่ายส่วนบุคคล) ใน Outlook 2010 เมื่อคุณต้องการทำให้การส่งข้อความไปยังกลุ่มผู้ที่อยู่ภายนอกบริษัทของคุณง่ายขึ้น สำหรับกลุ่มทั้งหมดภายในบริษัทของคุณ ให้สร้างกลุ่มที่ติดต่อสาธารณะ (สอบถามผู้ดูแลระบบไอทีของคุณเกี่ยวกับวิธีการทำสิ่งนี้)

ด้านบนของหน้า

คำถามที่ถามบ่อย

ขั้นตอนด่วนคืออะไร

ขั้นตอนด่วนเป็นสิ่งใหม่ใน Outlook 2010 ซึ่งช่วยให้คุณสามารถทำงานหลายงานได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว และเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่ช่วยให้คุณดูแลข้อมูลกล่องจดหมายเข้าให้หมดจดอยู่เสมอ และโดยทั่วไปจะทำให้คุณใช้ Outlook ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เมื่อใดก็ตามที่คุณพบว่าคุณทำขั้นตอนเดิมซ้ำๆ ใน Outlook ให้ลองสร้างขั้นตอนด่วน

หมายเหตุ:  ขั้นตอนด่วนนำไปใช้ได้กับรายการจดหมายเท่านั้น (เช่น รายการในกล่องจดหมายเข้าของคุณ)

เหตุใดจึงแสดงบานหน้าต่างการอ่านไว้ทางขวาแทนที่จะเป็นด้านล่าง (หรือปิดไว้)

การอ่านคอลัมน์ยาวๆ ที่มีข้อความแคบๆ นั้นง่ายกว่าการอ่านส่วนของข้อความที่สั้นแต่กว้าง ทั้งนี้ เนื่องจากคุณจะเลื่อนสายตาลงได้ง่ายกว่าเลื่อนจากซ้ายไปขวาเป็นระยะทางยาว ซึ่งทำให้คุณต้องหันศีรษะและคอ และนำไปสู่ความเมื่อยล้า จึงเป็นการดีกว่าถ้าบานหน้าต่างการอ่านเปิดอยู่เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเปิดข้อความแต่ละรายการเพื่ออ่านเนื้อหา

จะทำอย่างไรกับโฟลเดอร์ที่ฉันไม่ต้องการใช้อีกต่อไป

รายการโฟลเดอร์บานหน้าต่างนำทางควรสงวนไว้สำหรับโฟลเดอร์ที่คุณใช้บ่อย ถ้ารายการนี้มีแต่โฟลเดอร์ที่คุณยังจำไม่ได้ด้วยซ้ำ ให้ย้ายจดหมายทั้งหมดลงในโฟลเดอร์การอ้างอิงและลบโฟลเดอร์ที่มีอยู่ของคุณ

ฉันจะทำให้ข้อความทั้งหมดที่ส่งถึงฉันเท่านั้นเป็นสีน้ำเงินได้อย่างไร

  1. บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม มุมมองปัจจุบัน ให้คลิก การตั้งค่ามุมมอง

คำสั่ง การตั้งค่ามุมมอง บน Ribbon

  1. ในกล่องโต้ตอบ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง ให้คลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

กล่องโต้ตอบ การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง

  1. ในกล่องโต้ตอบ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก เพิ่ม

  2. ในกล่อง ชื่อ ให้พิมพ์ ฉัน แล้วคลิก ฟอนต์

  3. ในกล่องโต้ตอบ ฟอนต์ ภายใต้ สี ให้คลิก น้ำเงิน แล้วคลิก ตกลง

  4. ในกล่องโต้ตอบ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้คลิก เงื่อนไข

  5. ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรอง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ตำแหน่งของฉัน ถัดจาก เฉพาะชื่อในช่องถึง แล้วคลิก ตกลง บนกล่องโต้ตอบที่เปิดอยู่แต่ละกล่อง

ฉันควรใช้มุมมองการสนทนาเมื่อใด

มุมมองการสนทนามีประโยชน์ในกรณีต่อไปนี้

  • คุณตรวจสอบข้อความของคุณไม่บ่อยนัก ดังนั้นจึงมีข้อความที่ต้องดูมากขึ้นในแต่ละครั้ง

  • คุณมีชุดข้อความโต้ตอบหลายข้อความซึ่งมีการพูดคุยโต้ตอบจำนวนมาก

  • คุณต้องการดูบริบทว่าใครตอบกลับมาถึงใคร

  • คุณได้รับข้อความจำนวนมาก

ด้วยการดูข้อความของคุณในมุมมองการสนทนา คุณจะเห็นได้อย่างง่ายดายว่าการสนทนาใดมีการพูดคุยโต้ตอบไปมามากที่สุด ในกรณีเหล่านั้น คุณอาจต้องการอ่านและตอบกลับเพียงข้อความสุดท้ายในการสนทนา คุณยังสามารถเลือกและดำเนินการกับการสนทนาทั้งชุดได้ ตัวอย่างเช่น อาจมีชุดของข้อความยาวมากๆ ที่มีข้อความสุดท้ายกล่าวเพียงว่า "ขอบคุณที่ตอบคำถามของฉัน" ดังนั้นคุณสามารถลบทั้งการสนทนานี้ได้

คุณยังสามารถดูข้อความจากโฟลเดอร์อื่นเมื่อคุณอยู่ในมุมมองการสนทนา ซึ่งจะมีประโยชน์มากเมื่อคุณได้รับข้อความใหม่ของการสนทนาที่ยืดยาวเพราะคุณสามารถเห็นประวัติการสนทนาทั้งหมด รวมถึงข้อความตอบกลับของคุณ

ฉันควรเก็บข้อความส่วนตัวและข้อความธุรกิจไว้ด้วยกันหรือไม่

การลดจำนวนตำแหน่งที่คุณอ่านข้อความไม่ได้หมายความว่าคุณควรเก็บข้อความส่วนตัวปนกับข้อความการทำงานของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือให้ใช้บัญชีผู้ใช้จดหมายสำหรับการสื่อสารส่วนตัวแยกจากในการทำงาน อย่างไรก็ตาม คุณควรลดจำนวนที่อยู่อีเมลที่คุณต้องจัดการ โชคดีที่Outlook 2010 ช่วยให้คุณสามารถดูบัญชีผู้ใช้หลายบัญชีพร้อมกันได้ คุณสามารถดูข้อความงานของคุณ (Exchange Server) ในไฟล์ข้อมูลหนึ่ง และบัญชีผู้ใช้ Windows Live Hotmail (ด้วย Outlook Connector) และ Google Gmail ในอีกไฟล์ข้อมูลหนึ่ง ทั้งหมดนี้สามารถทำได้ในขณะที่ทำงานในโปรไฟล์เดียวกันใน Outlook 2010

สถานะอ่านแล้วและยังไม่ได้อ่านช่วยฉันได้อย่างไร

สถานะอ่านแล้วและสถานะยังไม่ได้อ่านใน Outlook 2010 จะแสดงให้คุณเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าข้อความใดที่เคยอ่านแล้วและข้อความใดที่ยังไม่ได้อ่าน อย่างไรก็ตาม สถานะอ่านแล้วและยังไม่ได้อ่านของข้อความสามารถถูกทริกเกอร์ได้อย่างง่ายดายโดยการไปคลิกรอบๆ ข้อความต่างๆ ของคุณ ดังนั้น สถานะเหล่านี้จึงไม่ถือเป็นบันทึกที่สมบูรณ์แต่เป็นเพียงเครื่องมืออย่างหนึ่งเท่านั้น

เมื่อต้องการทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ให้กดคีย์ลัด Ctrl+Q เมื่อต้องการทำเครื่องหมายข้อความว่ายังไม่ได้อ่าน ให้กด Ctrl+U

เหตุใดแค่สถานะอ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่านจึงยังไม่เพียงพอ

บางคนพยายามใช้สถานะอ่านแล้วและยังไม่ได้อ่านเพื่อระบุว่าข้อความเป็นเนื้อหาใหม่หรือเป็นรายการอ้างอิง แต่สถานะยังไม่ได้อ่านนั้นเชื่อถือไม่ได้ เนื่องจากทันทีที่ข้อความออกจากโฟกัส (เมื่อคุณคลิกข้อความอื่น) ข้อความนั้นจะถูกทำเครื่องหมายสถานะเป็นอ่านแล้วโดยอัตโนมัติ และบ่อยครั้งที่อุปกรณ์อื่นๆ (ตัวอย่างเช่น โทรศัพท์มือถือ) จะทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ในที่สุดข้อความก็ต้องถูกอ่านซ้ำอีก และคุณก็ต้องเปลืองสมองคิดอีกว่าคุณจำเป็นต้องทำอะไรกับข้อความนี้หรือไม่ การใช้สถานะอ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่านเป็น "เส้นแบ่ง" ระหว่างรายการต่างๆ ในกล่องจดหมายเข้าของคุณที่เป็น "งาน" และรายการที่คุณยังไม่ได้รับการประมวลผลมักจะล้มเหลว เมื่อคุณได้รับข้อความจำนวนมาก ซึ่งบางส่วนจะคุณจะไม่มีวันได้อ่าน เนื่องจากคุณสามารถบอกได้ทันทีด้วยการดูที่เรื่องว่าเป็นข้อความที่คุณไม่จำเป็นต้องอ่าน วิธีการใช้กล่องจดหมายเข้าที่มีประสิทธิภาพมากกว่าคืออ่านข้อความของคุณ และตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไรกับข้อความแต่ละรายการ จากนั้นข้อความนั้นก็ควรจะออกจากกล่องจดหมายเข้าของคุณไม่ใช่ค้างอยู่เป็นข้อความที่ "ยังไม่ได้อ่าน"

เพราะเหตุใดฉันจึงควรจัดเก็บข้อความของฉัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการมีที่เก็บข้อมูลกลางสำหรับข้อความของคุณ เพื่อที่คุณจะสามารถอ้างถึงข้อความเหล่านั้นได้อีกหลังจากที่คุณได้ "จัดการ" กับข้อความเหล่านั้นแล้ว ด้วยจำนวนโฟลเดอร์ที่จำกัดในการค้นหา (1-การอ้างอิง และ 2-ส่วนตัว) คุณจึงไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อความผิดที่ หรือความจำเป็นที่ต้องคัดลอกข้อความนั้นไปไว้ในหลายโฟลเดอร์ถ้าข้อความนี้เกี่ยวกับหลายหัวข้อหรือหลายโครงการ

แต่ไม่ได้หมายความว่าไม่จำเป็นต้องอ่านข้อความทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเรื่องหนึ่งๆ หรือโครงการหนึ่งๆ Outlook 2010 มีเครื่องมือที่ดีกว่า เช่น ประเภทและโฟลเดอร์การค้นหา เพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เพราะเหตุใดฉันจึงควรมีโฟลเดอร์การอ้างอิงเพียงหนึ่งโฟลเดอร์

ด้วยการมีเพียงโฟลเดอร์เดียว คุณจึงไม่ต้องคิดว่าจะเก็บข้อความใดไว้ในโฟลเดอร์ใด และคุณรู้ว่าทุกอย่างในโฟลเดอร์นี้เป็นสิ่งที่คุณได้ดูมาก่อนและต้องการเก็บไว้

การมีหลายโฟลเดอร์หมายความว่า ทุกครั้งที่คุณจัดเก็บข้อความ คุณจะถูกบังคับให้ตัดสินใจว่าจะใช้โฟลเดอร์ใด สิ่งนี้จะยิ่งซับซ้อนขึ้น ถ้ามีหลายโฟลเดอร์ที่เหมาะสมกับข้อความนั้น เนื่องจากจะมีหลายโฟลเดอร์ที่ไม่ได้ใช้งานเมื่อมีตัวเลือกจำนวนมาก สิ่งนี้จะสร้างความสับสนได้

ถึงแม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องใหญ่โตถ้าจะเก็บข้อความทั้งหมดไว้ในกล่องจดหมายเข้า แต่มีต้นทุนที่ซ่อนอยู่ซึ่งคุณต้องจ่ายทุกครั้งเมื่อคุณดูข้อความและสงสัยว่า "ข้อความนี้เป็นสิ่งที่ฉันต้องจัดการหรือยังอยู่ที่นี่เพื่อใช้สำหรับอ้างอิงเท่านั้น" นอกจากนี้ คุณจะเกิดความสบายใจเมื่อเห็นว่ากล่องจดหมายเข้ามีเฉพาะข้อความใหม่เท่านั้น กล่องจดหมายเข้าของคุณคือที่ที่บุคคลอื่นจะมาจัดการได้ แต่สิ่งที่คุณนำมาใส่ในโฟลเดอร์การอ้างอิงจะขึ้นอยู่กับคุณเท่านั้น

เหตุใดฉันจึงต้องมีโฟลเดอร์ต่างๆ สำหรับกลุ่มที่ติดต่อ

  • ไอคอนเก็บถาวร ความถี่ในการเก็บถาวรแตกต่างกัน    คุณควรมีโฟลเดอร์ที่ต่างกันสำหรับกลุ่มที่ติดต่อต่างๆ โดยยึดตามหัวข้อและความถี่ของการจัดเก็บถาวรอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณอยู่ในกลุ่มที่ติดต่อในการใช้รถเดินทางร่วมกัน ข้อความในโฟลเดอร์ Carpool ควรถูกลบออกทุกวัน กลุ่มที่ติดต่อที่ครอบคลุมถึงหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการทำงานควรจะถูกเก็บถาวรด้วยความถี่น้อยกว่า เช่น รายปี

  • การจัดกลุ่มการสนทนาอย่างมีประสิทธิภาพ    เมื่อคุณมีโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับกลุ่มที่ติดต่อตามหัวข้อต่างๆ คุณจะสามารถเห็นการสนทนาทั้งหมดที่ถูกจับกลุ่มเข้าด้วยกัน ถ้าจำเป็น คุณก็สามารถค้นหาภายในโฟลเดอร์อย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุใดฉันจึงต้องการโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับกลุ่มที่ติดต่อต่างๆ และ RSS

ข้อความที่ถูกส่งไปยังรายการการแจกจ่ายที่มีขนาดใหญ่และตัวดึงข้อมูล RSS สามารถล้นกล่องจดหมายเข้าของคุณได้โดยง่าย ให้ปฏิบัติต่อข้อมูลปริมาณมากเหล่านี้เหมือนกับที่คุณทำต่อหนังสือพิมพ์ขนาดใหญ่ นั่นคืออาจมีบทความที่มีประโยชน์หรือน่าสนใจ แต่การอ่านทั้งฉบับอาจจะใช้เวลานานมาก ให้กฎต่างๆ เพื่อช่วยให้คุณอ่านสิ่งที่น่าสนใจและเกี่ยวข้องกับคุณมากที่สุด

กลุ่มที่ติดต่อใดที่ควรอยู่ในโฟลเดอร์แทนที่จะอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของฉัน

ตัวเลือกที่ดีสำหรับกฎและโฟลเดอร์รายชื่อการแจกจ่ายคือรายชื่อการแจกจ่ายที่มีลักษณะดังต่อไปนี้

  • ได้รับข้อความจำนวนมาก

  • ส่งไปให้บุคคลจำนวนมาก

ข้อความระดับองค์กรที่มีข่าวสารที่สำคัญ (เช่น จาก CEO) และข้อความจากแผนก IT ที่แจ้งเกี่ยวกับการหยุดทำงานของเซิร์ฟเวอร์ไม่ควรไปอยู่ในโฟลเดอร์ ข้อความถึงกลุ่มที่ติดต่อที่มีเนื้อหาที่เป็นประโยชน์หรือน่าสนใจเป็นครั้งคราว ไม่ว่าจะบ่อยเพียงใด ควรจะมีกฎและโฟลเดอร์

ฉันจะตั้งค่ากฎสำหรับ RSS ได้อย่างไร

ถ้าคุณสมัครใช้งานตัวดึงข้อมูล RSS หลายตัว ให้ปฏิบัติต่อตัวดึงข้อมูลเหล่านั้นเหมือนรายชื่อการแจกจ่าย ย้ายรายการ RSS ที่น่าสนใจ (ยึดตามคำสำคัญ) ไปยังกล่องจดหมายเข้า หรือปล่อยให้จัดเก็บลงในโฟลเดอร์ RSS โดยอัตโนมัติ

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันมีนโยบายการเก็บข้อมูลหรือการเก็บถาวรแบบออนไลน์ของ Exchange Server

ให้ใช้โซลูชันขององค์กรของคุณแทนการเก็บถาวรอัตโนมัติ และปฏิบัติตามนโยบายบริษัทของคุณเสมอ ถ้านโยบายบริษัทของคุณกำหนดให้คุณมีหลายโฟลเดอร์สำหรับรายการแต่ละชนิด ให้ทำตามนโยบายดังกล่าว

ฉันจะตั้งค่ากฎ "การตอบกลับอัตโนมัติ" ได้อย่างไร

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้คลิก กฎใหม่

  4. ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้เลือก นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ แล้วคลิก ถัดไป

  5. ภายใต้ ขั้นที่ 1 ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใช้ฟอร์มชื่อฟอร์ม (คุณอาจต้องเลื่อนลงไปเพื่อค้นหาตัวเลือกนี้)

  6. ภายใต้ ขั้นที่ 2 ให้คลิก ชื่อฟอร์ม แล้วเลือก ยอมรับการประชุมและตอบว่าไม่แน่นอนในการเข้าร่วมประชุม หลังจากที่คุณเพิ่มฟอร์มทั้งสองแล้ว ให้คลิก ปิด แล้วคลิก ถัดไป ในหน้าต่างหลัก ตัวช่วยสร้างกฎ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก ฟอร์มแอปพลิเคชัน จากรายการที่อยู่ด้านบนของกล่องโต้ตอบ มิฉะนั้นคุณอาจไม่ได้ ยอมรับการประชุมและตอบว่าไม่แน่นอนในการเข้าร่วมประชุม

เลือกกล่องโต้ตอบ ฟอร์ม

  1. เลือกข้อยกเว้นต่อไปนี้ ยกเว้นถ้าเนื้อความมีคำที่ระบุ

  2. ใน ขั้นตอนที่ 2 ให้คลิก คำที่ระบุ พิมพ์วรรค แล้วคลิก เพิ่ม จากนั้นคลิก ตกลง

  3. คลิก เสร็จสิ้น

ฉันจะตั้งค่ากฎ "ถึง: ฉัน" อย่างไร

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้คลิก กฎใหม่

  4. ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้เลือก นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ แล้วคลิก ถัดไป

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ที่ซึ่งชื่อของฉันอยู่ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง แล้วคลิก ถัดไป

  6. เลือกเงื่อนไข หยุดดำเนินการกฎเพิ่มเติม (คุณอาจต้องเลื่อนลงไปเพื่อค้นหาตัวเลือกนี้) จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น

ฉันจะตั้งค่ากฎ "คำเชิญเข้าร่วมประชุมที่ถูกส่งไปยังกล่องจดหมายเข้า" ได้อย่างไร

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้คลิก กฎใหม่

  4. ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้เลือก นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันได้รับ แล้วคลิก ถัดไป

  5. เลือกเงื่อนไข ซึ่งเป็นการเชิญเข้าประชุมหรือข้อมูลปอัปเดตการประชุม (คุณอาจต้องเลื่อนลงไปเพื่อค้นหาตัวเลือกนี้) แล้วคลิก ถัดไป

  6. เลือกการดำเนินการ หยุดดำเนินการกฎเพิ่มเติม (คุณอาจต้องเลื่อนลงไปเพื่อค้นหาตัวเลือกนี้) จากนั้นคลิก เสร็จสิ้น

ฉันจะตั้งค่ากฎ "เลื่อนรายการที่ถูกส่ง" ได้อย่างไร

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้คลิก กฎใหม่

  4. ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ให้เลือก นำกฎไปใช้กับข้อความที่ฉันส่ง แล้วคลิก ถัดไป

  5. คลิก ถัดไป อีกครั้ง ซึ่งจะนำกฎนี้ไปใช้กับทุกข้อความที่คุณส่ง

  6. เลือก เลื่อนการส่งไปตามจำนวนนาที

  7. ใน ขั้นตอนที่ 2 ให้คลิก จำนวนของ แล้วคลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบ การส่งที่ถูกเลื่อนออกไป (กล่อง นาที จะแสดงค่าเริ่มต้น 1)

  8. คลิก ถัดไป

  9. เลือกข้อยกเว้นต่อไปนี้ ยกเว้นถ้าถูกทำเครื่องหมายเป็นรายการที่มีความสำคัญ

  10. ใน ขั้นตอนที่ 2 ให้คลิก ความสำคัญ แล้วเลือก ความสำคัญสูง

  11. คลิก ถัดไป และตั้งชื่อกฎนี้เป็น รายการที่ถูกส่ง

  12. คลิก เสร็จสิ้น

หมายเหตุ:  นี่คือกฎสำหรับไคลเอ็นต์เท่านั้น ซึ่งหมายความว่ากฎจะไม่ทำงานเมื่อ Outlook 2010 ไม่ได้ทำงานอยู่

ฉันจะตั้งค่ากฎ "รายชื่อการแจกจ่าย" ได้อย่างไร

สำหรับรายชื่อการแจกจ่ายหรือกลุ่มที่ติดต่อแต่ละรายการซึ่งคุณเป็นสมาชิก และคุณไม่ต้องการอ่านทุกข้อความ ให้สร้างกฎ

  1. คลิกแท็บ ไฟล์

  2. คลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน

  3. ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน บนแท็บ กฎสำหรับอีเมล ให้คลิก กฎใหม่

  4. ใน ตัวช่วยสร้างกฎ ภายใต้ จัดระเบียบอยู่เสมอ ให้เลือก ย้ายข้อความที่ได้รับจากผู้อื่นไปยังโฟลเดอร์ แล้วคลิก ถัดไป

  5. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย จากบุคคลทั่วไปหรือกลุ่ม

  6. ใน ขั้นตอนที่ 2 ให้คลิกบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ แล้วเพิ่มกลุ่มที่ติดต่อ จากนั้นคลิก ถัดไป

  7. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ และ หยุดดำเนินการกฎเพิ่มเติม (คุณอาจต้องเลื่อนลงไปเพื่อค้นหาตัวเลือกนี้)

  8. ใน ขั้นตอนที่ 2 ให้คลิก ระบุและเลือกโฟลเดอร์รายชื่อการแจกจ่ายที่เหมาะสม แล้วคลิก ถัดไป

  9. เลือกข้อยกเว้นต่อไปนี้: ยกเว้นถ้าชื่อฉันอยู่ในกล่อง ถึง หรือ สำเนาถึง และ ยกเว้นถ้าเรื่องหรือเนื้อความมีคำที่ระบุ

  10. ใน ขั้นตอนที่ 2 ให้คลิก คำที่ระบุ และพิมพ์คำสำคัญทั้งหมดที่จะทำให้คุณต้องการอ่านข้อความ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณอยู่ในรายชื่อการแจกจ่ายสำหรับประเด็นทั่วไป แต่ก็มีบางประเด็นเท่านั้นที่คุณจัดการ ให้ใส่คำสำคัญสำหรับประเด็นของคุณ คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ตกลง

  11. คลิก เสร็จสิ้น

เคล็ดลับ:  ถ้าคุณหาเหตุผลไม่ได้ว่าทำไมคุณจึงต้องการให้ข้อความอีเมลที่ไปถึงกลุ่มที่ติดต่อนี้ส่งมาที่กล่องจดหมายเข้าของคุณ ให้พิจารณาขอเอาชื่อคุณออกจากกลุ่มที่ติดต่อนี้

หมายเหตุ: ทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 ถึง 10 สำหรับแต่ละชุดของรายการการแจกจ่าย (หนึ่งกฎสำหรับแต่ละโฟลเดอร์)

ทำไมฉันจึงควรใช้กฎ

เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะได้รับข้อความเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ คุณไม่สามารถอ่านทุกข้อความที่คุณได้รับและคุณก็ไม่ควรพยายามทำเช่นนั้นด้วย แต่ควรอ่านเฉพาะข้อความที่มีความสำคัญต่อคุณ กฎต่างๆ จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของข้อความและลดสิ่งรบกวนลง

เคล็ดลับ:  แค่เพราะมีข้อความส่งถึงคุณ (หรือถึงรายชื่อการแจกจ่ายที่คุณสมัครสมาชิก) ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องอ่านหรือต้องตอบกลับ

ค่าสถานะจะตั้งค่าวันที่เป็นวันใด

ขั้นตอนด่วน

หน้าที่

ใช้เมื่อ

วันนี้

วันนี้

วันนี้

พรุ่งนี้

พรุ่งนี้

พรุ่งนี้

สัปดาห์นี้

สองวันนับจากนี้หรือวันสุดท้ายของสัปดาห์ ขึ้นอยู่กับว่าถึงเวลาใดก่อน (ด้วยการตั้งค่าเริ่มต้น ถ้าวันนี้คือวันจันทร์ วันที่ตั้งค่าจะเป็นวันพุธ หรือถ้าวันนี้คือวันอังคาร วันที่ตั้งค่าจะเป็นวันพฤหัสบดี)

วันสุดท้ายของวันทำงานในสัปดาห์

สัปดาห์หน้า

วันแรกของวันทำงานในสัปดาห์ถัดไป

วันสุดท้ายของวันทำงานในสัปดาห์ถัดไป

ฉันควรทำอย่างไรกับงานและจดหมายที่มีการตั้งค่าสถานะตั้งแต่หลายปีก่อนในแถบรายการที่ต้องทำของฉัน

ถ้าคุณไม่ได้ใช้ค่าสถานะหรืองานเพื่อวัตถุประสงค์ใดๆ ให้เลือกรายการทั้งหมด คลิกขวา แล้วเลือก ลบ การดำเนินการนี้จะลบงานเก่าและเอาค่าสถานะออกจากข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะและที่ติดต่อโดยไม่ลบรายการ

ฉันควรทำอย่างไรกับประเภทที่ไม่ได้ใช้งาน

ลบประเภททั้งหมดที่คุณไม่ได้คิดจะใช้ ชุดประเภทเดียวกันใช้กับรายการทั้งหมด ดังนั้นถ้าคุณใช้ประเภทหนึ่งสำหรับที่ติดต่อ ก็ให้เก็บประเภทนั้นไว้

วิธีที่ดีที่สุดในการเลือกสีคืออะไร

เมื่อสร้างประเภทสี ให้คิดอย่างรอบคอบในการเลือกสีของคุณ ตัวอย่างเช่น อย่าเลือกสีสำหรับ @โทรศัพท์ เป็นสีเดียวกับ @อีเมล แต่ให้เลือกสีที่คล้ายคลึงกัน (ตัวอย่างเช่น ใช้เฉดต่างๆ ของสีเขียว) สำหรับประเภท 1:1 ของคุณทั้งหมด เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะสามารถดูที่รายการงานและรู้ได้ทันทีจากสีว่างานนั้นสามารถดำเนินการได้ในปัจจุบันหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ถ้า @บ้าน คือสีม่วง และคุณอยู่ที่ทำงาน คุณไม่สามารถทำงานสีม่วงใดๆ ได้

เหตุใดจึงกำหนดตารางเวลาสำหรับตัวฉันเอง

ด้วยการจัดกำหนดเวลาสำหรับตัวคุณเองบนปฏิทิน ข้อมูลว่าง/ไม่ว่างของคุณจะได้รับการปรับปรุง และมีโอกาสน้อยลงที่ผู้อื่นจะนัดคุณในช่วงเวลาดังกล่าว ถ้าคุณมีปฏิทินยุ่งอยู่ตลอดเวลา นี่อาจเป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถจัดเวลาสำหรับทำงานของคุณโดยเฉพาะ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณแสดงความมุ่งมั่นในการทำงาน ถ้าคุณได้จัดงานใดๆ ลงในปฏิทินของคุณ คุณควรมุ่งมั่นที่จะทำงานนั้นในเวลาดังกล่าว ถ้ามีใครก็ตามนัดหมายคุณในเวลางานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วางกำหนดเวลาของคุณใหม่ อย่าหลอกตัวเอง!

ฉันจะจัดการ 10,000 ข้อความในกล่องจดหมายเข้าของฉันได้อย่างไร

ถ้าคุณมีมากกว่า 20 รายการในกล่องจดหมายเข้าของคุณ ให้ประมวลผลข้อความของสัปดาห์สุดท้าย แล้วเลือกข้อความที่เหลือและย้ายไปยังโฟลเดอร์ 1-การอ้างอิง ของคุณ ใช่แล้ว คุณสามารถทำได้ และจะทำให้คุณรู้สึกดี

ทำไมฉันจึงได้รับข้อความจำนวนมาก

ถ้าคุณรู้สึกว่ามีข้อความมากเกินไป คุณอาจได้รับข้อความมากกว่าที่คุณจะรับมือได้ และคุณอาจจำเป็นต้องตั้งค่ากฎอย่างเข้มงวดยิ่งขึ้น ลองวิเคราะห์แหล่งที่มาของข้อความของคุณด้วยการจัดเรียงข้อความตาม จาก แล้วยุบส่วนหัวทั้งหมด คุณกำลังอ่านกลุ่มที่ติดต่อที่คุณไม่จำเป็นต้องอ่านหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้สร้างกฎ ถ้าคุณเปลี่ยนมุมมองของคุณ อย่าลืมเปลี่ยนกลับ!

ฉันมีเวลา 10 นาที ฉันควรอ่านสิ่งใดในกล่องจดหมายเข้าของฉันเป็นอันดับแรก

ถ้าคุณมีเวลาน้อย ตัวอย่างเช่น ช่วงว่างระหว่างการประชุมต่างๆ คุณสามารถอ่านข้อความที่เป็นสีน้ำเงิน ซึ่งเป็นข้อความที่ส่งถึงคุณโดยตรง บ่อยครั้งที่ข้อความเหล่านี้กำลังรอให้คุณดำเนินการขั้นตอนต่อไปและมีความสำคัญมากที่สุด

ฉันควรอ่านข้อความของฉันบ่อยแค่ไหน

สำหรับพวกเราหลายคน การอ่านข้อความเกือบเป็นเหมือนสิ่งเสพติด ใช้เวลา 20 นาทีในตอนเช้าอ่านดูข้อความของคุณ แล้วหันความความสนใจไปยังการทบทวนรายการงานประจำวัน จากนั้นก็เริ่มทำภารกิจในวันนั้นของคุณ! การจำกัดเวลาที่คุณใช้ในการอ่านข้อความเพียงครั้งเดียวในตอนเช้าและอีกหนึ่งครั้งเมื่อสิ้นสุดวันจะช่วยเพิ่มผลผลิตของคุณเป็นอย่างมาก ลองสักหนึ่งสัปดาห์และพิสูจน์ผลลัพธ์ด้วยตัวคุณเอง

ฉันจะจัดการงานที่ซับซ้อนได้อย่างไร

โลโก้ Office 2010 งานบางอย่างต้องการพื้นที่สำหรับการวางแผน สำหรับงานเหล่านี้ ให้ใช้ OneNote ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังวางแผนโครงการที่มีหลายขั้นตอน งานซ้อนกันเป็นชั้นๆ และอื่นๆ OneNote จะเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมมากกว่า

ถ้าคุณเพียงต้องการจดจำงานที่เกี่ยวข้องกันไม่กี่งาน ให้แสดงรายการงานเหล่านั้นในเนื้อความของงาน ถ้ามีข้อความที่เกี่ยวข้อง ให้ลากข้อความเหล่านั้นมาไว้ในงาน

ฉันควรเก็บงานส่วนตัวและงานด้านธุรกิจไว้ด้วยกันหรือไม่

ถ้าเป็นไปได้ ให้เก็บงานส่วนบุคคลและธุรกิจไว้ในที่เดียว การเก็บแค่หนึ่งรายการจะช่วยลดจำนวนตำแหน่งที่คุณต้องการค้นหาสิ่งที่ต้องทำได้ แม้ว่าคุณจะมีรายการหนึ่งรายการอยู่แล้ว ให้ใช้ประเภทเพื่อแยกเรื่องส่วนตัวออกจากธุรกิจ และจัดการรายการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ งานส่วนตัวของคุณจะถูกเก็บไว้ใน Exchange Server ของบริษัทและแผนก IT อาจมองเห็นได้ ดังนั้นให้ใส่เฉพาะงานส่วนตัวที่เหมาะสมในรายการของคุณ

การจดจำงานต่างๆ ไว้ในสมองไม่ดีอย่างไร

การจดจำงานของคุณไว้ในสมองนั้นไม่ได้ผล คุณจะรู้สึกปลอดโปร่งเมื่อใช้ Outlook 2010 แทนที่จะต้องเปลืองสมองไปกับการเฝ้าติดตามงานต่างๆ ของคุณ คุณสามารถหยุดการใช้พลังสมองโดยสิ้นเปลืองในการคอยเตือนตัวคุณเองเกี่ยวกับงานของคุณ ("เอาล่ะ อย่าลืมที่จะส่งข้อความเกี่ยวกับแม่แบบให้สมบัติ ส่งข้อความเกี่ยวกับแม่แบบให้สมบัติ...") แล้วมุ่งความสนใจไปที่กิจกรรมที่กำลังทำอยู่

เหตุใดฉันจึงควรเก็บงานของฉันใน Outlook 2010

เหตุใดรายการงานใน Outlook 2010 จึงดีกว่ารายการงานในกระดาษ

  • รายการในกระดาษไม่สามารถอัปเดตได้โดยอัตโนมัติ

  • รายการในกระดาษไม่สามารถจัดเรียงใหม่ได้ง่าย

  • คุณสามารถใช้ Outlook Web App เพื่อดูรายการงานของคุณจากทุกที่ได้ด้วย

  • โลโก้ Office 2010 Outlook 2010 รวมเข้ากับ OneNote 2010 และ Microsoft SharePoint Server และอุปกรณ์เคลื่อนที่/โทรศัพท์ของคุณ

  • รายการในกระดาษอาจสูญหายได้ง่าย

ขั้นสูง: ฉันจะสร้างโฟลเดอร์การค้นหาสำหรับข้อความอีเมลได้อย่างไร

คุณสามารถเข้าถึงชุดของข้อความเกี่ยวกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งของการประชุมได้ สร้างประเภทสำหรับการประชุมของคุณ แล้วสร้างโฟลเดอร์การค้นหาด้วยเกณฑ์ต่อไปนี้: ประเภท <ชื่อ> และไม่เสร็จสมบูรณ์ และจากช่วงเวลาหนึ่ง เมื่อคุณได้รับข้อความเกี่ยวกับหัวข้อดังกล่าว ให้ทำเครื่องหมายรายการเหล่านั้นด้วยประเภทนี้ เมื่อคุณเข้าประชุม ให้ทำเครื่องหมายเสร็จสมบูรณ์บนข้อความที่คุณได้พูดคุยแล้ว

ด้านบนของหน้า

การอ้างอิง

มีหนังสือและปรัชญาดีๆ ในการบริหารเวลามากมายจากแหล่งข้อมูลต่อไปนี้

หนังสือและแหล่งข้อมูลอื่นๆ

แหล่งข้อมูลออนไลน์เพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

เกี่ยวกับผู้เขียน

Melissa MacBeth เป็นหัวหน้าผู้จัดการโปรแกรมในกลุ่มผลิตภัณฑ์ Office ของไมโครซอฟท์ เธอทำงานกับฟีเจอร์การบริหารเวลาจำนวนมากของ Outlook รวมถึงแถบรายการที่ต้องทำ ค่าสถานะ การตั้งค่าสถานะเมื่อส่ง และรายการงานประจำวัน ปัจจุบันเธออาศัยอยู่ใน Seattle และชอบทำสวน

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×