แชร์ไซต์ Office 365 ของคุณกับผู้ใช้ภายนอก

บุคคลที่ต้องการดูหรือทำงานกับเนื้อหาไซต์ของคุณแต่ไม่มีบัญชีผู้ใช้สำหรับสภาพแวดล้อมของ SharePoint Online หรือ Office 365 ของคุณจะถูกเรียกว่า “ผู้ใช้ภายนอก” คุณสามารถแชร์ไซต์และเอกสารของคุณกับผู้ใช้ภายนอกได้อย่างทั่วถึง หรือ ไซต์ทั้งหมดในผู้เช่า หรือสำหรับแต่ละคอลเลกชันไซต์

หลังจากเปิดใช้งานการแชร์สำหรับผู้เช่าและไซต์คอลเลกชันแต่ละไซต์แล้ว ผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถขยายการเชิญไปยังผู้ใช้อื่นที่ระบุได้ สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติม โปรดดูที่ แชร์ไซต์หรือเอกสารกับบุคคลที่อยู่ภายนอกองค์กรของคุณ

การตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการแชร์เนื้อหาของคุณ

เมื่อจะพิจารณาว่าคุณต้องการแชร์เนื้อหาภายนอกหรือไม่และอย่างไร ให้คำนึงถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

  • คุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ทีมของคุณและไซต์ย่อยใดๆ กับใคร และคุณต้องการให้พวกเขาสามารถทำอะไรได้บ้าง

  • คุณต้องการให้สิทธิ์ในการแชร์เนื้อหาภายนอกแก่บุคคลใดในองค์กรของคุณ

  • มีเนื้อหาที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าบุคคลภายนอกองค์กรของคุณจะไม่สามารถดูได้เลยหรือไม่

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยคุณในการวางแผนกลยุทธ์การแชร์เนื้อหา

ให้ลองทำดังนี้

ถ้าคุณต้องการ...

แชร์ไซต์ ถ้าคุณต้องการแชร์ไซต์ แต่คุณก็ต้องการจำกัดไม่ให้ผู้ใช้ภายนอกสามารถเข้าถึงเนื้อหาภายในบางรายการขององค์กรของคุณ ให้พิจารณาสร้างไซต์ย่อยที่มีสิทธิ์เฉพาะที่คุณใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการแชร์กับภายนอกโดยเฉพาะ

ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณบางคนมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลและเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างต่อเนื่อง พวกเขาต้องสามารถดำเนินการได้เหมือนกับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เต็มสำหรับไซต์ของคุณ และสามารถสร้าง แก้ไข และดูเนื้อหาได้

แชร์เอกสารและกำหนดให้ต้องลงชื่อเข้าใช้

ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณหนึ่งคนหรือหลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารเฉพาะเพื่อรีวิวหรือทำงานร่วมกันอย่างปลอดภัย แต่บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเนื้อหาอื่นๆ บนไซต์ภายในของคุณอย่างต่อเนื่อง

แชร์เอกสารแต่ไม่ต้องกำหนดให้ลงชื่อเข้าใช้

แชร์ลิงก์ไปยังเอกสารที่ไม่สำคัญหรือไม่เป็นความลับกับบุคคลภายนอกองค์กรของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถดูหรืออัปเดตเอกสารพร้อมให้คำติชมได้ บุคคลเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ภายในของคุณอย่างต่อเนื่อง

หมายเหตุด้านความปลอดภัย : 

  • เมื่อคุณปิดใช้งานการใช้งานร่วมกับภายนอก ผู้ใช้ภายนอกที่เคยมีสิทธิ์เข้าถึงไซต์ได้ก่อนที่ฟีเจอร์นี้จะถูกปิดใช้งานจะถูกปฏิเสธการเข้าถึงไปยังไซต์นั้นและการเชิญต่างๆ ในอนาคตจะไม่สามารถส่งได้ ถ้าฟีเจอร์นี้ถูกเปิดใช้งานขึ้นใหม่ขณะที่ยังมีชื่อผู้ใช้ภายนอกอยู่ในกลุ่มสิทธิ์ของ SharePoint ผู้ใช้เหล่านั้นจะสามารถเข้าถึงไซต์นั้นได้อีกครั้งโดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการป้องกันผู้ใช้จากการเข้าถึงไซต์ SharePoint อย่างถาวร คุณสามารถเอาออกจากรายการของผู้ใช้ภายนอกได้

  • ถ้าปิดการแชร์ภายนอกทั้งหมด ลิงก์สำหรับผู้เยี่ยมชมที่แชร์ทั้งหมดจะหยุดทำงานด้วย ถ้ามีการเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ในภายหลัง ลิงก์เหล่านี้จะกลับมาทำงานได้อีกครั้ง

เปิดใช้งานการแชร์ภายนอกสำหรับไซต์ SharePoint ทั้งหมดใน ศูนย์การจัดการ Office 365

ตามค่าเริ่มต้นแล้ว ความสามารถในการเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าสู่ไซต์ SharePoint ของคุณจะเปิดใช้งานอยู่ ดังนั้น เจ้าของไซต์และผู้ดูแลไซต์คอลเลกชันสามารถแชร์ไซต์ทีมและไซต์ย่อยร่วมกับผู้ใช้ภายนอกได้ตลอดเวลา

  1. ลงชื่อเข้าใช้ Office 365 ด้วย บัญชีผู้ใช้ของที่ทำงานหรือที่โรงเรียน ของคุณ

  2. ไปที่ ศูนย์การจัดการ Office 365

    ไทล์ผู้ดูแลระบบ Office 365 ที่ไฮไลต์
  3. ใน ศูนย์การจัดการ Office 365 ให้พิมพ์ ภายนอก ในกล่องค้นหาบนหน้าแรก แล้วเลือก การแชร์ไซต์ภายนอก

    สกรีนช็อตของการพิมพ์การแชร์ภายนอกในกล่อค้นหาบนหน้าแรกของศูนย์การจัดการ
  4. ถัดจาก อนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณเข้าถึงไซต์ของคุณ ให้เลื่อนแถบเลื่อนไปยัง เปิด เพื่อเปิดการแชร์ภายนอก

    สกรีนช็อตของกล่องโต้ตอบการแชร์ภายนอกเมื่อปิดการตั้งค่า “ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณเข้าถึงไซต์ของคุณ”
  5. เมื่อต้องการ อนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณส่งลิงก์สำหรับผู้เยี่ยมชมสำหรับการเข้าถึงไซต์และเอกสารขององค์กรของคุณ ให้เลื่อนแถบเลื่อนสำหรับตัวเลือกนี้เป็น เปิด

    สกรีนช็อตของการแชร์ภายนอกที่เปิดใช้งานในศูนย์การจัดการ

    เปลี่ยนแถบเลื่อนเป็น ปิด ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ID ผู้ใช้สำหรับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน ให้ดู ID ผู้ใช้ของฉันคืออะไรและทำไมถึงจำเป็น

  6. เลือก บันทึก

ปรับการตั้งค่าให้เหมาะสมสำหรับแต่ละไซต์

เมื่อคุณเปิดใช้งานการแชร์บนไซต์ SharePoint การแชร์จะถูกเปิดใช้งานสำหรับไซต์ทั้งหมดในผู้เช่านั้น แต่จาก ศูนย์การจัดการ Office 365 คุณสามารถปรับการตั้งค่าการแชร์ให้ยกเลิกการอนุญาตการแชร์บนไซต์เหล่านั้นที่จำเป็นต้องควบคุมอย่างเข้มงวดมากขึ้นหรือให้ยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงไปยังไซต์ที่เฉพาะเจาะจงของผู้ใช้แต่ละรายได้

หมายเหตุ: ถ้าการแชร์ภายนอกถูกปิดการใช้งานสำหรับทั้งสภาพแวดล้อม SharePoint Online คุณจะไม่สามารถเปิดการใช้งานการแชร์ภายนอกสำหรับไซต์คอลเลกชันที่ระบุได้

บนหน้าไซต์ของการตั้งค่าการแชร์ (ศูนย์การจัดการ Office 365) คุณสามารถดูรายการของไซต์คอลเลกชันทั้งหมดที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันในผู้เช่าของคุณพร้อมกับตั้งค่าการแชร์สำหรับไซต์คอลเลกชันแต่ละไซต์ได้อีกด้วย

  1. ลงชื่อเข้าใช้ Office 365 ด้วย บัญชีผู้ใช้ของที่ทำงานหรือที่โรงเรียน ของคุณ

  2. ไปที่ ศูนย์การจัดการ Office 365

    ไทล์ผู้ดูแลระบบ Office 365 ที่ไฮไลต์
  3. นำทางไปยัง ทรัพยากร > ไซต์

    เมนูแหล่งข้อมูลในศูนย์การจัดการ Office 365 กับไซต์ที่เลือก
  4. เลือกสถานะการแชร์ (แชร์ลิงก์และคำเชิญ หรือ ไม่อนุญาต) ข้างๆ คอลเลกชันไซต์ที่ต้องการ

    รายการของไซต์คอลเลกชัน SharePoint กับสถานะการแชร์ภายนอกสำหรับไซต์คอลเลกชันแต่ละรายการ
  5. ในกล่องโต้ตอบการแชร์ ข้างๆ สถานะการแชร์ ให้คลิก แก้ไข

    กล่องโต้ตอบสถานะการแชร์สำหรับไซต์คอลเลกชันเกี่ยวกับการแชร์ที่ปิดใช้งาน
  6. ถัดจาก อนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณเข้าถึงไซต์ของคุณ ให้เลื่อนแถบเลื่อนไปยัง เปิด เพื่อเปิดการแชร์ภายนอก

    สกรีนช็อตของกล่องโต้ตอบการแชร์ภายนอกเมื่อปิดการตั้งค่า “ให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณเข้าถึงไซต์ของคุณ”
  7. เมื่อต้องการ อนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณส่งลิงก์สำหรับผู้เยี่ยมชมสำหรับการเข้าถึงไซต์และเอกสารขององค์กรของคุณ ให้เลื่อนแถบเลื่อนสำหรับตัวเลือกนี้เป็น เปิด

    สกรีนช็อตของการแชร์ภายนอกที่เปิดใช้งานในศูนย์การจัดการ

    เปลี่ยนแถบเลื่อนเป็น ปิด ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ID ผู้ใช้สำหรับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน ให้ดู ID ผู้ใช้ของฉันคืออะไรและทำไมถึงจำเป็น

  8. คลิก บันทึก

  1. ถ้าคุณยังไม่ได้อยู่ในหน้าจอไซต์การแชร์ภายนอก ให้ทำขั้นตอนที่ 1-4 ตามที่แสดงใน แก้ไขการตั้งค่าการแชร์ของคอลเลกชันไซต์บางรายการในศูนย์การจัดการ Office 365

  2. เลือกสถานะการแชร์ (แชร์ลิงก์และคำเชิญ หรือ ไม่อนุญาต) ข้างๆ คอลเลกชันไซต์ที่ต้องการ

  3. ในกล่องโต้ตอบการแชร์ ข้างๆ สมาชิกภายนอก ให้คลิก แก้ไข

  4. ภายใต้ นำสมาชิกภายนอกออก ให้ค้นหาสมาชิกเพื่อนำออก

    กล่องโต้ตอบเพื่อเอาสมาชิกภายนอกออกจากไซต์คอลเลกชัน
  5. ถัดจากชื่อสมาชิก ให้เลือก นำออก

  6. คลิก บันทึก เพื่อยืนยันการลบ โปรดสังเกตว่าเมื่อคุณ บันทึก ผู้ใช้ที่เลือกไว้จะไม่มีสิทธิ์การเข้าถึงไซต์ที่เลือกไว้อีกต่อไป ลิงก์ของผู้เยี่ยมชมใดๆ ที่มอบให้ไว้จะถูกปิดใช้งาน

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×