ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

แจกจ่ายรายงาน

ปลดปล่อยรายงาน Access ของคุณและแจกจ่ายทั้งหมดและกว้าง ตัวอย่างเช่นส่งอีเมลไปยังผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งคนส่งออกไปยังไลบรารีเอกสาร SharePoint และเก็บถาวรบนโฟลเดอร์เครือข่าย เมื่อคุณแจกจ่ายรายงาน Access คุณจะสร้างรายงานแบบคงที่ของข้อมูลในช่วงเวลาที่แน่นอนเช่นรายวันรายสัปดาห์หรือรายเดือน การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมีความจริงเพียงจุดเดียวที่ผู้ปฏิบัติงานข้อมูลสามารถใช้เพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีตอบคำถามค้นหาทางเลือกและกำหนดแผนที่ดีที่สุดประเมินความเสี่ยงและปรับปรุงคุณภาพ

การแจกจ่ายรายงาน

เคล็ดลับ    เมื่อคุณสร้างรายงานให้เพิ่มวันที่เผยแพร่ การทำเช่นนี้จะช่วยให้ผู้ใช้ยืนยันเวลาที่ถูกต้องที่มีการสร้างรายงาน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่แทรกวันที่และเวลาลงในรายงานหรือฟอร์ม

คุณต้องการทำอะไร

ส่งรายงานโดยใช้คำสั่งอีเมล

หนึ่งในวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการแจกจ่ายรายงานคือการใช้คำสั่งอีเมล ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง Access จะส่งออกรายงานแล้วสร้างข้อความอีเมลใหม่ด้วยไฟล์ที่แนบมา

  1. ในบานหน้าต่างนำทางให้เลือกรายงานที่คุณต้องการส่ง

  2. เลือกข้อมูลภายนอก>อีเมล

  3. ในกล่องโต้ตอบส่งวัตถุเป็นให้เลือกรูปแบบผลลัพธ์ที่คุณต้องการใช้เช่นPDFแล้วคลิกตกลง

    หมายเหตุ    แม้ว่าจะมีรูปแบบที่หลากหลายที่คุณสามารถเลือกได้ให้พิจารณาการใช้รูปแบบเอกสารแบบพกพา (PDF) ที่ได้กลายเป็นมาตรฐาน defacto การรักษาเค้าโครงและรูปแบบของรายงาน Access ต้นฉบับและมีวิธีที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อกำหนดหน้าสำหรับการดูและ พิมพ์ . สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูติดตั้ง Adobe readerและพิมพ์ PDF

    Access จะเปิดข้อความอีเมลใหม่ใน Outlook ด้วยไฟล์ที่แนบมา

  4. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับในกล่องถึงและสำเนาถึงคำอธิบายในกล่องชื่อเรื่องและข้อความในพื้นที่ข้อความ

    เคล็ดลับ    ตามค่าเริ่มต้นไฟล์ที่คุณส่งโดยใช้วิธีนี้จะไม่ถูกบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าคุณต้องการบันทึกสำเนาของไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณให้คลิกขวาที่สิ่งที่แนบมาในกล่องที่แนบมาแล้วเลือกบันทึกเป็น

  5. เลือก ส่ง

หมายเหตุ    เมื่อต้องการทำให้กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติคุณสามารถใช้แอคชันแมโค EMailDatabaseObjectได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามาแบบสร้างแมโครที่มีลำดับของการดำเนินการเหล่านี้เพื่อส่งรายงานที่แตกต่างกันไปยังผู้ใช้อื่น

ด้านบนของหน้า

ส่งออกรายงานไปยังโฟลเดอร์หรือไลบรารีเอกสาร SharePoint

  1. ในบานหน้าต่างนำทางให้เลือกรายงานที่คุณต้องการส่งออก

  2. เลือกข้อมูลภายนอก> PDF หรือ xpsเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบประกาศเป็น pdf หรือ xps

  3. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • ระบุตำแหน่งโฟลเดอร์โดยใช้บานหน้าต่างนำทาง

    • ค้นหาตำแหน่งของไซต์ SharePoint โดยการคลิกSharePointในบานหน้าต่างนำทางหรือโดยการใส่ URL ของไซต์ในกล่องที่อยู่ทางด้านบน ตัวอย่างเช่น:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ค้นหาเนื้อหาด้วยหน้าเริ่มต้นของ SharePoint

  4. ในกล่องบันทึกเป็นชนิดให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกชนิดไฟล์PDFแล้ว

  5. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเริ่มต้นของรายงานให้พิมพ์ชื่อไฟล์ใหม่ในกล่องชื่อไฟล์

  6. เมื่อต้องการเปิดรายงานทันทีหลังจากที่คุณส่งออกให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดไฟล์หลังจากการประกาศ

  7. ภายใต้ปรับให้เหมาะสมที่สุดให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการปรับรายงานให้เหมาะสมสำหรับไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่าความละเอียดสูง (แนะนำให้พิมพ์) ให้เลือกมาตรฐาน

    • เมื่อต้องการปรับรายงานสำหรับไฟล์ที่มีขนาดเล็กกว่าความละเอียดต่ำกว่า (แนะนำให้ใช้สำหรับการประกาศแบบออนไลน์) ให้เลือกขนาดน้อยที่สุด

  8. เลือกเผยแพร่ Access จะสร้างไฟล์ ถ้าคุณเลือกที่จะให้ Access เปิดไฟล์หลังจากการเผยแพร่ผู้อ่าน Adobe จะแสดงไฟล์

  9. เมื่อต้องการบันทึกขั้นตอนของการดำเนินการเพื่อให้คุณสามารถเรียกใช้และจัดกำหนดการการดำเนินการเดียวกันให้คลิกกล่องกาเครื่องหมายบันทึกขั้นตอนการส่งออก:

    • ใส่ชื่อและคำอธิบายสำหรับขั้นตอน

    • เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook ที่จัดกำหนดการการดำเนินการส่งออกในวันที่ในอนาคตให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างงาน outlook

    สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่บันทึกรายละเอียดของการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกเป็นข้อมูลจำเพาะ

    หมายเหตุ    อีกวิธีหนึ่งในการดำเนินการให้เป็นแบบอัตโนมัติคือการใช้แมโค ExportWithFormatting ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างชื่อไฟล์ที่มีความหมายได้โดยยึดตามชื่อเรื่องของรายงานและวันที่ส่งออก ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ค้นหารายงานที่ถูกต้องในไลบรารี SharePoint หรือโฟลเดอร์ของรายงานจำนวนมาก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้ระบุนิพจน์ต่อไปนี้ในอาร์กิวเมนต์ไฟล์ผลลัพธ์:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    โดยที่ RptQC5 คือชื่อวัตถุของรายงาน Auto_Header0 เป็นส่วนหัวของรายงานและคุณสมบัติคำอธิบายภาพคือชื่อของรายงาน

ด้านบนของหน้า

เรียนรู้เกี่ยวกับการสร้างศูนย์การรายงานใน SharePoint

พิจารณาสร้างศูนย์รายงานที่เฉพาะเจาะจงในไลบรารีเอกสาร SharePoint เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและดูรายงานที่พวกเขาต้องการได้ง่ายขึ้น ด้วยการเพิ่มคอลัมน์การลิงก์ไปยังไลบรารีจาก Access และการกำหนดไลบรารีเอกสารด้วยมุมมองคุณสามารถให้ประสบการณ์การใช้งานสำหรับผู้ใช้ของคุณเป็นอันดับแรกได้ ต่อไปนี้คือขั้นตอนพื้นฐานที่คุณสามารถทำได้

การสร้างไลบรารีเอกสาร    ไลบรารีเอกสารคือตำแหน่งที่ตั้งไฟล์ที่ปลอดภัยที่ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ลงในไลบรารีเช่นประเภทบุคคลหรือกลุ่มและคอลัมน์จากการคำนวณที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างมุมมองและตัวกรองได้

มุมมองรูปขนาดย่อของไลบรารีเอกสารที่ไม่มีการเลือก

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ไลบรารีเอกสารคืออะไร

ปรับปรุงคอลัมน์ไลบรารีจาก Access    ด้วยการลิงก์ไลบรารีไปยัง Access คุณสามารถปรับปรุงคอลัมน์ในไลบรารีเอกสารจาก Access เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ค้นหารายงานที่พวกเขาต้องการและให้ข้อมูลเพิ่มเติมได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูนำเข้าลิงก์หรือย้ายข้อมูลไปยัง SharePoint

การสร้างมุมมองการเรียงลำดับและการกรอง    แทนที่จะส่งรายงานจากการเข้าถึงผ่านทางอีเมลให้ส่งลิงก์ไปยังมุมมองที่เกี่ยวข้องของไลบรารีเอกสาร ตัวอย่างเช่น:

  • เรียงลำดับมุมมองจากน้อยไปหามากตามคอลัมน์ที่ปรับเปลี่ยนเพื่อให้รายงานล่าสุดแสดงเป็นอันดับแรก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ใช้การเรียงลำดับเพื่อปรับเปลี่ยนมุมมอง SharePoint

  • ถ้าคุณมีคอลัมน์ตัวเลือกในไลบรารีที่เรียกว่า JobFunction ที่มีสามค่า: Lineworker, โฟร์และผู้ควบคุมให้สร้างมุมมองที่แยกจากกันโดยยึดตามนิพจน์ตัวกรองสำหรับแต่ละบทบาทของงาน:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    เมื่อคุณส่งลิงก์ไปยังมุมมองผู้ควบคุมและผู้ใช้คลิกมุมมองจะแสดงรายงานที่เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้บังคับบัญชา เมื่อต้องการรับลิงก์ของมุมมองไลบรารีให้แสดงมุมมองแล้วคัดลอก URL จากแถบที่อยู่

  • ถ้าคุณมีคอลัมน์บุคคลในไลบรารีที่เรียกว่า OurEmployees ให้สร้างมุมมองโดยยึดตามนิพจน์ตัวกรองที่ใช้ฟังก์ชัน Meเพื่อแสดงเฉพาะรายงานสำหรับผู้ใช้ปัจจุบันเท่านั้น:

    OurEmployees is equal to [Me]

    เมื่อคุณส่งลิงก์ไปยังมุมมองและผู้ใช้คลิกมุมมองจะแสดงรายงานที่เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้ใช้นั้น

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่ใช้การกรองเพื่อปรับเปลี่ยนมุมมอง SharePointและแก้ไขมุมมองรายการใน sharepoint

เชื่อมต่อ web part บนหน้าสมัยใหม่   นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างหน้าสมัยใหม่เพื่อแสดงไฟล์โดยยึดตามสิ่งที่ผู้ใช้เลือกในไลบรารีเอกสารได้โดยการเชื่อมต่อ web part สำหรับตัวแสดงไฟล์ลงใน web part ไลบรารีเอกสาร ผู้ใช้สามารถเรียกดูรายงานเพื่อค้นหารายงานที่พวกเขาต้องการได้

ตัวอย่างของรายการที่เชื่อมต่อกับ web part คุณสมบัติรายการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การใช้ web part บนหน้า sharepointและการเชื่อมต่อ Web Part ใน SharePoint Online

การใช้ประโยชน์จาก Microsoft Flow    คุณสามารถทำให้การใช้งานและการจัดการไลบรารีเป็นแบบอัตโนมัติได้โดยใช้ Microsoft Flow ตัวอย่างเช่นคุณสามารถส่งการแจ้งเตือนส่งการแจ้งเตือนรายวันการสร้างงานการวางแผนและเก็บถาวรไฟล์ที่หมดอายุไปยังโฟลเดอร์ได้

สำหรับรายการที่เลือกใน SharePoint ให้สร้างงานการวางแผนด้วยการเชื่อมโยงไปยังรายการ SharePoint

เทมเพลต Microsoft Flow สำหรับ SharePoint และโปรแกรมวางแผน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่สร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับรายการหรือไลบรารีใน SharePoint Online หรือ OneDrive For Business

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ:  หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณสามารถแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลมีประโยชน์หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้คุณใช้อ้างอิง

ดูเพิ่มเติม

บทนำสู่รายงานใน Access

คำแนะนำในการออกแบบรายงาน

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×