แจกจ่ายรายงานทางอิเล็กทรอนิกส์

หมายเหตุ: เราต้องการมอบเนื้อหาวิธีใช้ปัจจุบันในภาษาของคุณให้กับคุณโดยเร็วที่สุดเท่าที่เราจะทำได้ หน้านี้ได้รับการแปลด้วยระบบอัตโนมัติ และอาจมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความไม่ถูกต้อง จุดประสงค์ของเราคือเพื่อให้เนื้อหานี้มีประโยชน์กับคุณ คุณแจ้งให้เราทราบว่าข้อมูลดังกล่าวมีประโยชน์ต่อคุณที่ด้านล่างของหน้านี้ได้หรือไม่ นี่คือบทความภาษาอังกฤษเพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง

คุณสามารถใช้ Microsoft Office Access ในการแจกจ่ายรายงาน Access ของคุณได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้คำสั่งอีเมลในเมนูปุ่ม Microsoft Office เพื่อส่งออกและส่งรายงานเป็นสิ่งที่แนบมาในข้อความอีเมลได้อย่างรวดเร็ว หรือคุณสามารถส่งออกรายงานเป็นไฟล์จากนั้นแจกจ่ายไฟล์ในหลายวิธีที่แตกต่างกัน เมื่อใช้วิธีการแจกจ่ายอิเล็กทรอนิกส์คุณสามารถรับข้อมูลที่สำคัญสำหรับผู้ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ไฟล์เพื่อสร้างการสำรองข้อมูลและการเก็บถาวรของรายงานและคุณยังสามารถลดการใช้กระดาษในสถานการณ์ที่ไม่จำเป็นต้องมีสำเนาของรายงานที่พิมพ์ออกมาได้

บทความนี้จะอธิบายถึงรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกันที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งออกรายงานและอธิบายวิธีการต่างๆที่คุณสามารถใช้เพื่อแจกจ่ายรายงานที่ส่งออกไปยังผู้รับของคุณได้

คุณต้องการทำสิ่งใด

ทำความเข้าใจรูปแบบไฟล์ที่คุณสามารถส่งออกรายงานได้

แจกจ่ายรายงานโดยใช้คำสั่งอีเมล

แจกจ่ายรายงานโดยใช้วิธีอื่น

ทำความเข้าใจรูปแบบไฟล์ที่คุณสามารถส่งออกรายงานได้

คุณสามารถส่งออกรายงานเป็นรูปแบบไฟล์ที่แตกต่างกันหลายรูปแบบได้ อย่างไรก็ตามรูปแบบไฟล์เหล่านี้ไม่ใช่ทั้งหมดที่เก็บเค้าโครงและการจัดรูปแบบของรายงานต้นฉบับ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณส่งออกรายงานเป็นไฟล์ HTML (* .htm หรือ * .html) ไฟล์รูปแบบ Rich text (* .rtf) หรือไฟล์ข้อความ (* .txt) ไฟล์ที่เป็นผลลัพธ์จะไม่มีองค์ประกอบของภาพทั้งหมดที่มีอยู่ในรายงานต้นฉบับเช่นกราฟิก สีเส้นหรือเส้นขอบ อย่างไรก็ตามรูปแบบไฟล์บางรูปแบบจะรักษาเค้าโครงและการจัดรูปแบบของรายงานต้นฉบับ รูปแบบเหล่านี้รวมถึงรูปแบบ snapshot (* snp), รูปแบบรูปแบบเอกสารแบบพกพา (* .pdf) และรูปแบบข้อมูลจำเพาะของ XML Paper (* .xps) บทความนี้จะเน้นการใช้รูปแบบไฟล์สามรูปแบบเหล่านี้

ตารางต่อไปนี้แสดงรายการรูปแบบที่พร้อมใช้งานทั้งหมดสำหรับการส่งออกรายงานและโปรแกรมที่คุณและผู้รับของคุณสามารถใช้เพื่อเปิดไฟล์ที่เป็นผลลัพธ์ได้

รูปแบบ

ไฟล์ ext ension

โปรแกรมที่ใช้เปิดไฟล์

HTML

* .htm; * .html

อินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์เช่น Microsoft Internet Explorer

PDF

* pdf

ผู้อ่าน PDF พร้อมใช้งานฟรีการดาวน์โหลดของบริษัทอื่น

Rich Text

* .rtf

โปรแกรมประมวลผลคำเช่น Microsoft Office Word และ WordPad

สแนปช็อต

* snp

ตัวแสดง Snapshot ของ microsoft พร้อมใช้งานจากศูนย์ดาวน์โหลดของไมโครซอฟท์ ค้นหาลิงก์ไปยังการดาวน์โหลดฟรีในส่วนดูเพิ่มเติม

ข้อความ

* .txt

การประมวลผลคำและโปรแกรมการแก้ไขข้อความเช่น word และ Notepad

XPS

* .xps

  • ใน microsoft windows ๒๐๐๐, microsoft windows Server ๒๐๐๓หรือ microsoft windows XP    ตัวแสดงข้อมูลจำเพาะของ microsoft xml paper ที่พร้อมใช้งานโดยการดาวน์โหลด microsoft xml paper Essentials Pack สิ่งจำเป็นสำหรับข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชุดสิ่งจำเป็นสำหรับข้อมูลจำเพาะของ Microsoft XML Paper ให้ดูที่ลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติม

  • ใน Windows Vista    Microsoft Internet Explorer ๗.๐หรือเวอร์ชันที่ใหม่กว่า

หมายเหตุ: ตัวเลือกรูปแบบpdf (* .pdf)และXPS (* .xps)จะพร้อมใช้งานหลังจากที่คุณติดตั้ง add-in ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสนับสนุนรูปแบบไฟล์เหล่านี้ในส่วนดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

แจกจ่ายรายงานโดยใช้คำสั่งอีเมล

หนึ่งในวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการแจกจ่ายรายงานในOffice Access 2007 คือการใช้คำสั่งอีเมลในเมนูปุ่ม Microsoft Office ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง Access จะส่งออกรายงานไปยังรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการแล้วสร้างข้อความอีเมลใหม่ด้วยไฟล์ที่แนบมา

  1. ในบานหน้าต่างนำทางให้เลือกรายงานที่คุณต้องการส่งในข้อความอีเมล

  2. คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิกอีเมล

  3. ในกล่องโต้ตอบส่งวัตถุเป็นให้เลือกรูปแบบผลลัพธ์ที่คุณต้องการใช้แล้วคลิกตกลง โปรดจำไว้ว่ารูปแบบ Snapshot (* snp),รูปแบบ pdf (* .pdf)และรูปแบบ xps (* .xps)เป็นตัวเลือกเดียวที่จะรักษาเค้าโครงและการจัดรูปแบบของรายงานต้นฉบับของคุณ

    Office Outlook 2007 จะเปิดข้อความอีเมลใหม่ที่มีสิ่งที่แนบมากับไฟล์ของชนิดที่คุณระบุ

  4. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับในกล่องถึงชื่อเรื่องในกล่องชื่อเรื่องและข้อความในพื้นที่ข้อความ

    เคล็ดลับ: ตามค่าเริ่มต้นไฟล์ที่คุณส่งโดยใช้วิธีนี้จะไม่ถูกบันทึกบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ถ้าคุณต้องการบันทึกสำเนาของไฟล์บนคอมพิวเตอร์ของคุณให้คลิกขวาที่สิ่งที่แนบมาในกล่องที่แนบมาแล้วคลิกบันทึกเป็นบนเมนูทางลัด

  5. คลิก ส่ง

ด้านบนของหน้า

แจกจ่ายรายงานโดยใช้วิธีอื่น

ถ้าคุณไม่ต้องการใช้คำสั่งอีเมลเพื่อแจกจ่ายรายงานของคุณคุณสามารถส่งรายงานไปยังรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการได้ก่อนแล้วจึงแจกจ่ายในลักษณะเดียวกับที่คุณแจกจ่ายไฟล์อื่นๆ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถคัดลอกไฟล์ไปยังสื่อแบบถอดได้เช่นซีดีฟลอปปีดิสก์หรือไดรฟ์ USB แล้วแจกจ่ายไปยังผู้รับของคุณ อีกวิธีหนึ่งคือคุณอาจคัดลอกไฟล์ไปยังโฟลเดอร์เครือข่ายที่แชร์หรือไลบรารีเอกสารบนไซต์ Microsoft Windows SharePoint Services แล้วแจ้งให้ผู้รับของคุณทราบตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์นั้น

ส่วนต่อไปนี้แสดงวิธีการส่งออกรายงานเป็นไฟล์ snapshot (* snp) ไฟล์รูปแบบเอกสารแบบพกพา (* .pdf) หรือไฟล์ข้อมูลจำเพาะของกระดาษ XML (* .xps) ซึ่งคุณสามารถแจกจ่ายได้โดยใช้วิธีการที่คุณต้องการ

ส่งออกรายงานเป็นไฟล์ snapshot

เมื่อต้องการดูไฟล์ snapshot โปรแกรมตัวแสดง snapshot ของ Microsoft จะต้องถูกติดตั้งอยู่บนคุณและคอมพิวเตอร์ของผู้รับของคุณ ใน access เวอร์ชันก่อนหน้านี้ตัวแสดง Snapshot ได้รับการติดตั้งพร้อมกับ Access อย่างไรก็ตามตัวแสดง Snapshot ไม่ได้ถูกติดตั้งด้วยOffice Access 2007 เมื่อต้องการดูไฟล์ snapshot คุณต้องดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมตัวแสดง snapshot ของ microsoft ฟรีจากศูนย์ดาวน์โหลดของไมโครซอฟท์ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งานOffice Access 2007 ในการดาวน์โหลดโปรแกรมตัวแสดง snapshot ผู้ใช้ที่ไม่ได้ติดตั้งAccess 2007 บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขายังสามารถดาวน์โหลดตัวแสดง snapshot และใช้เพื่อดูไฟล์ snapshot ที่คุณสร้างขึ้นได้ ค้นหาลิงก์ไปยังการดาวน์โหลดในส่วนดูเพิ่มเติม

  1. ในบานหน้าต่างนำทางให้คลิกที่รายงานที่คุณต้องการส่งออก

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มส่งออกให้คลิกเพิ่มเติมแล้วคลิกตัวแสดง Snapshot

  3. บนหน้าแรกของตัวช่วยสร้างการส่งออกของ Snapshot ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ในกล่องชื่อไฟล์หรือคลิกเรียกดูเพื่อเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นที่จะบันทึกไฟล์

  4. ถ้าคุณต้องการดูสำเนาชั่วคราวทันทีหลังจากที่ถูกสร้างขึ้นภายใต้ระบุตัวเลือกการส่งออกให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดไฟล์ปลายทางหลังจากที่การดำเนินการส่งออกเสร็จสมบูรณ์

  5. คลิก ตกลง

    ถ้าไฟล์ที่มีชื่อเดียวกันมีอยู่แล้วในโฟลเดอร์ที่คุณระบุ Access จะพร้อมท์ให้คุณแทนที่ไฟล์ที่มีอยู่หรือใส่ชื่อใหม่ คลิกใช่เพื่อแทนที่ไฟล์หรือคลิกไม่ใช่เพื่อใส่ชื่อไฟล์อื่น

    Access จะสร้างไฟล์ snapshot ถ้าคุณเลือกที่จะให้ Access เปิดไฟล์ปลายทางและโปรแกรมตัวแสดง Snapshot ได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณโปรแกรมจะเริ่มต้นและแสดงไฟล์ Snapshot ถ้าโปรแกรมตัวแสดง Snapshot ไม่ได้ถูกติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณจะไม่มีข้อความปรากฏขึ้นและไฟล์ Snapshot จะไม่แสดงขึ้น อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถแจกจ่ายไปยังผู้ใช้อื่นได้

  6. เมื่อต้องการบันทึกขั้นตอนของการดำเนินการที่คุณเพิ่งดำเนินการเพื่อให้คุณสามารถทบทวนการดำเนินการเดียวกันได้อย่างรวดเร็วในภายหลังให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายบันทึกขั้นตอนการส่งออกแล้วพิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับขั้นตอน เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดกำหนดการการดำเนินการส่งออกในวันที่ในอนาคตให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างงาน outlook

    ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดกำหนดการการดำเนินการนำเข้าและส่งออกในส่วนดูเพิ่มเติม

ส่งออกรายงานเป็นไฟล์ * pdf หรือ * .xps

คุณต้องติดตั้ง add-in ก่อนที่คุณจะสามารถส่งออกรายงานไปยังไฟล์รูปแบบ * .pdf หรือ * .xps สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสนับสนุนรูปแบบไฟล์อื่นๆเช่น * .pdf และ * .xps ให้คลิกลิงก์ในส่วนดูเพิ่มเติมของบทความนี้

หลังจากที่คุณติดตั้ง add-in ให้ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อส่งออกรายงานเป็นไฟล์ * .pdf หรือ * .xps:

  1. ในบานหน้าต่างนำทางให้คลิกที่รายงานที่คุณต้องการส่งออก

  2. บนแท็บข้อมูลภายนอกในกลุ่มส่งออกให้คลิกPDF หรือ XPS

  3. ในกล่องโต้ตอบประกาศเป็น PDF หรือ XPSในกล่องบันทึกเป็นชนิดให้เลือกชนิดไฟล์ที่คุณต้องการส่งออกรายงานเป็น

  4. เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อที่รายงานจะถูกบันทึกเป็นให้พิมพ์ชื่อไฟล์ใหม่ในกล่องชื่อไฟล์

  5. เมื่อต้องการเปิดรายงานทันทีหลังจากที่คุณส่งออกให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดไฟล์หลังจากการประกาศ ถ้าคุณไม่มีโปรแกรมติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณที่สามารถเปิดชนิดไฟล์ได้ตัวเลือกนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

  6. ภายใต้ปรับให้เหมาะสมที่สุดให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เมื่อต้องการปรับรายงานให้เหมาะสมสำหรับไฟล์ที่มีขนาดใหญ่กว่าความละเอียดสูง (แนะนำให้พิมพ์) ให้เลือกมาตรฐาน

    • เมื่อต้องการปรับรายงานสำหรับไฟล์ที่มีขนาดเล็กกว่าความละเอียดต่ำกว่า (แนะนำให้ใช้สำหรับการประกาศแบบออนไลน์) ให้เลือกขนาดน้อยที่สุด

  7. คลิก ประกาศ

    Access จะสร้างไฟล์ * .pdf หรือ * .xps ถ้าคุณเลือกที่จะให้ Access เปิดไฟล์หลังจากการประกาศโปรแกรมที่เหมาะสมจะเริ่มต้นและแสดงไฟล์

  8. เมื่อต้องการบันทึกขั้นตอนของการดำเนินการที่คุณเพิ่งดำเนินการเพื่อที่คุณจะสามารถสร้างการดำเนินการเดียวกันได้อย่างรวดเร็วในภายหลังให้คลิกกล่องกาเครื่องหมายบันทึกขั้นตอนการส่งออกแล้วพิมพ์ชื่อและคำอธิบายสำหรับขั้นตอน เมื่อต้องการสร้างงาน Outlook ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดกำหนดการการดำเนินการส่งออกในวันที่ในอนาคตให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสร้างงาน outlook

    ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดกำหนดการการดำเนินการนำเข้าและส่งออกในส่วนดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×