เอาข้อมูลที่ซ่อนไว้และข้อมูลส่วนบุคคลออกโดยการตรวจสอบเอกสาร

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

ถ้าคุณวางแผนที่จะใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Microsoft Word ร่วมกับลูกค้าหรือผู้ร่วมงาน ขอแนะนำให้รีวิวเอกสารเพื่อหาข้อมูลที่ซ่อนอยู่ หรือข้อมูลส่วนบุคคลที่อาจเก็บไว้ในเอกสารนั้นเองหรือในคุณสมบัติเอกสาร (Metadata) เนื่องจากข้อมูลที่ซ่อนอยู่นี้อาจเปิดเผยรายละเอียดเกี่ยวกับองค์กรของคุณหรือเกี่ยวกับตัวเอกสารเองซึ่งคุณอาจไม่ต้องการเปิดเผยต่อคนทั่วไป ดังนั้นคุณอาจต้องเอาข้อมูลที่ซ่อนไว้นี้ออกก่อนที่คุณจะใช้เอกสารร่วมกับผู้อื่น

บทความนี้จะอธิบายวิธีที่ฟีเจอร์ตัวตรวจสอบเอกสารใน Word สามารถช่วยคุณค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารของคุณออกได้

ในบทความนี้

ค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออก

ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออก

ค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออก

คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Word ออกได้ เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้ตัวตรวจสอบเอกสารก่อนที่คุณจะใช้สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสาร Word ของคุณร่วมกับผู้อื่น เช่น สิ่งที่แนบมากับอีเมล

  1. เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

  2. คลิกแท็บ ไฟล์ คลิก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่อลงในกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสำเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ

    ในWord 2007: คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม คลิกบันทึกเป็น แล้ว พิมพ์ชื่อลงในช่องชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสำเนาของเอกสารต้นฉบับ

    สิ่งสำคัญ: ขอแนะนำให้ใช้ตัวตรวจสอบเอกสารกับสำเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ เนื่องจากการคืนค่าข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารได้เอาออกไปแล้วอาจทำไม่ได้เสมอไป

  3. ในสำเนาของเอกสารต้นฉบับ ให้คลิกแท็บ ไฟล์ แล้วคลิก ข้อมูล

    ในWord 2007: ในสำเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ คลิกปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม ชี้ไปที่เตรียม แล้ว คลิกตรวจสอบเอกสาร ข้ามขั้นตอนที่ 4 และดำเนินการขั้นตอนที่ 5

  4. คลิตรวจหาปัญหา จากนั้น คลิตรวจสอบเอกสาร

  5. ในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ

  6. คลิก ตรวจสอบ

  7. ตรวจทานผลลัพธ์ของการตรวจสอบในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร

  8. คลิก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสำหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ

    สิ่งสำคัญ: 

    • ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากเอกสารของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้โดยคลิก เลิกทำ

    • ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารที่คุณบันทึกในรูปแบบ OpenDocument Text (.odt) คุณจะต้องเรียกใช้ตัวตรวจสอบเอกสารทุกครั้งที่คุณบันทึกเอกสารในรูปแบบนี้

ด้านบนของหน้า

ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลหลายชนิดสามารถบันทึกในเอกสาร Word ได้ ข้อมูลนี้อาจมองไม่เห็นโดยทันทีเมื่อคุณดูเอกสารใน Word แต่คนอื่นอาจจะดูหรือเรียกข้อมูลได้

ข้อมูลที่ซ่อนอาจรวมถึงข้อมูลที่ Word เพิ่มให้กับเอกสาร เพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกับคนอื่นๆ ในการเขียนและแก้ไขเอกสารได้ และยังอาจรวมข้อมูลที่คุณกำหนดให้เป็นข้อมูลที่ซ่อนไว้ด้วย

เอกสาร Word สามารถมีชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลได้ดังนี้

  • ข้อคิดเห็น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เวอร์ชัน และคำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก     ถ้าคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างเอกสาร เอกสารของคุณอาจมีรายการต่างๆ เช่น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ข้อคิดเห็น คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก หรือเวอร์ชัน ข้อมูลนี้อาจทำให้ผู้อื่นเห็นชื่อของผู้ที่ร่วมทำงานในเอกสารของคุณ รวมทั้งข้อคิดเห็นจากผู้รีวิว และการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเอกสารของคุณ

  • คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล    คุณสมบัติของเอกสาร หรือที่เรียกว่า Metadata จะมีรายละเอียดต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารของคุณ เช่น ผู้สร้าง เรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมข้อมูลที่โปรแกรม Office เก็บรักษาไว้โดยอัตโนมัติด้วย เช่น ชื่อผู้ที่บันทึกเอกสารครั้งล่าสุดและวันที่สร้างเอกสาร ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์บางฟีเจอร์ เอกสารของคุณอาจมี ข้อมูลที่ระบุตัวบุคคล (PII) ชนิดอื่นๆ ด้วย เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลที่ส่งเพื่อรีวิว ใบเวียนเอกสาร และชื่อเทมเพลต

  • หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และลายน้ำ    เอกสาร Word สามารถมีข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ นอกจากนี้ คุณอาจเพิ่มลายน้ำให้กับเอกสาร Word ของคุณ

  • ข้อความที่ซ่อน    เอกสาร Word สามารถมีข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนได้ ถ้าคุณไม่ทราบว่าเอกสารของคุณมีข้อความที่ซ่อนหรือไม่ คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสารเพื่อค้นหาได้

  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร    ถ้าเอกสารของคุณถูกบันทึกไว้ในตำแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์เวิร์กสเปซเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Microsoft Windows SharePoint Services เอกสารอาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นี้

  • ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเอง    เอกสารอาจมีข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเองที่ไม่ปรากฏในเอกสารนั้น ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาข้อมูลแบบ XML นี้ออกได้

ด้านบนของหน้า

ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออก

ใน Word ตัวตรวจสอบเอกสารจะแสดงตัวตรวจสอบหลายแบบซึ่งช่วยให้คุณสามารถค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลที่มีเฉพาะในเอกสาร Word ออกได้ สำหรับรายการของข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลชนิดต่างๆ ที่ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาออกจากเอกสาร Word ได้ ให้ดูตารางต่อไปนี้

หมายเหตุ: 

  • ถ้าองค์กรของคุณกำหนดตัวตรวจสอบเอกสารเองด้วยการเพิ่มมอดูลตัวตรวจสอบ คุณอาจสามารถตรวจสอบเอกสารของคุณเพื่อหาชนิดข้อมูลเพิ่มเติมได้

  • ถ้าคุณกำลังใช้ Microsoft Word Starter 2010 ฟีเจอร์ที่แสดงสำหรับ Word บางฟีเจอร์อาจไม่ได้รับการสนับสนุนใน Word Starter สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฟีเจอร์ที่มีอยู่ใน Word Starter ให้ดูที่ การสนับสนุนฟีเจอร์ Word Starter

ชื่อตัวตรวจสอบ

ค้นหาและเอาออก

ข้อคิดเห็น การตรวจทานแก้ไข เวอร์ชัน และคำอธิบายประกอบ

หมายเหตุ: ใน Word Starter 2010 ตัวตรวจสอบเอกสารจะเอาออกเฉพาะเวอร์ชันและคำอธิบายประกอบเท่านั้น

  • ข้อคิดเห็น

  • เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม

  • ข้อมูลเวอร์ชันของเอกสาร

  • คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก

คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล

  • คุณสมบัติเอกสาร ซึ่งรวมถึงข้อมูลจากแท็บ สรุป แท็บ สถิติ และแท็บ กำหนดเอง ของกล่องโต้ตอบ คุณสมบัติเอกสาร

  • ส่วนหัวของอีเมล

  • ใบเวียนเอกสาร

  • ข้อมูลที่ส่งเพื่อรีวิว

  • คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร

  • ข้อมูลนโยบายการจัดการเอกสาร

  • ข้อมูลชนิดเนื้อหา

  • ข้อมูลลิงก์การผูกข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลที่มีข้อมูลผูกอยู่ (ค่าสุดท้ายจะถูกแปลงเป็นข้อความ)

  • ชื่อผู้ใช้

  • ชื่อเทมเพลต

หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และลายน้ำ

  • ข้อมูลในหัวกระดาษของเอกสาร

  • ข้อมูลในท้ายกระดาษของเอกสาร

  • ลายน้ำ

ข้อความที่ซ่อน

  • ข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อน (เอฟเฟ็กต์ของฟอนต์ที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ ฟอนต์)

    หมายเหตุ: ตัวตรวจสอบนี้ไม่สามารถตรวจหาข้อความที่ถูกซ่อนอยู่โดยวิธีอื่นได้ (ตัวอย่างเช่น ข้อความสีขาวบนพื้นหลังสีขาว)

ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเอง

  • ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเองที่อาจถูกเก็บไว้ภายในเอกสาร

เนื้อหาที่มองไม่เห็น

  • วัตถุที่มองไม่เห็นเพราะว่าถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น

    หมายเหตุ: ตัวตรวจสอบนี้จะไม่สามารถตรวจหาวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบังอยู่ได้

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×