เรียนรู้โครงสร้างของฐานข้อมูล Access

เรียนรู้โครงสร้างของฐานข้อมูล Access

ความคุ้นเคยกับตาราง ฟอร์ม คิวรี และวัตถุอื่นในฐานข้อมูล Access สามารถทำให้การดำเนินการงานหลากหลายประเภท เช่น การใส่ข้อมูลลงในฟอร์ม การเพิ่มหรือเอาตารางออก การค้นหาและแทนที่ข้อมูล และการเรียกใช้คิวรีง่ายขึ้นได้

บทความนี้มีภาพรวมพื้นฐานของโครงสร้างฐานข้อมูล Access Access มีเครื่องมือมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อทำความคุ้นเคยกับโครงสร้างของฐานข้อมูลเฉพาะ บทความนี้ยังอธิบายวิธีการ เวลา และสาเหตุที่คุณใช้แต่ละเครื่องมือ

หมายเหตุ: บทความนี้เกี่ยวกับฐานข้อมูล Access แบบดั้งเดิมที่มีไฟล์หรือชุดไฟล์ที่มีข้อมูลและฟีเจอร์ทั้งหมดของแอปพลิเคชัน เช่น ฟอร์มรายการข้อมูล โดยบางรายการจะใช้กับฐานข้อมูลเว็บ Access และ Access Web App ไม่ได้

ในบทความนี้

ภาพรวม

ดูรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุในฐานข้อมูล

สำรวจตารางในมุมมองออกแบบ

ดูความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

ภาพรวม

ฐานข้อมูลคือคอลเลกชันของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องหรือจุดประสงค์เฉพาะ เช่น การติดตามคำสั่งซื้อของลูกค้าหรือการรักษารายการเพลง ถ้าฐานข้อมูลของคุณไม่ถูกจัดเก็บไว้บนคอมพิวเตอร์ หรือจัดเก็บเฉพาะบางส่วน คุณอาจติดตามข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่คุณต้องรวมเข้าด้วยกันและจัดระเบียบ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่ายของคุณถูกจัดเก็บในหลายตำแหน่ง: ในไฟล์บัตรที่มีหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่าย ในไฟล์ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และในสเปรดชีตที่มีข้อมูลคำสั่งซื้อ ถ้าหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่ายถูกเปลี่ยน คุณอาจต้องอัปเดตข้อมูลในทั้งสามตำแหน่ง ในฐานข้อมูล Access ที่ออกแบบมาอย่างดี หมายเลขโทรศัพท์จะถูกจัดเก็บเพียงหนึ่งครั้ง คุณจึงต้องอัปเดตข้อมูลในที่เดียวเท่านั้น ซึ่งทำให้ เมื่อคุณอัปเดตหมายเลขโทรศัพท์ของผู้จำหน่าย จะอัปเดตโดยอัตโนมัติที่ใดก็ตามที่คุณใช้ในฐานข้อมูล

ไฟล์ฐานข้อมูล Access

คุณสามารถใช้ Access เพื่อจัดการข้อมูลของคุณทั้งหมดในไฟล์เดียว ภายในไฟล์ฐานข้อมูล Access คุณสามารถใช้:

  • ตารางในการจัดเก็บข้อมูลของคุณ

  • คิวรีที่จะค้นหาและรับเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการ

  • แบบฟอร์มเพื่อดู เพิ่ม และอัปเดตข้อมูลในตาราง

  • รายงานที่จะวิเคราะห์หรือพิมพ์ข้อมูลในเค้าโครงที่ต้องการ

ข้อมูลจากตารางที่ใช้ในแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงาน

1. จัดเก็บข้อมูลในตารางเพียงครั้งเดียว แต่ดูได้จากหลายแห่ง เมื่อคุณอัปเดตข้อมูล ข้อมูลนั้นจะถูกอัปเดตทุกที่ที่ปรากฎขึ้น

2. รับข้อมูลโดยใช้คิวรี

3. ดูหรือใส่ข้อมูลโดยใช้แบบฟอร์ม

4. แสดงหรือพิมพ์ข้อมูลโดยใช้รายงาน

รายการเหล่านี้ทั้งหมด ตาราง คิวรี แบบฟอร์ม และรายงาน คือ วัตถุฐานข้อมูล.

หมายเหตุ: บางฐานข้อมูล Access จะมีลิงก์ไปยังตารางที่จัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลอื่น ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหนึ่งฐานข้อมูล Access ที่มีตารางเพียงอย่างเดียว และฐานข้อมูล Access อื่นที่่มีลิงก์ไปยังตารางเหล่านั้น และคิวรี แบบฟอร์ม รายงานที่ยึดตามตารางที่ลิงก์ ในกรณีส่วนใหญ่ จะไม่คำนึงว่าตารางเป็นตารางที่ลิงก์หรือถูกจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูล

ตารางและความสัมพันธ์

เมื่อต้องการจัดเก็บข้อมูลของคุณ ให้คุณสร้างตารางสำหรับแต่ละชนิดข้อมูลที่คุณต้องการติดตาม ชนิดของข้อมูลอาจมีข้อมูลของลูกค้า ผลิตภัณฑ์ และรายละเอียดคำสั่งซื้อ เมื่อต้องการนำข้อมูบจากหลายตารางมารวมกันในคิวรี แบบฟอร์ม หรือรายงาน ให้คุณกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

หมายเหตุ: ในฐานข้อมูลเว็บหรือ Web App คุณไม่สามารถใช้แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ เพื่อสร้างความสัมพันธ์ได้ คุณสามารถใช้เขตข้อมูลค้นหาเพื่อสร้างความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลเว็บหรือ Web App ได้

ข้อมูลที่เก็บในตารางต่างๆ ซึ่งรวมกันในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

1. ข้อมูลลูกค้าที่เคยอยู่ในรายชื่อผู้รับจดหมาย ตอนนี้จะอยู่ในตารางลูกค้า

2. ข้อมูลคำสั่งซื้อที่เคยอยู่ในสเปรดชีต ตอนนี้จะอยู่ในตารางคำสั่งซื้อ

3. ID ที่ไม่ซ้ำ เช่น ID ลูกค้า จะทำให้ระเบียนแตกต่างกันภายในตาราง ด้วยการเพิ่มเขตข้อมูล ID ที่ไม่ซ้ำกันของหนึ่งตารางลงในอีกตารางหนึ่งและระบุความสัมพันธ์ระหว่างสองเขตข้อมูล Access สามารถจับคู่ระเบียนที่เกี่ยวข้องกับจากทั้งสองตาราง เพื่อให้คุณสามารถนำเขตข้อมูลเหล่านั้นมารวมกันได้ในแบบฟอร์ม รายงาน หรือคิวรี

คิวรี

คิวรีสามารถช่วยให้คุณค้นหาและรับข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่คุณระบุ ซึ่งรวมถึงข้อมูลจากหลายตาราง คุณยังสามารถใช้คิวรีเพื่ออัปเดตหรือลบหลายระเบียนพร้อมกัน และจะทำการคำนวณที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือการคำนวณแบบกำหนดเองบนข้อมูลของคุณ

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้คิวรีเพื่ออัปเดตหรือลบระเบียนในฐานข้อมูลเว็บหรือ Web App ได้

แบบสอบถามซึ่งส่งกลับผลลัพธ์จากตารางต่างๆ

1. ตารางลูกค้ามีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า

2. ตารางคำสั่งซื้อมีข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อของลูกค้า

3. คิวรีนี้จะรับข้อมูล ID คำสั่งซื้อและวันครบกำหนดจากตารางคำสั่งซื้อ และข้อมูลชื่อบริษัทและเมืองจากตารางลูกค้า คิวรีจะส่งกลับเฉพาะคำสั่งซื้อที่อยู่ในเดือนเมษายน และเฉพาะลูกค้าที่อยู่ในลอนดอน

แบบฟอร์ม

คุณสามารถใช้แบบฟอร์มเพื่อดู ใส่ และเปลี่ยนแปลงข้อมูลทีละแถวอย่างง่ายดาย คุณยังสามารถใช้แบบฟอร์มเพื่อทำการดำเนินการอื่นๆ เช่น การส่งข้อมูลไปยังแอปพลิเคชันอื่น โดยทั่วไปแล้ว แบบฟอร์มจะมีตัวควบคุมที่ลิงก์กับเขตข้อมูลสำคัญในตาราง เมื่อคุณเปิดแบบฟอร์ม Access จะดึงข้อมูลจากตารางเหล่านั้นหนึ่งตารางหรือมากกว่า แล้วแสดงข้อมูลในเค้าโครงที่คุณเลือกเมื่อคุณสร้างแบบฟอร์ม คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มโดยใช้หนึ่งในคำสั่ง แบบฟอร์ม บน Ribbon ตัวช่วยสร้างฟอร์ม หรือสร้างแบบฟอร์มด้วยตนเองในมุมมองออกแบบ

หมายเหตุ: คุณใช้มุมมองเค้าโครง ไม่ใช่มุมมองออกแบบ ในการสร้างฟอร์มและรายงานในฐานข้อมูลเว็บและ Web App

ฟอร์มสามารถช่วยคุณดูและป้อนข้อมูล

1. ตารางหลายระเบียนพร้อมกัน แต่คุณอาจต้องเลื่อนดูตามแนวนอนเพื่อดูข้อมูลทั้งหมดในระเบียนเดียว นอกจากนี้ เมื่อคุณดูตาราง คุณจะไม่สามารถอัปเดตข้อมู,จากตารางมากกว่าหนึ่งตารางพร้อมกันได้

2. แบบฟอร์มจะเน้นที่หนึ่งระเบียนในแต่ละครั้ง และจะแสดงเขตข้อมูลจากตารางมากกว่าหนึ่งตาราง ซึ่งยังสามารถแสดงรูปภาพและวัตถุอื่นๆ

3. แบบฟอร์มสามารถมีปุ่มที่คุณสามารถคลิกเพื่อพิมพ์รายงาน เปิดวัตถุอื่นๆ หรือทำงานโดยอัตโนมัติ

รายงาน

คุณสามารถใช้รายงานเพื่อวิเคราะห์ข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็วหรือเพื่อแสดงวิธีในการพิมพ์หรือในรูปแบบอื่นๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งรายงานที่จัดกลุ่มข้อมูลและคำนวณผลรวมให้เพื่อนร่วมงานได้ หรือ คุณอาจสร้างรายงานด้วยข้อมู,ที่อยู่ที่จัดรูปแบบสำหรับการพิมพ์ป้ายผนึกจดหมาย

รายงานซึ่งแสดงข้อมูลที่จัดรูปแบบหรือที่คำนวณ

1. ใช้รายงานเพื่อสร้างป้ายผนึกจดหมาย

2. ใช้รายงานเพื่อแสดงผลรวมในตาราง

3. ใช้รายงานเพื่อแสดงผลรวมที่คำนวณ

ตอนนี้ คุณทราบเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานของฐานข้อมูล Access แล้ว ให้อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องมือที่อยู่ภายในเพื่อสำรวจฐานข้อมูล Access เฉพาะ

ดูรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุในฐานข้อมูล

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้เกี่ยวกับฐานข้อมูลเฉพาะคือการใช้ตัวทำเอกสารในฐานข้อมูล คุณสามารถใช้ตัวทำเอกสารในฐานข้อมูลเพื่อสร้างรายงานที่มีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวัตถุในฐานข้อมูล คุณต้องเลือกวัตถุจะแสดงรายละเอียดในรายงานก่อน เมื่อคุณเรียกใช้ตัวทำเอกสารในฐานข้อมูล รายงานจะมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับวัตถุฐานข้อมูลที่คุณเลือก

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการทำเอกสาร

  2. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม วิเคราะห์ ให้คลิก ตัวทำเอกสารในฐานข้อมูล

  3. ในกล่องโต้ตอบ ตัวทำเอกสาร ให้คลิกแท็บที่แสดงชนิดวัตถุฐานข้อมูลที่คุณต้องการจัดทำเอกสาร เมื่อต้องการสร้างรายงานเกี่ยวกับวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูล ให้คลิกแท็บ ชนิดของวัตถุทั้งหมด

  4. เลือกวัตถุอย่างน้อยหนึ่งรายการที่แสดงในแท็บ เมื่อต้องการเลือกวัตถุทั้งหมดบนแท็บ ให้คลิก เลือกทั้งหมด

  5. คลิก ตกลง

    ตัวทำเอกสารในฐานข้อมูลจะสร้างรายงานที่มีรายละเอียดข้อมูลของวัตถุแต่ละรายการที่เลือก และจากนั้นจะเปิดรายงานในแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเรียกใช้ตัวทำเอกสารในฐานข้อมูลในฟอร์มการป้อนข้อมูล รายงานที่ตัวทำเอกสารสร้างขึ้นจะแสดงรายการคุณสมบัติของฟอร์มทั้งหมด คุณสมบัติของส่วนแต่ละส่วนในฟอร์ม และคุณสมบัติของปุ่ม ป้ายชื่อ กล่องข้อความ และตัวควบคุมอื่นๆ ในฟอร์ม รวมทั้งมอดูลโค้ดและสิทธิ์ของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับฟอร์ม

  6. เมื่อต้องการพิมพ์รายงาน บนแท็บ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ ในกลุ่ม พิมพ์ ให้คลิก พิมพ์

สำรวจตารางในมุมมองออกแบบ

หมายเหตุ: มุมมองออกแบบจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับตารางในฐานข้อมูลเว็บ

การเปิดตารางในมุมมองออกแบบจะทำให้คุณสามารถดูรายละเอียดของโครงสร้างของตาราง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถค้นหาการตั้งค่าชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูล ค้นหารูปแบบการป้อนข้อมูล หรือดูว่าตารางใช้เขตข้อมูลการค้นหาหรือไม่ เขตข้อมูลที่ใช้คิวรีในการแยกข้อมูลจากตารางอื่น ข้อมูลนี้มีประโยชน์เนื่องจากชนิดข้อมูลและรูปแบบการป้อนข้อมูลอาจส่งผลต่อความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเรียกใช้คิวรีการอัปเดต ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการใช้คิวรีการอัปเดตเพื่ออัปเดตเขตข้อมูลเฉพาะในหนึ่งตารางโดยการคัดลอกข้อมูลในเขตข้อมูลที่คล้ายกันจากตารางอื่น คิวรีจะไม่ทำงาน ถ้าชนิดข้อมูลสำหรับแต่ละเขตข้อมูลในแหล่งข้อมูลและตารางปลายทางไม่ตรงกัน

  1. เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์

  2. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ตารางที่คุณต้องการสำรวจ แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  3. ถ้าจำเป็น ให้จำชื่อของแต่ละเขตข้อมูลตารางและชนิดข้อมูลที่กำหนดให้กับแต่ละเขตข้อมูล

    ชนิดข้อมูลที่กำหนดให้กับเขตข้อมูลสามารถจำกัดขนาดและชนิดของข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถใช้ในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจถูกจำกัดอยู่ที่ 20 อักขระในเขตข้อมูลข้อความ และไม่สามารถใส่ข่อมูลข้อความในชุดเขตข้อมูลเป็นชนิดข้อมูลตัวเลข

  4. เมื่อต้องการตรวจสอบว่าเขตข้อมูลเป็นเขตข้อมูลการค้นหาหรือไม่ ให้คลิกแท็บ ค้นหา ในส่วนล่างของเส้นออกแบบตาราง ภายใต้ คุณสมบัติเขตข้อมูล

    เขตข้อมูลการค้นหาจะแสดงชุดค่าหนึ่งชุด (หนึ่งเขตข้อมูลหรือมากกว่า เช่น ชื่อและนามสกุล) แต่มักจะจัดเก็บชุดค่าต่างกัน (หนึ่งเขตข้อมูล เช่น ID ตัวเลข) ตัวอย่างเช่น เขตข้อมูลการค้นหาอาจจัดเก็บหมายเลข ID ของพนักงาน (ค่าที่จัดเก็บ) แต่จะแสดงชื่อของพนักงาน (ค่าที่แสดง) เมื่อคุณใช้เขตข้อมูลการค้นหาในนิพจน์หรือในการดำเนินการค้นหาและแทนที่ คุณต้องใช้ค่าที่จัดเก็บ ไม่ใช่ค่าที่แสดง ทำความคุ้นเคยกับค่าของเขตข้อมูลการค้นหาที่จัดเก็บและที่แสดงคือวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้แน่ใจว่านิพจน์หรือการดำเนินการค้นหาและแทนที่ที่ใช้เขตข้อมูลการค้นหาทำงานตามที่คุณต้องการ

    ภาพประกอบต่อไปนี้แสดงเขตข้อมูลการค้นหาทั่วไป โปรดจำว่าการตั้งค่าที่คุณเห็นในคุณสมบัติ แหล่งข้อมูลแถว ของเขตข้อมูลจะแตกต่างกัน

    การใช้ตารางหรือแบบสอบถามเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา

    เขตข้อมูลการค้นหาที่แสดงที่นี่จะใช้คิวรีเพื่อรับข้อมูลจากตารางอื่น คุณอาจเห็นเขตข้อมูลการค้นหาชนิดอื่น หรือที่เรียกว่ารายการค่า ที่ใช้รายการตัวเลือกที่กำหนดค่าตายตัว รูปนี้แสดงรายการค่าทั่วไป

    การใช้รายการค่าเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลการค้นหา

    ตามค่าเริ่มต้น รายการค่าจะใช้ชนิดข้อมูล Text

    วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาข้อมูลและรายการค่าคือการแสดงแท็บ ค้นหา แล้วคลิกรายการในคอลัมน์ ชนิดข้อมูล สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตาราง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเขตข้อมูลการค้นหาและรายการค่า ให้ดูลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติม

ด้านบนของหน้า

ดูความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

เมื่อต้องการดูการรับรองทางภูมิศาสตร์ของตารางในฐานข้อมูล เขตข้อมูลในแต่ละตาราง และความสัมพันธ์ระหว่างตารางเหล่านั้น ให้ใช้แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ มีรูปภาพโดยรวมของตารางและโครงสร้างความสัมพันธ์ของฐานข้อมูล ข้อมูลที่สำคัญเมื่อคุณต้องการสร้างหรือเปลี่ยนแปลงความสัมพันธ์ระหว่างตาราง

หมายเหตุ: คุณยังสามารถใช้แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ เพื่อเพิ่ม เปลี่ยน หรือลบความสัมพันธ์

  • เปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์

  • บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ความสัมพันธ์ ให้คลิก ความสัมพันธ์

แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ จะปรากฎขึ้นและแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตารางทั้งหมดในฐานข้อมูลที่เปิดอยู่

ความสัมพันธ์ระหว่างตารางสองตาราง

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถใช้แท็บวัตถุ ความสัมพันธ์ ในฐานข้อมูลเว็บหรือ Web App ได้

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

ใช้บานหน้าต่างการขึ้นต่อกันของวัตถุเพื่อดูว่าวัตถุสัมพันธ์กันอย่างไร

บทนำสู่ตาราง

บทนำสู่ชนิดข้อมูลและคุณสมบัติเขตข้อมูล

บทนำสู่คิวรี

บทนำสู่ฟอร์ม

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×