ข้ามไปที่เนื้อหาหลัก
Office

เรียนรู้เกี่ยวกับกลุ่ม Office 365

อัปเดตล่าสุด 14 สิงหาคม 2019

กลุ่ม Office 365 คือบริการที่ทำงานร่วมกับเครื่องมือ Office 365 ที่คุณใช้อยู่ ดังนั้น คุณจึงสามารถทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมทีมเมื่อเขียนเอกสาร สร้างสเปรดชีต วางแผนโครงการ จัดกำหนดการประชุม และส่งอีเมลได้

บทความนี้จะช่วยแนะนำกลุ่มต่างๆ และมีบางลิงก์ที่เป็นประโยชน์ไปยังขั้นตอนถัดไป

สำหรับข่าวสารและวิดีโอล่าสุดเกี่ยวกับกลุ่ม Office 365 ให้ บล็อก Office

เคล็ดลับ: ถ้าคุณกำลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับการใช้กลุ่มที่ติดต่อใน Outlook เพื่อส่งอีเมลถึงหลายบุคคล เช่น กลุ่มเพื่อน ให้ดู สร้างกลุ่มที่ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook สำหรับพีซี

กลุ่ม Office 365 คืออะไร

กลุ่มใน Office 365 จะช่วยให้คุณสามารถเลือกกลุ่มคนที่คุณต้องการทำงานร่วมกันและสร้างคอลเลกชันทรัพยากรที่แชร์กับคนกลุ่มดังกล่าวได้อย่างง่ายดาย ทรัพยากร เช่น กล่องจดหมายขาเข้าที่ใช้ร่วมกันของ Outlook ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน หรือไลบรารีเอกสารสำหรับการทำงานร่วมกันบนไฟล์

คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการมอบสิทธิ์การเข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดด้วยตนเอง เนื่องจากการเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มจะเป็นการมอบสิทธิ์การเข้าถึงเครื่องมือในกลุ่มโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ กลุ่มยังเป็นประสบการณ์ใหม่และดีขึ้นสำหรับสิ่งที่เราเคยใช้งานรายชื่อการแจกจ่ายหรือกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

เคล็ดลับ: สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการอัปเกรดรายชื่อการแจกจ่ายแบบดั้งเดิมเป็นกลุ่ม Office 365 ให้ดูบทความนี้

ทรัพยากรที่มีให้ในแต่ละกลุ่มจะขึ้นอยู่กับประสบการณ์ที่ทีมของคุณต้องการมี แต่ต่างกันเพียงเล็กน้อย ขณะที่คุณพิจารณาตัวเลือก โปรดจำไว้ว่า หนึ่งตัวเลือกมักไม่อาจตอบสนองความต้องการได้ครอบจักรวาล แต่ละทีมอาจมีวิธีการทำงานต่างกันและ Office 365 ก็มีเครื่องมือช่วยทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ ไม่ว่าจะเป็นวิธีใดก็ตาม

คุณสามารถสร้างกลุ่ม Office 365 ได้จากเครื่องมือมากมาย ได้แก่ Outlook, Outlook บนเว็บ, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams และอื่นๆ โดยเครื่องมือที่คุณใช้เริ่มต้น จะขึ้นอยู่กับชนิดของกลุ่มที่คุณร่วมงานด้วย ตัวอย่างเช่น ที่ Microsoft เรามักจะเริ่มต้นจาก Outlook เมื่อเราสร้างกลุ่มที่จัดตามอีเมลและปฏิทิน ถ้ากลุ่มมีไว้สำหรับการติดต่อสื่อสารกันทั้งบริษัท เราจะเริ่มต้นจาก Yammer สำหรับการทำงานร่วมกันที่ใช้การแชทเป็นหลัก เราจะเริ่มต้นกลุ่มจาก Microsoft Teams

เมื่อสร้างกลุ่ม คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะให้เป็นกลุ่มส่วนตัวหรือกลุ่มสาธารณะ ทุกคนในองค์กรสามารถดูเนื้อหาในกลุ่มสาธารณะได้ และทุกคนในองค์กรสามารถเข้าร่วมกลุ่มได้ เนื้อหาในกลุ่มส่วนตัวจะมีไว้สำหรับสมาชิกกลุ่มเท่านั้นและผู้ที่ต้องการเข้าร่วมกลุ่มส่วนตัวจะต้องได้รับการอนุมัติจากเจ้าของกลุ่ม

หมายเหตุ: ขณะนี้ กลุ่มที่สร้างขึ้นจาก Outlook บนเว็บจะเป็นกลุ่มส่วนตัวตามค่าเริ่มต้น

บุคคลภายนอกองค์กรจะไม่สามารถเข้าถึงกลุ่มสาธารณะหรือกลุ่มส่วนตัวได้ เว้นแต่ว่าบุคคลดังกล่าวได้รับคำเชิญเป็นพิเศษให้เป็น ผู้เยี่ยมชม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนชนิดกลุ่มจากส่วนตัวเป็นสาธารณะ (หรือในทางกลับกัน) ให้ดู ทำให้กลุ่ม Office 365 เป็นแบบสาธารณะหรือส่วนตัว

เจ้าของ สมาชิก และผู้เยี่ยมชม

เจ้าของกลุ่มคือผู้กำกับดูแลกลุ่ม พวกเขาสามารถเพิ่มหรือเอาสมาชิกออกได้ และยังมีสิทธิพิเศษ อย่างเช่น การลบการสนทนาออกจากกล่องจดหมายขาเข้าที่ใช้ร่วมกันหรือเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าต่างๆ เกี่ยวกับกลุ่ม เจ้าของกลุ่มสามารถเปลี่ยนชื่อกลุ่ม อัปเดตคำอธิบายหรือรูปภาพได้ และอื่นๆ อีกมากมาย ถ้าคุณคุ้นเคยกับบทบาทใน SharePoint เจ้าของกลุ่มก็คือผู้ดูแลระบบไซต์คอลเลกชัน

สมาชิกกลุ่มคือผู้ใช้ทั่วไปในองค์กร ซึ่งใช้กลุ่มในการทำงานร่วมกัน พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดในกลุ่ม แต่จะไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่ากลุ่มได้ ในโลกของ SharePoint พวกเขาคือสมาชิกไซต์ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มหรือการเอาสมาชิกกลุ่มออก ให้ดู เพิ่มและเอาสมาชิกกลุ่มออกใน Outlook

ผู้เยี่ยมชมจะเหมือนกับสมาชิกกลุ่ม แต่พวกเขาไม่ได้อยู่ในองค์กรของคุณ ตามค่าเริ่มต้น ผู้ใช้สามารถเชิญให้ผู้เยี่ยมชมเข้าร่วมกลุ่มได้ และคุณสามารถควบคุมการตั้งค่าดังกล่าว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดู การเข้าถึงกลุ่ม Office 365 ของผู้เยี่ยมชม

เลือกชนิดกลุ่มที่คุณต้องการใช้:

ถ้าคุณต้องการใช้โหมดกล่องจดหมายขาเข้าที่ใช้ร่วมกันในการทำงานร่วมกัน ประสบการณ์กลุ่มใน Outlook ย่อมมีไว้สำหรับคุณ จากการสร้างกลุ่มใน Outlook คุณจะได้รับ:

  • กล่องจดหมายขาเข้าที่ใช้ร่วมกัน– สำหรับการติดต่อสื่อสารทางอีเมลของสมาชิก กล่องจดหมายขาเข้านี้มีที่อยู่อีเมลและสามารถตั้งค่าให้รับข้อความจากบุคคลภายนอกกลุ่ม หรือแม้กระทั่งภายนอกองค์กรได้ คล้ายกับรายชื่อการแจกจ่ายแบบดั้งเดิม

  • ปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน – สำหรับจัดกำหนดการกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับกลุ่ม

  • ไลบรารีเอกสาร SharePoint– ศูนย์กลางสำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ของกลุ่ม

  • สมุดบันทึก OneNote ที่ใช้ร่วมกัน – สำหรับการรวบรวมไอเดีย งานวิจัย และข้อมูล

  • ทีมไซต์ SharePoint– ศูนย์กลางที่เก็บข้อมูล ลิงก์ และเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มของคุณ

  • Planner– สำหรับมอบหมายและจัดการงานโครงการให้กับสมาชิกกลุ่ม

คุณไม่จำเป็นต้องสร้างทรัพยากรเหล่านั้นด้วยตนเอง การสร้างกลุ่มจะสร้างแหล่งข้อมูลให้คุณและมอบสิทธิ์ให้กับสมาชิกกลุ่มโดยอัตโนมัติ พวกเขาจึงสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันที

คุณสามารถเข้าถึงทรัพยากรเหล่านี้ผ่านไคลเอ็นต์ Microsoft Outlook 2016 บนเดสก์ท็อปที่คุณคุ้นเคย ผ่าน Outlook บนเว็บ ผ่าน Outlook 2016 for Mac (กล่องจดหมายขาเข้าที่ใช้ร่วมกันเท่านั้น) หรือผ่าน Outlook Mobile คุณจะพบกลุ่ม Office 365 ของคุณในบานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายใน Outlook บนเดสก์ท็อปหรือบนเว็บ

คุณจะพบกลุ่มของคุณบนบานหน้าต่างนำทางทางด้านซ้ายใน Outlook หรือ Outlook บนเว็บ

ด้วยการ์ดโฮเวอร์ของกลุ่ม Office 365 แบบใหม่ คุณจะสามารถเข้าถึงทรัพยากรของกลุ่มที่ใช้ร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว เพียงโฮเวอร์เหนือชื่อกลุ่มใน Outlook บนเว็บหรือ SharePoint

รูปของการ์ดโฮเวอร์กลุ่ม Office 365 ใหม่

ส่วนใหม่ล่าสุดของเรื่องราวการทำงานร่วมกันของเราก็คือ Microsoft Teams Microsoft Teams คือพื้นที่ทำงานวงในสำหรับทีมของคุณ เป็นพื้นที่ทำงานถาวรเน้นการแชทเป็นหลัก ซึ่งคุณสามารถสนทนาอย่างไม่เป็นทางการแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับหัวข้อที่เจาะจงมากหรือสนทนากับกลุ่มย่อยภายในกลุ่ม 

Yammer นำประสบการณ์ด้านสังคมระดับองค์กรมาสู่การทำงานร่วมกันของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณสื่อสารและค้นหาข้อมูลในองค์กรด้วยวิธีใหม่ๆ ได้ อีกทั้งยังช่วยให้คุณสามารถสื่อสารและอภิปรายไอเดียทั่วทั้งบริษัทหรือเกี่ยวกับไอเดียที่มีร่วมกัน

จากการสร้างกลุ่มที่เชื่อมต่อของ Office 365 ใน Yammer คุณจะได้รับ:

  • กลุ่ม Yammer – พื้นที่ทั่วไปสำหรับการสนทนาและแชร์ข้อมูล

  • ไลบรารีเอกสาร SharePoint – ศูนย์กลางสำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ของกลุ่ม

  • สมุดบันทึก OneNote ที่ใช้ร่วมกัน – สำหรับการรวบรวมไอเดีย งานวิจัย และข้อมูล

  • ทีมไซต์ SharePoint – ศูนย์กลางที่เก็บข้อมูล ลิงก์ และเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มของคุณ

  • Planner – สำหรับมอบหมายและจัดการงานโครงการให้กับสมาชิกกลุ่ม

คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือเหล่านี้ผ่าน Yammer ในเบราว์เซอร์หรือใช้แอป Yammer บนอุปกรณ์ iOS, Android หรือ Windows Phone

เมื่อกลุ่มยังคงอยู่ต่อหลังจากบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว คุณสามารถลบกลุ่มเพื่อเพิ่มทรัพยากรของระบบ และเพื่อเอากลุ่มออกจากที่แสดงรายการหรือแสดงอยู่ ดู: ลบกลุ่ม ถ้าคุณไม่ต้องการจดจำว่าต้องลบกลุ่มที่หมดอายุ ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งนโยบายการหมดอายุที่จะทำให้กลุ่มเก่าหมดอายุและถูกลบออกโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไปช่วงเวลาหนึ่ง ดู: นโยบายการหมดอายุของกลุ่ม Office 365

หมายเหตุ: เนื้อหาบนแท็บนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ

รูปแบบหลักของการเตรียมใช้งานในกลุ่ม Office 365 มีสามแบบ ดังนี้: แบบเปิด แบบนำโดยฝ่าย IT และแบบควบคุม แต่ละแบบมีข้อดีเฉพาะตัว

รูปแบบ

ข้อดี

แบบเปิด (ค่าเริ่มต้น)

ผู้ใช้สามารถสร้างกลุ่มของตนเองได้ตามต้องการโดยไม่ต้องรอหรือรบกวนฝ่าย IT

แบบนำโดยฝ่าย IT

ผู้ใช้สามารถขอกลุ่มจากฝ่าย IT ฝ่าย IT สามารถแนะนำการเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของพวกเขา

แบบควบคุม

การสร้างกลุ่มถูกจำกัดไว้สำหรับบางบุคคล ทีม หรือบริการ (ดู: ควบคุมว่าบุคคลใดสามารถสร้างกลุ่ม Office 365 ได้บ้าง)

ถ้าคุณต้องการควบคุมวิธีการตั้งชื่อกลุ่ม Office 365 คุณสามารถใช้นโยบายการตั้งชื่อเพื่อบังคับให้ชื่อกลุ่มเป็นไปตามมาตรฐาน ซึ่งรวมถึงส่วนนำหน้าและส่วนลงท้าย พร้อมกับบล็อกชื่อที่ไม่เหมาะสมได้อีกด้วย ดู นโยบายการตั้งชื่อกลุ่ม Office 365 เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

ทุกกลุ่มจะมีเจ้าของอย่างน้อยหนึ่งคนที่สามารถเพิ่มหรือเอาสมาชิกออกและสามารถดูแลกลุ่มและเนื้อหาขั้นพื้นฐานได้ โดยปกติ เจ้าของจะดำเนินการใน Outlook ดู: เพิ่มและเอาสมาชิกกลุ่มออกใน Outlook ถ้าเจ้าของกลุ่ม (หรือเจ้าของสองคนขึ้นไป) ออกจากองค์กร ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดเจ้าของกลุ่มคนใหม่ได้ ดู กำหนดเจ้าของใหม่ให้กับกลุ่มที่ไม่มีเจ้าของ

นอกจากนี้ ถ้าคุณมีสิทธิ์ระดับผู้ดูแลระบบ Exchange Online คุณสามารถดูแลกลุ่มจากศูนย์การจัดการ Office 365 ได้ (ดู จัดการสมาชิกกลุ่มในศูนย์การจัดการ Office 365) หรือจาก PowerShell (ดู จัดการกลุ่ม Office 365 ด้วย PowerShell

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการลบกลุ่มออกจากผู้เช่าของคุณ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการลบกลุ่ม ให้ดู: ลบกลุ่ม ถ้ากลุ่มถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ ผู้ดูแลระบบสามารถกู้คืนกลุ่มได้ภายในเวลา 30 วัน ดู: คืนค่ากลุ่ม Office 365 ที่ถูกลบ

ถ้าคุณต้องการวิธีการจัดการวงจรอายุการใช้งานกลุ่ม Office 365 ที่เป็นระบบอัตโนมัติมากขึ้น คุณสามารถใช้นโยบายการหมดอายุเพื่อกำหนดเวลาหมดอายุของกลุ่ม เจ้าของกลุ่มจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนล่วงหน้า 30, 15 และ 1 วันก่อนวันหมดอายุของกลุ่ม ทำให้พวกเขาสามารถต่ออายุกลุ่มได้ ถ้าจำเป็น ดู: นโยบายการหมดอายุของกลุ่ม Office 365

ขีดจำกัดของกลุ่ม

สูงสุด...

ค่า

เจ้าของต่อกลุ่ม

100

กลุ่มที่ผู้ใช้สามารถสร้างได้

250

กลุ่มที่ผู้ดูแลระบบสมารถสร้าง

สูงสุดตามขีดจำกัดผู้เช่าเริ่มต้นที่ 500K

จำนวนสมาชิก

มากกว่า 1,000 คน แต่มีเพียง 1,000 คนที่สามารถเข้าถึงการสนทนากลุ่มได้พร้อมกัน

ผู้ใช้อาจพบความล่าช้าในการเข้าถึงปฏิทินและการสนทนาในกลุ่มที่มีขนาดใหญ่มากใน Outlook

จำนวนกลุ่มที่ผู้ใช้สามารถเป็นสมาชิกได้

1,000 กลุ่ม

ที่เก็บไฟล์

1 เทราไบต์ + 10 GB ต่อผู้ใช้ที่สมัครใช้งาน + ที่เก็บข้อมูลที่ซื้อเพิ่มเติม คุณสามารถซื้อที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมได้ไม่จำกัด

ขนาดกล่องจดหมายของกลุ่ม

50 GB

จำนวนสูงสุดเริ่มต้นของกลุ่มที่องค์กร Office 365 สามารถมีได้ในปัจจุบันคือ 500,000 กลุ่ม

ถ้าคุณวางแผนที่จะมอบฟีเจอร์ "Group Writeback" จากเครื่องมือ Azure Active Directory Connect ให้ผู้ใช้ ขีดจำกัดอักขระสูงสุดจะเป็น 448 ตัวตามแอตทริบิวต์ "คำอธิบาย"

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับที่จัดเก็บ SharePoint Online ให้ดู ขีดจำกัด SharePoint Online และ ขอบเขตและขีดจำกัดของ SharePoint Online

การจัดการกลุ่ม Office 365 จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เมื่อคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานกลุ่มที่สามารถดำเนินการได้ ศูนย์การจัดการ Office 365 มีเครื่องมือการรายงานที่สามารถช่วยให้คุณเห็นสิ่งต่างๆ อย่างเช่น การใช้ที่เก็บข้อมูล จำนวนกลุ่มที่มีผู้ใช้งานอยู่ และแม้กระทั่งวิธีการใช้งานกลุ่มของผู้ใช้ ดู: รายงาน Office 365 ในศูนย์การจัดการ เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

กลุ่ม Office 365 มีเครื่องมือมากมายสำหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับการป้องกันข้อมูล และ eDiscovery

ดูเพิ่มเติม

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×