เรียนรู้วิธีการสร้างนิพจน์

เรียนรู้วิธีการสร้างนิพจน์

คุณสามารถใช้นิพจน์ในการทำสิ่งต่างๆ กับข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบว่าเวลาผ่านไปกี่วันแล้วหลังจากทำการจัดส่งสินค้า หรือการรวม ชื่อ และ นามสกุล เข้าด้วยกันเป็น ชื่อเต็ม ส่วนต่อไปนี้จะแสดงวิธีการสร้างนิพจน์ทีละขั้นตอน

ในบทความนี้

การคำนวณค่าสำหรับตัวควบคุมในฟอร์มและรายงาน

การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในคิวรี

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลตาราง

การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในเขตข้อมูลตารางหรือระเบียน

การจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลในรายงาน

การใช้นิพจน์เป็นเกณฑ์คิวรี

การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในตาราง

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตัวควบคุม

การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในตัวควบคุม

การควบคุมว่าจะเรียกใช้แมโครแอคชันใด

การคำนวณค่าสำหรับตัวควบคุมในฟอร์มและรายงาน

เมื่อคุณใช้นิพจน์เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับตัวควบคุม แสดงว่าคุณได้สร้างตัวควบคุมที่มีการคำนวณ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีรายงานที่แสดงระเบียนสินค้าหลายระเบียน และคุณต้องการสร้างผลรวมไว้ในส่วนท้ายของรายงานเพื่อหาผลรวมรายการทั้งหมดในรายงาน

ผลรวมในรายงาน

เมื่อต้องการคำนวณผลรวม ให้คุณวางตัวควบคุมกล่องข้อความไว้ในส่วนท้ายของรายงาน และจากนั้นให้ตั้งค่าคุณสมบัติ ของกล่องข้อความเป็นนิพจน์ต่อไปนี้

      =Sum([table_field])

ในกรณีนี้ table_field คือชื่อของเขตข้อมูลที่มีค่าผลรวมย่อยของคุณ เขตข้อมูลนั้นอาจมาจากตารางหรือคิวรีก็ได้ ฟังก์ชัน Sum จะคำนวณยอดรวมของค่าทั้งหมดของ table_field

กระบวนการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการป้อนนิพจน์ลงไป

  3. ถ้าไม่มีแผ่นคุณสมบัติแสดงอยู่ ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  4. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ด้วยตนเอง ในแท็บ ข้อมูล ในแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกคุณสมบัติ ControlSource ของกล่องข้อความ แล้วพิมพ์ = ตามด้วยส่วนที่เหลือของนิพจน์ ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการคำนวณผลรวมย่อยที่แสดงอยู่ด้านบน ให้พิมพ์ =Sum([table_field]) โดยต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่ชื่อเขตข้อมูลของคุณแล้วใน table_field

  5. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ ให้คลิกปุ่ม สร้าง รูปปุ่ม ในกล่องคุณสมบัติ

    หลังจากที่นิพจน์ของคุณสมบูรณ์แล้ว แผ่นคุณสมบัติจะมีลักษณะเช่นนี้

    นิพจน์ในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของกล่องข้อความ

ด้านบนของหน้า

การใช้นิพจน์เป็นเกณฑ์คิวรี

ใช้เกณฑ์ในคิวรีเพื่อจำกัดขอบเขตผลลัพธ์คิวรี โดยป้อนเกณฑ์เป็นนิพจน์ และ Access จะส่งกลับเฉพาะแถวที่ตรงกับนิพจน์

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการดูใบสั่งซื้อทั้งหมดที่มีวันจัดส่งในช่วงสามเดือนแรกของปี 2017 เมื่อต้องการใส่เกณฑ์ ให้คุณพิมพ์นิพจน์ต่อไปนี้ในเซลล์ เกณฑ์ สำหรับคอลัมน์ วันที่/เวลา ในคิวรีของคุณ ตัวอย่างนี้จะใช้คอลัมน์ วันที่/เวลา ที่มีชื่อว่า วันที่จัดส่ง เมื่อต้องการกำหนดช่วงวันที่ ให้ป้อนเกณฑ์ของคุณในลักษณะนี้

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

คอลัมน์ วันที่จัดส่ง จะมีลักษณะดังต่อไปนี้

นิพจน์ในแถว เกณฑ์ ของตารางคิวรี

สำหรับแต่ละระเบียนในตารางใบสั่งซื้อ ถ้าค่าในคอลัมน์วันที่จัดส่ง อยู่ในช่วงของวันที่ที่คุณระบุ ระเบียนจะถูกรวมไว้ในผลลัพธ์ของคิวรี โปรดจำไว้ว่า ในนิพจน์ คุณต้องใส่วันที่ไว้ภายในเครื่องหมายปอนด์ (#) Access จะถือว่าค่าที่อยู่ภายในเครื่องหมายปอนด์ คือชนิดข้อมูลวันที่/เวลา การถือว่าค่าเหล่านั้นเป็นข้อมูลวันที่/เวลา จะช่วยให้คุณสามารถคำนวณค่าเหล่านั้นได้ เช่น การลบวันที่หนึ่งออกจากอีกวันที่หนึ่ง

กระบวนการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกในเซลล์ เกณฑ์ ในคอลัมน์ที่คุณต้องการป้อนเกณฑ์ของคุณ

  3. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ของคุณด้วยตัวเอง ให้พิมพ์นิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ของคุณ ไม่ต้องนำหน้านิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ด้วยตัวดำเนินการ =

  4. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ บน Ribbon ให้คลิกที่ ออกแบบ จากนั้นในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก ตัวสร้าง รูปปุ่ม

    ถ้าคุณต้องการพื้นที่ใหญ่ขึ้นสำหรับการแก้ไขนิพจน์ ให้วางเคอร์เซอร์ไว้ในเซลล์ เกณฑ์ แล้วกด SHIFT+F2 เพื่อแสดงกล่อง Zoom

    นิพจน์ในกล่องโต้ตอบ Zoom

    เคล็ดลับ   เมื่อต้องการให้ข้อความอ่านง่ายขึ้น เลือกฟอนต์

ด้านบนของหน้า

การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในคิวรี

สมมติว่าคุณกำลังออกแบบคิวรีและคุณต้องการแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณโดยใช้เขตข้อมูลอื่นๆ ในคิวรี เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ ให้คุณใส่นิพจน์ในเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล ในคิวรีของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคิวรีที่มีเขตข้อมูล จำนวน และเขตข้อมูล ราคาต่อหน่วย คุณสามารถเพิ่มจำนวนเขตข้อมูลทั้งสองได้เมื่อต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณสำหรับ ราคารวม ด้วยการใส่นิพจน์ต่อไปนี้ลงในแถว เขตข้อมูล ของคิวรี

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

การนำหน้านิพจน์ด้วยข้อความ Extended Price: จะเท่ากับตั้งชื่อคอลัมน์ใหม่ว่า ราคารวม ชื่อนี้โดยทั่วไปจะเรียกว่าชื่อแฝง ถ้าคุณไม่ได้ให้ชื่อแฝงไว้ Access จะสร้างขึ้นมาเองเช่น Expr1.

การใช้นิพจน์เพื่อสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในคิวรี

เมื่อคุณเรียกใช้คิวรี Access จะทำการคำนวณแถวแต่ละแถวตามที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้

เขตข้อมูลจากการคำนวณแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล

กระบวนการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่คิวรีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกเซลล์ เขตข้อมูล ในคอลัมน์ที่คุณต้องการสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณ

  3. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์ของคุณด้วยตัวเอง ให้พิมพ์นิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ของคุณ

    ไม่ต้องนำหน้านิพจน์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ด้วยตัวดำเนินการ = แต่ให้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยป้ายชื่อแบบมีคำอธิบาย ตามด้วยเครื่องหมายอัฒภาค ตัวอย่างเช่น พิมพ์ Extended Price: เพื่อเป็นป้ายชื่อสำหรับนิพจน์ที่สร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณที่ชื่อว่า ราคารวม จากนั้น ให้ใส่เกณฑ์ของนิพจน์ของคุณหลังจากเครื่องหมายอัฒภาค

  4. เมื่อต้องการสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์ บน Ribbon ให้คลิกที่ ออกแบบ จากนั้นในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิก ตัวสร้าง

ด้านบนของหน้า

การสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในตาราง

ใน Access คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลจากการคำนวณในตารางได้ ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นของการใช้คิวรีแบบแยกต่างหากในการคำนวณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีตารางที่แสดงรายการปริมาณ ราคา และอัตราภาษี สำหรับสินค้าแต่ละอย่างในใบสั่งซื้อ คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณที่แสดงราคารวมดังนี้:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

การคำนวณไม่สามารถรวมเขตข้อมูลจากตาราง หรือคิวรีอื่น และผลลัพธ์ของการคำนวณเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

กระบวนการ

  1. เปิดตารางด้วยการดับเบิลคลิกที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง

  2. เลื่อนตามแนวนอนไปยังคอลัมน์ขวาสุดในตาราง แล้วคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม

  3. ในรายการที่ปรากฏ ให้คลิก เขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วคลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในผลลัพธ์ Access แสดงตัวสร้างนิพจน์

  4. ใส่การคำนวณที่คุณต้องการสำหรับเขตข้อมูลนี้ ตัวอย่างเช่น

    [Quantity] * [Unit Price]

    สำหรับเขตข้อมูลจากการคำนวณ คุณไม่ต้องเริ่มนิพจน์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

  5. คลิก ตกลง

    Access จะเพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วเน้นส่วนหัวของเขตข้อมูลนั้นเพื่อให้คุณสามารถพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลได้

  6. พิมพ์ชื่อสำหรับเขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วกด ENTER

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลตาราง

คุณสามารถใช้นิพจน์ระบุค่าเริ่มต้นสำหรับเขตข้อมูลในตารางได้ ซึ่งจะเป็นค่าที่ Access จะใช้สำหรับระเบียนใหม่นอกจากจะมีค่าอื่นที่ใช้อยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการแทรกวันที่และเวลาโดยอัตโนมัติลงในเขตข้อมูลที่ชื่อ วันที่สั่งซื้อ ทุกครั้งที่มีผู้เพิ่มระเบียนใหม่ คุณอาจใช้นิพจน์ต่อไปนี้

Now()

กระบวนการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

    Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

  2. เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  3. บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูล และในกลุ่ม คุณสมบัติ ให้คลิก ค่าเริ่มต้น Access แสดงตัวสร้างนิพจน์

  4. พิมพ์นิพจน์ของคุณลงในกล่อง โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=)

หมายเหตุ   ถ้าคุณผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลตาราง และทั้งตัวควบคุมและเขตข้อมูลตารางมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมีความสำคัญเหนือกว่าของเขตข้อมูลตาราง

ด้านบนของหน้า

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตัวควบคุม

อีกที่หนึ่งที่นิยมใช้นิพจน์ คือในคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของตัวควบคุม คุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของตัวควบคุมหนึ่งจะเป็นเหมือนคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น ของเขตข้อมูลหนึ่งในตาราง ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการใช้วันที่ปัจจุบันเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับกล่องข้อความ คุณสามารถใช้นิพจน์ต่อไปนี้

Date()

นิพจน์นี้ใช้ฟังก์ชัน Date เพื่อส่งกลับวันที่ปัจจุบันแต่ไม่ใช่เวลา ถ้าคุณผสานกล่องข้อความเข้ากับเขตข้อมูลตาราง และเขตข้อมูลมีค่าเริ่มต้น ค่าเริ่มต้นของตัวควบคุมจะมีความสำคัญเหนือกว่าค่าเริ่มต้นของเขตข้อมูลตาราง จึงเป็นการสมเหตุสมผลกว่าที่จะตั้งค่าคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น สำหรับเขตข้อมูลในตาราง ด้วยเหตุนี้ ถ้าคุณใช้ตัวควบคุมสำหรับฟอร์มที่แตกต่างกันเป็นฐานบนเขตข้อมูลตารางเดียวกัน ค่าเริ่มต้นเดียวกันนั้นจะถูกนำไปใช้กับตัวควบคุมแต่ละตัว ซึ่งจะช่วยในด้านเสถียรภาพของรายการข้อมูลบนแต่ละฟอร์ม

กระบวนการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ หรือ มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

  2. เลือกตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  3. ถ้าแผ่นคุณสมบัติไม่ได้แสดงอยู่แล้ว ให้กด F4 เพื่อแสดงแผ่นคุณสมบัติ

  4. คลิกแท็บ ทั้งหมด บนแผ่นคุณสมบัติ จากนั้นคลิกกล่องคุณสมบัติ ค่าเริ่มต้น

  5. พิมพ์นิพจน์หรือคลิกปุ่ม สร้าง รูปปุ่ม ในกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในเขตข้อมูลตารางหรือระเบียน

นิพจน์จะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเมื่อถูกใส่ไว้ในฐานข้อมูล ถือเป็นการกำจัดข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออก ในตาราง จะมีกฎการตรวจสอบสองชนิด คือ กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล (ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเขตข้อมูลเดี่ยว) และกฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน (ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างระเบียนที่ขัดกับกฎการตรวจสอบ) ใช้นิพจน์สำหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องทั้งสองประเภท

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีตารางชื่อ สินค้าคงคลัง กับเขตข้อมูลที่มีชื่อว่า จำนวนสินค้าในมือ และคุณต้องการตั้งกฎที่บังคับให้ผู้ใช้ใส่ค่าที่สูงกว่าหรือเท่ากับศูนย์ อีกนัยหนึ่ง สินค้าคงคลังจะไม่มีค่าเป็นลบ คุณสามารถทำเช่นนี้ได้ด้วยการใช้นิพจน์ต่อไปนี้เป็นกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลในเขตข้อมูลจำนวนสินค้าในมือ

 >=0

กระบวนการ: ใส่เขตข้อมูลหรือกฎการตรวจสอบระเบียน

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกบนตารางที่คุณต้องการเปลี่ยน Access จะเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล

  2. สำหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  3. บน Ribbon ให้คลิก เขตข้อมูล จากนั้นในกลุ่ม ตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก ตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก กฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล หรือ กฎการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน Access แสดงตัวสร้างนิพจน์

  4. เริ่มพิมพ์เกณฑ์ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น สำหรับกฎการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูลที่ต้องการให้ค่าทั้งหมดมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับศูนย์ ให้พิมพ์ดังต่อไปนี้

     >=0

    ไม่ต้องใส่เครื่องหมายเท่ากับ (=) ไว้หน้านิพจน์

นิพจน์กฎการตรวจสอบคือ บูลีน ซึ่งหมายความว่าค่าป้อนเข้าที่ได้รับทุกค่าจะเป็น True หรือ False กฎการตรวจสอบต้องเป็น True สำหรับค่านั้นหรือ Access ไม่บันทึกข้อมูลป้อนเข้าและแสดงข้อความการตรวจสอบความถูกต้องว่ามีข้อผิดพลาด ในตัวอย่างนี้ ถ้าคุณใส่ค่าสำหรับเขตข้อมูล จำนวนสินค้าในมือที่มีค่าน้อยกว่าศูนย์ กฎการตรวจสอบจะเป็น False และ Access จะไม่ยอมรับค่า ถ้าคุณไม่ได้ใส่ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องตามที่อธิบายไว้ในส่วนต่อไปนี้ Access จะแสดงข้อความว่าค่าที่คุณใส่ไปนั้นถูกห้ามใช้โดยกฎการตรวจสอบคามถูกต้องสำหรับเขตข้อมูล

กระบวนการ: ป้อนข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง

เพื่อทำให้ฐานข้อมูลของคุณใช้งานได้ง่ายขึ้น คุณสามารถใส่ข้อความตรวจสอบความถูกต้องแบบกำหนดเองได้ ซึ่งจะแทนที่ข้อความทั่วไปที่ Access แสดงเมื่อข้อมูลไม่ตรงกับกฎการตรวจสอบ คุณสามารถใช้ข้อความตรวจสอบความถูกต้องแบบกำหนดเองเพื่อให้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถใส่ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น "จำนวนสินค้าในมือไม่สามารถมีค่าเป็นลบได้"

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกตารางที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

    Access จะเปิดตารางนั้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

  2. สำหรับข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูลที่คุณได้เพิ่มกฎการตรวจสอบไว้

  3. บน Riboon ให้คลิก เขตข้อมูล จากนั้นในกลุ่ม การตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วคลิก ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล หรือ ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

  4. ในกล่องโต้ตอบ ป้อนข้อความการตรวจสอบความถูกต้อง ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อข้อมูลไม่เป็นไปตามกฎการตรวจสอบ แล้วคลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า

การเพิ่มกฎการตรวจสอบลงในตัวควบคุม

นอกจากเขตข้อมูลตารางและระเบียนแล้ว ตัวควบคุมยังมีคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ ที่สามารถรับนิพจน์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฟอร์มเพื่อใส่ช่วงของวันที่สำหรับรายงาน และคุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่เริ่มต้นไม่ใช่วันที่ก่อนวันที่ 1/1/2017 คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ และ ข้อความตรวจสอบ สำหรับกล่องข้อความที่ใช้ใส่วันที่เริ่มต้นได้ดังต่อไปนี้

คุณสมบัติ

การตั้งค่า

กฎการตรวจสอบ

>=#1/1/2017#

ข้อความตรวจสอบ

คุณไม่สามารถป้อนวันที่ก่อนหน้า 1/1/2017 ได้

ถ้าคุณพยายามใส่วันที่ก่อนหน้า 1/1/2017 ข้อความจะปรากฏขึ้นและจะแสดงข้อความในคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ ถ้าไม่มีข้อความใดๆ ถูกใส่ลงในกล่องคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ Access จะแสดงข้อความทั่วไป หลังจากคุณคลิก ตกลง Access จะนำคุณกลับไปที่กล่องข้อความ

ตั้งค่ากฎการตรวจสอบสำหรับเขตข้อมูลตารางให้บังคับใช้กฎกับทั้งฐานข้อมูล ไม่ว่าเขตข้อมูลนั้นจะถูกปรับเปลี่ยนอย่างไรก็ตาม หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้ตั้งค่ากฎการตรวจสอบสำหรับตัวควบคุมบนฟอร์มให้บังคับใช้กฎเฉพาะเมื่อฟอร์มนั้นใช้งานอยู่ การตั้งค่ากฎการตรวจสอบแยกต่างหากสำหรับเขตข้อมูลตารางและตัวควบคุมบนฟอร์ม อาจเป็นประโยชน์ถ้าคุณต้องการสร้างกฎการตรวจสอบสำหรับผู้ใช้หลายประเภท

กระบวนการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ หรือ มุมมองเค้าโครง บนเมนูทางลัด

  2. คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก คุณสมบัติ บนเมนูทางลัด Access จะแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม

  3. คลิกแท็บ ทั้งหมด แล้วคลิกกล่องคุณสมบัติ กฎการตรวจสอบ

  4. พิมพ์นิพจน์หรือคลิกปุ่ม สร้าง รูปปุ่ม ในกล่องคุณสมบัติเพื่อสร้างนิพจน์โดยใช้ตัวสร้างนิพจน์

    ไม่ต้องใส่ตัวดำเนินการ = ไว้หน้านิพจน์

  5. เมื่อต้องการกำหนดข้อความที่จะปรากฏขึ้นถ้าผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกับกฎการตรวจสอบเอง ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการในคุณสมบัติ ข้อความตรวจสอบ

ด้านบนของหน้า

การจัดกลุ่มและเรียงลำดับข้อมูลในรายงาน

คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง จัดกลุ่ม, เรียงลำดับ และผลรวม ในการกำหนดระดับการจัดกลุ่มและลำดับการเรียงข้อมูลในรายงาน โดยส่วนใหญ่แล้ว คุณจะจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับในเขตข้อมูลที่คุณเลือกจากรายการ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการจัดกลุ่มหรือเรียงลำดับค่าจากการคำนวณ คุณสามารถป้อนนิพจน์แทนได้

การจัดกลุ่มคือกระบวนการของการรวมคอลัมน์ที่มีค่าที่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าฐานข้อมูลของคุณมีข้อมูลยอดขายของสำนักงานในเมืองต่างๆ และมีรายงานชุดหนึ่งในฐานข้อมูลของคุณที่มีชื่อว่า ยอดขายตามเมือง คิวรีที่ให้ข้อมูลแก่รายงานนั้นจะจัดกลุ่มข้อมูลตามค่าในแต่ละเมืองของคุณ การจัดกลุ่มชนิดนี้จะช่วยให้สามารถอ่านและเข้าใจข้อมูลของคุณได้ง่ายขึ้น

ในทางตรงกันข้าม การเรียงลำดับคือกระบวนการของวางลำดับการจัดเรียงบนแถว (ระเบียน) ในผลลัพธ์คิวรีของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียงลำดับระเบียนตามค่าคีย์หลัก (หรืออีกชุดของค่าในเขตข้อมูลอื่น) ในรูปแบบใดๆ จากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยได้ หรือคุณสามารถเรียงลำดับระเบียนตามอักขระอย่างน้อยหนึ่งตัวในลำดับที่กำหนดไว้ได้ เช่น ตามลำดับตัวอักษร

กระบวนการ: เพิ่มการจัดกลุ่ม และเรียงลำดับในรายงาน

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. บน Ribbon คลิก ออกแบบ และในกลุ่ม การจัดกลุ่มและผลรวม ให้คลิก จัดกลุ่มและเรียงลำดับ บานหน้าต่าง จัดกลุ่ม, เรียงลำดับ และผลรวม จะปรากฏขึ้นใต้รายงาน

  3. เมื่อต้องการเพิ่มระดับการจัดกลุ่มให้กับรายงาน ให้คลิก เพิ่มกลุ่ม

  4. เมื่อต้องการเพิ่มลำดับการจัดเรียงให้กับรายงาน ให้คลิก เพิ่มการเรียงลำดับ

    ระดับกลุ่มใหม่หรือลำดับการจัดเรียงใหม่จะปรากฏขึ้นในบานหน้าต่าง พร้อมด้วยรายการของเขตข้อมูลที่ให้ข้อมูลกับรายงานนั้น รูปนี้จะแสดงให้เห็นระดับกลุ่มใหม่ (การจัดกลุ่มตามประเภท ) และลำดับการจัดเรียงใหม่ (การเรียงลำดับตามผู้ผลิต) พร้อมด้วยรายการที่มีเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับการจัดกลุ่มและการเรียงลำดับ

    การเลือกตัวเลือกนิพจน์ในบานหน้าต่าง จัดกลุ่ม, เรียงลำดับ และผลรวม

  5. ภายในรายการเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งาน ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่ม ใช้ตัวสร้างนิพจน์

  6. ป้อนนิพจน์ที่คุณต้องการใช้ในกล่องนิพจน์ (กล่องด้านบน) ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เริ่มต้นนิพจน์ด้วยตัวดำเนินการเครื่องหมายเท่ากับ (=)

กระบวนการ: เพิ่มนิพจน์ลงในกลุ่มที่มีอยู่หรือเรียงลำดับ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่รายงานที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกระดับกลุ่มหรือลำดับการจัดเรียงที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

  3. คลิกลูกศรลงถัดจาก จัดกลุ่มตาม (สำหรับระดับการจัดกลุ่ม) หรือ เรียงลำดับตาม (สำหรับลำดับการจัดเรียง) รายการเขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานจะปรากฏขึ้น

  4. ที่ด้านล่างของรายการที่มีเขตข้อมูล ให้คลิก นิพจน์ เพื่อเริ่ม การใช้ตัวสร้างนิพจน์

  5. พิมพ์นิพจน์ของคุณในกล่องนิพจน์ (กล่องด้านบน) ของตัวสร้างนิพจน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เริ่มต้นนิพจน์ของคุณด้วยตัวดำเนินการเครื่องหมายเท่ากับ (=)

ด้านบนของหน้า

การควบคุมว่าจะเรียกใช้แมโครแอคชันใด

ในบางกรณี คุณอาจต้องการดำเนินการแอคชันหรือชุดของแอคชันในแมโคร เฉพาะเมื่อเงื่อนไขที่กำหนดนั้นเป็นจริง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการให้แอคชันของแมโครทำงานเฉพาะเมื่อค่าในกล่องข้อความมากกว่าหรือเท่ากับ 10 เมื่อต้องการตั้งค่ากฎนี้ ให้คุณใช้นิพจน์ที่อยู่ในบล็อก If ภายในแมโคร เพื่อกำหนดเงื่อนไขในแมโคร

ในตัวอย่างนี้ สมมติว่ากล่องข้อความมีชื่อว่า "รายการ" นิพจน์ของคุณซึ่งตั้งค่าเงื่อนไขไว้ คือ

[Items]>=10

นิพจน์ที่ใช้ในบล็อก 'If' ในแมโคร

กระบวนการ

  1. ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่แมโครที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ บนเมนูทางลัด

  2. คลิกบล็อก If ที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน หรือเพิ่มบล็อก If จากบานหน้าต่างแค็ตตาล็อกแอคชัน

  3. คลิกบรรทัดบนสุดของบล็อก If

  4. พิมพ์นิพจน์เงื่อนไขของคุณลงในกล่อง หรือคลิกปุ่ม สร้าง รูปปุ่ม ที่อยู่ถัดจากกล่องนิพจน์เพื่อเริ่ม ใช้ตัวสร้างนิพจน์

นิพจน์ที่คุณพิมพ์จะต้องเป็นบูลีน นั่นคือเป็น True หรือ False แมโครแอคชันภายในบล็อก If จะทำงานเฉพาะเมื่อเงื่อนไขเป็น True

ด้านบนของหน้า

ดูเพิ่มเติม

ใช้ตัวสร้างนิพจน์

บทนำสู่นิพจน์

คำแนะนำไวยากรณ์ของนิพจน์

ตัวอย่างของนิพจน์

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×