เรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

เรียงลำดับและกรองข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน

คุณสามารถใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างและส่งจดหมายเป็นกลุ่ม และเพื่อสร้างซองจดหมายและป้ายชื่อ รายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียน Word จะดึงข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณและแทรกลงในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ

แก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

ด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถเรียงลำดับและกรองข้อมูลในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเพื่อเลือกเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการ

  1. ถ้าจำเป็น ให้เปิดเอกสารจดหมายเวียนของคุณ

  2. บนแท็บ การส่งจดหมาย ในกลุ่ม เริ่มจดหมายเวียน ให้เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word บนแท็บการส่งจดหมาย ในกลุ่มเริ่มจดหมายเวียน ให้เลือกแก้ไขรายชื่อผู้รับ

    เคล็ดลับ: ถ้า แก้ไขรายชื่อผู้รับ ไม่พร้อมใช้งาน ให้เลือก เลือกผู้รับ และเชื่อมต่อเอกสารกับรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณต้องการใช้

  3. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากผู้รับที่มีระเบียนรวมอยู่ในจดหมายเวียน

    สำหรับแต่ละแถว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อใส่ผู้รับ

    เคล็ดลับ: เมื่อต้องการจัดกลุ่มแถวหรือจำกัดมุมมองของคุณไปที่แถวบางส่วน ให้เรียงลำดับหรือกรองรายชื่อผู้รับจดหมาย

ัวเลือกเพิ่มเติม

ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน มีตัวเลือกที่จะปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ตัวเลือกที่ใช้งานบ่อยที่สุดสองรายการคือการเรียงลำดับและการกรองรายการเพื่อทำให้การค้นหาชื่อและที่อยู่ง่ายยิ่งขึ้น สำหรับรายละเอียด ให้ไปที่ "เรียงลำดับรายชื่อผู้รับ" หรือ "กรองรายชื่อผู้รับ" ตามลำดับ

ในเอกสารจดหมายเวียนของ Word ให้เลือก แก้ไขผู้รับ และในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือกตัวเลือก

เรียงลำดับรายชื่อผู้รับ

การเรียงลำดับรายชื่อผู้รับของคุณมีหลายวิธี ขั้นตอนด้านล่างจะแสดงตัวอย่างว่าสามารถเรียงลำดับระเบียนได้อย่างไรบ้าง

  1. ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือก เรียงลำดับ แล้วกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ จะเปิดขึ้น

  2. บนแท็บ เรียบลำดับระเบียน ให้เลือกลูกศรลงของกล่อง เรียงลำดับระเบียน เลือกชื่อคอลัมน์ในรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel ของคุณที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย ตามลำดับการจัดเรียง

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word ให้เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ และภายใต้ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือก เรียงลำดับ

  3. (ไม่บังคับ) เลือกลูกศรลงของกล่อง จากนั้นตาม ให้เลือกชื่อของคอลัมน์ที่สองที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย ตามลำดับการจัดเรียง

  4. (ไม่บังคับ) ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 ถ้าคุณต้องการเพิ่มชื่อคอลัมน์อื่นเพื่อให้เรียงลำดับตาม

  5. เลือก ตกลง และดูผลลัพธ์การเรียงลำดับ

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word ผลลัพธ์ของการเรียงลำดับรายชื่อผู้รับ

    หมายเหตุ: ขณะนี้ รายชื่อผู้รับจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรจากน้อยไปหามาก

กรองรายชื่อผู้รับ

คุณสามารถกรองรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเพื่อดูเฉพาะผู้รับที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น ตัวกรองของคุณอาจส่งกลับระเบียนสำหรับบุคคลในเมื่องที่ระบุหรือสำหรับสินค้าคงคลังตามราคาที่ระบุ

ในขั้นตอนต่อไปนี้ คุณกำลังกำหนดเงื่อนไขที่ใช้เพื่อกรองรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ การกรองจะใช้เกณฑ์ทั่วไป (นิพจน์) โดยยึดตามตัวเลือกที่คุณทำเพื่อประเมินการมีอยู่ของข้อมูลที่คุณกำหนด

  1. ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือก กรอง แล้วกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ จะเปิดขึ้น

  2. บนแท็บ กรองระเบียน ให้เลือกลูกศรลงของกล่อง เขตข้อมูล แล้วเลือกชื่อคอลัมน์ในรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel ของคุณที่คุณต้องการใช้เป็นตัวกรองระดับแรก

    หมายเหตุ: แท็บ กรองระเบียน ถูกจัดรูปแบบให้เหมือนฟอร์มที่มีสี่คอลัมน์ จากซ้ายไปขวา คอลัมน์จะเป็นข้อกำหนด เขตข้อมูล ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ และเกณฑ์การจับคู่ที่ผู้ใช้กำหนด

  3. เลือกลูกศรลงของกล่อง การเปรียบเทียบ แล้วเลือก เท่ากับ หรือตัวเลือกการเปรียบเทียบอื่น

  4. ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้พิมพ์ข้อมูลที่คุณต้องการเลือกในกล่อง เขตข้อมูล เพื่อจับคู่

  5. (ไม่บังคับ) เมื่อต้องการเพิ่มตัวกรองระดับที่สอง ในคอลัมน์ด้านซ้ายสุด ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • เลือก และ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อกำหนดของตัวกรองทั้งสองคู่ตรงกัน แล้วทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 จนถึงขั้นตอนที่ 4

      หรือ

    • เลือก หรือ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อกำหนดของตัวกรองรายการใดรายการหนึ่งตรงกัน แล้วทำซ้ำขั้นตอนที่ 2 จนถึงขั้นตอนที่ 4

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word ให้เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ และภายใต้ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือก กรอง

  6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ตามต้องการ

  7. เลือก ตกลง เมื่อทำเสร็จแล้ว แล้วดูผลลัพธ์ของระเบียนที่กรองแล้ว

    ในฐานะส่วนหนึ่งของจดหมายเวียนของ Word ผลลัพธ์ของตัวกรองที่นำไปใช้กับรายชื่อผู้รับ

ค้นหาผู้รับ

คุณสามารถค้นหารายชื่อผู้รับจดหมายและค้นหาผู้รับแบบเจาะจงหรือกลุ่มของผู้รับที่แชร์คุณสมบัติร่วมกัน เช่น นามสกุล รหัสไปรษณีย์ หรือหมายเลขสมาชิก

  1. ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ให้เลือก ค้นหาผู้รับ

  2. ในกล่องโต้ตอบ ค้นหารายการ ในกล่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ชื่อคุณสมบัติ ที่คุณต้องการค้นหาในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

    พิมพ์ชื่อในกล่องโต้ตอบ ค้นหารายการ เพื่อค้นหาผู้รับ

  3. สำหรับ การเยี่ยมชม ให้เลือกให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    • ยอมรับตัวเลือก เขตข้อมูลทั้งหมด เริ่มต้น

      หรือ

    • เลือก เขตข้อมูลนี้ และในรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกชื่อคอลัมน์ที่คุณต้องการค้นหา

  4. เลือก ค้นหาถัดไป

    หมายเหตุ: ถ้าพบรายการที่ตรงกันกับรายการค้นหา รายการในรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณจะถูกไฮไลต์ เลือก ค้นหาถัดไป อีกครั้ง และถ้ามีรายการที่ตรงกันอื่นอยู่ รายการดังกล่าวจะถูกไฮไลต์เช่นกัน

ดูเพิ่มเติม

ดู ยกระดับการใช้งานจดหมายเวียนไปอีกขั้น - วิดีโอฝึกอบรมฟรีที่อธิบายการเรียงลำดับและการกรองเขตข้อมูลจดหมายเวียน การกำหนดจดหมายเวียนที่มีข้อความส่วนตัวเอง และการแทรกเขตข้อมูลผสานแบบกำหนดเอง

ในบางกรณี คุณอาจไม่ต้องการใช้ข้อมูลทั้งหมดในรายชื่อผู้รับจดหมายเวียน คุรสามารถเลือกเพียงบางบุคคลในรายชื่อ และเรียงลำดับและกรองข้อมูล เพื่อให้คุณใส่เฉพาะบุคคลที่คุณต้องการในจดหมายเวียน

เรียงลำดับและกรองรายชื่อผู้รับจดหมายเวียน

  1. เปิดเอกสารจดหมายเวียน ถ้ายังไม่ได้เปิดไว้

  2. คลิก การส่งจดหมาย > แก้ไขผู้รับ

    คลิกเพื่อแก้ไขรายชื่อผู้รับ

    ถ้า แก้ไขผู้รับ แสดงเป็นสีเทา ให้คลิก เลือกผู้รับ และเชื่อมต่อเอกสารกับรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณต้องการใช้

  3. ใน แก้ไขรายการ เมื่อต้องการเพิ่มหรือเอาบุคคลในรายชื่อออก ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) เพื่อเพิ่มบุคคลหรือเครื่องหมายลบ (-) เพื่อเอาบุคคลออกจากรายชื่อ

    คลิกเครื่องหมายบวกหรือลบเพื่อเพิ่มหรือเอาบุคคลออกจากรายการ

  4. เมื่อคุณเลือกบุคคลที่คุณต้องการใส่ลงในรายชื่อเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก ตกลง

เรียงลำดับรายชื่อเพื่อค้นหากลุ่ม

คุณสามารถเรียงลำดับรายชื่อผู้รับเพื่อจัดกลุ่มข้อมูลของคุณตามวิธีที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการส่งอีเมลไปหาผู้ที่อาศัยอยู่ในเมืองที่ระบุ ใช้การเรียงลำดับด้วยเมือง เพื่อให้ทุกคนที่อยู่ในแต่ละเมืองอยู่ในกลุ่มเดียวกัน การเรียงลำดับจะทำให้การเลือกผู้รับเมื่อเริ่มต้นจดหมายเวียนง่ายขึ้นกว่าเดิม

  1. คลิก การส่งจดหมาย > กรองผู้รับ

  2. คลิก เรียงลำดับระเบียบ > เรียงลำดับตาม และเลือกชื่อเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้เรียงลำดับ

    คลิก เรียงลำดับระเบียน เพื่อเรียงลำดับรายการในจดหมายเวียน

    เมื่อต้องการเรียงลำดับหลายๆ เขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น ต้องการเรียงลำดับตามรัฐและตามเมือง ให้คลิก จากนั้น เรียงลำดับตาม แล้วเลือกเขตข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้เรียงลำดับ

    คลิกเพื่อเรียงลำดับตามเขตข้อมูลหลายรายการ

  3. เมื่อเรียงลำดับเขตข้อมูลทั้งหมดตามที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ตกลง

กรองรายชื่อเพื่อดูเฉพาะแถวที่คุณต้องการใส่

คุณสามารถกรองรายการเพื่อให้เห็นเฉพาะบุคคลหรือรายการที่คุณต้องการใส่ในจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น เฉพาะบุคคลที่อยู่ในเมืองที่ระบุหรือดูรายการสินค้าคงคลังที่มีราคาตามที่ระบุเท่านั้น

  1. คลิก การส่งจดหมาย > กรองผู้รับ

    คลิกเพื่อกรองรายการจดหมายเวียน

  2. ใน กรองระเบียบ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากกล่อง เขตข้อมูล แล้วคลิกคอลัมน์ที่คุณต้องการใช้กรอง ตัวอย่างเช่น ชื่อเรื่อง หรือ นามสกุล

    คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการกรอง

  3. คลิก การเปรียบเทียบ แล้วคลิกชนิดการเปรียบเทียบที่คุณต้องการ

    คลิกตัวเลือก การเปรียบเทียบ ที่คุณต้องการตั้งค่า

  4. ในกล่อง เปรียบเทียบกับ ให้พิมพ์ค่าสำหรับตัวกรอง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกเมืองในรายการ เขตข้อมูล ก็ให้พิมพ์ชื่อเมือง

  5. คลิก และ หรือ หรือ แล้วเพิ่มเงื่อนไขอื่นให้กับตัวกรองของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการผลลัพธ์สำหรับสองเมือง ให้คลิก หรือ และคลิกเมืองในรายการ เขตข้อมูล คลิก เท่ากับ แล้วพิมพ์ชื่อของเมืองที่สองลงไป

  6. คลิก ตกลง

ตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะแทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียนในเอกสารที่คุณใช้สำหรับ จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ป้ายชื่อ แล้ว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×