เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออกที่บันทึกไว้

เมื่อคุณเรียกใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าหรือตัวช่วยสร้างการส่งออกใน Access คุณสามารถบันทึกการตั้งค่าที่คุณใช้เป็นข้อกำหนดเพื่อให้คุณสามารถทำซ้ำการดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกเมื่อใดก็ได้

ก่อนอื่นคุณต้องเรียกใช้การดำเนินการนำเข้าหรือส่งออกเพื่อบันทึกข้อกำหนด อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ข้อกำหนดที่มีอยู่สำหรับการดำเนินการที่คุณไม่เคยทำมาก่อน ถ้าการดำเนินการของคุณตรงตามเงื่อนไขใดๆ ต่อไปนี้:

  • ถ้าความแตกต่างเดียวระหว่างการดำเนินการที่คุณต้องการเรียกใช้และข้อกำหนดที่มีอยู่คือ ชื่อของไฟล์ต้นฉบับ (ในกรณีที่เกิดการดำเนินการนำเข้า) หรือไฟล์ปลายทาง (ในกรณีที่เกิดการดำเนินการส่งออก) คุณจะสามารถเปลี่ยนชื่อของไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทางที่กล่าวถึงในข้อกำหนดที่มีอยู่ แล้วเรียกใช้ข้อกำหนด

  • ถ้าคุณจำเป็นต้องส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบ และความแตกต่างเดียวระหว่างการดำเนินการที่คุณต้องการดำเนินการและข้อกำหนดที่มีอยู่คือ การตั้งค่าคอลัมน์หรือตัวกรอง คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าคอลัมน์และตัวกรองในข้อกำหนด การตั้งค่าคอลัมน์และตัวกรองปัจจุบันจะกำหนดสิ่งที่ส่งออกเสมอ ไม่ใช่การตั้งค่าที่มีผลในขณะที่สร้างข้อกำหนด

เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือส่งออกจาก Access

หลังจากที่คุณบันทึกรายละเอียดเป็นข้อกำหนด ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เมื่อคุณต้องการทำซ้ำการดำเนินการ

เรียกใช้ข้อกำหนด

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่ประกอบด้วยข้อกำหนด ถ้าไม่ได้เปิดอยู่ เมื่อคุณเรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้า ฐานข้อมูลปัจจุบันคือฐานข้อมูลปลายทาง เมื่อคุณเรียกใช้ข้อกำหนดการส่งออก ฐานข้อมูลปัจจุบันคือฐานข้อมูลต้นฉบับ

  2. ถ้าข้อกำหนดส่งออกข้อมูลที่จัดรูปแบบไปยังเวิร์กบุ๊ก Excel หรือเอกสาร Word ให้เปิดวัตถุ และทำให้แน่ใจว่าเขตข้อมูลที่คุณต้องการส่งออกไม่ได้ถูกซ่อนในมุมมอง ในทำนองเดียวกัน ให้ตรวจทานการตั้งค่าตัวกรองเพื่อให้แน่ใจว่า ระเบียนทั้งหมดที่คุณต้องการส่งออกจะมองเห็นได้ในมุมมอง

  3. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ให้คลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ หรือ การส่งออกที่บันทึกไว้ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ จัดการงานข้อมูล

  4. ในกล่องโต้ตอบ จัดการงานข้อมูล บนแท็บ การนำเข้าที่บันทึกไว้ หรือ การส่งออกที่บันทึกไว้ ให้คลิกข้อกำหนดที่คุณต้องการเรียกใช้

  5. ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นฉบับ (เมื่อคุณกำลังเรียกใช้การดำเนินการนำเข้า) หรือไฟล์ปลายทาง (เมื่อคุณกำลังเรียกใช้การดำเนินการส่งออก) ให้คลิกเส้นทางของไฟล์เพื่อแก้ไข

    เป็นสิ่งสำคัญที่จะทราบว่าคุณสามารถเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นฉบับหรือปลายทาง แต่ไฟล์ใหม่ที่คุณระบุต้องตรงตามข้อกำหนดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการให้สำเร็จ

  6. ก่อนที่คุณจะคลิก เรียกใช้ คุณต้องทำให้แน่ใจว่า ไฟล์้นฉบับหรือปลายทางมีอยู่ แหล่งข้อมูลจะพร้อมสำหรับการนำเข้า และการดำเนินการจะไม่เขียนทับข้อมูลในไฟล์ปลายทางของคุณโดยไม่ตั้งใจ ทำทุกสิ่งที่คุณต้องการทำเพื่อให้มั่นใจว่าประสบความสำเร็จในการดำเนินการที่ขับเคลื่อนด้วยตัวช่วยสร้างก่อนที่จะเรียกใช้ข้อกำหนดที่บันทึกไว้

  7. คลิก เรียกใช้

    Access จะแสดงข้อความที่แจ้งสถานะของการดำเนินการ ถ้าการดำเนินการล้มเหลว ให้แก้ไขข้อผิดพลาดแบบเดียวกับที่คุณต้องทำถ้าคุณกำลังใช้ตัวช่วยสร้าง

    เคล็ดลับ: ถ้าข้อความไม่ได้ระบุสาเหตุของความล้มเหลว ให้ลองเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้าหรือส่งออก และทำตามขั้นตอนของกล่องโต้ตอบเพื่อดำเนินการเดียวกัน

เรียกใช้ข้อกำหนดการนำเข้าหรือการส่งออกที่บันทึกไว้จาก Outlook

ถ้าคุณได้ตั้งค่าข้อกำหนดเป็นงาน Outlook คุณสามารถเริ่มการดำเนินการจากภายใน Outlook

หมายเหตุ: คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเส้นทางหรือชื่อไฟล์ของไฟล์ภายนอกในข้อกำหนดก่อนที่จะเริ่มการดำเนินการเมื่อคุณเรียกใช้ข้อกำหนดจากภายใน Outlook เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อไฟล์ในข้อกำหนด ให้เริ่มการดำเนินการจากภายใน Access แทนที่จะเป็นงานจาก Outlook

ก่อนที่ตุณจะเริ่มการดำเนินการใน Outlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Access ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ และไฟล์ต้นฉบับและปลายทางมีอยู่ ทำทุกสิ่งที่คุณต้องการทำเพื่อให้มั่นใจว่าประสบความสำเร็จในการดำเนินการที่ขับเคลื่อนด้วยตัวช่วยสร้างก่อนที่คุณจะเรียกใช้ข้อกำหนดที่บันทึกไว้

เรียกใช้ข้อกำหนด

  1. เริ่ม Outlook แล้วคลิก งาน ในบานหน้าต่างการนำทาง ดับเบิลคลิกงานเพื่อเปิด

  2. บนแท็บ งาน ในกลุ่ม Microsoft Office Access ให้คลิก เรียกใช้การนำเข้า หรือ เรียกใช้การส่งออก คลิก ตกลง บนข้อความการยืนยันเพื่อยืนยัน

    ถ้าการดำเนินการเสร็จเรียบร้อย จะไม่มีข้อความแสดงขึ้น ถ้าการดำเนินการล้มเหลว Access จะแสดงข้อความอธิบายสาเหตุของข้อผิดพลาด ลองแก้ไขข้อผิดพลาดแบบเดียวกับที่คุณต้องทำถ้าคุณกำลังใช้ตัวช่วยสร้าง

    เคล็ดลับ: ถ้าข้อความไม่ได้ระบุสาเหตุของความล้มเหลว ให้ลองเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้าหรือส่งออก และทำตามขั้นตอนของกล่องโต้ตอบเพื่อดำเนินการเดียวกัน

ฉันต้องรู้อะไรอีก

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×