เริ่มต้นใช้งาน Access 2007

สิ่งสำคัญ:  บทความนี้เป็นการแปลด้วยเครื่อง โปรดดู ข้อจำกัดความรับผิดชอบ โปรดดูบทความฉบับภาษาอังกฤษ ที่นี่ เพื่อใช้อ้างอิง

คุณสามารถเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access 2007 ได้หลายวิธี ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังใช้ Access เป็นครั้งแรก กำลังย้ายข้อมูลจากฐานข้อมูลหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณอื่นมายัง Access หรือกำลังอัปเกรดจาก Access รุ่นก่อนหน้า บทความนี้ครอบคลุมคำถามที่มักเกิดขึ้นในแต่ละสถานการณ์เหล่านี้

คุณต้องการทำสิ่งใด

เริ่มต้นใช้งาน Access เป็นครั้งแรก

การนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมกระดาษคำนวณหรือโปรแกรมอื่น

การใช้ฐานข้อมูลรุ่นก่อนหน้าใน Access หลายรุ่น

เริ่มต้นใช้งาน Access เป็นครั้งแรก

Office Access 2007 มีการปรับปรุงจำนวนหนึ่งที่ทำให้กระบวนการสร้างฐานข้อมูลง่ายขึ้นกว่าเดิม ผู้ใช้ที่สร้างฐานข้อมูลใน Access มาก่อนจะชื่นชอบวิธีที่ฟีเจอร์ใหม่และฟีเจอร์ที่ได้รับการปรับปรุงเหล่านี้ช่วยเพิ่มความเร็วในกระบวนการสร้าง

เมื่อคุณเริ่มต้น Office Access 2007 หน้าจอแรกที่ปรากฏขึ้นมาคือ หน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access (เว้นแต่คุณเริ่มต้น Access โดยการคลิกสองครั้งที่แฟ้มฐานข้อมูล Access ที่เจาะจง ซึ่งในกรณีนี้ฐานข้อมูลจะเปิดขึ้นแทน) หน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access เป็นจุดเริ่มต้นที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ เปิดฐานข้อมูลที่มีอยู่ หรือดูเนื้อหาแนะนำจาก Microsoft Office Online

สร้างฐานข้อมูลโดยใช้เทมเพลต

การดาวน์โหลดแม่แบบจาก Microsoft Office Online

การสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

เพิ่มตาราง

การวางข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

Access 2010 มีเครื่องมือเปี่ยมประสิทธิภาพซึ่งทำให้ง่ายต่อการ ติดตาม รายงาน และแชร์ข้อมูลของคุณ

การสร้างฐานข้อมูลโดยใช้แม่แบบ

Access มีแม่แบบที่หลากหลายซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อสร้างฐานข้อมูลของคุณได้รวดเร็วขึ้น แม่แบบคือฐานข้อมูลแบบพร้อมใช้ที่มีตาราง แบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น แม่แบบที่สามารถใช้ในการติดตามปัญหา จัดการที่ติดต่อ หรือเก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายได้ แม่แบบบางแม่แบบจะมีระเบียนตัวอย่างสองสามระเบียนไว้เพื่อใช้ในการสาธิตการใช้งานแม่แบบนั้น คุณสามารถนำฐานข้อมูลแม่แบบไปใช้ได้ทันที หรือจะกำหนดฐานข้อมูลนั้นเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณก็ได้

  1. เริ่มต้น Access ถ้ายังไม่ได้เริ่ม

    ถ้าฐานข้อมูลเปิดอยู่ ให้ดำเนินการต่อไปนี้เพื่อแสดงหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นคลิก ปิดฐานข้อมูล รูปปุ่ม

      หน้าการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

  2. แม่แบบหลายแม่แบบจะแสดงภายใต้ แม่แบบคุณลักษณะที่ใช้ออนไลน์ ในหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access และจะมีแม่แบบเพิ่มเติมให้ใช้งานเมื่อคุณคลิกประเภทใดประเภทหนึ่งภายใต้ ประเภทแม่แบบ ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง Access อีกทั้งมีแม่แบบเพิ่มเติมให้ดาวน์โหลดจากเว็บไซต์ Microsoft Office (ดูส่วนถัดไป การดาวน์โหลดแม่แบบจาก Microsoft Office Online สำหรับรายละเอียด)

  3. คลิกแม่แบบที่คุณต้องการใช้

  4. ในบานหน้าต่างทางด้านขวาของหน้าต่าง Access โปรแกรม Access จะแนะนำชื่อแฟ้มสำหรับฐานข้อมูลของคุณในกล่อง ชื่อแฟ้ม คุณสามารถแก้ไขชื่อแฟ้มและระบุโฟลเดอร์อื่น อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลของคุณและเชื่อมโยงไปที่ไซต์ Windows SharePoint Services 3.0

  5. คลิก สร้าง (หรือคลิก ดาวน์โหลด สำหรับแม่แบบ Office Online)

    Access จะสร้างและเปิดฐานข้อมูลดังกล่าว ฟอร์มจะแสดงขึ้น ซึ่งคุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูล

    ถ้าแม่แบบของคุณมีข้อมูลตัวอย่าง คุณสามารถลบระเบียนแต่ละรายการได้ดังนี้

    • คลิกส่วนหัวของแถวสำหรับระเบียนที่คุณต้องการลบ (ส่วนหัวของแถวคือ กล่องหรือแถบทางด้านซ้ายของระเบียน)

    • บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม ระเบียน ให้คลิก ลบ รูปปุ่ม

  6. เมื่อเริ่มป้อนข้อมูล ให้คลิกเซลล์ว่างเซลล์แรกบนฟอร์ม แล้วเริ่มพิมพ์ เมื่อป้อนระเบียนไปแล้วจำนวนหนึ่ง คุณสามารถใช้บานหน้าต่างนำทางเพื่อดูว่ามีฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ ที่คุณต้องการใช้งานหรือไม่

การดาวน์โหลดแม่แบบจาก Microsoft Office Online

ถ้าคุณไม่สามารถค้นหาแม่แบบที่เหมาะกับความต้องการของคุณบนหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access คุณสามารถสำรวจเว็บไซต์ Office Online เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม

  1. เริ่มต้น Access ถ้ายังไม่ได้เริ่ม

    ถ้าฐานข้อมูลเปิดอยู่ ให้ดำเนินการต่อไปนี้เพื่อแสดงหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม จากนั้นคลิก ปิดฐานข้อมูล รูปปุ่ม

  2. ใกล้ๆ ด้านล่างของหน้า เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ภายใต้ เพิ่มเติมบน Office Online ให้คลิก แม่แบบ

    เว็บไซต์ Office Online จะปรากฏขึ้นในหน้าต่างเบราว์เซอร์ใหม่

  3. ใช้เครื่องมือค้นหาบนไซต์ Office Online เพื่อค้นหาและดาวน์โหลดแม่แบบที่คุณต้องการ

  4. หลังจากที่คุณดาวน์โหลดแม่แบบแล้ว ฐานข้อมูลใหม่จะถูกเก็บไว้ที่หนึ่งในโฟลเดอร์ต่อไปนี้

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My Documents

      ในครั้งถัดไปที่คุณต้องการทำงานกับฐานข้อมูล ให้ใช้ Access หรือ Windows Explorer เพื่อเปิดฐานข้อมูลดังกล่าวจากตำแหน่งที่ตั้งนั้น

ส่วนบน

การสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

ถ้าไม่มีแม่แบบใดที่เหมาะกับความต้องการของคุณ หรือถ้าคุณมีข้อมูลในโปรแกรมอื่นที่คุณต้องการนำเข้ามาใน Access คุณสามารถเลือกที่จะสร้างฐานข้อมูลเองตั้งแต่เริ่มต้นได้ สำหรับโปรแกรมประยุกต์ส่วนใหญ่ วิธีนี้มักจะหมายถึงการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งสองอย่างต่อไปนี้

  • สร้างตารางใหม่ จากนั้นป้อน วาง หรือนำเข้าข้อมูลในตารางเหล่านั้น

  • การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น ซึ่งสร้างตารางใหม่ในกระบวนการ

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผนและการออกแบบฐานข้อมูลหรือเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์ ฟอร์ม รายงาน หรือคิวรี ให้ไปที่ลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

สร้างฐานข้อมูลเปล่า

  1. เริ่มโปรแกรม Access

  2. บนหน้า การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access ให้คลิก ฐานข้อมูลเปล่า

    ปุ่มฐานข้อมูลเปล่า

  3. ในบานหน้าต่าง ฐานข้อมูลเปล่า ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มในกล่อง ชื่อแฟ้ม ถ้าคุณไม่ใส่นามสกุลแฟ้ม Access จะใส่ให้คุณ ตำแหน่งที่ตั้งแฟ้มเริ่มต้นคือที่ใดที่หนึ่งต่อไปนี้

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 หรือ Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My Documents

      เมื่อต้องการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้ม ให้คลิก เรียกดู รูปปุ่ม ที่อยู่ถัดจากกล่อง ชื่อแฟ้ม จากนั้นเรียกดูและเลือกตำแหน่งที่ตั้งใหม่ แล้วคลิก ตกลง

  4. คลิก สร้าง

    Access จะสร้างฐานข้อมูล จากนั้นเปิดตารางเปล่า (ชื่อ Table1) ใน มุมมองแผ่นข้อมูล

  5. Access จะจัดตำแหน่งเคอร์เซอร์ในเซลล์ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

    ตารางใหม่ที่ว่างในฐานข้อมูลใหม่

    เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์หรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ ตามที่อธิบายไว้ในส่วน การวางข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access ในตอนท้ายของบทความนี้

    หมายเหตุ: 

    • การป้อนข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลได้รับการออกแบบให้คล้ายคลึงกับการป้อนข้อมูลในแผ่นงาน Excel อย่างมาก โดยมีข้อจำกัดที่สำคัญก็คือจะต้องป้อนข้อมูลในแถวและคอลัมน์ที่ต่อกัน โดยเริ่มจากมุมบนด้านซ้ายของแผ่นข้อมูล คุณไม่ควรจัดรูปแบบข้อมูลของคุณให้มีแถวว่างหรือคอลัมน์ว่างรวมอยู่ด้วยเหมือนที่คุณอาจทำในแผ่นงาน Excel เนื่องจากการทำเช่นนี้จะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่ในตารางของคุณ ตารางต้องมีแต่ข้อมูลของคุณเท่านั้น การนำเสนอข้อมูลที่มองเห็นได้จะทำได้ในฟอร์มและรายงานที่คุณจะออกแบบในภายหลัง

    • โครงสร้างตารางจะถูกสร้างขณะที่คุณป้อนข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มคอลัมน์ใหม่ในตาราง จะมีการกำหนดเขตข้อมูลใหม่ขึ้น Access จะตั้งค่า ชนิดข้อมูล ของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีคอลัมน์ที่คุณป้อนเฉพาะค่าวันที่เท่านั้น Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลนั้นให้เป็น Date/Time ถ้าคุณพยายามป้อนค่าที่ไม่ใช่วันที่ (เช่น ชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์) ลงในเขตข้อมูลนั้นในภายหลัง Access จะแสดงข้อความแจ้งคุณว่าค่านั้นไม่ตรงกับชนิดข้อมูลของคอลัมน์นั้น ถ้าเป็นไปได้คุณควรวางแผนตารางของคุณเพื่อให้แต่ละคอลัมน์มีข้อมูลชนิดเดียวกัน ซึ่งอาจเป็นข้อความ วันที่ ตัวเลข หรือชนิดอื่นๆ บางชนิด การทำเช่นนี้จะทำให้การสร้างแบบสอบถาม ฟอร์ม และรายงานที่เลือกเฉพาะข้อมูลที่คุณต้องการทำได้ง่ายขึ้นมาก

    • สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับแผ่นข้อมูล ให้ดูบทความ การเปิดแผ่นข้อมูลเปล่า

ถ้าคุณไม่สนใจที่จะป้อนข้อมูลในขณะนี้ ให้คลิก ปิด รูปปุ่ม

การเพิ่มตาราง

คุณสามารถเพิ่มตารางใหม่ลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ในกลุ่ม ตาราง บนแท็บ สร้าง

รูป Ribbon ของ Access

คลิก ตาราง เพื่อสร้างตารางเปล่าในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถใช้มุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อเริ่มป้อนข้อมูลในทันที และให้ Access สร้างโครงสร้างของตารางให้คุณขณะทำงาน หรือคุณสามารถใช้ มุมมองออกแบบ เพื่อสร้างโครงสร้างของตารางก่อน จากนั้นค่อยสลับกลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อป้อนข้อมูล ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นในมุมมองใด คุณสามารถสลับไปยังมุมมองอื่นได้ตลอดเวลาด้วยการใช้ปุ่มของมุมมองต่างๆ บนแถบสถานะของหน้าต่าง Access

แทรกตาราง โดยเริ่มต้นในมุมมองแผ่นข้อมูล    ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณสามารถป้อนข้อมูลได้ทันทีแล้วให้ Access สร้างโครงสร้างตารางให้เบื้องหลัง ชื่อเขตข้อมูลจะถูกกำหนดเป็นตัวเลข (Field1, Field2 และอื่นๆ) และ Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่คุณป้อน

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง รูปปุ่ม

  2. Access จะสร้างตาราง และวางเคอร์เซอร์ไว้ที่เซลล์ว่างเซลล์แรกในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ชื่อ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ คุณอาจอยู่ในมุมมองออกแบบ ไม่ใช่มุมมองแผ่นข้อมูล เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกสองครั้งที่ตารางในบานหน้าต่างนำทาง Access จะแสดงพร้อมท์ให้คุณตั้งชื่อตารางใหม่ จากนั้นสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล

  3. ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่ รูปปุ่ม

    Access จะแสดงบานหน้าต่าง แม่แบบเขตข้อมูล ที่มีรายการชนิดเขตข้อมูลที่ใช้เป็นประจำ ถ้าคุณลากหนึ่งในเขตข้อมูลลงในแผ่นข้อมูลของคุณ Access จะเพิ่มเขตข้อมูลชื่อนั้น และตั้งค่าคุณสมบัติเป็นค่าที่เหมาะสมสำหรับชนิดของเขตข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติได้ในภายหลัง คุณต้องลากเขตข้อมูลลงในพื้นที่ของแผ่นข้อมูลที่มีข้อมูล แถบการแทรกแนวตั้งจะปรากฏขึ้น เพื่อแสดงตำแหน่งที่ตั้งของเขตข้อมูล

  4. เมื่อต้องการเพิ่มข้อมูล ให้เริ่มพิมพ์ในเซลล์ที่ว่างเซลล์แรกนั้นหรือคุณสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นก็ได้เช่นกัน ซึ่งจะอธิบายภายหลังในบทความนี้

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อคอลัมน์ใหม่ ขอแนะนำให้ใช้ชื่อที่สื่อความหมายในแต่ละเขตข้อมูล เพื่อให้คุณทราบว่าเขตข้อมูลนั้นๆ มีข้อมูลอะไรเมื่อดูในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

    • เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้เลือกคอลัมน์นั้นด้วยการคลิกส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันหลายคอลัมน์ แล้วลากคอลัมน์ทั้งหมดไปไว้ในตำแหน่งใหม่พร้อมกันได้อีกด้วย

แทรกตาราง โดยเริ่มในมุมมองออกแบบ    ในมุมมองออกแบบ คุณต้องสร้างโครงสร้างของตารางใหม่ก่อน จากนั้นจึงสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลเพื่อป้อนข้อมูล หรือคุณอาจป้อนข้อมูลโดยใช้วิธีอื่น เช่น การวางหรือการผนวกข้อมูล

  1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ออกแบบตาราง รูปปุ่ม

  2. สำหรับแต่ละเขตข้อมูลในตารางของคุณ ให้พิมพ์ชื่อในคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล แล้วเลือกชนิดข้อมูลจากรายการ ชนิดข้อมูล

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่เห็นคอลัมน์ ชื่อเขตข้อมูล และ ชนิดข้อมูล คุณอาจอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล ไม่ใช่มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับไปยังมุมมองออกแบบ ให้คลิกปุ่ม มุมมองออกแบบ ในแถบสถานะของหน้าต่าง Access Access จะแสดงพร้อมท์ให้คุณตั้งชื่อตารางใหม่ จากนั้นสลับไปยังมุมมองออกแบบ

  3. ถ้าต้องการ คุณสามารถป้อนคำอธิบายสำหรับเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูลได้ในคอลัมน์ คำอธิบาย คำอธิบายที่คุณป้อนจะแสดงอยู่ในแถบสถานะเมื่อจุดแทรกอยู่ในเขตข้อมูลนั้น และจะใช้เป็นข้อความบนแถบสถานะของตัวควบคุมใดๆ ที่คุณสร้างด้วยการลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน และสำหรับตัวควบคุมใดๆ ที่ถูกสร้างขึ้นสำหรับเขตข้อมูลนั้นด้วยตัวช่วยสร้างฟอร์มหรือตัวช่วยสร้างรายงาน

  4. หลังจากที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลของคุณทั้งหมดแล้ว ให้บันทึกตาราง

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

  5. คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลลงในตารางได้ตลอดเวลาด้วยการสลับไปยังมุมมองแผ่นข้อมูล จากนั้นคลิกในเซลล์แรกที่ว่าง แล้วจึงพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถวางข้อมูลจากแหล่งอื่นได้เช่นกัน ซึ่งจะอธิบายในส่วนถัดไป

หลังป้อนข้อมูลลงไปแล้ว ถ้าต้องการเพิ่มเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลลงในตารางของคุณ คุณสามารถทำได้โดยการเริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ในมุมมองแผ่นข้อมูล หรือจะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่โดยใช้คำสั่งต่างๆ ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ บนแท็บ แผ่นข้อมูล ก็ได้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตาราง ซึ่งรวมถึงการใช้แม่แบบตาราง ให้ดูบทความเรื่อง การสร้างตารางในฐานข้อมูล

ส่วนบน

การวางข้อมูลจากแหล่งอื่นลงในตาราง Access

ถ้าขณะนี้ข้อมูลของคุณเก็บอยู่ในโปรแกรมอื่น เช่น Office Excel 2007 คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลนั้นลงในตาราง Access ได้ โดยทั่วไป วิธีนี้จะใช้ได้ดีที่สุดถ้าข้อมูลของคุณแยกเป็นคอลัมน์อยู่แล้วขณะที่อยู่ในแผ่นงาน Excel ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ วิธีดีที่สุดคือการแบ่งคอลัมน์ข้อมูลโดยใช้แท็บ หรือแปลงข้อมูลให้เป็นตารางในโปรแกรมประมวลผลคำก่อนที่จะคัดลอกข้อมูลนั้น ถ้าข้อมูลของคุณจำเป็นต้องมีการแก้ไขหรือจัดการ (เช่น แบ่งชื่อเต็มออกเป็นชื่อกับนามสกุล) คุณควรดำเนินการนี้ก่อนที่จะคัดลอกข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับ Access

เมื่อคุณวางข้อมูลลงในตารางเปล่า Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามชนิดของข้อมูลที่พบ ตัวอย่างเช่น ถ้าเขตข้อมูลที่วางมีแต่วันที่ Access จะใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลากับเขตข้อมูลนั้น ถ้าเขตข้อมูลมีแต่คำว่า "yes" และ "no" Access จะใช้ชนิดข้อมูล Yes/No กับเขตข้อมูลนั้น

Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามสิ่งที่พบในแถวแรกของข้อมูลที่วาง ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางมีชนิดที่คล้ายกันกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลนั้น และจะกำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล (F1, F2 และอื่นๆ) ถ้าแถวแรกของข้อมูลที่วางไม่คล้ายกันกับแถวอื่นๆ ที่ตามมา Access จะพิจารณาว่าแถวแรกประกอบด้วยชื่อเขตข้อมูล และ Access จะตั้งชื่อเขตข้อมูลตามนั้นโดยไม่รวมแถวแรกไว้ในข้อมูล

ถ้า Access กำหนดชื่อทั่วไปให้กับเขตข้อมูล คุณควรเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลนั้นให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ให้ใช้กระบวนงานต่อไปนี้

  1. บันทึกตาราง

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S

  2. ในมุมมองแผ่นข้อมูล ให้คลิกสองครั้งที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ จากนั้นพิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับคอลัมน์นั้น อาจดูเหมือนว่าคุณกำลังพิมพ์ทับข้อมูล แต่แถวส่วนหัวของคอลัมน์จะมีชื่อเขตข้อมูล ไม่ใช่ตัวข้อมูล

  3. บันทึกตารางอีกครั้ง

หมายเหตุ: คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลได้ด้วยการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' แล้วแก้ไขชื่อเขตข้อมูลที่นั่นได้ เมื่อต้องการสลับไปที่มุมมอง 'ออกแบบ' ให้คลิกขวาที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง' จากนั้นคลิก มุมมองออกแบบ เมื่อต้องการสลับกลับไปที่มุมมอง 'แผ่นข้อมูล' ให้คลิกสองครั้งที่ตารางใน 'บานหน้าต่างนำทาง'

ส่วนบน

การนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น

คุณอาจมีข้อมูลที่รวบรวมไว้ในโปรแกรมอื่น และต้องการนำข้อมูลนั้นเข้ามาใน Access หรือคุณอาจทำงานกับบุคคลที่เก็บข้อมูลไว้ในโปรแกรมอื่น และคุณต้องการทำงานกับข้อมูลนั้นใน Access ไม่ว่าจะในกรณีใด Access จะช่วยให้คุณนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ ได้ง่ายๆ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel จากตารางในฐานข้อมูล Access อื่น จากรายการ SharePoint หรือจากแหล่งอื่นๆ ที่หลากหลาย ขั้นตอน้จะแตกต่างกันเล็กน้อยโดยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูลของคุณ แตคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณในการเริ่มต้นใช้งานได้

  1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกคำสั่งสำหรับชนิดแฟ้มที่คุณต้องการนำเข้า

    รูป Ribbon ของ Access

    ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแผ่นงาน Excel ให้คลิก Excel ถ้าคุณไม่เห็นชนิดโปรแกรมที่ถูกต้อง ให้คลิก เพิ่มเติม

    หมายเหตุ: ถ้าคุณไม่พบชนิดรูปแบบที่ถูกต้องในกลุ่ม นำเข้า คุณอาจต้องเริ่มโปรแกรมที่คุณใช้สร้างข้อมูลในครั้งแรก แล้วใช้โปรแกรมดังกล่าวเพื่อบันทึกข้อมูลในรูปแบบแฟ้มทั่วไป (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าข้อมูลนั้นลงใน Access ได้

  2. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู เพื่อเรียกดูแฟ้มข้อมูลต้นทาง หรือพิมพ์เส้นทางแบบเต็มของแฟ้มข้อมูลต้นทางในกล่อง ชื่อแฟ้ม

  3. คลิกที่ตัวเลือกที่ต้องการภายใต้ ระบุวิธีการและตำแหน่งที่คุณต้องการจะเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน คุณสามารถสร้างตารางใหม่โดยใช้ข้อมูลที่นำเข้า ผนวกข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ หรือสร้างตารางที่เชื่อมโยงที่รักษาการเชื่อมโยงไปยังแหล่งข้อมูลได้

  4. คลิก ตกลง

    Access จะเริ่มตัวช่วยสร้างการนำเข้า

  5. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการนำเข้า กระบวนงานที่คุณต้องทำจะขึ้นอยู่กับตัวเลือกการนำเข้าหรือตัวเลือกการเชื่อมโยงที่คุณเลือก

  6. ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก เสร็จสิ้น

    Access จะถามคุณว่าต้องการบันทึกรายละเอียดการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จสิ้นไปหรือไม่

    • ถ้าคุณคิดว่าคุณจะต้องใช้การดำเนินการนำเข้าเดียวกันนี้อีก ให้คลิก บันทึกขั้นตอนการนำเข้า แล้วใส่รายละเอียดต่างๆ

      จากนั้นคุณสามารถทำซ้ำการดำเนินการนำเข้านี้ได้ด้วยการคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ ในกลุ่ม นำเข้า บนแท็บ ข้อมูลภายนอก คลิกสเปคการนำเข้า แล้วคลิก เรียกใช้

    • ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ ให้คลิก ปิด

Access จะนำเข้าข้อมูลลงในตารางใหม่ จากนั้นแสดงตารางภายใต้ ตาราง ในบานหน้าต่างนำทาง

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการนำเข้าข้อมูลลงใน Access ให้ติดตามการเชื่อมโยงในส่วน ดูเพิ่มเติม ของบทความนี้

ส่วนบน

การเปิดฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่แล้ว

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  2. คลิกทางลัดในกล่องโต้ตอบ เปิด หรือในกล่อง มองหาใน จากนั้นคลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลที่คุณต้องการ

  3. ในรายการโฟลเดอร์ ให้คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์จนกว่าคุณจะเปิดโฟลเดอร์ที่มีฐานข้อมูลได้

  4. เมื่อคุณพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลในโหมดการเปิดเริ่มต้น ให้คลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลนั้น

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลที่เข้าถึงร่วมกันในสภาพแวดล้อม ผู้ใช้หลายคน เพื่อให้ทั้งคุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถอ่านและเขียนลงในฐานข้อมูลนั้นได้ในเวลาเดียวกัน ให้คลิก เปิด

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวโดยที่คุณสามารถดูข้อมูลได้แต่แก้ไขข้อมูลไม่ได้ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดเพื่ออ่านอย่างเดียว

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคลเพื่อไม่ให้ผู้อื่นสามารถเปิดได้ขณะที่คุณเปิดอยู่ ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด จากนั้นคลิก เปิดแบบเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล

    • เมื่อต้องการเปิดฐานข้อมูลสำหรับการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียว ให้คลิกลูกศรถัดจากปุ่ม เปิด แล้วคลิก เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเป็นเอกสิทธิ์เฉพาะบุคคล ซึ่งผู้ใช้อื่นๆ จะยังคงเปิดฐานข้อมูลนี้ได้ แต่จะเป็นการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวเท่านั้น

ถ้าคุณไม่พบฐานข้อมูลที่คุณต้องการเปิด   

  1. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้คลิกทางลัด คอมพิวเตอร์ของฉัน หรือในกล่อง มองหาใน ให้คลิก คอมพิวเตอร์ของฉัน

  2. ในรายการของไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไดรฟ์ที่คุณคิดว่าอาจจะมีฐานข้อมูล แล้วคลิก ค้นหา

  3. ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณ แล้วกด ENTER เพื่อค้นหาฐานข้อมูล

  4. ถ้าพบฐานข้อมูลแล้ว ให้เปิดฐานข้อมูลนั้นด้วยการคลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลในกล่องโต้ตอบ ผลลัพธ์การค้นหา

  5. เนื่องจากการค้นหาเริ่มจากกล่องโต้ตอบ เปิด คุณจึงจำเป็นต้องคลิก ยกเลิก ในกล่องโต้ตอบนั้นก่อนที่ฐานข้อมูลนั้นจะเปิดขึ้น

หมายเหตุ: คุณสามารถเปิดแฟ้มข้อมูลในรูปแบบแฟ้มภายนอก (เช่น dBASE, Paradox, Microsoft Exchange หรือ Excel) ได้โดยตรง นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิด แหล่งข้อมูล ODBC เช่น Microsoft SQL Server หรือ Microsoft FoxPro โดยตรงได้อีกด้วย Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ขึ้นโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์เดียวกับแฟ้มข้อมูล และจะเพิ่มการเชื่อมโยงไปยังตารางแต่ละตารางในฐานข้อมูลภายนอก

เคล็ดลับ

  • เมื่อต้องการเปิดหนึ่งในฐานข้อมูลล่าสุดหลายรายการที่คุณเคยเปิด ให้คลิกชื่อแฟ้มในรายการ เปิดฐานข้อมูลล่าสุด ในหน้า การเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access Access จะเปิดฐานข้อมูล และนำการตั้งค่าตัวเลือกเดียวกันไปใช้ ซึ่งเป็นการตั้งค่าที่ฐานข้อมูลดังกล่าวใช้เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลนั้นครั้งล่าสุด ถ้ารายการแฟ้มที่ใช้งานล่าสุดไม่แสดงขึ้น ให้คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก ตัวเลือกของ Access กล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Access จะปรากฏขึ้น คลิกประเภท ขั้นสูง จากนั้นภายใต้ส่วน การแสดงผล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย รายการแฟ้มที่ใช้ล่าสุด (คุณยังสามารถระบุจำนวนแฟ้มที่ใช้ล่าสุดที่คุณต้องการให้แสดงในรายชื่อ โดยระบุจำนวนสูงสุดได้ 9 แฟ้ม)

  • ถ้าคุณกำลังเปิดฐานข้อมูลโดยการคลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม และใช้คำสั่ง เปิด คุณสามารถดูรายการแป้นพิมพ์ลัดไปยังฐานข้อมูลที่คุณเคยเปิดมาก่อนด้วยการคลิก เอกสารล่าสุดของฉัน ในกล่องโต้ตอบ เปิด

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

การนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมกระดาษคำนวณหรือโปรแกรมอื่น

ถ้าคุณคุ้นเคยกับฐานข้อมูลหรือโปรแกรมกระดาษคำนวณอื่นๆ คุณอาจทราบพื้นฐานเกี่ยวกับวิธีการทำงานของโปรแกรมประยุกต์เหล่านี้ และการนำฐานข้อมูลไปใช้แล้ว Access จะแตกต่างจากโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลอื่นๆ จำนวนมากโดยจะอนุญาตให้คุณสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีตัวเลือกมากมายสำหรับการทำงานกับโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น SQL Server

ในส่วนนี้

การนำเข้าแผ่นงาน Excel ลงใน Access

การนำเข้าแผ่นงาน Excel เป็นตารางในฐานข้อมูล Office Access 2007 ใหม่

การใช้ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางเพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

การทำงานกับข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ

การนำเข้าแผ่นงาน Excel ลงใน Access

หลายคนได้เริ่มสนใจ Access หลังจากที่เคยสร้างรายการใน Excel มาก่อน Excel ถือเป็นโปรแกรมที่ดีเยี่ยมในการเริ่มสร้างรายการ แต่เมื่อรายการเพิ่มจำนวนมากขึ้น การจัดระเบียบและปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันก็จะยากลำบากขึ้น ขั้นตอนต่อไปจึงมักจะเป็นการย้ายรายการไปยัง Access

ตารางฐานข้อมูลมีโครงสร้างคล้ายกับแผ่นงาน นั่นคือข้อมูลจะถูกจัดเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ด้วยเหตุนี้ การนำเข้าแผ่นงานลงในตารางฐานข้อมูลจึงเป็นเรื่องง่าย ข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของคุณในแผ่นงานกับการเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลคือวิธีการจัดระเบียบข้อมูล เพียงแค่นำเข้าแผ่นงานของคุณทั้งแผ่นงานให้เป็นตารางใหม่ในฐานข้อมูลนั้น ไม่สามารถแก้ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบและการปรับปรุงข้อมูลได้ โดยเฉพาะถ้าแผ่นงานของคุณมีข้อมูลที่ซ้ำซ้อนกัน เมื่อต้องการแก้ปัญหาเหล่านี้ คุณต้องแยกข้อมูลกระดาษคำนวณออกเป็นตารางต่างๆ โดยที่แต่ละตารางจะมีข้อมูลที่สัมพันธ์กัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดเรียงข้อมูลในตารางของคุณ ให้ดูในบทความ พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล

Access ประกอบด้วยตัวช่วยวิเคราะห์ตารางที่จะช่วยคุณดำเนินการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ได้ หลังจากนำเข้าข้อมูลของคุณลงในตารางแล้ว ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางจะช่วยคุณแยกตารางออกเป็นตารางต่างๆ โดยที่ตารางแต่ละตารางจะมีข้อมูลที่ไม่ซ้ำซ้อนกับตารางอื่นๆ นอกจากนี้ตัวช่วยยังจะสร้างความสัมพันธ์ที่จำเป็นระหว่างตารางให้อีกด้วย

การนำเข้าแผ่นงาน Excel เป็นตารางในฐานข้อมูล Office Access 2007 ใหม่

  1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก สร้าง

  2. พิมพ์ชื่อฐานข้อมูลใหม่ในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วคลิก สร้าง

  3. ปิด Table1

    เมื่อมีคำถามว่าคุณต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับการออกแบบของ Table1 หรือไม่ ให้คลิก ไม่ใช่

  4. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิก Excel รูปปุ่ม

  5. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ให้คลิก เรียกดู

  6. ใช้กล่องโต้ตอบ เปิดแฟ้ม เพื่อระบุตำแหน่งที่ตั้งแฟ้มของคุณ

  7. เลือกแฟ้ม แล้วคลิก เปิด

  8. ในกล่องโต้ตอบ รับข้อมูลภายนอก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกตัวเลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน

  9. คลิก ตกลง

    ตัวช่วยนำเข้ากระดาษคำนวณจะเริ่มทำงาน และถามคำถามบางอย่างเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ

  10. ทำตามคำแนะนำ โดยคลิก ถัดไป หรือ ย้อนกลับ เพื่อไปยังหน้าต่างๆ ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วย ให้คลิก เสร็จสิ้น

    หมายเหตุ: Access จะถามคุณว่าต้องการบันทึกรายละเอียดการดำเนินการนำเข้าที่คุณเพิ่งทำเสร็จไปหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณจะทำการดำเนินการนำเข้าในลักษณะเดิมอีกครั้ง ให้คลิก ใช่ จากนั้นป้อนรายละเอียด จากนั้นคุณจะสามารถทำการดำเนินการนำเข้าใหม่ซ้ำได้อย่างง่ายดายด้วยการคลิก การนำเข้าที่บันทึกไว้ ในกลุ่ม นำเข้า บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ถ้าคุณไม่ต้องการบันทึกรายละเอียดของการดำเนินการ ให้คลิก ปิด

Access จะนำเข้าข้อมูลไปยังตารางใหม่ และแสดงข้อมูลภายใต้ ตารางทั้งหมด ในบานหน้าต่างนำทาง

การใช้ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางเพื่อจัดระเบียบข้อมูลของคุณ

หลังจากที่ได้นำเข้าข้อมูลของคุณลงในตาราง Access แล้ว คุณสามารถใช้ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางเพื่อระบุข้อมูลที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นตัวช่วยจะมีวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบข้อมูลที่ซ้ำกันออกเป็นตารางที่แยกกัน เพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด Access จะเก็บตารางต้นฉบับไว้เป็นข้อมูลสำรอง แล้วสร้างตารางใหม่ที่คุณสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับโปรแกรมประยุกต์ฐานข้อมูลของคุณได้

  1. เปิดฐานข้อมูล Access ที่มีตารางที่คุณต้องการวิเคราะห์

  2. บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม วิเคราะห์ ให้คลิก วิเคราะห์ตาราง

    ตัวช่วยวิเคราะห์ตารางจะเริ่มทำงาน

    ในกรณีที่คุณไม่คุ้นเคยกับแนวคิดเรื่องการนอร์มัลไลซ์ หน้าอารัมภบทสองหน้าแรกในตัวช่วยจะมีบทช่วยสอนสั้นๆ ซึ่งมีปุ่มเพื่อให้คุณสามารถคลิกเพื่อดูตัวอย่างได้ ถ้าคุณไม่เห็นหน้าอารัมภบท แต่เห็นกล่องกาเครื่องหมายที่ระบุว่า แสดงหน้าอารัมภบทหรือไม่ แทน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แล้วคลิก ย้อนกลับ สองครั้งเพื่อดูบทนำ ถ้าคุณไม่ต้องการดูหน้าอารัมภบทอีกหลังจากอ่านบทนำแล้ว ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายดังกล่าว

  3. ในหน้าที่ขึ้นต้นด้วยประโยค ตารางใดมีเขตข้อมูลที่มีค่าซ้ำกันในหลายระเบียน ให้เลือกตารางที่คุณต้องการวิเคราะห์ แล้วคลิก ถัดไป

  4. คุณอาจปล่อยให้ตัวช่วยตัดสินว่าเขตข้อมูลใดควรอยู่กับตารางใด หรือคุณอาจตัดสินใจได้ด้วยตัวของคุณเองก็ได้ ถ้าคุณทำตามคำแนะนำของตัวช่วย คุณจะสามารถเปลี่ยนแปลงเค้าโครงตารางได้ในหน้าถัดไปของตัวช่วย

    หมายเหตุ: ถ้าคุณปล่อยให้ตัวช่วยตัดสินใจว่าเขตข้อมูลใดควรวางไว้ในตารางใด ทางเลือกของตัวช่วยอาจไม่เหมาะกับข้อมูลของคุณเสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าไม่มีข้อมูลมากพอ คุณควรตรวจสอบผลลัพธ์ของตัวช่วยอย่างรอบคอบ ในทางกลับกัน ตัวช่วยอาจแนะนำการจัดระเบียบที่มีประสิทธิภาพสูงกว่าแบบที่คุณคิดไว้ ดังนั้นการลองใช้ทางเลือกที่ตัวช่วยตัดสินใจให้อย่างน้อยหนึ่งครั้ง น่าจะเป็นความคิดที่ดี ถ้าคุณไม่พอใจกับคำแนะนำของตัวช่วย คุณสามารถจัดเรียงเขตข้อมูลใหม่ด้วยตนเองได้ และคุณยังสามารถคลิก ย้อนกลับ และจัดเรียงเขตข้อมูลทั้งหมดด้วยตัวของคุณเองได้ตลอดเวลา

  5. คลิก ถัดไป ในหน้านี้ ให้คุณระบุว่าตารางใดมีเขตข้อมูลใดบ้าง ถ้าคุณเลือกที่จะให้ตัวช่วยตัดสินใจ คุณควรจะเห็นตารางหลายๆ ตารางที่เชื่อมโยงกันด้วยเส้นความสัมพันธ์ หรือมิฉะนั้น Access จะสร้างตารางเพียงตารางเดียวซึ่งมีเขตข้อมูลทั้งหมด ไม่ว่ากรณีใด คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ในหน้านี้

    • คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางใดตารางหนึ่งไปวางบนพื้นที่ว่างของหน้านั้นเพื่อสร้างตารางใหม่ที่มีเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ Access จะพร้อมท์ให้คุณระบุชื่อตาราง

    • คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางหนึ่งไปยังอีกตารางหนึ่งได้ ถ้าคุณคิดว่าเขตข้อมูลเหล่านั้นจะถูกเก็บไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงกว่าในนั้น

    • ตารางส่วนใหญ่จะมีเขตข้อมูล ID หรือ ID ที่ถูกสร้างขึ้นไม่ซ้ำกัน เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูล ID ให้คลิก เคล็ดลับ ที่มุมบนขวาของตัวช่วย

    • เมื่อต้องการยกเลิกการเปลี่ยนแปลง ให้คลิกปุ่ม เลิกทำ

    • เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อตาราง ให้คลิกสองครั้งที่แถบชื่อของตาราง แล้วพิมพ์ชื่อใหม่ จากนั้นคลิก ตกลง

  6. หลังจากที่คุณจัดเรียงเขตข้อมูลในลักษณะที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  7. ถ้าตัวช่วยพบระเบียนที่มีค่าคล้ายกันมาก ตัวช่วยจะระบุค่าเหล่านั้นเป็นข้อผิดพลาดในการพิมพ์ที่เป็นไปได้ และจะแสดงบนหน้าจอให้คุณยืนยันว่าต้องการทำสิ่งใดกับค่าเหล่านั้น ให้เลื่อนไปตามรายการเพื่อค้นหาระเบียนใดๆ ที่มีค่าในคอลัมน์ การแก้ไข จากนั้นคลิกข้อมูลที่เหมาะสมในรายการแบบหล่นลง เลือก (ปล่อยไว้เหมือนที่เป็นอยู่) เพื่อไม่ให้ตัวช่วยทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับค่านั้น เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้คลิก ถัดไป

  8. ตัวช่วยจะถามว่า คุณต้องการสร้างแบบสอบถามที่มีลักษณะคล้ายกับตารางต้นฉบับของคุณหรือไม่ ถ้าคุณได้สร้างฟอร์มและรายงานที่ยึดตามตารางต้นฉบับแล้ว คุณควรสร้างแบบสอบถามนี้ ถ้าคุณเลือก ใช่ สร้างแบบสอบถาม ตัวช่วยจะเปลี่ยนชื่อตารางต้นฉบับโดยเติม "_OLD" ต่อท้ายชื่อตาราง และตั้งชื่อแบบสอบถามใหม่โดยใช้ชื่อของตารางต้นฉบับ ขณะนี้ฟอร์มและรายงานที่ยึดตามตารางจะใช้แบบสอบถามเป็นข้อมูล และจะทำงานต่อไปได้เหมือนเช่นเคย

  9. คลิก เสร็จสิ้น

    ตัวช่วยจะสร้างตารางใหม่ตามที่ระบุ แล้วเปิดตารางนั้นขึ้น ให้ปิดตารางเมื่อคุณตรวจสอบผลลัพธ์เสร็จสิ้นแล้ว

ส่วนบน

การทำงานกับข้อมูลจากโปรแกรมอื่นๆ

Office Access 2007 มีคุณลักษณะสำหรับการทำงานกับข้อมูลที่เก็บไว้ในโปรแกรมอื่นๆ

  • สร้างฐานข้อมูล Access ใหม่ที่เชื่อมโยงกับข้อมูลในอีกรูปแบบหนึ่ง    คุณสามารถใช้ Access ในการเปิดแฟ้มในรูปแบบอื่น เช่น ข้อความ, dBASE หรือกระดาษคำนวณได้ Access จะสร้างฐานข้อมูล Access ให้โดยอัตโนมัติและเชื่อมโยงแฟ้มนั้นให้กับคุณ

    1. เริ่มโปรแกรม Access

    2. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

    3. ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้คลิกชนิดของแฟ้มที่คุณต้องการเปิดในรายการ ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเป็นแฟ้มชนิดใด ให้คลิก All Files (*.*)

    4. ถ้าจำเป็น คุณสามารถเรียกดูโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มซึ่งคุณต้องการเปิดได้ เมื่อคุณพบแฟ้มแล้ว ให้คลิกสองครั้งเพื่อเปิดแฟ้มนั้น

    5. ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง ในหน้าสุดท้ายของตัวช่วย ให้คลิก เสร็จสิ้น

  • นำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลกับฐานข้อมูล Access ที่มีอยู่    คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมและแหล่งข้อมูลอื่นๆ มายังตาราง Access เพื่อให้ข้อมูลอยู่ในแฟ้ม Access หรือคุณจะเชื่อมโยงไปยังข้อมูลจาก Access เพื่อให้ข้อมูลยังคงอยู่ในแฟ้มต้นฉบับ (ภายนอกแฟ้ม Access) ก็ได้

    การนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูล

    1. บนแท็บ ข้อมูลภายนอก ในกลุ่ม นำเข้า ให้คลิกรูปแบบที่จัดเก็บข้อมูลไว้

      คุณสามารถนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลจากรูปแบบต่อไปนี้ได้

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • แฟ้มข้อความ

      • แฟ้ม XML

      • ฐานข้อมูล ODBC

      • เอกสาร HTML

      • Microsoft Office Outlook

      • dBASE

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        กล่องโต้ตอบ รับข้อมูลจากภายนอก จะปรากฏขึ้น

    2. ทำตามคำแนะนำในกล่องโต้ตอบ

      Access จะนำเข้าหรือเชื่อมโยงข้อมูลกับฐานข้อมูลของคุณ สำหรับรูปแบบส่วนใหญ่ คุณต้องระบุตำแหน่งที่ตั้งของข้อมูล แล้วเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูลของคุณ

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

การใช้ฐานข้อมูลรุ่นก่อนหน้าใน Access หลายรุ่น

ถ้าฐานข้อมูล Access หรือโครงการ Access ของคุณถูกสร้างขึ้นใน Access 2000 หรือใหม่กว่า คุณสามารถใช้ฐานข้อมูลหรือโครงการนั้นใน Access รุ่นที่ใช้สร้างแฟ้มนั้นหรือ Access รุ่นที่ใหม่กว่าได้ถึงแม้ว่าแฟ้มนั้นจะเปิดใช้งานความปลอดภัยอยู่ก็ตาม ตัวอย่างเช่น แฟ้ม Access 2000 สามารถใช้ได้ใน Access 2000 ไปจนถึง Office Access 2007 และ แฟ้ม Access 2002-2003 สามารถใช้ได้ใน Access 2002-2003 ไปจนถึง Office Access 2007

คุณอาจเจอสถานการณ์ที่คุณต้องการเก็บข้อมูลของคุณไว้ใน Access รุ่นก่อนหน้า แต่คุณมีผู้ใช้ที่ใช้ Access รุ่นที่ใหม่กว่าซึ่งต้องการเชื่อมโยงกับข้อมูลนั้น และต้องการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะบางอย่างของรุ่นที่ใหม่กว่าด้วย ทางออกก็คือให้สร้างฐานข้อมูล "Front-End" ในรุ่นที่ใหม่กว่า (ที่มีฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม แมโคร แต่ไม่มีตาราง) และเชื่อมโยงกับตารางในแฟ้มรุ่นก่อนหน้า ใช้กระบวนงานอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ โดยขึ้นอยู่กับว่าฐานข้อมูลของคุณรวมอยู่ในแฟ้มหนึ่งแฟ้ม หรือได้แบ่งออกเป็น แอปพลิเคชันส่วนหน้า/ส่วนหลัง แล้ว

การใช้ฐานข้อมูล Access แฟ้มเดียวใน Access หลายรุ่น

การใช้โปรแกรมประยุกต์ส่วนหน้า/ส่วนหลังใน Access หลายรุ่น

การใช้ฐานข้อมูล Access แฟ้มเดียวใน Access หลายรุ่น

ถ้าตาราง ฟอร์ม และวัตถุอื่นๆ ทั้งหมดของฐานข้อมูล Access ของคุณรวมอยู่ในแฟ้ม .mdb แฟ้มเดียว และคุณต้องการใช้ฐานข้อมูลนั้นใน Access หลายรุ่น คุณสามารถสร้างฐานข้อมูล Front-End ใหม่ในรุ่นที่ใหม่กว่า และเชื่อมโยงกับแฟ้มต้นฉบับนั้นได้ ผู้ใช้ที่มี Access รุ่นก่อนหน้ายังคงสามารถใช้ฐานข้อมูลต้นฉบับได้ ในขณะที่ผู้ใช้ที่มี Access รุ่นใหม่กว่าก็สามารถใช้ฐานข้อมูล Front-End ใหม่เพื่อเชื่อมโยงกับข้อมูลเดียวกันนั้นได้เช่นกัน

  1. ใช้กระบวนงานต่อไปนี้เพื่อแปลงฐานข้อมูลเป็นรูปแบบล่าสุดใดๆ ในสามรูปแบบนี้ ได้แก่ Access 2000, Access 2002-2003 หรือ Access 2007 คำสั่งนี้จะเก็บรักษาฐานข้อมูลต้นฉบับในรูปแบบดั้งเดิมและจะสร้างสำเนาเป็นรูปแบบที่คุณระบุ

    • ปิดแฟ้ม Access ถ้าแฟ้มนั้นเป็นฐานข้อมูล Access แบบมีผู้ใช้หลายคนที่ตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์หรือในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครเปิดฐานข้อมูลนั้นอยู่

    • เริ่ม Access 2007

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

    • เรียกดูตำแหน่งที่ตั้งของแฟ้มที่ต้องการแปลง จากนั้นคลิกสองครั้งเพื่อเปิดแฟ้มนั้น

      ถ้ากล่องโต้ตอบ การปรับฐานข้อมูล ปรากฏขึ้น และถามคุณว่าต้องการปรับฐานข้อมูลหรือไม่ ให้คลิก ไม่ใช่

    • ถ้าฟอร์มเปิดเมื่อคุณเริ่มทำงานกับฐานข้อมูล ให้ปิดฟอร์มนั้น

    • คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม ชี้ไปที่ บันทึกเป็น จากนั้น ภายใต้ บันทึกฐานข้อมูลในรูปแบบอื่น ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่คุณต้องการแปลง

    • ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลใหม่

      หมายเหตุ: ชื่อของฐานข้อมูลใหม่จะต้องแตกต่างจากชื่อของฐานข้อมูลต้นฉบับ ยกเว้นในกรณีที่คุณบันทึกฐานข้อมูลใหม่ในตำแหน่งที่ตั้งอื่น แต่ไม่ว่าจะเป็นกรณีใด การใช้ชื่อที่แตกต่างกันจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อที่คุณจะสามารถแยกแยะระหว่างฐานข้อมูล Front-End และฐานข้อมูล Back-End ได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณกำลังแปลงไปเป็นรูปแบบ Access 2007 นามสกุลของแฟ้มจะเปลี่ยนจาก .mdb ไปเป็น .accdb ซึ่งทำให้คุณสามารถใช้ชื่อแฟ้มเดิมได้

    • คลิก บันทึก

  2. แยกฐานข้อมูลที่แปลงเป็น้โปรแกรมประยุกต์ส่วนหน้า/ส่วนหลังโดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้:

    • บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม ย้ายข้อมูล ให้คลิก ฐานข้อมูล Access รูปปุ่ม

    • ในกล่องโต้ตอบ ตัวแยกฐานข้อมูล ให้คลิก แยกฐานข้อมูล

    • พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูล Back-End แล้วคลิก แยก

  3. ลบฐานข้อมูล Back-End ที่เครื่องมือตัวแยกฐานข้อมูลสร้างขึ้นออกระวังอย่าลบฐานข้อมูลต้นฉบับของคุณ

  4. เชื่อมโยงฐานข้อมูล Front-End ใหม่กับตารางในฐานข้อมูลต้นฉบับ โดยการทำดังต่อไปนี้ บนแท็บ เครื่องมือฐานข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือฐานข้อมูล ให้คลิก ตัวจัดการตารางที่เชื่อมโยง รูปปุ่ม

  5. คลิก เลือกทั้งหมด จากนั้นเลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงพร้อมท์สำหรับตำแหน่งที่ตั้งใหม่เสมอ

  6. คลิก ตกลง เรียกดูฐานข้อมูลรุ่นก่อนหน้า จากนั้นคลิกสองครั้งที่ฐานข้อมูลนั้น

    ถ้าไม่พบปัญหาใดๆ Access จะแสดงข้อความที่ระบุว่าตารางที่เชื่อมโยงทั้งหมดที่เลือกไว้นั้นได้รับการฟื้นฟูเรียบร้อยแล้ว

    ในขณะนี้คุณสามารถใช้ฐานข้อมูล Front-End ใหม่เพื่อสนับสนุนคุณลักษณะใหม่สำหรับผู้ใช้ทีอัปเกรดเป็น Access 2000, Access 2002-2003 หรือ Access 2007 โดยผู้ใช้ที่มีรุ่นก่อนหน้าก็ยังคงสามารถใช้ฐานข้อมูลรุ่นก่อนหน้าได้เหมือนเช่นเดิม

    ถ้าคุณต้องการ คุณยังสามารถแปลงฐานข้อมูล Front-End เป็นอีกรุ่นหนึ่งด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าฐานข้อมูลต้นฉบับอยู่ในรูปแบบ Access 2000 คุณสามารถสร้าง Access 2002-2003 สว่นหน้าสำหรับผู้ใช้ที่ใช้รุ่นดังกล่าว และ Access 2007 ส่วนหน้าสำหรับผู้ใช้ที่ใช้รุ่นดังกล่าว รุ่นส่วนหน้าทั้งสองรุ่นจะเชื่อมโยงกับข้อมูลในแฟ้ม Access 2000

ส่วนบน

การใช้โปรแกรมประยุกต์ส่วนหน้า/ส่วนหลังใน Access หลายรุ่น

ถ้าฐานข้อมูล Access เป็น แอปพลิเคชันส่วนหน้า/ส่วนหลัง อยู่แล้ว คุณเพียงต้องแปลงส่วนหน้าเป็นรุปแบบแฟ้ม Access 2000, Access 2002-2003 หรือ Access 2007 ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงฐานข้อมูล Back-End

กระบวนงานต่อไปนี้จะแสดงวิธีการใช้คำสั่ง บันทึกฐานข้อมูลเป็น ในการแปลงฐานข้อมูล Front-End ไปเป็นรูปแบบล่าสุดใดๆ ในสามรูปแบบนี้ ได้แก่ Access 2000, Access 2002-2003 หรือ Access 2007 คำสั่งนี้จะเก็บรักษาฐานข้อมูลต้นฉบับไว้ในรูปแบบดั้งเดิม และสร้างสำเนาเป็นรูปแบบที่คุณระบุ

  1. ปิดฐานข้อมูล Front-End ถ้าแฟ้มนั้นเป็นฐานข้อมูล Access แบบมีผู้ใช้หลายคนที่ตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์หรือในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน ให้ดูแลว่าไม่มีใครเปิดฐานข้อมูลนั้นอยู่

  2. เริ่ม Access 2007

  3. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก เปิด

  4. เรียกดูที่ตำแหน่งที่ตั้งของฐานข้อมูล Front-End จากนั้นคลิกสองครั้งเพื่อเปิดฐานข้อมูลนั้น

    ถ้ากล่องโต้ตอบ การปรับฐานข้อมูล ปรากฏขึ้น และถามคุณว่าต้องการปรับฐานข้อมูลหรือไม่ ให้คลิก ไม่ใช่

  5. ถ้าฟอร์มปรากฏเมื่อคุณเปิดฐานข้อมูล ให้ปิดฟอร์มนั้น

  6. คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม ชี้ไปที่ บันทึกเป็น จากนั้น ภายใต้ บันทึกฐานข้อมูลในรูปแบบอื่น ให้คลิกรูปแบบแฟ้มที่คุณต้องการแปลง

  7. ในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น ให้พิมพ์ชื่อสำหรับฐานข้อมูลใหม่

  8. คลิก บันทึก

ขณะนี้คุณสามารถปรับปรุงฐานข้อมูล Front-End ใหม่เพื่อสนับสนุนคุณลักษณะใหม่สำหรับผู้ใช้ที่ได้อัปเกรดเป็น Access 2000, Access 2002-2003 หรือ Access 2007 ได้แล้ว

ส่วนบน

ด้านบนของหน้า

หมายเหตุ: ข้อจำกัดความรับผิดชอบของการแปลด้วยเครื่อง: บทความนี้มีการแปลด้วยระบบคอมพิวเตอร์โดยไม่มีการดำเนินการโดยบุคคล Microsoft จัดให้มีการแปลด้วยเครื่องนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้พูดภาษาอังกฤษสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการและเทคโนโลยีของ Microsoft เนื่องจากบทความมีการแปลด้วยเครื่อง อาจมีข้อผิดพลาดด้านคำศัพท์ ไวยากรณ์หรือรูปประโยค

ขยายทักษะของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×