เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

หมายเหตุ: นี่คือหัวข้อขั้นสูงเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล สำหรับบทนำสู่การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และวิธีตรวจสอบความถูกต้องของเซลล์หรือช่วง ให้ดู เพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในเซลล์หรือช่วง

คุณสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อจำกัดชนิดข้อมูลหรือค่าที่ผู้ใช้ใส่ลงในเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อคำนวณค่าสูงสุดที่อนุญาตในเซลล์ตามค่าจากที่อื่นในเวิร์กบุ๊ก ในตัวอย่างต่อไปนี้ ผู้ใช้พิมพ์ abc ซึ่งไม่ใช่ค่าที่ยอมรับได้ในเซลล์นั้น

ตัวอย่างข้อความที่ใส่ที่ไม่ถูกต้อง

ข้อความป้อนข้อมูลจะแสดงขึ้นเมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะมีประโยชน์เมื่อใด

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมีค่ามากเมื่อคุณต้องการแชร์เวิร์กบุ๊กกับผู้อื่น และคุณต้องการให้ข้อมูลที่ใส่มีความแม่นยำและสอดคล้องกัน นอกเหนือจากสิ่งอื่นๆ แล้ว คุณยังสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสำหรับสิ่งต่อไปนี้ได้:

  • จำกัดการใส่ข้อมูลเป็นรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในรายการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดการเลือกแผนกของผู้ใช้เป็น บัญชี บัญชีเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล เป็นต้น

  • จำกัดจำนวนที่นอกเหนือจากช่วงที่ระบุ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุการป้อนค่าเปอร์เซ็นต์สูงสุดสำหรับการขึ้นเงินเดือนตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน อาจจะ 3% หรือเฉพาะจำนวนระหว่าง 1 ถึง 100

  • จำกัดวันที่ที่นอกเหนือจากกรอบเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น ในคำขอลางานของพนักงาน คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเลือกวันที่ก่อนวันนี้ได้

  • จำกัดเวลาที่นอกเหนือจากกรอบเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุการจัดกำหนดการประชุมระหว่าง 8:00 น. และ 17:00 น. ได้

  • จำกัดจำนวนของอักขระข้อความ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดข้อความที่อนุญาตในเซลล์เป็น 10 อักขระหรือน้อยกว่าได้

  • ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตามสูตรหรือค่าในเซลล์อื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อตั้งขีดจำกัดสูงสุดสำหรับคอมมิชชันและโบนัสตามค่าค่าจ้างที่แสดงโดยรวม ถ้าผู้ใช้ใส่มากกว่าค่าที่จำกัด พวกเขาจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด

ข้อความป้อนค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและข้อความแสดงข้อผิดพลาด

คุณสามารถเลือกที่จะแสดงข้อความป้อนค่าเมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์ ข้อความป้อนค่ามักถูกใช้เพื่อมอบคำแนะนำเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่คุณต้องการใส่ในเซลล์ ข้อความชนิดนี้จะปรากฏใกล้ๆ กับเซลล์ คุณสามารถย้ายข้อความนี้ได้ถ้าคุณต้องการ และข้อความจะยังคงปรากฏต่อไปจนกว่าคุณจะย้ายไปยังเซลล์อื่นหรือกด Esc

ข้อความป้อนข้อมูลที่แสดงขึ้นมาสำหรับเซลล์

คุณตั้งค่าข้อความป้อนค่าในแท็บการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่สอง

ใส่การตั้งค่าข้อความลงในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เมื่อผู้ใช้คุ้นเคยกับข้อความป้อนค่าแล้ว คุณสามารถยกเลิกการกาตัวเลือก แสดงข้อความป้อนค่าเมื่อเซลล์ถูกเลือก

คุณยังสามารถแสดง การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ที่ปรากฏหลังจากผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้เช่นกัน

ข้อความแจ้งเตือนระบุถึงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

คุณสามารถเลือกจากการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดสามชนิดต่อไปนี้:

ไอคอน

ชนิด

ใช้เพื่อ

ไอคอนหยุด

หยุด

ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลไม่ถูกต้องในเซลล์

ข้อความแจ้งเตือน หยุด มีสองตัวเลือก: ลองใหม่ หรือ ยกเลิก

ไอคอนคำเตือน

คำเตือน

แจ้งเตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลที่พวกเขาใส่ไม่ถูกต้อง โดยไม่ขัดขวางไม่ให้พวกเขาใส่ข้อมูลนั้น

เมื่อข้อความแจ้งเตือน คำเตือน ปรากฏขึ้น ผู้ใช้สามารถคลิก ใช่ เพื่อยอมรับการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ไม่ เพื่อแก้ไขการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือ ยกเลิก เพื่อเอาการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออก

ไอคอนข้อมูล

ข้อมูล

บอกผู้ใช้ว่าข้อมูลที่พวกเขาใส่ไม่ถูกต้อง โดยไม่ขัดขวางไม่ให้พวกเขาใส่ข้อมูลนั้น การแจ้งเตือนข้อผิดพลาดชนิดนี้มีความยืดหยุ่นที่สุด

เมื่อข้อความแจ้งเตือน ข้อมูล ปรากฏขึ้น ผู้ใช้สามารถคลิก ตกลง เพื่อยอมรับค่าที่ไม่ถูกต้อง หรือ ยกเลิก เพื่อปฏิเสธ

เคล็ดลับสำหรับการทำงานกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ใช้เคล็ดลับและลูกเล่นเหล่านี้สำหรับการทำงานกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel

หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกับเวิร์กบุ๊กใน Excel Services หรือ Excel Online คุณจะต้องสร้างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อปก่อน

  • ความกว้างของรายการดรอปดาวน์ถูกกำหนดจากความกว้างของเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณอาจต้องปรับความกว้างของเซลล์เพื่อป้องกันไม่ให้ตัดทอนความกว้างของรายการที่ถูกต้องซึ่งมีความกว้างมากกว่าความกว้างของรายการดรอปดาวน์

  • ถ้าคุณวางแผนที่จะป้องกันเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก ให้ป้องกันหลังจากที่คุณระบุการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยกเลิกการล็อกเซลล์ที่ได้รับการตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมดก่อนป้องกันเวิร์กชีต มิเช่นนั้นผู้ใช้จะไม่สามารถพิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์ได้ ดูที่ ป้องกันเวิร์กชีต

  • ถ้าคุณวางแผนที่จะแชร์เวิร์กบุ๊ก ให้แชร์หลังจากคุณระบุการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและการป้องกันแล้วเท่านั้น หลังจากคุณแชร์เวิร์กบุ๊ก คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องได้ ยกเว้นคุณจะหยุดการแชร์

  • คุณสามารถใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกับเซลล์ที่มีการใส่ข้อมูลไว้แล้ว อย่างไรก็ตาม Excel จะไม่แจ้งคุณโดยอัตโนมัติว่าเซลล์ที่มีอยู่นั้นมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณสามารถเน้นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องโดยการสั่งให้ Excel วงข้อมูลนั้นบนเวิร์กชีต เมื่อคุณระบุข้อมูลที่ไม่ถูกต้องแล้ว คุณสามารถซ่อนวงกลมนั้นอีกครั้งได้ และถ้าคุณแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องแล้ว วงกลมจะหายไปโดยอัตโนมัติ

    วงกลมระบุถึงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

    เมื่อต้องการใช้วงกลม ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการประเมินแล้วไปที่ ข้อมูล > เครื่องมือข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > วงกลมรอบข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

    วงกลมรอบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องบน Ribbon
  • เมื่อต้องการเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออกจากเซลล์อย่างรวดเร็ว ให้เลือกเซลล์ จากนั้นไปที่ ข้อมูล > เครื่องมือข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > การตั้งค่า > ล้างทั้งหมด

  • เมื่อต้องการค้นหาเซลล์บนเวิร์กชีตที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การแก้ไข ให้คลิก ค้นหาและเลือก แล้วคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หลังจากคุณพบเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณสามารถเปลี่ยน คัดลอก หรือเอาการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องออกได้

  • เมื่อสร้างรายการดรอปดาวน์ คุณสามารถใช้คำสั่ง กำหนดชื่อ (แท็บ สูตร กลุ่ม ชื่อที่กำหนด) เพื่อกำหนดชื่อสำหรับช่วงที่มีรายการ หลังจากที่คุณสร้างรายการดังกล่าวบนเวิร์กชีตอื่น คุณสามารถซ่อนเวิร์กชีตที่มีรายการนั้นแล้วป้องกันเวิร์กบุ๊กเพื่อทำให้ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าถึงรายการดังกล่าวได้

  • ถ้าคุณเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของเซลล์ คุณสามารถนำการเปลี่ยนแปลงของคุณไปใช้กับเซลล์อื่นทั้งหมดที่มีการตั้งค่าไว้เหมือนกันได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ บนแท็บ การตั้งค่า ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย นำการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไปใช้กับเซลล์อื่นทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเหมือนกัน

  • ถ้าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไม่ทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

    • ผู้ใช้ไม่ได้กำลังคัดลอกหรือเติมข้อมูลอยู่ - การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้รับการออกแบบให้แสดงข้อความและป้องกันการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเมื่อผู้ใช้พิมพ์ข้อมูลลงในเซลล์โดยตรงเท่านั้น ข้อความจะไม่ปรากฏขึ้นเมื่อข้อมูลถูกคัดลอกหรือเติม เมื่อต้องการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้คัดลอกและเติมข้อมูลด้วยการลากและปล่อยเซลล์ ให้ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > ตัวเลือกการแก้ไข > กล่องกาเครื่องหมาย ล้างเปิดใช้งานจุดจับเติมและการลากและปล่อยเซลล์ จากนั้นป้องกันเวิร์กชีต

    • การคำนวณใหม่ด้วยตนเองถูกปิดใช้งาน - ถ้าการคำนวณใหม่ด้วยตนเองถูกเปิดใช้งาน เซลล์ที่ไม่ได้รับการคำนวณอาจป้องกันไม่ให้ข้อมูลได้รับการตรวจสอบความถูกต้องอย่างถูกต้อง เมื่อต้องการปิดการใช้งานการคำนวณใหม่ด้วยตนเอง ให้ไปที่แท็บ สูตร ในกลุ่ม การคำนวณ > ตัวเลือกการคำนวณ > คลิก อัตโนมัติ

    • สูตรไม่มีข้อผิดพลาด - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสูตรในเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องไม่ได้ทำให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น #REF! หรือ #DIV/0! โดย Excel จะละเว้นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจนกว่าคุณจะแก้ไขให้ถูกต้อง

    • เซลล์ที่อ้างอิงในสูตรถูกต้อง - ถ้าเซลล์ที่อ้างอิงเปลี่ยนจนทำให้สูตรในเซลล์ที่ได้รับการตรวจสอบความถูกต้องคำนวณผลลัพธ์ผิด ข้อความการตรวจสอบความถูกต้องสำหรับเซลล์นั้นจะไม่ปรากฏขึ้นมา

    • ตาราง Excel อาจถูกเชื่อมโยงกับไซต์ SharePoint - คุณไม่สามารถเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในตาราง Excel ที่เชื่อมโยงกับไซต์ SharePoint ได้ เมื่อต้องการเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณต้องยกเลิกการเชื่อมโยงตาราง Excel หรือเปลี่ยนตาราง Excel เป็นช่วง

    • คุณอาจกำลังใส่ข้อมูลอยู่ - คำสั่งการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะไม่พร้อมใช้งานในขณะที่คุณกำลังใส่ข้อมูลลงในเซลล์ เมื่อต้องการเสร็จสิ้นการใส่ข้อมูล ให้กด Enter หรือ ESC เพื่อออก

    • เวิร์กชีตอาจได้รับการป้องกันหรือถูกแชร์อยู่ - คุณไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ถ้าเวิร์กบุ๊กของคุณถูกแชร์หรือได้รับการป้องกัน คุณจะต้องยกเลิกการแชร์หรือการป้องกันเวิร์กบุ๊กก่อน

วิธีอัปเดตหรือเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออกจากเวิร์กบุ๊กที่สืบทอดมา

ถ้าคุณสืบทอดเวิร์กบุ๊กที่มีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณสามารถปรับเปลี่ยนหรือเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออกได้ ยกเว้นเวิร์กชีตจะได้รับการป้องกันอยู่ ถ้าเวิร์กชีตได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่คุณไม่รู้จัก คุณควรลองติดต่อเจ้าของเดิมให้ช่วยคุณยกเลิกการป้องกันเวิร์กชีต เนื่องจาก Excel ไม่มีวิธีกู้คืนรหัสผ่านที่ไม่รู้จักหรือสูญหาย คุณยังสามารถคัดลอกข้อมูลไปยังเวิร์กชีตอื่น จากนั้นเอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออก

ถ้าคุณเห็นการแจ้งเตือนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเมื่อคุณพยายามใส่หรือเปลี่ยนข้อมูลในเซลล์และคุณไม่แน่ใจว่าข้อมูลใดที่คุณสามารถใส่ได้ ให้ติดต่อเจ้าของเวิร์กบุ๊ก

คุณมีคำถามที่เกี่ยวกับฟังก์ชันโดยเฉพาะหรือไม่

โพสต์คำถามในฟอรั่มชุมชน Excel

ช่วยเราปรับปรุง Excel

คุณมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถปรับปรุง Excel เวอร์ชันถัดไปหรือไม่ ถ้ามี โปรดดูหัวข้อต่างๆ ที่ Excel User Voice

ดูเพิ่มเติม

นำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปใช้กับเซลล์

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×