คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานได้อย่างรวดเร็วโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เมื่อคุณคลิกเขตข้อมูลสองครั้งในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล (หรือถ้าคุณลากเขตข้อมูลจากรายการไปยังฟอร์มหรือรายงานของคุณ) Microsoft Access จะสร้างตัวควบคุมที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงเขตข้อมูล ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความหรือกล่องกาเครื่องหมาย แล้วผูกตัวควบคุมเข้ากับเขตข้อมูลนั้น
ถ้าคุณไม่มีฟอร์มหรือรายงานอยู่แล้วเพื่อเพิ่มเขตข้อมูล ให้ดู ทำความรู้จักกับฟอร์ม หรือ ทำความรู้จักกับรายงาน เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้
คุณต้องการทำอะไร
เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
-
เปิดรายงานของคุณในมุมมอง เค้าโครง หรือมุมมอง ออกแบบ
ถ้าบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไม่แสดง ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ ถ้าคุณกำลังใช้ Access 2007 บนแท็บ รูปแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่
หรือ -
กด ALT+F8
-
-
ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้ค้นหาตารางที่มีเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม เมื่อต้องการแสดงหรือซ่อนรายการเขตข้อมูลในแต่ละตาราง ให้คลิกเครื่องหมายบวก (+) หรือเครื่องหมายลบ (-) ที่อยู่ถัดจากชื่อตาราง
หมายเหตุ: ถ้าฐานข้อมูลไม่มีตารางใดอยู่เลย บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะว่างเปล่า
-
เมื่อคุณพบเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเพิ่มลงในฟอร์มหรือรายงาน
-
คลิกเขตข้อมูลสองครั้ง
-
ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน
-
กดปุ่ม CTRL ค้างไว้แล้วคลิกหลายๆ เขตข้อมูล แล้วลากเขตข้อมูลเหล่านั้นทั้งหมดไปยังฟอร์มหรือรายงานพร้อมกัน
หมายเหตุ: เทคนิคนี้สามารถใช้ได้เฉพาะกับเขตข้อมูลในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้ ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เท่านั้น
-
เพิ่มช่วงเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ลงในฟอร์มหรือรายงานโดยทำดังต่อไปนี้:
-
คลิกเขตข้อมูลแรกในช่วง
-
กดปุ่ม SHIFT ค้างไว้ แล้วคลิกเขตข้อมูลสุดท้ายในช่วง
Access จะเลือกเขตข้อมูลที่คุณคลิก และเขตข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ระหว่างเขตข้อมูลดังกล่าว
-
ลากเขตข้อมูลที่เลือกทั้งหมดไปยังฟอร์มหรือรายงาน
หมายเหตุ: เทคนิคนี้สามารถใช้ได้เฉพาะกับเขตข้อมูลในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้ ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เท่านั้น
-
-
Access จะสร้างตัวควบคุมที่เหมาะสมเพื่อแสดงแต่ละเขตข้อมูล และจะผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูลนั้น นอกจากนี้ Access จะสร้างป้ายชื่อที่แนบมากับตัวควบคุม คุณสามารถแก้ไขป้ายชื่อได้โดยการคลิกหนึ่งครั้งเพื่อเลือก แล้วคลิกอีกครั้งเพื่อวางจุดแทรกในป้ายชื่อ จากนั้น คุณจะสามารถแก้ไขป้ายชื่อได้ด้วยวิธีเดียวกับที่คุณใช้แก้ไขข้อความในเอกสาร
-
ถ้าคุณต้องการแสดงเขตข้อมูลในตัวควบคุมชนิดอื่นที่ไม่ใช่ชนิดที่ Access สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเปลี่ยนตัวควบคุมเป็นชนิดอื่นได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนเป็นชนิดตัวควบคุมที่เหมาะสมกับเขตข้อมูลนั้นเท่านั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปลี่ยนกล่องคำสั่งผสมเป็นกล่องข้อความหรือกล่องรายการ แต่คุณไม่สามารถเปลี่ยนกล่องคำสั่งผสมเป็นปุ่มคำสั่งได้
เปลี่ยนตัวควบคุมจากชนิดหนึ่งเป็นอีกชนิดหนึ่ง
-
เปิดฟอร์มหรือรายงานในมุมมองออกแบบโดยการคลิกขวาในบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก มุมมองออกแบบ
-
คลิกขวาที่ตัวควบคุมที่คุณต้องการเปลี่ยน แล้วคลิก เปลี่ยนเป็น
ถ้ารายการเมนู เปลี่ยนเป็น ไม่พร้อมใช้งาน แสดงว่าไม่มีชนิดตัวควบคุมอื่นที่เหมาะสมกับเขตข้อมูลนี้ มิฉะนั้น Access จะแสดงรายการของชนิดตัวควบคุม
-
คลิกหนึ่งในชนิดตัวควบคุมที่พร้อมใช้งานเพื่อเปลี่ยนตัวควบคุมเป็นชนิดนั้น
ตัวควบคุมจะยังคงผูกอยู่กับเขตข้อมูล แต่คุณอาจต้องตั้งค่าคุณสมบัติบางอย่างเพื่อทำให้ชนิดตัวควบคุมใหม่ทำงานตามวิธีที่คุณต้องการ เมื่อต้องการแสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุม ให้คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก แล้วกด F4
-
เพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานโดยไม่ใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
โดยทั่วไป การใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงาน อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถเพิ่มเขตข้อมูลได้โดยการสร้างตัวควบคุม แล้วผูกกับเขตข้อมูล ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการให้คุณทราบ
-
ในบานหน้าต่างนำทาง ให้คลิกขวาที่ฟอร์มหรือรายงาน แล้วคลิก มุมมองเค้าโครง หรือ มุมมองออกแบบ
ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุมเพื่อช่วยให้คุณสร้างปุ่มคำสั่ง กล่องรายการ ฟอร์มย่อย กล่องคำสั่งผสม และกลุ่มตัวเลือกได้ ตัวช่วยสร้างตัวควบคุมจะถามคำถามเกี่ยวกับลักษณะและการทำงานของตัวควบคุมที่คุณต้องการ แล้วจะสร้างตัวควบคุมและตั้งค่าคุณสมบัติของตัวควบคุมโดยยึดตามคำตอบของคุณ บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจากแกลเลอรีตัวควบคุม ถ้า ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ไม่ถูกเน้นอยู่ ให้คลิกเพื่อเน้น
ถ้าคุณต้องการสร้างตัวควบคุมโดยไม่ใช้ความช่วยเหลือจากตัวช่วยสร้าง ให้คลิก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม เพื่อยกเลิกการเลือก
-
บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตัวควบคุม ให้คลิกเครื่องมือสำหรับชนิดตัวควบคุมที่คุณต้องการเพิ่ม
เมื่อต้องการกำหนดชื่อของเครื่องมือ ให้วางตัวชี้ที่เครื่องมือนั้น Access จะแสดงชื่อของเครื่องมือ
-
คลิกในตารางออกแบบฟอร์มหรือรายงานที่คุณต้องการจัดตำแหน่งให้อยู่ที่มุมซ้ายบนของตัวควบคุม คลิกหนึ่งครั้งเพื่อสร้างตัวควบคุมขนาดเริ่มต้น หรือคลิกเครื่องมือแล้วลากลงในตารางออกแบบฟอร์มเพื่อสร้างตัวควบคุมตามขนาดที่คุณต้องการ
-
ถ้าคุณเลือก ใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม และตัวควบคุมที่คุณวางมีตัวช่วยสร้างเชื่อมโยงอยู่ด้วย ตัวช่วยสร้างจะเริ่มต้นและแนะนำคุณตลอดการตั้งค่าตัวควบคุม
-
ถ้าคุณไม่ได้วางตำแหน่งตัวควบคุมอย่างถูกต้องในการวางครั้งแรก คุณสามารถย้ายได้โดยการทำดังต่อไปนี้:
-
คลิกตัวควบคุมเพื่อเลือก ถ้ามีป้ายชื่อเชื่อมโยงอยู่กับตัวควบคุม ให้กดปุ่ม CTRL ค้างไว้ แล้วคลิกป้ายชื่อเพื่อเลือก
-
วางตัวชี้เหนือตัวควบคุมจนกว่าจะเปลี่ยนเป็นตัวชี้การย้าย
-
คลิกแล้วลากตัวควบคุมไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ
-
ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม ตัวควบคุมอาจมีขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูลได้ ถ้าตัวช่วยสร้างไม่ได้ผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล และตัวควบคุมเป็นชนิดที่สามารถแสดงข้อมูลได้ (ตัวอย่างเช่น กล่องข้อความหรือกล่องคำสั่งผสม) คุณจะต้องใส่ชื่อเขตข้อมูลหรือนิพจน์ในคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม ของตัวควบคุมก่อนที่จะสามารถแสดงข้อมูลได้ ใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อผูกตัวควบคุมกับเขตข้อมูล
-
แสดงแผ่นคุณสมบัติของตัวควบคุมโดยการคลิกตัวควบคุม แล้วกด F4
-
บนแท็บ ข้อมูล ของแผ่นคุณสมบัติ ให้คลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจากคุณสมบัติ แหล่งตัวควบคุม แล้วเลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในตัวควบคุม คุณยังสามารถพิมพ์นิพจน์ในกล่อง แหล่งตัวควบคุม ได้
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับนิพจน์ โปรดดูบทความ สร้างนิพจน์
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
รายการต่อไปนี้มีเคล็ดลับเกี่ยวกับการทำงานกับบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ที่อาจมีประโยชน์กับคุณ เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลลงในฟอร์มหรือรายงานของคุณ เมื่อต้องการแสดงบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้เปิดฟอร์มหรือรายงานในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบ แล้วกด ALT+F8
-
ถ้าคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานว่างเปล่า และคุณลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน Access จะกรอกข้อมูลลงในคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานให้คุณโดยอัตโนมัติ
-
ถ้าคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานเป็นคำสั่ง SELECT หรือชื่อตาราง คุณจะสามารถสลับบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ให้แสดงระหว่างสองคำสั่งต่อไปนี้:
-
เขตข้อมูลฐานข้อมูลทั้งหมด แสดงส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้ ส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง (ถ้ามีตารางอยู่) และส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น (ถ้ามีตารางอยู่)
-
เขตข้อมูลแหล่งระเบียนเท่านั้น แสดงเฉพาะส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้
เมื่อต้องการสลับระหว่างสองโหมด ให้คลิก แสดงเฉพาะเขตข้อมูลในแหล่งระเบียนปัจจุบันเท่านั้น หรือแสดงตารางทั้งหมด ทางด้านล่างของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือระเบียนเป็นคิวรีที่บันทึก บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงเฉพาะส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานสำหรับมุมมองนี้ (จะไม่มีตัวเลือก แสดงตารางทั้งหมด ทางด้านล่างของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล) เมื่อต้องการแก้ไขแหล่งระเบียน ให้คลิกขวาเขตข้อมูลใดก็ได้ แล้วคลิก แก้ไขแหล่งระเบียน
-
-
ถ้าคุณตั้งค่าคุณสมบัติ แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานเป็นตาราง และคุณลากเขตข้อมูลจากส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน Access จะเปลี่ยน แหล่งระเบียน ของฟอร์มหรือรายงานเป็นคำสั่ง SELECT ที่มีเขตข้อมูลที่คุณกำลังเพิ่ม ถ้า Access ไม่สามารถกำหนดความสัมพันธ์ตารางได้ จะแสดงกล่องโต้ตอบ เลือกความสัมพันธ์ เพื่อให้คุณสามารถเลือกความสัมพันธ์ที่เหมาะสมได้
-
ถ้าคุณลากเขตข้อมูลจากส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังฟอร์มหรือรายงาน Access จะแสดงกล่องโต้ตอบ ระบุความสัมพันธ์ คุณต้องใช้กล่องโต้ตอบนี้เพื่อระบุความสัมพันธ์ระหว่างตารางอื่นและแหล่งระเบียนของฟอร์มและรายงาน ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะใส่เขตข้อมูลใดในกล่องโต้ตอบนี้ คุณอาจต้องการคลิก ยกเลิก แล้วตรวจสอบความสัมพันธ์ตารางของคุณ
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสัมพันธ์ ให้ดู แนะนำความสัมพันธ์ตาราง หรือ สร้าง แก้ไข หรือลบความสัมพันธ์
เขตข้อมูลใน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น ของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล อาจเกี่ยวกับกับแหล่งระเบียนของฟอร์มหรือรายงานผ่านหนึ่งในตารางในส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง ถ้าเป็นกรณีนี้ การลากเขตข้อมูลจากหนึ่งในตารางที่เกี่ยวข้องไปยังฟอร์มหรือรายงานอาจทำให้บางตารางถูกย้ายจากส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางอื่น ไปยังส่วน เขตข้อมูลที่พร้อมใช้งานในตารางที่เกี่ยวข้อง
-
ถ้าแหล่งระเบียนของฟอร์มหรือรายงานเป็นคำสั่ง SELECT หรือคิวรีที่บันทึก คุณสามารถดูและแก้ไขแหล่งระเบียนในตัวสร้างคิวรีได้โดยการคลิกขวาที่เขตข้อมูลใดก็ได้ในบานหน้าต่าง คิวรี แล้วคลิก แก้ไขแหล่งระเบียน ถ้าแหล่งระเบียนเป็นตาราง คำสั่งจะเรียกใช้ตัวสร้างคิวรีบนตาราง Access จะถามคุณว่าต้องการสร้างคิวรีโดยยึดตามตารางหรือไม่ คลิก ใช่ เพื่อเปลี่ยนแหล่งระเบียนเป็นคิวรี หรือ ไม่ใช่ เพื่อไม่เปลี่ยนแปลงแหล่งระเบียน
-
คุณสามารถเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูลได้โดยการคลิก แก้ไขตาราง ที่อยู่ถัดจากชื่อตาราง หรือโดยการคลิกขวาที่ชื่อตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล แล้วคลิก เปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
คุณสามารถใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อเพิ่ม เขตข้อมูลการค้นหา ลงในตารางได้โดยการทำดังต่อไปนี้:
-
คลิก แก้ไขตาราง ที่อยู่ถัดจากตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูล ค้นหา
ตารางจะแสดงในมุมมองแผ่นข้อมูล
-
ลากเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปยังแผ่นข้อมูล
-
ตัวช่วยสร้างการค้นหาเริ่มทำงาน ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้าง บนหน้าสุดท้าย ให้คลิก เสร็จสิ้น
-
-
คุณสามารถยกเลิกการเทียบบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล กับด้านขวาของพื้นที่ทำงานของ Access โดยการวางตัวชี้ในแถบชื่อเรื่องของบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จนกว่าจะเปลี่ยนแปลงตัวชี้การย้าย
แล้วลากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ไปทางซ้าย คุณสามารถจัดตำแหน่งรายการไว้ที่ใดก็ได้ในพื้นที่ทำงาน หรือคุณสามารถเทียบเข้ากับด้านซ้ายของพื้นที่ทำงานได้โดยการลากทั้งหมดไปทางด้านซ้าย