เตรียมแหล่งข้อมูล Excel สำหรับจดหมายเวียนใน Word for Mac

คุณได้สร้างรายการที่ติดต่อที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน ถ้าที่ติดต่อของคุณอยู่ในสเปรดชีต Excel คุณคงไม่ต้องการสูญเสียข้อมูลใดๆ เมื่อเรียกใช้จดหมายเวียน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องการจัดรูปแบบรหัสไปรษณีย์ใด ๆ หรือรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความ (.txt) หรือแฟ้มที่ใช้จุลภาคเป็นตัวคั่น (.csv) ลงในสเปรดชีตใหม่ ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความจะช่วยให้คุณนำเข้าและจัดรูปแบบข้อมูลของคุณ

มาเรียนรู้วิธีการทำเช่นนี้กัน โดยทำตามขั้นตอนในส่วนด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณใช้สเปรดชีต Excel เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับจดหมายเวียนใน Word อยู่แล้ว ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 2 ในหัวข้อนี้ ถ้าข้อมูลต้นฉบับเป็น .txt หรือไฟล์ .csv ที่มีที่ติดต่อ Gmail เป็นต้น ให้ใช้ตัวช่วยสร้างนำเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณใน Excel

  1. เปิด Excel และบนแท็บ ข้อมูล แล้วเลือก จากข้อความ

    บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก จากข้อความ

  2. เลือกไฟล์ .csv หรือ .txt ที่คุณต้องการ แล้วเลือก รับข้อมูล

  3. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ให้เลือก ถัดไป

  4. ใน ตัวคั่น ตรวจสอบกล่องที่ตรงกับตัวคั่นที่แยกแต่ละองค์ประกอบของข้อมูลของคุณ (เช่นแท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) แล้วเลือก ถัดไป

    เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูลที่เลือก จะแสดงให้คุณเห็นผลลัพธ์ในลักษณะรูปแบบตาราง


    ขั้นตอนที่ 2 ของตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ

  5. ในตัวอย่างข้อมูลที่เลือกเลือกคอลัมน์ที่ประกอบด้วยรหัสไปรษณีย์ จากนั้น ในข้อมูลคอลัมน์ เลือก ข้อความ

    ขั้นตอนที่ 3 ของตัวช่วยการนำเข้าข้อความ

  6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

    หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูลไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

  7. คลิก เสร็จสิ้น

  8. ในกล่องตอบโต้ นำเข้าข้อมูล เลือกตำแหน่งที่คุณต้องExcel เพื่อใส่ข้อมูลของคุณ แล้วคลิก ตกลง

    หมายเหตุ: บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบข้อมูลที่เป็นตัวเลขในสเปรดชีต Excel

วิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสไปรษณีย์ที่อยู่ในจดหมายเวียนไม่มีหมายเลขศูนย์หายไป ให้จัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความ

  1. เปิดสเปรดชีตของคุณ แล้วเลือกคอลัมน์ที่ประกอบด้วยรหัสไปรษณีย์

  2. บนแท็บ หน้าแรก ในกล่อง รูปแบบ ให้เลือก ข้อความ

    บนแท็บ หน้าแรก ในกล่อง รูปแบบ ให้เลือก ข้อความ

ขณะนี้ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในจดหมายเวียนได้

ขยายทักษะ Office ของคุณ
สำรวจการฝึกอบรม
รับฟีเจอร์ใหม่ก่อนใคร
เข้าร่วม Office Insider

ข้อมูลนี้เป็นประโยชน์หรือไม่

ขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ!

ขอขอบคุณสำหรับคำติชมของคุณ! เราคิดว่าอาจเป็นประโยชน์ที่จะให้คุณได้ติดต่อกับหนึ่งในตัวแทนฝ่ายสนับสนุน Office ของเรา

×